Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. Barauszahlungen Überregionale Revision. Revision SGB III

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1 Interne Revision Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Barauszahlungen Überregionale Revision Barauszahlungen Dezember 2011

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag Zusammenfassung Revisionsergebnisse Abwicklung der Barauszahlungen Abwicklung über Kassenautomaten Abwicklung über ZzV-Bar IKS-Elemente Ordnungsgemäße buchhalterische Abrechnung Ergänzende... 5 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und - methode Abkürzungsverzeichnis

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision beauftragt, eine Revision zum Thema Barauszahlungen durchzuführen. Barauszahlungen an Kunden der BA werden regelmäßig über die BA-Kassenautomaten abgewickelt. Die Betriebsführung der Kassenautomaten erfolgt ausschließlich zentral unter Einschaltung eines externen Dienstleisters (Wincor Nixdorf AG 1 ). Sie beinhaltet insbesondere die Ermittlung der Befüllbeträge der Kassenautomaten, die Geldbestellung bei der Zentralkasse des BA-Service-Hauses und die Beauftragung eines Werttransportunternehmens. Soweit Kassenautomaten nicht zur Verfügung stehen, sind Barauszahlungen durch Übergabe einer Zahlungsanweisung zur Verrechnung (ZzV-Bar) auszuführen. Die ZzV-Bar ist ein Zahlungsmittel der Deutschen Postbank AG (Postbank), dessen Verwendung zwischen BA und Postbank gesondert vereinbart wurde. Durch diese Revision sollte das Verfahren zur Abwicklung der Barauszahlungen mit folgenden Zielfragen geprüft werden: Auftrag Kassenautomaten Postbank Zielfragen Wird das Barauszahlungsverfahren weisungsgemäß umgesetzt und sind die erforderlichen Elemente eines Internen Kontrollsystems (IKS) implementiert? Erfolgt die Abwicklung des Barauszahlungsverfahrens buchhalterisch ordnungsgemäß? 2. Zusammenfassung Durch den Einsatz von Kassenautomaten und die Ausgabe von ZzV-Bar sind ordnungsgemäße Barauszahlungen an Kunden der BA weitgehend sichergestellt. Das Barauszahlungsverfahren über Kassenautomaten und ZzV-Bar wird weisungsgemäß umgesetzt. Für den Betrieb der Kassenautomaten sind die erforderlichen Elemente eines IKS implementiert. Die Prozesse und das IKS zur Abwicklung der ZzV-Bar in der Zentralkasse weisen aufgrund der Einführung des IT-Verfahrens ERP-Finanzen 2 noch Verbesserungspotenzial auf und bedürfen der Optimierung (vgl. Ziffer 3.1). Die buchhalterische Abrechnung des Zahlungsverkehrs zur Abwicklung des Barauszahlungsverfahrens erfolgt ordnungsgemäß. Durch die Einführung des IT-Verfahrens ERP-Finanzen gibt es Rückstände bei der Buchung der Rückabwicklungen von ZzV-Bar (vgl. Ziffer 3.2). 1 Im weiteren Text als Wincor Nixdorf bezeichnet 2 Enterprise Ressource Planning (einheitliches Ressourcen-Planungs-System) Barauszahlungen Dezember

