Mobiles Arbeiten: Toshiba und OneNote für größere Produktivität und höheren Geschäftswert

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1 HAUPTARTIKEL MOBILES ARBEITEN, WHITEPAPER MO- MOBILES BILER LIFESTYLE WORKING ARBEITEN Mobiles Arbeiten: Toshiba und OneNote für größere Produktivität und höheren Geschäftswert Mobiles Arbeiten

2 IN DER MODERNEN, HEKTISCHEN, IMMER MOBILER WERDENDEN WELD BRAUCHEN WIR ECHTZEITZUGRIFF AUF DATEN. SELBST EINE KURZE VERZÖGERUNG, WENN WIR NACH EINER WICHTIGEN NOTIZ SUCHEN, KANN FÜR UNTERNEHMEN UND PRIVATPERSONEN GLEICHERMASSEN ZU ERHEBLICHEN EINBUSSEN FÜHREN. DER EINFACHE ZUGRIFF AUF NOTIZEN, DATEN UND AUFGABENLISTEN IST EIN MUSS FÜR DIE EFFEKTIVE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG UND DIE EFFIZIENTE ZUSAMMENARBEIT. ALS ANTWORT AUF DIESE ANFORDERUNGEN BIETEN DIE NOTEBOOKS VON TOSHIBA, KOMBINIERT MIT MICROSOFT ONENOTE 2003, DEN BENUTZERN EINE ZENTRALE ANLAUFSTELLE, AN DER SIE IHRE DATEN ERFASSEN, ORDNEN, NUTZEN UND FREIGEBEN KÖNNEN. IN DIESEM WHITEPAPER ERFAHREN SIE, WIE TOSHIBA-NOTEBOOKS MIT MICROSOFT OFFICE ONENOTE 2003 IHRE PRODUKTIVITÄT STEIGERN UND DEN GESCHÄFTSWERT IN JEDEM UNTERNEHMEN ERHÖHEN KÖNNEN. INHALTSVERZEICHNIS 01. EFFIZIENTERES MOBILES ARBEITEN MIT TOSHIBA UND ONENOTE 02. HÖHERER GESCHÄFTSWERT DURCH TOSHIBA UND ONENOTE: SZENARIEN UND LÖSUNGEN A) SZENARIO NR. 1: DER WISSENSMANAGER B) SZENARIO NR. 2: TEAMARBEIT AUF EINFACHE WEISE C) SZENARIO NR. 3: ARBEITEN IN DER VIRTUELLEN WELT 03. ZUSAMMENFASSUNG DER FUNKTIONEN UND VORTEILE 04. ZUSAMMENFASSUNG Mobiles Arbeiten 2

3 EFFIZIENTERES MOBILES ARBEITEN MIT TOSHIBA UND ONENOTE In den vergangenen Jahren hat der mobile Computereinsatz unsere Arbeitsweisen revolutioniert. Wir erhalten immer stärker den Zugriff auf mehrere Datenquellen und formate, auf die wir über schnurgebundene Verbindungen oder auch über Wirelessund DFÜ-Verbindungen zugreifen. Daten in Echtzeit erfassen, organisieren, verwenden, weitergeben diese Tätigkeiten sind uns in Fleisch und Blut übergegangen. Toshiba und OneNote sorgen in ihrer Kombination für eine noch höhere Effizienz beim mobilen Arbeiten. Und zwar auf vier Methoden: Das einfache Erfassen, Organisieren, Verwenden und Weitergeben von Informationen wird immens erleichtert. 1. INFORMATIONEN ERFASSEN Wir empfangen Informationen aus unzähligen Quellen und in zahllosen Formaten. Bei Besprechungen, Gesprächen, Telefonaten und Diskussionen sind wir gehalten, präzise und aussagekräftige Notizen anzufertigen. Anschließend müssen wir diese Daten verinnerlichen und analysieren. Mit OneNote können problemlos verschiedene Informationsformate und quellen in einem einzigen Repository zusammengefasst werden, z.b. getippte Notizen, handschriftlich vorgenommene Eintragungen, Videoclips, Auszüge aus Webseiten und vieles mehr. Durch die Möglichkeit, sämtliche erfassten Informationen an einer beliebigen Position auf der Seite einzufügen, wird das Erfassen von Notizen zu einer spontanen, intuitiven Angelegenheit. 2. INFORMATIONEN ORGANISIEREN UND DEN ÜBERBLICK BEHALTEN Sobald wir die nötigen Informationen erfasst haben, müssen wir entscheiden, welche Informationen wir behalten wollen, welche Notizen verworfen werden sollen und welche wir weiter verfolgen möchten. Hierzu müssen alle Notizen schnell aufgefunden werden und die darin enthaltenen Informationen müssen sich schnell entziffern und abrufen lassen. Bei dieser Aufgabe müssen handschriftliche oder aufgezeichnete Informationen häufig neu getippt oder übertragen werden. Mit OneNote können Wissensmanager alle ihre Notizen (auch handschriftliche Texte und Audioclips) zusammen an einem zentralen Ort speichern und damit schon bei der Erfassung organisieren. Auf diese Weise können die Abrufen Austauschen Erfassen Organisieren Wissensmanager den Zeitaufwand für die mühsame Suche nach Notizen und relevanten Informationen beträchtlich reduzieren und sich stattdessen auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren. Mobiles Arbeiten 3

