ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

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1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 3888 Berndorfer Sonja Gschwendt Andreas Kastler Florian Matt Kilian Wenigwieser Wolgang Aufgabenstellung: Dokumentation des SAP R/3 Moduls HR Abrechnung. Dieses Dokument dient als Grundlage für die Implementierungsphase und stellt den Standard Abrechnungsprozess sowie den aufgabenspezifischen Abrechnungsprozess dar. Weiters werden Schnittstellen und wichtige Begriffe rund um den Bereich HR Abrechnung genannt. Bitte beachten: Ersetzen Sie bei der Dateibezeichnung xxxx durch Ihre Gruppennummer! Die Dokumentation kann Englisch oder Deutsch verfasst sein. Bezeichnen Sie die Abschnitte mit dem jeweiligen Autor! Umfang etwa 20 Seiten, Grafiken max. eine halbe Seite groß (Flussdiagramme, Rest kleiner) 3888-Dokumentation.doc Seite 1 von 16

2 Dokumentation 1. Thema (Autor: Sonja) Die HR Abrechnung betrifft die Personalabrechnung im engeren Sinn. Die Abrechnung befindet sich im SAP R/3 Human Ressource Modul und es geht darum die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter in der Firma Olymp Vertriebs GmbH abzurechnen. Die HR Personalabrechnungskomponente für Österreich (PY-AT) wird für die in Österreich geltenden Bestimmungen und Gesetze durchgeführt und enthält die dafür benötigten Funktionalitäten. Die Abrechnung findet länderspezifisch statt und deshalb betrifft uns der Bereich Payroll Austria. Die Personalabrechnung hängt eng mit dem Thema Personaladministration zusammen, da hier die Personen im Unternehmen angelegt und die dafür notwendigen Daten gepflegt werden müssen. Eine weitere wichtige Komponente ist die Personalzeitwirtschaft. Diese beschäftigt sich mit der Planung, Erfassung und Bewertung der Arbeitsleistungen und der Abwesenheiten der Mitarbeiter. Mit diesem Bereich zusammen ergeben diese drei Komponenten die Personalwirtschaft. In der Personalabrechnung werden Vorgänge wie die Besteuerung der Bezüge der Mitarbeiter, die Berücksichtigung von persönlichen Bezügen, die Vergebührung von Krankenscheinen sowie die Abrechnung mit Ämtern und Behörden und die Erstellung von Bescheinigungen unterstützt. Grundbegriffe: [vgl. WWW SAP-Bibliothek] - HR Personalabrechnung (PY): die Komponente Personalabrechnung Österreich ist mit den Komponenten Personaladministration und Personalzeitwirtschaft am engsten verbunden; - Infotyp: Zusammenfassung von Datenfelder unter inhaltlichen Gesichtspunkten; jedes Modul bzw. jeder Prozess im SAP hat bestimmte Infotypen, in denen prozessspezifische Daten gespeichert werden können; - Berechtigungskonzept: basiert auf der Zuweisung von Berechtigungen zu Benutzern auf der Grundlage von Rollen; - Rollen: jedem Payroll Mitarbeiter wird eine Rolle zugewiesen; darüber wird ihm eine Berechtigung zugewiesen; - Transaktion: ein vom Benutzer vierstelliger Transaktionscode, der eine bestimmte Funktion aufruft - Customizing: darunter versteht man die Anpassungen, die an dem SAP System vorgenommen werden müssen, um das eigene Szenario abzubilden; - Mandant: ist eine Gruppierung von rechtlichen, organisatorischen, administrativen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck - Personalabrechnungskreis: hier werden Mitarbeiter zusammengefasst und miteinander abgerechnet; 3888-Dokumentation.doc Seite 2 von 16

3 - Lohnarten: sind Objekte der Personalabrechnung und der Personaladministration zur Differenzierung von Geldbeträgen oder Zeiteinheiten Weitere Begriffe werden direkt im Kontext erklärt, damit keine Unklarheiten entstehen und die Prozessbeschreibung eindeutig ist. 2. Prozesse (Autor: Kilian) 1. Prozesse Die Berechung des Lohns erfolgt in folgenden Schritten: 1.1. Bruttobewertung Bei der Personalabrechnung müssen zuerst die Bruttobezüge berechnet werden. Diese zu berechnen ist jedoch von der Entlohnungsart des A4rbeitnehmers abhängig (Stundenlohn, Fixlohn, Akkordlohn) Basisbezug Generell besitzen jedoch alle einen Basisbezug der für eine gewisse Wochenarbeitszeit gilt. Bei Akkordarbeit kommt zusätzlich einen leistungsabhängiger Bezug hinzu. Davon müssen jedoch falls vorhanden Fehlzeiten und unbezahlte Urlaube abgezogen werden Zuschläge/Sonderzahlung en Zusätzliche Zahlungen wie das Urlaubsgeld, Weihnachtsrenumeration oder im Tarifvertrag festgelegte Sonderzahlungen müssen auch berücksichtigt werden. Diese werden aber nicht monatlich abgerechnet sondern zb. quartalsweise Überstunden Für die Abgeltung von Überstunden können auch unterschiedliche Modelle existieren, z.b. dass Überstunden erst ab einer gewissen Mehrstundenanzahl ausgezahlt werden oder dass stattdessen Zeitausgleich gewährt wird Nettoberechnung Steuern Die Berechnung der Lohnsteuer ist von der Steuerpflichtigkeit des Arbeitnehmers, sowie der Höhe der Bezüge (laufend/sonstige) abhängig. Weiters ist eine Kommunalsteuer an die Gemeinde abzuführen. Für Arbeitnehmer in Wien ist zusätzlich noch die Dienstgeberabgabe( U- Bahnsteuer ) abzuführen Sozialversicherung Die Höhe der Sozialversicherung hängt zum einen vom sozialversicherungspflichtigen Bezug ab, weiters jedoch von der Anzahl der sozialversicherungspflichtigen Kalendertage in der der Arbeitnehmer beschäftigt wurde, ob Bonus/Maluspflichten vorliegen und ob Urlaubsabfindungen gezahlt wurden oder unbezahlte Abwesenheiten vorliegen Dokumentation.doc Seite 3 von 16

