ANLEITUNG ABRECHNUNGSBÜRO/ RECHENZENTRUM

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1 ANLEITUNG ABRECHNUNGSBÜRO/ RECHENZENTRUM Pionier der Zahnarzt-Software. Seit 986.

2 Inhaltsverzeichnis. Allgemeines.. Funktion der RZ2-Schnittstelle (ab 2.4 RZ2; 2.6 RZ2).2. Funktion der RZ3-Schnittstelle (2.4 RZ3; 2.6 RZ3) 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win-Plus Kundennummer (Mandantennummer) eingeben pro Behandler Verwendung von Übergabeprogrammen (RZ-Client) Verschiedene Abrechnungsbüros verwalten Schnittstellenzuordnung nach Erfassung der Mandantennummer Zusätzliche Informationen zu den verschiedenen Onlineprogrammen Erinnerungsmeldung für Einverständniserklärung/Info neue Abrechnungsfälle Rechnungen generell auf das Abrechnungsbüro einstellen, Klartextprotokoll Bedeutung weiterer Protokolleinstellungen Bedeutung Abrechnungsbüro-Rechnung (ohne Übergabe einer Abrechnungsdatei) 7 3. Voreinstellungen beim Patienten Reiter Bank in den Patientenstammdaten Ankaufsanfrage (Bonitätsabfrage) im Reiter Bank, bei Rechnungen und HKP 9 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online 4.. Löschen von Druckaufträgen der Abrechnungsbürorechnungen 4.2. Rechnungsvorbereitung für das Abrechnungsbüro Fremdlaborrechnungen einscannen (nur RZ3-Schnittstelle, TIF-Dateiformat) Übergabe an das Rechenzentrum über Abrechnungsbüro Abrechnungsdatei erstellen/rechnungen online übergeben Aufruf der alten Abrechnungen über das Abrechnungsbüro Zahlungseingang berücksichtigen, automatisches Ausbuchen offener Rechnungen Rechnungskorrekturen, nicht angekaufte Rechnungen zurücknehmen 7 5. Rechnungsliste, Übersicht, Filterungen Korrektur einer Rechnung 8 6. FAQ s Häufig gestellte Fragen 9 2

3 . Allgemeines Seite /20 Die Schnittstelle für die Abrechnungsgesellschaften wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Die meisten Abrechnungsbüros in Deutschland können eine der genannten Schnittstellen lesen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Abrechnungsbüro, mit welcher Schnittstelle gearbeitet werden soll. Die Schnittstellen VDDS RZ2 und RZ3 sind einheitliche Schnittstellen, die alle Softwareanbieter in Deutschland verwenden. (VDDS = Verband Deutscher Dental Softwarehersteller).. Funktion der RZ2-Schnittstelle (ab 2.4 RZ2; 2.6 RZ2) Die Rechnungen werden mit Zahnarzthonorarauflistung und Eigen- und Fremdlaborsumme übergeben. Es erfolgt keine Aufschlüsselung der Laborleistungen..2. Funktion der RZ3-Schnittstelle (2.4 RZ3; 2.6 RZ3) Die Schnittstelle übergibt die Zahnarzthonorarleistungen und das Eigenlabor mit Einzelauflistung der Leistungen. Die Fremdlaborsumme wird ebenfalls übergeben und zusätzlich kann die Fremdlaborrechnung digitalisiert als Anhang übergeben werden. Hinweis! Über welche Schnittstelle Sie abrechnen dürfen, erfragen Sie bitte bei Ihrem Rechenzentrum.

