Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version)

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1 Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version) Bereich: Auswertungen Online - Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 3 2. Auswertungen Online aktivieren 4 3. Auswertungen Online im Unternehmens-Portal aufrufen Steuerberater Mandant Navigation 9 4. Bereitstellung der Auswertungen Automatische Bereitstellung Manuelle Bereitstellung Cockpit Allgemein Bereitstellung: Stapeldruck Aufruf COCKPIT Bedienung COCKPIT Freizeichnung Bereitstellung zur Prüfung Benachrichtigung über die Bereitstellung Freizeichnung erteilen bzw. ablehnen Mitteilung über Freizeichnung bzw. Ablehnung Dateitransfer Bereitstellung von Dateien durch den Steuerberater bei Bereitstellung durch den Steuerberater Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten 25

2 7.4. Mitteilung bei Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten Hilfe 26

3 Seite 3 1. Zweck der Anwendung Mit Auswertungen Online (AOL) stellen Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Rechnungs- und Personalwesen und der Steuerberechnung im Agenda Unternehmens-Portal zur Verfügung. Über das Cockpit erhält Ihr Mandant Zugriff auf wichtige, grafisch aufbereitete Kennzahlen aus der Finanzbuchhaltung. Er kann bereitgestellte Jahresabschlüsse und Steuerklärungen prüfen und freizeichnen. Die Funktion»Dateitransfer Online«erlaubt den sicheren Austausch von Dateien zwischen Ihnen und Ihrem Mandanten. Ein automatischer Benachrichtigungsdienst informiert Sie, wenn neue Dateien oder Dokumente bereitgestellt wurden. Auswertungen Online kann am PC oder an mobilen Endgeräten (Tablet, Notebook) mit Internetzugang genutzt werden. Die Daten werden im Agenda-Rechenzentrum in Deutschland gespeichert.

4 Seite 4 2. Auswertungen Online aktivieren Mit welchem Mandanten Sie Auswertungen Online nutzen möchten, entscheiden Sie individuell. Hat Ihr Mandant bereits eine Agenda-Kundennummer, können Sie diese in den Mandanten-Adressdaten eintragen und Auswertungen Online direkt aktivieren:»agenda ARBEITSPLATZ Bestand Mandant bearbeiten Register: Cloud-Anwendungen«. Hat Ihr Mandant noch keine Agenda-Kundennummer, fordern Sie im Register»Cloud-Anwendungen«diese und die Zugangsdaten für das Unternehmens-Portal mit wenigen Klicks an. Anschließend übergeben Sie Ihrem Mandanten sein persönliches Aktivierungsschreiben. Vorgehensweise 1. Option <Auswertungen Online kostenpflichtig aktivieren> aktivieren und auf <Speichern> klicken. 2. Auf <Agenda Kundennummer anfordern> klicken.

5 Seite 5 3. Auf <Weiter> klicken und weiteren Anweisungen folgen. Nachdem alle notwendigen Daten erfasst sind, wird Ihr Auftrag an Agenda übertragen. 4. Auf <Schließen> klicken. 5. Mandanten-Adressdaten mit Klick auf verlassen. Sie erhalten eine mit den weiteren Schritten zur Aktivierung (Betreff:»Aktivierung von Agenda Cloud-Anwendungen«). Diese erhalten Sie spätestens am nächsten Arbeitstag. 6. Nachdem Sie die erhalten haben, können Sie die Aktivierung abschließen:»agenda ARBEITSPLATZ Bestand Mandant bearbeiten Register: Cloud-Anwendungen«.

6 Seite 6 7. Auf <OK> klicken. 8. Login. Hinweis Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei den Agenda Cloud-Anwendungen. 9. Absenderdaten der Kanzlei eingeben und auf <PDF öffnen> klicken. 10. PDF-Dokument ggf. mit Klick auf <Ja> speichern. 11. Aktivierungsschreiben»Zugang zum Unternehmens-Portal«ausdrucken und übergeben. Übergeben Sie Ihrem Mandanten persönlich das Aktivierungsschreiben. Nachdem Ihr Mandant damit seinen Zugang zum Unternehmens-Portal eingerichtet hat, können Sie Auswertungen Online gemeinsam nutzen.

7 Seite 7 3. Auswertungen Online im Unternehmens-Portal aufrufen 3.1. Steuerberater Als Steuerberater haben Sie folgende Möglichkeiten, um Auswertungen Online aufzurufen: Arbeitsplatz Über den Navigationspunkt»Anwendungen & Favoriten«im Arbeitsplatz: Browser agenda-unternehmensportal.de

8 Seite Mandant Der Mandant hat folgende Möglichkeiten, um Auswertungen Online im Unternehmens-Portal zu starten: Browser Über die Erfassung im Browser folgender Internetadresse: agenda-unternehmensportal.de Link in Der Mandant erhält bei der Bereitstellung von Auswertungen, Dokumenten und Dateien eine . Die enthält einen Link, über den er das Unternehmens-Portal direkt aufrufen kann.

