Gesucht: Wissensmanager (m/w) Anforderungen/Stellenprofile aus der Sicht einer Personalberatung Erlangen 14/09/06 Elka Sloan

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1 Gesucht: Wissensmanager (m/w) Anforderungen/Stellenprofile aus der Sicht einer Personalberatung Erlangen 14/09/06 Elka Sloan

2 Inhalt Wissensmanagement Wer, Warum, Wo, Wann? Die Wissensmanager (m/w) was machen die eigentlich? Die Wissensmanager (m/w) was sind das für Leute?

3 KM Wer, Warum, Wo, Wann?

4 Wissensmanagement - Wer braucht so etwas? Professional Services : Kanzleien, Beratung, WP, Investmentbanken Das Wissen der Mitarbeiter ist die einzige Ressource des Unternehmens Hohe Personalfluktuation Teil des Geschäftsmodells Das Organisationsmodell erfordert Maßnahmen gegen empire building Andere Branchen Jedes auf F&E basierende Unternehmen Jedes Unternehmen 1

5 Wissensmanagement - Warum braucht man so etwas? Bei den Dienstleistern ist WM ein entscheidender Erfolgsfaktor Unerlässlich in der Projektarbeit mit den Kunden Ausgezeichnetes Instrument zur Förderung der Zusammenarbeit zwischen Kompetenzbereichen Marketing und PR sind ebenfalls darauf angewiesen Industrieunternehmen sind wesentlich komplexer ihr Bedarf an WM natürlich auch Kein Kundendienst, der diesen Namen verdient ohne WM WM vernetzt Abteilungen, die nur indirekt miteinander zu tun haben Marketing und PR sind ebenfalls darauf angewiesen 2

6 Wissensmanagement - Wo ist es in der Organisation angesiedelt? WM hat eine Menge mit IT zu tun, aber es ist keine IT- Funktion Es ist eine typische Matrix-Funktion, die zu allen Bereichen der Organisation in Bezug steht Es wird am besten als unabhängige Einheit definiert Seine beste Aufhängung in der Hierarchie ist so weit oben wie möglich 3

7 Wissensmanagement - Wann braucht man das? WM wird häufig in Situationen des Wandels eingesetzt Wenn ein Unternehmen eine gewisse kritische Masse erreicht hat Bei der Integration fusionierter Unternehmen Bei Umstrukturierungen Auf keinen Fall darf es als Element des normalen Tagesgeschäfts unterschätzt werden 4

8 Die Wissensmanager (m/w) Was machen die eigentlich?

9 WM, IT und der Faktor Mensch Auch wenn man WM als reine IT-Anwendung sieht Jede IT Anwendung ist immer nur so gut wie ihre Nutzer und ihre Administratoren Jede Funktion ist immer nur so gut wie ihr Rückhalt auf der obersten Führungsebene Auch wenn man WM nicht so sieht... Ein Wissensmanager muss die Technik genau verstehen - Ihren strategischen Nutzen und ihre Grenzen 5

10 Was macht ein Wissensmanager konkret? I Beispiele von immer wiederkehrenden Themen aus Stellenbeschreibungen bei Dienstleistern Erfassung des geistigen Kapitals/Eigentums, seine Aufbereitung und interne Distribution über das WM-System Qualitätssicherung unter dem Aspekt des Kundennutzens Unterstützung des Marketing / Erstellung diesbezüglicher Materialien Unterstützung des Angebotsprozesses 6

11 Was heißt das im Detail? 1.) Wie jede andere Funktion im Unternehmen ist WM nicht statisch und wird durch die jeweilige Phase des Lebenszyklus bestimmt Wenn WM eingeführt werden soll, müssen strategische Ziele und Einsatzrichtlinien erstellt werden Auch wenn die oberste Führungsebene voll dahinter steht, müssen alle Beteiligten für das Vorhaben gewonnen werden Die richtige Plattform muss ausgewählt und ein operativer Rahmen abgesteckt werden (Indexierung/Erschließung, Zugriffsrechte, Anreize, Aktualisierungszyklen, Verfallsdaten, etc.) Cont. 7

