HR Self-Services & Prozessautomatisierung

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1 HR Self-Services & Prozessautomatisierung Eine Marktstudie der perbit Software GmbH Wissenschaftliche Begleitung: Prof. Dr. Wolfgang Jäger Hochschule RheinMain, Wiesbaden März 2011

2 Inhalt 3 Einführung 4 Methodik 5 HR Self-Services Einsatz in Unternehmen Arten Akzeptanz Nutzenpotenziale Erfolgsfaktoren 12 Prozessautomatisierung Prozessdokumentation Bekanntheit Einsatz in Unternehmen Nutzenpotenziale Erfolgsfaktoren Nachgefasst 20 Fazit & Ausblick 21 Teilnehmer-Statistik 24 Impressum 2

3 Einführung Seit fast 30 Jahren hat sich die perbit Software GmbH der IT-Unterstützung im HR-Bereich verschrieben. In diesem spannenden Umfeld entwickeln sich seit Jahren immer neue Herausforderungen für Unternehmen im Allgemeinen und für Human Resources im Besonderen, sei es durch die demographische Entwicklung, die Globalisierung oder auch die allgemeine Marktdynamik. Seit einiger Zeit beobachten wir zwei Tendenzen: Zum einen eine Tendenz zur Zentralisierung, im Sinne von Bündelung verschiedener Personalfunktionen, zum anderen eine Tendenz zur Dezentralisierung der Personalarbeit und damit verbunden eine verstärkte Einbindung der Mitarbeiter und Führungskräfte in die HR-Prozesse. Die Zielsetzung dahinter scheint klar: Prozesse sollen effizienter und kundennäher gestaltet werden. HR Self Services und Prozessautomatisierungssysteme bieten dabei nicht nur die Möglichkeit, die Personalabteilung in administrativer Hinsicht zu entlasten, sie unterstützen darüber hinaus Führungskräfte in ihrer Führungsfunktion und in strategischen Fragestellungen. Der Markt für HR Self Services und Prozessautomatisierungssysteme ist noch wenig transparent. Der Markt für derlei IT-Lösungen ist seit einigen Jahren zweifelsohne vorhanden, doch bislang ist dieser wenig transparent. Bisherige Studien zu diesem Thema beschäftigen sich wenn überhaupt meist mit Großunternehmen. Kleinere und mittelständische Unternehmen bleiben in der Betrachtung dagegen meist außen vor. Ein Ziel der vorliegenden Studie ist es daher, Markttransparenz im deutschsprachigen Raum herzustellen, insbesondere unter Einbeziehung des Mittelstands. Des Weiteren soll die Studie aufzeigen, inwieweit Nutzenpotenziale und Erfolgsfaktoren von HR Self Services und Prozessautomatisierung bei den Unternehmen bekannt sind. Nicht zuletzt ist ein Ziel dieser Studie, Unternehmen Hilfestellung zu geben, um sich selbst im Wettbewerbsvergleich besser einschätzen zu können. Schließlich sollen Personalverantwortliche und Entscheider für die Thematik sensibilisiert werden. Wir bedanken uns an dieser Stelle ganz herzlich für Ihre Unterstützung und wünschen Ihnen eine interessante Lektüre! Herzlichst Wolfgang Witte Geschäftsführer 3

4 Methodik Die Befragung wurde mit Hilfe eines standardisierten Online-Fragebogens im Zeitraum vom 19. Oktober bis 12. November 2010 durchgeführt. Die Entwicklung des Fragebogens erfolgte in Kooperation der perbit Software GmbH mit Prof. Dr. Wolfgang Jäger vom Studiengang Media Management der Hochschule Rhein- Main in Wiesbaden. Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen beschäftigt? n = % 20% 15% 5% 0% 22% 23% 8% 13% 11% 23% < bis bis bis bis > Abb. 2: Mitarbeiteranzahl in den befragten Unternehmen Die Rekrutierung der insgesamt 420 Teilnehmer erfolgte zum einen über den Adressen- Pool von HRNetworx, zum anderen über die XING-Gruppe Human Resources. Über einen Link gelangten die Teilnehmer auf den Online- Fragebogen. Da die Befragung anonym war, konnten keine Rückschlüsse auf einzelne Unternehmen oder Personen gezogen werden. Allerdings konnte durch die Abfrage einiger statistischer Daten ein Eindruck von der Teilnehmerstruktur gewonnen werden. So zeigte sich etwa, dass sich gleichermaßen Mitarbeiter und Führungskräfte aus kleinen und großen Unternehmen an der Befragung beteiligten (vgl. Abb. 2). Gut die Hälfte (45 Prozent) der Teilnehmer stammten aus Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern, ein knappes Drittel (32 Prozent) hatte zwischen 500 und und fast ein Viertel (23 Prozent) mehr als Mitarbeiter. Auffallend ist, dass sich mehrheitlich Mitarbeiter und Führungskräfte aus der Dienstleistungsbranche an der Befragung beteiligt haben, gefolgt von Industrie und Industrie-Zulieferern (vgl. Abb. 1). Weitere statistische Daten können ab Seite 21 eingesehen werden. In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? Dienstleister 29,8% Industrie und Industrie-Zulieferer 13,1% Bankwirtschaft 8,5% Handel Chemie, Pharma Energie, Versorgung Öffentlicher Dienst Werbe-, Druck- und Medienwirtschaft Logistik Versicherung Gesundheitswesen, Kirche Verbände, Vereine, Stiftungen Hotel, Tourismus Nahrungsmittel Schule, Uni, Bildung Baugewerbe 5,8% 5,1% 3,9% 3,9% 2,9% 2,4% 2,4% 2,2% 1,9% 1,7% 1,7% 1,7% 1,2% Sonstige Abb. 1: Branchenzuordnung der befragten Unternehmen 11,9% n = 413 4