4 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win- Plus Seite 2/20 Wählen Sie den Punkt Einstellungen Rechnungen Allgemeine Einstellungen an. Hier werden grundsätzlich alle relevanten Einstellungen gesetzt für die Onlineübergabe der Rechnungen oder ggf. auch für die Ausdrucke auf dem Briefpapier des Abrechnungsbüros. Es öffnet sich folgendes Fenster: 2.. Kundennummer (Mandantennummer) eingeben pro Behandler Für die Rechnungsübergabe muss jeder Behandler eine Einstellung im Abrechnungsbüro erhalten, auch die Prophylaxe-Mitarbeiterinnen, sofern diese als Behandler aufgeführt werden. Wählen Sie zunächst oben links den Behandler an und klicken anschließend auf den oberen Button Bearbeiten (obiger Screenshot). Im Nachfolgefenster muss Neu Onlineprogramm einzugeben. 2 angeklickt werden, um die Kundennummer und das 3 2 Die Kundennummer (max. 8-stellig) sollte ohne Zeichen eingegeben werden. Geben Sie darunter das gewünschte Onlineprogramm ein. Sollten Sie das von Ihnen gewünschte Onlineprogramm nicht finden, wählen Sie Sonstiges Onlineprogramm an.

5 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win- Plus Seite 3/20 Hinweis! Wenn Sie die Rechnung auf dem vom Abrechnungsbüro gestellten Briefpapier drucken und im Auftrag des Abrechnungsbüros versenden, dann stellen Sie Abr.-büro Rechnung ein. Markieren Sie weiterhin im rechten Fenster die Rechnungstypen, für die Sie zukünftig Abrechnungsbürorechnungen übermitteln möchten. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Schaltfläche Übernehmen. Es erscheint ein Hinweis, dass jetzt noch die Zuordnung für die Schnittstelle gemacht werden muss Verwendung von Übergabeprogrammen (RZ-Client) Fast alle Abrechnungsbüros arbeiten mittlerweile mit Übergabeprogrammen (RZ-Clients), die die zu übergebenden Rechnungen online weiterleiten. Das entsprechende Programm muss auf de Rechner installiert sein, danach wird bei der Eingabe der Mandantennummer das Häkchen bei RZ-Client verwenden gesetzt, siehe Bildausschnitt: Diese Voreinstellung ist für alle Abrechnungsbüros gleichermaßen einzustellen, es kann ggf. im Bereich der Schnittstellenzuweisung die eine oder andere Zusatzangabe erfolgen, siehe Hinweise Zusätzliche Informationen zu verschiedenen Onlineprogrammen Verschiedene Abrechnungsbüros verwalten Sie können für jeden Behandler mehrere Kundenummern für verschiedene Abrechnungsbüros anlegen. An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Kundennummern inaktiv zu schalten. Diese werden in der Liste grau hinterlegt Schnittstellenzuordnung nach Erfassung der Mandantennummer Nach Speicherung der obigen Angaben für Kundennummer/Online-Programm und Rechnungstypen muss im unteren Bereich des Fensters Abrechnungsbüro noch die Schnittstellenzuweisung erfolgen. Markieren Sie im oberen Bildabschnitt den Behandler mit entsprechender Kundennummer und wählen unten im Bereich Allgemeine Einstellungen Online-Programme den Button Bearbeiten an.

6 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win- Plus Seite 4/20 Wählen Sie die von Ihrem Rechenzentrum angegebene VDDS-Schnittstelle aus Zusätzliche Informationen zu den verschiedenen Onlineprogrammen Je nach Onlineprogramm müssen eventuell noch weitere Zusatzeinstellungen vorgenommen werden, siehe Auflistung: Dataline Z (DZR, HZA,ABZ,FRH) Es werden keine weiteren Eingaben benötig, sofern Sie das Übergabeprogramm auf Ihrem Rechner installiert haben. Nähere Informationen zum Übergabeprogramm erhalten Sie bei Ihrem Rechenzentrum. Mediserv Geben Sie hier das ausführende Programm über Durchsuchen an. Dieses sollte auf Ihrem Rechner installiert sein. Es handelt sich in den meisten Fällen um die Programmdatei: Mserv_cl-exe, zusätzlich werden die Angaben der Stapelnummer rechts aktiv. ZA Dialog Diese Einstellung wählen Sie, wenn Sie das ZA-Live Online Portal verwenden. Beachten Sie, dass später beim Abrechnung erstellen kein automatischer Übertragungsdialog gestartet wird. Das Online-Portal ZA-live muss eigenständig von Ihnen aufgerufen werden, um die Datei hochzuladen. Die RZ-Datei wird immer in folgendem Pfad gespeichert: LW:\tdamp\ds\daten\Prax(oder x, je nach Praxisanzahl) Ist eine Internetverbindung am Rechner aufrufbar, an dem das DS-Win läuft, sollte ZA Live die RZ-Datei automatisch im TDAMP-Verzeichnis finden. Ist die Internetverbindung an einem anderen Rechner, so müssen Sie die Datei manuell aus dem TDAMP- Verzeichnis kopieren (z.b. auf einen USB-Stick) und anschließend hochladen. Eos Health Nähere Informationen zur Übergabe erhalten Sie bei Eos Health. Es muss in jedem Fall ein gültiges Zertifikat vorhanden und das Übergabeprogramm muss auf dem Rechner installiert sein.

