White Paper WinLine LOHN DE Unfallversicherung Gesetzesänderung ab

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1 White Paper WinLine LOHN DE Unfallversicherung Gesetzesänderung ab mesonic software gmbh, 2017

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Unfallversicherung Gesetzesänderung ab Allgemein Neues Verfahren Meldung der Stammdaten an die Unfallversicherung Rückmeldung der Stammdaten durch die Unfallversicherung Meldung des elektronischen UV-Lohnnachweises Grundsätze zum Verfahren der Unfallversicherung in der WinLine Import von Beitragssätzen Betriebsstamm Arbeitnehmerstamm Lohnartenstamm Rückrechnung Unfallversicherungsliste Meldungen Änderungen der Betriebsnummer, Mitgliedsnummer oder Gefahrtarifstelle eines Betriebes... 17

3 Seite 3 1. Unfallversicherung Gesetzesänderung ab Allgemein Ab ist die Abgabe eines elektronischen Lohnnachweises gesetzlich verpflichtend. Das bedeutet, dass alle Arbeitgeber bis zum die Meldungen an die Unfallkassen für das Jahr 2016 via elektronischem Lohnnachweis übermittelt haben müssen Neues Verfahren Die drei Schritte des neuen Verfahrens, welche im Folgenden beschrieben werden, müssen aus einem System stattfinden. Wichtiger Hinweis Wenn in mehreren DEÜV-Mandanten die gleiche UV-Betriebsnummer und Mitgliedsnummer in den Betriebsstämmen eingetragen ist (Beispiel: Gehaltsempfänger und Stundenlöhner werden in getrennten Mandanten in einer Installation geführt), dann wird beim Speichern der PIN dazu im Betriebsdatenstamm diese nicht nur in allen Betriebsstämmen des Mandanten mit gleicher UV-Betriebsnummer und Mitgliedsnummer gesetzt, sondern auch in allen DEÜV-Mandanten geprüft und bei gleicher Konstellation eingetragen. Wird eine neue UV-Betriebsnummer und Mitgliedsnummer im Betriebsdatenstamm eingetragen wird die vorhandene Kombination ebenfalls nicht nur in allen Betriebsstämmen des aktuellen Mandanten, sondern auch in allen DEÜV-Mandanten geprüft und eine bereits eingetragene PIN übernommen. Beim Einlesen des DSSD werden die rückgemeldeten Gefahrentarife in allen DEÜV-Mandanten in den entsprechenden Betriebsdatenstämmen dieser UV-Betriebsnummer und Mitgliedsnummer übernommen. Der elektronische Lohnnachweis muss in jedem Mandanten ausgegeben werden. Diese werden bei der UV dann kumuliert Meldung der Stammdaten an die Unfallversicherung Vor der Übermittlung des elektronischen Lohnnachweises muss der AG einen automatisierten Abgleich mit einer Stammdatendatei durchführen, die beim Spitzenverband der Unfallversicherung (DGUV) eingerichtet wurde. Aus der WinLine heraus sind dazu neben den Daten zum eigenen Unternehmen die Betriebsnummer der UV, Mitgliedsnummer und PIN zu senden. Die Übertragung erfolgt über den DSAS = Datensatz 'Abfrage Stammdaten'. Sind mehrere UV-Betriebsnummern oder Mitgliedsnummer vorhanden, so müssen entsprechend viele Abfragen gestartet werden. Die Ausgabe der Stammdatenanfrage kann im Programm Meldungen UV UV-Stammdatenabfrage erfolgen.

