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1 In 8 Schritten zur richtigen Finanz-Software und zum passenden Anbieter Von der effizienten Erstinformation bis zum sicheren Vertrag David Weislmeier Rainer Schwöbel

2 Inhalt Vorwort... 4! Konsolidierung... 5! Verrechnungspreise ( Transfer Pricing )... 6! Anhang und Lagebericht im Abschluss... 6! Planung/Forecasting... 6! Berichterstattung/Reporting... 7! Schnittstellen zu Auftragsmanagement- und anderen Systemen... 8! Der Markt der Finanz-Software im Überblick... 8! Anbietertypen... 8! Typische Funktionsumfänge... 9! Standard vs. individuelle Funktionen... 10! Trends im Finanz-Software-Markt... 11! Übersicht Finanz-Software- Lösungen... 14! Finanz-Software-Auswahl am Beispiel eines TecDAX-Unternehmens... 19! Schritt 1: Projekteinrichtung... 19! Schritt 2: Potenzialanalyse... 20! Schritt 3: Prozessanalyse... 21! Schritt 4: Lastenheft... 21! Schritt 5: Marktrecherche... 23! Schritt 6: Vorauswahl... 25! Schritt 7: Endauswahl... 27! Schritt 8: Vertragsverhandlung... 29! Fazit... 30! Die Autoren... 31! Seite 2 von 32

3 Abbildungen Abbildung 1: Projektschritte einer Software-Auswahl... 5! Abbildung 2: Mittlere Projektdauer von Finanz-System-Projekten... 19! Abbildung 3: Effiziente Prozessbeschreibung mit ViFlow... 21! Abbildung 4: Formulierung und Gewichtung von Anforderungen mit Hilfe des IT-Matchmaker... 23! Abbildung 5: Ermittlung der Erfüllungsgrade bezogen auf die individuellen Anforderungen... 24! Abbildung 6: Erstellung einer Anfrage über den IT-Matchmaker... 26! Abbildung 7: Gesamtbewertung der Anbieter (Auszug)... 26! Abbildung 8: Ergebnis der Kosten-Nutzenanalyse Tec-Dax-Konzern(anonymisiert)... 27! Abbildung 9: Dokumentation des Testfahrplans... 28! Abbildung 10: Bewertungsschema im Rahmen Endauswahl... 28! Abbildung 11: Gesamtbewertung über Nutzwert- und TCO-Betrachtung (Beispiel)... 29! Seite 3 von 32

4 Vorwort Die Auswahl einer Software für das Finanzwesen stellt Unternehmen meist vor eine große Herausforderung. Warum? Weil sie sehr tief in die Abläufe und Strukturen eines Unternehmens eingreift, viele Unternehmensbereiche bzw. Abteilungen betrifft und als einmalige Aktivität neben dem laufenden Tagesgeschäft durchgeführt wird. Die in ein Finanz-Software Projekt eingebundenen Mitarbeiter werden durch den anfallenden Arbeitsaufwand erfahrungsgemäß erheblich belastet. Gleichzeitig fehlt ihnen oft die Erfahrung im sicheren Umgang mit den verschiedenen Fragestellungen und Fallstricken, die ein IT-Projekt mit sich bringt. Unternehmen riskieren bei Finanz-Software Projekten hohe Investitionsbeträge, gleichzeitig belasten Auswahl und Einführung die Personalkapazität in einem Maße, das oft völlig unterschätzt wird. Haben gut zwei Drittel der IT-Projekte in diesem Umfeld eine Planungs- und Realisierungsdauer zwischen sechs und zwölf Monaten, so ist mit einem internen Personalaufwand von oft nicht unter 200 Personentagen zu rechnen. Das Risiko eines Finanz-Software Projektes lässt sich an drei Aspekten festmachen:! Erreichen der inhaltlichen Zielsetzung,! Einhalten von Terminplanung und Kapazitätsbudgets und! Einhalten des Investitionsbudgets Zahlreiche Studien belegen, dass unklare Anforderungen und unstrukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl hauptverantwortlich für Schwierigkeiten im Projekt sind. Unklare Anforderungen sind die Ursache für Missverständnisse und führen zwangsläufig zu inhaltlichen Fehlentwicklungen sowie Termin- und Kostenverschiebungen. Neben rein fachlichen Aspekten, kommt dem Projektmanagement eine besondere Bedeutung zu. Ein strukturiertes Projektmanagement zielt auf ein effizientes Vorgehen ab, identifiziert Risiken frühzeitig und stellt die Qualität im Projekt sicher. Um die o.g. Risiken zu reduzieren, sollte