Prozess Name: Einkauf Prozesseigentümer: Leiter Einkauf Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger

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2 Prozess Name: Einkauf Prozesseigentümer: Leiter Einkauf Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) Nachfolger (Kunde) - Warenwirtschaft, alle operativen Prozesse - Verwendung der beschafften Materialien (z.b. im Produktionsprozess) Einsparungen Ziele: durch attraktive Bonusprogramme - Bereitstellung der Leistung (Material, Anlagen um den Output zu erzeugen?) und Dienstleistung) zum richtigen Zeitpunkt, - gesetzliche und behördliche am richtigen Ort, in der erforderlichen Menge, Anforderungen Art und Qualität zum günstigsten Preis - optimale Lieferantenauswahl unter Berücksichtigung von Qualitätskriterien und Preis. Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - Liefertreue der Lieferanten - Anzahl Reklamationen Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - jährlich Lieferantenbewertung - bei jedem Materialeingang Überprüfung der gelieferten Qualität Anstoß/Ende: (Was startet und beendet den Prozess?) - Materialbedarf, Beschaffungsauftrag - Vergleich Bestellung/Rechnung Vorgehen bei Störungen / Abweichungen: - Information an Leitung Einkauf, GF Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, - Marktbeobachtung - Lieferantenbeurteilung Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - Anfrage / Bestellung - Wareneingang: Beschaffte Produkte erfüllen festgelegte Anforderungen - Durchführung angemessener Lieferantenauswahl/-bewertung Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Anfragen und Angebote - Bestellliste und Bestellung / Lieferschein Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-System - Kommunikationsmittel 2. Personal / Qualifikationen: - - PL Chancen: (Welche Erfolgsfaktoren sind bekannt?) - Eindeutige und nachvollziehbare Bestellung - zeitnahe Information über Bestelländerungen Prozess- bzw. Produktrisiken: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen?) - Falsches Material bestellt, wegen unvollständigen bzw. inkonsistenten Bestellvorgaben - Beauftragung eines nicht qualitätsfähigen Lieferanten, da keine Bewertung vorliegt - Material wird zu spät geliefert, da die Bestellung den Lieferanten nicht erreicht hat T_VA_08_04_30_Einkauf - Rev. 2.2 Seite 2 von

3 Lt. DIN EN ISO 9001:2015 sind für die drei nachfolgend genannten Fälle von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen Steuerungsmaßnahmen zu bestimmen: 1. Einkauf (Beschaffung) bei externen Anbietern Produkte und Dienstleistungen von externen Anbietern sind für die Integration in die organisationseigenen Produkte und Dienstleistungen vorgesehen. Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Beispiel für die Integration in Produkte: Einkauf von Normteilen, Halbzeugen, Katalogkomponenten, die im Produkt verbaut werden. Beispiel für die Integration in Dienstleistungen: Beschaffung von Reinigungsmitteln und Arbeitsmitteln für eine Gebäudereinigung. Kostenlos 2. Beauftragung und externer unverbindlich Anbieter registrieren unter Produkte und Dienstleistungen werden den Kunden direkt durch externe Anbieter im Auftrag der Organisation bereitgestellt. Beispiel für ext. bereitgestellte Produkte: Ein Hersteller beauftragt externes Personal zur Montage der Produkte vor Ort beim Kunden. Beispiel für ext. bereitgestellte Dienstleistungen: Ein Seminaranbieter lässt die Seminare durch externe freiberufliche Trainer durchführen. 3. Ausgliederung von Prozessen an externe Anbieter Ein Prozess oder ein Teilprozess wird infolge einer Entscheidung der Organisation von einem externen Anbieter bereitgestellt. Beispiel externer Prozesse für Produkte: Ausgliederung der spanenden Bearbeitung an einen Lieferanten (verlängerte Werkbank). Beispiel externer Prozesse für Dienstleistungen: Ausgliederung der telefonischen Kundenbetreuung an ein Callcenter. Die Verfahrensanweisung Einkauf erstreckt sich im Wesentlichen auf den ersten Fall der DIN EN ISO 9001:2015 und organisiert Einkaufsaktivitäten (Beschaffung) bei externen Anbietern. Sinnvolle Maßnahmen zur Lenkung der externen Anbieter im Rahmen des Einkaufsprozesses sind: Vertragliche Vereinbarungen durch den Abschluss von Kaufverträgen und / oder Lieferverträgen. Implementierung eines Verfahrens zur Lieferantenauswahl- und Bewertung (z.b. anhand Wareneingangsprüfungen). Durchführung von Lieferantenaudits, usw. Achtung, risikoorientiertes Vorgehen: Art und Umfang der Steuerung der externen Anbieter müssen die potenziellen Auswirkungen der extern bereitgestellten Prozesse, Produkte und Dienstleistungen auf die Fähigkeit der Organisation, beständig die Kundenanforderungen sowie zutreffende gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen, berücksichtigen. T_VA_08_04_30_Einkauf - Rev. 2.2 Seite 3 von

