Facility Management. Kapitel 1. Kapitel 2

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1 Facility Management Kapitel 1 Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale Kapitel 2 Computerunterstützung CAFM Zusammenhang FM und CAFM IT-Funktionen im FM CAFM-Anwendungsbereiche Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld CAFM-Systemansätze Anforderungen an CAFM-Systeme Marktübersicht CAFM- Systeme Vorstellung einiger CAFM-Systeme CAFM mit ERP-Systemen Kosten und Nutzen CAFM-Einführung Datenakquisition Theorie Marktübersicht

2 Facility Management Kapitel 3 Systemeinführung Einführungskonzept Motivation und Ausgangslage Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme Konzept für das CAFM Installation, Einrichtung und Schulung Datenaufnahme und Dateneingabe Anwendungen des Systems Ausweitung des Systems Kapitel 4 Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Umweltmanagement Fabrikplanung Instandhaltung Kabel- und Netzwerkmanagement Abfallmanagement Arbeitsschutz Energiemanagement Computer Integrated Buildings Immobilien- und Dienstleistungscontrolling mysap ERP und FM Erfahrungsbericht Praxis

3 Jens Nävy Facility Management

4 Jens Nävy Facility Management Grundlagen Computerunterstützung Systemeinführung Anwendungsbeispiele 4., aktualisierte und ergänzte Auflage Mit 132 Abbildungen und 44 Tabellen 1 23

5 Dipl.-Wirt.-Ing. Dipl.-Ing. Jens Nävy CAFM-Consultant Kottendorfer Str Solingen Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Berlin Heidelberg New York ISBN Berlin Heidelberg New York Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Springer ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media springer.de Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2006 Printed in Germany Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Sollte in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z. B. DIN, VDI, VDE) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert worden sein, so kann der Verlag keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität übernehmen. Es empfiehlt sich, gegebenenfalls für die eigenen Arbeiten die vollständigen Vorschriften oder Richtlinien in der jeweils gültigen Fassung hinzuzuziehen. Satz: medionet AG, Berlin Umschlaggestaltung: deblik, Berlin Gedruckt auf säurefreiem Papier 68/3020/m

6 Vorwort zur 4. Auflage Die Entwicklung und Etablierung der Managementrichtung Facility Management in Deutschland, sowie die große Resonanz auf die ersten Auflagen dieses Buches haben die 4. Auflage erforderlich gemacht. Das Buch hat sich mit seinem Focus auf die Informationstechnologie im Facility Management etabliert. Der Bereich Computer Aided Facility Management (CAFM) ist auch in der Neuauflage das zentrale Thema und hat neben einer Überarbeitung eine umfangreiche Ergänzung erfahren. Schwerpunkte dabei sind eine neue Marktübersicht der CAFM-Systeme, welche erstmals einen Überblick über die Positionierung im Markt ermöglicht (CAFM-Portfolio). Hiermit wurde der turbulenten Entwicklung des CAFM-Marktes Anfang des neuen Jahrtausends Rechnung getragen. Weitere Schwerpunkte der neuen Auflage sind u.a. das Vorgehensmodell zur CAFM-Einführung, die detaillierte Betrachtung der Einführungskosten mit den verbundenen Nutzenpotentialen und die Lösungsszenarien von ERP-Systemen im FM. Im Bereich der Anwendungsbeispiele sind die Themen Abfallmanagement und Computer Integrated Building als Teil des Life Cycle Management von Gebäuden hinzugekommen. Das Immobilien- und Dienstleistungscontrolling mit den Schwerpunkten Benchmarking und Performance-Kennzahlen, sowie die Neuerungen von mysap ERP verbunden mit dem Paradigmenwechsel zur Serviceorientierten Architektur, sind intensiv überarbeitet worden. Die Grundkonzeption in seiner klaren Struktur mit 4 Kapiteln hat sich bewährt. Die 4. Auflage enthält in allen Bereichen zahlreiche textliche und grafische Änderungen, um den aktuellen Entwicklungstendenzen Rechnung zu tragen. Solingen, im Frühjahr 2006 Jens Nävy