4 Pfändung Falls eine Pfändung des Einkommens vorliegt muss der pfändbare Betrag berechnet werden und separat an den Gläubiger ausgezahlt werden Darlehen Für den Fall das ein Unternehmen Arbeitgeberndarlehen an ihre Mitarbeiter vergibt, kann die Tilgungsquote bereits in die Lohnabrechnung einfliessen, und stellt dadurch ordnungsgemäße Tilgung sicher Akontozahlungen Falls ein Mitarbeiter im Vormonat einen Vorschuss auf seinen Lohn ausgezahlt bekommen hat, muss der auszuzahlende Lohn um diesen Betrag verringert werden Lohnzettel Der Arbeitnehmer erhält einen Lohnzettel mit den Details seiner Lohnberechnung Abrechnung mit Behörden und Ämter Für die obengenannten abzuführenden Steuern und Beiträge sind vorab Meldungen an das jeweilige Finanzamt bzw. SV-Träger notwendig. Dies geschieht in der Regel elektronisch 1.5. Auszahlung/Buchung Schlussendlich müssen die Beträge von der Buchhaltung gebucht und überwiesen werden. Die nächste Abbildung stellt die Aufteilung des Geldes graphisch dar. 3. Schnittstellen (Autor: Florian) Um eine Abrechnung im SAP R/3 zu erstellen benötigen wir von jeder HR Gruppe Informationen und Customizing. Im HR Modul ist alles miteinander vernetzt. Gruppe 04 Human Resources: Personal- und Organisationsstruktur, Planstellen kümmert sich um die Aufbauorganisation der Firma. Vom Chef bis zum Verkäufer soll jeder Mitarbeiter in die Organisationsstruktur eingebunden werden. Um dies zu erreichen werden zuerst die Organisationseinheiten definiert. Also in unserem Fall als Oberste Einheit die Firma Olymp Vertriebs GMBH und direkt darunter die 4 Hauptorganisationseinheiten Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Einkauf. Diese Organisationseinheiten sind dann Teilweise noch weiter unterteilt auf ihre unterschiedlichen Standorte. Zum Beispiel gibt es ein Lager in Wien und ein Lager in Innsbruck. Jeder Organisationseinheit sind Planstellen zugeordnet. Jede Planstelle hat meistens einen Mitarbeiter der auf ihr Arbeitet. Ausnahmen sind obsolete oder noch zu besetzende Planstellen. Zu einer Planstelle sind verschiedenste Informationen gespeichert Dokumentation.doc Seite 4 von 16