5 HR Self-Services Einsatz in Unternehmen Etwas mehr als die Hälfte (57 Prozent) aller teilnehmenden Unternehmen haben bereits IT-gestützte HR Self Services im Einsatz. Drei Viertel davon nutzen diese schon seit mindestens zwei Jahren, 37 Prozent gar seit über fünf Jahren. Die Zufriedenheit mit den eingesetzten HR Self-Services ist insgesamt sehr groß. So sind 81 Prozent der Unternehmen zumindest weitgehend zufrieden, 17 Prozent dagegen wenig und nur zwei Prozent sind mit dem Einsatz der HR Self-Services gar nicht zufrieden. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits IT-gestützte HR Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte? Wie zufrieden sind Sie aus Ihrer Sicht insgesamt mit den IT-gestützten HR Self- Services in Ihrem Unternehmen? 43% 57% 68% 17% 13% 2% Ja Nein Abb. 3: Nutzung von IT-gestützten HR Self-Services n = 420 n = 239 Voll und ganz Weitgehend Wenig Gar nicht Abb. 5: Zufriedenheit mit HR Self-Services in Unternehmen 50% 40% 20% Wie lange nutzen Sie bereits IT-gestützte HR Self-Services in Ihrem Unternehmen? 50% 40% 20% 0% 38% 37% 16% 9% < 1 Jahr 1 bis 2 Jahre 2 bis 5 Jahre > 5 Jahre < 1 Jahr 1 bis 2 Jahre 2 bis 5 Jahre > 5 Jahre Abb. 4: Dauer der Nutzung von IT-gestützten HR Self-Services in Unternehmen n = 242 5

6 HR Self-Services Einsatz Planen Sie die Einführung von HR Self-Services in Ihrem Unternehmen und in welchem Zeitraum? 42% 11% 13% 34% Ja, nächstes Jahr (2011) Ja, innerhalb der nächsten drei Jahre (bis 2013) Ja, aber nicht vor 2014 Nein n = 182 Abb. 6: Geplante Einführung von HR Self-Services in Unternehmen mit Angabe des angestrebten Zeitpunkts Unter Berücksichtigung der Annahme, dass sich an der Befragung überwiegend solche Unternehmen beteiligten, die sich bereits in- tensiver mit dem Thema HR Self- Services auseinandergesetzt haben, erscheint der Anteil derer, die bereits Self-Services in ihrem Unternehmen nutzen, verhältnismäßig gering. Dies relativiert sich jedoch dadurch, dass über die Hälfte der Unternehmen (58 Prozent), die zur Zeit keine HR Self-Services im Einsatz haben, diesen zumindest für die Zukunft planen. 58 Prozent der Unternehmen, die zur Zeit keine HR Self-Services im Einsatz haben, planen dies für die Zukunft. Knapp die Hälfte davon (47 Prozent) plant die Einführung innerhalb der nächsten drei Jahre. 42 Prozent dagegen haben nicht vor, in nächster Zeit HR Self-Services einzuführen. Als Hauptgrund dafür wurde die kleine Unternehmensgröße genannt, gefolgt von den hohen zu erwartenden Kosten. Aber auch die nicht dazu passende Unternehmenskultur spricht bei einigen Unternehmen gegen einen Einsatz von HR Self-Services. Wo liegen die Gründe dafür, dass Sie in Ihrem Unternehmen bisher keine HR Self-Services einsetzen und die Einführung nicht geplant ist? Zu kleines Unternehmen 56% Zu hohe Kosten 36% Entspricht nicht der Unternehmenskultur Fehlende Unterstützung der Geschäfts- /Unternehmensführung Nutzen momentan nicht ersichtlich Zu hohe technische Anforderungen / Technische Voraussetzungen nicht vorhanden Fehlende Akzeptanz der Führungskräfte 27% 24% 24% 21% 19% Zu viele Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz Fehlende Gewährleistung der Datensicherheit Fehlende Akzeptanz der Mitarbeiter 7% 7% n = 70 Abb. 7: Gründe, die gegen eine Einführung von HR Self-Services sprechen 6

7 HR Self-Services Arten Arten von HR Self-Services Grundsätzlich lassen sich HR Self-Services in 2 Kategorien unterscheiden: Self-Services für Mitarbeiter (Employee Self Services = ESS) und Self-Services für Führungskräfte (Management Self Services = MSS). Employee Self Services werden am häufigsten im Rahmen der Zeitwirtschaft eingesetzt, gefolgt von der Stammdatenpflege und dem Reisemanagement. Stellenmarkt Reisemanagement Zeitwirtschaft Stammdatenpflege Weiterbildung In welchen Bereichen werden in Ihrem Unternehmen IT-gestützte HR Self-Services genutzt? (Employee Self Services / ESS) Zeitwirtschaft Stammdatenpflege Reisemanagement 60% 56% 61% 52% 50% 77% Interner Stellenmarkt Weiterbildung (Seminarbuchungen etc.) 44% 40% 41% 50% Entgeltabrechnung Performance Management / Leistungsbeurteilung Zielvereinbarung (Einsicht/Zustimmung) Personalakteneinsicht (DMS) Bescheinigungswesen 23% 23% 22% 39% 39% 36% 36% 45% 36% Qualifikationsdatenpflege 21% Ideen-/Wissensmanagement 19% 29% Im Einsatz n = 182 Sonstige 8% 4% Einsatz geplant n = 98 Abb. 8: Bereiche, in denen IT-gestützte HR Self-Services (ESS) in Unternehmen genutzt werden Dies sind auch die drei Bereiche, die in den Planungen derjenigen Unternehmen, die HR Self- Services in der nächsten Zeit einführen möchten, die größte Rolle spielen. Hinzu kommen hier noch die Themen Weiterbildung und Zielvereinbarung. Auch der interne Stellenmarkt, der in engem Bezug zu einem elektronischen Bewerbermanagementsystem steht, ist bei vielen Unternehmen im Fokus. Dagegen spielen Bescheinigungswesen, Qualifikationsdatenpflege und Ideen-/Wissensmanagement im Rahmen von ESS eine vergleichsweise kleinere Rolle, wenngleich der Anteil derer, die den Einsatz von ESS in diesen Bereichen planen, höher ist als der Anteil derer, die sie bereits einsetzen. 7