4 3. INFORMATIONEN ERNEUT VERWENDEN Die in Notizen abgelegten Informationen bilden häufig die Grundlage für das geistige Kapital eines Unternehmens. Wenn diese Informationen verloren gehen sollten oder sich nicht ohne weiteres entziffern lassen, ist wertvolles geistiges Kapital verloren. Die in OneNote gespeicherten Notizen können problemlos veröffentlicht oder präsentiert werden, weil sich diese Informationen rasch als Basis für Dokumente, Präsentationen und Angebote zusammenstellen lassen. Mit den innovativen Suchfunktionen von OneNote können Wissensmanager schnell und einfach auf ältere Notizen aus früheren Besprechungen, Telefonaten oder Kundengesprächen zugreifen. Nach Untersuchungen von Microsoft konnten Unternehmen, die auf OneNote umgestiegen sind, den Zeitaufwand für die Korrektur von Dokumenten um 50 % senken, die Bearbeitungszeit der Dokumente um 15 % verkürzen und die Betriebsleistung um 30 % steigern. 4. ONENOTE-NOTIZEN MIT ANDEREN BENUTZERN AUSTAUSCHEN Dank der Funktionen zur Weitergabe von Notizen kann die Zusammenarbeit noch effektiver gestaltet werden. OneNote-Benutzer können ihre Notizen im HTML-Format als Webseite speichern und dann auf einer Dateifreigabe, einem Webserver oder einer SharePoint -Site ablegen. Andere Benutzer können diese freigegebenen Notizen dann über einen Webbrowser abrufen oder auch in Microsoft Word öffnen und bearbeiten. Über die OneNote-Funktion für Freigabesitzungen können die Mitarbeiter zudem eine Peer-to-Peer- Netzwerksitzung einleiten oder an einer solchen Sitzung teilnehmen, bei der mehrere Benutzer gemeinsam an freigegebenen OneNote-Seiten arbeiten. Im Anschluss an eine Besprechung können die konsolidierten Notizen in OneNote schnell und einfach per oder über das Internet an Beteiligte und Interessierte übermittelt werden. OneNote gibt Wissensmanager die Möglichkeit, effektive Notizen von Besprechungen anzufertigen und diese Informationen zusammen mit allen anderen relevanten Dokumenten an einem zentralen Ort abzulegen, um so den Bedarf an Folgebesprechungen, telefonaten und diskussionen auf ein Minimum zu reduzieren. Untersuchungen zeigen, dass Besprechungszeiten durch die effektive Notizenverwaltung in OneNote um 50 % verkürzt werden können. GESCHÄFTSWERT DURCH TOSHIBA UND ONENOTE SZENARIEN UND LÖSUNGEN Der Erfolg eines modernen Unternehmens ist stark von der Produktivität der einzelnen Mitarbeiter und der Produktivität bei der Zusammenarbeit insgesamt abhängig. Wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten ihre Aktivitäten aufeinander abstimmen und ihre Informationen gemeinsam nutzen müssen, ist insbesondere die Möglichkeit zur effektiven Online-Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden werden drei Szenarien vorgestellt, die den höheren Geschäftswert durch Toshiba und OneNote für die immer stärkere Ausrichtung auf das mobile Arbeiten demonstrieren. SZENARIO NR. 1: DER WISSENSMANAGER Die heutigen Wissensmanager stehen tagtäglich einer Myriade an Aufgaben gegenüber. Der größte Teil dieser Aufgaben (Telefonate, Besprechungen, Mobiles Arbeiten 4

