Schneller zu Ihren Zielen CareMan Office

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1 Office Schneller zu Ihren Zielen CareMan Office

2 Vorwort Sehr geehrte Interessenten, überall ist alles gleich, nur völlig anders. Unter diesem Motto entwickelt E/M/C seit 1993 erfolgreich Software- Lösungen. Doch welche Philosophie steht hinter diesem Motto? Kurz gesagt: Wir programmieren und verkaufen nicht einfach nur Software. Mit jeder Software liefern wir unseren Kunden ein Stück Maßarbeit, die auf der Grundlage intensiver Gespräche genau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten ist. Jede Lösung aus dem Hause E/M/C ist damit eine gelungene Verbindung mehrerer Faktoren: das Know-how und die Kreativität unserer Entwickler, das Wissen um die Anforderungen einer ganzen Branche vor allem aber die Individualität und Wünsche unserer Kunden. Auf CareMan Office trifft dies ganz besonders zu: Als Nachfolger unseres erfolgreichen Fahrdienst-Management-Systems EasyWare FMS gestartet, ist CareMan Office längst zu einer umfassenden All-in-one-Lösung geworden, die private Fahr- und Rettungsdienste ebenso unterstützt wie zahlreiche Gliederungen großer Hilfsorganisationen in ganz Deutschland. Bei sämtlichen Aufgaben, die mit der Planung, Überwachung, Durchführung und Abrechnung von Personen- und Sachtransporten verbunden sind, bietet CareMan Office effektive Unterstützung und hilft so, diese Prozesse sehr viel wirtschaftlicher zu gestalten. Mit seinem modularen Aufbau ist CareMan Office außerdem das beste Beispiel dafür, wie wir unser Motto überall ist alles gleich, nur völlig anders konsequent in unserer Arbeit umsetzen. Denn ob Einsatzabrechnung, Disposition, Routenoptimierung, mobile Kommunikation, Fuhrparkverwaltung oder die Planung und Abrechnung von Reha-Transporten oder Schulbusfahrten für nahezu jede Aufgabe eines Fahr- oder Rettungsdienstes hält CareMan Office die passende Lösung bereit. Das bedeutet: Wachsen die Aufgaben, wächst CareMan Office mit. Und wenn doch einmal Hilfe benötigt wird, steht unser Kundenservice mit Rat und Tat zur Seite. Ich lade Sie herzlich dazu ein, auf den nächsten Seiten CareMan Office sowie viele weitere Lösungen kennenzulernen, mit denen Sie sich neue Freiräume schaffen und die Qualität und Wirtschaftlichkeit Ihrer Arbeit steigern. Ob Abrechnung, Beratung oder Marketing als Unternehmen der opta data Gruppe bieten wir Ihnen ein Leistungsportfolio, das genau auf die Anforderungen Ihrer Branche abgestimmt ist. Gern beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch bei Ihnen vor Ort. Vereinbaren Sie jetzt Ihren individuellen Beratungstermin ganz einfach unter 0800 / Mit freundlichen Grüßen Martin Jöllenbeck - Geschäftsführer E/M/C - 2

3 Inhalt CareMan Office: So vielfältig wie Ihre Aufgaben...4 Disposition: Einsätze erfassen, planen und überwachen...6 GeoSystem: Routen planen und optimieren...8 CareMan mobile: Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer...10 CareMan mobile plus: Die mobile Datenerfassung...11 Dispatcher: Kommunikation ohne Grenzen...12 WebOrder: Der schnellste Weg zum Auftrag...13 Einsatzabrechnung: Schneller zu Ihrem Geld...14 Linienverkehr: Fahrten bequem planen und abrechnen...16 Reha-Transporte: Mehr Übersicht, bessere Planung...17 Vertragsabrechnung: Alle Rechnungen im Blick...19 Geräteverwaltung: Mehr Überblick, mehr Sicherheit...20 Zusatzmodule: Neue Aufgaben, neue Lösungen...21 CareMan Fuhrpark: Fahrzeugbestände bequem verwalten...23 Server-Hosting: Ihr Plus an Mobilität und Sicherheit VISION: Das Organisations- und QM-Portal...25 CareMan IntraRett: Schneller erfassen, einfacher abrechnen...26 Neue Freiräume: Der Abrechnungsservice der opta data...28 Für mehr Wirtschaftlichkeit und Sicherheit: Individuelles Qualitätsmanagement...30 Einfach unverwechselbar: Mit professionellem Marketing...31 Sonderdienste: Abrechnen im Handumdrehen...18 Office 3