8 HR Self-Services Arten Auch bei den Management Self Services werden am häufigsten eher klassische Funktionen wie Zeitwirtschaft und Reisemanagement abgedeckt. Daneben spielen das Bewerber- und das Performance Management eine große Rolle. Personalakteneinsicht und Talent Management stehen im Rahmen von MSS bei den Unternehmen, die eine Einführung in den nächsten Jahren planen, stärker im Fokus als bei den Unternehmen, die bereits MSS einsetzen. Gleiches gilt für den Weiterbildungs- In welchen Bereichen werden in Ihrem Unternehmen IT-gestützte HR Self-Services genutzt? (Management Self Services / MSS) Zeitwirtschaft 52% 69% Reisemanagement 43% 51% Bewerbermanagement Performance Management / Leistungsbeurteilung 46% 48% 45% 62% Mitarbeiter-Reporting Zielvereinbarung 41% 41% 54% 53% Weiterbildung Weiterbildung (Seminarbuchungen etc.) 37% 47% Personaleinsatzplanung 24% 33% Vergütungsmanagement 24% 29% Personalakteneinsicht (DMS) 24% 41% Talent Management Sonstige 5% 3% 21% 38% Im Einsatz Einsatz geplant n = 229 n = 101 Abb. 9: Bereiche, in denen IT-gestützte HR Self-Services (MSS) in Unternehmen genutzt werden Bei den Unternehmen, die den Einsatz von MSS planen, ist die Leistungsbeurteilung die am häufigsten genannte Anwendung, gefolgt von Mitarbeiter-Reporting und Zielvereinbarung. bereich und mit Abstrichen auch für die Personaleinsatzplanung und das Vergütungsmanagement, wenngleich hier die Differenz zwischen Soll und Ist geringer ist. 8

9 HR Self-Services Arten Mit welchen Endgeräten können HR Self-Services in Ihrem Unternehmen von Mitarbeitern und Führungskräften genutzt werden? 100% 100% Mitarbeiter 90% 97% 95% Mitarbeiter 90% 97% 95% Führungskräfte 80% Führungskräfte 80% 70% 70% 60% 60% 50% 50% 40% 40% 34% * z.b. Laptop/Notebook 34% 20% 24% 20% 24% 11% 12% 8% 9% 0% 11% 12% 8% 9% 0% Desktop PCs Kiosksysteme Mobile Endgeräte Sonstiges* Desktop PCs Kiosksysteme Mobile Endgeräte Sonstiges Abb. 10: Endgeräte, mit denen HR Self-Services im Unternehmen genutzt werden können n = 233 n = 238 Bei den Unternehmen, die bereits HR Self- Services einsetzen, können diese bei nahezu allen Unternehmen sowohl von Mitarbeitern (97 Prozent) als auch von Führungskräften (95 Prozent) vom Desktop PC aus genutzt werden. Bei knapp einem Viertel (24 Prozent) ist auch der Zugriff für Mitarbeiter über Kiosksysteme möglich. Ein gutes Drittel (34 Prozent) bietet Führungskräften an, die Self Services auch über mobile Endgeräte zu nutzen, für Mitarbeiter ist dieses Angebot noch deutlich weniger häufig vorhanden (12 Prozent). Die meisten Unternehmen, die HR Self-Services im Einsatz haben, verfügen in diesem Zusammenhang über ein Mitarbeiterportal (79 Prozent). Auf Wikis als Kollaborations-Tool setzt immerhin ein Drittel (33 Prozent) der Unternehmen, jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) bietet gar ein internes Beziehungsnetzwerk an, und gut jedes fünfte Unternehmen (21 Prozent) hat Blogs im Einsatz. Weniger häufig genutzt werden dagegen RSS-Feeds, Mobile Applikationen und Podcasts. RFID-Chips spielen so gut wie gar keine Rolle. Welche der folgenden modernen Informations- und Kommunikations-Tools nutzen Sie in Ihrem Unternehmen im Umfeld von HR Self-Services (z.b. im Intranet)? Mitarbeiterportal 79% Wikis Beziehungsnetzwerke (interne Social Networks) Blogs RSS-Feeds Mobile Applikationen Keine der genannten Podcasts RFID-Chips 33% 25% 21% 13% 12% 12% 1% n = 233 Abb. 11: Nutzung von Informations- und Kommunikations-Tools im Umfeld von HR Self-Services im Unternehmen 9