5 Vorstellungsgespräche oder auch einfach nur das Notieren von Ideen) umfasst Aufzeichnungen für den persönlichen oder beruflichen Gebrauch. In dieser schnelllebigen Welt neigen wir mittlerweile jedoch immer mehr dazu, unsere Notizen und Ideen auf Broschüren, Haftnotizen oder losen Blättern niederzuschreiben. Diese Informationsquellen sind häufig nur unter gewissen Schwierigkeiten aufzufinden und brillieren dann in der Regel nicht gerade mit logischer Stimmigkeit. Wie wir meist aus eigener Erfahrung wissen, ist das Suchen und das Entziffern dringend benötigter Informationen äußerst frustrierend. IT-Spezialisten werden mit Informationen aus unterschiedlichen Quellen und in unterschiedlichen Formaten überhäuft. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie nehmen an einer virtuellen Besprechung der Geschäftsleitung teil und Sie werden aufgefordert, den Inhalt eines Telefongesprächs mit einer Vertriebsmitarbeiterin wiederzugeben. Sie haben gerade aufgelegt und Sie wissen, dass Sie die wichtigsten Daten notiert haben, die diese Mitarbeiterin Ihnen mitgeteilt hat. Alle Besprechungsteilnehmer warten auf Ihre Antwort, aber Sie können die richtigen Zettel in dem Papierberg auf Ihrem Schreibtisch einfach nicht finden. Verärgert suchen Sie weiter, nur um festzustellen, dass Sie Ihre eigene Schrift in den letztlich doch noch gefundenen Notizen nicht entziffern können, weil Sie sie nur eilig hingeworfen haben. Kommt Ihnen das bekannt vor? Mit diesem Problem stehen Sie nicht allein auf weiter Flur: Eine Untersuchung von Microsoft zeigt, dass sage und schreibe 23 % aller Wissensmanager notwendige Informationen nicht in ihren Notizen finden können. Untersuchungen von IDC weisen außerdem darauf hin, dass Wissensmanager zwischen 15 % und 30 % ihrer Arbeitszeit damit verbringen, nach den notwendigen Informationen für ihre Arbeit zu suchen. LÖSUNG MIT TOSHIBA UND ONENOTE Diese Untersuchungsergebnisse sollten jedes größere Unternehmen in Alarmbereitschaft versetzen. Diese Angaben lassen jedoch auch darauf schließen, dass die Produktivität deutlich gesteigert werden kann, wenn hoch qualifizierte Mitarbeiter mit effizienteren Mitteln zum Erfassen und Organisieren von Notizen ausgestattet würden. Die gute Nachricht: Toshiba-Notebooks mit OneNote steigern die Effizienz. Die Wissensmanager können alle ihre Informationen in mehreren Formaten zentral speichern und verwalten und somit auch schnell und einfach auffinden. Mobiles Arbeiten 5

6 Mit Toshiba-Notebooks und OneNote können Sie Ihre Ideen festhalten während Sie unterwegs sind. Die Notizen können in einem einzigen Repository getippt, handschriftlich eingetragen oder aufgezeichnet werden. Die langwierige, frustrierende Suche nach Daten gehört damit endgültig der Vergangenheit an. An einem hektischen Arbeitstag müssen sich Wissensmanager mit Toshiba-Notebook oder Tablet PC keine Gedanken mehr darüber machen, wie und wo sie die notwendigen Informationen auffinden können. Diese Mitarbeiter können alle Daten schnell und einfach erfassen und abrufen, und zwar unterwegs, im Büro und daheim gleichermaßen. Die Mobilität bedeutet darüber hinaus, dass die Informationen (über eine schnurgebundene Verbindung oder eine Wireless-, DFÜ- oder WWAN- Verbindung) den ganzen Tag über erfasst oder aktualisiert werden können. SZENARIO NR. 2: TEAMARBEIT AUF EINFACHE WEISE Ein bedeutender Aspekt der Zusammenarbeit ist der Aufbau geistigen Kapitals, das wiederverwendet und so einen höheren, dauerhaften Wert für das Unternehmen bildet. Viele Mitarbeiter werden