FH-Mitteilungen 13. Februar 2017 Nr. 39 / 2017

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1 FH-Mitteilungen 13. Februar 2017 Nr. 39 / 2017 Dienstvereinbarung über die Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) für die Beschäftigten der FH Aachen vom 16. Januar 2017 Herausgeber: Der Rektor der FH Aachen Alle Rechte vorbehalten. Wiedergabe oder Druck nur mit Angabe von Quelle und Verfasser. Wiedergabe von Auszügen nur mit Genehmigung der FH Aachen. Redaktion: Dezernat I, Silvia Crummenerl, T

2 Dienstvereinbarung über die Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) für die Beschäftigten der FH Aachen vom 16. Januar 2017 Inhaltsübersicht Präambel 3 1 Gegenstand 3 2 Geltungsbereich 3 3 Definition 3 4 Rechte und Pflichten 4 5 Anspruch auf alternierende Telearbeit 4 6 Teilnahmevoraussetzung 4 7 Eignung von Aufgaben 5 8 Persönliche Eignung 5 9 Arbeitszeit 5 10 Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes 5 11 Haftungsbeschränkung 6 12 Zutrittsrechte 6 13 Arbeitssicherheit, Unfallschutz 6 14 Daten- und Informationsschutz 6 15 Änderung der Rahmenbedingungen 7 16 Beendigung der Telearbeit 7 17 Übergangsvorschriften 7 18 Schlussbestimmungen 7 Anlage 1 Formular: Antrag auf alternierende Telearbeit (Muster) 9 Anlage 2 Formular: Checkliste zur Durchführung der Telearbeit (Muster) 12 2 FH-MITTEILUNG NR. 39 / Februar 2017

3 Zwischen den Beteiligten a) Rektor und Kanzler der Fachhochschule Aachen und dem b) Personalrat der Beschäftigten in Technik und Verwaltung c) Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten an der Fachhochschule Aachen, jeweils vertreten durch die Personalratsvorsitzenden, wird folgende Dienstvereinbarung über die Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) geschlossen: Präambel Die FH Aachen hat sich das Ziel gesetzt, als familiengerechte Hochschule die Vereinbarkeit von Beruf und Familie weiter zu verbessern und die Integration von im Erwerbsleben benachteiligten Personen im Sinne des SGB IX zu unterstützen. Die Hochschule und der Personalrat der Beschäftigten in Technik und Verwaltung sowie der Personalrat für die wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten verfolgen das Ziel, im Rahmen der alternierenden Telearbeit eine örtliche Flexibilisierung der Arbeitsorganisation im Interesse sowohl der Hochschule als auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erreichen. Die Hochschulleitung vertraut darauf, dass alle Beteiligten, Beschäftigte und Vorgesetzte, mit diesem Instrument der flexiblen Arbeitsorganisation verantwortlich umgehen. 1 Gegenstand Gegenstand dieser Dienstvereinbarung sind Rahmenregelungen für die Arbeit unter Verwendung von Informations- und Kommunikationstechniken in einer häuslichen Arbeitsstätte von Beschäftigten unter Beibehaltung des Arbeitsplatzes im Betrieb (alternierende Telearbeit). 2 Geltungsbereich Diese Vereinbarung gilt für alle Beschäftigten der FH Aachen. Alternierende Telearbeit ist grundsätzlich in allen Bereichen der FH Aachen möglich. Sie gilt nicht für Auszubildende. 3 Definition (1) Ein häuslicher Arbeitsplatz liegt vor, wenn die oder der Beschäftigte im Rahmen des Arbeitsverhältnisses Arbeitsleistungen an einem Arbeitsplatz außerhalb der Hochschule erbringt. (2) Alternierende Telearbeit liegt vor, wenn die Arbeitsleistung im Rahmen der tarifvertraglichen bzw. der individuell festgelegten Arbeitszeit teilweise am häuslichen Arbeitsplatz der oder des Beschäftigten und teilweise an der Hochschule erbracht wird. Dienstvereinbarung Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) 3