5 Hier die wichtigsten kurz erklärt: Grunddaten: Name der Planstelle, Ist Planstelle besetzt oder noch zu besetzen oder ist sie obsolet? Mitarbeiter der auf der Planstelle sitzt. Kontierung: Schnittstelle zur Buchaltung. Kostenrechnungskreis Stammkostenstelle Geschäftsbereich Buchungskreis Personalbereich Personal Teilbereich Es muss jedoch nicht alles über das Organisationsmanagement gepflegt werden. Adresse: Adresse und Kontaktdaten (Telefon, Fax, ) Arbeitszeit: Wie viele Stunden wird auf dieser Planstelle Täglich gearbeitet. Mitarbeitergruppe, z.b.: Aktiv oder Rentner Mitarbeiterkreis, z.b.: Angestellter oder Arbeiter. (Wird für Abrechnung benötigt weil ein Angestellter anders als ein Arbeiter Abgerechnet wird). Gruppe 05 Human Resources: Mitarbeitergruppen, Mitarbeiterkreise teilt alle Mitarbeiter des Unternehmens in disjunkte Gruppen ein. Diese Klassifizierung der Mitarbeiter des Unternehmens benötigen die verschiedensten HR Gruppen bei ihrem Customizing. Wie oben schon erwähnt beim Organisationsmanagement aber auch bei Personenkonfiguration und natürlich auch im speziellen bei der Abrechnung. Da sich zum Beispiel Angestellte und Arbeiter in ihrem Arbeitszeitplan, ihrer Sozialversicherung oder aber auch bei ihrer Versteuerung unterscheiden. Bei der Abrechnung werden dann unterschiedliche Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreise unterschiedlich abgerechnet. Mitarbeitergruppen könnten zum Beispiel sein: Aktive, Arbeiter, Externe, Mitarbeiter, Rentner/Pensionisten, Titulaires, Vorruheständler etc. Mitarbeiterkreise sind zum Beispiel: Stundenlöhner, Lehrling, Monatslöhner, Angestellte, Pensionist, Beamter, Vertragsbediensteter, Praktikant. Gruppe 06 Human Resources: Personenkonfigurationen kümmert sich um die Einstellung und Pflege der Personaldaten. Über die Transaktion PA30 kann man Personaldaten pflegen. Zu jeder Person werden Informationstypen gepflegt. Ein Informationstyp beschreibt einen Aspekt einer Person. Zum Beispiel: Informationstyp Maßnahmen enthält Informationen über den Werdegang einer Person in einer Firma. (Einstellung, Organisatorischer Wechsel) Informationstyp Organisatorische Zuordnung ist mit dem Organisationsmanagement verbunden und enthält Informationen über Buchungskreis, Personalbereich, Personalteilbereich, Kostenstelle, Mitarbeitergruppe, Mitarbeiterkreis, Abrechnungskreis, zugeordnete Planstelle, zugeordnete Organisationseinheit etc. Es gibt unzählige Informationstypen die zu Pflegen sind. Jeder Informationstyp hat eine Nummer und wird in einer eigenen SAP internen Tabelle gespeichert. Zum Beispiel zeigt Informationstyp 03 (Abrechnung) den bis wann gerade abgerechnet wurde im System und wie weit zurückgerechnet wird für diesen Mitarbeiter. Wichtige Informationstypen für die Abrechnung sind zum Beispiel 07 Sollarbeitszeit, 08 Basisbezüge, 42 Steuer Österreich, Dokumentation.doc Seite 5 von 16

6 Sozialversicherung Österreich, Die von den Unterschiedlichsten HR Gruppen gepflegt werden müssen. Gruppe 07 Human Resources: Arbeitszeit (normal) kümmert sich um die Arbeitszeiten der unterschiedlichsten Mitarbeitergruppen. Arbeitszeitpläne werden erstellt die dann in der Abrechnung berücksichtigt werden. Zum Beispiel Arbeiter haben fixe Arbeitszeiten während vielleicht Angestellte Gleitzeit haben. Dies ist wichtig für die Abrechnung weil aus den Arbeitszeitplänen und der Zeitwirtschaft ermittelt werden kann wie viele Überstunden ein Mitarbeiter hat. Diese müssen ja anders versteuert werden als normale Arbeitsstunden. Gruppe 10a Human Resources: Abwesenheiten kümmert sich um die Abwesenheiten der Mitarbeiter. Krankengeld oder Urlaub wird anders Besteuert und Ausgezahlt als ein normales Monatsgehalt. Daher ist es wichtig die Abwesenheiten zu ermitteln. Diese Gruppe legt Abwesenheitsarten an die dann in der Abrechnung benötigt werden. Die Gruppe 09 Buchaltung und Gruppe 11 Buchhaltung: Konten werden unsere Schnittstellen zur Buchhaltung. Mit diesen Gruppen wird abzuklären sein auf welche Konten wir unsere Abrechnungsergebnisse Buchen sollen. Ebenfalls mit dem Thema der Kostenrechnungskreise und Buchungskreise wird sich Gruppe 04 Human Resources: Personal- und Organisationsstruktur, Planstellen beschäftigen müssen. Wichtige Tabellen und Views: T523: Maßnahmengründe V_503_ALL: Mitarbeitergruppe/-kreis V_512W_O (t512w): Lohnartentabelle 4. Voraussetzungen Wie schon beim Punkt 3 Schnittstellen, werde ich Themen/Gruppenweise die Vorrausetzungen für das Projekt durchgehen. Gruppe 04 Human Resources: Personal- und Organisationsstruktur, Planstellen: Die Organisationsstruktur ist schon Teilweise am System konfiguriert. Alle Organisationseinheiten sind vorhanden. Die Aufgabe von Gruppe 04 ist es nun alle Personen korrekt den Planstellen zuzuordnen und die Planstellen korrekt zu konfigurieren. In Absprache mit der Arbeitszeitgruppe und den Buchhaltungsgruppen, aber auch in Absprache mit der Mitarbeiterkreisgruppe ist dies zu erledigen. Derzeit bekommen wir in der Abrechnung bei fast jedem Mitarbeiter eine Fehlermeldung das er noch keiner Organisationsstruktur korrekt zugeordnet wurde. Gruppe 06 Human Resources: Personenkonfigurationen: Die Mitarbeiter sind bereits am System angelegt. Gruppe 06 wird sich um das überprüfen und vervollständigen der Mitarbeiterdaten kümmern. Zum Beispiel die Pflege der Persönlichen Daten der Mitarbeiter aber auch die Überprüfung der Mitarbeiterkreise und die Organisatorische Zuordnung. Auch der Basisbezug wird Aufgabe dieser Gruppe sein. Pflege wird hauptsächlich über die Transaktion PA30 erfolgen. Gruppe 07 Human Resources: Arbeitszeit (normal): 3888-Dokumentation.doc Seite 6 von 16

