Wichtige Informationen zum Jahreswechsel

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1 Wichtige Informationen zum Jahreswechsel Wie bereits angekündigt, erhalten Sie nachfolgend noch einmal die wichtigsten Informationen aktuell für die Lohnabrechnung Januar Bitte lesen Sie sich die Punkte genau durch. Um Verzögerungen zu vermeiden, teilen Sie uns bitte die benötigten Daten entsprechend mit. Inhaltsverzeichnis Seite 1. Elektronische Lohnsteuerkarte - ELStAM ab 3.Quartal Authentifizierte ELSTER - Übermittlung Minijob - Erhöhung der Arbeitslohngrenze Beispielfälle Muster Rentenversicherungsbefreiung Gleitzone - Erhöhung der Arbeitslohngrenze Beispielfälle Wegfall von Stammdatenfeldern Berufsgenossenschaft - erweiterte Prüfung der Daten Termine für den Krankenkassenvorlauf a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 1 von 10

2 1. Elektronische Lohnsteuerkarte - ELStAM ab 3.Quartal 2013 Im Rahmen des ELStAM Verfahrens sollen die Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit, Freibeträge etc.) spätestens ab Dezember 2013 automatisch beim Bundeszentralamt für Steuern abgerufen werden. Dieses Verfahren wird von uns bereits seit umfangreich getestet. Aktuell erhalten wir aber noch sehr viele Fehlermeldungen bei der Rückübertragung der Steuermerkmale der einzelnen Mitarbeiter, so dass wir uns entschlossen haben, erst voraussichtlich ab dem 3. Quartal 2013 in das Verfahren einzusteigen. Hier werden Sie dann zeitnah über ein entsprechendes Rundschreiben informiert. Für Sie als Arbeitgeber ändert sich also zunächst nichts. Anstatt der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale wird entweder die Lohnsteuerkarte 2010 für 2013 weiter gelten oder Sie legen die Lohnsteuerersatzbescheinigung 2011/2012 oder 2013 für den Lohnsteuerabzug zu Grunde. Stimmen die auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013 eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr (z. B. zu günstige Steuerklasse oder zu hohe Zahl der Kinderfreibeträge), müssen Ihre Mitarbeiter diese beim Finanzamt ändern lassen. Ihre Mitarbeiter erhalten dann einen Ausdruck der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale oder eine neue Ersatzbescheinigung und legen diese Ihnen als Arbeitgeber als Grundlage für den Lohnsteuerabzug vor. Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale für 2013 müssen Sie uns bis zur definitiven Einführung des ELStAM Verfahrens wie gewohnt über die Stammlisten mitteilen. Wir übernehmen zwar die Freibeträge aus 2012 ins Jahr 2013, dennoch müssen Ihre Mitarbeiter die Freibeträge für 2013 beim Finanzamt neu beantragen, damit diese bei Einstieg in das ELStAM Verfahren korrekt berücksichtigt werden können. 2. Authentifizierte ELSTER - Übermittlung Ab dem können die Lohnsteueranmeldungen nur noch elektronisch mit einer Authentifizierung übermittelt werden. Eine Übermittlung ohne Authentifizierung ist dann nicht mehr möglich. Die Authentifizierung dient der eindeutigen Feststellung der Identität des Übermittlers. Das Verfahren wird dadurch noch sicherer. Sie müssen sich nicht um diese aufwendige Authentifizierung kümmern. Wir als Ihr Servicerechenzentrum stellen bereits ab dem sicher, dass die Übermittlung der ELSTER-Lohnsteueranmeldungen nach den aktuell gültigen Vorgaben durchgeführt wird. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 2 von 10

