Access Markt+Technik. Intelligentes Datenmanagement MICHAEL KOLBERG

Transkript

1 Access 2010 Intelligentes Datenmanagement MICHAEL KOLBERG Markt+Technik

2 Im Überblick Teil 1: Grundlagen und Neuheiten 25 1 Die neue Programmoberfläche 28 2 Datenbankobjekte und Standardbefehle 66 Teil 2: Tabellen und Abfragen Tabellen anlegen In Tabellen arbeiten Grundlagen des Datenbankentwurfs Abfragen formulieren 204 Teil 3: Formulare und Berichte Formulare und Berichte erstellen Ansichten, Layouts und Steuerelemente Berechnen, Sortieren und Filtern In Formularen arbeiten 382 Teil 4: Verwaltungsaufgaben Arbeiten mit externen Daten Druck und Seriendruck Freigabe und Verwaltungsaufgaben 474 Teil 5: Access programmieren Arbeiten mit Makros Der Visual Basic-Editor VBA-Programmelemente Der Einsatz von VBA in Access Die Gestaltung der Access-Oberfläche 684 Teil 6: Referenzen Installieren und starten Die Programmeinstellungen Ausdrücke und Funktionen Tastenkombinationen 810 Stichwortverzeichnis 834

3 Inhaltsverzeichnis Einführung 22 Die CD-ROM zum Buch 22 Teil 1: Grundlagen und Neuheiten 25 1 Die neue Programmoberfläche Die Neuheiten im Überblick Neuheiten bei Office 2010 allgemein Neuheiten bei Access 2010 im Speziellen 30 Erste Tätigkeiten mit Access Access starten Der Bereich Neu auf der Registerkarte Datei 32 Eine Datenbank erstellen Eine neue, leere Datenbank anlegen Datenbank auf Basis einer Vorlage erstellen Den Speicherort festlegen 39 Die neue Programmsteuerung Das Menüband Die Registerkarten für Befehle Die kontextbezogenen Registerkarten Das Arbeiten mit dem Menüband Die Symbolleiste für den Schnellzugriff 50 Die Kontextmenüs 51 Die Programmoptionen kennenlernen Die Kategorie Allgemein Die Spracheinstellungen Das Menüband anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

4 1.6 Die Programmhilfen verstehen Der Zugang zur Hilfe Arbeiten mit der Startseite Offline- und Online-Inhalte Die Symbolleiste im Hilfefenster Der Bereich Hilfe auf der Registerkarte Datei Access beenden 65 2 Datenbankobjekte und Standardbefehle Die Sicherheit Die Sicherheitswarnung Das Sicherheitscenter Der Sandkastenmodus 76 Eine Access-Datenbank öffnen Das Dialogfeld Öffnen Die zuletzt verwendeten Datenbanken Zusätzliche Informationen zum Öffnen Die Optionen zur aktuellen Datenbank 82 Die Datenbankobjekte Der Navigationsbereich Die Objekte in der Datenbank kennenlernen 90 Programmübergreifende Standardbefehle Die Rechtschreibprüfung Die AutoKorrektur Verschieben oder Kopieren Die Formatierung Befehle und Eingaben rückgängig machen 109 Teil 2: Tabellen und Abfragen 3 Tabellen anlegen 3.1 Tabellen definieren Eine neue Tabelle in der Datenblattansicht anlegen Eine Tabelle in der Entwurfsansicht anlegen Tabelle auf Basis einer SharePoinRiste

5 3.2 Das Editieren in der Entwurfsansicht Die Grundstruktur ändern Datentypen verstehen Feldeigenschaften verstehen Die Eigenschaften einer Tabelle Arbeiten mit Indizes Die Standardeinstellungen für Tabellen Das Editieren in der Datenblattansicht Allgemeine Einstellungen Felder hinzufügen oder entfernen Spalten und Zeilen Feldeinstellungen in der Datenblattansicht Die Feldüberprüfung In Tabellen arbeiten 4.1 Felddaten eingeben und korrigieren Eine Tabelle zur Dateneingabe öffnen... Einen neuen Datensatz anlegen Daten eingeben 149 Daten speichern 150 Daten korrigieren Datensätze bearbeiten Datensatz markieren 152 Einen Datensatz löschen 153 Datensätze kopieren oder verschieben 154 Summen und andere statistische Auswertungen 155 Optionen zur Bearbeitung 157 Filtern und Sortieren Datensätze sortieren Datensätze filtern Suchen und Ersetzen 162 Tabellen formatieren Schrift- und Farbformate Formate zur Ausrichtung Formate für die ganze Tabelle

