State-of-the-Art des Einsatzes von Wissensmanagement-Systemen

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1 State-of-the-Art des Einsatzes von Wissensmanagement-Systemen Rücksendeadresse (geeignet für Fensterumschlag): An Dr. Ronald Maier Universität Regensburg Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik III Universitätsstraße 31 D Regensburg Gliederung des Fragebogens I. Unternehmen II. Organisation des Wissensmanagements III. Intranet, Groupware und Wissensmanagement-Systeme Wissensmanagement Unter Wissensmanagement wird hier der systematische Umgang mit der Ressource Wissen verstanden. Dazu zählt z.b. das Auffinden, Aufbereiten, Erwerben, Verteilen und Bewahren von Wissen, sowie die Unterstützung der Kommunikation zwischen Teilnehmern (= aktive Benutzer von Wissensmanagement-Systemen), Experten, Arbeits- und Interessensgruppen. Die kleinste Einheit ist ein Wissenselement (z.b. Erfahrungsberichte, Patente, Ideen, Vorschläge). Wissenselemente werden nach Wissensgebieten/-clustern strukturiert. Idealtypisch lassen sich die Rollen Themenverantwortlicher (inhaltlich zuständig) und Wissensintegrator bzw. Wissensmanager (strukturell zuständig) unterscheiden. Diese werden bei der Ausführung der oben genannten Prozesse durch ein Wissensmanagement-System unterstützt. I. Unternehmen Die folgenden Fragen dienen zur Charakterisierung des Unternehmens, für das Wissensmanagement betrieben wird. Bitte geben Sie die Daten zu der rechtlich selbständigen Einheit (z.b. Werk, Niederlassung, Konzern) an, für deren Intranet-, Groupware- und Wissensmanagement-Systeme Sie/Ihre Abteilung zuständig sind/ist! 1. Zu Ihrer Person und Ihrem Unternehmen Branche:... Anzahl Mitarbeiter:... Umsatz in DM/Jahr:... Anzahl der Standorte einer mehrere international mehrere in deutschsprachigen Ländern weiß nicht Ihre Funktion (Stellenbezeichnung):... Anzahl Mitarbeiter Datenverarbeitung/IT (inkl. Outsourcing): Wie hoch ist der Anteil der Mitarbeiter, die jährlich Ihr Unternehmen verlassen? 5% 6%-9% 10%-14% 15%-19% 20%-24% 25%-29% 30% 3. Wie hoch ist der Anteil der Mitarbeiter, die jährlich neu in Ihr Unternehmen eintreten? 5% 6%-9% 10%-14% 15%-19% 20%-24% 25%-29% 30% 1

2 Die folgende Frage wird verwendet, um die grundsätzliche Bereitschaft zum Wissensaustausch zu ermitteln. 4. Bitte schätzen Sie ein, inwieweit die folgenden Aussagen auf Ihr Unternehmen zutreffen! trifft nicht zu trifft wenig zu trifft eher wenig zu mittel trifft eher zu trifft zu trifft stark zu Mitarbeiter helfen oft Kollegen innerhalb von Teams/Arbeitsgruppen... Mitarbeiter helfen oft Kollegen anderer Teams/Arbeitsgruppen... Die Lernbereitschaft der Mitarbeiter ist hoch... Mitarbeiter kommunizieren offen mit Kollegen innerhalb von Teams/Arbeitsgruppen... Mitarbeiter kommunizieren häufig mit Kollegen anderer Teams/Arbeitsgruppen... Teams/Arbeitsgruppen wissen gut Bescheid über die Arbeit anderer Teams/Arbeitsgruppen (z.b. über Probleme, Aufgaben, Rollen)... Die Wertschätzung für Leistungen anderer Teams/Arbeitsgruppen ist hoch Der Einfluß von Teams/Arbeitsgruppen auf wichtige Entscheidungen und Regelungen anderer Teams/Arbeitsgruppen ist hoch... Das Vertrauen zwischen den Teams/Arbeitsgruppen ist hoch... Das Teilen von Wissen wird monetär/materiell stark belohnt... Das Teilen von Wissen führt zu besseren Aufstiegschancen/ Karrieremöglichkeiten... Kooperatives Verhalten wird stark gelobt und anerkannt... Es erfolgt ein starker Gedankenaustausch - in, vor und nach Zusammenkünften (z.b. Sitzungen, Besprechungen)... - in Pausen (z.b. Cafeteria, Kantine)... - während der Arbeit... - außerhalb der Arbeitszeit bei vom Unternehmen organisierten Veranstaltungen (z.b. Feiern, Stammtische, Betriebssport)... - privat, außerhalb der Arbeitszeit Wird in Ihrem Unternehmen bereits systematisch Wissensmanagement betrieben? Ja Nein Seit wann betreibt Ihr Unternehmen Wissensmanagement?... II. Organisation des Wissensmanagements Die folgenden Fragen werden verwendet, um die Ziele, die organisatorische Einordnung und die Gestaltung des Wissensmanagements zu erheben. 6. Wie ist in Ihrem Unternehmen das Wissensmanagement organisiert? als funktionale Einheit (z.b. Abteilung, Gruppe) als Stab als Projekt weiß nicht keine eigene Organisationseinheit Sonstiges: Wieviele Hierarchieebenen gibt es in Ihrem Unternehmen und welcher Hierarchieebene berichtet/untersteht der/die ranghöchste Wissensmanagement-Mitarbeiter/in? Hierarchieebenen insgesamt:... Wissensmanagement berichtet Ebene Nr.:... 2