man sich vergegenwärtigen, dass Projekte zur Auswahl und Implementierung einer Finanz-Software komplexe Investitionsvorhaben sind, welche entsprechend abgesichert werden müssen. Zur Gewährleistung einer dem Risiko entsprechenden Investitionssicherheit, sind folgende Aufgaben im Rahmen des Evaluierungs-Projektes zu bearbeiten:! Klare und verbindliche Formulierung der Anforderungen an die Software und den Service des Software-Anbieters! Fundierte Prüfung des Marktangebotes (potenzielle Anbieter und Systeme)! Klare und verbindliche Fixierung des Leistungsumfangs (Software und Dienstleistungen), der Liefertermine und der finanziellen Konditionen Dieses Whitepaper beschreibt die wichtigsten Herausforderungen, denen Unternehmen im Bereich Finanzen & Controlling aktuell begegnen müssen und gibt einen Überblick über den Markt für Finanz- Software (Anbietertypen, Marktstruktur, typische Funktionsumfänge, Trends etc.). Anhand eines Praxisbeispiels wird der Prozess zur strukturierten Software-Auswahl in acht Schritten von der Projekteinrichtung über Lastenhefterstellung, Marktrecherche und Ausschreibung bis hin zur Endauswahl der geeigneten Lösung gezeigt (vgl. Abbildung 1). Seite 4 von 32

5 Abbildung 1: Projektschritte einer Software-Auswahl Typische Herausforderungen für Finance & Controlling Die im Finanzwesen und Controlling zu bewältigenden Aufgaben sind vielfältig, die besonderen Herausforderungen für die einzelnen Unternehmen oft abhängig von Faktoren wie der Branche, der Größe oder der individuellen Unternehmens- bzw. Konzernstruktur etc. Es lassen sich aber auch einige typische Anforderungen ausmachen, die unabhängig von der eigenen Organisation in die Unternehmen getragen werden und z.b. aus geänderten gesetzlichen Rahmenbedingungen oder neuen technologischen Möglichkeiten entstehen. Das nachfolgende Kapitel nennt die wichtigsten dieser in den meisten Unternehmen auftretenden Herausforderungen und leitet daraus Anforderungen an die Funktionalität von Finanz-Systemen ab, die i.d.r. komplex in der Umsetzung sind, bzw. verstärkte Nachfrage im Markt finden. Konsolidierung Die Konsolidierung spielt nicht mehr nur bei Großkonzernen, sondern auch verstärkt im KMU-Bereich eine immer größere Rolle. Denn auch bei KMU der unterschiedlichsten Branchen ist eine globale Aufstellung ( global footprint ) mittlerweile oft erfolgskritisch. Das beste Beispiel hierfür ist die Entwicklung in der Automobilindustrie: Hier folgen die oft mittelständischen Zulieferer den OEMs in die Emerging Markets, wie z.b. nach China oder Indien. Da jedoch die Mittelständler häufig zu wenig Ressourcen und Erfahrung in diesem Bereich haben, gestaltet sich diese Aufgabe für die internen Mitarbeiter äußerst schwierig und muss systemseitig optimal unterstützt werden. Eine schnellere Berichterstattung (Fast Close-Prozess) und die Umsetzung von Konsolidierungspackages müssen in den Unternehmen implementiert und die Abläufe daraufhin angepasst werden. Hierbei ist die systemseitige Unterstützung essentiell wichtig für die terminliche und qualitative Performance des Finanzbereichs. In diesem Zusammenhang sind die Systemarchitektur in der Konzernstruktur und die abgelieferte Datenqualität in den Vorsystemen von Seite 5 von 32