7 Teilweise sind schon Arbeitszeitpläne definiert. Gruppe 07 wird Arbeitszeitpläne definieren und konfigurieren die dann entweder sie selbst oder Gruppe 06 den Mitarbeitern zuordnen wird. Die Arbeitszeitpläne pro Mitarbeiter werden dann in der Abrechnung benötigt. Gruppe 10a Human Resources: Abwesenheiten kümmert sich um die Abwesenheiten der Mitarbeiter. Diese Gruppe legt Abwesenheitsarten an die dann in der Abrechnung benötigt werden. Die Gruppe 09 Buchhaltung und Gruppe 11 Buchhaltung: Konten werden unsere Schnittstellen zur Buchhaltung. Aufgabe: Anlegen von Buchungskreisen und Kostenstellen. Vorrausetzungen für die Abrechnung: Die Abrechnung erfolgt in einem SAP-System über Schemen. Schema A000 ist das SAP Standardschema für Österreich. Dieses Schema wird von uns zur Abrechnung benutzt werden. Lohnarten sind ebenfalls schon im System vorhanden. Lohnart M020 scheint schon größtenteils Konfiguriert zu sein. Diese Lohnart werden wir für den Monatslohn benutzen. Das Schema A000 ließt als erstes die Grunddaten ein. (Name, Steuer, Sozialversicherung, etc.) Danach wird das letzte Abrechnungsergebnis gelesen bevor mit der Bruttoberechnung angefangen werden kann. Die benötigten Informationen um die unterschiedlichsten Abrechnungsvarianten für unterschiedliche Mitarbeiterkreise und Lohnarten durchzuführen zieht das Schema aus den zugehörigen Informationstypen. 5. Umzusetzender Prozess & Annahmen (Autor: Kilian) Der Prozess der umgesetzt wird, kann aufgund der Rahmenbedingungen im Unternehmen stellenweise vereinfacht werden, dennoch muss darauf geachtet werden, dass die gesetzlichen Auflagen dennoch erfüllt werden. Die meisten Annahmen/Anpassungen an den Prozess vereinfachen jedoch nicht den gezeigten Ablauf, sondern die Berechnung der einzelnen Schritte. Entlohnungsarten Es gibt im Unternehmen nur zwei verschiedene Entlohnungsarten, eine für Vertriebsmitarbeiter mit Basisbezug für 40 Wochenstunden sowie bezahlte Überstunden, und für die restlichen Angestellten mit Basisbezug für 38,5 Wochenstunden mit Gleitzeit. Da das Unternehmen auch keine Produktion hat, wird auch keine Abbrechung von Akkordarbeit benötigt. Darlehen Das Unternehmen vergibt keine Arbeitgeberdarlehen, und existieren keine bestehenden Darlehen Dokumentation.doc Seite 7 von 16

8 Sonderzahlungen Es existieren keine zusätzlichen Sonderzahlungen zu Weihnachtsrenumeration und dem Urlaubsgeld im Kollektivvertrag (Dienstleistung,Gewerbe,Consulting), das Unternehmen gewährt von sich aus auch keine zusätzlichen Sonderzahlungen. Betriebsrat und Gewerkschaft Das Unternehmen hat keinen Betriebsrat und keine Gewerkschaft. Es entfallen somit einige Berichte und Beitragszahlungen. 6. Implementierung (Autor: Andreas) Einführung Die Personalabrechung im Sap-System beschäftigt sich mit dem Brutto- und Nettoentgelt für die geleistete Arbeit eines Mitarbeiters und streift dabei naturgemäß rechtliche Themen wie Arbeitsrecht Steuerrecht Beitragsrecht Leistungsrecht Zivilrecht Melderecht Auskunftsrecht Statistikrecht Die Personalabrechnung integriert sich dabei in die betrieblichen Bereiche: Personaladministration, die die Stammdaten für die Abrechnung bereit stellt Personalzeitwirtschaft, von der die geleisteten Stunden in die Berechnung einfließen Leistungslohn, die Zusatzlöhne, wie Akkord und Prämienlöhne beisteuert und das Rechnungswesen, die die aus der Abrechnung folgenden Zahlungen in das FI/CO überführt. Die Personalabrechnung basiert auf einem internationalen Abrechnungstreiber, der an die länderspezifischen Gegebenheiten angepasst wird. (Unter dem Abrechnungstreiber versteht man das Programm, daß die Personalabrechnung durchführt.) Um tieferer Ebene wiederrum die Abrechnung an die betrieblichen Eigenheiten mit Hilfe des Customizings in der SPRO anzupassen. Weiters läßt sich noch das so genannte Abrechnungsshema verändern, daß die tatsächlichen Operationen und Funktionen beinhält, die während der Abrechnung durchlaufen werden. Der Abrechungsprozess und dessen Steuerung Die Struktur eines Abrechnungsschema sieht im groben wie folgt aus: Initialisierung Datenbanken aktualisieren benötigte Infotypen einlesen Bruttoteil Grunddaten und Zeitdaten bearbeiten Off-Cycle Abbrechnung abfragen Lohnkonto der zuletzt abgerechneten Periode lesen Zeitdaten bearbeiten und die einzelnen Bruttowerte berechnen Aliquotierung durchführen Nettoteil Nettoentgelt berechnen Überweisungen ausführen 3888-Dokumentation.doc Seite 8 von 16