9 3.3. Seite 9 Navigation Wählen Sie im linken Navigationsbereich den gewünschten Programmbereich und im rechten Arbeitsbereich die gewünschte Auswertung.

10 Seite Bereitstellung der Auswertungen Sie können Auswertungen aus folgenden Anwendungen automatisch oder manuell bereitstellen: 4.1. Finanzbuchführung (inkl. Jahresabschluss) Lohn- und Gehaltsabrechnung Dokumenten-Management-System Alle Anwendungen der Steuerberechnung Zahlungsverkehr Automatische Bereitstellung 1. Zeitpunktpunkt und Hinweismeldung Bei der automatischen Übergabe der Auswertungen können Sie individuell steuern, wodurch die Übergabe an Auswertungen Online ausgelöst und ob vor der Bereitstellung eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt wird.»arbeitsplatz Optionen Einstellungen AOL«Die Einstellungen sind kanzlei- und mandantenübergreifend.

11 Seite Auswahl von Auswertungen An Auswertungen Online werden immer die im Register»AOL-Auswertungen«aktivierten Auswertungen übergeben:»arbeitsplatz Optionen Einstellungen AOL Register: AOL-Auswertungen«. In diesem Register ist eine Vorbelegung gespeichert. Diese Vorbelegung gilt für jeden Mandanten: Hinweis Eine abweichende Einstellung für einzelne Mandanten speichern Sie in den jeweiligen Mandanten-Adressdaten:»Arbeitsplatz Mandant Mandantendaten Bearbeiten Register: AOL-Auswertungen«. Die abweichende Einstellung gilt dann nur für den ausgewählten Mandanten. 3. zur Information an Mandanten Bei der automatischen Bereitstellung können Sie eine automatische an Ihren Mandanten erzeugen lassen:»arbeitsplatz Optionen Einstellungen AOL Register: AOL-Auswertungen«.

12 4.2. Seite 12 Manuelle Bereitstellung Manuelle Bereitstellung aus FIBU und LOHN»Auswertungen Stapeldruck«.

13 Seite 13 Manuelle Bereitstellung aus FIBU Jahresabschluss»Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV - Überschussrechnung«. Manuelle Bereitstellung aus Dokumenten-Management-System

14 Seite 14 Manuelle Bereitstellung aus den Anwendungen der Steuerberechnung»Drucken Formulardruck«. Manuelle Bereitstellung aus Zahlungsverkehr Im Zahlungsverkehr können Einzelnachweise und Begleitzettel für Auswertungen Online bereitgestellt werden. An folgenden Stellen finden Sie die Schaltflächen für die Bereitstellung: Beim Ausführen von Zahlungen (»Bearbeitung Zahlungen ausführen«) in der Druckvorschau der Einzelnachweise und Begleitzettel. Im Druckfenster der Begleitzettel und Einzelnachweise beim Ausführen von Zahlungen:»Bearbeitung Zahlungen ausführen«. Beim erneuten Druck bzw. -Versand in den Zahlungsläufen:»Bearbeitung Zahlungsläufe«über die Schaltfläche <Begleitzettel/Einzelnachweis drucken>. Die Übergabe an Auswertungen Online erfolgt in der Druckvorschau und im Druckfenster über diese Schaltfläche: Beim nachträglichen Druck in den Zahlungsläufen übergeben Sie die Begleitzettel und Einzelnachweise über diese Schaltflächen:

15 Seite 15 Manuelle Bereitstellung aus der Bildschirmansicht In den Anwendungen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchführung und Anlagenbuchführung kann die Übergabe aus jeder Bildschirmansicht gestartet werden.

16 5. Cockpit 5.1. Allgemein Seite 16 Über das Cockpit werden dem Mandanten wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen grafisch im Unternehmens-Portal dargestellt. Verfügbar sind die Kennzahlen für FIBU-Mandanten mit dem Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Das Cockpit steht automatisch in allen Mandanten zur Verfügung, bei denen Auswertungen Online in den Mandanten-Adressdaten im Register»Cloud-Anwendungen«aktiviert ist.

17 Seite 17»Agenda FIBU Stammdaten Mandanten-Adressdaten«Nutzungsvoraussetzung:»Finanzbuchführung Cockpit«aktiviert. Im Standard sind die hier dargestellten Kennzahlen aktiv:

18 Seite Bereitstellung: Stapeldruck Die Bereitstellung der Daten für das Cockpit erfolgt im Stapeldruck der Finanzbuchführung:»FIBU: Auswertungen Stapeldruck«5.3. Aufruf COCKPIT Das Cockpit wird im Navigationsbereich des Unternehmens-Portal aufgerufen.