6 4.4.4 Besonderheiten für Memo-Felder Spalten und Zeilenformate Die Standardeinstellungen zum Tabellenformat PivotTables und PivotCharts PivotTables PivotCharts 178 Grundlagen des Datenbankentwurfs Das Grundprinzip Daten in Tabellen aufteilen Die Vergabe von Primärschlüsseln Tabellen verknüpfen Beziehungen zwischen Tabellen Die 1:1-Beziehung Die 1:n-Beziehung Die m:n-beziehung Beziehungsberichte Die referenzielle Integrität 200 Abfragen formulieren Abfragen erstellen Eine Abfrage über den Entwurf anlegen Die Abfrage-Assistenten benutzen Editieren in der Entwurfsansicht Standardeinstellungen für Abfragen Beziehungen zwischen Tabellen Die Grundeinstellung Die Form der Verknüpfung ändern Aktionen in Auswahlabfragen Einfache Aktionen Filtern der Ergebnisse Parameterabfragen Feldinhalte berechnen Texteingaben bearbeiten Berechnungen mit Zahlenwerten

7 6.4.3 Datumswerte berechnen Domänenaggregatfunktionen Arbeiten mit Aktionsabfragen Sicherheitsüberlegungen Die Tabellenerstellungsabfrage Die Aktualisierungsabfrage Die Anfügeabfrage Die Löschabfrage Der Abfragetyp Kreuztabelle SQL-spezifische Abfragen 255 Teil 3: Formulare und Berichte Formulare und Berichte erstellen Formulare Ein Formular erstellen Die Ansichten eines Formulars Die Bindung an Tabellen oder Abfragen Berichte Einen Bericht erstellen Automatische Berichte erstellen Berichte manuell anlegen Die Berichtsansichten Anwendungsparts Hinzufügen eines Anwendungsparts Die Anwendungsparts unter Schnellstart Blankoformulare Anwendungsparts selbst erstellen Ansichten, Layouts und Steuerelemente Die Werkzeuge im Überblick Die Registerkarte Entwurf Die weiteren Registerkarten Das Eigenschaftenblatt Zusätzliche Bereiche anzeigen

8 8.1.5 Das Ergebnis kontrollieren Die Standardeinstellungen für den Entwurf Steuerelemente einfügen Die prinzipiellen Methoden zum Einfügen Die Bedeutung des Layouts Die Details zum Einfügen von Steuerelementen Besonderheiten weiterer Steuerelemente Unterformulare Eingaben in Kopfzeile und Fußzeile Die Steuerelemente anordnen Die Anordnung ohne Layout Das Layout benutzen Im Layout mit Zeilen und Spalten arbeiten Details zu Position Die Ausrichtung festlegen Elemente formatieren Designs Gesamtes Formular formatieren Einzelne Steuerelemente formatieren Bedingte Formatierung Die Aktivierreihenfolge bestimmen 363 Berechnen, Sortieren und Filtern 9.1 Berechnungen in Formularen Geeignete Steuerelementtypen Berechnende Felder für die Datensätze Zusammenfassende Berechnungen Auswertungen in Berichten Berechnungen zu einzelnen Feldern Zusammenfassende Berechnungen Gemischte Formen der Berechnung 372 Sortieren und Gruppieren Gruppieren Sortieren Ändern der Gruppierung und Sortierung

9 10 In Formularen arbeiten Ansichten Zugelassene Ansichten Ansichten wechseln Unterformulare Daten eingeben und korrigieren Datensätze ansteuern Zwischen Feldern navigieren Eingaben vornehmen Eingaben speichern Daten korrigieren 393 Die Rechtschreibprüfung anwenden 394 Datensätze bearbeiten Markieren Einen Datensatz löschen Einen Datensatz kopieren Einen Datensatz verschieben 397 Suchen und Ersetzen Daten suchen Daten ersetzen 398 Filtern und Sortieren Filtern Komplexere Formen der Filterung Datensätze sortieren 407 Teil 4: Verwaltungsaufgaben Arbeiten mit externen Daten Daten importieren Generelle Vorgehensweise 413 Importieren von Daten aus einer Textdatei 416 Importieren von Daten aus Excel 421 Importieren aus einer Access-Datenbank 425 Importieren einer SharePoint-Liste

