Dienstvereinbarung. Zwischen dem Kanzler der Kunsthochschule für Medien Köln als Dienststellenleiter. und dem

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1 Dienstvereinbarung Zwischen dem Kanzler als Dienststellenleiter und dem Personalrat der weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie dem Personalrat der künstlerisch wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird gemäß 70 Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) die folgende Dienstvereinbarung über die Nutzung von elektronischen Schließanlagen abgeschlossen: 1 Zielsetzung und Allgemeines 1. Ziel dieser Vereinbarung ist es, beim Einsatz elektronischer Schließanlagen den Schutz personenbezogener Daten vor unzulässigem Gebrauch und unberechtigtem Zugriff zu gewährleisten. 2. Ziel des Einsatzes der elektronischen Schließsysteme ist die Erhöhung der Sicherheit für Personen, Anlagen und Gegenstände in den Gebäuden und beim Zugang zu den Gebäuden. Bei Einsatz und Verwaltung elektronischer Systeme wird zugleich die Wirtschaftlichkeit, Flexibilität, Aktualität und Transparenz gegenüber herkömmlichen Systemen erhöht. 3. Eine allgemeine Kontrolle oder Überwachung des Verhaltens von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern findet, auch wenn dieses technisch möglich ist, nicht statt. Die Dienststelle verpflichtet sich, die Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten. 4. Die Zutrittsberechtigungen zu einzelnen Gebäuden und Räumen werden nach organisatorischen und arbeitstechnischen Notwendigkeiten vergeben. In Anlage 1 wird benannt, wer Zutrittsberechtigungen vergeben darf. 2 Gegenstand und Geltungsbereich 1. Der räumliche Geltungsbereich dieser Dienstvereinbarung umfasst den Bereich der Kunsthochschule für Medien Köln einschließlich aller an diese räumlich angeschlossenen Einrichtungen. 2. Die Dienstvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kunsthochschule für Medien Köln. 3. Bereits bestehende Regelungen sowie das schon vorhandene Zugangskontrollsystem bleiben unberührt.

2 3 Erheben und Verarbeiten von Daten 1. Die Zutrittsberechtigungen zu einzelnen Gebäuden und Räumen werden in einer Stammdatei der elektronischen Schließanlage geführt. In Anlage 2 ist aufgeführt, welche Daten gespeichert werden können. Die Stammdatei ist eine Datei im Sinne des Datenschutzgesetzes, die vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen ist. Der Personalrat und der Datenschutzbeauftragte erhält auf Wunsch Einblick in diese Datei. Eine Verknüpfung dieser Datei mit weiteren Dateien ist nicht zulässig. 2. In Verbindung mit den im Computer für die Schließanlage vorhandenen Daten können in Ausnahmefällen bei sicherheits- und betriebstechnisch relevanten Ereignissen und bei besonderen Vorkommnissen von strafrechtlicher Relevanz die letzten 50 Ereignisse des Schließzylinders (systembedingt) mit einem Masterprogrammierschlüssel ausgelesen und falls erforderlich Berichte (Reports) bereitgestellt/ausgedruckt werden. 3. Eine Auswertung der Schließbewegungen findet nur in den unter 3.2 bezeichneten Fällen und unter Verwendung des unter Verschluss befindlichen Masterprogrammierschlüssels statt. Die Auswertung dient ausschließlich der Klärung des konkreten Anlasses. Daten müssen, wenn nicht mehr benötigt, gelöscht werden. Der Masterprogrammierschlüssel ist nur den mit der Verwaltung des Systems beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Sachgebiet 12 und im Vertretungsfalle den Haustechnikern zugänglich. Die Personalvertretung und der Datenschutzbeauftragte werden unverzüglich informiert und auf Wunsch bei der Auswertung beteiligt. 4 Funktion der Systemsoftware - Verwaltung von elektromechanischen Schlüsseln und Schließzylindern - Automatische Erstellung und Aktualisierung eines Schließplanes - Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln - Verwalten von Schließberechtigungen im Schließplan - Druck von Schließplänen - Festlegung von zeitlich begrenzten Zutrittsberechtigungen - Formulardruck (Quittungen, Mahnungen) - Druck von Auswertungen - Individuelle Definition von Auswertungen mittels Reportgenerator - Verwaltung von Softwarebenutzern und Programmierschlüsseln - Passwortmanagement, d.h. individuell festlegbares Software-Nutzerprofil. 5 Zuständigkeit und Standort der Software sowie Programmiergerät Zuständig für die Programmierung, die Wartung und Überprüfung des Anlagensystems sowie Standort der Software und Programmiergerät ist die Abteilung 1. Die Anlage wird jeweils dem aktuellen Stand der Technik angepasst. Änderungen sind im Planungsstadium mit dem Personalrat und dem Datenschutzbeauftragten zu beraten und abzustimmen.

