Nachdem die Rechnung im BANKETTprofi geschrieben ist, muss der Umsatz in der Finanzbuchhaltung noch einmal erfasst werden.

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1 Fibu-Schnittstelle Für ein Unternehmen ist, neben der Rechnungserstellung, auch die Weitergabe der Daten zur Buchhaltung von großer Wichtigkeit. Der BANKETTprofi bietet seinen Kunden mit der Fibu-Schnittstelle und den darin verfügbaren Übertragungsformaten ein flexibles Werkzeug. Nachdem die Rechnung im BANKETTprofi geschrieben ist, muss der Umsatz in der Finanzbuchhaltung noch einmal erfasst werden. Diese Erfassung der Rechnungen in der Finanzbuchhaltung, häufig aufgesplittet nach Erlöskonten, evtl. sogar nach Kostenstellen mit Ausgangsdatum, Debitorenadresse etc. ist eine sehr zeitaufwändige Angelegenheit. Mit der Fibu-Schnittstelle wird dieser Prozess weitestgehend automatisiert. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 1

2 Einrichtung der Fibu-Schnittstelle 1. Steuersätze Die Steuersätze werden in der Administration -> Artikel -> Artikelgruppen eingerichtet. Datev-spezifische Einstellungen: Werden in der Datev keine Automatikkonten verwendet, muss zu jedem Steuersatz ein Steuerschlüssel angelegt werden. Tragen Sie in der Spalte Fibu die Schlüsselnummer des Steuerkontos ein. Buchungen werden dann entsprechend dem hinterlegten Eintrag vorgenommen. Erfragen Sie die in der Datev eingesetzten Steuerschlüssel. Weitere Schlüssel müssen vor einem Import der Buchungspakete in der Datev angelegt werden. Falls Sie Automatikkonten verwenden, bleibt die Spalte "Fibu" leer. Damit die Automatik funktionieren kann, dürfen keine Steuerschlüssel eingetragen sein. Beachten Sie, dass es hier Beschränkungen bei der Vergabe der Automatikkonten und Steuerschlüssel gibt. 2. Erlöskonten In der Artikelgruppe (Profil >Artikel > Artikelgruppen) können Sie ein Standard-Erlöskonto hinterlegen. Alle Artikel dieser Gruppe werden auf dieses Konto verbucht. Falls die Erlöskonten pro Artikel oder Preisschiene unterschiedlich sind, muss in allen Artikeln der Mehrwertsteuersatz und das Erlöskonto gepflegt sein. Artikel ohne Erlöskonto, Temporäre Artikel und als Bemerkung eingetragene Artikel, werden generell auf das Konto für "nicht zuordenbare" Umsätze gebucht. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 2

3 Allgemeine Einstellungen Setzen Sie einen Haken bei "Schnittstelle aktivieren. Tragen Sie die vorgesehenen Buchungs- Konten in die dafür vorgesehenen Felder ein. Anfallende Umsätze werden mit der Verbuchung automatisch in die von Ihnen festgelegten Konten gebucht. Bedienungsgeld Wenn das Servicepersonal am Umsatz von bestimmten Artikel beteiligt ist, dann tragen Sie hier den Bedienungssatz in Prozent ein und dann das Bedienungskonto, auf welches gebucht werden soll. Von den Artikeln, denen Sie in der Artikelanlage dann die Zuweisung "Bedienungsgeld enthalten" geben, wird der festgelegte Prozentsatz auf das hinterlegte Konto für Bedienungsgeld gebucht. Erlöskonto für über Kasse gebuchte Umsätze: Eine Rechnung wird über den BANKETTprofi geschrieben, aber die Artikel sind bereits auf der Registrierkasse verbucht. Damit die Umsätze nicht doppelt (Kasse und BANKETTprofi) verbucht werden, wird dieser Umsatz direkt auf das Konto "Über Kasse" gebucht. Im Vorgang setzen Sie einen Haken bei "über Kasse Konto". Die Umsätze werden dann auf das in diesem Feld hinterlegte Konto verbucht und nicht in die Erlöskonten der einzelnen Artikel. Erlöskonto für nicht zuordenbare Umsätze: Erlöse von temporären Artikeln, bzw. Erlöse von Artikeln, denen kein Erlöskonto zugewiesen ist, werden auf dieses Konto gebucht und können von dort von der Buchhaltung wieder umgebucht werden. Kostenstelle für nicht zuordenbare Umsätze: Wurden Artikel als Bemerkung angelegt, bzw. für angelegte Artikel oder in der Veranstaltung keine Kostenstelle hinterlegt, werden diese beim Fibu-Export auf die hier angegebene Kostenstelle verbucht. Konto für temporäre Adressen: Ist eine Rechnung keinem eindeutigen Namen zugeordnet, wird das Sammelkonto für temporäre Adressen bei der Verbuchung eingesetzt. Konto für Rundungsdifferenzen: Da sowohl Brutto- als auch Nettorechnungen verbucht werden, kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Diese Rundungsdifferenzen werden auf das hier hinterlegte Konto gebucht. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 3

