Beschreibung des Verwaltungs- und Kontrollsystems

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1 Beschreibung des Verwaltungs- und Kontrollsystems gemäß Artikel 21 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 für das Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg AT162PO003 Version 8 Stand:

2 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1. ALLGEMEINE ANGABEN Informationen vorgelegt von: Die Angaben entsprechen dem Stand vom: (TT/MM/JJ) Struktur des Systems Verwaltungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Verwaltungsbehörde) Zwischengeschaltete Stellen (Name, Anschrift und Ansprechpartner der zwischengeschalteten Stellen) Bescheinigungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Bescheinigungsbehörde): Prüfbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Prüfbehörde): Welche Anleitung erhielten die Verwaltungs- und Bescheinigungsbehörden sowie die zwischengeschalteten Stellen im Hinblick auf eine wirtschaftliche Verwaltung der Strukturfondsmittel? (Datum und Aktenzeichen) VERWALTUNGSBEHÖRDE Die Verwaltungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben Datum und Form der förmlichen Benennung, mit der der Verwaltungsbehörde die Befugnis erteilt wurde, ihre Aufgaben wahrzunehmen Beschreibung der direkt von der Verwaltungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben Förmlich von der Verwaltungsbehörde delegierte Aufgaben (Aufgaben, zwischengeschaltete Stellen, Form der Delegierung) Aufbau der Verwaltungsbehörde Stellenplan und Beschreibung der Aufgaben der Abteilung (einschließlich unverbindliche Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) Welche schriftlichen Verfahren wurden dem Personal der Verwaltungsbehörde/zwischengeschalteten Stellen vorgegeben (Datum und Aktenzeichen)? Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben und die Gewährleistung ihrer Vereinbarkeit mit den geltenden gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Rechtsvorschriften während des gesamten Durchführungszeitraums (Artikel 60 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006)? Überprüfung der Vorhaben (Artikel 60 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates) Bearbeitung von Erstattungsanträgen Wie gibt die Verwaltungsbehörde Informationen an die Bescheinigungsbehörde weiter? Welche Förderfähigkeitsbestimmungen hat der Mitgliedstaat für das operationelle Programm erlassen? Falls die Verwaltungsbehörde und die Bescheinigungsbehörde Teil derselben Einrichtung sind: Wodurch wird die Trennung der Funktionen von Verwaltungsbehörde und Bescheinigungsbehörde gewährleistet? Öffentliches Auftragswesen, staatliche Beihilfen, Chancengleichheit und Umweltschutz Anweisungen/Anleitungen betreffend die geltenden Regeln (Datum und Aktenzeichen) Welche Maßnahmen stellen die Einhaltung geltender Bestimmungen sicher (z.b. Verwaltungskontrollen, Inspektionen, Prüfungen)? Prüfpfad Seite - 2 -

3 Wie kommen die Vorschriften von Artikel 15 im Rahmen des Programms und/oder einzelner Prioritätsachsen zur Anwendung? Welche Anweisungen wurden in Bezug auf die Aufbewahrung von Belegen durch die Begünstigten erteilt (Datum und Aktenzeichen)? Unregelmäßigkeiten und Rückforderungen Welche Anweisungen wurden in Bezug auf die Meldung von Unregelmäßigkeiten, die Berichtigung von Fehlern, die Aufzeichnung von Schulden und die Einziehung von rechtsgrundlos gezahlten Beträgen erteilt (Datum und Aktenzeichen)? Nach welchem Verfahren wird der Verpflichtung gemäß Artikel 28 nachgekommen, Unregelmäßigkeiten zu melden (einschließlich Flussdiagramm)? ZWISCHENGESCHALTETE STELLEN A 3.1. Die zwischengeschaltete Stelle Abteilung Allgemeine Wirtschaftsangelegenheiten (VIa) im Amt der Vorarlberger Landesregierung und wesentliche Aufgaben A 3.2. Aufbau der zwischengeschalteten Stelle A Abteilung VIa Allgemeine Wirtschaftsangelegenheiten im Amt der Vorarlberger Landesregierung A Dem Personal der zwischengeschalteten Stellen vorgegebene schriftliche Verfahren A Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben A Überprüfung der Vorhaben A Beschreibung der Verfahren für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen A Unregelmäßigkeiten und Rückforderung B 3.1. Die zwischengeschaltete Stelle Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft mbh (FFG) und wesentliche Aufgaben B 3.2. Aufbau der zwischengeschalteten Stelle FFG B Organigramm der FFG... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Vorgegebene schriftliche Verfahren in der FFG... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben.. Fehler! Textmarke nicht definiert. B Information und Beratung... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Antragstellung um Kofinanzierung aus Strukturfondsmitteln Fehler! Textmarke nicht definiert. B Prüfung des Antrags... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Entscheidung über die Vergabe von SF-Mittel... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Genehmigung der SF-Mittel (Förderverträge)... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Meldung an das zentrale Monitoringystem... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Überprüfung der Vorhaben... Fehler! Textmarke nicht definiert. B EFRE-Förderungsabwicklung - Abrechnungs- und Kontrollphase.. Fehler! Textmarke nicht definiert. B Entgegennahme von Berichten und Abrechnungen... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Prüfung und Kontrolle der entgegengenommenen Berichte und Abrechnungen Fehler! Textmarke nicht definiert. B Vor-Ort-Kontrolle/Prüfungsgrundlagen/Prüfbericht... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Bestätigung der widmungsgemäßen Verwendung der Förderungsmittel... Fehler! Textmarke nicht definiert. B Beschreibung der Verfahren für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen... Fehler! Textmarke nicht definiert. Seite - 3 -