3 6 Leistungs- und Verhaltenskontrollen von Arbeitnehmern Alle im Anlagensystem gespeicherten Daten und Computerprotokolle dürfen nicht für Leistungs- und Verhaltenskontrollen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwendet werden. 7 Rechte des Personalrats Der Personalrat ist berechtigt, sich jederzeit über das Verfahren und die Ergebnisse der Auswertung des Schließsystems zu informieren, soweit der Datenschutz dies zuläßt. 8 Schlussbestimmungen Diese Dienstvereinbarung tritt mit der beiderseitigen Unterzeichnung in Kraft. Sie gilt für die Dauer von einem Jahr und verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende des Vertragsjahres gekündigt wird. Im Falle der Kündigung wird die Nachwirkung ausgeschlossen. Köln, den Für die Kunsthochschule für Medien Köln Der Kanzler Für den Personalrat der weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Für den Personalrat der künstlerisch wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kunsthochschule für Medien Köln...

4 Anlage 1 zur Dienstvereinbarung über die Nutzung von elektronischen Schließanlagen zu 1 Abs. 4 Zielsetzung und Allgemeines Die Zutrittsberechtigungen zu einzelnen Gebäuden und Räumen können nach Anweisung der Fächergruppenverantwortlichen in Verbindung mit den Projektverantwortlichen, der Verwaltungsleitung oder den Nutzungsverantwortlichen von folgenden Personen vergeben bzw. gesperrt werden: Herrn Steinbach Herrn Kopietz Herrn de Hond

5 Anlage 2 zur Dienstvereinbarung über die Nutzung von elektronischen Schließanlagen zu 3 Erhebung und Verarbeitung von Daten Datenspeicherungen Firmendaten Firmennamen, Adresse, Telefon Speicherungen müssen gelöscht werden Benutzerdaten Identifikationsnummer, Passwort, Name Herren Steinbach, Kopietz und de Hond Den Benutzern können unterschiedliche Zugriffsrechte eingeräumt werden Speicherungen müssen gelöscht werden Schlüsseldaten Unterschiedliche räumliche Zutrittsberechtigungen Zeitliche Zutrittsberechtigungen Verlust von Schlüssel Gefundene Schlüssel Mahnung überfälliger Schlüssel Drucklisten Personenliste Besucherliste Schlüsselliste Vermisste Schlüssel Statusliste Schlüssel Überfällige Schlüssel Zutrittsberechtigungen Schließberechtigungen Ausgabeliste Rückgabeliste

6 Personendaten, folgende Daten können gespeichert werden Name Vorname Bild Ort Adresse PLZ Adresse Telefonnummer Beruf Abteilung Titel Personalnummer Weiterleitung Austrittsdatum Speicherungen je Schlüssel Schlüsselname Organisationsnummer Name, Vorname Schlüsselnutzer Ausgabedatum Ausgabezeit Rückgabedatum Rückgabezeit Speicherung Schließberechtigung Ohne Einschränkung Definierte Zeiten Daten eines Zylinders Schließberechtigte Zylinder Zutrittsberechtigte Personen Historie (wer konnte den Zylinder öffnen) Ereignislisten auslesen Interne Ereignisliste Diese Liste zeigt Ereignisse an, die mit Schlüsseln der Schließanlage ausgelöst wurden Pos. Art des Schlüssels Gruppenzugehörigkeit Benutzer ID Datum und Uhrzeit Kommando Ergebnis Schlüsselberichte Listet die Schlüsseldaten auf, die unter Speicherungen je Schlüssel aufgeführt sind