Änderungsbeschreibung HWS32 Version 2013 vom Januar 2013

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1 Änderungsbeschreibung HWS32 Version 2013 vom Januar 2013 Inhaltsverzeichnis GEMEINKOSTENTITEL... 2 ADRESSINFORMATIONEN AUF IPAD ÜBERTRAGEN... 6 GEÄNDERTE BEHANDLUNG VON ABSCHLAGRECHNUNGEN ERWEITERUNG AUF 99 TITEL NEUER PLATZHALTER IM VORLAUFTEXT #GESAMTSUMME ISDN NUMMERNERKENNUNG EINSTELLEN TITEL KOPIEREN MIT RECHTER MAUSTASTE DOKUMENTENZUORDNUNG IM ARTIKELSTAMM NEUER SOLL/IST VERGLEICH ARBEITSZEITEN LISTE OFFENER POSTEN BEI MATERIALBESTELLUNGEN

2 Gemeinkostentitel Mit der neuen Funktion Gemeinkostentitel ist es möglich einen oder mehrere Titel des Angebots als Gemeinkosten zu deklarieren und die hier kalkulierten Kosten auf die aktiven Titel umzulegen. Sie wissen ja schon, dass Sie mit der rechten Maustaste den Titeltyp Normal- Eventual Inaktiv einstellen können. Jetzt ist noch die Variante Gemeinkostentitel dazugekommen. Der Inhalt eines Gemeinkostentitels trägt nur mit der Kostenseite zur Gesamtkalkulation des Angebots bei. Beim Ausdruck als Angebot wird der Titel unterdrückt (Vorbesetzung). Die Kosten des Gemeinkostentitels werden vom Programm nicht automatisch auf die aktiven Titel umgelegt. Das müssen Sie manuell im Programmteil Kalkulation bearbeiten machen. 2

3 Die Bedienmaske dieses Programmteils wurde mit den erforderlichen Erweiterungen versehen Auf Kostenseite ganz links sind alle Kosten, also auch die Kosten aus dem Gemeinkostentitel aufgeführt. Auf der Ertragseite (Mitte) jetzt natürlich nur die Erträge aus den aktiven Titeln. Dadurch kommt als erste Warnung schon mal der relativ hohe Kalkulationsfehler zustande. Rechts sehen Sie die Daten des/der Gemeinkostentitel. Sie können jetzt wahlweise einen beliebigen Betrag, oder gezielt die Selbstkosten oder den kalkulierten Erlös der Gemeinkostentitel umlegen. Wenn Sie jetzt mit der Maus (linke Taste) z.b. auf die Selbstkosten drücken, wird genau dieser Betrag als Vorschlag in das Eingabefeld Umzulegender Betrag übernommen. 3

4 Wenn Sie jetzt OK drücken, macht das Programm eine Vorausberechnung für den neuen Angebotspreis und setzt diesen Betrag in das Feld für den neuen gewünschten Fixpreis. Nach Drücken von Ja berechnet das Programm alle Positionen aller aktiven Titel entsprechend neu und legt die Gemeinkosten gleichmäßig auf alle Positionen um. Das Ergebnis sehen Sie in der nächsten Abbildung. 4

5 Der umgelegte Betrag wird im Projekt gespeichert. Damit ist es jederzeit möglich den Vorgang wieder rückgängig zu machen. Wenn Sie nachträglich noch eine aktive Position zufügen oder wegnehmen oder ändern möchten, sollten Sie vorher eine Rückrechnung ausführen. Nur so ist gewährleistet, dass die Gemeinkosten gleichmäßig auf alle aktiven Positionen verteilt werden. Wenn sich in den Gemeinkostentiteln noch etwas ändert, reicht es aus die Differenz umzuverteilen. Das obige Beispiel zeigt was passiert wenn man sich nachträglich dazu entschließt den Erlös (3.340,--) anstatt der Kosten umzulegen. Das Programm erkennt, dass bereits 3269,92 umgelegt sind und schlägt vor nur die Differenz (70,08) umzulegen. Es muss klar sein, dass jede dieser Umrechnungsvorgänge insbesondere in Verbindung mit Rückrechnungen unweigerlich zu Rundungsdifferenzen führt. Je mehr Umrechnungsvorgänge umso größer die Rundungsdifferenzen. 5