6 entscheidender Bedeutung. Die Systemlandschaft muss daraufhin angepasst und möglichst standardisiert werden. Verrechnungspreise ( Transfer Pricing ) Das Transfer Pricing steht ebenfalls im Zusammenhang mit der zunehmenden Internationalisierung und internationalen Vernetzung der Unternehmen. Internationale Verrechnungspreise bieten die Möglichkeit, Gewinne innerhalb des Unternehmensverbundes steueroptimiert auszuweisen und dadurch steuerliche Vorteile zu erzielen. Die relevanten konzerninternen Geschäftsvorfälle sind:! Warenlieferungen und Dienstleistungen! Überlassung/Übertragung immaterieller Wirtschaftsgüter (z.b. Know-how)! Darlehen Die Finanzverwaltungen prüfen die Verrechnungspreise anhand des sog. Fremdvergleichsgrundsatzes, der konzerninterne Geschäfte solchen Geschäften gegenüberstellt, wie sie üblicherweise mit fremden Dritten getätigt worden wären. Im Bereich Verrechnungspreise besteht das Risiko, dass getroffene Vereinbarungen durch die beteiligten Steuerbehörden nicht anerkannt werden und es dadurch zu einer Doppelbesteuerung dieser Geschäfte kommt. Finanzsysteme müssen vor diesem Hintergrund Lösungen anbieten, um solche internationalen Transaktionen zu dokumentieren. Anhang und Lagebericht im Abschluss Neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung müssen Kapitalgesellschaften seit einigen Jahren einen Anhang an den Jahresabschluss anfügen, in dem einige Positionen aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung näher erläutert werden. Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich einen Lagebericht aufstellen. Der Lagebericht besteht aus mehreren Teilen, u.a. aus dem Wirtschafts-, dem Prognose- und dem Risikobericht. Mit den Neuerungen durch das BilMoG wurden diese Unternehmen z.b. außerdem verpflichtet, die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- (IKS) und internen Risikomanagementsystems(RMS) im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess zu beschreiben. Die erhöhten Anforderungen in Bezug auf den Anhang und den Lagebericht aufgrund der Regelungen des Deutschen Rechnungslegungsstandards, genauer des DRS 20 Konzernlagebericht des DRSC (Deutsches Rechnungslegungs Standards Committee e.v.) verursachen hohe manuelle Aufwände, wenn sie nicht mittels Auswertungen (z.b. Vorjahresvergleiche, Umsatzdifferenzierungen, Segmentberichte etc.) automatisiert erstellt und vom System standardisiert und vor-formatiert geliefert werden. Planung/Forecasting In vielen Unternehmen wird ein immenser Aufwand betrieben, bis die Budgetierung von den einzelnen Planungsverantwortlichen in einer verarbeitbaren Struktur vorliegt: Die Gründe hierfür liegen häufig in einer Kombination aus unzureichender Organisation des Planungsprozesses und einem Mangel an passenden Werkzeugen und Strukturen für diese Aufgaben. Darüber hinaus kann es auch menscheln, das bedeutet, dass die Mitarbeiter, die die Planungswerkzeuge bedienen sollen, dies nicht richtig, nicht rechtzeitig, oder nicht regelmäßig tun. Der IT-Berater würde von einem Seite 6 von 32

7 Anwenderproblem sprechen, wobei der Anwender zwar Teil des Problems sein mag, aber auch der Schlüsselfaktor zur Lösung desselben ist. Für einen stabilen, effizienten Planungsprozess sollten folgende Abläufe definiert sein: Straffe Organisation des Planungsprozesses: Am Anfang der Planung sollte das Management Planungsvorgaben (Leitplanken und Planungskalender) erlassen und diese in einer Anleitung fixieren und an die Beteiligten versenden. IT-Unterstützung und Vereinheitlichung der Datenbasis: Um die Geschwindigkeit der Konsolidierung von Plandaten zu erhöhen, bedarf es neben einer einheitlichen Datenstruktur auch einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur sowie einer performanten Softwarelösung. Darüber hinaus sollte der gesamte Planungsprozess stringent abgebildet werden. Dies kann zum Beispiel durch mehrere Planungsversionen systemseitig unterstützt werden. Ein Kopieren historischer Daten und deren einfache Änderung entlasten den Planungsverantwortlichen merklich. Das System sollte auch über Simulationsmöglichkeiten verfügen, um Szenarien und deren Auswirkungen darzustellen. Anwenderakzeptanz durch Benutzerfreundlichkeit: Die anwenderfreundliche Gestaltung des Planungswerkzeugs, insbesondere der Eingabemasken, bringt häufig eine