7 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win- Plus Seite 5/20 BFS Health Finance Die BFS Health hat einen Übergabeclient programmiert, der auf dem Rechner installiert sein muss. Dieser wird bei Einrichtung der Mandantennummer durch den Haken bei RZ-Client verwenden berücksichtigt. Für die weitere Einstellung wie Schnittstelle und ggf. Timeout wählen Sie bitte den Eintrag BFS-Client aus der Liste der Online- Programme. Die Übertragung der Rechnungen erfolgt dann direkt über den Client und nicht über die Webseite der BFS. Für BFS-Nutzer ohne Client: Übergeben Sie die Rechnungen direkt über die Homepage von BFS Health Finance, so stellen Sie das Online- Programm auf Sonst. Online Programme ein. Geben Sie die gewünschte Schnittstelle ein und setzen den Haken bei Übergabedatei verwenden. Es wird die Eingabezeile Pfad sowie die Internetseite aktiv. Geben Sie in der Spalte Pfad Ihren tatsächlichen Pfad ein. In der Eingabezeile Internet geben Sie den von BFS erhaltenen Internetlink ein. Für nähere Angaben wenden Sie sich bitte direkt an BFS Health Finance. CareCapital Geben Sie hier das ausführende Programm über Durchsuchen an. Dieses sollte auf Ihrem Rechner installiert sein. Es handelt sich in den meisten Fällen um folgende Programmdatei: MCC_Tool_mit_FTP.exe Zusätzlich geben Sie den Pfad für den Upload an, z.b. LW:Carecapital/Upload. Care Capital verfügt ebenfalls über ein Übergabeprogramm (RZ-Client), der über die Schnittstelleneinrichtung ausgewählt wird. Nähere Informationen erhalten Sie bei Care Capital. Hinweis! Bei Einstellung Sonstige Online Programme kann auch der Pfad für eine Internetadresse eingegeben werden. Damit wird bei anschließender Rechnungsübertragung direkt eine Internetseite eines Rechenzentrums aufgerufen Erinnerungsmeldung für Einverständniserklärung/Info neue Abrechnungsfälle Für die Aktualisierung der Einverständniserklärung des Patienten für Abrechnungen über ein Abrechnungsbüro kann hier ein individueller Zeitraum eingestellt werden. Das führt beim Patientenaufruf zu einem Hinweis zwecks Erneuerung der Einverständniserklärung. Weitere Informationen zur Einstellung zum Patienten erfolgen später.