4 CareMan Office: So vielfältig wie Ihre Aufgaben Aufträge annehmen, Einsätze planen und disponieren, Fahrzeuge zuordnen, Dauerpatienten verwalten, die Abrechnung vorbereiten und mit verschiedenen Stellen ohne Informationsverlust kommunizieren das alles und noch viel mehr müssen die Mitarbeiter von Rettungs- und Transportdiensten Tag für Tag schnell und präzise leisten. Wer hierbei noch auf die klassische Zettelwirtschaft, Tabellen, unterschiedliche Programme und das analoge Funkgerät setzt, stößt sehr schnell an Grenzen. Die Effektivität leidet, Fehler stellen sich ein und die Qualität der Dienstleistung leidet. Mit CareMan Office entscheiden Sie sich für eine Software, die für private Fahr- und Rettungsdienste ebenso zur unverzichtbaren All-in-one-Lösung geworden ist wie für zahlreiche Gliederungen großer Hilfsorganisationen. Durch einen modularen Aufbau genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, unterstützt CareMan Office Sie in nahezu allen Aufgaben, die mit der Planung, Überwachung, Durchführung und Abrechnung von Personen- und Sachtransporten anfallen. Immer die passende Lösung: Die CareMan Office-Module Disposition GeoSystem Dispatcher WebOrder CareMan mobile CareMan mobile plus Einsatzabrechnung Linienverkehr Reha-Transporte Vertragsabrechnung Sonderdienste Geräteverwaltung Ehrenamt Sanitätsdienst CareMan Office verbindet mehrere Module zu einer einheitlichen, übergeordneten Lösung und passt sich dabei genau an die Anforderungen und EDV-Strukturen in Ihrem Unternehmen an. Einmal eingegeben oder erfasst, können Sie auf Ihre Daten in jedem einzelnen Modul zugreifen Doppel- oder Mehrfacherfassungen sind somit Vergangenheit. 4

5 CareMan im Überblick Office Disposition GeoSystem Dispatcher Einsatzabrechnung WebOrder CareMan mobile CareMan mobile plus Vertragsabrechnung Sonderdienste Reha-Transporte Gerätemanager Ehrenamt Linienverkehr Sanitätsdienst Server-Hosting Dienstplan Fuhrpark FibuNet IntraRett Office 5

6 Disposition: Einsätze erfassen, planen und überwachen Die Disposition ist das Herzstück und Basismodul Ihres Einsatzleitsystems. Mit ihm erfassen Sie geplante und spontane Einsätze, verwalten, planen und überwachen Daueraufträge und vieles mehr. Tabellarische und grafische Übersichten sowie frei definierbare Erfassungsmasken und Tabellen unterstützen Sie bei der effektiven Disposition. Die Verbindung zur Einsatzabrechnung sorgt außerdem dafür, dass Ihre Einsätze schnell und sicher zu Geld werden: Wurden alle abrechnungsrelevanten Daten richtig und vollständig erfasst, findet mit der Übergabe abgeschlossener Aufträge an das Abrechnungsmodul die Preisermittlung statt und die Fakturierung ist bereits erledigt. Erfassung von geplanten und spontanen Einsätzen Auftragsüberwachung Anlegen, Bearbeiten und Suchen von geplanten und aktiven Einsätzen automatische Generierung von Rück- und Anschlussfahrten flexible Gestaltung von Übersichten, Erfassungsmasken und Datentabellen je Disponent integrierter Terminkalender Auslastungsanzeige tabellarisch und grafisch Geplante und aktive Aufträge sowie der Fahrzeugstatus auf einen Blick. 6

7 Für mehr Übersicht: Das 2-Fenster-Prinzip Wenn Sie weitere CareMan-Module nutzen, ist die Disposition noch einfacher: Die Disposition arbeitet in CareMan nach dem 2-Fenster-Prinzip. Das bedeutet, dass der Disponent auf einem horizontal geteilten Bildschirm sowohl die vorgeplanten als auch die momentan aktiven Aufträge sehen und bearbeiten kann. einfache Erfassung von (Stamm-)Adressen, Einsatz- und Zielorten durch GeoSystem Einbindung von Kundenaufträgen via Internet aus WebOrder vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten durch Einsatz von Dispatcher und CareMan mobile Übernahme von Einsätzen aus den CareMan-Modulen Linienverkehr und Ambulante Reha Mit der Disposition sind alle Details eines Einsatzes schnell erfasst. 7