4 Seite 4 Die Kombinationen der melderelevanten Daten aus dem Register Unfallversicherung im Betriebsstamm werden in der Maske zur Ausgabe vorgeschlagen, was ersichtlich durch das Flag in der Spalte "Ausgabe" ist. Nach Hinterlegung der PIN und der Auswahl des Jahres, für welches die Stammdaten angefragt werden sollen, wird mit dem Bestätigen des OK-Buttons die Datei vom Programm erzeugt. Die erfolgreiche Erstellung der Anfragedatei wird mit der Meldung bestätigt Rückmeldung der Stammdaten durch die Unfallversicherung Die DGUV übersendet als Antwort auf die vom AG übermittelte Abfrage die für den Arbeitgeber für den angefragten Zeitraum geltenden Daten. Dieser Datensatz mit den Stammdaten (DSSD) wird durch die UV- DAV (Datenannahmesteller der Unfallversicherung) zur Verfügung gestellt und kann über den KommServer (Statusabfrage) abgeholt werden. Diese bilden die Basis für die Zuordnung der Arbeitnehmer zu den Gefahrtarifstellen. Neben der Rückmeldung der Gefahrtarifstellen wird weiterhin der Beitragsmaßstab geliefert, welcher die Vorgabe zur Ermittlung der Beiträge mitteilt (z.b. nach Entgelt oder Köpfen). Die Rückmeldung wird abgeholt, wenn das Programm Meldungen UV UV-Stammdatenabfrage nochmals gestartet wird. Es erscheinen folgende Meldungen am Bildschirm:

5 Seite 5 Wie in der Meldung aufgezeigt, wird das Protokoll dazu im Spooler abgestellt:

6 Seite 6 Konnte die Rückmeldung erfolgreich eingelesen werden, so ist die Zeile in der Spalte "DSSD eingelesen" mit einem roten Haken versehen. Die eingelesenen Daten werden direkt in den Betriebsstamm Register Unfallversicherung in den Bereich Gefahrtarifstellen mit der entsprechend neuen Gültigkeit geschrieben und Unterschiede zum vorherigen Zeitraum können sofort erkannt werden. Auf Basis dieser Information müssen ggf. die Stammdaten aktualisiert werden, welche zum Vorjahr geändert wurden, damit der elektronische Lohnnachweis für das laufende Jahr inhaltlich korrekt ist. Über das Programm Stammdaten Umstellung Unfallversicherungsdaten

7 Seite 7 können die zu ändernden Daten, alternativ zur einzelnen Umstellung pro Arbeitnehmer im Arbeitnehmerstamm, umgestellt werden. Die Vorgehensweise dafür ist im Dokument unter 1.4 "Änderungen der Betriebsnummer, Mitgliedsnummer oder Gefahrtarifstelle eines Betriebes" beschrieben. Sollte bereits für einen solchen Zeitraum ein elektronischer Lohnnachweis versendet worden sein, dann ist dieser im Programm Meldungen UV UV-Lohnnachweis zu stornieren und mit den aktuellen Daten neu zu melden. Dazu muss der Haken in der Spalte Storno gesetzt und mit dem Button OK bestätigt werden. Folgende Werte werden mit dem UV-Stammdatendienst nicht übermittelt: Höchst-JAV und Vollarbeiterrichtwert => Diese Werte sind weiterhin der UV-Stammdatendatei zu entnehmen. Überwiegensregelung => Der zuständige UV-Träger kann in seinem Gefahrtarif die Überwiegensregelung festlegen. Das bedeutet, dass das UV-Entgelt eines Arbeitnehmers, dessen Tätigkeit in einem Meldejahr mehreren Gefahrtarifstellen (GTST) zugeordnet wurde, insgesamt unter der GTST zu melden ist, bei der die überwiegende Zahl der UV-Stunden angefallen ist. Da die mögliche Überwiegensregelung nicht maschinell gemeldet wird, sollte ein entsprechendes Kennzeichen in die Stammdaten aufgenommen werden, das vom Anwender manuell zu pflegen ist Meldung des elektronischen UV-Lohnnachweises Auf der Grundlage der von der DGUV zurückgemeldeten Stammdaten, sowie der dazugehörigen Abrechnungen, ist bis zum 16.Februar eines jeden Jahres der Lohnnachweis mit den Daten des Vorjahres zu versenden. Ab 2019 wird der elektronische UV-Lohnnachweis die alleinige Grundlage für die Feststellung der Beitragsschuld. Bis dahin bleibt der Papiernachweis parallel bestehen. Der abzugebende elektronische Lohnnachweis DSLN = Datensatz 'Lohnnachweis' kann mit folgenden Meldegründen mit der letzten Abrechnung für das betreffende Meldejahr ausgelöst werden: UV01 = elektronischer Lohnnachweis UV05 = Lohnnachweis bei Erstellung des gesamten Unternehmens oder Änderung der formellen Zuständigkeit UV06 = Lohnnachweis bei Beendigung einer meldenden Stelle UV08 = Lohnnachweis bei Insolvenzverfahren.

