NTCS-JAHRESÜBERNAHME FIBU

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1 NTCS-JAHRESÜBERNAHME FIBU 11/04/16, Steyr Wissen verbreiten, Nutzen stiften! Copying is right für firmeninterne Aus- und Weiterbildung.

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3 INHALT 1. ALLGEMEINES Grundsätzliches zur Stammdatenübernahme Grundsätzliches zur EB-Übernahme START DER JAHRESÜBERNAHME Reiter Konten/EB Reiter Stammdaten/CTR VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE EINSTELLUNGEN AM SACHKONTO VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE EINSTELLUNGEN AM PERSONENKONTO UMSTELLUNG DER KONTONUMMERN /10

4 1. ALLGEMEINES Die Jahresübernahme der Finanzbuchhaltung kann im Paket FIBU Stammdaten Firmen- und FIBU- Stammdaten durchgeführt werden. Markieren Sie die Buchhaltung und wählen Sie den Button Jahresübernahme oder im Menü unter FIBU- StammdatenJahresübernahme. Sie haben dabei die Möglichkeit, Stammdaten, offene Posten und EB-Salden zu übernehmen. Hinweis Lassen Sie ein folgendes FIBU-Jahr mittels Jahresübernahme automatisch anlegen und führen Sie keine Neuanlage durch! Übernommen werden können: - FIBU-Stammdaten - FIBU-spezifische Parameter - FIBU-spezifische Buchungssymbole - FIBU-Filialen - Buchungsarten - Buchungsvarianten - Sachkonten und Salden bzw. offene Posten - Kundenkonten und offene Posten - Kuli-Konten und offene Posten - Lieferantenkonten und offene Posten - Konten (Sach- und Personenkonten) - Gliederungszahlen - FIBU-spezifische Gliederungstexte - FIBU-spezifische Steuercodes - Prozentsätze - Zessionstexte - Fixkonten - Steuerkonten - Vorerfass-Bücher - Budgetdaten - Mahnstammdaten - Drucklisten - Berichte 4/10

5 1.1. Grundsätzliches zur Stammdatenübernahme Um nur die Stammdaten zu übernehmen, wählen Sie in der Jahresübernahme \ Bereich Finanzbuchhaltung \ Reiter Konten / EB EB-Übernahme durchführen Nein. Zu den Stammdaten zählen die FIBU-Stammdaten, Stammdaten von Sach- und/oder Personenkonten sowie die letzten 4 Bilanzsalden. Bei der erstmaligen Jahresübernahme ist es Pflicht, die Stammdaten übernehmen zu lassen. Sie können aber wählen, ob Sie die Stammdaten der Sach-, der Kunden- oder der Lieferantenkonten übernehmen möchten. Konten, die im Vorjahr im Feld EB-Sperre keine Stammdatenübernahme hinterlegt haben, werden nicht übernommen. Automatisch übernommen werden folgende Stammdaten: Neuanlagen von Zessionstexten FIBU-FIBU-Zuordnungen FIBU-ANBU-Zuordnungen Neuanlagen von FIBU-Filialen Neuanlagen von Prozentsätzen Neuanlagen von Buchungssymbolen Neuanlagen von SkontoVerbuchungsKz Neuanlagen von Vorerfass-Büchern Neuanlagen von FIBU-spezifischen Steuercodes Werden die Sachkonten ausgewählt, werden auch die Buchungsarten, die Buchungsvarianten und die Anlagegut/Sachkonto-Zuordnungen übernommen. Damit die Kuli-Konten übernommen werden, müssen die Kunden und/oder die Lieferanten ausgewählt werden. Ist keines der beiden ausgewählt, werden auch keine Kulis übernommen Grundsätzliches zur EB-Übernahme Die EB-Übernahme kann nur ausgewählt werden, wenn im Vorjahr Buchungen vorhanden sind. Als Übernahme-Datum wird der Beginn des neuen Wirtschaftsjahres vorgeschlagen. Wir empfehlen Ihnen dringend bei Personenkonten eine OP-Übernahme durchzuführen. Weiters kann ein Belegsymbol für die Übernahme angegeben werden, welches für die Saldenübernahme und verschiedene Sammelbuchungen benötigt wird. Das EB-Konto wird normalerweise aus der Hinterlegung in den Fixkonten herangezogen. Dieses Konto wird zum Sammelbuchen der EB-Salden verwendet. Bei einer neuerlichen Übernahme werden die Konten vom Vorjahr wieder neu übernommen, auch wenn sich z.b. nur eine Abstattung aber nicht der Saldo verändert hat. EB-Buchungen besitzen keine eigene Journalnummer damit keine Unstimmigkeiten bei erneuten Übernahmen entstehen. 5/10

