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1 Tipp: Am besten 12 Monate vor Ihrer IMMIGRA Veranstaltung mit der Planung beginnen! Deckblattt Ihrer Veranstaltung Veranstaltungsort Datum Veranstalter/Kontaktperson Name: Telefon: Einrichtung/Institution

2 Ersten Überlegungen Zielgruppen: intern extern Termin: bevorzugter Termin Ausweichtermine Veranstaltungsort: Raumbedarf ermitteln (Raum für Hauptvorträge, Infobörse, Materialtisch, Garderobe, Catering ) Räume reservieren

3 Finanzierung / Budget vorhandenes Budget Kalkulation (z.b. Saalmiete, Ausleihen, Werbung, Messebauer, Reisekosten, Druckkosten, Materialkosten wie z.b. Presse, Mappen, Geschenke, Werbeanzeigen, Catering usw..) wer übernimmt welche Kosten?

4 Vorbereitung Programm: Ablauf festlegen (Präsentationen, Kulturbeiträge, Podiumsdiskussionen,Workshops) Auflage? Einladungen: Einladungskreise definieren Beispiel: IMMIGRA Verteiler angelegt von GIM für Raum Saarbrücken Einladungskarten/Serienbriefe (Direct Mailing) Zusagen erfassen (z.b. durch elektronisches Antwortformular) Öffentlichkeitsarbeit: Information zur Veranstaltung an Hauptbeteiligte (6 Wochen

5 vorher) Info auf relevanten Webseiten und Newslettern (ggf. mit Verlinkung zu eigener Webseite) Pressebericht/Pressemitteilung Werbebanner, Flyer, Poster, Infomaterial, Pressemappen Siehe Beispiele auf Werbekonzept? Roll up 3 Druckereiangebote für alle Werbemittel einschl. Messebauer einholen, Auftrag erteilen

6 Räume Raumbegehung/check: Mit allen beteiligten 4 Wochen vorher am Veranstaltungsort organisieren vorhandene Ausstattung (Mobiliar, Technik, Internetzugang) behindertengerecht Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln Auf und Abbauzeiten klären Raumkonzept und Ausstattungsliste: Raumkonzept mit Messebauer erstellen Bedarf an Seminartischen und Stühlen Tische für Infomaterial,

7 Infotheke uns sonstiges Stehtische z.b. für Infobörse Säulen im Raum vorhanden? Bühnenpodeste (mit Treppen?), Stellwände, Rednerpult? Stromanschlüsse Technik wird von der Location gestellt, oder selber organisieren? Catering vo der Location,oder frei wählbar? Wegweiser, Absperrschilder Technik: Beamer, Flipchart, Laptop, Video/DVD Player, Projektionswände und Zubehör Mikrofone, Mehrfachstecker vorhanden?

8 Angebote einholen, Preise vergleichen, Auftrag erteilen Verlängerungskabel? Batterien für Mikrofone und sonstiges? Technikereinsatz notwendig? Beleuchtung/Zusatzbeleuchtung? Catering Gästezahl schätzen Idealerweise 6 Monate vor der Veranstaltung! Bewirtungskonzept erstellen Kostenkalkulation

9 Mobiliar für das Catering Cateringsstationen so verteilen dass Teilnehmer nicht lange warten müssen Kaffeepausen mit Snacks/Mittagsessen Anlieferung und Abholung des Equipments klären (Zeiten, Anfahrt, Ladezone, Abbau) Abfallentsorgung klären

10 Auftragserteilung an Messebauer & Eventmanagement Grafisches Konzept erstellen Idealerweise 6 Monate vor der Veranstaltung! Liste Ausstattungsbedarf (siehe Raumkonzept, Catering) Technikbedarf (siehe Technik, Catering) Gemeinsam mit Messebauer und Ansprechpartner der Veranstaltungsinvolvierten vor Ort Raum und Zeitablauf definieren Hinweise an Info Loge und Hausmeister über die Veranstaltung

11 Personaleinsatz Bedarf Mitarbeiter /Hilfskräfte Einsatzkonzept Mitarbeiter/Hilfskräfte Honorarrechungen für Hilfskräfte vorbereiten ggbfl. Fotograf und Journalisten für die Veranstaltung engagieren Orga team bestimmen und regelmäßige Vorbereitungstermine und Abstimmungstermine miteinander abstimmen 1 Projektleiter_in bestimmen 1 Protokollant_in bestimmen Alle Sitzungen in Protokollen festhalten und einen Arbeitsschrittplan erstellen

12 Referentenbetreuung Referenten kontaktieren und Technikbedarf und weitere Details erfragen Gästebetreuung organisieren (Abholung vom Flughafen, Hinbringen zum Veranstaltungsort, usw..) Honorarrechungen für Hilfskräfte vorbereiten ggbfl. Fotograf und Journalisten für die Veranstaltung engagieren An/Abreise, Unterkunft, Honorar, Programm für weiteren Aufenthalt

13 Verschiedenes Namensschilder vorbereiten Tischschilder Wegweiser zu den Räumen Kontaktlinse erstellen (Organisatoren, Dienstleister, Notrufe) Teilnehmerliste Infobörseliste organisieren und Locationbesichtigungstermin organisieren Siehe für Infobörse Regiepläne für Hauptbeteiligte erstellen Sitzordnung für Referenten,

14 Gäste und co. Handouts, Mappen und weiteres für Teilnehmer und Gäste Arbeitsmaterialien für die Veranstaltung Siehe für Details wie Flyer, Programm, Tagungsmappe,usw. Klebeband, Präsentationen, Papier, Schreibuntensilien, Reinigungsmaterial usw ) Durchführung Briefing: Mitarbeiter, Hilfskräfte, externe u. interne Dienstleister Briefing der Hauptbeteiligten Technikcheck: Durch regelmäßige Orga Team Treffen und Protokolle

15 Soundcheck/Ton/Mikrofone /Beamer/beleuchtung Test Präsentationen o. a Internetanschluss, Audio und Videoanschlüsse Infotisch mit ausreichend Infomaterial bestücken Infomaterial und Feedbackbögen auf Stühlen auslegen Ansprechpartner am Infotisch und Registrierung vorhanden? Sicherstellung entsprechend Ablaufplan Aufräumarbeiten durchführen: Rückgabe Leihmaterial Arbeitsmaterialien

16 Abschildern Raumkontrolle Messebauer für Abbau organisiert Schlüsselrückgabe Nachbereitung Danksagung: an Referenten, Podiumsdiskussionsteilnehmern an Sponsoren, Förderer an Mitarbeiter, Hilfskräfte Finanzen: Rechnungen begleichen Einnahmen Ausgaben Vergleich

17 Kalkulationstabelle erstellen Presse/Öffentlichkeitsarbeit: Artikel für Printmedien Fotos für Webseiten, Archiv bzw. Sponsoren Aufzeichnungen Videos/Audio fertig stellen Auswertung: Vorbereitung Durchführung Nachbereitung Schlussfolgerungen/Bericht

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