10 HR Self-Services Akzeptanz Nutzenpotenziale Akzeptanz In den Unternehmen, die HR Self-Services im Einsatz haben, ist die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter und Führungskräfte auf einem recht hohen Niveau, wobei sie bei Führungskräften (Ø=1,91) noch etwas stärker ausgeprägt ist als bei Mitarbeitern (Ø=1,98). Bei den Wie hoch ist die Akzeptanz für die HR Self- Services unter den Mitarbeitern und Führungskräften Ihres Unternehmens? Unternehmen, die noch keine HR Self-Services nutzen, hat vor allem die Einbindung von Führungskräften in HR-Systeme zukünftig einen recht hohen Stellenwert (Ø=1,89), wohingegen die Einbindung von Mitarbeitern einen geringeren zukünftigen Stellenwert aufweist (Ø=2,29). Welchen Stellenwert hat die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern in HR- Systeme für Sie zukünftig? 1,98 1,98 1,91 1,91 Mitarbeiter Mitarbeiter (n = 220) Führungskräfte Führungskräfte (n = 225) 1,89 1,89 2,29 2,29 Mitarbeiter Mitarbeiter (n = 171) Führungskräfte Führungskräfte (n = 171) 1hoch eher 2hoch eher 3gering gering 4 Abb. 12: Akzeptanz im Unternehmen für HR Self-Services Nutzenpotenziale Datenqualität 1hoch eher 2hoch eher 3gering gering 4 Abb. 13: Zukünftiger Stellenwert der Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern Eigenverantwortung Kostensenkung Produktivitätssteigerung Transparenzerhöhung Zeitgewinn Welche Vorteile ergeben sich aus Ihrer Sicht durch die Einführung von HR Self-Services? Zeitgewinn bei Arbeitsabläufen/Prozessen 1,53 1,60 Verbesserung der Datenqualität Senkung der Verwaltungskosten Entlastung des Personalbereichs Erhöhung der Transparenz von Arbeitsabläufen Erhöhung der Produktivität 1,84 1,90 1,92 1,95 2,13 1,94 1,93 1,92 2,13 2,36 Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Eigenverantwortung Verbesserung der Zusammenarbeit 2,14 2,38 2,47 2,55 Sonstiges* * (z.b. standortunabhängige Bearbeitung, Reduzierung des administr. Aufwands, verbessertes Commitment) Abb. 14: Vorteile durch die Einführung von HR Self-Services 1,94 2,07 Einsatz geplant Im Einsatz voll und ganz weitgehend weniger gar nicht 10

11 HR Self-Services Nutzenpotenziale Erfolgsfaktoren Das größte Nutzenpotenzial von HR Self- Services liegt nach Ansicht aller Teilnehmer egal ob bereits Self-Services im Unternehmen genutzt werden oder nicht im Zeitgewinn bei Arbeitsabläufen und Prozessen. Bei denjenigen Unternehmen, die Self-Services im Einsatz haben, folgt an zweiter Stelle die Verbesserung der Datenqualität. Bei den Unternehmen, die zukünftig HR Self-Services einführen wollen, steht dagegen die Entlastung des Personalbereichs an zweiter Stelle. An dritter Stelle folgt bei beiden Gruppen die Senkung der Verwaltungskosten. Auffällig ist, dass die Nutzenpotenziale derjenigen Unternehmen, die noch keine Self-Services nutzen, fast durchweg höher eingeschätzt werden, als sie tatsächlich zu sein scheinen. Insbesondere hinsichtlich der Produktivitätssteigerung und der Verbesserung der Zusammenarbeit sollten Unternehmen darauf bedacht sein, keine überzogenen Erwartungen zu haben. Erfolgsfaktoren Für diejenigen Unternehmen, die HR Self- Services nutzen, gibt es bei der Einführung von Self-Services im Wesentlichen vier Erfolgsfaktoren. Dies sind die Akzeptanz der Mitarbeiter bzw. Führungskräfte, ausreichende Informationen zur Nutzung und Handhabung, eine hohe Usability sowie die Gewährleistung der Datensicherheit. Usability Schulungsmaßnahmen Information Akzeptanz Unternehmenskultur Welches waren Ihrer Einschätzung nach wichtige Erfolgsfaktoren bei der Einführung von HR Self-Services in Ihrem Unternehmen? Akzeptanz der Mitarbeiter/Führungskräfte Information der Mitarbeiter/Führungskräfte Hohe Usability der angebotenen Services Gewährleistung der Datensicherheit Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter/ Führungskräfte Unternehmenskultur Sonstiges* * (z.b. Einbindung Betriebsrat, hohe Datenqualität, Unterstützung durch Management, Transparenz) 1,25 1,25 1,47 1,47 1,39 1,39 1,39 1,39 1,69 1,69 1,50 1,50 1,53 1,53 1,53 1,53 1,53 1,53 2,06 2,06 1,94 1,94 Abb. 15: Erfolgsfaktoren bei der Einführung von HR Self-Services in Unternehmen 1,92 1,92 2,08 2,08 2,30 2,30 Einsatz geplant Einsatz geplant Im Einsatz Im Einsatz sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig Als weniger wichtig werden im Vergleich dazu Schulungsmaßnahmen und die richtige Unternehmenskultur erachtet. Auffallend ist auch hier, dass die Unternehmen, die den Ein- satz von Self-Services planen, den genannten Faktoren in der Tendenz eine höhere Bedeutung beimessen als diejenigen Unternehmen, die Self-Services bereits im Einsatz haben. 11

