Seminar-Anmelde-Modul

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1 1 Mit diesem Worldsoft CMS-Modul können Sie in der Administration extrem viel Zeit (und Geld) einsparen. Vorbei die Zeiten, in welchen Ihre Sekretärin Seminar-Anmeldungen einzeln bestätigen musste (in vielen Firmen wird oft nur eine Worddatei jeweils von Hand überschrieben mit allen Konsequenzen: Tippfehler beim Datum, Verwechslung beim Veranstaltungsort, Tippfehler im Namen uvam.). Das Worldsoft schreibt die Daten der Anmeldung direkt in eine DATENBANK! Kunden erhalten DIREKT nach der Anmeldung ONLINE einen Einlassschein und einen Anfahrtsplan! Und wenn Sie es wünschen, können Sie die Anmeldung zusätzlich mit einem Brief bestätigen. Gehen Sie lediglich in die Übersichtsliste der Seminare und klicken Sie auf den jeweiligen Button in der Spalte Bestätigungsbrief zum Ausdruck. Sie haben eine genaue Übersicht, welche Briefe bereits gedruckt worden sind. Zu den Bestätigungsbriefen haben Sie auch noch einen zusätzlichen Erinnerungsbrief (kurz vor dem Seminar zu verschicken). Wenn Sie viele Seminare haben, können Sie mit diesem Modul unter Umständen eine komplette Kraft einsparen und das für nur 4,- Euro Modulkosten pro Monat! Hier die genaue Erläuterung der Funktionsweise des Worldsoft CMS s: Erstellen Sie zunächst in der Navigation einen weiteren Button, z.b. Seminar-Anmeldung und verlinken Sie diesen mit dem Modul. Klicken Sie in der CMS-Administration auf den Button Module und wählen Sie das Modul. Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht aller erstellten Seminare. Sie können über das Select-Menü ALLE Seminare anzeigen, oder auch nur die VERGANGENEN TERMINE, bzw. die ZUKÜNFTIGEN TERMINE. Wenn Sie ein NEUES SEMINAR hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf den Button Hinzufügen. Damit Sie ein neues Seminar hinzufügen können, müssen Sie zuvor einen Veranstaltungsort (Button Veranstaltungsorte) und mind. eine Seminar-Kategorie (Button Seminar-Kategorien) erstellt haben. Die Texte für die verschiedenen Seminar-Bestätigungen usw. könnten Sie unter dem Button Seminar-Texte anpassen. Unter dem Button Einstellungen können Sie die von Ihnen gewählten/erstellten Online-Texte zuordnen und die angezeigte Seminarliste optisch anpassen. Klicken Sie auf die Lasche Veranstaltungsorte. Sie finden eine Übersicht der von Ihnen bereits erstellten Veranstaltungsorte. Klicken Sie auf den Button um einen neuen Veranstaltungsort hinzuzufügen.

2 2 Erfassen Sie einen neuen Seminar-Ort: Veranstaltungsort (z.b. Hamburg) Platz der Veranstaltung (z.b. Hotelname) Strasse, PLZ, Ort, Land, Telefonnummer des Hotels Fügen Sie auch einige Informationen über den Veranstaltungsort hinzu, z.b. eine Anfahrtsbeschreibung. Dieser Text wird später im Anfahrtsplan mit ausgedruckt. Wählen Sie den von Ihnen ZUVOR erstellten Text für den Anfahrtsplan, oder das vorhandene Muster. Abschließend können Sie noch ein Bild des Anfahrtsplans hochladen. Klicken Sie nun auf die Lasche Seminar-Kategorien. Hier können Sie beliebig viele Kategorien erstellen. Gerade wenn Sie viele verschiedene Seminare durchführen, behalten Sie so einen guten Überblick. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Erstellen Sie nun die von Ihnen gewünschten Seminar- Kategorien und speichern Sie diese. Unter der Lasche Seminar-Texte können Sie BELIEBIG VIELE verschiedene Texte erstellen. Wir haben Ihnen bereits einige Muster in das Modul eingefügt. Muster eines Anfahrtsplans Muster eines Bestätigungsbriefs Muster der Online-Bestätigungsseite Muster eines Erinnerungsbriefes Muster eines Einlassscheins Muster eines Textes auf der Online-Startseite Sie sind mit diesem System sehr flexibel und können für jedes Seminar einen anderen Einlassschein, Bestätigungsbrief usw. erstellen. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button und öffnen Sie beispielsweise das Muster des Anfahrtsplans. Sie können die Texte bequem mit einem WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) bearbeiten.