6 Adressinformationen auf IPAD übertragen Grundsätzlich vertragen sich Apple-IPAD und Windows überhaupt nicht. Es gibt nur wenige Dateiformate die von beiden Systemen verarbeitet werden können. Dazu zählen einfache TXT- Dateien ohne jegliche Formatierung und Adobe PDF- Dateien. Ein weiteres Problem ist die Daten überhaupt vom PC auf ein IPAD zu übertragen. Die eleganteste Lösung hierfür ist die Anmietung eines Massenspeichers auf einem Server im Internet. Neudeutsch nennt man das eine Cloud. Über einen solchen Cloudspeicher ist es möglich den Inhalt eines im PC freigegebenen Speicherpfads automatisch mit einem Speicherbereich auf einem oder mehreren IPADs zu synchronisieren. Recht gut funktioniert das zum Beispiel mit dem System von DropBox. Einen Speicherbereich von 2 GB (das reicht für diese Anwendung locker) gibt es hier derzeit kostenlos : Zusätzlich brauchen Sie noch eine Dropbox App für das IPAD. Diese gibt es derzeit ebenfalls kostenlos im App Store von Apple. Wenn Sie auf Ihrem Rechner die Pfade für das Cloudsystem eingerichtet haben kann es losgehen. In der Adressmaske ist ein neuer Menüpunkt eingebaut. Bei Erstbenutzung will das HWS- Programm jetzt erst mal von Ihnen wissen welcher Datenpfad für den Datenaustausch benutzt werden soll. 6

7 Also den Dropbox Ordner anklicken und OK drücken. Diese Abfrage kommt nur bei der Erstbenutzung. Zur Sicherheit wird nochmal nachgefragt. Falls Sie später aus irgendwelchen Gründen den Dateipfad nochmal ändern wollen gibt es unter Extras noch eine weitere Bedienung. 7

8 Das Programm zeigt Ihnen jetzt eine Liste aller Angebote und Aufträge für die ausgewählte Adresse. Sie markieren jetzt alle Elemente die Sie exportieren wollen indem Sie ein Häkchen setzen. Die Angebote/Aufträge werden als PDF- Datei exportiert. Dazu ist es erforderlich, dass die Angebote/Aufträge mit HWS bereits ausgedruckt wurden und dass die Druckarchivierung aktiviert ist. Die zu exportierende PDF- Datei wird von HWS nicht für den Export neu erstellt. HWS greift lediglich auf die Archivdateien zurück. HWS quittiert den Export. 8

9 Das HWS Programm legt in den Dropbox Dateipfad einen Datenpfad mit der Bezeichnung HWS-INFODATEN an. Für jede exportiere Adressinformation wird ein eigener Pfad angelegt. Der Name dieses Pfads aus Suchbegriff und Adressinformationen zusammengebaut. Aus technischen Gründen werden alle Leerstellen in der Adresse mit - aufgefüllt. Anders ist das leider nicht machbar. Im Datenpfad für die Adresse befinden sich die entsprechenden Dateien. Die Textdatei Allgemeine Info enthält Adresse, Telefonnummern und Kontaktdaten. Angebote und Aufträge sind als PDF- Datei abgespeichert. 9

10 Jetzt schauen wir uns an wie das auf dem IPAD angekommen ist. Wie schon erwähnt funktioniert das vollautomatisch ohne dass noch irgendeine Bedienung erforderlich ist. Bedingung ist natürlich, dass das IPAD eine Verbindung zum Internet hat. Egal ob über WLAN oder UMTS. Dazu starten wir jetzt die Dropbox App. Wie man sieht wurde dort schon automatisch der HWSINFO- Pfad angelegt. 10

11 Der mit der Adresse gebildete Pfad ist vorhanden. Die allgemeinen Adressinformationen und die beiden Projektelemente (Angebot/Auftrag) ebenfalls. Sie können jetzt die Adressinfo und die beiden PDF- Dateien einsehen. Das Ganze wäre jetzt nur eine halbe Sache, wenn es nicht möglich wäre auch in der Gegenrichtung Notizen vom IPAD in das HWS zu importieren. Dazu benötigen Sie auf dem IPAD zunächst mal einen einigermaßen vernünftigen Texteditor. Da wird ziemlich viel Schrott angeboten. Wir haben den Elements Editor ausprobiert den Sie für ein paar Euro im Apple Store kaufen können. 11

12 Wenn Sie diese App (neudeutsch für Anwenderprogramm) installiert haben zeigt sich dieses Icon auf dem Bildschirm. Über die Funktion Einstellungen (bei fast allen IPAD- Apps ist das Symbol dafür ein Zahnrad) wählen Sie den Datenpfad an. 12

13 Und danach die Adresse für die Sie eine Notiz erfassen wollen. Im allgemeinen Fall stehen in der Liste natürlich mehrere Adressen drin. Für alle Adressen die in HWS exportiert wurden entsteht ein eigener Datenpfad. 13