19 5.4. Seite 19 Bedienung COCKPIT Mit Klick auf den Balken bzw. die Schaltfläche <Details> öffnet sich die Detailaufstellung der jeweiligen Werte. Mit dem Symbol werden die Werte aus dem aktuellen Jahr und dem Vorjahr in einem Liniendiagramm angezeigt. Über die Schaltflächen <Monat> bzw. <Jahr> können Sie die aktuellen Monats- bzw. die kumulierten Jahreswerte anzeigen. Über die Schaltfläche < > werden die Werte in Euro bzw. über <%> die aktuellen Werte in Prozent zum Vorjahr angezeigt.

20 Seite Freizeichnung Die Freizeichnung steht automatisch bei allen Mandanten zur Verfügung, bei denen Auswertungen Online aktiviert ist Bereitstellung zur Prüfung Im FIBU-Jahresabschluss und in den Steuererklärungen können Jahresabschlüsse bzw. Steuererklärungen über gesonderte Schaltflächen zur Prüfung und Freizeichnung bereitgestellt werden. FIBU-Jahresabschluss»Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GUV - Überschussrechnung«

21 Seite 21 Anwendungen zur Steuerberechnung»Drucken Formulardruck«6.2. Benachrichtigung über die Bereitstellung Bei der Bereitstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen wird automatisch eine an den Mandanten erzeugt, um ihn über die Vorgehensweise zur Prüfung und Freizeichnung bzw. Ablehnung zu informieren.

22 Seite Freizeichnung erteilen bzw. ablehnen Die enthält einen Link, über die der Mandant automatisch in die zur Prüfung bereitgestellten Jahresabschlüsse bzw. Steuererklärungen gelangt. Im Anschluss an die Prüfung kann der Mandant über die rechte Maustaste die Freizeichnung erteilen oder ablehnen. Der Mandant kann das Unternehmens-Portal auch direkt über agenda-unternehmensportal.de aufrufen Mitteilung über Freizeichnung bzw. Ablehnung Eine Mitteilung im Arbeitsplatz informiert Sie automatisch, wenn der Mandant die Freizeichnung erteilt bzw. abgelehnt hat.

23 Seite Dateitransfer Der Dateitransfer steht automatisch bei allen Mandanten zur Verfügung, bei denen Auswertungen Online aktiviert ist Bereitstellung von Dateien durch den Steuerberater Der Dateitransfer wird im Arbeitsplatz über»mandant Anwendungen & Favoriten«aufgerufen.

24 Seite bei Bereitstellung durch den Steuerberater Nach der Bereitstellung der Datei werden die in den Mandanten-Adressdaten hinterlegten Adressen zur Auswahl angeboten. Im Anschluss öffnet sich Ihr -Programm. Die enthält Ihre Absenderangaben, die in den Mandanten-Adressdaten hinterlegte Briefanrede und Ihre Signatur. Über den Link gelangt der Mandant in das Anmeldefenster des Unternehmens-Portals. Nach Erfassung der Zugangsdaten sieht er die bereitgestellten Dateien. Mit Doppelklick kann er die Datei öffnen. Hinweis Auswertungen und Dateien werden im Browser als Pop-up-Fenster geöffnet. Pop-ups von Agenda dürfen nicht blockiert werden.

25 Seite Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten Vorgehensweise 1. Unternehmens-Portal öffnen: Im Browser ist hierzu die folgende Adresse zu erfassen: agenda-unternehmens-portal.de 2. Dateiauswahl aufrufen Mitteilung bei Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten Bei der Bereitstellung wird automatisch eine Mitteilung erzeugt und im Arbeitsplatz angezeigt. Mit Klick auf den Link gelangen Sie in das Unternehmens-Portals und können dort die bereitgestellte Datei sofort öffnen.

26 Seite Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.

27 Seite 27 Empfehlungen für Auswertungen Online»Hilfe Infos für Anwender«Nr Schnelleinstieg Auswertungen Online (Mandanten-Version)»Hilfe Häufige FragenHilfe Online-Seminare«FIBU Basis I - VI FIBU Tipps für Profis I + II OP-Buchführung I - III Kontoauszugs-Manager I + II Kostenrechnung I + II FIBU Jahresabschluss I + II Handes-/Steuerbilanz E-Bilanz I - III Elektronische Offenlegung / Hinterlegung (XBRL) FIBU Jahreswechsel»Hilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.

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