8 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win- Plus Seite 6/20 Weiterhin kann eine Erinnerungsmeldung für die Kontrolle des Punktes Abrechnungsbüro in den Allgemeinen Notizen (Schnellzugriffsleiste oben) gesetzt werden. Dazu muss ein Eintrag im Feld Tagen eingesetzt werden. Hier wird dann ein Hinweis gebracht, dass die letzte Abrechnung X Tage zurückliegt. Möchten Sie für die Abrechnungsbürorechnungen einen eigenen Abschlusstext nutzen, dann können Sie diesen hier über den Button Abschlusstext definieren Rechnungen generell auf das Abrechnungsbüro einstellen, Klartextprotokoll Wenn die Mehrzahl der Rechnungen über das Abrechnungsbüro gehen sollen, ist es sinnvoll das im System einzustellen. Im Fall einer direkten Abrechnung mit dem Patienten kann die jeweilige Rechnung entsprechend umgestellt werden. Diese Einstellung ist über den Punkt Einstellungen/Rechnungen/Allgemeine Einstellungen vorzunehmen. Im jeweiligen Reiter GOZ/MKV/HKP können Sie festlegen, ob grundsätzlich eine Übergabe an das Abrechnungsbüro eingestellt sein soll. Bei den Rechnungstypen BU und Kasse ist nur ein Ausdruck auf Papier des jeweiligen Abrechnungsbüros möglich. Seitens des VDDS gibt es hier keinerlei Abrechnungen. Setzen Sie für eine generelle Voreinstellung das Häkchen bei standardmäßig verwenden. Weiterhin kann für den Rechnungsdruck entschieden werden, ein Klartextprotokoll zu erzeugen. Das hat den Vorteil, dass bei eventuellen Rückfragen des Patienten zur Rechnung eine detaillierte Ansicht der in Rechnung gestellten Leistungen eingesehen werden kann. Ein Ausdruck auf Papier ist möglich, auch die Druckansicht aus der Karteikarte (Patinfo) heraus ist mit Doppelklick links jederzeit möglich Bedeutung weiterer Protokolleinstellungen Weitere Möglichkeiten außer Klartextprokoll stehen bei Einstellungen der VDDS-Schnittstellen für die Datenträgererstellung oder Onlineabrechnung zur Verfügung: Bei Onlineabrechnung oder per Diskette ist der eigentliche Rechnungsdruck verschlüsselt.

9 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win- Plus Seite 7/20 Die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten haben folgende Bedeutungen: Kein Protokoll drucken : Sie sehen eine leere Seite bei Rechnungsvorschau/Rechnungsdruck Klartext-Protokoll drucken : Die verschlüsselten Daten werden entschlüsselt dargestellt, so dass nachvollziehbare Leistungen und Beträge ersichtlich sind Klartextprotokoll ohne Kartendaten ; mit Einführung der EGK (elektr. Gesundheitskarte) werden im Protokoll die Kartendaten mit ausgegeben, das kann mit dieser Funktion ausgeschaltet werden. Original-Protokoll drucken, hier wird die verschlüsselte Rechnungsansicht gedruckt. Diese Einstellungen haben eine direkte Auswirkung bei Anzeigen der Rechnung aus der Karteikarte heraus. Der Eintrag der Rechnung aus der Karteikarte (Patinfo) mit Doppelklick führt zur Anzeige der Rechnungsdaten entsprechend der von Ihnen gewählten obigen Möglichkeit Bedeutung Abrechnungsbüro-Rechnung (ohne Übergabe einer Abrechnungsdatei) Sofern Sie den Ausdruck der Rechnungen auf dem Briefpapier des Abrechnungsbüros vornehmen, muss diese Einstellung unter den Abrechnungsbüro-Voreinstellungen gewählt werden. Diese Einstellung blendet den Standardbriefkopf aus und anstelle dessen wird zusätzlich die Mandantennummer der Praxis ausgegeben. Individuelle Vorgaben wie Geburtsdatum des Patienten können per Makro eingearbeitet werden, sinnvoller Weise innerhalb der Kopfzeile. Bei individuellem Briefkopf stehen spezielle Briefköpfe für das Abrechnungsbüro unter Verwaltung Praxis Behandler beim Anklicken eines Behandlers zu finden: zur Verfügung. Diese sind

10 2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win- Plus Seite 8/20 Sofern der Briefkopf individualisiert wurde, muss in den Rechnungstypen (z.b. GOZ, MKV, HKP) noch eine weitere Einstellung passend dazu aktiviert werden. Wählen Sie unter dem Punkt Einstellungen/Rechnung/Allgemeine Einstellungen für den jeweiligen Rechnungstyp rechts folgende Option 2 an: 2 Die Rechnungen über Papierform tragen später schwarze Rechnungsnummern wie auch sonstige Rechnungen, die Sie nicht über das Abrechnungsbüro abrechnen.