14 Das + Zeichen unten rechts erzeugt ein neues Textdokument in dem Datenpfad. Das wollen wir jetzt machen weil wir eine Mängelliste auf der Baustelle erstellen wollen. Wir geben dem Text eine Bezeichnung (Mängelliste) und füllen den Textbereich mit den entsprechenden Informationen. Alles was jetzt geschrieben wird ist bereits wenige Sekunden später auf dem PC im Büro verfügbar. Unter der Bedingung, dass das IPAD auf der Baustelle und der PC im Büro eine permanente Internetverbindung haben. Nun müssen Sie nur noch das Textdokument in den Bereich Notizen des HWS- Programms importieren. Nehmen wir an, das Textdokument soll dem Auftrag zugeordnet werden. 14

15 Dafür wurde im Bereich Notizen eine Taste eingebaut. Drücken Sie da drauf zeigt HWS die zwischenzeitlich über das Internet übertragene Textdatei an. Drücken Sie jetzt Übernehmen. 15

16 Der Inhalt der auf der Baustelle mit dem IPAD erstellten Mängelliste wird in das Projektelement Auftrag übernommen. Diese vorgenannten Funktionen können Sie in gleicher Weise anstatt mit dem IPAD auch mit einem Apple IPHONE realisieren. Alternativ zu Apple Systemen funktioniert das alles auch mit einem Android Smartphone. Dropbox Software gibt es unseres Wissens auch für diese Systeme. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es nicht möglich ist alle am Markt verfügbaren Systeme zu testen und hier vorzustellen. Auch der Cloudspeicher muss nicht unbedingt von Dropbox kommen. Wir haben es mit Dropbox in Verbindung von Apple- IPAD und dem Elements Texteditor für das IPAD getestet. 16

17 Geänderte Behandlung von Abschlagrechnungen Es geht darum unter welchen Bedingungen Abschlagzahlungen bei Schlussrechnungen gutgeschrieben werden. Einige Anwender erfassen ordentlich die geleisteten Zahlungen im Rechnungsausgangsbuch. Andere Anwender ignorieren das. Gelegentlich kommt es sogar vor, dass Rechnungsempfänger eine höhere Summe bezahlen als angefordert wurde. Es ist nicht so ganz einfach die vielen vorkommenden Varianten jeweils sinnvoll zu verarbeiten. Bis jetzt war es so, dass AZ- Rechnungen bei denen kein Zahlbetrag eingegeben wurde und auch die Markierung Bezahlt im Rechnungsausgangsbuch nicht gesetzt wurde als voll bezahlt bei der Schlussrechnung angesetzt wurden. Das kam den Anwendern entgegen die das Rechnungsausgangsbuch ignoriert und einfach überhaupt nicht benutzt haben. Das geht jetzt leider nicht mehr so. Im Folgenden ein paar Beispiele um aufzuzeigen wie die Gutschrift von Zahlungen jetzt funktioniert: Im Beispiel verwenden wir eine Abschlagrechnung über 6059,38 (Nr ) und eine Schlussrechnung im Wert von 9089,08 (Nr ) jeweils Brutto. Der einfachste Fall: Es wurde im Rechnungsausgangsbuch bei keine Zahlung eingetragen und auch die Markierung bezahlt nicht gesetzt. Die Restforderung, in dem Fall der Gesamtbetrag aus der wird jetzt immer nachgefordert. Das war in der bisherigen Programmversion nicht so. Jetzt schaffen wir den Fall, dass bei der kein Zahlbetrag eingegeben wurde aber bezahlt markiert wurde. Der volle Betrag wird gutgeschrieben. 17

18 Nun spielen wir den Fall durch, dass bezahlt in der markiert wurde und ein Betrag von 4000,-- als Zahlung erfasst wurde. Die restliche Bruttosumme wird nachgefordert. Die Markierung bezahlt im Rechnungsausgangsbuch dient lediglich dazu, zu verhindern, dass die im Mahnwesen auftaucht. Darf sie ja auch nicht, weil der Betrag in der ja nachgefordert wird. Als nächstes die Variante dass 5939,-- bezahlt wurden. Die war mit 2 % Skonto versehen. Ein Zahlbetrag von 5939,-- liegt innerhalb des Limits für des Skontoabzug. HWS überprüft anhand des Zahlungsdatums ob das Skonto erlaubt abgezogen wurde. Wenn ja, wird der Restbetrag nicht nachgefordert. Jetzt kommt noch der Sonderfall, der Rechnungsempfänger zahlt mehr als angefordert. Nehmen wir einmal an er zahlt 7000,--. Der überzahlte Betrag wird gutgeschrieben. Das konnte die alte HWS- Version bis jetzt nicht. 18