Erhöhung der Akzeptanz und der Qualität der Planungsinhalte mit sich. Integrierte Plausibilitätsprüfungen erhöhen zusätzlich die Planungsqualität. Kommentierung schafft Klarheit: Die Software sollte die Möglichkeit bereitstellen, Kommentaren zu einzelnen Planungsinhalten zu hinterlegen. Diese Erläuterungen ermöglichen eine Validierung und erleichtern die Identifikation von gegebenenfalls vorhandenen Kosteneinsparpotenzialen. Einführung eines Rolling Forecast: Hiermit wird eine unterjährige Steuerung unterstützt, weil Abweichungen früher erkannt und Gegenmaßnahmen zeitnah ergriffen werden können. Der Rolling Forecast ist damit bereits eine Grundlage für den nächsten Planungszyklus und Bindeglied zwischen der Strategischen und der Operativen Planung. Damit die Planungsunterlagen zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Detaillierungsgrad vorliegen, müssen passende, leicht bedienbare Werkzeuge zur Verfügung stellen. Berichterstattung/Reporting Die Berichte aus einem Finanz- bzw. ERP-System werden verstärkt über ein Data Warehouse (DW-) oder ein Business Intelligence (BI-) System erstellt. Dies folgt der Logik, dass Informationen einerseits sehr zeitnah gefordert sind und andererseits die Berichtsempfänger neuere Technologien (z.b. Tablet- PCs, Smartphones, etc.) nutzen. Somit sind die Anforderungen der Anwender in Bezug auf Mobilität und Verfügbarkeit von Daten und Berichten ad hoc (also im Bedarfsfall) in den Systemen abzubilden. Das Zusammenführen verschiedener Informationen aus unterschiedlichen Systemen muss gewährleistet werden. Zum Beispiel muss das Reporting-System auf Daten eines Customer Relationship Management Systems (CRM) zurückgreifen und diese Informationen mit Finanzdaten verknüpfen können. Zur Interpretation der Informationen muss eine Visualisierung der Daten durch das Reporting-System gewährleistet sein. Darüber hinaus muss es Möglichkeiten der Erläuterung durch Kommentarfelder zur Verfügung stellen. Aufgrund von globalen Strukturen und der Nutzung von Matrix-Organisationen im Unternehmen muss eine Drill-Down -Funktionalität sowie ein Drehen der Dimensionen gegeben sein. Seite 7 von 32

8 Schnittstellen zu Auftragsmanagement- und anderen Systemen Viele Finanz-Systeme bieten Schnittstellen zu gängigen Auftragsmanagement-, also ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX, IFS, Infor LN/COM. Da der Informationsaustausch über Schnittstellen mit der Änderung des Programmstandes unterbrochen werden kann, ist darauf zu achten, dass die Schnittstellenbeschreibungen immer zu dem ausgelieferten Stand, sowohl des Finanz- als auch des anzubindenden Systems passen. Aktuelle Trends zeigen, dass die Beherrschung der Komplexität und die Rückführung von Customizing bzw. programmierten Anpassungen in einen Standard sehr hoch auf der Agenda der Unternehmen stehen. Das Einspielen von Updates oder Releasewechseln ist durch die individuellen Anpassungen schwierig und es müssen bei jeder Veränderung der Software die angepassten Programmteile auf deren Funktionalität hin geprüft und gegebenenfalls erneut angepasst werden. Dies generiert personellen Aufwand in den Unternehmen und verursacht zudem meist nicht unerhebliche externe Dienstleistungskosten. Kosten und Komplexität sind die Treiber dieses Trends. Weiterhin ist darauf zu achten, dass der Finanzsystemanbieter ausreichend Erfahrung in der Beherrschung der Komplexität der Abläufe und Schnittstellen mitbringt. Die Markterfahrung zeigt, dass dies in Projekten häufig deutlich unterschätzt wird. Um die Anbietererfahrungen diesbezüglich einschätzen zu können, sind neben Zertifikaten und etablierten strategischen Partnerschaften auch Referenzprojekte ein guter Indikator. Der Markt der Finanz-Software im Überblick Anbietertypen Der Markt