8 GeoSystem: Routen planen und optimieren Einsätze, Routen und Touren optimieren Sie mit GeoSystem. Das Modul prüft Start- und Zieladressen bereits bei der Eingabe auf Richtigkeit und Vollständigkeit, ergänzt diese und bildet die optimierten Routen in übersichtlichen Straßenkarten ab. Mittels GPS und dem Modul CareMan mobile lassen sich außerdem die aktuellen Standorte Ihrer Fahrzeuge anzeigen. Berechnung von Kilometern und Fahrzeiten auf Basis integrierter Geo-Daten Prüfung und Ergänzung eingegebener Adressen grafische Darstellung von Einsatzaufträgen und Routen integrierte Auftragsortung zur Ermittlung des richtigen Einsatzmittels In den Modulen Linienverkehr und Reha-Transporte sorgt GeoSystem außerdem für die Ermittlung von Entfernungen und die Routenoptimierung bei der Aufnahme mehrerer Patienten. Ihre Routen werden von GeoSystem in übersichtlichen Karten dargestellt und bei entsprechender Erweiterung auch GPS-Standorte angezeigt. 8

9 Bis auf den Meter und die Minute genau werden Ihre Routen berechnet. Den Status Ihrer Fahrzeuge können Sie in der Monitoransicht genau verfolgen. 9

10 CareMan mobile: Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer Die schnellste und einfachste Art, mit Ihren Einsatzfahrzeugen immer in Verbindung zu bleiben das bietet Ihnen CareMan mobile. Mit diesem Modul senden Sie Auftragsdaten und Textnachrichten direkt aus der Disposition an das Android- Smartphone oder den BlackBerry Ihres Fahrers. Dort angekommen, werden die Daten übersichtlich in einer Auftragsliste dargestellt. Ihr Fahrer kann die empfangenen Daten bearbeiten oder ergänzen sowie den jeweiligen Auftragsstatus an Ihre Zentrale senden. Übermittlung von Einsatzdaten an das Fahrzeug Auftragsdaten empfangen Daten erfassen, bearbeiten und an die Disposition übermitteln Statusmeldungen senden Textmeldungen senden und empfangen GPS-Position übermitteln (Fahrzeugortung) Pausenzeiten melden Sprechwünsche senden Navigation zur Start-/Zieladresse (Android) Einsatzdaten, Statusmeldungen, Textnachrichten und vieles mehr direkt an den BlackBerry oder das Android-Smartphone Ihres Fahrers. 10

11 CareMan mobile plus: Die mobile Datenerfassung Bei der Abrechnung werden von den Kostenträgern vollständige Fahrt- und Versichertendaten verlangt. Die klassische Papierdokumentation durch die Einsatzmitarbeiter und die Nacherfassung in der Verwaltung kosten jedoch Zeit und Aufwand und sind anfällig für Fehler. Ärgerliche Rückläufer sind die Folge. Doch es geht auch einfacher, schneller und sicherer: Mit CareMan mobile plus werden alle abrechnungsrelevanten Daten direkt von den Einsatzmitarbeitern eingegeben bequem per Touchscreen des mobilen Lese- und Eingabegerätes GT90 mobil. Und auch die Versichertendaten sind schnell erfasst: Das Chipkartenterminal des GT90 mobil übernimmt die Versichertendaten direkt von der Gesundheitskarte. Das Einlesen aller Versichertendaten führt zu einer hohen Datenqualität und schützt damit zuverlässig vor Rückläufern. CareMan mobile plus die mobile Lösung für mehr Datenqualität und weniger Rückläufer: Dateneingabe durch diejenigen Personen, die direkt an der Informationsquelle aktiv sind: Ihre Einsatzmitarbeiter! bequemes Einlesen der Gesundheitskartendaten Zeitersparnis bei der Faktura, da die Dateneingabe von den Einsatzmitarbeitern erledigt wird hohe Datenqualität, weniger Rückläufer robustes und einfach zu bedienendes Lese- und Eingabegerät GT90 mobil Mit CareMan mobile plus sparen Sie außerdem ein Menge Aufwand. Denn die Daten werden in der Verwaltung nicht länger nacherfasst, sondern per WLAN automatisch vom GT90 mobil an Ihre Desktop-Lösung CareMan Office oder CareMan IntraRett übertragen. Gleichzeitig übergibt die Software alle relevante Stammdaten an das mobile Gerät, so dass Ihre Einsatzmitarbeiter unterwegs immer über den aktuellen Datenstand verfügen. Office 11

12 Dispatcher: Kommunikation ohne Grenzen Dispatcher ist das passende Kommunikationsmodul zur Disposition. Mit ihm können Sie mit den Endgeräten in Ihren Einsatzfahrzeugen über verschiedene, auch parallel einsetzbare Methoden und Techniken kommunizieren. Auftragsübermittlung, Alarmierung, Statusübermittlung, Datenerfassung: Dispatcher ist die ideale Ergänzung zu Ihrer Disposition. Auftragsübermittlung zum Endgerät Verarbeitung von FMS-Statusmeldungen Übermittlung von Textnachrichten Übergabe von GPS-Positionsdaten Parallele Nutzung unterschiedlicher Endgeräte und Datendienste möglich Dokumentation des gesamten Fahrverlaufs in der Einsatzabrechnung (Ausrücken, Eintreffen, Aufnahme, Zielort usw.) Dispatcher können Sie mit einer Vielzahl von Endgeräten und Datendiensten nutzen: SMS GPRS/UMTS Tetra emessage ecityruf ISDN TomTom WORK CareMan mobile Android CareMan mobile BlackBerry 12

