managed PGP Gateway Anwenderdokumentation

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1 Gateway Anwenderdokumentation

2 Inhalt 1 Einleitung Funktionsprinzip Verschlüsselung vs. Signatur Aus der Perspektive des Absenders Eine verschlüsselte und/oder signierte versenden Aus der Perspektive des Empfängers Bertelsmann PGP Web Messenger PGP Desktop oder S/MIME PDF Messenger... 6 Seite 2

3 1 Einleitung 1.1 Funktionsprinzip Als zu verschlüsseln markierte Nachrichten werden am Gateway verschlüsselt bzw. entschlüsselt und entsprechend gekennzeichnet im Postfach des Benutzers abgelegt. Mail an interne Empfänger wird unverschlüsselt gesendet. 1.2 Verschlüsselung vs. Signatur Verschlüsselung: Signatur: Die Nachricht ist nur vom gewünschten Empfänger zu lesen. Die Nachricht wird gegen Veränderungen und Fälschung geschützt. Seite 3

4 2 Aus der Perspektive des Absenders 2.1 Eine verschlüsselte und/oder signierte versenden Um eine zu signieren bzw. zu verschlüsseln, gibt es unter anderem folgende Möglichkeiten: 1. Vertraulichkeitsoption in Microsoft Outlook Persönlich: Nachricht wird signiert. Vertraulich: Nachricht wird signiert und verschlüsselt. Erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie auf Optionen. Wählen Sie in den Nachrichtenoptionen die gewünschte Vertraulichkeitsstufe. Seite 4

5 2. Schlüsselwort am Anfang der Betreffzeile sign: Nachricht wird signiert secure: Nachricht wird signiert und verschlüsselt Optionen zur Steuerung der Signatur / Verschlüsselung im Überblick Funktion Vertraulichkeitseinstellung 1. Wort der Betreffzeile Signieren Persönlich sign Verschlüsseln Vertraulich secure Seite 5

6 3 Aus der Perspektive des Empfängers Zunächst versucht das Secure Gateway mit verschiedenen Methoden (Key-Cache, PGP Global Directory, Key-Suche bei keys.<zieldomain>) einen Schlüssel des externen Empfängers zu finden. Wenn ein gültiger Schlüssel oder ein Zertifikat gefunden wurde, wird die Mail verschlüsselt an den externen Empfänger gesendet. Kann kein Schlüsselmaterial gefunden werden, erhält der externe Empfänger zunächst eine Benachrichtigung über den Erhalt einer verschlüsselten Nachricht. Im selben Moment erhält der Absender ein Initial-Passwort für den externen Empfänger. Dieses Passwort muss der Absender dem Empfänger wenn möglich persönlich oder telefonisch mitteilen. Mit diesem Passwort kann der externe Empfänger den PGP WebMessenger einmalig öffnen und sich ein eigenes Kennwort vergeben. Nach der Eingabe eines neuen Passwortes muss sich der externe Empfänger für eine der unten genannten Methoden entscheiden: 3.1 Bertelsmann PGP Web Messenger Wenn der Empfänger kein eigenes Zertifikat oder PGP-Schlüssel besitzt, hat er die Möglichkeit, die an ihn adressierten verschlüsselten Mails über eine sichere Web-Verbindung in seinem Web-Browser zu lesen und zu beantworten, sowie neue verschlüsselte Mails an Teilnehmer des Mailsystems zu versenden. Wenn sich der Empfänger für dieses Verfahren entschieden hat, werden zukünftige verschlüsselte Mails direkt in die Webmail-Applikation zugestellt. Der Empfänger erhält dann eine Benachrichtigung, dass eine neue sichere Nachricht in der Webmail Applikation zur Verfügung steht. Sollte der Empfänger nachträglich ein eigenes Zertifikat oder einen PGP Schlüssel erhalten, so kann er dieses innerhalb der Webmail-Applikation jederzeit selbst hochladen und die Übertragungsart dementsprechend anpassen. Um Zugriff auf die Web-Mail Applikation zu erhalten, muss sich der Empfänger einmalig registrieren und ein Kennwort vergeben. Der Registrierungsprozess wird über den in der Erstbenachrichtigung enthaltenen Link gestartet. Das Initialkennwort muss der Empfänger beim Absender telefonisch erfragen. 3.2 PGP Desktop oder S/MIME Sofern der Empfänger bereits über ein gültiges Zertifikat oder PGP-Schlüssel verfügt, kann er es mit dem Menüpunkt PGP Desktop oder S/MIME hochladen. Zukünftig sendet das Secure Gateway die Nachrichten nun automatisch verschlüsselt an den externen Empfänger. 3.3 PDF Messenger Sofern der Empfänger den kostenlosen Adobe Acrobat Reader installiert hat, kann er sich mit dieser Option alle Nachrichten incl. Anhänge als verschlüsseltes PDF-Dokument senden lassen, welches mit dem bei der Registrierung vergebenen Kennwort zu öffnen ist. Seite 6

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