Erfolgreiches Stakeholdermanagement. Umfeld. Forum Marktplatz Kommune 2016, Halle 7/D68 Dienstag, 15. März 2016 Anna Faoro, E-Government Schweiz
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1 Erfolgreiches Stakeholdermanagement im föderalen Umfeld Forum Marktplatz Kommune 2016, Halle 7/D68 Dienstag, 15. März 2016 Anna Faoro, E-Government Schweiz
2 Zur Referentin Anna Faoro Verantwortlich für die Kommunikation bei der Geschäftsstelle E-Government Schweiz
3 E-Government Schweiz Koordination der Strategieumsetzung
4 Stakeholdermanagement im Projekt «E-Government Schweiz ab 2016» 1. Ausgangslage Überprüfung der E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz seit Rahmenbedingungen und Herausforderungen Viele Anspruchsgruppen, viele Ansprüche. 3. Vorgehen Enger Einbezug der Anspruchsgruppen in das Projekt. 4. Bilanz Vorteile und Nachteile des umgesetzten Stakeholdermanagements.
5 Projekt E-Government Schweiz ab 2016 Ausgangslage Bundesrätliche E-Government-Strategie Schweiz von 2007 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit ( , ) 8 Jahre E-Government-Zusammenarbeit Gemeinsame Organisation und Steuerung Gemeinsames Projektportfolio Gemeinsame Anschubfinanzierung
6 Projekt E-Government Schweiz ab 2016 Ausgangslage November 2013: Auftrag des tripartiten Steuerungsausschusses zur umfassenden Überprüfung der E-Government-Zusammenarbeit zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden seit 2008: Analyse der bisherigen Zusammenarbeit Entwurf von Szenarien für die kommende Zusammenarbeit Überarbeitung der Grundlagen für die E-Government-Zusammenarbeit Verabschiedung der angepassten Grundlagen
7 Rahmenbedingungen & Herausforderungen 26 Kantone 2350 Gemeinden
8 Rahmenbedingungen & Herausforderungen 26 Kantone 2350 Gemeinden Subsidiaritätsprinzip Hohe Autonomie 4 Sprachregionen
9 Rahmenbedingungen & Herausforderungen 26 Kantone 2350 Gemeinden Subsidiaritätsprinzip Hohe Autonomie 4 Sprachregionen Varianz bzgl. Grösse 1'463'459 EW '036 EW
10 Rahmenbedingungen & Herausforderungen
11 Rahmenbedingungen & Herausforderungen Vereine Z.B. Verein ech zuständig für die Standardisierung im E-Government
12 Rahmenbedingungen & Herausforderungen Grosse Anzahl an Anspruchsgruppen Bundesstellen Kantone Gemeinden Verbände & Vereine
13 Rahmenbedingungen & Herausforderungen Grosse Anzahl an Anspruchsgruppen Bundesstellen Kantone Gemeinden Verbände & Vereine
14 Vorgehen Stakeholderanalyse Träger und Partner (unterzeichnungsberechtigt) Bundesrat Konferenz der Kantonsregierungen (KdK) Vorstände des Städte- und des Gemeindeverbandes Beeinflusser Ämter und Departemente der Bundesverwaltung Kantonale E-Government-Fachstellen, Konferenzen (SSK, FDK), Sekretariat der KdK Geschäftsstelle SSV, SGV, kommunale Verbände Betroffene Verein ech Schweizerische Informatikkonferenz Geschäftsstelle ch.ch (Schweizer Behördenportal) Frühere Federführende Organisationen Weitere Wirtschafts- und IT-Branchenverbände Universitäten und Fachhochschulen Politische Gruppierungen (Lobby-Gruppen)
15 Phase 3 Phase 2 Phase 1 Vorgehen Phasen des Stakeholdermanagements Analyse der bisherigen Zusammenarbeit; Entwurf von Szenarien für die kommende Zusammenarbeit Einbezug aller Anspruchsgruppen Überarbeitung der Grundlagen für die E-Government-Zusammenarbeit Einbezug der wichtigsten Anspruchsgruppen Prozess zur Verabschiedung der angepassten Grundlagen Einbezug erfolgskritischer Anspruchsgruppen