9 Das Ergebnis kann an das FI weitergeleitet werden, es können Auswertungen und Statistiken erstellt werden und das Ergebnis kann in das Berichtswesen extrahiert werden. Steuerung Die Steuerung welche Perioden abgerechnet und bis zu welcher Periode rückgerechnet (Rückrechnungsgrenze) wird erfolgt über den Abrechnungsverwaltungssatz und wird pro Personalabrechnungskreis festgelegt. Weiters findet man hier den Status der Abrechnung. Die oben gennanten Einstellungen lassen sich auch pro Mitarbeiter detailliert festlegen. Hierfür dient der Infotyp 0003, der auch das Datum der letzten Abrechnung abspeichert und den man dazu benutzen kann einen Mitarbeiter von der Abrechnung auszuschließen. Per Personalabrechnungskreis hat man also die Möglichkeit eine grobe Gruppierung der Mitarbeiter, die gemeinsam Abgerechnet werden sollen, vorzunehmen. Dies macht Sinn, da gewisse Mitarbeitergruppen für verschiedenen Zeiten (wöchentlich, monatlich,...) oder auch zu verschiedenen Zeiten (z.b. Off-Cycle) abgerechnet, oder ausbezahlt werden, z.b. abhänig vom ihrem konkretem Anstellungsverhältnis. Konkret gibt es hierfür 4 Stellschrauben. Periodenparameter: legt das Zeitintervall fest (wöchentlich, monatlich,...) Datumsmodifikation: legt den Zahltag fest (10, 25,...) Abrechnungsperiode: legt das konkrete Start und Enddatum fest (1-31 Oktober) Periodennummer: bezeichnet die jeweilige Periode (bei monatlicher Abrechnung das Monat, bei wöchentlicher die Kalenderwoche) Da sich die relevanten Stammdaten eines Mitarbeiters nachträglich verändern können muß das System rückrechnen können um einen möglicherweise fehlenden Betrag nachträglich auszahlen zu können. In diesem Zusammenhang spricht man auch von Für- und In-Periode. Fürperiode bezeichnet die Periode für die aktuell abgerechnet wird, wohingegen die In-Periode auch zeitlich vor der Für-Periode liegen kann und mit den dort ermittelten Abweichungen in die Für-Periode einfließen kann. Wobei hier noch erwähnt werden muß, daß die Ergebnisse von vergangenen Abrechnungsläufen nicht überschrieben werden, sondern sich nur das Aktualitätskennzeichen ändert. Und die Differenzen (Aufrollungsdifferenzen) unter speziellen Lohnarten in die Für-Periode gelangen. Wie wir bis hierhin festgestellt haben, steuern also Daten der Personaladministration (trans. PA30) und der Abrechnungsverwaltungssatz die Abrechnung. Weiters benötigt das System einen persönlichen Kalender (Report RPTGENA0) pro Mitarbeiter. Ablauf der Abrechnung Man gibt einen Personalabrechnungskreis frei Man führt die Abrechnung aus Man prüft die Abrechnung auf Fehler gegebenenfalls Abrechnungsstatus auf prüfen stellen Man korrigiert Stamm- oder Zeitdaten Man gibt die Abrechnung erneut frei Man führt einen Korrekturlauf aus Man simuliert die Buchung ins Rechnungswesen Man beendet die Abrechnung, die Personalnummern können nun wieder bearbeitet werden Folgeschritte Buchungslauf simulieren Lohn und Gehaltszahlung Buchung ins Rechnungswesen 3888-Dokumentation.doc Seite 9 von 16