4 C 3.1. Die zwischengeschaltete Stelle Kommunalkredit Public Consulting GmbH (KPC) und wesentliche Aufgaben C Kurzinformation über die zwischengeschaltete Stelle Kommunalkredit Public Consulting GmbH... Fehler! Textmarke nicht definiert. C 3.2. Aufbau der zwischengeschalteten Stelle KPC C Organigramm der Kommunalkredit Public Consulting GmbH und Beschreibung der Aufgaben des Personals C Dem Personal der zwischengeschalteten Stelle (KPC) vorgegebene Verfahren C Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung der Vorhaben C Überprüfung der Vorhaben C Grundsätzliche Festlegungen C Prüfschritte C Beschreibung der Verfahren für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen C Meldung abgerechneter und geprüfter Ausgaben an das zentrale Monitoringsystem für das EU-Programm und Auszahlung C Rückforderungen und Meldung von Unregelmäßigkeiten D 3.1. Die zwischengeschaltete Stelle ERP-Fonds und wesentliche Aufgaben D 3.2. Aufbau der zwischengeschalteten Stelle ERP-Fonds D Organigramm und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich unverbindliche Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) D Dem Personal der zwischengeschalteten Stellen vorgegebene schriftliche Verfahren (Datum und Aktenzeichen) D Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben D EFRE-Förderungsabwicklung - Antragsphase D Beratung bei Bedarf D Formelle Antragseinreichung D Informationsaustausch mit anderen Förderstellen D Prüfung des Antrages (inkl. Vorschlag betr. Förderung/Ablehnung) D Vorlage und Empfehlung im Koordinierungsgremium D Vorlage und Entscheidung durch das Entscheidungsgremium D Ausstellung des Förderungsvertrages und Monitoringmeldewesen D Überprüfung der Vorhaben D EFRE-Förderungsabwicklung - Abrechnungs- und Kontrollphase D Bedarfsorientierte Beratung D Entgegennahme Zwischen- /Endabrechnung D Prüfung und Kontrolle (inkl. Erstellung Prüfbericht 1st level-kontrolle) D Information an andere mitwirkende Förderstellen über das Vorliegen der Auszahlungsvoraussetzungen D Vor-Ort-Kontrolle D Beschreibung der Verfahren für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen D EFRE-Förderungsabwicklung - Auszahlungsphase Allgemein D Meldung abgerechneter und geprüfter Ausgaben an das zentrale Monitoringsystem für das EU-Programm und Auszahlung D Monitoringmeldewesen D Rückforderungen und Rückzahlungen E 3.1. Die zwischengeschaltete Stelle Austria Wirtschaftsservice GmbH (awsg) und wesentliche Aufgaben E 3.2. Aufbau der zwischengeschalteten Stelle awsg Seite - 4 -

5 E Organigramm und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich unverbindliche Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) E Dem Personal der zwischengeschalteten Stellen vorgegebene schriftliche Verfahren (Datum und Aktenzeichen) E Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben E EFRE-Förderungsabwicklung - Antragsphase E Beratung bei Bedarf E Formelle Antragseinreichung E Informationsaustausch mit anderen Förderstellen E Prüfung des Antrages (inkl. Vorschlag betr. Förderung/Ablehnung) E Ausstellung des Fördervertrages und Monitoringmeldewesen E Überprüfung der Vorhaben E EFRE-Förderungsabwicklung - Abrechnungs- und Kontrollphase E Bedarfsorientierte Beratung E Entgegennahme Endabrechnung E Prüfung und Kontrolle (inkl. Erstellung Prüfbericht) E Information an andere mitwirkende Förderstellen über das Vorliegen der Auszahlungsvoraussetzungen E Vor-Ort-Kontrolle E Beschreibung der Verfahren für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen E EFRE-Förderungsabwicklung - Auszahlungsphase Allgemein E Meldung abgerechneter und geprüfter Ausgaben an das zentrale Monitoringsystem für das EU-Programm und Auszahlung E Monitoringmeldewesen E Rückforderungen und Rückzahlungen F 3.1. Die zwischengeschaltete Stelle Österreichische Hotel- und Tourismusbank Gesellschaft m.b.h. (ÖHT) und wesentliche Aufgaben F 3.2. Aufbau der zwischengeschalteten Stelle ÖHT F Organigramm und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich unverbindliche Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) F Dem Personal der zwischengeschalteten Stellen vorgegebene schriftliche Verfahren F Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben F Allgemeine Information und bedarfsorientierte Beratung der Begünstigten F Formelle Antragseinreichung F Informationsaustausch mit anderen Förderstellen F Prüfung des Antrages (inkl. Vorschlag betr. Förderung/Ablehnung) F Vorbereitung für die Entscheidung über die Vergabe von SF-Mittel F Vorlage und Entscheidung durch das Entscheidungsgremium F Ausstellung des Fördervertrages F Überprüfung der Vorhaben F Investitionsnachweis durch die Belegsprüfung / Endabrechnung F Vor-Ort-Kontrolle F Information an andere mitwirkende Förderstellen über das Vorliegen der Auszahlungsvoraussetzungen Auszahlung der Fördermittel F Beschreibung der Verfahren für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen F Meldung abgerechneter und geprüfter Ausgaben an das zentrale Monitoringsystem für das EU-Programm und Auszahlung F Auszahlung der eigenen nationalen Kofinanzierung Seite - 5 -

6 F Unregelmäßigkeiten - Rückforderungen BESCHEINIGUNGSBEHÖRDE Aufgaben Formelle Benennung Aufgabenbeschreibung Delegation von Aufgaben Aufbau der Bescheinigungsbehörde Organigramme und Aufgabenbeschreibungen Verfahrensvorschriften Bescheinigung von Ausgabenerklärungen Verfahren bei Ausgabenerklärungen (Zahlungsanträgen) gegenüber der EK Vorgangsweise, um die Beachtung der Anforderungen gem. Art. 61 VO 1083/2006 sicherzustellen Informationsrechte und quellen der Bescheinigungsbehörde Buchführungssystem Rückforderungen PRÜFBEHÖRDE UND PRÜFORGANE Beschreibung der Hauptaufgaben der Prüfbehörde und der ihr unterstellten Prüforgane sowie ihre Beziehungen untereinander Aufbau der Prüfbehörde und der ihr unterstellten Prüforgane Organigramme (einschließlich Anzahl der zugewiesenen Dienstposten) Vorkehrungen zur Wahrung der Unabhängigkeit Erforderliche Qualifikationen bzw. Erfahrung Beschreibung der Verfahren zur Begleitung der Umsetzung von in den Prüfberichten enthaltenen Empfehlungen und Korrekturmaßnahmen Nach welchen Verfahren wird gegebenenfalls die Arbeit der der Prüfbehörde unterstellten Prüforgane beaufsichtigt? Jährlicher Kontrollbericht und Abschlusserklärung Beschreibung der Verfahren für die Erstellung des jährlichen Kontrollberichts, der jährlichen Stellungnahme und der Abschlusserklärung Beschreibung des koordinierenden Prüforgans Ggf. Beschreibung der Rolle des koordinierenden Prüforgans INFORMATIONSSYSTEM Anhang: Nationale Regeln für die Förderfähigkeit Seite - 6 -

7 1. ALLGEMEINE ANGABEN 1.1 Informationen vorgelegt von: Name des Mitgliedstaats: Republik Österreich, Land Vorarlberg Bezeichnung des Programms: Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg CCI: Verantwortliche Stelle: Ansprechpartner: 2007AT162PO003 Amt der Vorarlberger Landesregierung Abteilung Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (PrsE) Römerstraße Bregenz Fax: + 43(0)5574/ Dr Doris Schnitzer doris.schnitzer@vorarlberg.at Tel: +43(0)5574/ Fax: +43(0)5574/ Die Angaben entsprechen dem Stand vom: (TT/MM/JJ) Nachfolgende Angaben entsprechen dem Stand vom (Version 8) Struktur des Systems Nach Art. 71 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 hat jeder Mitgliedstaat der Kommission eine Beschreibung des Verwaltungs- und Kontrollsystem vorzulegen. Das Verwaltungs- und Kontrollsystem für die Strukturfondsperiode bleibt von einzelnen Detailänderungen zur Anpassung an Änderungen im Seite - 7 -