6 2. START DER JAHRESÜBERNAHME Nach dem Start der Jahresübernahme (über die Schaltfläche oder über das Menü) erscheint folgende Maske: Unter Allgemeine Einstellungen können Sie eingeben von welcher Firma bzw. FIBU auf welche Firma bzw. FIBU die Stammdaten übernommen werden sollen. Übernehmen von: Firma FIBU Eingabe aktuelle Firmennummer (wird automatisch vorgeschlagen) Eingabe Vorjahres-FIBU (wird automatisch vorgeschlagen) Die Vorjahresbuchhaltung muss kleiner oder gleich sein wie die Buchhaltung des laufenden Jahres ansonsten erscheint eine Fehlermeldung. Übernehmen auf: Firma FIBU-Jahr FIBU-Unternummer FIBU-Verzeichnis BMD 5.5 Eingabe aktuelle Firmennummer (wird automatisch vorgeschlagen) Eingabe aktuelles Jahr (wird automatisch vorgeschlagen) Es wird dieselbe Unternummer wie im Vorjahr vorgeschlagen. Bitte lassen Sie dieses Feld leer. Stammdaten überschreiben - keine Übernahme wenn vorhanden: Bei einer nochmaligen Übernahme werden keine Stammdaten mehr übernommen falls diese beim ersten Mal bereits übernommen wurden. - Neuanlage: Es werden nur Stammdaten übernommen, die im neuen Jahr noch nicht existieren (es werden keine Stammdaten überschrieben). - Neuanlage/Überschreiben: Es werden die gesamten Stammdaten nochmals übernommen. Im Punkt Finanzbuchhaltung gibt es 2 Reiter: Konten/EB Stammdaten/CTR Achtung! Die FIBU-Stammdaten werden nur bei der erstmaligen Übernahme übernommen. Wir empfehlen Ihnen, die vorgeschlagenen Einstellungen zu übernehmen. Je nachdem welche Einstellung im Punkt Allgemein bei Stammdaten überschreiben gewählt wurde, ändern sich auch die Einstellungsmöglichkeiten in den Reitern Konten/EB und Stammdaten/CTR. 6/10

7 2.1. Reiter Konten/EB Hier kann zunächst ausgewählt werden, welche Konten übernommen werden sollen (Sach-, Kunden-, Lieferantenkonten, Gliederungszahlen und texte) und es können Einstellungen für die EB-Übernahme vorgenommen werden. durch- EB-Übernahme führen Übernahmedatum (OP-führende) Sachkonten Kundenkonten Lieferantenkonten EB-Symbol EB-Konto Sollen vorerst nur Stammdaten ins neue Jahr übernommen werden oder auch die Eröffnungsbuchungen? Das Übernahmedatum ist normalerweise der erste Tag des neuen Wirtschaftsjahres. Falls Sie Sachkonten mit offenen Posten führen (FIBU Stammdaten Konten Feld OP-Kennzeichen auf JA ), empfehlen wir hier die Einstellung OP-Übernahme. Dies kommt z.b. bei Finanzamtverrechnungskonten in Frage. Bitte immer OP-Übernahme eingestellt lassen. Bitte immer OP-Übernahme eingestellt lassen. Grundsätzlich wird als Buchungssymbol für die Eröffnungsbuchungen im neuen Jahr EB verwendet. Normalerweise wird das Eröffnungsbilanzkonto aus den Fixkonten (FIBU Stammdaten Fixkonten Kontotyp Eröffnungsbilanzkonto) als Gegenkonto bei den Eröffnungsbuchungen im neuen Jahr verwendet. Buchungstext Bei einer OP-Übernahme wird der ursprüngliche Buchungstext übernommen. Bei einer Saldenübernahme und am EB-Konto wird kein Buchungstext verwendet. Bei einem automatischen Storno im Zuge von Rechnungsabgrenzungsbuchungen wird RB zum Buchungstext hinzugefügt. 7/10

8 2.2. Reiter Stammdaten/CTR Hier kann eingestellt werden, ob die Fixkonten, Steuerkonten, FIBU-spezifischen Parameter, Mahnstammdaten, Budgetmodelle, das Budget, der Finanzplan, die Drucklisten und Berichte übernommen werden sollen. Wenn alle Einstellungen richtig getroffen wurden, wählen Sie den Button Übernehmen. Danach erscheint folgende Abfrage: Drücken Sie die Schaltfläche FIBU übernehmen, so wird die neu angelegte FIBU als aktuelle FIBU in der Firma gespeichert und alle anderen Pakete greifen auf dieses Jahr der FIBU zu. Sollen andere Pakete noch auf das alte Wirtschaftsjahr zugreifen, so gehen Sie auf Abbrechen. Nach der Jahresübernahme wird ein Protokoll ausgedruckt. Arbeiten Sie auch mit der NTCS Kostenrechnung, müssen Sie anschließend noch eine Jahresübernahme der Kostenrechnung durchführen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur Jahresübernahme Kostenrechnung. 8/10