10 Zwischen den Abrechnungsschritten empfiehlt es sich Simulationen für einzelne Personalnummern durchzuführen, dessen Protokoll detailliert Auskunft gibt in welchem Schritt des Schemas ein Fehler passiert ist. Im Gegensatz zum Echtlauf, werden keine Daten verändert und auch nicht die Personalnummern vor Änderungen gesperrt. Außerdem empfiehlt es sich die Ergebnisse Stichproben weise zu prüfen, nicht nur die nicht abgerechneten Personalnummern. Falls nötig kann man ein Abrechnungsergebnis auch löschen. Bruttoteil der Abrechnung Nachdem nun überblickend der Ablauf beschrieben wurde, soll nun zuerst ein Einblick in den Bruttoteil der Abrechnung gegeben werden. Im Bruttoteil werden die Stamm- und Zeitdaten, bzw. die Be- und Abzüge des Mitarbeiters zur Berechnung des Bruttogehalts bzw. der Bemessungsgrundlage herangezogen. Hier fließen gesetzliche, kollektivvertragliche und betriebsinterne Bestimmungen ein, die in weiterer Folge zur Berechnung der Sozialversicherung und der Steuer benötigt werden. Lohnarten Für die Bruttoabrechnung wird der Begriff Lohnart eingeführt. Unter einer Lohnart versteht man einen Geldbetrag oder eine Zeiteinheit, die zur Berechnung des Entgelds benötigt wird. Sie dienen unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Zwecken. Z.B. der Tarifgehalt oder der Gewerkschaftsbeitrag wäre eine Lohnart, aber auch Kennzahlen wie Mehrarbeitsstunde. Man unterscheidet zwei Kategorien: Primärlohnarten Dialoglohnarten: aus der Stammdatenpflege Basisbezüge (0008) Ergänzende Zahlungen (0015)... Zeitlohnarten: aus der Zeitauswertung z.b. Mitarbeiter muß mindestens 2 Überstunden geleistet haben Sekundärlohnarten sind vom System während des Abrechnungslaufes erzeugte Lohnarten, für statistische Auswertungen oder zur Weiterverarbeitung in folgenden Arbeitsschritten z.b. Gesamtbrutto /101 Zur Verwaltung der Lohnarten zieht man den Lohnartenkopierer heran. Mit ihm kann man Musterlohnarten aus dem SAP Standard ziehen, oder sich einen Prototypen aufbauen, der den betrieblichen Gegebenheiten entspricht. Lohnartenbewertung Unter Lohnartenbewertung versteht man den Prozess die Primären- und Sekundärenlohnarten mit Werten zu befüllen. Es gibt zwei Bewertungsgrundlagen konstante, die abhängig von der Lohnart oder des Tarifes sind und personenbezogene, die abhängig von den Bezügen eines Mitarbeiters berechnet werden. So lassen sich hier Personalrechenregeln festlegen, die die Bezüge schmälern, erhöhen kombinieren, je nach konkret vorliegenden Fall bezüglich der Stamm und Bewegungsdaten. Bezüge Werden aufgeteilt in Basisbezüge (0008) 3888-Dokumentation.doc Seite 10 von 16

11 werden beschreibt feste Lohnbestandstandteile die in jeder Abrechnungsperiode ausgezahlt Wiederkehrende Be- und Abzüge (0014) ergeben sich aufgrund von Mehrarbeit, Urlaub oder Vertretungen Ergänzende Zahlungen (0015) sind einmalige Zahlungen Leistungslohnabrechnung Ein Teil des Lohnes mancher Mitarbeiter setzt sich aus einem variablen (leistungsabhängigen) Bestandteil zusammen. Hierfür gibt es keine Standartprozesse, die vielleicht sogar durch Gesetze reglementiert werden. Das System muß also flexibel sein und die Ideen des Managements abbilden können. Abwesenheiten Die Abwesenheiten werden im Infotyp 2001 eingetragen und es ist nötig zu definieren, wie Abwesenheiten behandelt werden. Bei Urlaub kann das bedeuten, er bekommt Urlaubsgeld bezahlt, oder sein Gehalt muß gekürzt werden, wenn es ein unbezahlter Urlaub ist. Wie bei Steuern und Sozialversicherungen gibt es in diesem Bereich gesetzliche Vorschriften, die länderabhängig sind und gepflegt werden müssen. Weitere Interessante Komponenten für die Bruttoabrechnung Wenn man dem Mitarbeiter einen Verdienst garantieren will, auch wenn sich seine Bezüge verringert haben kann man dies mit Hilfe des Infotyps Verdienstsicherung (0052). Sollen Urlaubs oder Freizeitansprüche aus Mehrarbeit abgegolten werden kann man dafür den Infotyp Zeitkontingentabgeltungen (0416) verwenden. Eine weit gefächerte unspezifizierte Eingabemöglichkeit für Lohnarten bietet der Infotyp Entgeltbelege (2010). Mit ihm kann zum Beispiel die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters erfasst werden, wenn man keine Personalzeitwirtschaft im Einsatz hat. In gewissen Fällen, bei Krankheit bis hin zur Arbeitsunfähigkeit muß der Arbeitgeber Entgeltfortzahlungen leisten. Hat der Mitarbeiter nicht die ganze Periode gearbeitet, z.b. innermonatige Einstellung müssen die Lohnarten aliquotiert werden und fällt im SAP-System unter den Begriff Teilentgeltabrechnung Nettoteil der Abrechnung Steuer Ein großer Betrag der Nettoabzüge eines Gehalts machen die Steuern aus. Zu erfassen sind die Steuerdaten im Infotyp Je nach Angstelltenverhältnis und Verdienst muß die Steuer gesetzlichen Vorschriften genügen, die im Laufe der Zeit dem Wandel verschrieben sind. Das kann bedeuten, daß es neue Steuersätze gibt oder das sich die Steuerabsetzbeträge ändern. Sozialversicherung In diesem Teil der Nettoabrechnung werden die Beiträge für die Sozialversicherung berechnet. Es werden die Anteile des Dienstgeber und Dienstnehmer ermittelt unter Berücksichtigung der Beitragsgrundlagen, wie z.b. Höchstbeitragsgrundlage, der Umlagen (Wohnbauförderungsbeitrag,..) und des konkreten Dienstverhältnisses (Arbeiter, Angestellter,...) Der Infotyp Sozialversicherung A (0044) legt die Regeln fest und bietet im 3888-Dokumentation.doc Seite 11 von 16