8 Rechtsrahmen der EU abgesehen im Wesentlichen gegenüber der Programmperiode unverändert. Die Struktur dieses Systems ist wiederum geprägt durch ein Zusammenspiel zwischen verschiedenen beteiligten Stellen. Dabei handelt es sich um folgende Einrichtungen: die Verwaltungsbehörde (Kapitel 2) die zwischengeschalteten Stellen (Kapitel 3) die Bescheinigungsbehörde (Kapitel 4) sowie die Prüfbehörde (Kapitel 5). Abbildung 1: grafische Darstellung der Beziehungen / Informationsflüsse zwischen den beteiligten Stellen Europäische Kommission (GD Regionalpolitik) Bescheinigungsbehörde (Bundeskanzleramt, IV/4) siehe Kap Verwaltungsbehörde (Land Vorarlberg, Abt. PrsE) siehe Kap Prüfbehörde (Bundeskanzleramt, IV/3) siehe Kap Zwischengeschaltete Stellen (6 Stellen ) siehe Kap Zwischen den verschiedenen Stellen bestehen wie dargestellt Informationsflüsse. Das Zusammenwirken und die Aufgabenverteilung der beteiligten Stellen werden in Österreich in der Vereinbarung zwischen dem Bund und den Ländern gemäß Art 15a B-VG über das Verwaltungs- und Kontrollsystem in Österreich für die EU-Strukturfonds in der Periode geregelt (Siehe Referenzdokument 1 Art 15a B-VG Vereinbarung, BGBl I Nr 60/2008). In Vorarlberg ist die Verwaltungsbehörde für das OP Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg die Abteilung Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (PrsE). Zu deren Entlastung und zur optimalen Nutzung des verfügbaren Fachwissens werden Teile der in Art. 60 der VO (EG) Seite - 8 -

9 1083/2006 der VB übertragenen Aufgaben wie in der Vorperiode durch gesonderte Vereinbarungen an so genannte zwischengeschalteten Stellen isd Art 12 der VO (EG) 1828/2006 übertragen (durch Vereinbarungen VB (Referenzdokumente 2a bis 2e 1 ) Bundesförderstellen und Regelung der amtsinternen Abwicklungsstrukturen (Referenzdokumente 3a und 3b)), wobei entsprechend dieser Vereinbarungen die VB für alle gemäß EU-Recht der VB übertragenen Aufgaben verantwortlich bleibt, sofern diese nicht ausdrücklich einer VFS übertragen worden sind. Eine detaillierte Zuordnung der übertragenen Aufgaben ist den Kapiteln und zu entnehmen. Die operativen Aufgaben der Bescheinigungsbehörde (BB), diese ist für alle EFRE-Programme in den Zielen Konvergenz und Regionale Wettbewerbsfähigkeit in Österreich das Bundeskanzleramt Abteilung IV/4 Raumordnung und Regionalpolitik, gemäß Art. 61 der VO(EG)1083/2006 werden in Österreich einheitlich vom ERP-Fonds als zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde wahrgenommen. Der Abteilung IV/4 des Bundeskanzleramts als BB kommt die Aufsicht über den ERP-Fonds als zwischengeschaltete Stelle zu und obliegt der BB die Unterzeichnung der an die Kommission gerichteten Ausgabenerklärungen und Zahlungsanforderungen. Prüfbehörde (PB) ist für alle EFRE-Programme in den Zielen Konvergenz und Regionale Wettbewerbsfähigkeit in Österreich das Bundeskanzleramt Abteilung IV/3 Finanzkontrolle des Europäischen Fonds für Regionalentwicklung (EFRE). Die Abteilung IV/3 des Bundeskanzleramts ist von der Abteilung IV/4 (BB) funktional vollkommen unabhängig. Sie ist nicht an der Verwaltung von Programmen oder Einzelvorhaben beteiligt. Die Prüfbehörde war bereits in den Programmperioden sowie für die Durchführung von System- und Ausgabenprüfungen zuständig. Darüber hinaus wird bei der Österreichischen Raumordnungskonferenz (ÖRÖK) wie bereits in der vergangenen Periode ein gemeinsames Sekretariat für die Begleitausschüsse eingerichtet. 1 die Buchstaben a bis e stehen für die einzelnen Bundesförderstellen Seite - 9 -

10 Verwaltungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Verwaltungsbehörde) Gemäß Art 59 Abs 1 Buchstabe a der VO (EG) 1083/2006 ist Verwaltungsbehörde für das Operationelle Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg das Land Vorarlberg Amt der Vorarlberger Landesregierung Abteilung Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (PrsE) Römerstraße 16 A Bregenz Dr. Doris Schnitzer Zwischengeschaltete Stellen (Name, Anschrift und Ansprechpartner der zwischengeschalteten Stellen) Gemäß Art. 59 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 werden für das Programm folgende sechs Einrichtungen als zwischengeschaltete Stellen eingesetzt: Seite

11 Verantwortliche Förderstelle Amt der Vorarlberger Landesregierung Abteilung Allgemeine Wirtschaftsangelegenheiten (VIa) Römerstraße 15, A-6900 Bregenz Mag.a Angelika Bechter-Edelhofer Siehe Kapitel 3.1 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft mbh (FFG) Sensengasse 1, A-1090 Wien Mag. Harald Polak Siehe Kapitel 3.2 Kommunalkredit Public Consulting GmbH (KPC) Türkenstraße 9, A-1092 Wien Heide Schwameis Siehe Kapitel 3.3 ERP-Fonds Ungargasse 37, A-1031 Wien Mag.a Dagmar Schmalzbauer, Mag. Georg Silber Siehe Kapitel 3.4 Austria Wirtschaftsservice GmbH Ungargasse 37, A-1031 Wien Mag.a Dagmar Schmalzbauer Siehe Kapitel 3.5 Österreichische Hotel- und Tourismusbank Gesellschaft m.b.h. Parkring 12a, A-1011 Wien Ing. Mag. Martin Hofstetter Siehe Kapitel 3.6 Prioritätsachse/Aktionsfeld Prioritätsachse 1: Aktionsfeld 1.1 Aktionsfeld 1.2 Aktionsfeld 1.3 Prioritätsachse 2: Aktionsfeld 2.1 Aktionsfeld 2.2 Aktionsfeld 2.3 Prioritätsachse 1: Aktionsfeld 1.1 Aktionsfeld 1.2 Aktionsfeld 1.3 Prioritätsachse 1: Aktionsfeld 1.1 Prioritätsachse 1: Aktionsfeld 1.1 Aktionsfeld 1.2 Prioritätsachse 2: Aktionsfeld 2.1 Prioritätsachse 1: Aktionsfeld 1.1 Aktionsfeld 1.2 Aktionsfeld 1.3 Prioritätsachse 1: Aktionsfeld 1.1 Aktionsfeld 1.3 Prioritätsachse 2: Aktionsfeld 2.1 Die detaillierten Maßnahmenbeschreibungen und Förderinhalte samt anzuwendenden Richtlinien finden sich im Programmumsetzungshandbuch zum Operationellen Programm bzw sind dem PUHB als Anhang beigefügt (Referenzdokument 4). Seite