für Finanz-Software ist vielfältig und unüberschaubar. Rund 100 Lösungen sind derzeit auf dem deutschen Markt erhältlich. Im Wesentlichen lässt sich der Markt folgende Gruppen unterteilen:! Finanzbuchhaltungs-Spezialisten! Anbieter integrierter ERP-Lösungen! Konsoliderungs-, Planungs- und Reporting-Spezialisten Der Finanzbuchhaltungs-Spezialist bietet eine Softwarelösung, deren Schwerpunkt auf der Finanzbuchhaltung (Kreditoren-, Debitoren-, Hauptbuchhaltung sowie Kostenrechnung und Controlling) liegt. Darüber hinaus bieten Anbieter dieser Gruppe meist Lösungen für die Anlagenbuchhaltung und das Liquiditätsmanagement an. Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen sind meist im Standard erhältlich, kundenindividuelle Schnittstellen sind bei einem Großteil der Anbieter möglich. In der Realität kommt kaum ein Anwenderunternehmen ohne die eine oder andere Anpassung bei der Schnittstelle zum Auftragsverwaltungssystem aus. Die Systeme der Finanzbuchhaltungs-Spezialisten sind überwiegend branchenneutral einsetzbar. Es gibt jedoch Anbieter, die einige Branchen nicht bedienen. Insbesondere der Bereich des Kredit- sowie Versicherungsgewerbes, aber auch die öffentliche Verwaltung und das Gesundheits-, Veterinär- & Sozialwesen sind hierfür Beispiele. Grund: In diesen Bereichen bestehen besondere - teilweise gesetzliche - Anforderungen, die insbesondere Anbieter von Standardsystemen nicht umsetzen können oder wollen. Der Anbieter von integrierter ERP-Software hat seinen Ursprung im ERP-Bereich bzw. hat sich im Laufe seiner Existenz vom Finanzbuchhaltungssystem- zum ERP-Anbieter gewandelt. Hier ist das Finanz-Modul - oder die Finanz-Module - Teil des ERP-Systems. In den letzten Jahren haben die Anbieter integrierter ERP-Lösungen den Funktionsumfang erheblich erweitert, so dass einige Seite 8 von 32

9 ausgereifte Finanzmodule auf dem Markt verfügbar sind. Vor einigen Jahren eigneten sich die Finanz- Module der integrierten ERP-Lösungen in erster Linie für Unternehmen aus Industrie und Handel. Diese waren oft in eine ERP-Branchenlösung integriert. Heute können auch Dienstleister sehr umfassende Lösungen am Markt finden. Es existieren z.b. integrierte Lösungen für Anwender aus den Branchen Recycling & Entsorgung, Instandhaltung & Reparatur, ebenso wie für die Gastronomie & Touristik oder für Unternehmensberatungen, um nur einige zu nennen. An dieser Stelle sei erwähnt, dass es auch Anbieter von ERP-Systemen gibt, die eine Speziallösung für die Finanzbuchhaltung so weit in Ihr ERP integriert haben, dass dieses - zumindest für den normalen Anwender - nicht mehr als Partnerprodukt erkennbar ist. Auf diese vermeintlich integrierten Systeme wird aber hier nicht weiter eingegangen, da die Lösungen als Finanzbuchhaltungs- Spezialisten bereits in den Übersichten Berücksichtigung gefunden haben. Bei den Konsolidierungs-, Planungs- und Reporting-Spezialisten handelt es sich um Anbieter, die spezielle Add-on-Software für die ausgewählten Teilbereiche zur Verfügung stellen. Zum Teil sind diese Systeme auch den Business-Intelligence-Systemen zuzurechnen. Die Entwicklung zeigt, dass deutliche Überschneidungen mit den anderen Lösungsschwerpunkten im Bereich der Finanzsystemanbieter existieren und zukünftig weiter zunehmen werden. Aufgrund der individuellen Struktur mancher Anwenderunternehmen sind solche Add-on-Programme interessant, weil sie auf verschiedene Datenbasen zugreifen und diese verarbeiten können. Hierbei wird häufig eine Summen- und Saldenliste in das System eingespielt, die mit weiteren Buchungselementen versehen ist und dadurch eine Konsolidierung oder auch eine Segmentberichterstattung ermöglicht. Auch ein Planungsprozess kann entsprechend unterstützt werden, weil eine Verarbeitung von Microsoft-Excel-Planungsdaten