12 Prozessautomatisierung Prozessdokumentation Eine wesentliche Voraussetzung für die Prozessautomatisierung ist die Prozessdokumentation. Was dies angeht, sind die Unternehmen recht gut aufgestellt. Drei Viertel (75 Prozent) der teilnehmenden Unternehmen haben die wichtigsten HR-Prozesse (z.b. Personaladministration, Personalbeschaffung, Personalabrechnung) schriftlich dokumentiert. Gut die Hälfte davon (48 Prozent) haben mehr als 20 HR-Prozesse schriftlich dokumentiert. Sind die wichtigsten HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen schriftlich dokumentiert (z.b. Personaladministration, Personalbeschaffung, Personalabrechnung)? 25% 75% Abb. 16: Dokumentation von HR-Prozessen Ja n = 420 Nein Wie viele HR-Prozesse werden in Ihrem Unternehmen durch spezielle HR-IT-Systeme unterstützt? 50% 40% 20% 31% 32% 37% n = 275 0% < 5 < 5 5 bis bis > > Abb. 18: Unterstützung von HR-Prozessen durch HR-IT- Systeme 21 Prozent haben zwischen elf und 20 Prozessen dokumentiert, 25 Prozent zwischen fünf und zehn. Nur sieben Prozent haben weniger als fünf Prozesse schriftlich dokumentiert. Bei 37 Prozent der Teilnehmer, die schriftlich dokumentierte Prozesse haben, werden mehr als zehn HR-Prozesse durch spezielle IT-Systeme unterstützt. Bei 32 Prozent sind es zwischen fünf und zehn, bei 31 Prozent sind es weniger als fünf HR-Prozesse, die durch spezielle IT- Systeme unterstützt werden. Wie viele schriftlich dokumentierte HR-Prozesse gibt es in Ihrem Unternehmen? 50% 50% 40% 40% 20% 20% 0% 7% 48% 25% 21% 0% < 5 5 bis bis 20 > 20 Abb. 17: Dokumentation von HR-Prozessen < 5 5 bis bis 20 > 20 48% der Befragten haben in ihrem Unternehmen mehr als 20 dokumentierte HR-Prozesse. n =

13 Prozessautomatisierung Bekanntheit Einsatz Bekanntheit Sind Ihnen Funktionsweise, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines HR-Prozessautomatisierungs- Systems bekannt? 21% 55% 7% 17% n = 420 Voll und ganz Weitgehend Wenig Gar nicht Fast drei Viertel der Befragten (72 Prozent) gaben an, dass ihnen die Funktionsweise, der Nutzen und die Erfolgsfaktoren eines HR- Prozessautomatisierungssystems zumindest weitgehend bekannt sind. 21 Prozent gaben zu, dass sie bislang weniger darüber wissen, und sieben Prozent scheinen sich noch gar nicht mit dem Thema auseinandergesetzt zu haben. Abb. 19: Bekanntheit von Funktionsweise, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines HR-Prozessautomatisierungssystems Einsatz in Unternehmen Die Funktionsweise eines HR-Prozessautomatisierungssystems zu kennen ist eine Sache, aber haben die Unternehmen solche Systeme auch schon im Einsatz? Die Antwort lautet: Überwiegend nein. Nur ein gutes Viertel (26 Prozent) der Teilnehmer bestätigte, dass in ihrem Unternehmen bereits ein IT-System zur übergreifenden HR-Prozessautomatisierung (inkl. Prozessmonitoring) im Einsatz ist. 68 Prozent davon haben für die Umsetzung (z.b. für die Definition der einzelnen Prozessschritte/des Workflows, etc.) externe Beratung in Anspruch genommen. Setzen Sie bereits IT-Systeme zur übergreifenden HR-Prozessautomatisierung inkl. Prozessmonitoring ein (z.b. Business Process Management System)? 74% 26% Ja Nein n = 392 Abb. 20: Einsatz von IT-Systemen zur HR-Prozessautomatisierung Haben Sie für die Umsetzung der HR- Prozessautomatisierung externe Beratung in Anspruch genommen (z.b. für die Definition der einzelnen Prozessschritte/ des Workflows, etc.)? 32% 68% Ja Nein n = 81 Abb. 21: Inanspruchnahme externer Beratung für die Umsetzung der HR-Prozessautomatisierung 13

14 Prozessautomatisierung Einsatz Planen Sie die Einführung von IT-Systemen zur HR-Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen und in welchem Zeitraum? 12% 42% 28% 18% Ziehen Sie in Erwägung, für die Umsetzung der HR-Prozessautomatisierung externe Beratung in Anspruch zu nehmen (z.b. für Analyse & Definition der einzelnen Prozessschritte/Workflows)? 41% 23% 35% n = 318 Ja, nächstes Jahr (2011) Ja, innerhalb der nächsten drei Jahre (bis 2013) Ja, aber nicht vor 2014 Nein Abb. 22: Geplante Einführung von IT-Systemen zur HR- Prozessautomatisierung mit Angabe des angestrebten Zeitpunkts Ja Nein Weiß nicht n = 158 Abb. 23: Erwägung der Inanspruchnahme von externer Beratung für die Umsetzung der HR-Prozessautomatisierung 58 Prozent der Unternehmen, die noch kein ITgestütztes HR-Prozessautomatisierungssystem im Einsatz haben, planen dies zumindest für die Zukunft, 46 Prozent sogar in 2011 bzw. innerhalb der nächsten drei Jahre. 35 Prozent der Unternehmen, die den Einsatz eines solchen Systems planen, ziehen dabei in Erwägung, externe Beratung in Anspruch zu nehmen. 23 Prozent wollen die Umsetzung ohne externe Hilfe realisieren, 41 Prozent sind sich noch unschlüssig, ob sie Unterstützung von außen benötigen werden. Wo liegen die Gründe, dass Sie in Ihrem Unternehmen bisher kein IT-System zur HR-Prozessautomatisierung einsetzen und die Einführung nicht geplant ist? Zu kleines Unternehmen 48% Zu hohe Kosten 39% Fehlende Unterstützung der Geschäfts- /Unternehmensführung 24% Vorteile/Nutzen momentan nicht ersichtlich Zu hohe technische Anforderungen / Technische Voraussetzungen nicht vorhanden 18% 24% Keine klar definierten Prozesse 17% Sonstiges* * (z.b. zum Teil bereits Prozessautomatis. vorhanden, zu heterogenes Arbeitsumfeld, Unternehmenskultur) 13% Abb. 24: Gründe, warum IT-Systeme zur HR-Prozessautomatisierung bisher nicht eingesetzt werden n =