12 Bescheinigungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Bescheinigungsbehörde): Gemäß Art 59 Abs 1 Buchstabe b der VO (EG) 1083/2006 ist Bescheinigungsbehörde für das Operationelle Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg das Bundeskanzleramt, Abteilung IV/4 Raumordnung und Regionalpolitik Ballhausplatz 2 A-1014 Wien Mag. Georg Schadt Prüfbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Prüfbehörde): Gemäß Art 59 Abs 1 Buchstabe c der VO (EG) 1083/2006 ist Prüfbehörde für das Operationelle Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg das Bundeskanzleramt, Abteilung IV/3 Finanzkontrolle des Europäischen Fonds für Regionalentwicklung (EFRE) Ballhausplatz 2 A-1014 Wien Mag.a Susanna Rafalzik 1.4. Welche Anleitung erhielten die Verwaltungs- und Bescheinigungsbehörden sowie die zwischengeschalteten Stellen im Hinblick auf eine wirtschaftliche Verwaltung der Strukturfondsmittel? (Datum und Aktenzeichen) Die zuständige Verwaltungs- und Bescheinigungsbehörde sowie die zwischengeschalteten Stellen haben für die wirtschaftliche Verwaltung der Mittel aus dem Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung (EFRE) neben den gemeinschaftsrechtlichen Vorgaben folgende Bestimmungen einzuhalten: Das Zusammenwirken der einzelnen Partner, die Aufgabenverteilung sowie die Verantwortlichkeit der damit verbundenen Koordinationstätigkeiten für eine effiziente Seite

13 Abwicklung des Programms sind in der Art 15a B-VG - Vereinbarung (siehe Referenzdokument 1) geregelt. Die zwingende Anwendung der Festlegungen der Art 15a B-VG Vereinbarung wurde durch die getroffenen Vereinbarungen zwischen der Verwaltungsbehörde mit den Förderstellen verpflichtend überbunden (siehe Referenzdokumente 2a bis 2e sowie 3a und 3b). Gemäß dieser Vereinbarung ist die Wirtschaftlichkeit sowohl hinsichtlich der Organisationsstruktur als auch der einzelnen Vorhaben zu gewährleisten. In Art. 9 heißt es: Die Vertragspartner stellen unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit der Verwaltung die Funktionsfähigkeit der gemäß Art. 4 bis 8 2 in ihrem Zuständigkeitsbereich eingerichteten Stellen sicher. Auf die wirtschaftliche Verwaltung der Mittel ist in Art. 11 Abs. 1 Bezug genommen, wenn den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit bei der Beurteilung der Zuschussfähigkeit ein besonderer Stellenwert zugemessen wird. Darüber hinaus sind im Rahmen der Nationalen Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben mit Kofinanzierung aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) in Österreich in Artikel 4 die Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit sowohl hinsichtlich der förderfähigen Ausgaben als auch hinsichtlich der administrativen Abwicklung und Kontrolle der Förderungen festgelegt (siehe auch Punkt ). Anhang-nationale Regeln für die Förderfähigkeit Des Weiteren finden sich Regelungen im Programmumsetzungshandbuch zum Operationellen Programm (Referenzdokument 4), in den Vereinbarungen zwischen der Verwaltungsbehörde und den verantwortlichen Förderstellen (Referenzdokumente 2a bis 2e sowie 3a und 3b), in den anzuwendenden Förderrichtlinien (Referenzdokument 5) und in den festgelegten Projektselektionskriterien (Referenzdokument 6). 2 Art 4 Verwaltungsbehörde ; Art 5 Bescheinigungsbehörde ; Art 6 Prüfbehörde Art 7 Prüfsystem ; Art 8 Begleitausschüsse. Seite

14 2. VERWALTUNGSBEHÖRDE 2.1. Die Verwaltungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben Datum und Form der förmlichen Benennung, mit der der Verwaltungsbehörde die Befugnis erteilt wurde, ihre Aufgaben wahrzunehmen In der Art 15a B-VG - Vereinbarung zwischen Bund und Ländern sind grundsätzlich alle Organe des Verwaltungs-, Begleitungs- und Kontrollsystems in Österreich beschrieben. Mit der Funktion der Verwaltungsbehörde sind für die Programme Regionale Wettbewerbsfähigkeit die jeweiligen Länder beauftragt (vgl. Art. 4 Abs. 1 des 15a B-VG). Für das Operationelle Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg ist dies das Land Vorarlberg. Durch die Beschlussfassung des Programms durch die Vorarlberger Landesregierung am 17. Oktober 2006 und durch die Bundesregierung am 26. Oktober 2006 einerseits sowie durch die Genehmigung des Programms durch die Europäische Kommission am 4. Mai 2007 andererseits fungiert das Amt der Vorarlberger Landesregierung, Abteilung Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (PrsE) offiziell als Verwaltungsbehörde für das Operationelle Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg (siehe auch Kapitel ) Beschreibung der direkt von der Verwaltungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben Tabelle 1: Aufgaben der Verwaltungsbehörde gemäß Art. 60 Buchstabe a bis k der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006: Verteilung auf die für die Programmdurchführung vorgesehene Stellen für den Bereich der Prioritätsachsen 1 und 2 Aufgaben der Verwaltungsbehörde gemäß Art. 60 a) Sicherstellung der Auswahl der Vorhaben nach für das Programm geltenden Kriterien sowie der Beachtung der gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Rechtsvorschriften b) Vergewisserung der erbrachten Dienstleistungen und Tätigung der Ausgaben sowie Durchführung von Stichproben Verwaltungsbehörde Zwischengeschaltete Stelle c) Erfassung von Buchführungs- und Durchführungsdaten x d) Sicherstellung der gesonderten Erfassung aller Finanzvorgänge x e) Sicherstellung der Bewertung der Programme nach Artikel 48 Absatz 3 gemäß Artikel 47 x x x Seite

