Reisekostenrecht 2014 Umsetzungsfahrplan und Gestaltungshilfen

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1 KONFERENZ & INTENSIV-WORKSHOP Getrennt buchbare Tage. Sonderpreis bei gemeinsamer Buchung! KONFERENZ 16. September 2013, Köln Reisekostenrecht 2014 Umsetzungsfahrplan und Gestaltungshilfen Das neue Reisekostenrecht ab Rechtliche Rahmenbedingungen Kosten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber Praxisbeispiel: Wie gelingt die erfolgreiche Umstellung der betrieblichen Abläufe? Kommunikation mit Arbeitnehmern und Betriebsrat Arbeitsrechtliche Fragestellungen zu Vertragsanpassung und internen Richtlinien Hochaktuell Informationen zum neuen BMF-Schreiben aus erster Hand INTENSIV-WORKSHOP 17. September 2013, Köln 37b EStG Zuwendungen rechtssicher behandeln Abgeltungscharakter Steuerliche Behandlung unterschiedlicher Zuwendungsempfänger Abgrenzung freiwillige Zuwendungen zu vereinbarten Zusatzleistungen Geschenke und Aufmerksamkeiten Barlohn-/Sachlohnabgrenzung Prozess- und Schnittstellenoptimierung Maximaler Praxisbezug mit vielen Fallbeispielen IHRE EXPERTEN Stephanie Czekala, LL.M., KPMG AG Wirtschaftsprüfungs - gesellschaft Peter Galdia, VW Financial Services Dr. Stefan Middendorf, KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbh RegDir Walter Niermann, Finanzministerium des Landes NRW Martin Reinhold, Siemens AG Sabine Ziesecke, PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

2 2 Konferenz Intensiv-Workshop Kleine Reform große Wirkung? Die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts tritt zum 1. Januar 2014 in Kraft. Definition der ersten Tätigkeitsstätte, Neuregelungen bei den Verpflegungs pauschalen und Änderungen der steuerfreien Übernachtungskosten sehen auf den ersten Blick recht harmlos aus. Insbesondere für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen und Off-Sitelern ergibt sich jedoch teilweise erheblicher Umstellungsbedarf. Sind Ihnen die Auswirkungen auf Ihre Personalkosten bewusst? Gibt es Nettolohneinbußen für Ihre Arbeitnehmer? Wie kommunizieren Sie die neuen Aufzeichnungspflichten an Arbeitnehmer und Betriebsrat? Wie setzen Sie die neuen Regelungen so um, dass Sie arbeitsrechtliche Diskussionen vermeiden? Diese und weitere Fragen beantworten unsere Experten praxisnah auf der hochaktuellen EUROFORUM-Konferenz. Erhalten Sie bei uns den umfassenden Fahrplan zur erfolgreichen und effizienten Umsetzung des neuen Reisekostenrechts in Ihrem Unternehmen! Praktische Umsetzung des 37b EStG birgt noch immer Unklarheiten Erarbeiten Sie bei diesem Workshop Antworten zu offenen Fragen im Geltungsbereich des 37b EStG und zu Umsetzungsprozessen in Ihrer betrieblichen Praxis. Obwohl die Vorschrift bereits seit einigen Jahren Anwendung findet, bleiben zahlreiche Unsicherheiten: Wie werden Incentive-Reisen steuerlich behandelt? Wie werden Bar- und Sachlohn abgegrenzt? Welche Besonderheiten sind bei Rabatt- und Prämiensystemen zu beachten? Wie stellen Sie die optimale Informationsbeschaffung als Grundlage der korrekten Besteuerung sicher? Lernen Sie in kleinem Kreis mit einem versierten Verwaltungsvertreter sowie der Unternehmens- und Beratungspraxis. Nutzen Sie die umfangreichen Erfahrungen der Referenten und behalten Sie Gestaltungs- und Prozessabläufe beim 37b EStG fest im Griff! Konferenz Reisekostenrecht 2014 Umsetzu Montag, 16. September Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Tagungsunterlagen Begrüßung durch EUROFORUM und die Vorsitzende Stephanie Czekala, Senior Manager Tax Lohnsteuerservices, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Das neue Reisekostenrecht Überblick der rechtlichen Rahmenbedingungen Vergleich neues/altes Recht Gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte Neuregelung der Verpflegungspauschalen