13 WebOrder: Der schnellste Weg zum Auftrag Ein besonderer Service für Ihre Kunden und eine deutliche Entlastung Ihrer Telefonzentrale: Mit WebOrder übermitteln Krankenhäuser, Arztpraxen, Altenheime und viele andere Auftraggeber ihren Fahrwunsch einfach online an Sie. Die im Webbrowser (z. B. Internet Explorer) eingegebenen Wünsche werden direkt in die Disposition übernommen das spart Zeit und Arbeit. schnelle Übermittlung von Fahraufträgen via Internet automatische Überwachung des Auftragseingangs und Information Ihres Disponenten direkte Auftragsübernahme in die Disposition Statusmeldung an den Auftraggeber Viewer: Kommunizieren von Standort zu Standort Schnelle und sichere Datenkommunikation zwischen mehreren Dispositionsstandorten mit Viewer und via TCP/IP ist das besonders einfach. Mit diesem Modul können z. B. landesweite Fernfahrten oder Rund-um-die-Uhr-Services realisiert werden. Fahrwünsche werden mit WebOrder direkt via Internet übermittelt. 13

14 Einsatzabrechnung: Schneller zu Ihrem Geld Transporteinsätze aller Art ob Rettungsdienst, Krankentransport, Behindertenfahrdienst oder Sachtransporte rechnen Sie mit dem Modul Einsatzabrechnung einfach, bequem und sicher ab. Automatische Prüfmechanismen helfen Ihnen dabei, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden ebenso lassen sich Einsatzdaten direkt aus externen Erfassungsgeräten importieren. automatische Erstellung von Einzel- und Sammelrechnungen und Rechnungen über Eigenanteile komfortable Bearbeitung von Rückläufern und Nachberechnungen automatische Preisermittlung auch auf der Grundlage freier Tarifgestaltungen DTA-Abrechnung nach 302 SGB V umfangreiche Datenschnittstellen konfigurierbare Erfassungsmasken und Datentabellen Datenauswertung integrierte Verwaltung offener Posten mit Mahnwesen im Rechnungsdesign Schnittstelle zu Ihrem Finanzbuchhaltungssystem (z. B. CareMan FibuNet) Abrechnung auf Basis von Kilometerangaben (mit GeoSystem) Die Vorgangsverwaltung verschafft Überblick über sämtliche Rechnungen. 14

15 Mit den Ergänzungsmodulen zur Einsatzabrechnung wird es noch einfacher, Ihre Leistungen gegenüber allen Kostenträgern abzurechnen: GeoSystem Ermittlung der jeweiligen Route eines Einsatzes direkt im Transportbericht DTA Beleglose Abrechnung mit den Kostenträgern gemäß 302 SGB V, inklusive aller erforderlichen Stammdatenerweiterungen und Begleitpapiere Der Transportbericht bietet Platz für alle abrechnungsrelevanten Informationen. Bildarchiv Übernahme eingescannter Transportscheine, Verordnungen und anderer Dokumente in die CareMan Datenbank Transfer Schnittstellen zu mobilen Datenerfassungsgeräten, anderen Programmen und Dienstleistern Bei der Berechnung werden alle Details z. B. Eigenanteile berücksichtigt. Die optimale Verbindung: CareMan und der opta data Abrechnungsservice Wenn Sie den Abrechnungsservice der opta data nutzen, machen Sie Ihre Fahrten noch schneller zu Geld: Denn die Daten Ihrer Transportscheine senden Sie per Schnittstelle online an unser Rechenzentrum direkt aus der Einsatzabrechnung. Office 15

16 Linienverkehr: Fahrten bequem planen und abrechnen Wenn Sie regelmäßig Schulbus- und Behindertenwerkstattfahrten oder Fahrten zu ähnlichen Einrichtungen durchführen, bietet Ihnen CareMan die passende Unterstützung: Mit dem Modul Linienverkehr ist es ganz einfach, Fahrten zu planen und abzurechnen. Grundlage jeder Fahrt ist dabei ein individueller Tourenplan: Und auch bei der Abrechnung Ihrer Touren können Sie auf das Modul Linienverkehr setzen: Es unterstützt Sie bei allen Varianten der Abrechnung mit den Kostenträgern und Schulverwaltungsämtern. einfache Verwaltung aller Fahrgäste und deren Wohn-, Aufnahme- und Zielorte sowie der jeweiligen Zeiten bequeme Zuordnung der Fahrgäste zur Tour über Bildschirmdialoge Verwaltung und Vorplanung von Tages-, Wochen- oder Monatsplänen auf der Basis von Stamm-Tourenplänen Berechnung und Optimierung der Route durch das Modul GeoSystem Über den genauen Fahrverlauf sind Sie mit dem Modul Linienverkehr genau informiert. Ein Fahrgast ist krank? Bei der Tourenplanung lässt sich dies mit wenigen Mausklicks berücksichtigen. 16