15 f) Einführung von Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfades g) Weiterleitung aller erforderlichen Unterlagen an die Bescheinigungsbehörde als Basis für die Auszahlung von Strukturfondsmitteln h) Beratung des Begleitausschusses und Übermittlung der erforderlichen Unterlagen i) Erstellung des Durchführungsberichtes x j) Einhaltung der Informations- und Publizitätsverpflichtung gemäß Art. 69 x x k) Übermittlung der erforderlichen Angaben bei Großprojekten Diese Aufgabenverteilung bezieht sich nur auf die Aktionsfelder der Prioritätsachsen 1 und 2, nicht jedoch auf den Bereich der technischen Hilfe (PA 3). Die Abwicklung der technischen Hilfe ist ausschließlich Aufgabe der Verwaltungsbehörde. Die Aufgaben der Verwaltungsbehörde sind in Art. 60 Buchstabe a bis k der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 den Mitgliedsstaaten vorgegeben. Grundsätzlich gilt, dass alle Aufgaben und damit verbundene Pflichten in der Verantwortung der Verwaltungsbehörde liegen. Wie aus Tabelle 1 ersichtlich werden in Vorarlberg Aufgaben sowohl von der Verwaltungsbehörde selbst als auch von eigens dafür benannten zwischengeschalteten Stellen (vgl. Kap ) wahrgenommen. Im Zuge der Umsetzung der in der Verantwortung der Verwaltungsbehörde liegenden Priorität Technischen Hilfe werden die Aufgaben gemäß Art. 60 a bis d sowie f, g und j von ihr selbst durchgeführt und nicht an die zwischengeschalteten Stellen delegiert. Von der Verwaltungsbehörde werden folgende Tätigkeiten wahrgenommen: e) Sicherstellung der Bewertung der Programme nach Artikel 48 Absatz 3 gemäß Artikel 47 Art. 48 Abs. 3 schreibt den Verwaltungsbehörden vor, bei Abweichungen von den ursprünglichen Zielen Bewertungen durchzuführen. Deren Ergebnisse sind dem Begleitausschuss vorzulegen und an die Kommission zu übermitteln. Detaillierte Auskunft über Ziele, Bewertungskriterien, Art und Weise der Durchführung gibt Art. 47 Abs. (1) bis (5) der Verordnung 1083/2006. h) Beratung des Begleitausschusses und Übermittlung der erforderlichen Unterlagen In der Geschäftsordnung des vom jeweiligen Mitgliedstaat gebildeten Begleitausschusses werden die jeweiligen institutionellen, rechtlichen und finanziellen Vorschriften zur Ausübung seiner Aufgaben geregelt. Der Ausschuss ist für die ordnungsgemäße und effektive Durchführung des Operationellen Programms verantwortlich (vgl. Art. 63 bis 66). x x x x Seite

16 i) Erstellung des Durchführungsberichtes Die Verwaltungsbehörde hat gemäß Art. 67 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 erstmal im Jahr 2008 und dann jedes Jahr bis zum 30. Juni einen Bericht und bis 31. März 2017 einen abschließenden Bericht über die Durchführung des Operationellen Programms vorzulegen. Der jährliche bzw. der abschließende Durchführungsbericht hat gemäß Anhang 18 u. a. folgende Elemente enthalten: Beispiele von Informations- und Publizitätsmaßnahmen für das Programm (vgl. auch Art. 4 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006) oder Angaben zur Verwendung von Fondsmitteln (vgl. auch Art. 11 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006). j) Einhaltung der Informations- und Publizitätsverpflichtung gemäß Art. 69 Gemäß Art. 69 zählt die Information der Bürger und der Begünstigten über die aus dem Programm finanzierten Vorhaben zu den Aufgaben der Verwaltungsbehörde, wobei diese im vorliegenden Fall von der Verwaltungsbehörde und der jeweiligen zwischengeschalteten Stelle wahrgenommen wird. Den Durchführungsbestimmungen (Art. 103 Abs. 3) kommt in diesem Zusammenhang besondere Bedeutung zu. Details dazu werden außerdem in den Art. 2 ff. der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 geregelt, indem die Verwaltungsbehörde als für die Erstellung, Durchführung und Begleitung eines Kommunikationsplanes verantwortliche Stelle festgelegt wird Förmlich von der Verwaltungsbehörde delegierte Aufgaben (Aufgaben, zwischengeschaltete Stellen, Form der Delegierung) Aus der Tabelle 1 sind jene Aufgaben der Prioritätsachsen 1 und 2 des OP (also mit Ausnahme der technischen Hilfe) ersichtlich, die von der Verwaltungsbehörde nach Art. 60 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 förmlich an die zwischengeschalteten Stellen delegiert werden. Sie werden im Folgenden näher beschrieben: a) Sicherstellung der Auswahl der Vorhaben nach für das Programm geltenden Kriterien sowie der Beachtung der gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Rechtsvorschriften bei der Durchführung. Im Zuge dessen hat die zwischengeschaltete Stelle den Begünstigten über die spezifischen Bedingungen zu informieren und sich zu vergewissern, dass der Begünstigte in der Lage ist, allen in Art. 13 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 ihm auferlegten Verpflichtungen nachzukommen. Seite

17 b) Vergewisserung der erbrachten Dienstleistungen und Tätigung der Ausgaben sowie Durchführung von Stichproben bei Vor-Ort-Kontrollen Die Prüfung der erbrachten Dienstleistung betrifft sowohl administrative also auch finanzielle sowie technische und physische Aspekte der Vorhaben. Sie umfasst dabei a) die Verwaltungsprüfung jedes von den Begünstigten eingereichten Antrags auf Ausgabenerstattung b) die Vor-Ort-Überprüfung einzelner Vorhaben (vgl. Art. 13 Abs. 1 und 2 der Verordnung 1828/2006). Die Überprüfung hat schriftlich festgelegten Normen und Verfahren zu folgen (vgl. Art. 13 Abs. 2 und 3) und über jede Überprüfung sind Aufzeichnungen zu führen (vgl. Art. 13 Abs. 4). Werden die Vor-Ort-Prüfungen nach einer Stichprobe vorgenommen, so ist die Methode von der zwischengeschalteten Stelle zu beschreiben und zu begründen. Dies hat in Abstimmung mit der Verwaltungsbehörde zu geschehen (vgl. Art. 13 Abs. 3 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006). c) Aufzeichnung und Erfassung von Buchführungs- und Durchführungsdaten Die Buchführungsunterlagen umfassen die in Anhang III der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 angeführten Angaben. d) Sicherstellung der gesonderten Erfassung aller Finanzvorgänge der Vorhaben bei den beteiligten Stellen und den Begünstigten f) Einführung von Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfades Gemäß Art. 15 der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 gilt der Prüfpfad als hinreichend, wenn die Einhaltung bzw. Überprüfung folgender Kriterien gewährleistet ist: o Abgleich zwischen den der Kommission bescheinigten Gesamtbeträgen sowie den detaillierten Buchführungsunterlagen und den Belegen o Überprüfung der Auszahlung des öffentlichen Beitrags an den Begünstigten o Überprüfung der Anwendung der vom Begleitausschuss festgelegten Auswahlkriterien und folgende Elemente umfasst: o gegebenenfalls die technischen Spezifikationen und den Finanzierungsplan, o die Unterlagen über die Zuschussbewilligung, o die Unterlagen zu den öffentlichen Vergabeverfahren, Fortschrittsberichte sowie Berichte über die durchgeführten Kontrollen und Prüfungen. g) Weiterleitung aller erforderlichen Unterlagen an die Bescheinigungsbehörde k) Übermittlung der erforderlichen Angaben bei Großprojekten Seite