Änderung im Bereich der steuerfreien Übernachtungskosten Aus welchen Neuregelungen entsteht Handlungsbedarf? Stephanie Czekala Pause mit Kaffee und Tee PRAXISBERICHT Umsetzungsfragen und Fallstricke in der Unternehmenspraxis In welchen Bereichen kann das neue Recht Mehrkosten verursachen? Sind die Risiken für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beseitigt? Sicherer und effizienter Forecast des Personalaufwands Müssen die Reisekostenabrechnungssysteme angepasst werden? Anpassungen der Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten? Anpassung der Reisekostenrichtlinien und Arbeitsverträge? Wie gelingt die Kommunikation? Martin Reinhold, Leiter Operational Taxes, Siemens AG und Sabine Ziesecke, Steuerberaterin, Partnerin, Human Resource Services, PricewaterhouseCoopers AG Gemeinsames Mittagessen Ehemalige Teilnehmer meinen: Hervorragende Idee die Themen von der Verwaltung und Vertretern der Industrie vorstellen zu lassen. Jens Assenheimer, Deere & Company European Office Sehr aktuell, gute Mischung Finanzverwaltung Praxis Berater. Claudia Häge, RWT Horwath GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

3 3 ngsfahrplan und Gestaltungshilfen Intensiv-Workshop: 37b EStG Dienstag, 17. September 2013 Getrennt buchbar! Arbeitsrechtliche Fragestellungen und Gestaltungsmöglichkeiten Vertragliche Gestaltung rund um die erste Arbeitsstätte Wirksame Anpassung von Reisekostenrichtlinien Das Problem der betrieblichen Übung im Reisekostenrecht Rechtliche Aspekte der neuen Dokumentationspflichten Dr. Stefan Middendorf, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Leiter der Practice Group Arbeitsrecht, KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Pause mit Kaffee und Tee FINANZVERWALTUNG AKTUELL Das neue Reisekostenrecht aus Sicht der Finanzverwaltung Vorstellung des neuen BMF-Schreibens zum steuerlichen Reisekostenrecht Erste Tätigkeitsstätte statt Regelmäßiger Arbeitsstätte - betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers, verbundene Unternehmen oder bei Dritten - vorübergehende vs. dauerhafte Tätigkeit - Konkurrenzregelung bei mehreren Tätigkeitsstätten Änderungen bei den Fahrtkosten - Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. zum Sammelpunkt - beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit - weiträumige Tätigkeitsgebiete Verpflegungsmehraufwendungen (Werbungskosten und steuerfreier Arbeitgeberersatz) Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit Neuregelungen bei doppelter Haushaltsführung - Beruflich veranlasste Unterkunftskosten - Gesetzliche Konkretisierung des eigenen Hausstands - Zweitwohnung am Beschäftigungsort RegDir Walter Niermann, Finanzministerium des Landes NRW Diskussion und Fragen an die Referenten des Tages Ende des Konferenztages Im Anschluss an den ersten Veranstaltungstag laden Sie EUROFORUM und das Lindner Hotel City Plaza herzlich zu einem Umtrunk ein. Nutzen Sie die Gelegenheit zu vertiefenden Gesprächen mit Referenten und Teilnehmern Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Tagungsunterlagen Begrüßung durch EUROFORUM und die Vorsitzende Sabine Ziesecke Allgemeines zu 37b EStG Erläuterung der Vorschrift mit Beispielen Abgrenzungs- und Aufteilungsprobleme Zeitpunkt der Versteuerung Haftungs-/Hinterziehungsrisiken Sabine Ziesecke PRAXISBERICHT Problembereiche in der betrieblichen Praxis Informationsbeschaffung zur Sicherstellung der vollumfänglichen Besteuerung Eingangsquellen finden und bewerten (wer wendet was zu) Kommunikation der Verantwortlichkeiten (wer verantwortet) Prozessbeschreibung und Abläufe im Unternehmen Kommunikation (OHB, Arbeitsanweisungen, Wegweiser) Meldeplattform (Excel Formular) Verarbeitung der Meldungen Internes Kontrollsystem (Kontenkontrolle) Schnittstellen Compliance, Revision, Gehalt (Abstimmung der Regeln und Anweisungen) Peter Galdia, Leiter Fachreferat Sachzuwendungen, Geldwerte Vorteile, Pauschale Versteuerung, VW Financial Services Pause mit Kaffee und Tee FINANZVERWALTUNG AKTUELL Neues von Rechtsprechung und Finanzverwaltung Darstellung der aktuellen Rechtsprechung und der Reaktion der Finanzverwaltung Aktuelle Zweifelsfragen, u. a. zu Incentive-Reisen und Rabatt- und Prämiensystemen RegDir Walter Niermann Gemeinsames Mittagessen Gestaltungsmöglichkeiten in der betrieblichen Praxis Vergleich Pauschalierung nach 40 EStG oder nach 37b EStG Nutzung der Sachbezugsfreigrenze Abgrenzungsmöglichkeiten Implementierung von Organisations- und Handlungsanweisung (Richtlinien) IT-gestützte Prozess- und Schnittstellenunterstützung anhand einer Fallstudie Sabine Ziesecke Ende des Intensiv-Workshops

4 4 Ihre Referenten: Stephanie Czekala, LL.M, ist als Rechtsanwältin und Steuerberaterin bei der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft am Standort Düsseldorf tätig. Als Senior Managerin im Bereich Lohnsteuer Services berät sie internationale Konzerne sowie Unternehmen des Mittelstandes im Bereich der Arbeitnehmerbesteuerung. Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit ist die Unterstützung von Unternehmen bei der Erstellung lohnsteuerlich relevanter Unternehmensrichtlinien sowie die Beratung im Rahmen von Außenprüfungen. Peter Galdia leitet seit April 2011 das Fachreferat Sachzuwen dungen, Geldwerte Vorteile, Pauschale Versteuerung der VW Financial Services. Er koordiniert die strukturierte Erfassung, Auswertung und Verarbeitung der gemeldeten Sachzuwendungen und zudem alle Verarbeitungen der Sachverhalte, die zu Lohn eines Dritten führen. Weiterhin erstellt er das Kommunikationskonzept und verantwortet die Steuerung der Prozesse in den FS-Teilkonzerngesellschaften. Er ist der zentrale Ansprechpartner für alle Schnittstellenbereiche z. B. Personalwesen, Produktentwick lung, Compliance, Revision und Volkswagen-Konzernunter nehmen. Dr. Stefan Middendorf ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner von KPMG Law. Dort leitet er bundesweit die Practice Group Arbeitsrecht. Zudem ist er Lehrbeauftragter für Europäisches Arbeitsrecht am Europa- Kolleg Hamburg. Er berät nationale und internationale Unternehmen in allen Fragen des Arbeitsrechts. Zu den Schwerpunkten seiner Tätigkeit gehört die Beratung bei Restrukturierungen, arbeitsrechtlichen Compliance- Projekten sowie in Fragen der betrieblichen und unternehmerischen Mitbestimmung. Walter Niermann ist als Regierungsdirektor im Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf tätig und arbeitet dort als Lohnsteuerreferent in der Steuerabteilung. Er ist bekannt durch Fachbeiträge auf dem Gebiet des Ertragsteuerrechts mit dem Schwerpunkt Arbeitnehmerbesteuerung. Martin Reinhold ist Leiter der Abteilung Operational Taxes in der zentralen Steuerabteilung der Siemens AG. Dazu gehört neben der internationalen Unternehmensbesteuerung u. a. auch die fachliche Zuständigkeit für die Fachgebiete Lohnsteuer, Expatriate Taxation, Altersversorgung sowie die Besteuerung von innovativen Vergütungsformen. Zuvor war er mehrere Jahre in der Finanzverwaltung, der Steuerabteilung der DaimlerChrysler AG und EADS Deutschland GmbH in den Fachgebieten Lohnsteuer und Expatriate Taxation tätig. Sabine Ziesecke ist Steuerberaterin und Partnerin bei Pricewater housecoopers AG. Sie leitet den Bereich Human Resource Services am Berliner Standort sowie ein bundesweit agierendes Team von Lohnsteuerexperten. Sabine Ziesecke verfügt über jahrelange Erfahrungen hinsichtlich lohnsteuerrechtlicher Fragestellungen und Gestaltungsmöglichkeiten. Sie veröffentlicht regelmäßig zu entsprechenden Fachthemen und ist in Gremien der Industrie und Wirtschaft präsent.