4 3. Revisionsergebnisse 3.1 Abwicklung der Barauszahlungen Das Barauszahlungsverfahren über Kassenautomaten und ZzV-Bar wird weisungsgemäß umgesetzt. Für den Betrieb der Kassenautomaten sind die erforderlichen Elemente eines IKS implementiert. Die Prozesse und das IKS zur Abwicklung der ZzV-Bar in der Zentralkasse weisen aufgrund der Einführung des IT-Verfahrens ERP-Finanzen noch Verbesserungspotenzial auf und bedürfen der Optimierung Abwicklung über Kassenautomaten Die im Prozesshandbuch für die Dienstleistung Managed Cash Cycle Services (MCCS) geregelte Auftrags- und Bestellabwicklung sowie die zwischen der BA und Wincor Nixdorf vereinbarten Vorgaben zum allgemeinen Betrieb der Kassenautomaten sind umzusetzen. Die vorgegebenen Geschäftsprozesse werden eingehalten und sind im zuständigen Aufgabenbereich der Zentralkasse umfassend dokumentiert. Dort werden alle notwendigen Aufgaben koordiniert. Soweit Differenzen auftreten, werden diese umfassend und zeitnah geklärt. Die Auftrags- und Bestellabwicklung sowie der allgemeine Betrieb der Kassenautomaten erfolgen weisungsgemäß. Sollbeschreibung Abwicklung über ZzV-Bar Ausgegebene ZzV-Bar sind dreimal täglich über die Zentralkasse mit der Postbank abzurechnen. Die für die Sicherheitsabfrage bei der Einlösung der ZzV-Bar notwendigen Daten sind vom IT-Systemhaus an die Postbank zu übermitteln. Über die einzelnen ZzV-Bar und die Überweisungen an die Postbank sind Nachweise in der Zentralkasse zu führen. Rücklieferungen sind zu dokumentieren und abzurechnen. Etwaige Differenzen sind nachvollziehbar aufzuklären. Die Beträge für ausgegebene ZzV-Bar werden dreimal täglich von der Zentralkasse an die Postbank überwiesen. Zum Zeitpunkt der Revision war es nach Ausführung der Sammelüberweisungen für ausgegebene ZzV-Bar nicht mehr möglich, die zugrunde liegenden einzelnen ZzV-Bar-Belege einzusehen. Dadurch besteht das Risiko, Zahlungen nicht umfassend nachvollziehen zu können und somit auch dolosen Handlungen Vorschub zu leisten. Zur Behebung des Problems hat die Zentralkasse eine entsprechende Programmanpassung beauftragt, die im Dezember 2011 umgesetzt werden soll. Die Realisierung dieser Maßnahme wird im Rahmen der Nachschau zu dieser Revision nachgehalten. Technische Probleme beim Barauszahlungsverfahren im Zusammenhang mit der Einführung des IT-Verfahrens ERP-Finanzen (z. B. bei der Datenaufbereitung der zu verarbeitenden ZzV-Bar) wurden von der Zentralkasse aufgegriffen und durch entsprechende Programmanpassungen behoben. Sollbeschreibung Technische Probleme Barauszahlungen Dezember

5 Die Rückabwicklung nicht eingelöster ZzV-Bar verläuft in der Zentralkasse infolge der Einführung des IT-Verfahrens ERP-Finanzen noch nicht automatisiert. zur Rückabwicklung von ZzV-Bar können von der Internen Revision daher erst nach Stabilisierung des Systems und der Bearbeitung der Klärungsfälle getroffen werden. Das Verfahren zur Abwicklung von ZzV-Bar in der Zentralkasse bedarf der Optimierung. Dies wurde von den Verantwortlichen bereits entsprechend aufgegriffen. Ein weiterer Handlungsbedarf ist nicht gegeben. In Einzelfällen wurden ungültige oder zurückgegebene ZzV-Bar von den Dienststellen nicht zeitnah entsprechend den KEBest an die Zentralkasse zur Rückabwicklung übersandt. Damit verbleibt das entsprechende Guthaben bis zu vier Monate bei der Postbank. Zur Vermeidung von Zinsverlusten ist eine sofortige Rückabwicklung über die Zentralkasse erforderlich. Es handelt sich um Umsetzungsdefizite in einzelnen Dienststellen. Zur Prüfung, inwieweit die Regelungen der KEBest nicht eingehalten werden, sollte eine systematische Auswertung der zurückgegebenen ZzV-Bar erfolgen. Rückabwicklung weitere Empfehlung IKS-Elemente Im Barzahlungsverfahren müssen die erforderlichen Elemente eines IKS vorhanden sein. Der Einsatz von Finanzmitteln ist regelmäßig durch Auswertungen der Berichte und durch Risikobeurteilungen zu überwachen. Das für die Verwaltung der Kassenautomaten eingesetzte IT-Verfahren FOnet 3 enthält umfangreiche Reporting-Funktionen. Damit lassen sich alle einzelnen Zahlungsvorgänge sowie die Ergebnisse der Abrechnungsperioden belegen. Die Abrechnungen erzeugen Kostentransparenz und bilden die rechtskreisübergreifende Nutzung der Kassenautomaten ab. Es gibt keine Hinweise auf systemische Verfahrensstörungen. Zahlungslisten und Auswertungen zu ZzV-Bar wurden bis Ende 2010 täglich erstellt. Gegenwärtig müssen Zahlungslisten für das ZzV-Bar-Verfahren durch Einzelabfragen im IT-Verfahren ERP-Finanzen erzeugt werden. Für das IT- Verfahren ERP-BI 4 wird ein spezielles Berichtswesen Kasse entwickelt, das bis zum April 2012 umgesetzt werden soll. Die Realisierung dieser Maßnahme wird im Rahmen der Nachschau zu dieser Revision nachgehalten. Mit dem Berichtswesen zu den Barauszahlungen über Kassenautomaten sind aussagekräftige Informationen vorhanden, die in die Entscheidungsprozesse des Aufgabenbereiches Kassenwesen des BA-Service-Hauses eingehen. Sollbeschreibung Zahlungslisten ZzV-Bar Berichtswesen Bestehende Risiken aufgrund fehlender Informationen und Steuerungsdaten zu ZzV-Bar werden erst nach Einführung eines speziellen Berichtswesens Kasse reduziert werden können. 3 ProCash/FOnet (Front Office Network) - IT-Verfahren für den Betrieb von Kassenautomaten 4 Business Intelligence/Reporting Barauszahlungen Dezember