16 Vorgehen Phase 1: Einbezug aller Stakeholder Analyse und Entwurf: Breiter Einbezug aller Stakeholder. 01/2014 Online-Umfrage: Stärken und Schwächen der bisherigen Zusammenarbeit 03/2014 Workshop: Aufgabenfelder und Visionen der involvierten Organisationen, Thesendiskussion (Situationsanalyse) 04/2014 Interviews: Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken der Zusammenarbeit 05/2014 Workshop: Ausarbeitung strategischer Ziele und Umsetzungsszenarien 07-08/2014 Anhörung: Beurteilung strategischer Elemente und Szenarien
17 Vorgehen Phase 2: Einbezug der Wichtigsten Überarbeitung der Grundlagen: Der Steuerungsausschuss setzt eine Arbeitsgruppe aus je drei E-Government-Fachleuten aller Staatsebenen als erweitertes Projektteam ein. Monatliche Sitzungen für die weiteren Arbeiten: /2014: Analyse der Ergebnisse der Anhörung bei den Fachstellen 11/ /2015: Überarbeitung der Strategie und der Rahmenvereinbarung auf Basis der Anhörungsergebnisse sowie Konzeption eines neuen Umsetzungsinstruments «Schwerpunktplan» 03/ /2015: Definition Schwerpunktplan
18 Vorgehen Phase 3: Einbezug der Erfolgskritischen Verabschiedung der neuen Grundlagen: Der Steuerungsausschuss eröffnet Anfang 2015 die Konsultation zu Strategie, Rahmenvereinbarung und Umsetzungskonzept. Persönliche Kommunikation: Sitzungen, Referate Träger und Partner: Bund, Kantone, Gemeinden (Generalsekretariate der Departemente, Staatsschreiberkonferenz, Finanzdirektorenkonferenz, Vorstände Städte- und Gemeindeverband) Beeinflusser: Kantonale E-Government-Fachstellen, Kommunale Vereinigungen (IG ICT ZH, TG) Betroffene: Vorstand Verein ech, Vorstand SIK, Leitung ch.ch
19 Bilanz Unzählige Workshops, Anhörungen, Berichte, Auftritte und auch einige Apéros später...
20 Bilanz Erfolgreicher Projektabschluss Verabschiedung der Grundlagen für die E-Government- Zusammenarbeit
21 Bilanz Stakeholdermanagement Sehr aufwändiger und zeitintensiver Prozess über 2 Jahre Aufwändige Vorarbeiten mit allen Akteuren: eigentliche Überarbeitung der Grundlagen erst ab 11/2014 Ressourcen der Geschäftsstelle (fast) vollständig durch das Projekt absorbiert (Vakanz in der Leitung ab 02/2015) Eingesetzte Ressourcen im Missverhältnis zur erreichten Finanzierung für die zukünftige Zusammenarbeit (CHF 5 Mio. pro Jahr)
22 Bilanz Stakeholdermanagement + Iteratives Vorgehen: breitgefächerter Input und schrittweise Verarbeitung der Eingaben + Verpflichtung aller föderalen Ebenen zur operativen Mitwirkung und Einsatz der Vertreter als Botschafter: hohe Akzeptanz der Änderungen + Persönliche Kommunikation: Überzeugung der Beeinflusser + Stärkung des Vertrauens in die gemeinsame Organisation E-Government Schweiz + Zusammenrücken der Betroffenen und Motivation für die weitere Zusammenarbeit im Rahmen der neuen Organisation
23 Bilanz Stakeholdermanagement Der frühe Einbezug der wichtigsten Stakeholder war entscheidend für den erfolgreichen Projektverlauf und für die Akzeptanz der heutigen Organisation E-Government Schweiz.
24 Vergleichende Studie zu den Wirkungen von E-Government Beurteilung der interföderalen Zusammenarbeit aus Sicht der Behörden: Präsentation und Publikation der Studie am , , Forum Public Sector Parc, Stand-Nr. E13 Prof. Dr. Andreas Spichiger, Leiter Institut E-Government Forschung und Dienstleistung, Berner Fachhochschule Prof. Dr. Jürgen Stember, Dekan der Hochschule Harz Dipl.-Inform. Andreas Schulz-Dieterich, Senior Consultant, Materna GmbH
25 Fragen? Weiterführende Informationen: Faktenblätter
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