18 Die Delegierung der oben genannten Aufgaben (nach Art. 60 a, b, c, d, f, g, k der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006) erfolgt im Rahmen eines schriftlichen Vertrages Vereinbarung zwischen dem Land Vorarlberg, Römerstraße 15, 6900 Bregenz, als Verwaltungsbehörde (VB) für das Operationelle Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg und der zwischengeschalteten Stelle (Name und Sitz) als verantwortliche Förderstelle über die Übertragung von Aufgaben und zur Regelung der Verpflichtungen im Rahmen der Abwicklung des OP Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg für die Strukturfondsperiode abgeschlossen zwischen der Verwaltungsbehörde und jeder unter Punkt angeführten zwischengeschalteten Stelle. Die Vorgangsweise zur Überprüfung der Einhaltung des Systems ist in o.a. Vereinbarung festgehalten (siehe Referenzdokument 2x 3 ). Die Delegierung an die zwischengeschaltete Stelle des Landes (Abteilung VIa) als verantwortliche Förderstelle erfolgt durch die Regelung der amtsinternen Organisationsstruktur zur Abwicklung des Operationellen Programms Regionale Wettbewerbsfähigkeit Vorarlberg für die Programmperiode , welche durch Schreiben des Landesamtsdirektors vom als Verwaltungsanordnung verfügt wurde (Siehe Referenzdokument 3). Eine Übersicht über die Verteilung von projektbezogenen Aufgaben der VB auf verantwortliche Stellen befindet sich auch im Kapitel Durchführungsbestimmungen des genehmigten Programms Aufbau der Verwaltungsbehörde Stellenplan und Beschreibung der Aufgaben der Abteilung (einschließlich unverbindliche Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) Die Verordnung des Landeshauptmannes über die Geschäftsordnung des Amtes der Landesregierung, LGBl Nr 26/1964, regelt unter anderem die vom Amt der Landesregierung zu besorgenden Aufgaben, die fachliche Leitungen der Abteilungen durch die Regierungsmitglieder, die Gliederung in Abteilungen und die Aufgaben der Abteilungsvorstände. Siehe Referenzdokument 7, Verordnung des Landeshauptmannes über die Geschäftsordnung des Amtes der Landesregierung (GOAL.) LGBl.Nr. 26/1964 idf 73/2000. Nach der Geschäftseinteilung des Amtes der Landesregierung, ABl.Nr. 1/2007 (siehe Referenzdokument 8), ist die Abteilung Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (PrsE) zur Besorgung folgender Aufgaben berufen: 3 x steht für die Buchstaben a bis e, diese wiederum für die einzelnen Bundesförderstellen Seite

19 1. Außenbeziehungen, insbesondere Abschluss von Staatsverträgen des Landes 2. Koordination in Angelegenheiten der europäischen Integration 3. Wahrnehmung der Interessen des Landes bei der Teilnahme Österreichs an Rechtssetzungsakten im Rahmen der europäischen Integration 4. Europainformation Abbildung 2: Organigramm der Abteilung Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (PrsE) Abteilungsvorstand Verwaltungsexperte A Verwaltungsexperte B Verwaltungsexperte C Sekretariat = mit Abwicklung EU-Programm RWB Vorarlberg befasst Siehe dazu auch die Stellenbeschreibungen der mit der Abwicklung des EU-Programms RWB Vorarlberg befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung PrsE, Referenzdokumente 9a, 9a1, 9b, 9b1, 9c und 9c1. Zur organisatorischen Stellung der Abteilung Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (PrsE) im Amt der Vorarlberger Landesregierung siehe Referenzdokument 10. Die Aufgaben, die gemäß Tabelle 1 (vgl. Art. 60 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006) der Verwaltungsbehörde zugeordnet sind sowie die Aufgaben im Rahmen der Technischen Hilfe werden von der Abteilung PrsE wahrgenommen. Für ihre Erfüllung stehen insgesamt 3 Dienstposten im Ausmaß von 0,70 Vollzeitäquivalenten zur Verfügung. Die Dienstposten teilen sich dabei wie folgt auf: Seite

20 Abteilungsvorstand: 10% Beschäftigungsausmaß Verwaltungsexperte: 60% Beschäftigungsausmaß Sekretariat: 10% Beschäftigungsausmaß Bei der Abwicklung der Projekte der Technischen Hilfe wird bei Genehmigung und Abrechnung das Prinzip der Aufgabentrennung berücksichtigt. Siehe dazu Referenzdokument 11 Allgemeine Richtlinien über den Zahlungsverkehr und Referenzdokument 12 Besondere Richtlinien über den Zahlungsverkehr Welche schriftlichen Verfahren wurden dem Personal der Verwaltungsbehörde/zwischengeschalteten Stellen vorgegeben (Datum und Aktenzeichen)? Grundsätzlich ist für die Vorarlberger Landesverwaltung und somit für die Verwaltungsbehörde des Programms eine einheitliche Vorgangsweise bei der Erledigung aller Geschäftsfälle durch die Kanzleiordnung gewährleistet (Erlass des Landesamtsdirektors vom 23. August 2005, PrsR ). Mit dieser Vorschrift soll die gesetzmäßige, bürgernahe und wirtschaftliche Geschäftsführung der Vorarlberger Landesverwaltung gewährleistet werden (vgl dazu auch Kapitel 1.4. Anleitungen). Die mit der Durchführung der Operationellen Programme der EU-Strukturfonds in Österreich verbundenen Koordinationsaufgaben sowie die Programmverantwortung werden in Art 10 (hier insbesondere Abs. 3 und 4) der 15a B-VG-Vereinbarung geregelt. Durch die Einhaltung der Bestimmungen der einschlägigen EU-Verordnungen sowie die in den Operationellen Programmen oder gesonderten Vereinbarungen vorgesehenen Verfahren soll eine reibungslose Abwicklung der Programme garantiert werden (vgl. Art. 10 der 15a B-VG). Dem Personal der Verwaltungsbehörde sind insbesondere folgende schriftliche Verfahren zur Abwicklung der Aufgaben vorgegeben: Operationelles Programm Programmumsetzungshandbuch Förderfähigkeitsregeln Projektselektionskriterien Amtsinterne Vereinbarung Verwaltungs- und Kontrollsystem Allgemeine Strukturfondsverordnung (VO 1083/2006) EFRE-Verordnung (VO 1080/2006) DurchführungsVO (VO 1828/2006) Art. 15a B-VG-Vereinbarung Seite