5 Wir sprechen an: Geschäftsführer und Führungskräfte/ leitende Mitarbeiter aus den Abteilungen: Personal Steuern Recht Lohn- und Gehaltsbuchhaltungen Travel Management Betriebsrat/Mitarbeitervertretung insbesondere aus Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen, Off-Sitelern und Auslandstätigkeiten der Mitarbeiter sowie vielen zuwendungsrechtlichen Fragestellungen. Spezialisierte Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Erfahrungen im Lohnsteuerrecht werden vorausgesetzt. Darum sollten Sie teilnehmen: RegDir Walter Niermann ist einer DER deutschen LSt-Experten und hat das neue Reisekostenrecht maßgeblich mit gestaltet. Adressieren Sie hier Ihre Fragen! Im September 2013 wird das BMF-Schreiben zum neuen Reisekostenrecht erwartet. RegDir Walter Niermann arbeitet an diesem wesentlich mit und berichtet aus erster Hand! Konferenz und Intensivseminar bieten die ideale Kombination für Ihr LSt-Wissens update. Bei gemeinsamer Buchung profi tieren Sie vom Vorteilspreis. Unser Service für Sie: Wir sammeln Ihre individuellen Fragen im Vorfeld der Veranstaltung und leiten diese an Ihre Referenten weiter. INFOLINE: / Ihre Fragen zur Konferenz beantworten wir gerne! KONZEPTION UND INHALT Katrin Marie Schmitz Konferenz-Managerin katrin.schmitz@euroforum.com ORGANISATION UND ANMELDUNG Dana Knabbe Senior-Konferenz-Koordinatorin dana.knabbe@euroforum.com

6 Ihr persönlicher Anmeldecode EUROFORUM-KONFERENZ Reisekostenrecht 2014 Umsetzungsfahrplan und Gestaltungshilfen 16. September 2013, Lindner Hotel City Plaza Köln Magnusstraße 20, Köln, Telefon: 02 21/ Jetzt schnell und bequem online anmelden! Ja, ich nehme teil Name Position/Abteilung Telefon oder ausfüllen und faxen an: 02 11/ an der Konferenz Reisekostenrecht 2014 und dem Intensiv-Workshop 37b EStG am 16. und 17. September 2013 zum Vorteilspreis von 1.749, p. P. zzgl. MwSt. [P M012] an der Konferenz Reisekostenrecht 2014 am 16. September 2013 zum Preis von 1.299, p. P. zzgl. MwSt. Fax [P M100] am Intensiv-Workshop 37b EStG am 17. September 2013 [P M200] zum Preis von 949, p. P. zzgl. MwSt. Bitte reservieren Sie mir unverbindlich Platz/Plätze in Köln bis zum 5. Juli [Ich kann jederzeit ohne zusätzliche Kosten einen Ersatzteilnehmer benennen]. [Im Preis sind ausführliche Tagungsunterlagen enthalten.] Ich interessiere mich für Ausstellungs- und Sponsoring möglichkeiten. Ich möchte meine Adresse wie angegeben korrigieren lassen. [Wir nehmen Ihre Adressänderung auch gerne telefonisch auf: +49(0)2 11/ ] Geburtsjahr EUROFORUM-INTENSIV-WORKSHOP 37b EStG Zuwendungen rechtssicher behandeln 17. September 2013, Lindner Hotel City Plaza Köln Magnusstraße 20, Köln, Telefon: Telefon: 02 21/ Beachten Sie auch unsere Rabatte für Gruppenbuchungen! Besuchen Sie die Veranstaltung mit einem oder mehreren Kollegen! Und so profitieren Sie: Der zweite Teilnehmer aus Ihrem Unternehmen erhält 10%, der dritte 15% Rabatt! TEILNAHMEBEDINGUNGEN. Der Teilnahmebetrag für diese Veranstaltung inklusive Tagungsunterlagen, Mittagessen und Pausengetränken zzgl. MwSt. pro Person ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigung. Die