7 Geleitwort zur 1. Auflage Facility Management (FM) versteht sich als strategische Management-Disziplin, die die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um Gebäude und ihre Anlagen und Einrichtungen (Facilities) unter besonderer Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Umfeld der Nutzer umfaßt. Es geht hierbei nicht allein um kurzfristige Kostenreduzierung, sondern um die Schaffung günstiger Voraussetzungen für erforderliche Innovationen. Hierbei spielt die Gestaltung des Arbeitsplatzes als individueller Lebensraum eine wichtige Rolle. Das FM-Konzept reicht von der Planung über die Errichtung, Bewirtschaftung, (Um-) Nutzung bis hin zum Abriß und verlangt eine ganzheitliche Sichtweise, die über die des Planers, Haustechnikers oder Verwalters weit hinausgeht. Damit verbunden ist die Herausbildung eines neuen Berufsbildes und neuer komplexer Dienstleistungen ebenso wie die Entwicklung und Vermarktung neuartiger informationstechnischer Systeme, die den Facility Manager bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützen. Noch vor wenigen Jahren war Facility Management in Deutschland nur wenigen Experten vertraut. Diese Situation hat sich grundlegend geändert. Inzwischen haben innovative Unternehmen und erste öffentliche Einrichtungen Facility Management gleichberechtigt neben anderen Management-Methoden etabliert und können auf beachtliche Erfolge verweisen. Berufsverbände, Fachzeitschriften, Tagungen und Messen haben viel dazu beigetragen, die Chancen und Herausforderungen des Facility Management zu propagieren. Einige Bildungseinrichtungen und Hochschulen bieten erste Aus- und Weiterbildungen an. Mit positiven Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt ist zu rechnen. Aber immer noch besteht ein großes Informationsdefizit. Dies erstreckt sich von der Begriffsbildung, den Aufgaben und Zielen, Kosten/Nutzen-Analysen über Einführungsstrategien bis hin zu rechnergestützten Werkzeugen und der breiten Palette von FM-Dienstleistungen. Aufgrund der Komplexität und ungenügender Erfahrung fällt es vielen Unternehmen schwer, Facility Management innerhalb eines klaren Stufenkonzepts erfolgreich einzuführen. Oft werden die Aufwände für Ist-Analysen oder Soll-Konzepte unterschätzt. Veränderungen in den

8 VIII Geleitwort zur 1. Auflage Informationsflüssen und Geschäftsprozessen (Reengineering) können erforderlich werden, wofür die Unterstützung der Unternehmensleitung unabdingbar ist. Hohen Erwartungen beim Nutzen stehen oftmals nicht ausreichend fundierte Kostenschätzungen gegenüber. Als problematisch erweist sich häufig die Bewertung und Auswahl eines rechnergestützten Facility-Management-(CAFM-) Systems für den jeweiligen Aufgabenbereich. Unterschätzt wird mitunter auch der Aufwand für die Bestandsdatenerfassung, die jedoch Voraussetzung für den Aufbau einer CAFM-Lösung ist. Während sich verschiedene Publikationen mit dem generellen Anliegen und den Möglichkeiten des Facility Management auseinandersetzen, gibt es großen Nachholbedarf bei praxisorientierten Darstellungen, die konkrete Fallbeispiele von der Idee bis hin zur Einführung und Nutzung vorstellen und auswerten. Hier setzt das vorliegende Buch ein. Es behandelt einerseits Grundlagenaspekte des Facility Management und ist andererseits eine Orientierungshilfe bei der Einführung und Nutzung von FM. Hervorzuheben ist die grundlegende Beschreibung des Computer Aided Facility Management und ein aktueller Überblick über ausgewählte CAFM-Systeme. Von besonderem Wert für den an FM Interessierten ist die detaillierte Beschreibung der CAFM-Einführung von der Idee bis zur Anwendung bei einem deutschen Industrieunternehmen. Die abschließende Zusammenstellung von praktischen Anwendungen in unterschiedlichen FM-Teilbereichen wie Gebäude-, Umwelt- und Instandhaltungsmanagement oder auch bei der Datenerfassung und dem Arbeitsschutz vermittelt einen guten Einblick in die Vielfalt von FM, in die Leistungsfähigkeit von CAFM-Systemen und in die hohen Nutzenspotentiale für die Anwender. Es ist zu hoffen und zu wünschen, daß dieses Buch einen Beitrag zu mehr Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit sowohl unserer Industrie- und Dienstleistungsunternehmen als auch unserer öffentlichen Einrichtungen zu leisten vermag. Prof. Dr. Michael May Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Berlin im November 1997

9 Inhaltverzeichnis 1 Grundlagen Orientierung Interpretationen Facility Management und Architektur Facility Management und Gebäudemanagement Facility Management Immobilienmanagement Facility Management und Industrial Facility Management Ganzheitlichkeit Objekte Abteilungen Prozesse Lebenszyklus Veränderungsprozesse Neuplanungsphase Realisierungsphase Betriebsphase Rückbauphase Transparenz Entwicklung Historisch Entstehungsgründe Lehre und Forschung Berufsbild Facility Manager Organisatorische Stellung Zukünftige Entwicklungen/Trends Nutzenpotentiale Quantifizierbare und nicht quantifizierbare Nutzenpotentiale Systematik und Informationsquellen Beispiele von realisierten Nutzenpotentialen Computerunterstützung Computer Aided Facility Management Zusammenhang zwischen FM und CAFM IT-Funktionen im Facility Management