4 4 Rechte und Pflichten (1) Rechte und Pflichten der Beschäftigten bleiben bestehen. Das heißt, dass die bestehenden gesetzlichen und tariflichen Regelungen, Dienstvereinbarungen und einzelvertraglichen Vereinbarungen weiterhin Anwendung finden, wenn die Besonderheiten dieser Arbeitsform nicht entgegenstehen und sofern in dieser Dienstvereinbarung nichts anderes geregelt ist. (2) Die Arbeitsleistung muss vorübergehend in der Dienststelle erbracht werden, wenn hieran ein dienstliches Interesse eintritt, etwa wenn Arbeitsabläufe dies dringend erfordern. Die Notwendigkeit der Anwesenheit ist der oder dem Beschäftigten mindestens zwei Arbeitstage vorher anzukündigen und die Notwendigkeit zu begründen. (3) Beschäftigte an einem Telearbeitsplatz dürfen in ihrem beruflichen Fortkommen nicht benachteiligt werden. (4) Für jedes Telearbeitsverhältnis wird eine individuelle schriftliche Vereinbarung abgeschlossen, in der Ort und Zeit der Telearbeit, Beginn der Telearbeit, die Ausstattung des Telearbeitsplatzes sowie die durchzuführenden Aufgaben im Rahmen der alternierenden Telearbeit erfasst werden. 5 Anspruch auf alternierende Telearbeit (1) Auf die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes besteht kein Anspruch. Die Einrichtung des Telearbeitsplatzes wird für die Dauer eines Jahres befristet gewährt. Eine Vertragsverlängerung muss spätestens drei Monate vor Vertragsablauf schriftlich von der oder dem Beschäftigten beantragt werden. (2) Änderungen der Arbeitszeit einer bestehenden Arbeitsvereinbarung sind im gegenseitigen Einvernehmen grundsätzlich jederzeit möglich. (3) Soweit mehr Beschäftigte einer Organisationseinheit die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes beantragen, als organisatorisch möglich ist, sind neben der Abwägung dienstlicher Interessen Beschäftigte vorrangig zu berücksichtigen, bei denen eine besondere familiäre Situation oder andere soziale Gründe vorliegen. (3) Abgelehnte Anträge auf Teilnahme an der alternierenden Telearbeit unterliegen der Mitbestimmung des jeweils zuständigen Personalrates. 6 Teilnahmevoraussetzung (1) Die Leiterin oder der Leiter der jeweiligen Organisationseinheit oder die bzw. der Beschäftigte kann zur Teilnahme an der Telearbeit anregen. Die Teilnahme an der Telearbeit ist für die Beschäftigten freiwillig. (2) Die Entscheidung über die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes ist abhängig von a) der Eignung der jeweiligen Aufgaben, b) der persönlichen Eignung der oder des Beschäftigten, c) der Eignung der häuslichen Arbeitsbedingungen der oder des Beschäftigten. (3) Die individuelle Prüfung der persönlichen Eignung der oder des Beschäftigten erfolgt durch die jeweilige Leitung der Organisationseinheit. Die Prüfung auf Eignung der jeweiligen Aufgabe sowie der häuslichen Arbeitsbedingungen erfolgt abschließend durch die Dienststelle. (4) Fehlende finanzielle Ressourcen einer Organisationseinheit dürfen für die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes kein Hinderungsgrund sein. 4 FH-MITTEILUNG NR. 39 / Februar 2017

5 7 Eignung von Aufgaben (1) Die Eignung von Aufgaben zur Telearbeit ist abhängig von dem Autonomiegrad der Aufgabe und dem persönlichen Anwesenheitsbedarf in der jeweiligen Organisationseinheit. (2) Die Ausübung der Telearbeit einzelner Beschäftigter darf zu keinen Störungen der Arbeitsabläufe oder zu Mehrarbeit für andere Beschäftigte führen. (3) Die Telearbeit kann nur genehmigt werden, wenn die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs gewährleistet ist. 8 Persönliche Eignung (1) Die Teilnehmerin bzw. der Teilnehmer an der Telearbeit muss verantwortungsvoll mit vorhandenen zeitlichen Freiräumen bei der Aufgabenerledigung umgehen und zuverlässig hinsichtlich Quantität, Qualität und Termintreue sein. (2) Sie oder er muss die Fähigkeit und Motivation zum selbstständigen Arbeiten besitzen, genügend Berufserfahrung aufweisen, um Arbeitsabläufe zu kennen und die Einarbeitungsphase abgeschlossen haben sowie über das erforderliche Technikverständnis verfügen. (3) Sie oder er muss mit mindestens der Hälfte der wöchentlichen Arbeitszeit beschäftigt sein. Bei befristet eingestellten Beschäftigten muss das Arbeitsverhältnis bei Antragsstellung mindestens noch ein Jahr bestehen. 9 Arbeitszeit (1) Für die Arbeitszeit im häuslichen Bereich und in der Dienststelle gelten die gesetzlichen, tarif- und arbeitsvertraglichen Bestimmungen. (2) Die Arbeitszeit ist zwischen dem Arbeitsplatz in der Dienststelle und dem Telearbeitsplatz aufzuteilen. Die konkrete Aufteilung der Arbeitszeit erfolgt in Abstimmung zwischen der oder dem Beschäftigten und der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit und ist in der individuellen Verein barung festzuhalten. Die Beschäftigten sollen in der Regel mindestens die Hälfte ihrer Wochenarbeitszeit am Arbeitsplatz in der Dienststelle verbringen. (3) Im Rahmen der Zeiterfassung wird grundsätzlich die festgelegte Telearbeitszeit berücksichtigt. Ausnahmen hiervon sind eng mit der oder dem Vorgesetzten abzustimmen und über die Gleitzeitkorrekturbögen vorzulegen. (4) Zuschläge für Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeit werden im Rahmen der Telearbeit nicht gewährt. 10 Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes (1) Der Telearbeitsplatz muss den arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Der häusliche Arbeitsplatz der oder des Beschäftigten muss sich in einem Raum befinden, der für einen dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie für die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung geeignet ist. (2) Im Rahmen der Telearbeit wird den Beschäftigten seitens der Hochschule ein individuell eingerichteter, nach einheitlichem Standard, der Datensicherheit und Datenschutz gewährleistet, PC (inkl. Bildschirm, Tastatur und Maus) kostenlos zur Verfügung gestellt. Soweit bereits dienstliche PC s vorhanden sind, sind diese zu benutzen. Die Dienststelle stellt die Betreuung und Wartung der zur Verfügung gestellten Soft- und Hardware durch Personal der Datenverarbeitungszentrale der FH Aachen sicher. Notwendige Beschaffungen erfolgen durch die jeweilige Organisationseinheit. Dienstvereinbarung Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) 5