15 Von den 42 Prozent, die keine Einführung eines HR- Prozessautomatisierungs- systems planen, werden als Hauptgründe dafür die Unternehmensgröße (48 Prozent) und die hohen Kosten (39 Prozent) angegeben. Ein gutes Viertel (24 Prozent) sieht als Hinderungsgrund die fehlende Unterstützung der Kleines Unternehmen Hohe Kosten Technische Anforderungen Fehlende Unterstützung Keine klar definierten Prozesse Geschäfts-/Unternehmensführung. Ebenso viele erkennen derzeit keinen Nutzen in einem solchen System. 18 Prozent sehen die technischen Anforderungen als zu hoch an, und 17 Prozent sehen die nicht klar definierten Prozesse als K.O.- Kriterium. Prozessautomatisierung Einsatz Nutzenpotenziale Nutzenpotenziale Wo liegen bzw. könnten aus Ihrer Sicht die Hauptvorteile der HR-Prozessautomatisierung liegen? Verbesserung des Workflows Effizienzsteigerung Zeitersparnis Erhöhung der Prozessqualität Erhöhung der Transparenz von Arbeitsabläufen Entlastung des Personalbereichs Kostensenkung 1,61 1,64 1,75 1,81 1,84 1,91 2,01 Sonstiges* * (z.b. Motivation der MA, Erhöhung der Arbeitsqualität, Standardisierung) Abb. 25: Vorteile der HR-Prozessautomatisierung 2,37 voll und ganz weitgehend weniger gar nicht 1,00 2,00 3,00 4,00 Die größten Vorteile einer HR-Prozessautomatisierung werden in der Verbesserung des Workflows (Ø=1,61), einer Effizienzsteigerung (Ø=1,64) und Zeitersparnis (Ø=1,75) gesehen. Es folgen die Erhöhung der Prozessqualität und eine höhere Transparenz der Arbeitsabläufe. Die Entlastung des Personalbereichs (Ø=1,91) und eine Kostensenkung (Ø= 2,01) fallen dagegen in der Bewertung etwas ab. Das allgemeine Nutzenpotenzial einer HR- Prozessautomation wird von den Teilnehmern recht hoch eingeschätzt (vgl. Abb. 25): 86 Prozent derjenigen Teilnehmer, denen die Funktionsweise und der Nutzen nicht gänzlich unbekannt sind, sehen ein hohes oder sehr hohes Nutzenpotenzial, zwölf Prozent sind der Ansicht, dass der Nutzen eher gering ist, und zwei Prozent können überhaupt keinen Vorteil in einer Prozessautomation erkennen. Die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer, denen die Funktionsweise eines solchen Systems nicht gänzlich unbekannt ist (91 Prozent), hält die HR-Prozessautomatisierung zukünftig jedoch für wichtig oder sehr wichtig. 15

16 Prozessautomatisierung Nutzenpotenziale Wie hoch schätzen Sie allgemein das Nutzenpotenzial für HR-Prozessautomatisierung ein? Für wie wichtig halten Sie die HR-Prozessautomatisierung zukünftig? 67% 12% 2% 53% 7% 2% 38% 19% Sehr hoch Hoch Eher gering Gering n = 371 n = 389 Sehr wichtig Wichtig Weniger wichtig Nicht wichtig Abb. 26: Nutzenpotenzial für HR-Prozessautomatisierung Abb. 27: Zukünftige Bedeutung der HR-Prozessautomatisierung Wie beurteilen Sie das Nutzenpotenzial einer Prozessautomatisierung für die folgenden HR-Prozesse? Zeitwirtschaft 1,57 Reisemanagement Personalplanung Performance Management/ Leistungsbeurteilung Neueintritt Vergütungsmanagement Personalgewinnung Zielvereinbarung Personalentwicklung Austritt 1,86 2,04 2,04 2,11 2,11 2,14 2,14 2,23 2,24 Ideenmanagement Versetzung/Entsendung Sonstiges* * (z.b. Personaladministr., Personalcontrolling, unternehmensinterne Kommunikation) 2,48 2,53 2,38 hoch eher hoch eher gering gering 1,00 2,00 3,00 4,00 Abb. 28: Nutzenpotenziale einer Prozessautomatisierung für HR-Prozesse Bezogen auf konkrete HR-Prozesse wird das größte Nutzenpotenzial einer Automatisierung der Zeitwirtschaft (Ø=1,57), des Reisemanagements (Ø=1,86) sowie der Personalplanung und des Performance Managements (Ø= jeweils 2,04) beigemessen. Geringer bewertet wurde dagegen das Nutzenpotenzial einer Automatisierung von Austritten (Ø=2,24), des Ideenmanagements (Ø=2,48) und der Versetzung/Entsendung (Ø=2,53). 16

17 Prozessautomatisierung Nutzenpotenziale Welches sind bzw. wären Ihrer Einschätzung nach wichtige Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines HR-Prozessautomatisierungs-Systems? Prozessoptimierung Unterstützung durch das Management Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Landschaft Prozessdenken 1,50 1,56 1,56 1,73 Kontroll- und Steuerungsfunktion Prozessberatung 1,96 2,05 Zertifizierung Sonstiges* * (z.b. Schulungen, Akzeptanz bei MA/FK, Kommunikation/Information) 2,71 2,00 sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig 1,00 2,00 3,00 4,00 Abb. 29: Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines HR-Prozessautomatisierungs-Systems Prozessoptimierung (Ø=1,50), Integrationsfähigkeit in die bestehende IT-Landschaft und Unterstützung durch das Management (Ø= jeweils 1,56) wurden als wichtigste Er- folgsfaktoren bei der Einführung eines HR- Prozessautomatisierungssystems deklariert. Prozessberatung (Ø=2,05) und Zertifizierung (Ø=2,71) fallen in der Bewertung ab. 17