3 3. Minijob - Erhöhung der Arbeitslohngrenze Zum wird die Arbeitslohngrenze bei geringfügiger Beschäftigung von 400 Euro auf 450 Euro angehoben. Eine wichtige Änderung gibt es bei Minijobs bezüglich der Rentenversicherung: Während Minijobs bisher versicherungsfrei sind und auf Antrag versicherungspflichtig werden, ist es künftig umgekehrt: Die Minijobs sind grundsätzlich versicherungspflichtig in der Rentenversicherung und können auf Antrag davon befreit werden. Sie führen als Arbeitgeber bei Minijobs die Pauschale zur Rentenversicherung in Höhe von 15% ab. Wird der Antrag auf Befreiung (siehe Seite 6) nicht gestellt, so werden von dem Minijobler dann zusätzlich 3,9% Rentenversicherung einbehalten, so dass sich seine Nettoauszahlung um diesen Betrag verringert. Der Antrag ist nicht an die Minijob-Zentrale oder a.b.s. weiterzuleiten, sondern verbleibt in den Entgeltunterlagen des Arbeitgebers. Es ist darauf zu achten, dass der Beitragsgruppenschlüssel "5" nur dann gemeldet werden darf, wenn der Beschäftigte einen Befreiungsantrag gestellt hat. Wir prüfen diesen Sachverhalt über das Eintrittsdatum und die Höhe der Bezüge. Wenn Sie also im LobuOnline bei einem Minijobler mit der Personengruppe 109 als Rentenversicherungsschlüssel die 5 eintragen, erhalten Sie mit den Lohnabrechnungsauswertungen für Januar 2013 einen Andruck auf dem Hinweisprotokoll: Es wurde der RV-Beitragsgruppenschlüssel 5 eingegeben. Bitte den schriftlichen Befreiungsantrag des Arbeitnehmers mit dem Eingangsdatum versehen und als Nachweis über die Versicherungsfreiheit zu den Entgeltunterlagen nehmen. Haben Sie den Befreiungsantrag ordnungsgemäß zu den Lohnunterlagen des Mitarbeiters genommen und möchten, dass dieser Hinweis zukünftig nicht mehr erscheint, gehen Sie wie folgt vor: Streichen Sie bitte auf dem Fehlerprotokoll, das Sie monatlich mit den Lohnauswertungen erhalten, einfach den Hinweis durch und reichen Sie uns dieses mit der nächsten Abrechnung ein. Dann wird dieser Hinweis in Zukunft nicht mehr angezeigt. An Hand der folgenden Beispiele möchten wir Ihnen einige Praxisfälle näher bringen. Beachten Sie bitte, dass unsere Informationen nur unverbindlich sind. Rechtsverbindliche Auskünfte kann Ihnen hier nur die Bundesknappschaft unter erteilen. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 3 von 10

4 3.1. Beispielfälle Bereits vor dem bestehende Beschäftigungsverhältnisse Beispiel 1: (Änderung des Entgelts bei bestehendem Minijob) Der Mitarbeiter Max Mustermann hat seine Tätigkeit am begonnen und hatte bislang einen monatlichen Verdienst von 400,00 Euro. Er bekommt jetzt eine Gehaltserhöhung auf 450,00 Euro monatlich ab Somit muss bei Max Mustermann die Rentenversicherung aufgestockt werden, wenn er keinen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherung (siehe Seite 6) unterschrieben hat. => Wenn der Mitarbeiter wie bisher weiter mit der Beitragsgruppe 6500 bzw abgerechnet werden soll, muss er Ihnen die Verzichtserklärung (siehe Seite 6) unterschreiben und Sie legen diese in der Personalakte ab. Ansonsten müsste die Beitragsgruppe von Ihnen auf dem Personalstammblatt von der 6500 bzw auf die 6100 bzw. die 0100 abgeändert werden. Beispiel 2: (Minijob vor 2013 ohne Änderungen) Die Mitarbeiterin Beate Mustermann arbeitet schon seit als Minijob mit einem monatlichen Verdienst von 400,00 Euro. An der bisherigen Beitragsgruppe 6500 bzw ändert sich nichts. => In diesem Fall müssen Sie nichts unternehmen. Die Mitarbeiterin wird auch in 2013 mit der bisherigen Beitragsgruppe abgerechnet Neue Beschäftigungsverhältnisse ab dem Beispiel 1: (monatliches Entgelt bis maximal 450,00 Euro) Der Mitarbeiter Hans Mustermann beginnt seine Tätigkeit am Als Verdienst wurden 450,00 Euro Brutto vereinbart. Damit besteht Rentenversicherungspflicht. Sie müssten den Minijobler also mit der Beitragsgruppe 6100 bzw schlüsseln und somit zahlt er den aufgestockten Rentenversicherungsbeitrag von 3,9% selbst (18,9 % - 15% Pauschalabgabe AG). Er hat aber die Möglichkeit sich von der Rentenversicherungspflicht befreien zu lassen. => Wenn der Mitarbeiter mit der Beitragsgruppe 6500 bzw abgerechnet werden soll, muss er Ihnen die Verzichtserklärung (siehe Seite 6) unterschreiben und Sie legen diese in seiner Personalakte ab. => Reichen Sie uns für Minijobler, die ab dem bei Ihnen eingetreten sind, die Verzichtserklärung nicht ein oder vermerken Sie nicht explizit die Beitragsgruppe 5 im Feld "Rentenversicherung", werden diese ab der Abrechnung Januar 2013 mit der "1" im Feld Rentenversicherung abgerechnet und führen damit zusätzlich 3,9% Rentenversicherung ab. Hinweis: Bevor sich ein Arbeitnehmer für die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht entscheidet, wird eine individuelle Beratung bezüglich der rentenrechtlichen Auswirkungen der Befreiung bei einer Auskunfts- und Beratungsstelle der Deutschen Rentenversicherung empfohlen. Das Servicetelefon der Deutschen Rentenversicherung ist kostenlos unter der zu erreichen. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 4 von 10