6 (3) Die Beschäftigten stellen im Rahmen der Telearbeit einen geeigneten Arbeitsplatz in ihrer häuslichen Umgebung kostenlos zur Verfügung. Die Ausstattung mit benötigtem Mobiliar (z. B. Schreibtisch, Stuhl, Aktenschrank) durch die Dienststelle ist nicht vorgesehen. Die Dienststelle übernimmt keine anteiligen Miet-, Strom- oder Heizungskosten. Ein geeigneter Telekommunikationsanschluss wird von Seiten der Beschäftigten bereitgestellt und die Kosten werden von der bzw. dem Beschäftigten getragen. (4) Die dienstlich zur Verfügung gestellte Hard- und Software darf nur von der oder dem Beschäftigten benutzt werden, wobei ein entsprechender Zugriffsschutz zu installieren und die Mindest standards (z. B. Virenschutz, VPN-Client, -Client) einzuhalten sind. Eine Nutzung der IT-Ausstattung zu privaten Zwecken ist untersagt. Ein eigenmächtiges Umkonfigurieren des zur Ver fügung gestellten Computers ist ebenfalls untersagt. Insbesondere darf auch keine andere Verbindung zum Internet oder anderen Computern aufgebaut werden als die von der zuständigen Stelle der Hochschule vor gesehene. Die dienstliche Nutzung privater Geräte unterliegt den Bestimmungen der Regelungen zum BYOD (Bring your own device). (5) Die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel bleiben Eigentum der FH Aachen. 11 Haftungsbeschränkung Im Falle der Beschädigung oder des Diebstahls der bereitgestellten Arbeitsmittel sowie des Verlustes von Daten- bzw. Aktenbeständen ist die Haftung der oder des Beschäftigten auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Ausgenommen hiervon sind Schäden im Zusammenhang mit unerlaubter privater Nutzung. Hierfür haften die Beschäftigten uneingeschränkt. 12 Zutrittsrechte Zutrittsrechte zum häuslichen Arbeitsplatz werden in begründeten Fällen (insbesondere zum Zwecke der Arbeitssicherheit, Datenschutzkontrolle, IT-Service) nach Terminabsprache der zuständigen Personal vertretung, den Vertreterinnen und Vertretern der Dienststelle, den Fachkräften für Arbeitssicherheit, der oder dem IT-Sicherheitsbeauftragten und der oder dem zuständigen Datenschutzbeauftragten gewährt. 13 Arbeitssicherheit, Unfallschutz (1) Die Dienststelle stellt die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen sicher. (2) Die oder der Beschäftigte hat die jeweiligen Hinweise zur Arbeitssicherheit und gesetzlichen Unfallversicherung bei der Telearbeit zu beachten. (3) Arbeits- bzw. Dienstunfälle während der Telearbeit und Unfälle auf dem Weg zum Arbeitsplatz an der FH Aachen und von diesem nach Hause fallen unter den gesetzlichen Unfallschutz. 14 Daten- und Informationsschutz (1) Die Dienststelle stellt sicher, dass alle von ihrer Seite zu gewährleistenden datenschutzrechtlichen Bedingungen eingehalten werden. Insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist zu prüfen, ob die Wahrnehmung dieser Aufgabe in Telearbeit datenschutzrechtlich vertretbar ist. Der oder die Datenschutzbeauftragte ist zu beteiligen. (2) Die oder der Beschäftigte verpflichtet sich, auf den Schutz von Daten und Informationen entsprechend der dienstlichen Vorgaben besonders zu achten. 6 FH-MITTEILUNG NR. 39 / Februar 2017