jedoch von unzähligen Datenquellen überschwemmt, beispielsweise Diagramme, s, handschriftliche Notizen, getippte Dokumente, Web-Ausschnitte, Video- und Audioclips usw. usf. Die Zusammenfassung sämtlicher Daten an zentraler Stelle erweist sich daher meist als äußerst verzwickt. Und wenn Notizen handschriftlich niedergeschrieben wurden oder einfach nicht organisiert sind, können die Informationen nicht so ohne weiteres an andere Mitarbeiter weitergegeben werden. Sie befinden sich beispielsweise in einer Teambesprechung und Sie möchten Ihre handschriftlichen Kommentare an ein anderes Teammitglied weitergeben. Sie fotokopieren Ihre Notizen und übergeben dem Teammitglied die Kopie. Das Teammitglied kann jedoch Ihre Handschrift nicht lesen und muss daher eine weitere Besprechung planen, um Ihren Kommentar überhaupt durchgehen zu können. Das bedeutet verlorene Produktivitätszeit für beide Beteiligten. Diesmal tippen Sie Ihre Notizen ab, was allerdings mehr Zeit in Anspruch nimmt. Effektives Teamwork setzt voraus, dass Informationen und Aufgabenlisten gemeinsam verwendet werden können. Mobiles Arbeiten 6

7 Sie haben Ihre elektronischen Notizen an Ihren Teamkollegen gesendet. Der Teamkollege erstellt nun eine endgültige Fassung des Dokuments, das Sie bearbeitet haben, und sendet es an alle Beteiligten und Interessierten. Dann erst merken Sie, dass einige Daten im Dokument fehlen, weil Sie vergessen haben, ein bestimmtes Dokument an Ihre Notizen anzuhängen. Sie tun die Angelegenheit ab, weil die Daten nicht überlebenswichtig sind. Die Nichtweitergabe dieser Informationen führt jedoch zu einem Verlust an geistigem Kapital im Unternehmen. LÖSUNG MIT TOSHIBA UND ONENOTE Um den Verlust von geistigem Kapital aus verlorenen oder nicht organisierten Notizen zu vermeiden, werden Wissensmanager mit Toshiba-Notebooks und OneNote in die Lage versetzt, alle ihre Notizen und Dokumente zentral zu erfassen: Office-Dokumente, Web-Ausschnitte, handschriftliche Vermerke, Audiound Videoclips, Grafiken und Diagramme. Durch diese zentrale Speicherung bilden Ihre Notizen eine solide Grundlage für die Erstellung von Dokumenten und für die Weitergabe an andere per oder über das Internet. Als Hilfe beim Organisieren der Daten unterstützt OneNote nicht die Erstellung von Projekt- und Aufgabenordnern und von Aufgabenlisten. Mithilfe dieser Funktion können Sie eine Aufgabenliste anlegen und Ordner für die einzelnen Aufgaben und Projekte anlegen. Damit können Sie Ihren Arbeitsablauf strukturieren und es ist gewährleistet, dass alle Tätigkeitsbereiche lückenlos zugewiesen sind. Die Notizen und Informationen in OneNote können schnell und einfach per oder über andere Microsoft-Anwendungen weitergegeben werden (z.b. Word). Durch die nahtlose Integration in Outlook können Sie außerdem eine Aufgabe auswählen und dann per Mausklick sofort Termine und Kontakte erstellen. Aufgabenlisten erleichtern die Organisation. Ein Verlust an geistigem Kapital kann auch dann auftreten, wenn Daten gelöscht oder beschädigt werden oder wenn Hardware beschädigt oder gar gestohlen wird. Um jederzeit den Schutz der Daten gewährleisten zu können, stellt OneNote automatische Datensicherungen bereit, wenn Daten versehentlich geändert oder gelöscht wurden. Mit Toshiba EasyGuard können die Benutzer zudem die RAID-1-Option für die Datenspiegelung auswählen, mit der eine Sicherungskopie der gesamten Festplatte angelegt wird. Bei Diebstahl oder Datenverlust können die Notizen von der Festplattenspiegelung wiederhergestellt werden. Neben RAID werden die auf einem Notebook gespeicherten Daten durch weitere Toshiba EasyGuard-Funktionen geschützt, z.b. HDD-Schutz und Shock Protection Design. Mobiles Arbeiten 7