17 Reha-Transporte: Mehr Übersicht, bessere Planung Da sich Fahrgäste und deren Behandlungszeiten häufig täglich ändern, kann bei der Organisation von Transporten von und zu Reha-Einrichtungen anders als im Linienverkehr meist kein fester Tourenplan definiert werden. Zudem werden konkrete Informationen oft erst am Vorabend übermittelt. Mit dem Modul Reha-Transporte ist es dennoch besonders einfach, Tagestouren bei täglich wechselnden Fahrgästen und Uhrzeiten schnell und komfortabel zu planen: Der integrierte Tourengenerator erstellt für Sie automatisch Tagestouren für die jeweiligen Fahrzeuge, zu festgelegten Zielorten und zu definierten Uhrzeiten. Übersichtliche Bildschirmdialoge helfen Ihnen, die einzelnen Fahrgäste den jeweiligen Touren zuzuordnen. GeoSystem ermittelt Zeiten und Entfernungen und optimiert die Touren für Sie. Verspätungen und Überschreitungen von Warte- oder Fahrzeiten werden in der Tourenplanung rechtzeitig erkannt. Für die bequeme Abrechnung definiert CareMan einzelne Rechnungsstapel je Kostenträger, die Sie nach Kilometern, Fahrzeiten oder Pauschalen abrechnen können. Auch Reha-Transporte sind mit CareMan schnell und detailliert geplant. Fahrgäste lassen sich einfach geplanten Touren zuordnen. Office 17

18 Sonderdienste: Abrechnen im Handumdrehen Ein echter Alleskönner: das universell einsetzbare Modul Sonderdienste. Mit ihm erledigen Sie die Rechnungslegung für alle Leistungen und Lieferungen, die nach der Formel Menge x Preis abzurechnen sind, im Handumdrehen. Ob Erste Hilfe, Ausbildung, Menüdienst, Tagespflege, Vermietung und Verpachtung, Beiträge, betreutes Wohnen oder Schulgeld die Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Fachbereichen sind nahezu unbegrenzt. frei definierbarer Leistungs- und Artikelkatalog frei definierbare Belegverwaltung für Einkaufs- und Verkaufsbelege Material- und Lagerverwaltung mit Inventur und Chargenverwaltung Verwaltung offener Posten und Mahnwesen automatische Kontierung zur Buchungsübergabe Übergabe an die Finanzbuchhaltung CareMan FibuNet mit Bereitstellung von OP-Daten und automatischem Adressabgleich Schnittstelle zu weiteren Finanzbuchhaltungssystemen Lagerbuchungen mit wenigen Mausklicks inklusive aller Details. So geht nichts verloren: Belege lassen sich mit CareMan bequem archivieren. 18

19 Vertragsabrechnung: Alle Rechnungen im Blick Die Verwaltung und Abrechnung regelmäßig wiederkehrender Vertragsleistungen erledigt die Vertragsabrechnung für Sie, so z. B. im Fall von Hausnotrufgebühren, Schulgeld, Leistungen für Kindertagesstätten oder Beiträgen. Ganz gleich, ob Sie Papierbelege, Dateien für Electronic Banking oder Buchungssätze erstellen möchten: Die Vertragsabrechnung hilft Ihnen, effektiv zu arbeiten, Fälligkeiten zu überwachen und jederzeit den Überblick zu behalten. Fälligkeiten können Sie dabei vorläufig unterbrechen z. B. dann, wenn Sie Ihrem Kunden aufgrund einer Reha-Maßnahme oder eines Krankenhausaufenthalts zusätzliche Zeit einräumen möchten. Am Ende der Unterbrechung wird automatisch wieder mit der Abrechnung der fälligen Beträge begonnen. Alle Vertragsparameter auf einen Blick in der Vertragsabrechnung. effektive Vertragsverwaltung mit Bankeinzug Fälligkeitsüberwachung Kostenträger-Splitting frei definierbare Leistungskataloge wahlweise Bankeinzug oder Rechnungsdruck Übergabe an die Finanzbuchhaltung (z. B. CareMan FibuNet) mit automatischem Adressabgleich Die Vertragsabrechnung ist mit wenigen Mausklicks schnell auf den Weg gebracht. Office 19