7 (3) Personenbezogene und sonstige vertrauliche Daten oder Informationen sind durch den Beschäftigten bzw. die Beschäftigte zu jeder Zeit (bei Bearbeitung, Aufbewahrung, Vernichtung, Transport) so zu schützen, dass Dritte weder Einsicht nehmen können, noch Zugriff haben. Die Entsorgung darauf bezogenen Papierausschusses oder zu beseitigender Unterlagen darf nur am Arbeitsplatz an der FH Aachen vorgenommen werden. Erforderliche Aktentransporte müssen mit einem geschlossenen Behältnis ohne Unterbrechung zwischen dem Dienstgebäude und der häuslichen Arbeitsstätte und umgekehrt durchgeführt werden. Dabei dürfen die Akten zu keiner Zeit unbeaufsichtigt sein. Entsprechendes gilt für elektronische Datenträger. 15 Änderung der Rahmenbedingungen Die oder der Beschäftigte muss einen bevorstehenden Wohnungswechsel oder einen Wechsel des Tele arbeitsplatzes innerhalb der häuslichen Arbeitsstätte sowie Änderungen von Tätigkeiten, z. B. bedingt durch Umsetzungen oder Arbeitsplatzveränderungen, die in Telearbeit ausgeübt werden sollen, unverzüglich anzeigen. Soll die Telearbeit fortgesetzt werden, sind die Bedingungen des häuslichen Arbeitsplatzes entsprechend 10 herzustellen. Die durch die Verlegung des Telearbeitsplatzes innerhalb der häuslichen Arbeitsstätte entstehenden Kosten sind von der oder dem Beschäftigten zu tragen. 16 Beendigung der Telearbeit (1) Die Telearbeit endet automatisch nach Ablauf der Befristung, sofern kein Verlängerungsantrag gestellt worden ist (siehe 5). (2) Ferner können beide Vertragsparteien die Telearbeit unter Angaben von Gründen jederzeit mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten beenden. Hiervon ausgenommen sind Beendigungen im beiderseitigen Einvernehmen. Aus wichtigem Grund, z. B. bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen, kann die Vereinbarung zur alternierenden Telearbeit fristlos gekündigt werden. Bei vorzeitiger Beendigung der Telearbeitsvereinbarung ist der jeweils zuständige Personalrat zu beteiligen. (3) Nach Beendigung der Telearbeit setzt die oder der Beschäftigte die Arbeit in der jeweiligen Organisationseinheit fort. Die für die Telearbeit zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel sind unverzüglich zurückzugeben. 17 Übergangsvorschriften Die Vorschriften dieser Dienstvereinbarung finden auf bestehende Telearbeitsvereinbarungen nach der bisherigen Fassung der Dienstanweisung Anwendung. Sie gelten unbeschadet der Regelung des 5 Absatz 1 Satz 2 bis zum Ablauf der vertraglich vereinbarten Frist weiter. 18 Schlussbestimmungen (1) Diese Dienstvereinbarung ersetzt die Dienstvereinbarung vom 21. Juni 2011 (FH-Mitteilung Nr. 43/2011) i. d. F. vom 26. Oktober 2011 (FH-Mitteilung Nr. 83/2011) und tritt am Tag nach der Unterzeichnung in Kraft. Dienstvereinbarung Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) 7

8 (2) Wird die Dienstvereinbarung nicht mit einer Frist von drei Monaten gekündigt, verlängert sie sich jeweils um ein weiteres Jahr. Die Nachwirkung wird auf ein Jahr nach Wirksamwerden der Kündigung begrenzt. Aachen, den 16. Januar 2017 Der Kanzler der Fachhochschule Aachen Der Rektor der Fachhochschule Aachen gez. Stempel gez. M. Baumann Volker Stempel Prof. Dr. Marcus Baumann Personalrat der Beschäftigten in Technik und Verwaltung Personalrat der wissenschaftlich u. künstlerisch Beschäftigten gez. Krämer gez. T. Stracke Konrad Krämer Thomas Stracke 8 FH-MITTEILUNG NR. 39 / Februar 2017

9 Anlage 1 Formular: Antrag auf alternierende Telearbeit (Muster) Dienstvereinbarung Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) 9

10 10 FH-MITTEILUNG NR. 39 / Februar 2017

11 Dienstvereinbarung Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) 11

12 Formular: Checkliste zur Durchführung der Telearbeit (Muster) Anlage 2 12 FH-MITTEILUNG NR. 39 / Februar 2017

13 Dienstvereinbarung Einrichtung von Telearbeitsplätzen (alternierend) 13

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