Auditprotokoll prozessorientiert Audit-Nr.: 01/2017

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1 Auditprotokoll prozessorientiert Audit-Nr.: 01/2017 Auditierte Organisation: Anschrift: Mustermann GmbH Musterhausen Auditdatum: Auditart: Internes Systemaudit nach DIN EN ISO 9001 Anlass des Audits: Geplantes Audit gemäß internem Auditprogramm Auditgrundlagen: 1. ISO Management-Handbuch 3. Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen 4. aktuelle interne organisatorische Regelungen 5. gesetzliche und behördliche Anforderungen 6. Auditprogramm Schichtzeiten: - Auditauftraggeber: Auditleiter: Geschäftsleitung Max Mustermann Auditor: - Auditsprache: Auditziele: Auditbericht erstellt von: deutsch 1. Ermitteln von Verbesserungspotential 2. Überprüfung von Effektivität und Effizienz der auditierten Prozesse 3. Überprüfung, ob die in der zugrunde liegenden Norm gestellten Anforderungen an das Managementsystem erfüllt werden Max Mustermann Auditbericht erstellt am: Verteiler Auditbericht: Geschäftsleitung, Auditor

2 Auditierte Prozesse Kapitel ISO 9001:2015 Auditiert Bewertung 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien 4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems 4.4 Qualitätsmanagement und seine Prozesse 5.1 Führung und Verpflichtung 5.2 Politik 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen 6.2 Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung 6.3 Planung von Änderungen 7.1 Ressourcen 7.2 Kompetenz 7.3 Bewusstsein 7.4 Kommunikation 7.5 Dokumentierte Information 8.1 Betriebliche Planung und Steuerung 8.2 Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen 8.3 Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen (Konstruktionsprozess) 8.4 Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen 8.5 Produktion und Dienstleistungserbringung 8.6 Freigabe von Produkten und Dienstleistungen 8.7 Steuerung nichtkonformer Ergebnisse 9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung 9.2 Internes Audit 9.3 Managementbewertung 10.1 Verbesserung Allgemeines 10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen 10.3 Fortlaufende Verbesserung auditiert: = Auditierte Abschnitte der Norm; Bewertung: 1 = erfüllt; 2 = grundsätzlich erfüllt / Verbesserungspotenzial; 3 = nicht erfüllt / Nonkonformität ; - = nicht zutreffend / ausgeschlossen Datei-Bez.: Auditprotokoll prozessorientiert Freigabe-Name: Max Mustermann Ausgabe-Datum: Seite: 2 von 5

3 Auditierter Prozess: Kompetenz Blatt-Nr.: 1 Prozesseigner/ Ansprechpartner: Max Muster Prozess festgelegt: ja nein Mit welchen materiellen Ressourcen wird der Prozess realisiert? (Ausrüstungen, Einrichtung, Software, Hardware, unterstützende Prozesse) MS Office, Schulungsräume Welches personellen Ressourcen werden im Prozess eingesetzt? (Bildung, Wissen, Fähigkeiten, Ausbildung und Erfahrung) Fachorientierte Schulungen, Vorschlagswesen, MA Personalwesen Was löst den Prozess aus? Was sollen wir erhalten? (Kundenanforderungen) (Input) Anforderungsprofil, Arbeitsvertrag, Qualifikationsmatrix Was ist das Ergebnis des Prozesses? Was sollen wir liefern? (Anforderungserfüllung) (Output) Schulungsprogramm, Schulungsnachweise, Einarbeitungsplan, Qualifizierte Mitarbeiter Mit welchen Leistungsindikatoren erfolgt die Prozessüberwachung? (Messungen, Kennzahlen, Trends, Maßnahmenpläne) Weiterbildungskosten je Mitarbeiter pro Jahr, Durchschnittliche Fortbildungskosten pro Fortbildung Welche Dokumente sind relevant? (Verfahren, Anweisungen, Methoden, Formulare) Prozessbeschreibung PB-002 Personalmanagement, Excel-Sheet Fortbildungsbedarfsplanung, Datei-Bez.: Auditprotokoll prozessorientiert Freigabe-Name: Max Mustermann Ausgabe-Datum: Seite: 3 von 5