8 Seite 8 Die Ausgabe der Datei erfolgt im Programm Auswertungen Unfallversicherungsliste durch die Markierung der Ausgabeform 'elek. Lohnnachweis'. Es erfolgt folgender Hinweis: Die erfolgreiche Ausgabe der Datei, sowie die Möglichkeit der Stornierung des ausgegebenen elektronischen Lohnnachweises erfolgt im Programm

9 Seite 9 Meldungen UV UV-Lohnnachweis. Wird der Info-Button aktiviert, so wird der gesendete Inhalt des elektronischen Lohnnachweises wie folgt ausgewiesen:

10 Seite Grundsätze zum Verfahren der Unfallversicherung in der WinLine Weiterhin sind die bekannten Grundsätze zum Verfahren der Unfallversicherung in dem WinLine LOHN DE gültig Import von Beitragssätzen Der Import der Beitragssätze erfolgt in dem Programm Stammdaten Import von Stammdaten Der Import von Stammdaten bietet die Möglichkeit der Übernahme neuer Unfallversicherungsstammdaten. Führen Sie diese Übernahme nach dem Monatsabschluss durch, damit die Daten stetig aktuell sind. Es werden immer folgende Daten aktualisiert: Betriebsnummer der Unfallversicherung Name und Anschrift der Unfallversicherung Gültigkeiten Vollarbeiterrichtwert Mindestentgelt Höchst-JAV (Jahresarbeitsverdienst) dazugehörige Gefahrtarifstellen Betriebsstamm

11 Seite 11 Stammdaten Mandantenstamm Betriebsstamm Im Register "Unfallversicherung" wird die Unfallversicherung mit den dazugehörigen Gefahrtarifstellen ausgewählt. BBNR UV Eine Auswahl der Unfallversicherung aus dem UV-Stamm Matchcode ist per F9 oder Klick auf die Lupe möglich.

12 Seite 12 Im Register "Unfallversicherung" stehen folgende Schlüsselungen zur Auswahl: Stunden UV: Stunden aus Erfassung (die erfassten Lohnarten mit dem Speicher '999' BERUFSGENOSSENSCHAFT STUNDEN werden für die Meldung abgestellt) Sollstunden (die fest im Arbeitnehmerstamm oder Betriebsstamm hinterlegten Sollstunden werden für die Meldung herangezogen) Vollarbeiterrichtsatz (der Vollarbeiterrichtwert aus der Datei der Unfallversicherung wird für die Meldung herangezogen) Gefahrtarif Aufteilung: Aus Arbeitnehmerstamm (die Aufteilung wird aus dem Arbeitnehmerstamm herangezogen) Aus Erfassung (in der Erfassung können die Gefahrtarife aus dem Betriebsstamm/Arbeitnehmerstamm ausgewählt und zugeordnet werden) Arbeitnehmerstamm Stammdaten Arbeitnehmer Arbeitnehmerstamm