12 Anhang mit dem Infotyp SV-Meldungszusätze A (0367) die Möglichkeit den Mitarbeiter bei der Gebietskrankenkasse anzumelden. Ergänzende Komponenten für die Nettoabrechnung Pfändung / Abtretung Familienbeihilfe Darlehen Betriebswirtschaftliche Prozesse Folgeaktivitäten Lohn und Gehaltszahlung Der Mitarbeiter will natürlich am Ende (oder am Anfang) des Monats Geld auf seinem Konto sehen. Dafür müssen pro Mitarbeiter Kontodaten gepflegt sein. Diese Überweisungen beeinflussen natürlich auch die Finanzbuchhaltung und gegebenenfalls das Controlling. Behörden und Institutionenabrechnung Da nicht nur der Mitarbeiter Abgaben wie an die Sozialversicherung und an die Steuer zu leisten hat gibt es für den Dienstgeber auf die Abrechnung folgende Schritte, die vom SAP- System unterstützt werden können. Berichtswesen Die Abrechnungsdaten wollen natürlich auch reportet sein. In Anbetracht der enormen Datenmenge verglichen mit anderen Modulen, die sich aus der Notwendigkeit von historischen Daten ergibt, empfiehlt es sich diverse Standardextraktoren in das SAP-BI System neben den üblichen ABAP-Auswertungsmöglichkeiten nutzen. Auf der anderen Seite müssen dem Mitarbeiter auch Bescheinigungen (Gehaltsnachweis/Entgeltnachweis) in Form von Formularen ausgehändigt werden. Weitere Folgeaktivitäten Lohnkonto: eine Auflistung der Lohnarten pro Mitarbeiter Lohnjournal: dient zur Analyse von Fehlern in der Abrechnung, zur Summierung auf organisatorischen Einheiten, sowie die Entwicklung über mehrere Monate zu betrachten. Ausblick Die Personalabrechnung ist in der Praxis ein kritischer Bereich. Der Mitarbeiter will die korrekten Beträge fristgerecht ausbezahlt wissen und für die Steuer und Sozialversicherung müssen diverse komplexe Gesetzmäßigkeiten eingehalten werden. Man muss also den laufenden Wandel und die Begrifflichkeiten überblicken und wissen an welchen Stellen im System man Änderungen vornehmen muss. Zusätzlich befindet man sich in einem weiten Feld an Abhängigkeiten aus anderen SAP-Komponenten im speziellen der Personaladministration. So werden in der Praxis für die Einführung einer Abrechnung oft Spezialisten benötigt, aber auch im laufenden Betrieb entstehen einige ungeahnte Probleme. Es wird also spannend sein, wie gut uns eine tatsächliche Implementation gelingen wird. 7. Der Zeitplan (Autor: Wolfgang) Bis : Anmeldung zur Übung im INSOTool Dokumentation.doc Seite 12 von 16

13 Ab : nach der Vorlesung (ca. 13 Uhr) können Sie die endgültige Gruppenzuteilung im INSO-Tool sehen : Erstes Treffen der Gruppe. Dient vor allem zur Orientierung, die Gruppe verschafft sich gemeinsam einen Überblick über das Projekt : Zweites Treffen, es werden die einzelne Beiträge der Gruppenmitglieder zusammengesetzt und gemeinsam noch einmal durchgegangen. Ergänzungen und kleinere Änderungen werden vorgenommen. Bis : Erstellung der Dokumentation. Die Dokumentation soll 20 Seiten umfassen und verschiedene Aspekte wie eine Hinführung zum Thema, Schnittstellen mit andere Gruppen, eine Beschreibung des Prozesses, Erläuterung der Annahmen und eine Erläuterung der Implementierung enthalten. Für verschiedene Themen gibt es unterschiedliche Abgabetermine. Während der Erstellung der Dokumentation kann bereits mit der Implementierung im SAP Übungssystem begonnen werden. Bis : Um die an die Dokumentationsphase anschließende Implementierung erfolgreich durchführen zu können, müssen die in der Dokumentation identifizierten Schnittstellen mit anderen Gruppen abgearbeitet werden. Dabei dürfte es sich vor allem um das einholen von für die HR-Abrechnung benötigten Informationen handeln. Aber auch Informationen die von anderen Gruppen benötigt werden, müssen vom innerhalb der Gruppe zuständigen Projektmitglied aufbereitet und weitergegeben werden. Bis : Entwicklungsabschluss: Für die Implementierung muss eine HR- Abrechnung für unsere Übungsfirma tatsächlich durchgeführt werden. Hierfür muss ein Abrechnungsverwaltungssatz angelegt oder angepasst, ein Personalabrechnungskreis festgelegt und die Abrechnung anschließend durchgeführt werden. Sind Fehler aufgetreten kann die Abrechnung für einzelne Angestellte simuliert und ein genaues Log erstellt werden. Nach Bereinigung aller Fehler ist die Implementierung abgeschlossen : Abgabe der Präsentationen : Abschlusspräsentation Dokumentation.doc Seite 13 von 16