10 Import aus Datendiensten Daten aus Outlook importieren Daten verknüpfen Daten exportieren Allgemeine Vorgehensweise Exportieren nach Word Exportieren in eine Excel-Datei Exportieren in das PDF- und XPS-Format In eine SharePoint-Website exportieren Daten sammeln mit Outlook Voraussetzungen Die Tabelle erstellen Die Nachricht erstellen Antworten verarbeiten Druck und Seriendruck Datenbankobjekte drucken Der Zugang zu den Druckfunktionen Besonderheiten Schnelldruck Die Seitenansicht zur Kontrolle einsetzen Seriendruck zusammen mit Word Vorbereitungen Adressinformationen einfügen Über den Assistenten Briefumschläge und Etiketten Freigabe und Verwaltungsaufgaben Freigabe »Klassische«Methoden zur Freigabe SharePoint Eine Webdatenbank anlegen Speichern in anderen Formaten Packen und signieren ACCDE-Dateien

11 Bereitstellen mit Access 2010-Runtime Datenbanken sichern Daten archivieren Einzelne Objekte veröffentlichen Vorlagen erstellen Verwaltungsaufgaben im Bereich Informationen Komprimieren und reparieren x bmp Datenbanken durch Kennwörter schützen Die Eigenschaften der Datenbank Weitere Verwaltungsaufgaben Analysieren und Dokumentieren Abhängigkeiten und Eigenschaften 513 Teil 5: Access programmieren 14 Arbeiten mit Makros Makros oder Visual Basic verwenden? Makroserstellen Das Makrofenster anzeigen Makroaktionen festlegen Arbeiten über den Aktionskatalog 527 Makros editieren Makros ändern Bedingte Aktionen durchführen Das Arbeiten mit Makrogruppen Untermakros Kommentare Ein Makro zu VBA konvertieren Makros ausführen Manuelle Ausführung Ein Makro programmgesteuert ausführen Ein Makro an ein Ereignis knüpfen Makros zu einer Taste zuweisen

12 14.5 Eingebettete Makros und Datenmakros Eingebettete Makros Ereignisgesteuerte Datenmakros Benannte Datenmakros Verwalten von Datenmakros Behandeln von Datenmakroproblemen Der Visual Basic-Editor Die Oberfläche des VBA-Editors Den Editor anzeigen Fenstertechniken Die Symbolleiste Voreinstellung Das Fenster Projekt-Explorer Das Fenster Eigenschaften Das Codefenster Die Programmeinstellungen Anzeigen von Hilfeinformationen Code eingeben und editieren Code eingeben Besonderheiten im Code verstehen Code editieren Vorhandenen Code ausführen Debuggen Fehlertypen unterscheiden Die Symbolleiste Debuggen Werte von Variablen kontrollieren Den Code schrittweise durchlaufen Mit Haltepunkten arbeiten ^ Der Objektkatalog - der Fundus für Klassen Den Objektkatalog anzeigen Suchen im Objektkatalog

13 16 VBA-Programmelemente Module als Behälter für den Code Grundaufgaben Module verwalten Prozeduren Suö-Prozeduren erstellen Fundion-Pwzeöuren Prozeduren im Code aufrufen Gültigkeit von Prozeduren festlegen Variablen und Konstanten Arbeiten mit einfachen Variablen Variablen deklarieren Werte zuweisen Die Lebensdauer einer Variablen Arbeiten mit Konstanten Arbeiten mit Arrays Werte verknüpfen mit Operatoren Steueranweisungen Bedingungen formulieren Abfragen durchführen Schleifen steuern Objektorientierte Programmierung Klassen, Objekte und Instanzen verstehen Klassen selbst erstellen Objekte aus Klassen erstellen Variablen und Instanzen Property-Prozeduren Der Einsatz von VBA in Access Methoden zum Starten von Code Ereignisprozeduren Wichtige Ereignisse Weitere Möglichkeiten zum Starten von Code