3 3 Alle Textvorlagen arbeiten mit Makros, die Sie beliebig in die Textvorlagen einfügen können. Diese Makros werden später online durch die Daten der Person ersetzt, die sich zum Seminar angemeldet hat. Sie sollten die verschiedenen Vorlagen jeweils der entsprechenden Kategorie zuordnen. Alle Anfahrtspläne liegen beispielsweise in der Kategorie Anfahrtsplan. So behalten Sie den Überblick auch bei vielen verschiedenen Dateien. Klicken Sie auf den Button Einstellungen. Auf dieser Seite können Sie die Texte auswählen, welche ONLINE im Rahmen des Seminar-Moduls angezeigt werden. Ebenso können Sie die Einstellungen für das optische Design der online angezeigten Seminarliste anpassen. Gehen wir zurück und klicken Sie wieder auf den Button Seminar-Liste. Die Anzeige der Seminare können Sie filtern: Alle Termine vergangene Termine zukünftige Termine Klicken Sie nun auf die Lasche Hinzufügen. Erstellen Sie jetzt einen Seminartermin. Geben Sie ein: Titel des Seminars Datum Uhrzeit Den Veranstaltungsort wählen Sie aus Ihren zuvor erstellten Orten Seminarkategorie Wählen Sie die Zahl der maximalen Begleiter zum Seminar Bestätigungsbrief zum Ausdruck Erinnerungsbrief zum Ausdruck Seminar-Einlassschein Abschließend wählen Sie einen Code, mit welchem die Adresse der Person in der Datenbank kodiert werden soll. So können Sie die Personen später im Communication-Center selektieren und per Rund- anschreiben (siehe auch User- Verwaltung der Worldsoft Enterprise-CMS / OASIS). Nach der Eingabe erscheint das Seminar in der Liste: Erstellung der Rechte-/User-Verwaltung: siehe auch:

4 4 Sehen wir uns nun den kompletten Ablauf einer Anmeldung zu einem Seminar an: Zunächst erhält der Website-Besucher eine Liste der möglichen Seminare. Die Texte über der Seminar-Tabelle können Sie unter der Lasche Seminar-Texte (Textname: Text auf Startseite über Seminarliste-Web ) selbst erfassen (Sie können auch Bilder hochladen). Mit der Taste Weiter kommt man auf die nächste Seite. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Der Besucher ist bereits in Ihrer Datenbank. Dann kann er sich unter dem Link hier einloggen anmelden und muß seine Adresse nicht nochmals erfassen. 2. Ist der Besucher noch nicht in Ihrer Datenbank, füllt er das Formular aus und klickt auf Abschicken. Auf der nächsten Seite erhält der Besucher eine Übersicht der eingegebenen Daten: Vorname Nachname Seminar-Kategorie Veranstaltungsort Veranstaltungsdatum Veranstaltungszeit Anzahl der Begleiter Nach dem Klick auf den Button Bestätigen kommt man zur letzten Seite. Hier findet der Besucher einen Text (welchen Sie unter Seminar-Texte selbst erstellen können - auch Bilder Textname: Bestätigungsseite Online nach der Anmeldung ): Hier findet der Besucher auch direkt Buttons für Anfahrtsplan Seminar-Einlassschein Klickt man auf einen Button öffnet sich die personalisierte Seite mit den Daten des Seminars und dem Kunden (hier kommen unsere zuvor erstellten Makros zum Einsatz).

5 5 Hier sehen Sie das Muster des von uns zur Verfügung gestellten Einlassscheins. Bitte denken Sie vor dem Einsatz des s daran, Ihre Firmendaten mit den Musterdaten zu überschreiben! Hier sehen Sie das Muster des von uns zur Verfügung gestellten Anfahrtsplans. Bitte denken Sie vor dem Einsatz des s daran, die Musterdaten mit Ihren Firmendaten zu überschreiben! Kommen wir nun zur AUTOMATISIERUNG Ihres Verwaltungsablauf bei Seminar-Anmeldungen: Unter der Lasche Seminar-Liste finden Sie neben dem jeweiligen Seminar einen Icon mit zwei Personen. Klicken Sie auf einen solchen Icon Sie sehen nun eine Liste aller Personen, die sich zu diesem Seminar angemeldet haben.

6 6 Klicken Sie auf das WORD-Symbol: Es öffnet sich WORD mit dem von Ihnen zuvor erstellten Bestätigungsbrief (unter der Lasche Seminar-Texte). Die Makros wurden durch die Daten der angemeldeten Person und Ihres erstellten Seminars ersetzt. Jetzt müssen Sie den Brief einfach nur mehr ausdrucken das war s Keine Tippfehler, keine Verwechslungsgefahr mehr mit dem Tag, dem Seminar, dem Ort, der Uhrzeit usw. Diese Technik wird Ihnen EXTREM viel Zeit in Verwaltung sparen! Wir wissen das aus eigener Erfahrung bei Worldsoft Einfach täglich die Seminarliste aufrufen auf die Icons für die Briefe klicken fertig! Alternativ können Sie auf die Lasche EXPLORER klicken. Der Brief wird dann als HTML-File im Browser geöffnet. Damit Sie den Brief ausdrucken können, müssen Sie zuvor allerdings in den Einstellungen Ihres Browser den automatischen Druck der Seitenzahlen und der URL am Seitenende ausschalten. Nach dem Ausdruck ist die Checkbox mit einem Haken versehen so können Sie genau sehen, welche Briefe Sie bereits gedruckt haben. Einige Tage vor dem Seminar können Sie zusätzlich noch einen von Ihnen erstellten Erinnerungsbrief generieren. Wir bei Worldsoft versenden die Erinnerungsbriefe jeweils drei Tage vor dem Seminar. Das hat sich sehr bewährt! Viel Spaß und viel Erfolg mit dem einzigartigen von Worldsoft!

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