11 3. Voreinstellungen beim Patienten Seite 9/ Reiter Bank in den Patientenstammdaten Um Rechnungen eines Patienten an das Abrechnungsbüro übermitteln zu können, sollte in den Patientenstammdaten über den Reiter Bank eine Zustimmung für das Abrechnungsbüro eingestellt werden. Setzen Sie den Radiobutton Ja, dann erscheint im darunter liegenden Fenster das Erinnerungsdatum, wann die Zustimmung erneuert werden sollte Ankaufsanfrage (Bonitätsabfrage) im Reiter Bank, bei Rechnungen und HKP In der Rechnungsvorbereitung finden Sie ebenfalls die Möglichkeit der Bonitätsanfrage: Zusätzlich kann vom HKP (gilt für Kasse- und Privatpläne) aus ebenfalls eine Anfrage gestartet werden. Im folgenden Bild sehen Sie die Ankaufsanfrage für das jeweilige Rechenzentrum (Abrechnungsbüro) direkt über den HKP-Plan. Der vorab berechnete Schätzbetrag wird übernommen, kann aber verändert werden. Gleiches wird im Rechnungsvorbereitungsdialog passieren. Im Reiter Bank muss der Betrag immer von Ihnen eingetragen werden.

12 3. Voreinstellungen beim Patienten Seite 0/20

13 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online Seite /20 Alle Rechnungen, die über das Rechenzentrum abgerechnet werden, durchlaufen zunächst die normale Rechnungsvorbereitung und werden dann gedruckt, damit eine Rechnungsnummer erzeugt wird und dann die Übergabe in dem Bereich Abrechnungsbüro erfolgen kann (gilt für alle Onlineübergaben oder Dateiübergaben). Es empfiehlt sich für den Rechnungsdruck einen Druckauftrag im Rechnungsdruckdialog einzustellen. 4.. Löschen von Druckaufträgen der Abrechnungsbürorechnungen Im Hauptmenü oben rechts werden diese Druckaufträge unter dem Punkt Druckaufträge mitgeführt. Bei Anwahl des Punktes haben Sie rechts den Haken nur Abrechnungsbüro zur Filterung. Diese Druckaufträge sollten von Zeit zu Zeit gelöscht werden um den Platz wieder freizugeben, da ab 000 Druckaufträgen ein Warnhinweis kommen wird. Den vorherigen Rechnungsdruck beeinflusst das nicht. 2 Damit Sie nicht an jeder Arbeitsstation den gleichen Vorgang ausführen müssen, gibt es die erweiterte Option Stationsübergreifend löschen 2. Diese dient zum Löschen der Druckaufträge auf allen Stationen. Diese Funktion erhalten Sie nur dann, wenn Sie beim oben beschriebenen Aufruf der Druckaufträge die Tastenkombination Shift + STRG gedrückt halten Rechnungsvorbereitung für das Abrechnungsbüro Die Rechnungen können direkt beim Patienten vorbereitet werden oder auch über den Punkt Rechnungen / GOZ / MKV / HKP bearbeitet werden. Sofern Sie nicht standardmäßig die Rechnungen an das Abrechnungsbüro übergeben, kann dies auch pro Einzelfall umgestellt werden, siehe Bildausschnitt Rechnungsvorbereitung einzelner Patienten:

14 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online Seite 2/20 Wählen Sie in der Rechnungsvorbereitung die gewünschte Kundennummer (Mandantennummer) Ihres Abrechnungsbüros an. In der Rechnungsvorbereitung aller Patienten, hier am Beispiel der MKV-Rechnungen: 2 Hinweis! Später nach Auslösung des Rechnungsdrucks werden online übermittelte Rechnungsnummern in der Rechnungsliste ebenfalls in magenta angezeigt. Bei den oben aufgelisteten Rechnungen aller Patienten können die einzelnen Rechnungen unterschiedlich vorbereitet werden (mit und ohne Abrechnungsbüro). Setzen Sie rechts beim Drucken den Haken alle, lösen Sie einen Sammeldruck aller vorbereiteten Rechnungen aus. Es wird eine Abfrage erfolgen, welche dieser Rechnungen Sie zunächst bearbeiten wollen, siehe folgender Bildausschnitt.