4 Auditierter Prozess: Kompetenz Blatt-Nr.: 2 Welche Stärken hat der Prozess? 1. Es existiert ein internes umfangreiches Schulungsangebot. 2. Das System zur Überwachung der durchgeführten Schulungen mit anschließender Wirksamkeitsprüfung ist sehr gut. Welches Verbesserungspotential ist vorhanden? 1. Der Nachweis der Wirksamkeitsschulungen sollte durchgängig dokumentiert werden. Welche Prozessrisiken sind erkennbar? 1. Immer seltener die passenden Mitarbeiter zu finden. 2. Schlüsselkräfte zu verlieren, kein passender Ersatz. Abweichungen: Keine Datei-Bez.: Auditprotokoll prozessorientiert Freigabe-Name: Max Mustermann Ausgabe-Datum: Seite: 4 von 5

5 Hinweise zur Nutzung: Zur eindeutigen Zuordnung ist es vorgesehen die einzelnen Auditprotokollblätter mit dem Prozessnamen zu beschriften und durchzunummerieren (siehe Blatt-Nr.). Auditdurchführung: In den im Auditplan aufgeführten Fachbereichen wurden stichprobenartig die dort anwendbaren Elemente der Norm überprüft. Die Summe der im Rahmen des Audits festgestellten Abweichungen von den zu Grunde liegenden Anforderungen repräsentiert daher nicht notwendigerweise alle vorhandenen Abweichungen des auditierten QM-Systems von den vorgegebenen Anforderungen. Stärken, Verbesserungspotentiale, Prozessrisiken und Abweichungen: Für die Abweichungen sind durch den Prozessverantwortlichen kurzfristig Ursachenanalysen durchzuführen und Korrekturmaßnahmen festzulegen und in der Maßnahmenliste zu dokumentieren. Bei den genannten Verbesserungspotentialen sind die Normenforderungen erfüllt. Sie dienen zur fortlaufenden Verbesserung des Systems. Die Verbesserungspotentiale sind in einer Maßnahmenliste aufzunehmen und durch das Unternehmen zu bewerten. Die Prozessrisiken sind durch geeignete Maßnahmen zu minimieren. Stärken Schwächen Verbesserungs potential Prozessrisiken Abweichungen Änderungen seit dem letzten Audit: Innerhalb der Organisation, Verantwortlichkeiten, Kundenforderungen sowie gesetzlichen Forderungen hat es keine wesentlichen Veränderungen zum Vorjahr gegeben. Abschlussbesprechung: Eine Abschlussbesprechung wurde durchgeführt. Die Auditergebnisse wurden vorgestellt, erläutert und soweit erforderlich diskutiert. Verbesserungen wurden, soweit erforderlich, mit den jeweils Verantwortlichen vereinbart. Zusammenfassung: Der Auditor bedankt sich bei allen Auditbeteiligten noch einmal für die offene Atmosphäre und die konstruktive Zusammenarbeit während des Audits. Die zertifizierungsrelevanten Feststellungen (Abweichungen) sind als Reklamation gegen das Managementsystem zu betrachten und deswegen zeitnah, d. h. ohne ungerechtfertigte Verzögerung zu schließen. Für das Schließen ist eine Ursachenanalyse notwendig und basierend auf dem Ergebnis der Ursachenanalyse die Festlegung von Verbesserungen zur Behebung des Einzelfalls und wann immer möglich, zur Verbesserung der organisatorischen Regelungen des Managementsystems, um auch ähnlichen Fällen vorzubeugen. Vertraulichkeitserklärung: Der Inhalt dieses Berichts und alle im Zusammenhang des Audits erhaltenen Informationen über das auditierte Unternehmen werden von den Mitgliedern des Auditteams vertraulich behandelt. Die Richtigkeit der Angaben des Auditberichtes wird hiermit bestätigt: Musterhausen, Geschäftsleitung Max Mustermann, leitender Auditor Datei-Bez.: Auditprotokoll prozessorientiert Freigabe-Name: Max Mustermann Ausgabe-Datum: Seite: 5 von 5