19 Jetzt noch etwas ganz Spezielles. Der Rechnungsempfänger bezahlt innerhalb der Skontofrist nur 5000,-- und Sie wollen ihm dafür Skonto aus 5000,-- gutschreiben. Normalerweise sieht das jetzt so aus. Wenn Sie dem Rechnungsempfänger 100,-- als Skonto aus der AZ gutschreiben wollen müssen Sie das bei Rabatte2 der Schlussrechnung machen. Die 100,-- stimmen natürlich nicht genaugenommen sind 102,04 gutzuschreiben. Aber lassen wir das mal. 19

20 Im Ausdruck sieht das dann so aus. 20

21 Erweiterung auf 99 Titel Es hat sich gezeigt, dass die im HWS- Programm mögliche Unterteilung von Angeboten usw. in 60 Titel in der Praxis gelegentlich nicht ausgereicht hat. Nun sind 99 Titel möglich. Das zieht sich natürlich durch das ganze Programm durch. Aufmaß, Nachkalkulation usw. wurden entsprechend erweitert. 21

22 Neuer Platzhalter im Vorlauftext #GESAMTSUMME #GESAMTSUMME muss großgeschrieben werden. Das Programm errechnet vor dem Druck die Gesamtsumme incl. UST und baut den Betrag in den Text ein. So sieht das dann aus. 22

23 ISDN Nummernerkennung einstellen Um anhand der ISDN- Anruferkennung die Adresse des Anrufers zu ermitteln sucht HWS in der Adressdatenbank nach einem Eintrag mit passender Telefonnummer. Hier können Sie einstellen wie viele zusammenhängende Ziffern das Programm für die Identifizierung suchen soll. Wenn Sie die Rufnummern durchgehend gespeichert haben (z.b ) dann stellen Sie natürlich 6 ein. Ein Problem entsteht wenn Sie Rufnummern so erfasst haben: Bei langen Rufnummern kein Problem. Aber ist ein Problem. Und zwar ein echtes Problem. Geht gar nicht. Die kleinste mögliche Einstellung ist 4. Bei 3 würden zu viele Dubletten auftreten. Je nachdem ob es in Ihrer Adressverwaltung Rufnummern mit max. 4 oder 5 zusammenhängenden Ziffern gibt, wählen Sie eine Einstellung. 23

24 Titel kopieren mit rechter Maustaste Mit der bisherigen Methode Drag & Drop haben sich die Anwender überwiegend schwer getan. Jetzt geht s ganz einfach. Die Titelübersichten vom Quellprojektelement (Angebot, Rechnung usw.) und die Titelliste des Zielprojektelements nebeneinander auf den Bildschirm legen. Quelltitel markieren rechte Maustaste Titel kopieren. Dann das im Zielprojektelement die Titelzeile markieren in die eingefügt werden soll. Rechte Maustaste Titel einfügen. Die Sicherheitsabfrage beantworten Fertig 24

25 Dokumentenzuordnung im Artikelstamm Im Artikelstamm gibt es eine weitere Karteikarte Dokumente. Wie schon bei Adressen, Projekte und Projektelemente (Angebote, Aufträge usw.) können Sie jetzt auch hier beliebige Dokumente die irgendwo auf der lokalen Festplatte oder auf der Serverfestplatte gespeichert sind per Link zuordnen. 25

26 Neuer Soll/Ist Vergleich Arbeitszeiten In Aufträgen Projekt Nachkalkulation Soll/Ist Vergleich Positionen wurde eine neue Druckiste zugefügt. Wenn man nach Anzeige der obigen Auswertung eine Liste drucken möchte (Datei Drucken..) wird jetzt eine zweite Liste angeboten. 26

27 Es handelt sich um eine Verkürzte Variante der Liste1. Es werden nur die Arbeitszeiten angezeigt. 27

28 Liste offener Posten bei Materialbestellungen Mit diesem Programmteil erstellen Sie eine Liste aller noch nicht gelieferten Positionen aus Materialbestellungen. Es werden alle Positionen aufgeführt die noch nicht geliefert sind oder bei denen die eingetragene Liefermenge kleiner ist als die Bestellmenge. Durch markieren einer Zeile und Doppelklick wird die jeweilige Materialbestellung geladen, die Positionen werden geöffnet und das Programm scrollt direkt auf die entsprechende Position. Mit Datei Drucken (oben links) kann die Liste ausgedruckt werden. 28