20 Geräteverwaltung: Mehr Überblick, mehr Sicherheit Die Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) stellt hohe Ansprüche an die Verwaltung Ihrer medizinischen Geräte: Das Führen eines detaillierten Bestandsverzeichnisses, die Dokumentation von Funktionsprüfungen, Reparaturen oder Einweisungen das und vieles mehr ist gesetzlich geregelt und häufig mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Die CareMan-Geräteverwaltung unterstützt Sie bei allen Aufgaben, die von der MPBetreibV vorgeschrieben sind. Das multifunktionale Modul hilft Ihnen, Zeit und Aufwand zu sparen, und überzeugt durch einfache Bedienung und optimale Übersicht. Dabei genügen bereits wenige Mausklicks, um sämtliche Gerätedaten von den Stammdaten über das Zubehör bis zur Standorthistorie jederzeit im Blick zu haben. Die Geräteverwaltung dokumentiert für Sie außerdem alle Reparaturen, Prüfungen, Termine, Probleme sowie Einweisungen und macht es Ihnen und Ihrem MPG-Gerätebeauftragten einfach, den aufsichtsführenden Behörden eine lückenlose Dokumentation vorzulegen. Jederzeit alle Gerätedaten im Blick mit der CareMan-Geräteverwaltung: Stammdaten Zubehör Standorthistorie Reparaturen Prüfungen Termine Probleme Einweisungen Mit wenigen Mausklicks zu allen Informationen in der CareMan Geräteverwaltung. Ihr elektronisches Gerätebuch: Grunddaten, Zubehör, Prüfungen und vieles mehr. 20

21 Zusatzmodule: Neue Aufgaben, neue Lösungen Eine der vielen Stärken von CareMan Office ist es, dass sich das Programm stets exakt auf die individuellen Bedingungen und Anforderungen Ihres Unternehmens abstimmen lässt der modulare Aufbau macht es möglich. So können Sie auch dann auf die Unterstützung durch CareMan Office setzen, wenn Sie im Sanitätsdienst aktiv sind, junge Menschen im Bundesfreiwilligendienst oder ehrenamtliche Mitarbeiter beschäftigen. Sanitätsdienst Einsätze planen, Angebote erstellen und Leistungen abrechnen das Modul Sanitätsdienst ist genau auf die Bedingungen in diesem besonderen Aufgabengebiet zugeschnitten. Auf der Grundlage der Maurer-Tabelle oder frei definierbarer Leistungen sowie einer detaillierten Beschreibung der anstehenden Veranstaltung planen Sie Ihren Einsatz in wenigen Schritten. Bei der Kalkulation Ihres Angebots unterstützt Sie das Modul ebenso wie bei der Rechnungslegung. Ehrenamt Auch bei der Abrechnung von Aufwandsentschädigungen und Vergütungen ehrenamtlicher Mitarbeiter bietet Ihnen CareMan Office effektive Unterstützung: das Modul Ehrenamt. Nach der Erfassung frei definierbarer Lohnarten können nach der Erstellung der Abrechnung sowohl Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung als auch DTA-Dateien für den beleglosen Zahlungsverkehr bzw. Zahllisten generiert werden. Jahreshöchstgrenzen werden dabei berücksichtigt. Detaillierte Auswertungen sorgen für Überblick über sämtliche Stunden und Kosten je Kostenstelle. Abrechnung von Aufwandsentschädigungen Entlastung der Lohn- und Gehaltsabrechnung Übernahme erfasster Rückmeldedaten aus dem Modul Sanitätsdienst Kalkulation auf Basis der Maurer-Tabelle und / oder freier Leistungen Angebotserstellung Disposition der Einsatzmittel und -kräfte Übergabe erfasster Rückmeldedaten bei Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter an das Modul Ehrenamt Weiterleitung vorgeplanter Einsatzmittel an die Disposition Statistiken und Auswertungen Bequeme Finanzbuchhaltung Direkt aus den Modulen Sanitätsdienst und Ehrenamt senden Sie Ihre Daten an Ihr Finanzbuchhaltungssystem (z. B. CareMan FibuNet). Ob Ehrenamt oder Sanitätsdienst CareMan überzeugt mit zahlreichen Funktionen. 21

22 CareMan Office ist in Ihrer Leitzentrale auch als Multi-Monitor-Lösung einsetzbar. 22

23 CareMan Fuhrpark: Fahrzeugbestände bequem verwalten Selbst komplexe Fahrzeugbestände verwalten Sie mit CareMan Fuhrpark besonders komfortabel. Sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten wie z. B. Versicherungen, Finanzierungsund Leasingverträge, Reifensätze, Schäden, Mängel, Kosten oder Termine haben Sie immer im Blick und sofort verfügbar. CareMan Fuhrpark kann sowohl als integriertes CareMan-Modul als auch als Stand-Alone-Lösung eingesetzt werden. umfangreiche Stamm- und Bewegungsdaten komfortable Kosten- und Budgetverwaltung Bereifungsmanagement integriertes Fahrtenbuch Terminverwaltung und -überwachung (z. B. TÜV und AU) interne Fahrzeug-Disposition integrierte Dokumenten- und Bildverarbeitung Schnittstellen zum Einlesen von Tankkarten Was kostet Sie Ihr Fahrzeug? CareMan Fuhrpark gibt Auskunft. Wenn Sie CareMan Fuhrpark in Verbindung mit CareMan Office nutzen, stehen Ihnen weitere Möglichkeiten offen: Zugriff auf die zentrale Stammdatenverwaltung Übernahme sämtlicher Einzeltransporte aus dem Belegarchiv und Zuordnung zum Fahrtenbuch Meldung der Abwesenheitstermine an die Disposition Die Grunddaten Ihrer Fahrzeuge vom Kennzeichen bis zur zuständigen Werkstatt. Wann steht der nächste TÜV-Termin an? CareMan Fuhrpark erinnert Sie rechtzeitig. Fuhrpark 23

24 Server-Hosting: Ihr Plus an Mobilität und Sicherheit Jetzt können Sie CareMan Office auch bequem mobil nutzen und sich gleichzeitig sicher vor Datenverlust schützen: Mit Server-Hosting sind die Branchensoftware CareMan Office und Ihre wertvollen Daten nicht auf Ihren Rechnern, sondern auf den ausfallsicheren Servern unseres Hochsicherheits-Rechenzentrums installiert. Für Sie hat diese Lösung gleich mehrere Vorteile: Sie greifen online auf alle Funktionen und Inhalte von CareMan Office zu. Außerdem sparen Sie sich die Investition in neue Hard- und Software, die zeit- und kostenaufwändige Datensicherung in Eigenregie und die Sorge um Datenverlust durch Hardwaredefekt, Computerviren, unbeabsichtigtes Löschen oder Diebstahl. Für Sie führen wir täglich eine vollautomatische Sicherung Ihrer Daten durch immer im Hintergrund, so dass Sie ohne Unterbrechung weiterarbeiten können. Server-Hosting ist Ihr Plus an Mobilität und Sicherheit und überzeugt mit zahlreichen Leistungen und Vorteilen: Passwortgeschützter Online-Zugriff auf CareMan Office und Ihre Daten Kein eigener Server, keine Wartungskosten Internetanschluss und Browser genügen Speicherung und tagesaktuelle Sicherung Ihrer Daten auf geschützten, ausfallsicheren Servern Dynamisches Speichervolumen Erfüllung aller Datenschutzbestimmungen Office 24

25 VISION: Das Organisations- und QM-Portal Die Verwaltung und Organisation eines Rettungsdienstes werden von Jahr zu Jahr anspruchsvoller dafür sorgen neue Anforderungen und Vorgaben durch Gesetzgeber, Krankenkassen und Träger. Ohne den Einsatz moderner Software ist erfolgreiches Arbeiten dabei kaum noch möglich. Wer aber zur Unterstützung bei seinen zahlreichen Aufgaben auf Einzellösungen setzt, wird schnell feststellen: Gefragt ist eine Lösung, die alle Prozesse des Rettungsdienstes an zentraler Stelle zusammenführt und hilft, auch im hektischen Berufsalltag den Überblick zu behalten. Genau das leistet VISION, das Organisations- und QM-Portal für schnelle Information und effiziente Abläufe. VISION vereint alle Aufgaben und Prozesse Ihres Rettungsdienstes zu einer umfassenden, einfach zu bedienenden Gesamtlösung. Alle Informationen werden für den direkten Zugriff an zentraler Stelle gebündelt eine kurze persönliche Anmeldung, und schon ist jeder Mitarbeiter in der Dienststelle oder unterwegs vollständig informiert. Das schafft Zeit und sorgt für effiziente Abläufe. Information Aktuelle Mitteilungen, Dienstanweisungen, Straßensperrungen, Fahrzeugzustand u. v. m. Dokumentation Schichtberichte, Gerätebuch nach MPBetreibV und Übergabeprotokolle Aufgabenzuweisung Dienste, Fahrzeugprüfungen, Desinfektion und Wachenaufgaben Meldewesen Meldungen per , SMS und in VISION, Rollendefinition für Meldungsempfang Qualitätsmanagement Direktzugriff auf Ihr digitales QM-Handbuch Material Bestellwesen, Verbrauchserfassung und Inventur Eine kurze persönliche Anmeldung und Ihre Mitarbeiter sind vollständig informiert. VISION bietet einen Direktzugriff auf Ihr digitales QM-Handbuch. 25

26 CareMan IntraRett: Schneller erfassen, einfacher abrechnen Hinter jedem einzelnen Rettungseinsatz und jeder Krankenfahrt stehen zahlreiche Verwaltungsaufgaben in der Planung, Durchführung und Nachbereitung. Dazu zählen zum Beispiel die Erfassung von Einsatzdaten und die Abrechnung der Einsätze gegenüber den Kostenträgern. Mit CareMan IntraRett bearbeiten Rettungsdienste alle relevanten Aufgaben mit nur einer einzigen Software. Erfassung direkte Erfassung von Einsatzdaten durch das Einsatzpersonal verkürzte Eingabezeit durch hinterlegte Stammdaten und bereits erfasste Daten konfigurierbare Pflichtfeldebenen und Plausibilitätsprüfungen Vergabe von Lese-, Bearbeitungs- und Abrechnungsrechten Mit der Einsatzeingabe sind alle wichtigen Informationen schnell erfasst. 26

27 CareMan IntraRett-Erfassungsmodul für opta data Abrechnungskunden kostenlos! Abrechnung automatische Tarifermittlung anhand Einsatzart, -datum, Kostenträger etc. wahlweise DTA gemäß 302 SGB V oder Papierrechnung (Einzel-, Sammel- oder Gesamtrechnung) Importschnittstellen zu Leitstellen und mobiler Erfassung Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und zum opta data Rechenzentrum Auswertung Der Eingabeassistent begleitet Sie Schritt für Schritt beim Anlegen eines Einsatzes. Statistiken nach frei wählbaren Kriterien: Einsatzzahlen, Umsätze etc. Export im XML-Standard zur Verwendung in anderen Anwendungen Kartenlesegeräte schnelles Einlesen der Versichertenkarte: Adressdaten, Mitgliedsnummer und IK-Nummer des Kostenträgers auf Knopfdruck: Übernahme aller Daten in den Datenbestand dadurch einfachere Einsatzerfassung Komfortabel und übersichtlich: die Abrechnung mit CareMan IntraRett IntraRett 27

28 Neue Freiräume: Der Abrechnungsservice der opta data Machen Sie sich frei von komplizierten Abrechnungsprozessen und gewinnen Sie mit unserem Service mehr Unabhängigkeit. Unser vielfältiges Leistungsangebot unterstützt Sie dabei! Aber was macht opta data als Dienstleister für die Abrechnung eigentlich so beliebt? Immerhin vertrauen uns bereits mehr als Kunden im deutschsprachigen Raum und machen uns damit zu einem der Marktführer in diesem Segment. Die Antwort: Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung und einer Philo- sophie, die die Bedürfnisse des Kunden in den Mittelpunkt stellt, schaffen wir für Sie eine erhebliche Entlastung im Arbeitsalltag, sorgen für eine gesicherte Liquidität und ebnen damit den Weg für Erfolg und Wachstum. Individueller Abrechnungsservice Gestalten Sie mit unseren einzigartigen Abrechnungstarifen Ihre Abrechnung einfach genau so, dass sie zu Ihren Wünschen und Anforderungen passt. Von der schnellen Vorfinanzierung für Selbstabrechner bis zur klassischen Abrechnung im Gesamtpaket finden Sie bei opta data alles für Ihr maßgeschneidertes Leistungspaket. Abrechnung mit Full-Service Sparen Sie mit der Abrechnung im Komplettpaket Monat für Monat erhebliche Verwaltungskosten und gewinnen Sie wichtige zeitliche und finanzielle Freiräume. Wir rechnen Ihre Verordnungen (Transportscheine) gegenüber sämtlichen Kostenträgern ab. Zu unserem Abrechnungsservice zählt u. a.: DTA-Verfahren gemäß 302 SGB V Versicherung, Prüfung und Erfassung Ihrer Belege Auszahlung zu 100 % in einer Summe variierbare Auszahlungstermine und -konditionen außergerichtliches Mahnverfahren kostenloses Online Kundencenter Codierservice Auf der Grundlage Ihrer gültigen Vergütungsvereinbarungen ermitteln wir für Sie die richtige Positionsnummer. Für Sie heißt das: Belege an opta data und fertig! Rückläuferbearbeitung Rückläufer von den Krankenkassen bedeuten zusätzlichen Aufwand für die Fehlerrecherche und Neubearbeitung. Damit Sie sich diesen zusätzlichen Aufwand sparen können, bieten wir Ihnen eine umfassende Rückläuferbearbeitung an. 28

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