sehr einfach in dieses System eingespielt werden kann. Weiterführende Planungsauswertungen bis zu einer Konsolidierung mit integrierter Bilanz- und Kapitalflussplanung sind ebenfalls möglich. Mit dem Einsatz einer speziellen Reporting-Software werden die in den Unternehmen in Excel erstellten Berichte und Reports, welche bisher die Daten aus den Basissystemen (ERP, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung etc.) zusammenfassten und für das Management verdichteten, zukünftig in separaten Werkzeugen gebündelt und aufbereitet. Dieser integrierte Controllingansatz bringt eine höhere Flexibilisierung des Berichtswesens bei einer gleichzeitigen Steigerung der Datenkonsistenz mit sich (vgl. Liebe/Moewes, Weiterentwicklung von Controlling-Systemen in Evolutionsstufen am Beispiel der Pfisterer Gruppe, Zeitschrift Controlling April/Mai 2014). Typische Funktionsumfänge Der Funktionsumfang von Finanz-Software in Deutschland hat sich seit Ende des letzten Jahrtausends erheblich erweitert. Lag der Fokus früher auf der reinen Buchhaltung sowie dem Controlling für das Unternehmen, so sind die Anforderungen an den Funktionsumfang erheblich gestiegen. Die Unterstützung von mehreren Kontenplänen für unterschiedliche Länder ist mittlerweile eher Standard als Differenzierungsmerkmal. Eine erhöhte Nachfrage gibt es insbesondere im Bereich der sogenannten Compliance. Das sind Anforderungen, die sich aufgrund von Gesetzen und Richtlinien, aber auch von freiwilligen Unternehmenskodizes an ein Berichtswesen ergeben. Darüber hinaus sind auch die Anforderungen an das interne Berichtswesen stark gestiegen: So ist die grafische Darstellung von zusammengefassten, tagesaktuellen Daten wie Umsätzen und deren Nachvollziehbarkeit ein großer Motivator für Unternehmen, ihr Finanzsystem zu erneuern. Seite 9 von 32

10 Wer hat wann womit den Umsatz generiert? Solche Fragen stellt die Geschäftsführung bzw. das Management und kann nicht lange auf die Antwort einer IT-Abteilung warten, die den Bericht erst umbauen muss. Durch das geänderte, volatilere Umfeld in dem sich die Unternehmen heute befinden, ist eine schnellere und transparentere Informationsbereitstellung überlebenswichtig (vgl. Trovarit-Studie ERP in der Praxis ). Hier gilt es, Anforderungen an eine beschleunigte Abschlusserstellung ( fast close ) und eine transparente Aufbereitung des Reportings sicher zu stellen. So wird eine Koppelung der Finanz-Software mit einem - eigens dafür beschafften - Business Intelligence-System bei Anwenderunternehmen immer öfter durchgeführt. Der Funktionsumfang von Finanz-Software lässt sich in Kern- und Zusatzfunktionen unterteilen. Zu den Kernfunktionen gehören:! Hauptbuchhaltung! Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung! Zahlungsabwicklung! Anlagenbuchhaltung ( AnBu )! Controlling, Kostenrechnung Zu den Zusatzfunktionen gehören:! Reporting! Analyse! Planung! Konsolidierung! Data Warehouse! Risk Management & Compliance! Personalverwaltung (HRM)! Lohn- & Gehaltsabrechnung! Reisekostenabrechnung! Personalzeiterfassung (PZE)! Treasury! Kaufmännische Auftragsabwicklung! Automatisierte Rechnungsbearbeitung (Invoicing)! Workflow Engine Standard vs. individuelle Funktionen Es liegt auf der Hand, dass die Kernfunktionen von allen Finanzsystem-Herstellern angeboten werden, wobei der Funktionsumfang von Lösung zu Lösung stark variieren kann. Bei den Zusatzfunktionen ist das Bild noch differenzierter. Themen wie Risk Management & Compliance gelten als sehr komplex und werden nur von spezialisierten Herstellern angeboten. Der von vielen Kunden gehegte Wunsch nach einem Plug-and-Play-Finanzsystem ist zwar nachvollziehbar, in der Praxis aber, auch im mittelständischen Umfeld, kaum noch zu finden: So verstehen Software-Anbieter unter Standardfunktionalität auch Funktionen, die im Programm vorgesehen, aber durch Parametrisierung, neudeutsch customizing, eingestellt werden müssen. Wichtig für das Verständnis Seite 10 von 32