6 Die Arbeiten zur Gestaltung der Geschäftsprozesse der Zentralkasse im Hinblick auf das IT-Verfahren ERP-Finanzen für Barauszahlungen mit ZzV-Bar beinhalten auch die erforderlichen Risikobeurteilungen. Die entsprechenden Verfahrensschritte werden derzeit in der Zentralkasse durchgeführt und befinden sich in der Abschlussphase. Für die ZzV-Bar erfolgte im Jahre 2004 aus Sicherheitsgründen eine Verfahrensanpassung mit der Postbank, um dieser die notwendigen Daten für Sicherheitsabfragen elektronisch zu übermitteln. Ausgelöst durch eine Einbruchserie wurde im Jahre 2008 eine Risikobeurteilung/Gefährdungsanalyse für Kassenautomaten durchgeführt. Um dabei festgestellten Sicherheitslücken und potenziellen Unregelmäßigkeiten entgegen zu wirken, wurden zentrale und dezentrale Sicherheitsmaßnahmen entwickelt und den Agenturen in Form einer Weisung übermittelt. Seit der Umsetzung dieser Maßnahmen ist die Zahl der Einbrüche und der damit zusammenhängenden Vermögensschäden rückläufig. Insbesondere ist seitdem kein Bargeldverlust zu verzeichnen. Diese Entwicklung zeigt, dass die Maßnahmen zur Sicherheit der Kassenautomaten der Prävention dienen. Die zentralen und dezentralen Sicherheitsmaßnahmen erweisen sich als wirksam und stellen damit erforderliche Elemente eines IKS dar. Die Buchung der Rückläufer im IT-Verfahren ERP-Finanzen bedarf der Konsolidierung. Dies wurde von den Verantwortlichen der Zentralkasse umfassend aufgegriffen. Besondere Risiken speziell bei der buchhalterischen Ab- Risikobeurteilungen Sicherheitsabfrage Gefährdungsanalyse 3.2 Ordnungsgemäße buchhalterische Abrechnung Die buchhalterische Abrechnung des Zahlungsverkehrs zur Abwicklung des Barauszahlungsverfahrens erfolgt ordnungsgemäß. Durch die Einführung des IT-Verfahrens ERP-Finanzen gibt es Rückstände bei der Buchung der Rückabwicklungen von ZzV-Bar. Der Zahlungsverkehr zur Abwicklung der Barauszahlungen muss entsprechend den KEBest und den für die BA geltenden Haushalts- und Bewirtschaftungsbestimmungen ordnungsgemäß gebucht werden. Der Zahlungsverkehr zur Abwicklung der Barauszahlungen über die Kassenautomaten wird durch vollständige Abrechnungen und Belege nachgewiesen. Die entsprechenden Buchungen erfolgen in den IT-Verfahren ERP-Finanzen und FOnet ordnungsgemäß. Die Buchung der den ausgegebenen ZzV-Bar entsprechenden Gegenwerte erfolgt ordnungsgemäß im IT-Verfahren ERP-Finanzen. Abgerechnete aber nicht eingelöste ZzV-Bar werden dem Konto der Zentralkasse bei der Postbank gutgeschrieben. Eine Belegprüfung für die Rückabwicklung von nicht eingelösten ZzV-Bar war zum Zeitpunkt der Prüfung aufgrund der noch nicht erfolgten Buchungen der Rückläufer im IT-Verfahren ERP-Finanzen nicht möglich. In der Zentralkasse wird an der Erledigung der Rückstände kontinuierlich gearbeitet. Eine notwendige Nacherhebung erfolgt im Rahmen der Nachschau zu dieser Revision. Sollbeschreibung ZzV-Bar Risikobeurteilungen Buchungsrückstände Barauszahlungen Dezember

