Kurzanleitung zu. Sage50

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1 Kurzanleitung zu Sage50

2 Inhalt 1 Einleitung Finanzbuchhaltung Einfügen von Konten oder Gruppen Jahreswechsel und Saldoübertrag Lohnbuchhaltung Kontierung der Lohnarten Jahreswechsel Kurzanleitung Sage50.doc

3 1 Einleitung Diese Kurzanleitung bezieht sich auf einige Funktionen der Sage50 Finanz- und Lohnbuchhaltung. Wir zeigen hier bewusst nur Arbeitsschritte auf, welche selten durchgeführt werden müssen oder nach unseren Erfahrungen problematisch sein können. Für weiterführende Informationen benutzen Sie bitte die in den jeweiligen Applikationen integrierte Hilfe (Taste F1) oder wenden Sie sich an den DuMo- Support. Kurzanleitung Sage50.doc

4 2 Finanzbuchhaltung 2.1 Einfügen von Konten oder Gruppen Ein neues Konto kann auf mehrere Arten eingefügt werden. Wir empfehlen die hier aufgeführte Variante. Markieren Sie im Hauptkontenplan das vorhergehende Konto. In diesem Beispiel wird das Konto erfasst, folglich muss das Konto markiert werden. Überschreiben Sie den Schlüssel und die Bezeichnung. Bei der Bezeichnung können Sie an diesem Beispiel feststellen, dass diese über 2 Zeilen geschrieben wird. Dies hätte die Folge, dass diese bei den Auswertungen ebenfalls auf 2 Zeilen erschiene und genau so getrennt würde. Um dies zu vermeiden, muss die Bezeichnung getrennt werden. Hier kann entweder Zürich getrennt (Zü-rich) oder das ganze Wort auf die zweite Zeile geschrieben werden. Für die Trennung gehen Sie mit der Back-Taste zurück, im Beispiel bis zum ü von Zürich und setzen den Trennstrich. Wechseln Sie anschliessend mit Crtl + Enter auf die zweite Zeile. Kurzanleitung Sage50.doc

5 Schreiben Sie das Wort zu Ende. Klicken Sie danach auf Einfügen. WICHTIG: Nach einem Trennstrich darf kein Leerschlag vorhanden sein, zwischen zwei Wörtern wird ein Leerschlag benötigt. Achten Sie auf dem Kontenfenster auf den Kontentyp und passen Sie diesen gegebenenfalls an. Klicken Sie dann auf Einfügen. WICHTIG: Der Kontentyp kann bei Falscherfassung nur bei nicht bebuchten Konten korrigiert werden. Ein falscher Kontentyp beeinflusst die Jahresauswertungen. Das Konto ist nun im Hauptkontenplan ersichtlich. Wechseln Sie in die Artengliederung zur entsprechenden Kostenart (im Beispiel 3184). Klicken Sie wiederum das vorhergehende Konto an, wechseln Sie hier aber nur den Schlüssel. Das Bezeichnungsfeld wird weiss, sobald das Konto erkannt wird. Klicken Sie auf Einfügen. Das Einfügen von Gruppen entspricht demselben Vorgehen, jedoch muss zu Beginn statt Typ Konto Typ Gruppe angewählt werden. WICHTIG: Prüfen Sie die Jahresauswertungen immer auf allfällige Differenzen des Auftrags- bzw. Ertragsüberschusses zwischen der Laufenden Rechnung und der Artengliederung. Kurzanleitung Sage50.doc

6 2.2 Jahreswechsel und Saldoübertrag Der Jahreswechsel in der Finanzbuchhaltung kann durchgeführt werden, sobald die ersten Buchungen im neuen Jahr getätigt werden müssen. Nach dem Jahreswechsel können die Saldi jederzeit mittels Saldoübertrag abgeglichen werden. Beim Saldoübertrag sind die Fenster nahezu identisch und ohne Vermerk dem Jahreswechsel gleich handzuhaben. Starten Sie den Jahreswechsel über Extras Geschäftsjahreswechsel. Auf dem Fenster Neues Geschäftsjahr darf die Option Assistenten nicht anzeigen nicht gesetzt sein. Klicken Sie auf den nachfolgenden Fenstern nach dem Setzen der Optionen jeweils auf Weiter. Anschliessend werden Sie nach dem Standort des neuen Mandanten gefragt. Dieser wird automatisch am selben Ort wie der Ausgangsmandant gesetzt. Kurzanleitung Sage50.doc

7 Die Option Datensicherung muss nicht gesetzt werden. Diese würde den Mandanten in einen Ordner mit der Endung.bak kopieren. WICHTIG: Anstelle der Datensicherung im Programm empfehlen wir, im Windows-Explorer den Mandanten zu kopieren und mit dem Datum der Sicherung zu versehen. Auf dem Fenster Bücher neu aufbauen sollten Sie alle Häkchen setzen. Die Kontensalden werden in der Regel gemäss Abbildung übernommen. Kurzanleitung Sage50.doc