15 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online Seite 3/20 Druck mit Schnittstelle RZ2 Es wird das Eigenlabor nur als Summe übergeben, der Eigenbelegdruck muss zusätzlich erfolgen. Die Fremdlaborbeträge werden nur als Summe übergeben, der Beleg muss zusätzlich geschickt werden. Druck mit Schnittstelle RZ3 Eigenlaborleistungen werden direkt mit übergeben, ein Eigenbelegdruck ist nicht erforderlich. Die Fremdlaborbeträge können als Betrag eingegeben werden oder ggf. über die Fremdlaborverwaltung automatisch eingetragen sein. Ein anhängen der Fremdlaborrechnung ist möglich, siehe Punkt Fremdlaborrechnungen einscannen (nur RZ3-Schnittstelle, TIF-Dateiformat) Nur wenn Sie die Schnittstelle RZ3 eingestellt haben, kann die Fremdlaborrechnung auch eingescannt werden und wird somit als Anlage direkt mit übergeben. Um das im Programm nutzen zu können, ist das Zusatzmodul DS-Win-View erforderlich! Dann kann innerhalb der Fremdlaborverwaltung nach Eintrag der Fremdlaborrechnung der Button View/Anlagen genutzt werden. Die Fremdlaborverwaltung kann generell über den Punkt Verwaltung/Fremdlaborrechnungen aufgerufen werden. Auch bei der Rechnungsvorbereitung gibt es den Button Fremdlabor, über den Sie das gleiche Bild erreichen, hier ist bereits der Patient voreingestellt. Hier ein Bildausschnitt einer bereits eingetragenen Fremdlaborrechnung für MKV im Bereich Fremdlaborverwaltung :

16 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online Seite 4/20 Der Button View/Anlagen ist zum Scannen anzuwählen. Sie können entweder einen Scanner direkt anwählen oder, wenn bereits die Datei eingescannt ist den Button Datei nutzen. Entscheidend für die korrekte Übergabe an das Abrechnungsbüro ist das Bildformat, das Bild muss im Dateiformat TIF oder TIFLZW gespeichert sein. Hinweis! Es können keine XML-Dateien an das Rechenzentrum übergeben werden. Nach Zuweisung der Fremdlaborrechnung als Datei ist bei der Rechnungsvorbereitung im Button Fremdlabor eine Büroklammer als Anhang zu sehen, siehe Bildausschnitt: In dem Punkt Abrechnungsbüro ist der Anhang ebenfalls mit der Büroklammer gekennzeichnet: 4.3. Übergabe an das Rechenzentrum über Abrechnungsbüro Um die Rechnungen an das jeweilige Rechenzentrum zu übergeben oder die Datenträger zu bespielen, muss über den Hauptmenüpunkt Abrechnung/Abrechnungsbüro gearbeitet werden Abrechnungsdatei erstellen/rechnungen online übergeben Im oberen Bereich laufen die mittlerweile über Abrechnungsbüro gedruckten Rechnungen auf und werden rechts unter der Rubrik Neu geführt. Bisherige Abrechnungen sind darüber mit den Daten der Erstellung zu finden. Die Kundennummer wird oben rechts angezeigt. Sollten unterschiedliche Rechenzentren (Abrechnungsbüros) genutzt werden, muss oben rechts umgestellt werden, so dass sie die Rechnungen des gewünschten Rechenzentrums sehen. Im Bereich AKonto werden die geleisteten Vorauszahlungen aufgelistet, die auch unten bei Ziffer 2 addiert werden. Sollten Sie eine Rechnung noch nicht verschicken wollen, ist unten links der Button Einzelrechnung nicht berücksichtigen zu wählen. Sie wird dann automatisch beim Neuaufruf wieder vorgeschlagen.