21 Sämtliche genannten Dokumente in der jeweils geltenden Fassung werden den mit der Abwicklung des Programms betrauten Personen durch die Leitung der Verwaltungsbehörde schriftlich zur Kenntnis gebracht. Weiters werden sowohl dem Personal der Verwaltungsbehörde als auch den MitarbeiterInnen der zwischengeschalteten Stellen Loseblattsammlungen mit sämtlichen für die Abwicklung des Programms relevanten Rechtsvorschriften übergeben, welche durch Austauschblätter laufend aktualisiert werden. Änderungen von Dokumenten werden dem Personal der Verwaltungsbehörde und den zwischengeschalteten Stellen von der Leitung der Verwaltungsbehörde durch Zurverfügungstellung von Austauschblättern schriftlich zur Kenntnis gebracht. Zur Gesamtkoordinierung und zum gegenseitigen Informationsaustausch der am Programm Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung beteiligten Akteure ist der bei der Österreichischen Raumordnungskonferenz (ÖROK) angesiedelte Unterausschuss Regionalwirtschaft eingesetzt. In ihm werden unter Beteiligung für die EU- Regionalpolitik verantwortlicher Akteure des Bundes, der Länder, des Städte- und Gemeindebundes sowie der Wirtschaft- und Sozialpartner relevante Themen und Fragestellungen für die Abwicklung der Programmperiode diskutiert und abgestimmt. Zusätzlich zu diesem Gremien befasst sich die Arbeitsgruppe Verwaltungsbehörden, bestehend aus Vertretern der Verwaltungsbehörden, Zahl- und Monitoringstellen, den für die Finanzkontrolle zuständigen Stellen sowie der ÖROK-Geschäftsstelle, mit abwicklungs- und verwaltungstechnischen Fragen im Zusammenhang mit der Programmumsetzung. Wichtige Ergebnisse werden dabei in jederzeit und jeder der beteiligten Stellen zur Verfügung stehenden Protokollen festgehalten. Daneben enthält auch noch die Geschäftsordnung für den Begleitausschuss weitere Vorgaben. Verfahren für die zwischengeschalteten Stellen sind unter Kapitel A-F geregelt. 4 Die Buchstaben A bis F bezeichnen die verschiedenen verantwortlichen Förderstellen (VIa, FFG, KPC, ERP, AWS, ÖHT) Seite

22 Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben und die Gewährleistung ihrer Vereinbarkeit mit den geltenden gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Rechtsvorschriften während des gesamten Durchführungszeitraums (Artikel 60 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006)? Aus Tabelle 1 ist ersichtlich, dass die Beschreibung der Verfahren gemäß Art. 60 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 Aufgabe der zwischengeschalteten Stellen ist. Die entsprechenden Abläufe sind in Kapitel A-F beschrieben. Die Auswahl und Genehmigung der Projekte im Rahmen der Prioritätsachse 3 Technische Hilfe erfolgt durch die Verwaltungsbehörde entsprechend der nachfolgend beschriebenen Verfahren: Antragsverfahren Aufgrund der spezifischen Projektart kommt im Rahmen der Technischen Hilfe kein standardisierter Antrag zur Anwendung. Bei Eigenprojekten der Abteilung PrsE, in denen die Abteilung selbst Begünstigter ist, ist keine formale Antragstellung vorgesehen. Für Projekte, bei denen der Begünstige nicht die Abteilung PrsE selbst ist, ist vom Projektträger ein formloser Antrag zu stellen. Der Inhalt des Antrages orientiert sich, soweit zutreffend, an Artikel 18 der nationalen Förderfähigkeitsregeln. Projektauswahlverfahren Die formlosen Anträge und Unterlagen der Eigenprojekte (zb Aufträge im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, Auftrag an ERP-Fonds als Monitoringstelle, Auftrag an ÖROK betreffend Übernahme Sekretariatsfunktion) werden von der Verwaltungsbehörde hinsichtlich der Übereinstimmung mit den im Programm und im Programmumsetzungshandbuch festgelegten inhaltlichen und formalen Kriterien der Technischen Hilfe beurteilt. Die Prüfung der Einhaltung der Regelungen betreffend das öffentliche Auftragswesen, staatliche Beihilfen, Chancengleichheit und Nachhaltigkeit erfolgt entsprechend einer Checkliste (Referenzdokument 13 Checkliste für die Beurteilung von Projekten der Priorität 3 Technische Hilfe ). Das Ergebnis der Prüfung wird im Sachverhalt zum (internen) Genehmigungsakt festgehalten. 5 Die Buchstaben A bis F bezeichnen die verschiedenen verantwortlichen Förderstellen (VIa, FFG, KPC, ERP, AWS, ÖHT) Seite