18 Prozessautomatisierung Nachgefasst Nachgefasst Aus der Online-Befragung ging hervor, dass die Mehrheit der Unternehmen noch kein HR-Prozessautomatisierungssystem im Einsatz hat. Allerdings wird der Automatisierung von HR- Prozessen mit Hilfe eines speziellen IT-Systems von vielen Unternehmen zukünftig eine hohe Bedeutung beigemessen. Um diesen Trend zu verifizieren und noch weitere Erkenntnisse über dieses Thema zu gewinnen, wurden im Zeitraum von Dezember 2010 bis Februar 2011 insgesamt 14 vertiefende Einzel- Interviews auf Grundlage eines standardisierten Interview-Leitfadens geführt. Die Antworten lassen sich grob wie folgt darstellen: Teilnehmer: 14 (100%) HR-Prozessautomatisierungssystem im Einsatz? Ja: 36% Nein: 64% Hat sich Einführung des HR- Prozessautomatisierungssystems gelohnt? Welches sind die wichtigsten Anforderungen an ein HR- Prozessautomatisierungssystem? Ja: 80% Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit Ja: 44% Ja: 22% Vor- und Nachteile eines HR- Prozessautomatisierungssystems bekannt? HR-Prozessautomatisierungssystem geplant? Abb. 30: Antwortstruktur der vertiefenden Einzel-Interviews (n= 14) Kernaussagen von Unternehmen, die ein HR-Prozessautomatisierungssystem einsetzen: Grundsätzlich werden klare Anforderungen an ein HR-Prozessautomatisierungssystem gestellt: Es sollte eine hohe Nutzerfreundlichkeit aufweisen und über ein hohes Maß an Steuerungsfähigkeit und Flexibilität verfügen, so dass individuelle Begebenheiten seitens des Unternehmens, z.b. hinsichtlich der einzelnen Prozesse, Schnittstellen und Funktionen (Berechtigungskonzept) berücksichtigt werden können. Darüber hinaus sollte es auf jeden Fall zur Schnittstellenminimierung beitragen und eine hohe Datensicherheit gewährleisten. Zur getätigten Investition konnten die meisten Unternehmen keine konkrete Angabe machen, die Einführung des Systems dauerte aber insgesamt zwischen 9 Monaten und 5 Jahren. Für die meisten Unternehmen hat sich die Investition vollständig oder zumindest teilweise gelohnt. Bei einigen wird jedoch das Potenzial des vorhandenen Systems (noch) nicht gänzlich ausgeschöpft. Unternehmen, die derzeit darüber nachdenken, ein HR-Prozessautomatisierungssystem einzuführen, wird empfohlen, das Projekt gründlich vorzubereiten. Dazu gehören die Installation eines Projektteams, eine klare Definition der Ziele und Hebel zu deren Erreichung sowie eine transparente Kommunikation an die Mitarbeiter und Führungskräfte, da von deren Akzeptanz der Erfolg eines solchen Systems maßgeblich abhängt. 18

19 Prozessautomatisierung Nachgefasst Kernaussagen von Unternehmen, die kein HR-Prozessautomatisierungssystem einsetzen: Von den Unternehmen, die derzeit kein HR-Prozessautomatisierungssystem einsetzen, haben die meisten noch keine Prozesskostenrechnung durchgeführt, d.h. es ist auch keine Einschätzung darüber möglich, wie hoch die Prozesskosten sind, geschweige denn, inwieweit sich die Einführung eines Automatisierungssystems auf die Prozesskosten auswirken würde. Der Mehrheit sind die Vor- und Nachteile eines HR-Prozessautomatisierungssystems nicht bekannt. Gegen einen Einsatz sprechen folglich nicht ausreichend vorhandene Informationen und einfache Praxisbeispiele. Bei den Unternehmen, denen Vor- und Nachteile eines HR- Prozessautomatisierungssystems bekannt sind, sprechen die zu kleine Unternehmensgröße, Ressourcenmangel und mangelndes Verständnis bei den Entscheidern gegen einen Einsatz. Die überwiegende Mehrzahl der Unternehmen kann sich die Einführung eines HR-Prozessautomatisierungssystems vorstellen, wenn es die unternehmenseigenen Anforderungen erfüllen würde. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören: Integrationsfähigkeit (in bestehende Systeme), hohe Usability, Schnittstellenreduzierung, Zugriffsregelungen/Rollenkonzepte sowie eine hohe Individualität und Standardisierung. 19