4 BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Prozessablauf Dokumente D M I 10 Beschaffungsauftrag Beschaffungsauftrag Warenwirtschaft, WW FB Auftragsverwaltung (EDV) Freie Nutzung 20 kostenloser Ja Tools und Experten-Links Liste zugelassener WW Lieferant vorgegeben? Lieferanten (EDV) FB Einsparungen durch attraktiveanfragen, Bonusprogramme 30 Beschaffungsdokumente Angebote einholen 40 Angebot nach Kriterien auswählen 50 Bestellen Angebote Musterlieferung, Liste zugelassener Lieferanten Bestellliste (EDV), Bestellung, Beschaffungsdokumente AV WW 60 Liefertermin überwachen Liste offene Bestellposten 70 Lieferung termingerecht? Ja 80 Lieferant anmahnen, ggf. neuen Liefertermin vereinbaren Gesprächsnotiz auf Bestellung/ Mahnung WW 90 Mitteilung an Warenwirtschaft WW AA/PA Wareneingang, Lieferung i.o.? Lieferung Lieferschein, FB WW CL Wareneingang sperren Ja 120 Lieferung einlagern AA Einlagerung WW bzw. weiterleiten 130 Lieferantenbewertung aktualisieren 140 Vergleich Bestellung/Rechnung AA Lieferantenbewertung, FB Lieferantenbewertung nach Wareneingang Bestellung Rechnung CO T_VA_08_04_30_Einkauf - Rev. 2.2 Seite 4 von

5 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: Lieferant vorgegeben? In der Liste der zugelassenen Lieferanten befinden sich alle Lieferanten bei denen bestellt werden darf. Im Feld Bemerkungen werden alle Unregelmäßigkeiten (z.b. auffällige Lieferverzögerungen, Fehllieferungen, Qualitätsprobleme) vermerkt. Mindestens einmal jährlich - bei Häufungen von Problemen sofort - wird die Liste kontrolliert und der GF über auffällige Unregelmäßigkeiten informiert. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen (z.b. Gespräch mit Lieferanten) und Verbleiben oder Streichen des Lieferanten aus der Liste. Angebote einholen Ab der nachfolgend festgelegten Höhe einer Bestellung werden 3 Angebote eingeholt. Bestellbetrag: 1000 EUR. Angebote auswählen Die Auswahl erfolgt anhand nachfolgender Bewertungskriterien: o Qualitätsmerkmale Produkt o Preis o Lieferzeit o Lieferbedingungen o Zahlungsbedingungen 20 Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Achtung: Im Falle höherer Risiken wird eine Musterlieferung angefordert. Hohe Risiken liegen immer vor, falls die bestellten Umfänge hohe potenzielle Auswirkungen auf die Qualität der eigenen Produkte oder Dienstleistungen haben. Der ausgewählte Lieferant wird in die Liste zugelassener Lieferanten aufgenommen 50 Bestellen Zusammenstellen/Überarbeiten der Beschaffungsdokumente (z.b. Zeichnung, Bestellung). Die Bestellung muss mindestens die Bezeichnungen, Anzahl, Bestellnummer, wenn möglich auch Liefertermin, Liefer-, Fracht- und Zahlungsbedingungen enthalten Beschaffungsdokumente überprüfen, Bestellung durch Unterschrift freigeben Kopie der Bestellung Ordner Bestellungen abheften. Bei neuen Lieferanten wird das Angebot mit den Vergleichsangeboten und einer kurzen Begründung bzgl. der Auswahl des Lieferanten hinter die Bestellung in den Ordner Bestellungen abgeheftet. Einlagerung Falls die bestellten Waren noch längere Zeit als Eigentum des externen Anbieters 120 Registrieren einzustufen sind, und müssen downloaden! die Vorgaben zum Umgang mit dem Lieferanteneigentum durch das Lagerpersonal berücksichtigt werden. 140 Vergleich Bestellung/Rechnung Abweichungen mit Lieferanten klären. T_VA_08_04_30_Einkauf - Rev. 2.2 Seite 5 von

6 Prozesskennzahlen: [%] Liefertreue der Lieferanten (Differenz Soll/Ist-Liefertermin) [%] Anzahl Reklamationen/Gesamtlieferungen des Lieferanten Einsparungen Hinweise zur Nutzung durch des Dokumentes: attraktive Bonusprogramme Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Verwendete Abkürzungen: D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) I Information (diese Stelle muss informiert werden) GF Geschäftsführer QMB Qualitätsbeauftragter FB Fachbereich MA Mitarbeiter Einkauf Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Erstellt: Geprüft: Freigegeben: T_VA_08_04_30_Einkauf - Rev. 2.2 Seite 6 von

7 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie in der Leiste Start, Gruppe Absatz das Symbol Alle anzeigen. Alternativ können Sie in der Leiste Datei auf Optionen klicken, im sich öffnenden Fenster Anzeige auswählen und das Häkchen bei alle Formatierungszeichen anzeigen setzen. 2. Löschen Sie nun zuerst das Textfeld mit dem Titel und danach die Grafik, indem Sie diese Objekte jeweils markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Danach löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel (oben), indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Löschen Sie das Kopfzeilen-Logo wie vorher, indem Sie dieses markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Ein neues Logo fügen Sie ein, indem Sie in der Leiste Einfügen, Gruppe Illustrationen auf das Icon Grafik klicken und Ihre Datei auswählen. 7. Diese Hinweisseite entfernen Sie, indem Sie (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 8. Das Dokument ist im Kompatibilitätsmodus (*.doc) zu vorherigen Office-Versionen gespeichert. In der Leiste Datei, können Sie das Dokument durch Betätigen der Schaltfläche Konvertieren in das aktuelle Format *.docx umspeichern. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. T_VA_08_04_30_Einkauf - Rev. 2.2 Seite 7 von