14 17.2 Die Klassen der l/ß^-bibliothek Daten auslesen und zurückgeben Einfache Berechnungen durchführen Zeichenfolgen bearbeiten mit Strings Formate benutzen Mathematische Berechnungen mit Math Finanzmathematik mit Financial Datumswerte berechnen mit DateTime Datenbankaktionen durchführen Das DoCmcZ-Objekt verstehen Beispiele Öffnen und Schließen von Objekten Objekte auswählen Objekte schließen Im Objekt navigieren Suchen nach Inhalten Filtern Zurücksetzen Formulare und Berichte erstellen Formulare erstellen Berichte erstellen Speichern von neu erstellten Objekten Das Einstellen von Eigenschaften Eigenschaften zur Entwurfszeit einstellen Eigenschaften zur Laufzeit einstellen Standardeigenschaften festlegen Programmoptionen einstellen Schützen von VBA-Code Kennwörter zum Schutz einsetzen Wirkung Schutz abschalten Erstellen einer ACCDE-Datei Digitale Signatur verwenden

15 18 Die Gestaltung der Access-Oberfläche Einführung in XML Das Prinzip der Anpassung Vorarbeiten Eine Systemtabelle erstellen Die Anpassung wählen Die Ressourcen Vorhandene Steuerelemente Symbole für benutzerdefinierte Elemente Anwendungen Arbeiten mit den Standardelementen Benutzerdefinierte Steuerelemente Benutzerdefinierte Elemente mithilfe von Makros erstellen Makros erstellen Zuweisen des Menüs 709 Teil 6: Referenzen Installieren und starten Die Erstinstallation Die Installation starten Die angepasste Installation Die Programmwartung Deinstallieren oder Ändern von Programmen Ändern der Office 2010-lnstallation Starten und beenden von Programmen Ein Programm über das Menü Start starten Der erste Start ' Ein Office-Programm beenden Hilfsmittel zum Programmstart Verknüpfungen benutzen Die Starteigenschaften festlegen Arbeiten mit den abgesicherten Modi

16 20 Die Programmeinstellungen Die Access-Optionen Die Optionen der Kategorie Allgemein Die Kategorie Aktuelle Datenbank Die Kategorie Datenblatt Die Kategorie Objekt-Designer Die Kategorie Dokumentprüfung Die Spracheinstellungen Die Kategorie Clienteinstellungen Einstellungen der Programmoberfläche Das Menüband anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Das S/chertefscenter Der Überblick Der Ablauf beim Öffnen einer Datei Die Kategorie Vertrauenswürdige Herausgeber Die Kategorie Vertrauenswürdige Speicherorte Die Kategorie Vertrauenswürdige Dokumente Die Kategorie Add-Ins Die Kategorie ActiveX-Einstellungen Die Kategorie Einstellungen für Makros Die Kategorie DEP-Einstellungen Die Kategorie Statusleiste Die Kategorie Datenschutzoptionen Die Kategorie Add-Ins Der Navigationsbereich Die Elemente des Navigationsbereichs Kategorien und Gruppen Eigene Ordnungselemente erstellen Verwaltungsaufgaben im Navigationsbereich

17 21 Ausdrücke und Funktionen Ausdrücke Ausdrücke verwenden Der Ausdrucks-Generator Funktionen Einsatzbereiche Datum und Uhrzeit Finanzmathematik Inspektion Text Mathematik und Geometrie Meldungen Domänenaggregatfunktionen Systemfunktionen Programmablauf Tastenkombinationen 22.1 Allgemeine Tasten für Office-Programme Arbeiten im Menüband Allgemeine Tasten für Microsoft Office. Spezielle Aufgaben in Microsoft Access Allgemeine Tastenkombinationen Stichwortverzeichnis Arbeiten mit Access Automatisieren von Access 815 Die Tastenkombinationen im Navigationsbereich 819 Eigenschaftenblätter und Feldlisten 819 Tasten zum Verwenden von Text und Daten 820 Navigation 822 Arbeiten in der Seitenansicht und in der Layoutvorschau 825 PivotTable und PivotChart