5 Zur Änderung/Eintragung der Beitragsgruppe gehen Sie ggf. wie folgt vor. 1) Vermerken Sie die Änderungen auf dem Personalstammblatt und reichen Sie uns dieses mit den Abrechnungsunterlagen für den Monat Januar 2013 ein. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 5 von 10

6 3.2. Muster Rentenversicherungsbefreiung Wichtige Informationen zum Jahreswechsel Dieses Formular finden Sie auch unter folgendem Link: Befreiungsantrag. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 6 von 10

7 4. Gleitzone - Erhöhung der Arbeitslohngrenze Zum wird die Gleitzone von 400,00 bis 800,00 Euro auf 450,00 bis 850,00 Euro angehoben. An Hand der folgenden Beispiele möchten wir Ihnen einige Praxisfälle näher bringen. Beachten Sie bitte, dass unsere Informationen nur unverbindlich sind. Rechtsverbindliche Auskünfte kann Ihnen hier nur die Krankenkasse erteilen. Bestandsschutz- und Übergangsregelung Für Beschäftigungsverhältnisse, die zum bereits bestanden haben, gilt eine Übergangsregelung bis Wenn also das Eintrittsdatum vor dem liegt, wird die alte Gleitzonenregelung bis 2014 weiter angewendet Beispielfälle Bereits vor dem bestehende Beschäftigungsverhältnisse Beispiel 1: (monatliches Bruttoentgelt 400,00-450,00 Euro) Der Mitarbeiter Thomas Mustermann arbeitet seit mit einem Bruttoentgelt von 450,00 Euro und wird in der Gleitzone abgerechnet. Daran ändert sich auch ab dem nichts. => Sie müssen hier nichts weiter unternehmen. Beispiel 2: (monatliches Bruttoentgelt zwischen 450,00 und 800,00 Euro) Der Mitarbeiter Max Mustermann arbeitet seit mit einem Bruttoentgelt von 650,00 Euro und wird in der Gleitzone abgerechnet. Daran ändert sich auch ab dem nichts. => Sie müssen hier nichts weiter unternehmen. Beispiel 3: (monatliches Bruttoentgelt zwischen 800,00 und 850,00 Euro) Der Mitarbeiter Andreas Mustermann arbeitet seit mit einem Bruttoentgelt von 820,00 Euro und wird damit aktuell nicht in der Gleitzone, sondern in allen Zweigen voll sozialversicherungspflichtig abgerechnet. Das gilt dann durch die Übergangsregelung weiter für 2013 und Der Mitarbeiter kann aber die Anwendung der neuen Gleitzone beantragen. => Sie müssen hier also nichts weiter unternehmen Neue Beschäftigungsverhältnisse ab dem Beispiel 1: (monatliches Bruttoentgelt zwischen 450,00 und 850,00 Euro) Der Mitarbeiter Hans Mustermann arbeitet seit mit einem Bruttoentgelt von 460,00 Euro und wird in der Gleitzone abgerechnet. => Sie geben hier wie gewohnt das Kennzeichen "Gleitzone" auf dem Personalstammblatt an. Beispiel 2: (monatliches Bruttoentgelt zwischen 400,00 und 450,00 Euro) Der Mitarbeiter Hans Mustermann arbeitet seit mit einem Bruttoentgelt von 420,00 Euro. Er kann dann nach Rücksprache mit der Knappschaft als Minijobler abgerechnet werden. => Details siehe Seite 4 "Neue Beschäftigungsverhältnisse ab dem ". a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 7 von 10