8 SZENARIO NR. 3: ARBEITEN IN DER VIRTUELLEN WELT Viele Unternehmen erstrecken sich über mehrere Standorte oder sogar Länder, sodass virtuelle Besprechungen immer mehr die Regel werden und die Zusammenarbeit mit Kollegen an anderen Orten für die meisten Wissensmanager zum täglichen Brot gehört. Die Führung aussagekräftiger Protokolle dieser virtuellen Besprechungen ist von entscheidender Bedeutung für die Produktivität, weil die kurzfristige Planung einer Nachfolgebesprechung oder eines weiteren Telefonats zur Klärung fraglicher Punkte häufig durch die Zeitverschiebung und die Tätigkeit an verschiedenen Standorten erschwert wird. Dies kann wiederum zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung führen oder gar zum Verlust einer Geschäftschance. Oft müssen auch die festgehaltenen Notizen direkt im Anschluss an eine Besprechung oder ein Kundengespräch an die Beteiligten und Interessierten weitergegeben werden. Insbesondere für mobile Mitarbeiter ist die nahtlose Anbindung in solchen Fällen unerlässlich. Falls die Wissensmanager keinen Echtzeitzugriff auf die neuesten, stets aktualisierten Informationen besitzen, können die Produktivität und die effektive Entscheidungsfindung leiden. Der Zugang zu Echtzeitdaten ist in der heutigen, schnellen Arbeitswelt ein wesentlicher Faktor. Stellen Sie sich einen Kundenbetreuer vor, der gerade eine Präsentation vor Ort bei einem Kunden in Australien abgeschlossen hat. Der Kunde ist zufrieden mit der Präsentation, benötigt jedoch noch weitere Informationen über den aktuellen Stand des Unternehmens selbst. Der Kundenbetreuer richtet eine virtuelle Besprechung mit allen Beteiligten und Interessierten ein, die sich größtenteils am Firmenhauptsitz in Großbritannien befinden, und gibt eine detaillierte Schilderung der Kundenbesprechung und der daraus sich ergebenden Anfrage ab. Die Antwort muss bis zum nächsten Morgen bereitstehen. Die Beteiligten notieren die Anfrage handschriftlich und sagen eine Antwort zu. Der Kundenbetreuer öffnet das per gesendete Dokument am darauffolgenden Morgen. Dabei stellt er fest, dass einige Antworten unvollständig sind und andere ganz fehlen. Wegen der Zeitverschiebung kann er die meisten Beteiligten nicht direkt erreichen, sodass er dem Kunden das unvollständige Dokument übersenden muss. Mobiles Arbeiten 8

9 LÖSUNG MIT TOSHIBA UND ONENOTE In der heutigen Weltwirtschaft kann die mangelnde Fähigkeit, Informationen in Echtzeit weiterzugeben und abzurufen, zu verhängnisvollen Ergebnissen führen und den Verlust zahlloser Geschäftschancen nach sich ziehen. Mit Toshiba- Notebooks mit OneNote sind Mitarbeiter in der Lage, Informationen oder Notizen zur Überprüfung oder Wiederverwendung zu vernetzen und abzurufen. OneNote-Benutzer können ihre Notizen im HTML-Format als Webseite speichern und dann auf einer Dateifreigabe, einem Webserver oder einer SharePoint-Site ablegen. Andere Benutzer können diese freigegebenen Notizen dann über einen Webbrowser abrufen oder auch in Word öffnen und bearbeiten. Eine solch breit gefächerte Unterstützung für die Weitergabe von Informationen sorgt dafür, dass alle Beteiligten und Interessierten jederzeit, unkompliziert und in Echtzeit auf die neuesten Informationen zugreifen können. Über die OneNote-Funktion für Freigabesitzungen können die Mitarbeiter eine Peer-to-Peer-Netzwerksitzung einleiten oder