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1 1 Thema: Abschlagsrechnungen und Anzahlungen im Lexware Buchhalter Teil 1 1 Bei Großaufträgen oder Aufträgen zur Sonderanfertigung spezieller Güter ist es üblich, Anzahlungen zu vereinbaren. Dadurch entsteht beim Kunden eine Forderung auf Lieferung der in Auftrag gegebenen Güter und beim Lieferanten eine Verbindlichkeit auf Lieferung der Güter. Für den Vorsteuerabzug im Rahmen der Buchhaltung des Kunden ist eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis notwendig. Der folgende Artikel bezieht sich auf den DATEV-Kontenrahmen SKR03 und dem Lexware Buchhalter in den Versionen Im Speziellen werden wir die Einstellungen im Lexware Buchhalter bei Kunden (Debitoren) behandeln, deren Anzahlungen sind auf besonderen Konten zu erfassen: 1718 erhaltene Anzahlungen 19 % USt. (Anzahlungen von Kunden) Beim Bestandskonto 1718 handelt es sich um ein Passivkonto, Anzahlungen von Kunden werden als Verbindlichkeiten erfasst, da wir selbst noch in Leistung gehen müssen! Da Anzahlungen grundsätzlich der Umsatzsteuer zu unterwerfen sind ergibt sich, dass Abschlagsrechnungen bzw. Abschlagszahlungen periodengerecht zu verbuchen sind. Hierbei ist die Mindest-Ist-Besteuerung bei Anzahlungen zu beachten! Um ggbfs. eine Abschlagsrechnung direkt nach der Erstellung d.h. vor dem Zahlungseingang buchen zu können, wird im unten angeführten Beispiel das im SKR03 ergänzte Interimskonto 1591 Zwischenkonto OP-Abschlagsrechnung zwischengeschaltet. Sie können dieses Konto über folgende Schritte anlegen: Öffnen Sie den Lexware Buchhalter. Öffnen Sie die Kontenverwaltung über den Menüpunkt Verwaltung - Kontenverwaltung. Markieren Sie das Konto 1590 und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Passen Sie auf der Seite Allgemein des Kontenassistenten Kontonummer und Kontobezeichnung an. In unserem Fall lauten sie 1591 und Zwischenkonto OP- Abschlagsrechnung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Nehmen Sie keine weiteren Veränderungen vor, klicken Sie noch zweimal auf Weiter. Das benötigte Konto steht Ihnen jetzt zur Verfügung. Durch die Verwendung dieses Zwischenkontos wird bei der Buchung einer Abschlagsrechnung ein offener Posten erzeugt, der sich nicht auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Impressum: Inhaltlicher Hinweis: Erfolgsbüro Alexander Dilly Diese Infos ersetzten nicht eine etwaige Zülpicher Str. 305 steuerliche Beratung. In jedem Fall Köln sollten Sie sich bei Ihrem Tel.: 0221 / Steuerberater rückversichern! Dies ist eine technische Unterstützung! 1 Mit freundlicher Unterstützung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

2 2 Beispiel: Eine Unternehmung vereinbart mit ihrem Kunden folgendes Geschäft. Wert der Leistung EUR. Das gesamte Geschäft soll erst nach der kompletten Zahlung und ggbfs. Teilzahlungen zustande kommen. In diesem Beispiel wird die komplette Zahlung (Vorkasse) betrachtet. Schlussrechnungen in einem anderen folgenden Artikel des Blogs. Am 1. Februar 2015 wird eine Anzahlungsrechnung Nr. 100 erstellt und im Lexware Buchhalter erfasst: (1) Abschlagsrechnung: Debitor EUR an 1591 Zwischenkonto OP-Abschlagsrechnung EUR. Im Beispiel wird diese Buchung zunächst im Stapel erfasst. (Abbildung 1) Nach dem Ausbuchen des Stapels wird hierdurch ein offener Posten über EUR gebildet. (Abbildung 2) Abbildung 1 Abschlagsrechnung im Stapel Abbildung 2 Nach dem Ausbuchen wird der Offene-Posten gebildet.

3 3 Durch das Erfassen der Rechnung auf das Zwischenkonto OP-Abschlagsrechnung 1591 wird noch keine Umsatzsteuer gebucht, da im Zuge der Mindest-Ist-Besteuerung bei Anzahlungen erst bei Geldfluss die Umsatzsteuer fällig wird. (Abbildung 3) Abbildung 3 Umsatzsteuer Voranmeldung vor der Zahlung

4 4 (2) Zahlungseingang zur Abschlagsrechnung: 1200 Bank EUR an Debitor EUR (Abbildung 4) Um den offenen Posten auszugleichen müssen Sie zwingt über die Schaltfläche OP gehen. Dann öffnet sich die OP-Auswahl. Ist der Betrag der Zahlung identisch mit einem offenen Posten wird dieser offene Posten in der OP-Auswahl markiert und zum Buchen vorgeschlagen. (Abbildung 5) Abbildung 4 Abbildung 5

5 5 Nach dem Ausbuchen des offenen Postens (Abbildung 5) wird dieser ausgeglichen. Das Bedeutet die EUR sind nicht mehr offen und stehen daher nicht mehr in der OP- Liste. (Abbildung 6) Abbildung 6 Bitte beachten Sie, dass bei dieser Buchung nur der OP ausgeglichen und noch keine Umsatzsteuer gebucht worden ist. Wird nach dieser obigen Buchung keine Ausgleichsbuchung erfasst würde der netto Umsatz von EUR nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewissen und somit eine fehlerhafte Voranmeldung entstehen. (3) Ausgleichsbuchung für die Einbuchung der Abschlagsrechnung und Verbuchung der fälligen Umsatzsteuer: 1591 Zwischenkonto OP-Abschlagsrechnung EUR an 1718 erhaltene Anzahlungen 19 % USt EUR. (Abbildung 7) Abbildung 7 Durch die Umbuchung der in (1) verbuchten Rechnung auf das Konto erhaltene Anzahlungen 19 % USt. wird die Umsatzsteuer von EUR periodengerecht ausgewiesen! (Abbildung 8)

6 6 Abbildung 8 Zusammenfassung Anhand dieser Vorgehensweise wird zunächst ein OP gebildet und ein entsprechender Zahlungseingang kann überwacht werden. Erfolgt ein Zahlungseingang muss zwingend die entsprechende Ausgleichsbuchung für den Ausweis der Umsatzsteuer erstellt werden. In der Abbildung 8 sehen Sie alle hier besprochenen Buchungen im Journal. Hilfreich ist es, wenn Sie sich entsprechende Buchungsvorlagen erstellen. Abbildung 8 Anmerkung Dieser Artikel befasste sich mit den Buchungen von Anzahlungen über Debitoren, ein direktes Buchen bei Rechnungsstellung - Debitor an erhaltene Anzahlungen - führt nicht zu dem gewünschten Ausweis der Umsatzsteuer! Sollten Sie auf den Weg über die Debitoren verzichten wollen, können Sie einfach nur den Zahlungseingang an 1718 erhaltene Anzahlungen 19 % USt. Buchen. Dabei wird sofort die Umsatzsteuer ausgewiesen, Sie haben dabei aber keine Übersicht über die offenen Posten! Keine Gewähr auf Vollständigkeit! Diese Infos ersetzten nicht eine etwaige steuerliche Beratung, in jedem Fall sollten Sie sich bei Ihrem Steuerberater rückversichern! Die gegeben Infos sind immer nur eine technische Unterstützung innerhalb Lexware! Über Verbesserungsvorschläge freue ich mich:

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