Stornierung (nur schriftlich) ist bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenlos möglich, danach wird die Hälfte des Teilnahmebetrages erhoben. Bei Nichterscheinen oder Stornierung am Veranstaltungstag wird der gesamte Teilnahmebetrag fällig. Gerne akzeptieren wir ohne zusätzliche Kosten einen Ersatzteilnehmer. Programmänderungen aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor. Bitte denken Sie daran: Die Gewährung des Vorteilspreises ist an die Buchung beider Seminare gebunden. Bei Stornierung einer der beiden Buchungen behalten wir uns vor, für die besuchte Veranstaltung die Differenz zum Normalpreis nachzuberechnen. Für kostenpflichtige Stornierungen ist der Vorteilspreis Berechnungsgrundlage. Die EUROFORUM Deutschland SE darf mich über verschiedenste Angebote von sich, Konzern- und Partnerunternehmen wie folgt zu Werbezwecken informieren: Zusendung per Ja Nein Zusendung per Fax: Ja Nein Name Position/Abteilung Telefon Fax Geburtsjahr Die EUROFORUM Deutschland SE darf mich über verschiedenste Angebote von sich, Konzern- und Partnerunternehmen wie folgt zu Werbezwecken informieren: Zusendung per Ja Nein Zusendung per Fax: Ja Nein Firma Anschrift Anmeldung erfolgt durch Position Datum, Unterschrift Bitte ausfüllen, falls die Rechnungsanschrift von der Kundenanschrift abweicht: Name Abteilung Anschrift Wer entscheidet über Ihre Teilnahme? Ich selbst oder Name: Position: DATENSCHUTZINFORMATION. Die EUROFORUM Deutschland SE verwendet die im Rahmen der Bestellung und Nutzung unseres Angebotes erhobenen Daten in den geltenden rechtlichen Grenzen zum Zweck der Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen postalisch Informationen über weitere Angebote von uns sowie unseren Partner- oder Konzernunternehmen zukommen zu lassen. Wenn Sie unser Kunde sind, informieren wir Sie außerdem in den geltenden rechtlichen Grenzen per über unsere Angebote, die den vorher von Ihnen genutzten Leistungen ähnlich sind. Soweit im Rahmen der Verwendung der Daten eine Übermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt, schaffen wir ausreichende Garantien zum Schutz der Daten. Außerdem verwenden wir Ihre Daten, soweit Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben. Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Werbung oder der Ansprache per oder Telefax jederzeit gegenüber der EUROFORUM Deutschland SE, Postfach , Düsseldorf widersprechen. ZIMMERRESERVIERUNG. Im Tagungs hotel steht Ihnen ein be grenz tes Zimmer kon tingent zum er mäßigten Preis zur Verfü gung. Bitte nehmen Sie die Zimmer reservierung direkt im Hotel unter dem Stichwort EUROFORUM-Veran staltung vor. ALTERNATIV-HOTEL. Gerne informieren wir Sie über weitere Übernachtungsmöglichkeiten in Veranstaltungsnähe. IHR TAGUNGSHOTEL. Im Anschluss an den ersten Konferenztag lädt Sie das Lindner Hotel City Plaza herzlich zu einem Umtrunk ein. Kontakt Fax: +49 (0)2 11/ Telefon: +49 (0)2 11/ [Dana Knabbe] Zentrale: +49 (0)2 11/ Anschrift: EUROFORUM Deutschland SE Postfach , Düsseldorf anmeldung@euroforum.com info@euroforum.com Internet: