Projektsteuerung. Projektsteuerung Was ist das? Projektsteuerung nach AHO Leistungsbild und Vorschlag zur Vergütung

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1 Projektsteuerung Projektsteuerung Was ist das? Projektsteuerung nach AHO Leistungsbild und Vorschlag zur Vergütung Handlungsbereiche der Projektsteuerung Projektstufen der Projektsteuerung Matrix der Teilleistungen Entscheidungen und Aufgaben des Bauherrn Welche Leistungen bietet Ihnen die Managementberatung? Literaturliste 2017 Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden

2 Projektsteuerung Was ist das? Die Situation Zur zeitlichen und fachlichen Entlastung des Bauherrn oder der Projektleitung bedarf es nach Art, Komplexität und Dauer eines Projekts häufig einer Unterstützung, die ebenfalls durch externe Fachleute erfolgen kann. Für die Wahrnehmung delegierbarer Bauherrenaufgaben hat sich die Projektsteuerung bewährt. Projektsteuerung ist die Wahrnehmung delegierter Funktionen des Auftraggebers in organisatorischer, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht. Geschichte In die Verordnung über die Honorare für Leistungen der Architekten Mit der HOAI 1977 und der Ingenieure (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure fing es an HOAI 1977) wurde erstmals ein Leistungsbild der 31 Projekt- steuerung aufgenommen. Der 31 Projektsteuerung war in Teil III: Zusätzliche Leistungen zugeordnet. Zusätzliche Leistungen gab es in der HOAI 1977 bis einschließlich HOAI Hier waren über die Grundleistungen und Besonderen Leistungen hinaus solche Leistungen zu finden, für die Honorare als Pauschalhonorar oder nach Stundensätzen vereinbart werden konnte. Zu 31 Projektsteuerung heißt es damals in der amtlichen Begründung zum Text: Mit steigendem Bauvolumen wachsen die Anforderungen an den Auftraggeber, seine Vorstellungen von der Bauaufgabe in die Praxis umzusetzen, wobei er die Geschehensabläufe in technischer, rechtlicher und wirtschaftlicher Hinsicht zu koordinieren, zu steuern und zu überwachen hat. Diese Tätigkeiten sind originäre Aufgaben des Auftraggebers und von den Leistungen des Architekten und Ingenieurs zu trennen. Infolge der zunehmenden Kompliziertheit der Geschehensabläufe, insbesondere durch Einschaltung von anderen an der Planung fachlich Beteiligten, sind Auftraggeber ab einer bestimmten Größenordnung des Projekts nicht immer in der Lage, sämtliche Steuerungsleistungen selbst zu übernehmen. In der Praxis werden in diesen Fällen Aufträge für Leistungen bei der Projektsteuerung erteilt. Die Aufträge umfassen insbesondere Beratungs-, Koordinations-, Informations- und Kontrollleistungen. (HOAI 1977 Text mit Amtlicher Begründung, hier 31 Projektsteuerung) Hierzu merkt Professor Karlheinz Pfarr, Berlin, seinerzeit kritisch an: An der tatsächlichen Bedeutung der Projektsteuerung für die Abwicklung von Bauvorhaben gemessen ist die Beschreibung für 31 spärlich ausgefallen. [ ] Zunächst wäre daran zu denken, ob die Bezeichnung Projektmanagement nicht die umfassendere wäre, denn [ ] Management umfaßt die Planung, Steuerung und Überwachung. (Pfarr, K.: Honorarfindung nach HOAI aber wie? 1978, S. 103) 2017 Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 2 von 10

3 Die weitere Entwicklung hat ihm recht gegeben. Die in 31 Projektsteuerung enthaltenen acht Tätigkeiten waren tatsächlich nicht ausreichend, um die im Einzelfall erforderlichen Leistungen einer Projektsteuerung eindeutig und umfassend zu beschreiben. Sie konnten jedoch als Anhaltspunkte und als Grundlage für den Gegenstand einer Beauftragung dienen. Eine Vereinbarung in dem Sinne: Der Auftragnehmer erbringt eine Projektsteuerung gemäß HOAI 31 konnte allerdings nicht ausreichen. Zwar hatte der Verordnungsgeber der HOAI großen Wert daraufgelegt, die Leistungen der Objektplanung (vgl. HOAI 1977, Grundleistungen des 15 mit Bezug auf das Objekt) von denen der Projektsteuerung (vgl. HOAI 1977, 31 mit Bezug auf das Projekt) deutlich zu unterscheiden. Dennoch entstand eine Verunsicherung hinsichtlich der Leistungsabgrenzung. Eine Grundlage für die Vergütung der Projektsteuerung, z. B. eine Honorartafel, hat es auch in den weiteren Fassungen der HOAI nie gegeben. Deshalb wurde neben der HOAI die Entwicklung des Leistungsbilds Projektsteuerung und deren Honorierung vom Deutschen Verband der Projektsteuerer (DVP) und auch von der AHO-Fachkommission Projektsteuerung vorangetrieben. Der 31 HOAI wurde dadurch verzichtbar und schließlich im Zuge der 6. Änderungsnovelle der HOAI im Jahr 2009 aus der HOAI ersatzlos gestrichen Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 3 von 10

4 Projektsteuerung nach AHO Leistungsbild und Vorschlag zur Vergütung Im Jahr 1996 erscheint als Heft 9 der Schriftenreihe des AHO: AHO- Fachkommission Projektsteuerung (Hrsg.): Untersuchungen zum Leistungsbild des 31 HOAI und zur Honorierung für die Projektsteuerung. Bundesanzeiger, Bonn, November Das neue Leistungsbild Projektsteuerung wird in vier Handlungsbereiche (A, B, C, D) und fünf Projektstufen gegliedert, welche die neun Leistungsphasen der HOAI einschließen. Es wird darüber hinaus ein Leistungsbild Projektleitung definiert. Grundlage der Honorierung sind anrechenbare Kosten (unterschiedlich zur HOAI), Honorarzonen und Projektstufen (kein Preisrecht). Die zwischenzeitlichen Entwicklungen werden hier übersprungen. Im Jahr 2014 erscheint in überarbeiteter Fassung: AHO-Fachkommission Projektsteuerung / Projektmanagement (Hrsg.): Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft Heft 9 der Schriftenreihe des AHO, Bundesanzeiger, Köln, Mai Zuvor wurden in der HOAI 2013 die Leistungsbilder wesentlich erweitert. Das betrifft die Kostenplanung, die Terminplanung, die Koordination und die Dokumentation. Dadurch wurde eine Überarbeitung des Leistungsbilds Projektsteuerung erforderlich. Kerndefinitionen der Projektsteuerung wie Mitwirken, Erstellen, Abstimmen, Fortschreiben, Überprüfen, Prüfen wurden präzisiert. Die Honorartafelwerte wurden gegenüber 2004 um 10 Prozent erhöht Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 4 von 10

5 Handlungsbereiche der Projektsteuerung Der Umfang der Teilleistungen der Projektsteuerung wird in fünf Handlungsbereiche aufgeteilt und nach ebenfalls fünf Projektstufen unterschieden. Die Handlungsbereiche sind Handlungsbereich A Organisation, Information, Koordination und Dokumentation Handlungsbereich B Qualitäten und Quantitäten Handlungsbereich C Kosten und Finanzierung Handlungsbereich D Termine, Kapazitäten und Logistik Handlungsbereich E Verträge und Versicherungen Es soll an dieser Stelle erwähnt werden, dass die in den Handlungsbereichen B, C und D genannten Aufgaben und Ergebnisse besonders gut geeignet sind, um die wesentlichen Projektziele zu definieren, verkürzt: Qualitätsziele, Kostenziele und Terminziele. Der Handlungsbereich B Qualitäten und Quantitäten enthält wesentliche Anforderungen an ein Objekt hinsichtlich der Zahl der Nutzeinheiten, des Raum-, Funktions- und Ausstattungsprogramms sowie besonderer Nutzeranforderungen. Daraus können Zielgrößen, z. B. Angabe der Nutzflächen, als eine Messlatte für die Planung, Kontrolle und Steuerung des Projekts abgeleitet werden. Soweit die Projektziele nicht quantitativ in z. B. Nutzeinheiten oder Grundflächen gemessen werden können, wird auf qualitative Bewertungen und praktische Beispiel zur Bewertung eingegangen. Gegenstand des Handlungsbereichs C Kosten und Finanzierung sind ein Kostenrahmen oder gegebenenfalls eine Kostenvorgabe für die Erstinvestition, vorzugsweise auch für die Nutzungskosten im Rahmen eines bestimmten Betrachtungszeitraums, z. B. Wirtschaftliche Nutzungsdauer. Finanzwirtschaftliche Ziele, z. B. die Wirtschaftlichkeit des Objekts mit einer vom Auftraggeber als angemessen betrachtete Rendite oder ein Verkaufserlös nach Fertigstellung sind bei vielen Projekten als Zielgrößen üblich. Im Handlungsbereich D Termine, Kapazitäten und Logistik stehen ein Terminrahmen oder eine Terminvorgabe mit einem Fertigstellungstermin eindeutig im Vordergrund. Dabei zählen die zur Verfügung stehenden Kapazitäten, z. B. das Personal des Bauherrn, und die Baustellenlogistik zu den wichtigsten Rahmenbedingungen eines Projekts. Die Teilleistungen der Handlungsbereiche A Organisation, Information, Koordination und Dokumentation sowie E Verträge und Versicherungen bilden einen Schwerpunkt bei der Projektvorbereitung und dem Projektabschluss. Sie sind für die arbeitsteilige Organisation der am Projekt Beteiligten unverzichtbar. Die Handlungsbereiche A und E sind damit eine unabdingbare Voraussetzung (lateinisch: conditio sine qua non) für eine erfolgreiche Projektarbeit Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 5 von 10

6 Projektstufen der Projektsteuerung Die Projektstufen (in der Klammer werden die Leistungsphasen nach HOAI 2013 ergänzt) dienen der Gliederung des Projektablaufs, der Beauftragung von Leistungen des Projektmanagements in Stufen sowie einer entsprechenden Aufteilung der Vergütung der gesamten Projektdauer: Projektstufe 1 Projektvorbereitung (Grundlagenermittlung) Projektstufe 2 Planung (Vorplanung, Entwurfsplanung und Genehmigungsplanung) Projektstufe 3 Ausführungsvorbereitung (Ausführungsplanung, Vorbereitung der Vergabe und Mitwirken bei der Vergabe) Projektstufe 4 Ausführung (Objektüberwachung (Bauüberwachung) und Dokumentation) Projektstufe 5 Projektabschluss (Objektbetreuung) 2017 Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 6 von 10

7 Matrix der Teilleistungen Die Gliederungsstruktur der umfangreichen Teilleistungen unter Berücksichtigung der fünf Projektstufen und der fünf Handlungsbereiche kann als Matrix verstanden werden. Die Matrix dient damit als eine Grundlage für einen individuellen, nach den Anforderungen des Bauherrn maßgeschneiderten Vertrag. Je nach den Vorstellungen des Bauherrn können auch Teilleistungen der Projektsteuerung als Einzelleistung beauftragt werden, z. B. nur der Handlungsbereich C Kosten und Finanzierung. Für das Projekt notwendige Leistungen, die nicht an den Projektsteuerer beauftragt werden, sind entweder vom Bauherrn selbst oder von einem anderen am Projekt Beteiligten wahrzunehmen. Oder sollten Teilleistungen nicht erforderlich sein? Das ist auf jeden Fall mit großer Sorgfalt zu prüfen. Projektstufen Handlungsbereiche A B C D E 1 A 1 B 1 C 1 D 1 E 1 2 A 2 B 2 C 2 D 2 E 2 3 A 3 B 3 C 3 D 3 E 3 4 A 4 B 4 C 4 D 4 E 4 5 A 5 B 5 C 5 D 5 E 5 Abbildung: Projektstufen und Handlungsbereiche nach AHO 2014 Matrix. Häufig wird eine Projektsteuerung zunächst nur mit den Projektstufen 1 Projektvorbereitung und 2 Planung beauftragt, wenn das Projekt dann tatsächlich durchgeführt werden soll. Wenn der Auftraggeber mit der Projektsteuerung zufrieden ist, werden weitere Projektstufen beauftragt. Allerdings kommt es auch oft vor, dass der Auftraggeber die Notwendigkeit einer Projektsteuerung erst dann erkennt, wenn Probleme auftauchen. Oft wird dann ein Projektsteuerer beauftragt, um diese Probleme zu lösen. Dann kann allerdings auf grundlegende Aufgaben der Projektvorbereitung im Nachhinein nicht völlig verzichtet werden Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 7 von 10

8 Entscheidungen und Aufgaben des Bauherrn Die Entscheidung, ob ein Projektsteuerer eingesetzt werden soll, kann nur der Bauherr selbst treffen. Aus Sicht des Bauherrn ist zu klären, welche Kompetenz und Fachkenntnis er mitbringen kann, in welchem Umfang er zeitlich gefordert ist sowie welche Stellung er als öffentlich-rechtlicher oder privater Auftraggeber hat und wie das Bauvorhaben finanziert wird. Es ist zu berücksichtigen, dass der Bauherr zwar viele Aufgaben an eine Projektsteuerung delegieren kann, ihm jedoch auch nicht delegierbare Aufgaben verbleiben. Hierzu gehören Setzen der (obersten) Projektziele, Treffen von Anordnungen, Abschluss von Verträgen zur Verwirklichung der (obersten) Projektziele, oberste Kontrolle der Verwirklichung der Projektziele, rechtsgeschäftliche Erklärung der Abnahme der Werke, letzte Verantwortung für die zeit- und mengengerechte Mittelbereitstellung. Die Projektsteuerung unterstützt die Projektleitung, bietet eine Entlastung und erhöht damit auch die Sicherheit für den Projekterfolg. Der Projektsteuerer steht in keinem Vertragsverhältnis zu anderen Projektbeteiligten außer dem Bauherrn. Er hat infolgedessen keine Weisungsbefugnisse gegenüber anderen Projektbeteiligten, außer wenn der Bauherr ihn ausdrücklich bevollmächtigt. Nicht zu vergessen: Auch die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sind regelungsbedürftig. Für den Projektsteuerer hat dies erhebliche Bedeutung, weil die Auftraggeber sich nicht selten hinsichtlich der eigenen Kompetenz zur Ausübung der bei ihnen verbliebenden Projektleitung überschätzen und ein späterer Streit über die von dem jeweiligen Auftraggeber noch zu erbringenden Leistungen oft vorprogrammiert ist. Bauherren sind insbesondere bei der Durchführung von großen und komplexen Bauprojekten gut beraten, wenn sie einen in der Bauplanung erfahrenen Berater und Koordinator, z. B. eine Projektsteuerung, hinzuziehen. Dieser hat unabhängig von den bestehenden Fach- oder Abteilungsinteressen aufseiten des Auftraggebers für klare und realistische Vorgaben gegenüber Dritten, z. B. dem Architekten, zu sorgen. (Quelle: Kalusche, Wolfdietrich: Projektmanagement für Bauherren und Planer, 4. völlig überarbeitete und erweiterte Auflage 2016, De Gruyter Oldenbourg Verlag München Berlin) 2017 Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 8 von 10

9 Welche Leistungen bietet Ihnen die Managementberatung? Lehrgang Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich an insgesamt vier Tagen unter Leitung von hoch qualifizierten Fachexperten im Bereich Projektsteuerung ausbilden zu lassen. Übersicht über die Inhalte des Lehrgangs: Grundlagen des Projektmanagements Bauherrenaufgaben, insbesondere Projektleitung Das Betätigungsfeld des Projektsteuerers Leistungsbilder, Vertrag und Vergütung der Projektsteuerung Handlungsbereich A Organisation, Information, Koordination und Dokumentation Handlungsbereich B Handlungsbereich C Handlungsbereich D Projektentwicklung Projektmanagement in der Planung Organisation der Inbetriebnahme Abschlussdiskussion Qualitäten und Quantitäten Kostenplanung und Finanzierung Termine, Kapazitäten und Logistik Ausführliche Informationen finden Sie anliegend oder auf der Seite der Managementberatung unter Dort sind auch alle aktuellen Veranstaltungen für Sie aufgelistet und online buchbar. Sie haben noch Fragen oder benötigen weitere Informationen? Kontakt: Managementberatung für Architekten und Ingenieure Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Bierstadter Straße 2, Wiesbaden Telefon: Fax: managementberatung@akh.de Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 9 von 10

10 Literaturliste Reihe Planungs- und Bauökonomie Band 1: Grundlagen der wirtschaftlichen Bauplanung Dietrich-Alexander Möller 5., völlig überarbeitete Auflage 2006 Oldenbourg Verlag München Wien ISBN Band 2: Grundlagen der wirtschaftlichen Bauausführung Dietrich-Alexander Möller, Wolfdietrich Kalusche 5., völlig überarbeitete Auflage 2008 Oldenbourg Verlag München Wien ISBN Übungsbuch zur Planungs- und Bauökonomiet) Wirtschaftslehre für Bauherren und Architekten Dietrich-Alexander Möller, Wolfdietrich Kalusche 5., völlig überarbeitete Auflage 2009 Oldenbourg Verlag München Wien ISBN Literatur zur Projektsteuerung Projektmanagement für Bauherren und Planer Wolfdietrich Kalusche 4., überarbeitete und erweiterte Auflage 2016 Oldenbourg Verlag München Wien ISBN Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft Untersuchungen zum Leistungsbild, zur Honorierung und zur Beauftragung erarbeitet von der AHO- Fachkommission Projektsteuerung / Projektmanagement Nr. 9 der Schriftenreihe des AHO 4., überarbeitete und erweiterte Auflage 2014 AHO e.v. Berlin ISBN Recht der Projektsteuerung (vergriffen) Projektmanagement, Projektsteuerung, Projektcontrolling und Construction, Management für Immobilien und Bauprojekte Klaus Eschenbruch 3., überarbeitete Auflage 2009 Werner Verlag Düsseldorf ISBN Projektabwicklung (vergriffen) Handbuch für die planerische und baupraktische Umsetzung Walter Volkmann 2., überarbeitete und erweiterte Auflage 2003 Verlag für Wirtschaft und Verwaltung Essen ISBN Managementberatung Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 10 von 10