4 Konto für Rabatte auf Komponentenartikel (aufl.): Konto für Differenzen, die zwischen dem fakturierten Umsatz an den Kunden und den Erlösen aus den Komponenten entstehen können (nur bei Haken im Feld Komponentenartikel auflösen ). Konto für Trinkgelder (optional): Trinkgeld muss z. B. in der Schweiz aus steuerrechtlichen Gründen auf ein Konto gebucht werden und darf nicht einfach entnommen werden. Wird beim Zahlungseingang Trinkgeld eingenommen, wird dieses automatisch auf das hier vermerkte Konto gebucht. Nach Erlöskonten verdichten Sind mehrere Artikel eines Erlöskonto pro verbuchte Rechnung vorhanden, werden diese zusammengefasst und als ein Buchungssatz dem Erlöskonto zugeordnet. Rechenblatt erforderlich Sollen ausschließlich Rechnungen verbucht werden, für die auch ein Rechenblatt erstellt wurde, muss dafür der Haken bei "Rechenblatt erforderlich" gesetzt sein. Ein Buchungspaket kann bei gesetztem Haken nur dann erstellt werden, wenn für alle im Buchungszeitraum enthaltenen Rechnungen ein Rechenblatt erstellt wurde. Komponentenartikel auflösen Wenn Sie generell die Erlöse Ihrer Artikel mit Komponenten auf die Erlöskonten der Komponenten verbuchen möchten, setzen Sie hier einen Haken. Die Artikel werden im ersten Schritt wie gewohnt verbucht. Im zweiten Schritt werden die Komponentenartikel von einem Erlöskonto auf das andere gebucht (interne Verrechnung, Binnenumsätze). Für die Verbuchung der Komponenten werden die Preise und Erlöskonten der Preisschiene übernommen, die in der Rechnung eingestellt ist. Bitte achten Sie darauf, dass für Ihre Komponentenartikel in allen Preisschienen die richtigen Preise hinterlegt sind. Falls Sie ganz gezielt nur einzelne Artikel für die Fibu auflösen möchten, setzen Sie den Haken bei Auflösen für die Fibu auf der Seite Komponenten. Buchungsdatum Sie können festlegen, ob das Buchungsdatum der Tag des Rechnungsausgang oder der Tag der Veranstaltung ist. Kostenstelle anzeigen Bei gesetztem Haken können Sie zusätzlich eine Kostenstelle festlegen. Wahlweise kann die Kostenstelle beim Artikel oder in der Veranstaltung hinterlegt werden. Die Kostenstelle im Artikel kann pro Preisschien hinterlegt werden. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 4