9 3. VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE EINSTELLUNGEN AM SACHKONTO Im Feld FIBU Stammdaten Konten Sachkonten Feld EB-Kennzeichen können folgende Einstellungen pro Sachkonto getroffen werden: Standardeinstellung Keine EB-Übernahme Automatisches nach Übernahme Storno Markieren für Übernahme aus Tabelle Keine Stammdatenübernahme Die EB-Übernahme wird durchgeführt. Die Stammdaten werden übernommen, aber es wird keine Eröffnungsbuchung durchgeführt. Dieses Kennzeichen ist für die Konten der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung von Bedeutung. Die Buchungen auf den Rechnungsabgrenzungskonten (ARA, PRA) werden nach der Jahresübernahme automatisch storniert, wenn beim Feld EB-Sperre Automatisches Storno nach Übernahme eingestellt ist. Auf diesen Konten erfolgt dann keine Saldenübernahme, sondern es werden die einzelnen Buchungen übernommen. Diese Einstellung hat derzeit keine Bedeutung. Falls bei einem Konto keine Stammdatenübernahme hinterlegt ist, gilt Folgendes: Werden nur die Stammdaten der Konten übernommen, gibt es dieses Konto im neuen Jahr nicht. Werden auch die EB übernommen, kommt es darauf an, ob im neuen Jahr Daten (z.b. Buchungen, offene Posten, Budgetdaten, Bilanzdaten, ) bestehen. Gibt es keine Daten, gibt es auch die Stammdaten im neuen Jahr nicht, sind aber Daten im neuen Jahr vorhanden, werden auch die Stammdaten angelegt. Mit dem Feld FIBU Stammdaten Konten EB-Buchkontonummer kann die EB auf ein abweichendes Konto verbucht werden. Es wird nur der Saldo auf dem EB-Buchkonto eröffnet, die Stammdaten bleiben unverändert (z.b. das Konto Gewinn auf das Konto Gewinnvortrag übernehmen). 9/10

10 4. VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE EINSTELLUNGEN AM PERSONENKONTO Im Feld FIBU Stammdaten Konten Kunden/Lieferanten/Kuli FIBU-KontoReiter EB- Kennzeichen können folgende Einstellungen pro Personenkonto getroffen werden: Standardeinstellung Keine OP-Übernahme Markieren für Übernahme aus Tabelle EB-Übernahme wird durchgeführt. Die Stammdaten werden übernommen, aber es wird keine Eröffnungsbuchung durchgeführt. Diese Einstellung hat derzeit keine Bedeutung. Keine Stammdatenübernahme Falls bei einem Konto keine Stammdatenübernahme hinterlegt ist, gilt Folgendes: Werden nur die Stammdaten der Konten übernommen, gibt es dieses Konto im neuen Jahr nicht. Werden auch die EB übernommen, kommt es darauf an, ob im neuen Jahr Daten (z.b. Buchungen, offene Posten, Budgetdaten, Bilanzdaten, ) bestehen. Gibt es keine Daten, gibt es auch die Stammdaten im neuen Jahr nicht, sind aber Daten im neuen Jahr vorhanden, werden auch die Stammdaten angelegt. 5. UMSTELLUNG DER KONTONUMMERN Um Sachkontonummern im Zuge der Jahresübernahme zu ändern, hinterlegen Sie bitte in der Vorjahresbuchhaltung auf den Konten im Feld RLG-Referenznummer die Kontonummern des neuen Jahres. Bei der Jahresübernahme erscheint folgender Hinweis: In der zu übernehmenden Buchhaltung sind Referenzkonten vorhanden! Soll die Kontoumstellung vorgenommen werden? Hier haben Sie die Möglichkeit, die Konten umstellen zu lassen, nicht umzustellen oder abzubrechen. Wird der Button Konten umstellen gewählt, wird auch am Protokoll vermerkt, dass die Jahresübernahme mit Umstellung der Konten erfolgt ist. Im neuen Jahr ist die alte Kontonummer mit negativem Vorzeichen im Feld RLG-Referenzkontonummer sichtbar. 10/10