17 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online Seite 5/20 Die Übergabe der Rechnungen erfolgt über den Button Diskette erstellen, bzw. wenn Sie das Übergabeprogramm Ihres Abrechnungsbüros an dem PC installiert haben, über Abrechnung erstellen. Je nachdem wird die Datei im gewählten Pfad gespeichert bzw. öffnet sich anschließend das Übergabeprogramm, über das Sie dann die Abrechnungen senden können. Anschließend können Sie über den Button Drucken unten links eine Zusammenstellung der Abrechnung für Ihr Abrechnungsbüro drucken Aufruf der alten Abrechnungen über das Abrechnungsbüro Nach Übersenden der Abrechnung wird im DS-Win-Plus das Datum der erstellten Abrechnung eingetragen und kann durch Anklicken jederzeit wieder angezeigt werden. Wenn Sie mit einem Übergabeprogramm arbeiten, können Sie diese Abrechnungen mit dem Button Letzte Abrechnung erneut aufrufen und landen durch den Client (Übergabeprogramm) bei Ihrem Rechenzentrum und können die Abrechnungen dort einsehen oder überprüfen Zahlungseingang berücksichtigen, automatisches Ausbuchen offener Rechnungen Nach Überweisung der Rechnungssumme kann die Zahlung direkt über den Punkt Abrechnungsbüro verbucht werden. Wählen Sie dazu das Datum der Abrechnung an und klicken auf den Button Zahlung. Sie erhalten folgendes Fenster: Sie sehen die Gesamtsumme aller übergebenen Rechnungen: Sie können wahlweise den überwiesenen Betrag eintragen oder die Kosten der Abrechnung einsetzen. In jedem Fall werden die Kosten der Abrechnung programmintern verwaltet auf ihrem eingestellten Standardkonto. Der vorgegebene Kommentar VDDS 2.6 (RZ3) und Datum kann geändert oder erweitert werden.anschließend erhalten Sie eine Rückmeldung, dass die Zahlungen eingetragen wurden und ebenfalls die Kosten verbucht worden sind.

18 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online Seite 6/20 Die Rechnungen werden in der Rechnungsliste sofort ausgebucht, der Eintrag der Kosten kann über den Bereich Kassenbuch gefiltert werden. Über den Button Zahlungsübersicht kann jederzeit die Rechnungseintragung kontrolliert werden. In der Karteikarte (Patinfo) wird ebenfalls der Eintrag der Ausbuchung mit dem Hinweis auf VDDS-Überweisung eingetragen, siehe Bildausschnitt Karteikarte:

19 4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online Seite 7/ Rechnungskorrekturen, nicht angekaufte Rechnungen zurücknehmen Sollten Rechnungen wegen Korrekturen seitens des Rechenzentrums nicht mit ausgezahlt worden sein, wird wahrscheinlich, je nach individueller Rücksprache mit Ihrem Abrechnungsbüro, die Zahlung für die übrigen Rechnungen erfolgen. Sie können für den Zahlungsvorgang hier erstmal den Button Rechnung nicht berücksichtigen nutzen, um die Rechnung nicht automatisch als bezahlt kennzeichnen zu lassen.

20 5. Rechnungsliste, Übersicht, Filterungen Seite 8/20 In der Rechnungsliste ist generell eine Rechnung an das Abrechnungsbüro mit rosa Einfärbung der Rechnungsnummer erkennbar. Eine Übertragung ins Mahnwesen, auch bei späterer Berücksichtigung des Zahlungseingangs über das Abrechnungsbüro, ist nicht möglich! Durch den Zahlungseingang über den Punkt Abrechnungsbüro ist es automatisch verbucht. Generell können oben rechts die Filtereinstellungen über F (Filter) so eingerichtet werden, dass die Rechnungen an das Abrechnungsbüro gar nicht in die Anzeige aufgeführt und nur die direkt an die Patienten ausgehändigten Rechnungen angezeigt werden: Ebenso ist es mit dieser Filterung möglich, ausschließlich die Abrechnungsbüro-Rechnungen anzeigen zu lassen. 5.. Korrektur einer Rechnung Sollte eine bereits übermittelte Rechnung nochmal korrigiert werden müssen, muss innerhalb der Rechnungsliste die Rechnung über Korrigieren unten rechts oder Zurückholen wieder als nicht abgerechnet rausgenommen werden. (Die Dampsoft-Empfehlung lautet hier auf Korrigieren und nicht Zurückholen.) Erst danach kann die Rechnung erneut über das Abrechnungsbüro (Rechenzentrum) übermittelt werden. Je nach Rücksprache mit Ihrem Abrechnungsbüro, ob eine Gutschrift intern erfolgt oder nicht, muss so eine Rechnungsrückholung erfolgen.