10 X Inhaltsverzeichnis IT-Funktionen im Bereich Gebäudeplanung IT-Funktionen im Bereich Flächenmanagement IT-Funktionen im Bereich Kaufmännisches Gebäudemanagement IT-Funktionen im Bereich Technisches Gebäudemanagement IT-Funktionen im Bereich FM-Service IT-Funktionen im Bereich Immobilienmanagement Querschnittsfunktionen CAFM-Anwendungsbereiche Integration der Anwendungsbereiche in den FM-Prozessen Verwaltungsorientierte Anwendungen Planungsorientierte Anwendungen Ablauforientierte Anwendungen Auswertungs- und Analyseanwendungen Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld CAFM-Systeme und ERP-Systeme CAFM-Systeme und Bausoftwaresysteme CAFM-Systeme und aktive Systeme CAFM-Systeme und spezielle Softwaresysteme CAFM-Systeme und Bürosysteme Schnittstellen und Middleware CAFM-Systemansätze Anforderungen an CAFM-Systeme Marktübersicht CAFM-Systeme Datenerhebung Analyse der Technologien Analyse der Funktionalitäten Analyse der marktrelevanten Informationen CAFM-Portfolio Vorstellung einiger CAFM-Systeme ALLFA BuiSy FaMe speedikonfm CAFM mit ERP-Systemen Lösungsszenarien ERP und CAFM mysap Microsoft Navision (Dynamics NAV) Kosten und Nutzen von CAFM Kosten

11 Inhaltsverzeichnis XI Nutzen- und Einsparpotentiale CAFM-Einführung Erfolgsfaktoren der Einführung Vorgehensmodell CAFM-Einführung Konzeptionsphase Implementierungsphase Betriebsphase Datenakquisition Bestandsdatenerfassung FM-orientierte Dokumentation Datenmigration Systemeinführung Einführungskonzept Motivation und Ausgangslage Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme Datenstruktur als strategische Basis Konzeption der Facility-Datenbank Datenstruktur und Datenbasis des Bereiches Betrieb-Produktion Anforderungskatalog für das CAFM-System Vorauswahl von drei geeigneten Systemen Präsentation der Systemanbieter Entscheidung für ein CAFM-System Konzept für das CAFM Einführungsstrategie Zeitrahmen Anwenderprofile Positionierung im Unternehmen Hard- / Software-Ausstattung Installation, Einrichtung und Schulung Facility-Management-Kern Modul Objektverwaltung Modul Infrastrukturverwaltung Modul Katasterverwaltung Modul Gebäudeverwaltung Modul Flächenverwaltung Datennavigator Schulungsaufwand Datenaufnahme und Dateneingabe Anwendung des Systems Werkpläne 2D / 3D

12 XII Inhaltsverzeichnis Layoutplanungen Produktion Optimierung des Druckluftnetzes Feuerwehrpläne Aufbau eines Umweltmanagementsystems Ausweitung des Systems Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Konferenzraumverwaltung Schlüsselverwaltung Reinigungsdienste Umzugsmanagement Flächenmanagement Umweltmanagement Aufgaben des betrieblichen Umweltschutzes Umweltbilanz Umweltkennzahlen Umweltaudit Fabrikplanung Aufgaben der Fabrikplanung Sammeln von Planungsgrundlagen Bedarfsplanung Instandhaltung Inspektion Wartung Instandsetzung Instandhaltungsmanagement Kabel- und Netzwerkmanagement Abfallmanagement Grundlagen des Abfallmanagements Rechtliche Erfordernisse Finanzielle Erwägungen Prozess- und Produktoptimierung Arbeits- und Gesundheitsschutz Umweltschutz und Ressourcenschonung CAFM und Abfallmanagement Arbeitsschutz Dokumentationspflichten Kennzeichnungspflichten Unterweisungspflichten Überwachungs- und Kontrollpflichten Gefährdungsanalyse

13 Inhaltsverzeichnis XIII 4.8 Energiemanagement Energiebeschaffung und -entsorgung Verbrauchskontrolle und Maßnahmenplanung Energiebedarfsermittlung Anlagenbetriebsführung Nutzungsoptimierung Computer Integrated Buildings (CIB) Verankern von Facility Management Belangen im Bauen Methode Digitales Bauen Methode RX Immobilien- und Dienstleistungscontrolling Mit Benchmarking zu Führungskennzahlen CREIS-Kennzahlensystem Benchmarking Benchmarking Arten Vorgehensweise Voraussetzungen in Unternehmen Fazit mysap ERP und Facility Management Modellierung von Gebäuden und Bauwerken im mysap ERP FM-Kernprozesse im R/3 -System Workflow- und Dokumentenmanagement System übergreifende Geschäftsprozesse Enterprise Service Architektur Anhang Marktübersicht CAFM-Systeme Abbildungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Literaturverzeichnis Sachverzeichnis Mitautorenverzeichnis