12 Cont. Was heißt das im Detail? 2.) Wenn die Planung abgeschlossen ist, kann man anfangen, die Datenbank zu füllen Einsammeln von Materialien bei Projektleitern, Gruppenmanagern und Vordenkern im gesamten Unternehmen Aufbereiten, Qualitätskontrolle, Erschließung/Indexierung und Einstellen in die Datenbank; ggf. Neuzusammenstellung von Inhalten; Erstellung neuer Dokumente Sobald ein gewisser Bestand zugänglich ist, müssen alle Mitarbeiter geschult werden sowohl in der richtigen Nutzung, als auch in der zukünftigen Beschickung Cont. 8

13 Cont. Was heißt das im Detail? 3.) Im Falle eines gut etablierten und akzeptierten Systems sind die Arbeitsanforderungen vollkommen verschieden Auf der operativen Seite lenkt der KM seine Aufmerksamkeit auf Nutzungsbeobachtung und Qualitäskontrolle Internes Marketing/Nutzerschulungen bleiben Teil der Agenda, aber der Schwerpunkt verlagert sich auf den strategischen Einsatz von WM auf dem Weg zum kommerziellen Erfolg Der effektive WM ist ein aktiver Netzwerker, der seine Beziehungen quer über die Hierarchiestufen und die Funktionen zu pflegen weiß Der effektive WM ist mit den Märkten seines Unternehmens bestens vertraut und agiert als Seismograph für neue Themen und Marktchancen 9

14 Was macht ein Wissensmanager konkret? II Beispiele von immer wiederkehrenden Themen aus Stellenbeschreibungen bei normalen Unternehmen Bereitstellung aller relevanten Informationen für Vertrieb/Kundendienst Unterstützung der Effizienz in F&E und des Patentprozesses Unterstützung der Marketingprozesse Unterstützung des Angebotsprozesses Unterstützung von Beschaffung/Einkauf Unterstützung der Personalprozesse Mit anderen Worten: Ein WM stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Informationen haben, die sie brauchen, um ihre Arbeit richtig zu tun 10

15 Im Industrieunternehmen brauchen die meisten Bereiche ihr eigenes WM Die Komplexität und die einzelnen Prozesse unterscheiden sich von Bereich zu Bereich Der Lebenszyklus von WM in der Bereichsfunktion ist mit dem vorher gezeigten Dienstleister-Modell vergleichbar Bereichs-WM müssen natürlich sehr engen Kontakt untereinander halten 11

16 Der Wissensmanager (m/w) Was ist das für ein Mensch?

17 Der Wissensmanager- Eine Art RoboCop? Auf der IT Seite Muss er/sie sich genau mit den verschiedensten Systemen auskennen Muss er/sie in der Lage sein, in IT-Begriffen und Funktionen zu denken Auf der organisatorischen/menschlichen Seite Muss er/sie die Organisation und ihr Geschäftsmodell genau kennen Muss er/sie die Prozesse genau kennen, die durch WM unterstützt werden sollen Muss er/sie die interne Politik/Machtverhältnisse genau kennen 12

18 Qualifikationen: Ein Hochschulabschluss natürlich aber welches Fach? BWL ist gut, aber der Schwerpunkt sollte auf Orga/ Personal und prozessorientierten Themen gelegen haben Informations/Wissensmanagement ist auch gut, aber... es sollte großer Wert auf konkrete Wirtschaftserfahrung gelegt werden Eigentlich ist das Fach nicht so wichtig solange ein/e Bewerber/in systematisch denken kann und die richtigen Erfahrungen und Fähigkeiten mitbringt 13

19 Typische Anforderungen Umgang mit Menschen Kommunikation in Wort und Schrift Fähigkeit zum Coaching / Training Führungsqualitäten Teamgeist Diplomatie Motivation & Disziplin Überzeugung und Glaubwürdigkeit Organisationstalent / Fähigkeit Prioritäten zu setzen Belastbarkeit 14

20 Der ideale Wissensmanager (m/w) eine vielseitige Persönlichkeit Analytisch, aber nicht ausschließlich linear denkend Numerisch, aber auch verbal veranlagt Detailorientiert, aber mit Sinn für das Große Ganze Technisch versiert, aber kommunikativ Eine Führungspersönlichkeit, aber kein Alpha-Tier 15

21 Vielen Dank für f r Ihre Aufmerksamkeit!

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