21 6. FAQ s Häufig gestellte Fragen Seite 9/20 Frage: Bei der Rechnungsvorbereitung kann nicht auf Abrechnungsbüro eingestellt werden, der Button ist inaktiv! Antwort: Es kann sich bei dieser Rechnung ggf. um eine Prophylaxe-Rechnung handeln, bei der die Leistungen (z.b. 040 etc.) über die Prophylaxe-Mitarbeiterin als Behandler laufen. Es muss für die Übergabe der Rechnungen an das Rechenzentrum auch die Prophylaxe-Mitarbeiterin in den Abrechnungsbüro-Voreinstellungen eingetragen werden, siehe Bildausschnitt: Weiterhin gibt es in der Rechnungsvorbereitung auch die Möglichkeit die Währung umzustellen, generell ist Euro vorgegeben. Wurde hier oder in den Patientendaten im Reiter Allgemein eine andere Währung (z.b. DM oder SFR ) eingestellt, kann auch das ein Umstellen verhindern. Eine häufige Ursache ist auch, dass bei den Patientendaten im Reiter Bank die Einverständniserklärung für das Abrechnungsbüro auf Nein gestellt wurde. Frage: Die Ankaufsanfrage ist nicht möglich, woran kann das liegen? Antwort: Es gibt nur bestimmte Abrechnungsbüros, die eine Ankaufsanfrage direkt vom DS-Win-Plus aus ermöglichen. Alle Onlineprogramme, die in den Rechnungsvoreinstellungen mit Sonstige Onlineprogramme eingestellt sind, haben diese Funktion nicht hinterlegt. Da muss direkt auf der Homepage des entsprechenden Abrechnungsbüros gearbeitet werden. Frage: Kann eine nicht mehr benutzte Abrechnungsnummer (Mandantennummer) mit einer neuen überschrieben werden? Antwort: Nein, davon raten wir ab! wir empfehlen, die alte Mandantennummer auf inaktiv den Rechnungsvoreinstellungen bei dem jeweiligen Abrechnungsbüro über Bearbeiten Bildausschnitt: 2 zu stellen, das stellen Sie in ein, siehe

22 6. FAQ s Häufig gestellte Fragen Seite 20/20 2 Die Konsequenz aus dem Überschreiben wäre, dass ggf. alte Abrechnungen unter Abrechnungsbüro nicht mehr einsehbar sind. Frage: Trotz Installation des RZ-Clients (Übergabeprogramm des Abrechnungsbüros) werden im DS-Win-Plus im Abrechnungsbüro immer noch die Punkte Diskette erstellen/diskette ansehen anstelle von Abrechnung erstellen gezeigt. Damit ist die Übergabe nicht möglich. Anwort: Hier bieten sich zwei mögliche Ursachen an, die beide im Zusammenhang mit den Betriebssystemen Windows 7 oder 8 stehen können: Es kann daran liegen, dass bei dem installierten Übergabeprogramm (RZ-Client) die Administratorrechte nicht gegeben sind. Diese sind einzustellen, indem auf dem Desktop mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol des Clients geklickt wird. Hier ist die Einstellung als Administrator ausführen einzustellen. Wenn der obige Punkt nicht zutrifft, kann häufig Abhilfe geschaffen werden, indem in den Windowseinstellungen die Länderkennung von Deutschland auf ein anderes Land umgestellt wird.

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