5 Die Kostenstelle wird in der Veranstaltung auf der Seite Texte eingetragen. Eine Auswahl kann hinterlegt werden. Kostenträger anzeigen Ist der Haken bei diesem Wahrheitsfeld gesetzt, wird in der Veranstaltung unter Texte das Textfeld Kostenträger angezeigt. Externe Kunden-Nr. erhöhen Rechnungen aus dem BANKETTprofi werden mit der externen Kunden-Nr. der Datenbank exportiert. Sind im Buchhaltungsprogramm bereits Kunden-Nummern vergeben, kann für neue Kunden im BANKETTprofi ein Anfangswert für die automatische Vergabe der externen Kunden-Nummer hinterlegt werden. Alle Adressen, die bis zum Einstellen des neuen Anfangswertes noch keine externe Kunden- Nummer haben, erhalten dann mit dem Erstellen eines Rechenblatt eine externe Kunden- Nummer. Als Anfangswert wird die hier gesetzte, frei wählbare Startnummer verwendet. Nach einem Klick auf "externe KD-Nr. erhöhen" erhalten Sie zunächst ein Hinweis-Fenster: Geben Sie nach einem Klick auf "OK" hier die Startnummer für die externe Kunden-Nummern ein: Hinweis: Bereits im BANKETTprofi erfasste Kunden behalten auch nach Ausführung dieser Methode ihre bisherige externe Kunden-Nummer. Zahlungseingänge verbuchen Setzen Sie hier den Haken, dann werden auch die eingegangenen Zahlungen, die Sie in der Zahlungseingangsverwaltung des BANKETTprofi hinterlegt haben, exportiert. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 5

6 Fibu Programm spezifische Einstellungen Wählen Sie in diesem Bereich der Registerkarte "Fibu" aus, welche Schnittstelle Sie einsetzen. Hinweis: Für die Datev-Schnittstelle muss der Datev-Ordner aus BpUtilities in das Zielverzeichnis kopiert werden. Frei definierbares Fibu-Format Zusätzlich zu den bestehenden Fibuschnittstellen Datev, BMD, Apro Fibu, Abacus und GDI kann man mittels Listenwesen beliebige Formate konfigurieren. Damit sollte es möglich sein, so gut wie jede Fibu Schnittstelle ohne spezielle Programmierung zu konfigurieren. Für Adressen, Vorgänge und Buchungsdaten kann man unterschiedliche Dateien erzeugen lassen oder die Informationen in die Buchungsdaten mischen. Desweiteren kann man zwischen verschiedenen Ausgabeformaten wählen: Text-Datei (Tabs oder frei formatiert (Textverarbeitung)), CSV (mit Komma oder Semikolon) oder Xml. Der Name der Dateien wird durch die Listenüberschrift festgelegt. Für den Schnittstellenexport kann die Dateiendung individuell benannt werden. Ergänzt man den Dateinamen mit der entsprechenden Endung in der Listenüberschrift, z.b. "fibuexport.csb", so wird diese als Dateiendung übernommen. Die Liste muss in der Listendefinition unter dem Reiter Zusätze die Eigenschaft "Export" erhalten. Einstellen der Verbuchung Sie können den Pfad über einen Klick auf "Verzeichnis" auswählen. Über das sich öffnende Fenster "Ordner suchen wählen Sie den enstprechenden Ordner aus. Mit einem Klick auf OK" wird dieses Verzeichnis eingetragen. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 6

7 Initialisieren der Schnittstelle Damit ein bereits manuell verbuchter Verrechnungszeitraum vor der Einführung der Fibu- Schnittstelle nicht nochmals verbucht wird, muss die Schnittstelle initialisiert werden. Klicken Sie dazu auf den Button Initialisieren. danach erhalten Sie folgendes Eingeabefenster: Alle Rechnungen, die bis zum hier eingetragenen Tag liegen werden automatisch als "exportiert" markiert und sind als Eintrag Buchungspaket-Nr. 1 zu finden. Nach einem Klick auf "OK" werden Sie über die Anzahl der exportierten Rechnungen informiert. Nach der Initialisierung werden die Buchungspakete in das ausgewählte Zielverzeichnis geschrieben. Diese finden Sie in der Verbuchungs-Liste unter dem Reiter Optionen. Das Paket-Nr. 1 wird nicht automatisch exportiert. Der Button "Initialisieren" ist jetzt nicht mehr vorhanden. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 7

8 Die Verbuchung Um Verbuchen zu können, müssen die entsprechenden Mitarbeiter in Ihrer Benutzergruppenberechtigung den Haken bei gesetzt haben. Danach steht unter dem Reiter Optionen der Punkt Verfügung. zur Durch Doppeklick auf das Icon, öffnet sich das Fenster zur Verbuchung sowie die Liste bereits verbuchter Pakete. Verbuchungs-Liste Über den Eintrag in der Verbuchungs-Liste sehen Sie in welchem Buchungspaket welcher Zeitraum verbucht wurde. Zusätzlich ist die Anzahl der exportierten Rechnungen, das Datum, die Uhrzeit und der durchführende Mitarbeiter zu sehen. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 8