7 rechnung der ZzV-Bar sind nach derzeitigem Erkenntnisstand nicht vorhanden. 3.3 Ergänzende In den Vorverfahren zum IT-Verfahren ERP-Finanzen (z. B. COLIBRI 5 ) liegen keine eindeutigen Dokumentationen zur tatsächlichen Ausführung von Barauszahlungen vor. Sind z. B. wegen zurückgegebener ZzV-Bar wiederholte Anweisungen festzustellen, ist nicht zweifelsfrei erkennbar, welche dieser aufgeführten Zahlungen tatsächlich vorgenommen wurden und welche nicht. Die Nichtausführung vorangegangener ZzV-Bar ist dann jeweils durch aufwändige Recherchen, auch in anderen IT-Verfahren, zu erheben. Diese nicht eindeutige Darstellung in den Vorverfahren birgt das Risiko von Entscheidungen aufgrund unvollständiger Informationen in sich und stellt einen systemischen Mangel dar. Er ist auf fehlende Rückmeldungen des IT- Verfahrens ERP-Finanzen zurückzuführen. Barauszahlungen sind in dem tatsächlich ausgeführten Umfang in den Vorverfahren abzubilden. Empfehlung 2 Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Internationale Standards Leiter Interne Revision Fachlicher Leiter Interne Revision SGB III 5 IT-Verfahren Computerunterstütztes Leistungsberechnungs- und Informationssystem für Arbeitslosengeld Barauszahlungen Dezember

8 Revisionsumfang und -methode Anlage 1 Im Rahmen dieser Revision wurden Barauszahlungen an Kunden der BA geprüft, die über Kassenautomaten bzw. durch Übergabe einer ZzV-Bar abgewickelt worden sind. Die örtlichen Erhebungen erfolgten im BA-Service-Haus (Servicebereiche Einzugsdienste/Kassen- und Rechnungswesen sowie Zentralkasse). Für die Prüfstoffauswahl wurden Selektionskriterien so definiert, dass Barauszahlungen über Kassenautomaten und ZzV-Bar und deren Abrechnung für verschiedene Buchungstage aus 2011 in die Stichprobe einbezogen werden konnten. Dabei wurden folgende Revisionshandlungen durchgeführt: Hinsichtlich der Befüllungen der Kassenautomaten (insgesamt 30 Automaten) wurden für die Buchungstage 08., 17. und die Abrechnungsvorgänge und die dazugehörenden Dokumente geprüft. Aus dem Zeitraum vom bis (Entstehungszeitpunkt) wurde die Klärung von Differenzen und die Abwicklung weiterer besonderer Vorkommnisse im Zusammenhang mit Kassenautomaten (z. B. Notbefüllung und -entleerung, Kundenreklamation) geprüft sowie das Monitoring zum Einsatz von Kassenautomaten ausgewertet. Hinsichtlich der Abwicklung von ZzV-Bar wurden elf Überweisungen an die Postbank geprüft. Für den Buchungstag wurden insgesamt 15 Rückläufer von ZzV-Bar geprüft, die sämtlich im Oktober 2010 ausgestellt wurden. Zur Gewährleistung der Aktualität der Erhebungen wurden ergänzend zum Revisionskonzept auch Rückläufer, die am (Abwicklung ausschließlich im IT-Verfahren ERP-Finanzen) gebucht wurden, geprüft. Die Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten von Kunden erfolgte durch Auswertung von Datensatzbeschreibungen, Vertragsunterlagen sowie von Daten, die an die Postbank übermittelt wurden. Für Barauszahlungen an den Kassenautomaten werden keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Bei der Abwicklung von ZzV-Bar werden nur die hierfür zwingend erforderlichen Daten zu Identifikationszwecken an die Postbank übermittelt. Ergänzend wurden Verfahrensweisen durch Fach- und Führungskräfte des BA-Service- Hauses (Servicebereiche Einzugsdienste/Kassen- und Rechnungswesen sowie Zentralkasse) mitgeteilt. Alle Erhebungsergebnisse wurden in einer Sammel-Checkliste dokumentiert. Zeitraum der Revision: bis Barauszahlungen Dezember

9 Abkürzungsverzeichnis Anlage 2 BA BI ERP FOnet IKS IT KEBest ZzV-Bar Bundesagentur für Arbeit Business Intelligence/Reporting IT-Verfahren Enterprise Resource Planning (einheitliches Ressourcen- Planungs-System) ProCash/FOnet (Front Office Network) - IT-Verfahren für den Betrieb von Kassenautomaten Internes Kontrollsystem Informationstechnik Durchführungsbestimmungen zum Kassen- und Einzugswesen in der BA Zahlungsanweisung zur Verrechnung (Sonderverfahren bei der Postbank) Barauszahlungen Dezember