14 8. Die Risiken (Autor: Wolfgang) - Zeitaufwand für eine Phase wird unterschätzt: Jedes Gruppenmitglied sollte sich möglichst bald nach einer Deadline einen Überblick über die bis zur nächsten Deadline zu erledigenden Aufgaben verschaffen. Damit wird im Idealfall vermieden dass der Zeitaufwand z.b. für die Implementierung drastisch unterschätzt und somit erst zu spät mit den Arbeiten daran begonnen wird. Es können dann auch rechtzeitig Treffen angesetzt und fehlende Informationen eingeholt werden. Dabei das Risiko zu minimieren hilft mit Sicherheit wenn die gesamte Gruppe möglichst am Beginn jeder Phase ein Treffen abhält und bei dieser Gelegenheit gleich mit einer groben Ausarbeitung beginnt, sowie die Aufgaben genau zuteilt. - Benötigte Informationen von anderen Gruppen nicht erhalten: Für die erfolgreiche Implementierung der HR-Abrechnung müssen verschiedene Informationen z.b. Buchhaltung betreffend von anderen Arbeitsgruppen eingeholt werden. Sollten diese Gruppen nicht rechtzeitig oder erst sehr spät reagieren oder nur unvollständig antworten, dann könnte dies den Zeitplan für die Implementierung gefährden. Es ist deshalb zu empfehlen die Kommunikation mit den anderen Gruppen direkt nach der Abgabe der Dokumentation aufzunehmen, so sollte noch genügend Zeit bleiben etwaige Unklarheiten und Missverständnisse zu beseitigen. Auch müssen die von anderen benötigten Infos rechtzeitig zusammengestellt werden. Die rechtzeitige Weitergabe motiviert die Kollegen hoffentlich dazu selbst ihre Daten rasch weiterzugeben, was dieses Risiko entscheidend senken sollte. - Verlust eines Projektmitgliedes: Sollte ein Gruppenmitglied die Übung abbrechen und somit die Gruppe verlassen müssen die zugewiesenen Arbeiten auf die restlichen Mitglieder aufgeteilt werden. Im Idealfall hat deshalb jedes Gruppenmitglied einen gewissen Überblick über die Bereiche der Kollegen Dokumentation.doc Seite 14 von 16

15 Anhang [WWW-Prozess] [WWW-SAP Bibliothek] 8f83b/frameset.htm Infotypen für Implementation Personalabrechnung (PY) Für die Implementation der Payrol im Sap sind folgende Infotypen interessant. International Persönliche Daten Daten zur Person (0002) Anschriften (006) Bankverbindung (009) Familie/Bezugsperson (0021) Behinderung (0004) Werksärztlicher Dienst (0028) Personalmaßnahmen Maßnahmen (0000) Organisatorische Daten Organisatorische Zuodnung (0001) Kostenverteilung (0027) Referenzpersonalnummer (0031) Referenzpersonalnummer Priorität (0121) Vertriebsdaten (0900) Vertragliche und betriebliche Vereinbarungen Vertragsbestandteile (0016) Betriebliche Funktion (0034) Betriebsinterne Daten (0032) Vollmachten (0030) Belehrungen (0035) Leihgaben (0040) Betriebsräte (0054) Abrechnungsdaten Abrechnungsstatus (003) Basisbezüge (0008) Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) Ergänzende Zahlung (0015) Ergänzende Zahlung Off Cycle (0267) Externe Überweisungen (0011) Externe Gehaltsbestandteile (0579) Darlehen (0045) Limits für Abzüge (0165) Multiple Checks in One Cycle (0815) Versicherungen (0037) Midgliedschaften (0057) Zeitkontingentabgeltungen (0416) Beurteilungen (0025) Infotyp: Exportstatus (0415) Entgeltbelege (2010) Infotyp Mittelungen (0128) Infotyp Einstellungen ESS-Gehaltsnachweis (Entgeltnachweis (0655) Auswertungsgrundlagen Datumsangaben (0041) Rerminverfolgung (0019) Mitarbeiterqualifikation Ausbildung (0022) 3888-Dokumentation.doc Seite 15 von 16

16 Qualifikation (0024) Andere/frühere Arbeitgeber (0023) Kommunikation Kommunikation (0105) Berechtigungsverwalrung Prüfverfahren (0130) Infotypen der Abrechnung Österreich Infotyp Steuerdaten A (0042) Infotyp Sozialversicherung A (0044) Infotyp SV-Meldungszusätze A (0367 Infotyp Betriebliche Mitarbeitervorsorge A (0751) Infotyp Altersteilzeit A (0632) Infotyp Altersteilzeit A Zusätze (0662) Infotyp Krankenscheine A (0056) Infotyp Familienbeihilfe A (0043) Infotyp Pendlerpauschale A (0058) Infotyp Pfändung/Abtretung A (0131) Infotyp Pfändung A Forderung (0132) Infotyp Pfändung A Zinsangaben (0133) Infotyp Pfändung A Pfändbarer Betrag (0134) Infotyp Pfändung A Sonderbedingung (0135) Infotyp Pfänung A Überweisung (0136) Infotyp Pfändung Ausgleich A (0137) Infotyp Vorarbeitgeber A (0055) Infotyp Werkverträge A (0467) Infotyp Arbeits- und Entgeldbestätigung A (0526) Infotyp Abgaben bei Austritt A (0527) Infotyp Famile/Bezugsperson (0021) 3888-Dokumentation.doc Seite 16 von 16