23 Projektgenehmigungsverfahren Die Genehmigung der EFRE-Kofinanzierung wird von der Verwaltungsbehörde vorbereitet. Bei einer Förderzusage werden, soweit zutreffend, die Formvorschriften für Kofinanzierungsverträge gemäß Artikel 18 der nationalen Förderfähigkeitsregeln beachtet und der Anhang 1: Allgemeine Verpflichtungen der Empfänger von Strukturfondsmitteln in Österreich als Vertragsbestandteil angeschlossen. Je nach Projektart und der landesinternen Unterschriftsregelungen erfolgt die Zusage (Auftragsvergabe) durch Unterfertigung durch die Person, die in der Abteilung PrsE die Leitung der Verwaltungsbehörde des Programms wahrnimmt, durch die Abteilungsleitung der Abteilung PrsE und sofern die internen Genehmigungsgrenzen (vgl nachfolgend die Regelungen der Geschäftsordnung der Landesregierung) überschritten werden - durch vorhergehenden Beschluss der Landesregierung. Gemäß Geschäftsordnung der Landesregierung (Verordnung der Landesregierung über die Geschäftsordnung der Landesregierung), LGBl.Nr. 3/1985 i.d.f. LGBl.Nr. 55/2003, ist die Bewilligung von Ausgaben, soweit sie im Einzelfallen den Betrag von Euro übersteigen und eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung hiezu nicht besteht, der kollegialen Beschlussfassung durch die Landesregierung (Regierungssitzung) vorbehalten. Bei wiederkehrenden Leistungen an den gleichen Empfänger ist die Bewilligung auch dann erforderlich, wenn sie zwar nicht im Einzelfalle, jedoch in ihrer Gesamtheit den Betrag von Euro im Jahr übersteigt ( 3 Abs. 1, Anlage Z. 34 GO der Landesregierung i.d.g.f.). Meldung der Genehmigung an das Monitoring Nach Genehmigung meldet der Verwaltungsexperte A alle vereinbarten Informationen an das zentrale, fondsspezifische EFRE-Monitoringsystem (ATMOS) auf Basis von standardisierten Meldebögen Überprüfung der Vorhaben (Artikel 60 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates) Aus Tabelle 1 ist ersichtlich, dass die Beschreibung der Verfahren gemäß Art 60 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 Aufgabe der zwischengeschalteten Stellen ist. Details dazu sind in Kapitel A-F dargestellt. 6 Die Buchstaben A bis F bezeichnen die verschiedenen verantwortlichen Förderstellen (VIa, FFG, KPC, ERP, AWS, ÖHT) Seite

24 Die Prüfung der Abrechnung der Projekte im Rahmen der Prioritätsachse 3 Technische Hilfe erfolgt durch die Abteilung IIIc Gebarungskontrolle des Amtes der Vorarlberger Landesregierung (siehe Referenzdokumente 14a, 14b und 14c, Organigramm der Abteilung IIIc Gebarungskontrolle und Stellenbeschreibungen Abteilungsvorstand IIIc und Verwaltungsexperte Revision) entsprechend dem nachfolgend beschriebenen Verfahren: Die Dokumentation der Projektabrechnung erfolgt durch die Verwaltungsbehörde anhand einer Belegsaufstellung (Referenzdokument 15 Rechnungsaufstellung für die Priorität 3 Technische Hilfe ). Abhängig von der Art des Projektes werden bei Eigenprojekten die internen Unterlagen hinsichtlich EFRE-Kofinanzierung geprüft, bei externen Projekten hat der Projektträger (wenn für die Art des Projektes zutreffend) die Originalrechnungen und die für den Nachweis der Zahlungsflüsse entsprechenden Belegen (Zahlungsbelege, Kontoauszüge, etc) mit einer entsprechenden Belegsauflistung vorzulegen. Die Prüfung der Abrechnung und die Dokumentation des Ergebnisses erfolgt für jede Zwischen- und Endabrechnung, soweit zutreffend, entsprechend den Formvorschriften für Abrechnung und deren Überprüfung gemäß Art. 19 der nationalen Förderfähigkeitsregeln. Dabei wird zur Verhinderung von Doppelförderungen nach Art. 13 Abs 2 der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 die Entwertung der Originalbelege vorgenommen. Die Abteilung IIIc Gebarungskontrolle überprüft die abgerechneten Projekte auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit an Hand einer Checkliste (Referenzdokument 16 Checkliste für die Abrechnung von Projekten der Priorität 3 Technische Hilfe ) und erstellt einen Prüfbericht. Die Auszahlung von EFRE-Mitteln durch die Verwaltungsbehörde erfolgt grundsätzlich nur nach vorhergehender Prüfung sämtlicher Originalbelege durch die Abteilung IIIc Gebarungskontrolle. Vor-Ort-Prüfungen werden im Rahmen der Technischen Hilfe aufgrund der Art der Projekte nicht durchgeführt. Die Erbringung der Leistung wird anhand entsprechend dokumentierter Unterlagen überprüft. Siehe Referenzdokumente 15 Rechnungsaufstellung für die Priorität 3 Technische Hilfe und 16 Checkliste für die Abrechnung von Projekten der Priorität 3 Technische Hilfe. Seite

25 Bearbeitung von Erstattungsanträgen Aus Tabelle 1 ist ersichtlich, dass die Beschreibung der Verfahren gemäß Art. 60 Buchstabe c der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 Aufgabe der zwischengeschalteten Stellen ist. Details dazu sind daher in Kapitel A-F zu finden. Die Bearbeitung der Erstattungsanträge im Rahmen der Prioritätsachse 3 Technische Hilfe erfolgt durch die Verwaltungsbehörde entsprechend der nachfolgend beschriebenen Verfahren: Nach Prüfung der Projektabrechnung durch die Abteilung IIIc Gebarungskontrolle und der Projektdurchführung durch die Verwaltungsbehörde übermittelt die Verwaltungsbehörde die entsprechenden Abrechnungsdaten an das zentrale EFRE-Monitoringsystem (ATMOS). Auf Basis der im zentralen Monitoring freigegeben zertifizierten Ausgaben erstellt die Verwaltungsbehörde die Auszahlungsanweisung. Die Auszahlungsanweisung wird von der Abteilungsleitung der Abteilung PrsE unterfertigt und anschließend von der Verwaltungsbehörde an die EFRE-Zahlstelle übermittelt. Die EFRE-Zahlstelle zahlt auf Basis dieser Anweisung die EFRE-Mittel an die Abteilung PrsE Europaangelegenheiten und Außenbeziehungen (als Verwaltungsbehörde für aus nationalen Mitteln vorfinanzierte Projekte) bzw. an den Projektträger (externe Projekte) aus. Die EFRE-Zahlstelle verbucht die Auszahlung der EFRE-Mittel durch Eingabe des Valutadatums. Vgl Referenzdokument XY (Zahlungsanweisung) der EFRE-Zahlstelle. Der gesamte Projektzyklus, der von der Verwaltungsbehörde selbst genehmigten und abgewickelten sowie von der Abteilung IIIc Gebarungskontrolle geprüften und kontrollierten Projekte, ist in einem Prüfpfad dargestellt (vgl Referenzdokument 17). Siehe Referenzdokument 17 Abwicklung der Projekte im Rahmen der Priorität 3 Technische Hilfe (Prüfpfad) Wie gibt die Verwaltungsbehörde Informationen an die Bescheinigungsbehörde weiter? Durch das zentrale, gemeinsame EFRE-Monitoring auf Einzelprojektebene, angesiedelt beim ERP-Fonds als zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde, erfolgt die Weitergabe aller notwendigen Daten an die Bescheinigungsbehörde direkt von der 7 Die Buchstaben A bis F bezeichnen die verschiedenen verantwortlichen Förderstellen (VIa, FFG, KPC, ERP, AWS, ÖHT) Seite