8 Auf der Maske Budgets übernehmen müssen die Optionen so gesetzt werden, dass im Quellmandanten das Hauptbudget-FJ (Folgejahr) in den Zielmandanten ins Hauptbudget übertragen wird. WICHTIG: Sie müssen beim Saldoübertrag das Budget nur übertragen, sofern sich Änderungen im Vorjahresmandanten ergeben haben. Ansonsten sollten Sie überall Budget nicht übertragen setzen. Auf dem nächsten Fenster können Sie ein Konto für die automatische Gewinnverbuchung definieren. Wir empfehlen, den Gewinn bzw. Verlust manuell zu verbuchen. Anschliessend müssen Sie Nummernkreise im neuen Geschäftsjahr definieren. Sie können diese auch nach Erstellung des neuen Mandanten über Bearbeiten Nummernkreise anpassen. Bei der Offenposten-Buchhaltung muss der Nummernkreis OP immer hochgesetzt werden, damit für allfällige Rechnungen im alten Jahr noch genügend Spielraum offen bleibt. WICHTIG: Beim Saldoübertrag sollte die Option Nummernkreise weiterlaufen lassen gesetzt werden. Kurzanleitung Sage50.doc

9 Die Startwerte Nebenbücher sind nur beim Einsatz der Offenposten- Buchhaltung relevant. Wir empfehlen, diese bei der ersten Kreditorenrechnung im neuen Geschäftsjahr unter OP-Nummer manuell zu vergeben. WICHTIG: Die OP-Nummer ist jahresübergreifend und darf nie doppelt vergeben werden. Auf dem nächsten Fenster muss nur die Option Jahreszahl in den Filtern erhöhen gesetzt werden. Bei den Einstellungen Nebenbüchern dürfen beim Einsatz einer Offenposten- Buchhaltung beide Optionen gesetzt werden. Einmalkunden können Sie bei den entsprechenden Personenkonten definieren. Kurzanleitung Sage50.doc

10 Sie sind nun bereit, den Geschäftsjahreswechsel oder einen Saldoübertrag durchzuführen. Bestätigen Sie mit Start. Kurzanleitung Sage50.doc

11 3 Lohnbuchhaltung 3.1 Kontierung der Lohnarten Öffnen Sie den Personalstamm in der Lohnbuchhaltung und wechseln Sie in das Register RW. WICHTIG: Oberste Priorität bei der Kontierung hat die Vorerfassung, dann die Lohnart oder der Personalstamm, sofern die Häkchen Pers.-Kto. bevorzugt auf der entsprechenden Lohnart angewählt sind. Bei Änderungen müssen gespeicherte Berechnungen gelöscht und neu berechnet werden. Sie können die Soll- und Haben- Positionen entweder überschreiben oder mit Doppelklick den Kontenplan öffnen. Dieser ist immer mit der Finanzbuchhaltung synchronisiert. Sobald eine Person komplett kontiert ist, empfiehlt sich, mittels Alles kopieren und Einfügen die Kontierung auf weitere Personen des gleichen Bereichs bzw. Abteilung zu übertragen. Kurzanleitung Sage50.doc

12 Sollten Sie die Kontierung über die Lohnart wünschen, können Sie diese via Lohnartenstamm abfüllen. Kontieren Sie auf dem Personalstamm entweder alle Lohnarten oder nur die für die Person spezifischen. Die generellen Lohnarten wie beispielsweise AHV-Abzug können auch über den Lohnartenstamm kontiert werden. In diesem Fall dürfen die Häkchen Pers.- Kto. bevorzugt nicht gesetzt werden. Achten Sie immer darauf, dass die Saldoliste nach erfolgten Berechnungen bei kontiertem Nettolohn null oder bei nicht kontiertem Nettolohn den Betrag des Nettolohns ergibt. Kontrollieren Sie ebenso, dass alle Soll- und Haben- Positionen ein Konto aufweisen. WICHTIG: Um bereits verwendete Lohnarten einsehen zu können, können Sie über Auswertungen Jahresverarbeitung Lohnkonto (Rekap) eine Liste generieren. Kurzanleitung Sage50.doc

13 3.2 Jahreswechsel Um den Jahreswechsel in der Lohnbuchhaltung durchführen zu können, müssen Sie denselben in der Finanzbuchhaltung bereits durchgeführt haben. Klicken Sie auf Extras Ausführen Jahresabschluss. WICHTIG: Wir empfehlen, jeweils vorgängig eine Sicherung des Lohnmandanten durchzuführen. Kopieren Sie diesen im Windows-Explorer und benennen Sie die Kopie z.b. Jahressicherung 2010 (Name Lohnmandant) Starten Sie den Assistenten mit Weiter auf dem ersten Fenster. WICHTIG: Dieser Assistent wurde mit Sage50 neu eingeführt. Kurzanleitung Sage50.doc

14 Die Einstellung der Archivierung können Sie auf der Standardeingabe belassen. Geben Sie im nächsten Fenster den Folgejahr-Mandant mit Mandantenname und Jahreszahl ein. Kurzanleitung Sage50.doc

15 Passen Sie hier die Daten für die erste Abrechnung im neuen Jahr an und wählen Sie den neuen Finanzbuchhaltungsmandanten. Setzen Sie den Nummernkreis für die Lohnbuchungen. Im nächsten Fenster können Sie ausgetretene Mitarbeiter löschen. Wir empfehlen, diese erst im erstellten Mandanten vor der ersten Abrechnung zu entfernen. Kurzanleitung Sage50.doc

16 Starten Sie den Jahreswechsel mit Fertig stellen. Schliessen Sie das letzte Fenster und loggen Sie sich in den neu erstellten Mandanten ein. Sie sollten allfällige Anpassungen (z.b. neue Ansätze der Versicherungen, Anstellungsbedingungen usw.) vor der ersten Lohnabrechnung vornehmen. Die erste Abrechnung sollten Sie unbedingt detailliert auf die Richtigkeit prüfen. Kurzanleitung Sage50.doc

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