13 Seite 13 Im Register "Erweit.", Register "Unfallversicherung" sind nun mit einer Gültigkeit die Daten für die Meldungen zur Unfallversicherung hinterlegbar. Mit einem Klick auf den Button "Neuen Gültigkeitszeitraum" können für einen kommenden Gültigkeitszeitraum alle Daten hinterlegt werden. Als neues Feld musste der "Grund" eingeführt werden. Folgende Gründe werden automatisch vom Programm auf Grund des zugeordneten Gefahrtarifs erkannt und hinterlegt: A07 Meldungen für Arbeitnehmer der UV-Träger (GTST ) A08 Beitragsbemessung bei landw. BG (GTST ) A09 Beitragsbemessung nicht nach EG (GTST ) Angabe des UV-Trägers und der MTNR ist erforderlich Folgende Gründe müssen manuell beim Arbeitnehmer zugeordnet werden: B01 Entsparung von ausschließlich sv-pflichtigen Wertguthaben (Beitragspflicht in der UV bereits in der Ansparphase). B02 Keine UV-Pflicht wegen Auslandsbeschäftigung B03 UV-Freiheit gemäß SGB VII* Angabe des UV-Trägers ist nicht erforderlich C01 Entsparung von übertragenem Wertguthaben durch die DRV Bund B09 Sonstige Sachverhalte, die kein UV-Entgelt in der Entgeltmeldung erfordern Liegen keine besonderen Gründe vor, so muss dieses Feld unbelegt bleiben Lohnartenstamm Stammdaten Lohnarten Lohnartenstamm

14 Seite 14 Sollen abgerechnete Lohnarten für die Meldungen an die Unfallversicherung abgestellt werden, so müssen in den entsprechenden Lohnarten im Register SPEICHER 999 = Berufsgenossenschaft die Flags dafür gesetzt sein. Wird eine neue sozialversicherungspflichtige Lohnart angelegt, so prüft das Programm ob der Speicher "Berufsgenossenschaft" zugeordnet wurde und bringt ggf. einen Hinweis. In der Regel sind alle sozialversicherungspflichtigen Lohnarten auch unfallversicherungspflichtig Rückrechnung Abrechnen Rückrechnung

15 Seite 15 Ist es erforderlich Daten zur Unfallversicherung bei einzelnen Arbeitnehmern zu korrigieren, so können über den Menüpunkt Rückrechnung im Register Parameter pro Monat bis zu vier Gefahrtarifstellen, einschließlich der dazugehörigen Daten zur Unfallversicherung, geändert werden. Das neue Stammdatenfeld "UV-Grund" steht auch in der Rückrechnung zur Verfügung Unfallversicherungsliste Auswertungen Unfallversicherungsliste

16 Seite 16 Auf der Unfallversicherungsliste wird nun das neue Feld "UV-Grund" hinter der Gefahrtarifstelle ausgewiesen Meldungen Meldungen DEÜV/DASBV/SOFORTM

17 Seite 17 Die Darstellung der zu meldenden / gemeldeten Daten zur Unfallversicherung werden auf den Prüflisten und Meldelisten kursiv dargestellt Änderungen der Betriebsnummer, Mitgliedsnummer oder Gefahrtarifstelle eines Betriebes Auf Grund von Fusionen kann sich die Unfallversicherung eines Betriebes ändern. Dies hat zur Folge, dass eine neue Betriebsnummer, Mitgliedsnummer und neue Gefahrtarife ab einem bestimmten Zeitraum für ein Unternehmen ändern. Dazu sollte im WinLine LOHN DE das Programm Umstellung Unfallversicherungsdaten genutzt werden. Vor Umstellung sollte unbedingt eine Datensicherung vorgenommen werden! Nun im Programm Stammdaten Umstellung Unfallversicherungsdaten den neuen Gültigkeitszeitraum, Betriebsnummer der Unfallkasse und dazugehörige Mitgliedsnummer hinterlegen. Die Auswahl der Betriebsnummer ist über den Matchcode möglich. Auch über den Matchcode können im Bereich "neue Gefahrtarife" diese hinterlegt werden. Dabei müssen diese so zugeordnet werden, dass die alten den neuen Gefahrtarifen entsprechen, um eine Zuordnung zum Mitarbeiter herzustellen. Über den Infobutton "Vorschau" kann die korrekte Zuordnung geprüft werden.

18 Seite 18 Entspricht das Aktualisierungsprotokoll den neuen Gegebenheiten, so kann nach dem Schließen der Vorschau, durch Abspeichern die Umstellung gestartet werden.