11 des Anwenders ist: Bei diesen Aktivitäten, die keine Programmierung darstellen, muss keine tiefere konzeptionelle Arbeit geleistet werden. Dies unterscheidet die Parametrisierung von der Programmierung. Bei ersterer wurde die Funktion schon vorgedacht und es muss nur noch die Passung auf die Geschäftsprozesse sichergestellt werden. Bei der Programmierung müssen die gewünschten Funktionen detailliert beschrieben, programmtechnisch umgesetzt und integriert werden, was deutlich aufwändiger ist, weil mit Iterationsschleifen zu rechnen ist. Zwar sind kleinere Systeme bei den Zusatzfunktionen eher schmal aufgestellt und die Systemhäuser müssen den Funktionsumfang den Anforderungen der Kunden sehr häufig individuell anpassen um eine entsprechende Funktionstiefe anzubieten anbieten zu können. Dies führt in Projekten zu Aufwänden in der Implementierung, die den häufig günstigeren Anschaffungs- und Betriebskosten sowie dem Bestreben, im Standard der Software zu bleiben, entgegenstehen. Große Systeme hingegen, bieten ein tendenziell breites Funktionsspektrum, welches insbesondere für Kunden interessant ist, die sich häufig ändernde Anforderungen an ein Finanzsystem haben (z.b. aufgrund von starkem Wachstum). Dafür sind bei diesen Lösungen die Lizenz-Aufwände (und damit auch die Betriebskosten aufgrund der meist an die Lizenzkosten gebundenen Wartungs- und Pflegegebühren) sowie die Aufwände für die Administration der Software häufig höher als bei den schlanken Lösungen. Die Frage, wie viel Standard eingesetzt werden kann und wie viel individuell programmiert werden muss, ist in erster Linie von den Unternehmensprozessen abhängig. Existieren überwiegend standardisierte Prozesse und sind diese relativ stabil, so werden individuelle Anpassungen nur in geringem Umfang notwendig sein. Gleiches gilt für die Prozesse in Konzern- bzw. Gruppenstrukturen. Es gilt insbesondere zu entscheiden, wie eine Systemarchitektur auszugestalten ist und ob mit einem Standard konzern- bzw. gruppenweit gearbeitet werden kann ( Einproduktstrategie ). Die Alternative besteht in einem sog. Best of Breed -Ansatz, der für jede Organisationseinheit ein passendes System und die Zusammenführung in einem separaten Spezialwerkzeug vorsieht. Für beide Varianten gilt: Technisch machbar ist fast alles. Es stellt sich hier jedoch die Frage, ob es nicht sinnvoller ist, die physischen und informatorischen Prozesse zu überdenken, um den Programmieraufwand zu begrenzen, der, neben den Aufwänden bei der Ersteinführung, in der Regel auch bei Release-Wechseln Schwierigkeiten, zumindest aber Aufwand in Form von Zusatzkosten, bereiten kann (vgl. hier auch die Ausführungen auf Seite 8 zu den Herausforderungen). Im Rahmen des Auswahlverfahrens ist besonderes Augenmerk auf die individuellen Programmierungen zu legen. Dieser Bereich nimmt schnell größere Dimensionen ein als im Vorfeld geplant. Hier ist genau zu prüfen, welche Funktionen zwingend erforderlich sind und welche nur niceto-have sind, aber ggf. einen hohen Anpassungsaufwand verursachen. Hilfreich für die Lösungsanbieter ist eine möglichst genaue Beschreibung der Anforderungen an die Software bzw. eine transparente Darstellung der Prozesse und Abläufe. Gerade den unternehmensspezifischen Prozessen sollte Aufmerksamkeit geschenkt werden, da diese meist den Anpassungsaufwand erheblich nach oben treiben. Es ist zu prüfen, inwieweit diese Prozesse nicht harmonisiert, also an einen Standard angeglichen werden können. Trends im Finanz-Software-Markt Der Markt für Finanz-Software ist funktional gesehen derzeit verhältnismäßig dynamisch. Und dies nicht, weil die Anforderungen der Kunden immer differenzierter werden und damit bestehende Funktionen immer tiefer und individueller ausgebaut werden. Die horizontale Erweiterung des Funktionsspektrums beschränkt sich nicht nur auf die Integration von Planungs- und Seite 11 von 32