an einer solchen Sitzung teilnehmen, bei der mehrere Benutzer gemeinsam an freigegebenen OneNote-Seiten arbeiten. Der Kundenbetreuer, der an einer virtuellen Besprechung teilnimmt, kann über das Toshiba-Notebook mit ConfigFree -Software eine Verbindung aufbauen, sich der Freigabesitzung in OneNote anschließen und dann die erforderlichen Informationen an alle Beteiligten und Interessierten weitergeben. Mit Microsoft Windows SharePoint Services kann er außerdem einen Ordner mit den ausführlichen Notizen, die er bei der Kundenpräsentation anfertigte, auf einer SharePoint Services-Site für alle Teammitglieder zur Verfügung stellen, die über die entsprechende Leseberechtigung verfügen, um so sicherzustellen, dass seine Anfrage unmissverständlich aufgenommen wurde. OneNote-Dokumente können gemeinsam verwendet werden und ermöglichen so ein effektives virtuelles Teamwork. Zum Schutz der Daten unterwegs bietet OneNote verschiedene Schutzebenen an, bei denen alle Notizen oder auch nur ausgewählte Abschnitte mit einem Kennwort geschützt werden. Die Toshiba EasyGuard-Funktionen wie Trusted Platform Module (TPM), Executable Disable Bit (XD-Bit) und der Fingerabdruckscanner schützen die Daten auf dem Computer jederzeit, auch bei Diebstahl und unbefugtem Zugriff. Mobiles Arbeiten 9

10 ZUSAMMENFASSUNG DER FUNKTIONEN UND VORTEILE HAUPTARTIKEL Notizen in OneNote speichern, verwenden und weitergeben VORTEIL Zeitaufwand für das Organisieren der Notizen und die Suche nach Informationen um 50 % senken Besprechungsnotizen inonenote festhalten Besprechungszeiten um 50 % verkürzen Notizen per oder über das Internet weitergeben: Notizen in das HTML-Format konvertieren Kompatibilität mit Microsoft SharePoint Services Toshiba ConfigFree Zeitaufwand für die Korrektur von Dokumenten um 50 % senken, Bearbeitungszeit der Dokumente um 15 % verkürzen, Betriebsleistung um 30 % steigern OneNote-Ordner und Dokumente können auf eine SharePoint Services- Site platziert werden, sodass alle befugten Benutzer die neuesten Informationen in Echtzeit abrufen und weitergeben können Jederzeit nahtlose Anbindung Toshiba EasyGuard-Funktionen: RAID, TPM, VACF, XD-Bit, Anti-Virus Daten sind vor Virenangriffen, Hardware-Schäden, unbefugtem Zugriff und Verlust/Diebstahl geschützt ZUSAMMENFASSUNG Im digitalen Zeitalter können wir uns schlichtweg nicht mehr auf Papier als effizientes Medium für Notizen verlassen. OneNote gibt den Benutzern eine intelligente Alternative zu herkömmlichen Notizen: Alle Notizen können schnell und einfach erfasst, organisiert, verwendet und weitergegeben werden, und das von einer zentralen Stelle aus. Die Zusatzfunktionen der Toshiba-Notebooks ermöglichen jederzeit die Anbindung und den nahtlosen Datenschutz, sodass die Benutzer immer und überall den Echtzeitzugriff auf die relevanten Informationen besitzen. Kurz, Toshiba-Notebooks mit Microsoft OneNote 2003 können die berufliche und persönliche Produktivität steigern. Mobiles Arbeiten Toshiba Europe GmbH. Obwohl Toshiba zum Zeitpunkt der Veröffentlichung in jeder Hinsicht versucht hat, die Genauigkeit der hierin enthaltenen Informationen zu gewährleisten, können die Produktspezifi kationen, Konfi gurationen, Preise, System-/Komponenten- /Optionenverfügbarkeit jederzeit ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Um die aktuellsten Produktinformationen über Ihren Computer abzurufen oder in Hinblick auf die unterschiedlichen Software- oder Hardwareoptionen auf dem aktuellsten Stand zu sein, besuchen Sie die Website von Toshiba unter