20 Fazit & Ausblick Zunächst mal waren wir sehr erfreut über die hohe Teilnehmerzahl und die ausgewogene Verteilung bei den Unternehmensgrößen. Nur so konnten wir unserem selbst gestellten Anspruch, mehr Transparenz in den Markt der HR Self-Services und Prozessautomatisierung, gerecht werden. Überrascht hat uns die hohe Anzahl der Unternehmen, die die HR-Prozesse bereits schriftlich dokumentiert haben, da dies eine wichtige Voraussetzung für die Automatisierung von HR-Prozessen ist. Eine weitere Erkenntnis der Studie ist, dass HR Self-Services zwar seit Jahren gut etabliert sind, der Schwerpunkt dabei aber eher noch auf administrativen Prozessen (Zeitwirtschaft, Travel Management) liegt. Gleichwohl lässt sich anhand der Antworten erkennen, dass es einen Trend hin zu einer stärkeren Nutzung von Self-Services für qualitative Talent Management Prozesse gibt. Die Automatisierung von HR-Prozessen wird insgesamt als sehr wichtig angesehen. Aller- Es ist ein Trend hin zu einer stärkeren Nutzung von Self-Services für qualitative Talent Management Prozesse erkennbar. dings ist der Anteil der Unternehmen, die hierfür eine IT-mäßige Unterstützung in Anspruch nehmen, noch relativ gering. Erstaunlich ist jedoch, dass viele Teilnehmer der Meinung sind, dass ihnen Funktionsweise, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines HR-Prozessautomatisierungssystems weitgehend bekannt sind. Unserer Einschätzung nach stellt sich dies in der Realität etwas anders dar. Zwar haben die meisten eine klare Vorstellung von Prozessautomatisierung, die IT-seitige Unterstützung durch ein über den Prozessen liegendes System geht jedoch darüber hinaus. Hier scheint doch noch ein größerer Informationsbedarf vorhanden zu sein, wie auch aus den Vertiefungs-Interviews hervorging. Nichtsdestotrotz ist die Automatisierung von Prozessen für die meisten ein wichtiges Thema. So erklärt sich auch, dass viele Unternehmen in den nächsten Jahren in die HR- Prozessautomatisierung investieren möchten. IT-seitig ist dies heute bereits auch ohne hohe Investitionen möglich. Auch hier besteht also noch Informationsbedarf bei der Zielgruppe. 20

21 Teilnehmer-Statistik Wie viel Umsatz hat Ihr Unternehmen im letzten Geschäftsjahr erwirtschaftet? 40% 20% 0% 22% 20% 15% 6% < 10 Mio. 10 bis 50 Mio. 51 bis 100 Mio. 101 bis 500 Mio. Abb. 31: Umsatz der teilnehmenden Unternehmen 37% > 500 Mio. n = 244 Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen in der Personalabteilung beschäftigt? 50% 40% 39% 20% 24% 14% 13% 0% < 5 5 bis bis bis 50 > 50 Abb. 32: Mitarbeiteranzahl in der Personalabteilung der teilnehmenden Unternehmen n = 381 Welche Position haben Sie in Ihrem Unternehmen? Geschäftsführung/Vorstand 12% Personalleiter/in 22% Abteilungs-/Gruppenleiter im Abteilungs-/Gruppenleiter im Personalbereich Personalbereich 15% Personalreferent/in 25% Personalsachbearbeiter/in 6% Abb. 33: Position der Befragten Andere Position 22% n =

22 Teilnehmer-Statistik Wer ist in Ihrem Unternehmen für die folgenden Funktionen der Personalorganisation zuständig? Personaladministration Personaladministration (inkl. (inkl. Abrechnung) Abrechnung) 64% 64% 15% 15% 8% 8% 14% 14% Personal-IT Personal-IT 38% 38% 40% 40% 12% 12% Personalbeschaffung Personalbeschaffung 80% 80% 8% 8% 3% 3% 9% 9% Personalentwicklung Personalentwicklung 77% 77% 3% 3% Personalbetreuung/-service Personalbetreuung/-service (Mitarbeiterbetreuung) (Mitarbeiterbetreuung) Personalberatung Personalberatung (Business (Business Partner) Partner) 88% 88% 83% 83% 7% 7% 1% 1% 4% 4% 5% 5% 6% 6% 7% 7% Eigene Eigene Personalabteilung Personalabteilung Interner Interner Dienstleister Dienstleister Externer Externer Dienstleister Dienstleister Teils, Teils, teils teils Abb. 34: Zuständigkeiten in der Personalorganisation der befragten Unternehmen In welcher Organisationsform erbringen Sie die folgenden HR-Funktionen? Personaladministration (inkl. Abrechnung) 15% 46% 26% 13% Personal-IT 14% 58% 16% 13% Personalbeschaffung 19% 47% 13% 21% Personalentwicklung 25% 51% 6% 18% Personalbetreuung/-service (Mitarbeiterbetreuung) 18% 48% 1% 22% Personalberatung (Business Partner) 20% 48% 5% 27% Stabsfunktion Zentral Shared Service Center Dezentral Abb. 35: Organisationsform der HR-Funktionen in den befragten Unternehmen 22

23 Teilnehmer-Statistik Welche IT-Systeme setzen Sie im HR-Bereich ein? SAP 43% Separates Zeitwirtschaftssystem 36% Separates Bewerbermanagementsystem Eigenentwicklung Separates Reisemanagementsystem 27% Lotus Notes 22% Separates Human Resource Management System (HRMS) Separates Talent Management System Share-Point ADP PAISY DATEV Oracle / Peoplesoft P & I Separates Business Process Management System s + p Sonstiges* 16% 15% 13% 13% 11% 8% 6% 5% 1% 15% Abb. 36: Einsatz von IT-Systemen im HR-Bereich n =

24 Impressum Herausgeber: perbit Software GmbH Siemensstraße Altenberge Kontakt: Gabriele Hampel Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Internet: Wissenschaftliche Begleitung: Prof. Dr. Wolfgang Jäger, Hochschule RheinMain, Wiesbaden Studiengang Media Management Redaktionelle Unterstützung: DJM Consulting GmbH Limburger Straße Königstein i. Ts. Kooperationspartner: HRnetworx ein Netzwerk der networx Holding GmbH Brinkmannstraße Bremerhaven Wichtige Hinweise: Alle Texte und grafischen Gestaltungen in diesem Bericht sind urheberrechtllich geschützt und dürfen nicht ohne Einwilligung übernommen und verwendet werden. Die in diesem Bericht gemachten Aussagen sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und fortdauernde bzw. gleichbleibende Richtigkeit. Altenberge, März