9 Durchführung der Verbuchung 1. Wählen Sie den Zeitraum zur Verbuchung und tragen Sie diesen ein. 2. Klicken Sie auf den Button "Verbuchen". 2.1 Über Freie Auswahl können Sie eine Auswahl an Rechnungen manuell zum Verbuchen auswählen. Sind keine Rechnungen zum Verbuchen vorhanden erhalten Sie folgendes Hinweisfenster: Sind Rechnungen vorhanden, es wird jedoch noch an einem Datensatz gearbeitet, erhalten Sie folgendes Fenster: Wurde zuvor festgelegt, dass ein Rechenblatt erforderlich ist und es gibt Rechnungen im Verbuchungszeitraum ohne Rechenblatt, erhalten Sie diese Meldung: Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 9

10 Ein Verbuchen der Daten ist erst möglich wenn in allen betroffenen Veranstaltungen ein Rechenblatt erstellt wurde. Sind im System noch nicht verbuchte Rechnungen enthalten die vor dem Abrechnungszeitraum liegen, erhalten Sie ein Informations-Fenster. Sie können entscheiden ob der Vorgang abgebrochen, der gewählte Abrechnungszeitraum verbucht oder zunächst die noch ausstehenden Rechnungen angezeigt werden sollen. Eine ähnliche Meldung erhalten Sie auch, wenn Rechnungen vorhanden sind, die nach dem eingegebenen Abrechnungszeitraum liegen. Wurden Rechnungen exportiert, erhalten Sie zuerst eine Abfrage um das Protokoll anzeigen zu lassen. Beispiel für ein Protokoll: Schließlich erscheint die Erfolgsmeldung für den Export: Hinweis: Rechnungsvorgänge die verbucht wurden, können nicht mehr bearbeitet werden. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 10

11 Vorhandenes Paket erneut exportieren Wurde ein bereits exportiertes Paket versehentlich gelöscht, kann es jederzeit erneut exportiert werden. Wird zuvor das Export-Format geändert, werden alle Daten im aktuell gewählten Datenformat in das Zielverzeichnis geschrieben. Hierzu markieren Sie den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf "Paket exportieren". Das Buchungspaket wird jetzt nochmals erstellt. Klicken Sie bei der Sicherheitsabfrage auf Ja, wenn Sie das Paket noch einmal exportieren wollen. Nach Abschluss des Vorgangs erhalten Sie folgende Meldung: Das Buchungspaket wird in das vorgegebene Buchungs-Verzeichnis exportiert: Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 11

12 Paket-Nummer im Rechnungsvorgang Nach der Verbuchung wird der Rechnungsvorgang gesperrt und kann nichtmehr geändert werden. Im Rechnungsvorgang wird hinterlegt, mit welchem Fibu-Paket die Rechnung verbucht wurde. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 12

13 Exportiertes Buchungs-Paket Beispiel: Exportiertes Paket für Datev Nach erfolgter Verbuchung wird das Buchungspaket in das vorgegebene Buchungs- Verzeichnis exportiert. Im vorgegebenen Buchungsverzeichnis wird ein Ordner mit der Angabe zur Paket-Nummer angelegt. Das Buchungspaket steht jetzt für einen Import in das Finanzbuchhaltungs- Programm bereit. In dieses Verzeichnis werden dann die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Daten-Export erzeugt. Eine Zusammenfassung der durchgeführten Buchungsvorgänge enthält die Datei "Protokoll.TXT". Die Dateien können Sie mit einem Text-Editor öffnen, um die Daten zu überprüfen. In den beiden Ordnern befinden sich jeweils zwei Dateien mit den Namen E00001 und EV01. Diese Dateien werden zum Import in Ihr Buchhaltungsprogramm benötigt. Import zur Datev: Importieren Sie den Stapel über Buchen und Stapelverarbeitung. Öffnen Sie das entsprechende Paket. Als nächstes wählen Sie dort den Ordner Bewegungsdaten aus und übernehmen den angebotenen Stapel. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Fibu-Schnittstelle - Seite 13

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