8 Zur Angabe der Gleitzonenabrechnung gehen Sie wie folgt vor: 1) Markieren Sie auf dem Personalstammblatt ggf. das entsprechende Feld und lassen Sie uns dieses dann mit der Lohnabrechnung Januar 2013 zukommen. Für alle Mitarbeiter mit Eintrittsdatum ab dem werden dann die neuen Gleitzonengrenzen (450,00 Euro bis 850,00 Euro) beachtet, wenn Sie dieses Kennzeichen für die Gleitzone entsprechend gesetzt haben. 5. Wegfall von Stammdatenfeldern Ab 2013 werden diverse Datenfelder auf dem Personalstammblatt überflüssig und daher von uns ab dem Abrechnungszeitraum Januar 2013 entfernt. Diese sind AGS, Gemeinde und Finanzamt laut Steuerkarte. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 8 von 10

9 6. Berufsgenossenschaft - erweiterte Prüfung der Daten Ab erfolgt eine verschärfte Prüfung der von uns übermittelten Daten seitens der einzelnen Berufsgenossenschaften. Zudem wird es hier auch wieder einige Fusionen und Umstrukturierungen geben. Gleichen Sie daher für 2013 folgende, bei a.b.s. hinterlegte Daten, nochmals genau mit Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft ab: Name und Betriebsnummer Ihrer Berufsgenossenschaft Mitgliedsnummer Gefahrtarifstelle / interner Strukturschlüssel Teilen Sie uns die Abweichungen und Änderungen bitte entsprechend über das Firmenstammblatt mit. 1) Vermerken Sie die Änderungen ggf. einfach entsprechend auf dem Firmenstammblatt und lassen Sie uns dieses dann mit den Unterlagen für die Lohnabrechnung Januar 2013 zukommen. 2) Falls Sie mehrere Gefahrtarifstellen haben, lassen Sie uns bitte noch eine Übersicht mit der Zuordnung der einzelnen Mitarbeiter zukommen. Sie erhalten mit den Lohnauswertungen für Januar 2013 zudem einen entsprechenden Vermerk auf dem Hinweisprotokoll, falls Sie ungültige Berufsgenossenschaftsdaten hinterlegt haben. Wenn Sie diesen Hinweis ignorieren und mit den falschen Daten abrechnen, so hat das eine aufwendige und kostenpflichtige Korrektur des Entgeltnachweises für 2013 zur Folge. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 9 von 10

10 7. Termine für den Krankenkassenvorlauf 2013 Der Beitragsnachweis muss einheitlich 2 Tage vor der Beitragsfälligkeit bei den Krankenkassen sein (=übermittelt), genauer bis 12:00 Uhr 2 Tage vor der Fälligkeit. Das gilt für alle Kassen einheitlich. Die Beitragsfälligkeit wird von den Krankenkassen vorgegeben. Wir haben diese Regelung bei den Krankenkassenvorlaufstagen für 2013 berücksichtigt. Der Krankenkassenvorlauf findet in 2013 an folgenden Tagen statt: Januar Mittwoch Februar Mittwoch März Mittwoch April Montag Mai Mittwoch Juni Donnerstag Juli Dienstag August Donnerstag September Freitag Oktober Mittwoch November Freitag Dezember Dienstag Hinweis: Die endgültigen Stammlisten z.b. für Januar 2013 müssen also spätestens am Dienstag, den 22. Januar 24:00 Uhr bei uns eingegangen sein, wenn kein Kassenvorlauf für Sie erstellt werden soll. a.b.s. Änderungen ab Januar 2013 Seite 10 von 10

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