12 Berichtsfunktionen. Insbesondere der Gesetzgeber (Stichwort eblianz und FeRD) und die zunehmende Internationalisierung der Wirtschaft (Stichwort SEPA) sind Treiber für neue Funktionen. Dennoch ist derzeit kein Megatrend zu erkennen. Vielmehr müssen Finanz-Softwareanbieter durch die Erweiterung der Systemfunktionen die Anforderungen von Gesetzgeber und globalen Trends umsetzen, um am Markt zu bestehen. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über typische Entwicklungsfelder der Finanz-Anbieter. Seite 12 von 32

13 Entwicklungsfeld ebilanz SEPA Wertorientierte Unternehmensführung Basel III Internationale Rechnungslegung Ersetzen von Excel in der Planung Ersetzen von Excel im Reporting ZUGFeRD Beschreibung Elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses an die Finanzbehörden in Deutschland. Umsetzung des internationalen Standards im Zahlungsverkehr. Umsetzung kennzahlenbasierter Controlling-Konzepte (KPI-Steuerung) für das unternehmensweite Berichtswesen. Die Anforderungen entstehen durch Management einerseits und externen Berichtsempfänger (Aktionäre) andererseits. Erhöhte Berichtsanforderungen von Kreditinstituten zur Beurteilung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens und Einhaltung der Covenants (Vereinbarungen mit Banken im Rahmen des Kreditvertrags). Abbildung der gängigen Standards IFRS und US-GAAP mit automatischer Überleitung zu HGB bzw. umgekehrt. Umsetzung im Rahmen eines Dashboards bzw. BI- Systems. Umsetzung im Rahmen eines Dashboards bzw. BI System. Durch das vom BMWI gegründete Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelter Standard für das E-Invoicing mittels pdf/a zur drastischen Vereinfachung der Rechnungsabwicklung von Unternehmen. Seite 13 von 32

14 Übersicht Finanz-Software- Lösungen Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über Anbieter und Finanz-Systeme, die auf der Auswahl- und Ausschreibungsplattform IT-Matchmaker Plattform veröffentlicht sind. Die Tabelle ist nicht vollständig, enthält aber alle wesentlichen Anbieter aus dem Bereich Finanz-Spezialisten. Quelle: Angaben der Anbieter, Trovarit AG (Stand: ) Kategorie / Schwerpunkt Allgemein Zielsegment: Größe Unternehmen Branchenfokus Rechnungswesen ERP (Integriert FiBu) Reporting Planung Konsolidierung Lösung: ABACUS Research, ABACUS vi abas, abas Business Suite Anzahl Mitarbeiter Anzahl Installationen Kleinere Unternehmen (1-99 Mitarbeiter) Mittlere Unternehmen ( Mitarbeiter) Größere Unternehmen (>=500 Mitarbeiter) Hoch (wenige Branchensegmente) Mittel (ausgewähltes Branchenspektrum) Keine (Branchenunabhängig) ABF Software-Systeme, ABF- Finanzbuchhaltung ADDISON, Komplettlösung für das Rechnungswesen antares Informations-Systeme, antares analyzer antares Informations-Systeme, antares BSC antares Informations-Systeme, antares planner antares Informations-Systeme, antares RiMIS K.A AplusAG.CH, A+L BusinessMaker 4 4 K.A arcplan, arcplan Enterprise K.A BCC Business Competence Center, AnCo Analytisches Controlling K.A b-imtec, TARGIT BI Suite Bison, Bison Process BMD, BMD Business Software BMU, BMU-EZV 4 30 K.A BOARD, Management Intelligence Toolkit Comarch, Comarch ERP Enterprise Comarch, Comarch Financials Enterprise COMPUS Computer, DATEV- Schnittstelle für AX CoPlanner Software & Consulting, COPLANNER Corporate Planning, Corporate Planning Suite K.A K.A. K.A. K.A CSB-System, CSB businessware Seite 14 von 32

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