3 8. Welchem Fachbereich (z.b. Marketing, F&E, DV/IT) ist das Wissensmanagement zugeordnet? keinem Fachbereich zugeordnet Fachbereich: Wie viele Geschäftsprozesse werden vom Wissensmanagement unterstützt? Anzahl Geschäftsprozesse:... alle (unternehmensweit) weiß nicht 10. Welche der folgenden Wissensmanagement-Ziele werden in Ihrem Unternehmen wie stark angestrebt? Bitte schätzen Sie bei den stark angestrebten Zielen den Grad der Zielerreichung ein! (Mehrfachnennungen möglich) keine Ziele festgelegt (Weiter mit Frage 13) Wissensmanagement-Ziel wird angestrebt Grad der Zielerreichung nicht etwas stark Wissenstransparenz schaffen/wissensidentifikation... Wissensdokumentation verbessern (inhaltlich oder strukturell)... Kultur verändern... Kommunikation/Kooperation erhöhen... implizites, subjektives Wissen in explizites, objektives Wissen wandeln... Einarbeitung neuer Mitarbeiter verbessern... Personalentwicklung verbessern... Bewahrung von Wissen verbessern (z.b. Fluktuation)... Zugang zu vorhandenen Wissensquellen verbessern... Beschaffung externen Wissens verbessern... Wissensverteilung verbessern... Innovationstätigkeit verbessern (z.b. mehr Innovation, schnellere Innovation, keine Doppelentwicklungen)... Kosten senken (z.b. Verringerung von Doppelarbeiten, Papierreduktion, Verringerung von Reisekosten)... Umsatz durch Verkauf von Wissen erhöhen (z.b. Lizenzen, Consulting, Systemzugang)... nicht erreicht gering eher gering mittel eher hoch hoch sehr hoch Sonstiges: In welcher Form sind diese Wissensmanagement-Ziele festgelegt? allgemeine Aussage/Absichtserklärung dokumentiert und beschrieben präzise definiert (z.b. Kontrollvariablen festgelegt) weiß nicht 12. In welcher Form wird die Erreichung dieser Wissensmanagement-Ziele kontrolliert? (Mehrfachnennungen möglich) keine Kontrolle Einschätzung Audit/Kontrollzirkel Messung Sonstiges:... weiß nicht 13. Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen insgesamt mit Wissensmanagement-Aufgaben betraut? (Bitte rechnen Sie Teilzeitkräfte anteilig) Anzahl der Mitarbeiter:... 3

4 14. Wie ist in Ihrem Unternehmen die Verantwortung für folgende Wissensmanagement-Aufgaben geregelt (zentral/dezentral) und wer ist dafür zuständig? (Mehrfachnennungen möglich) a) Identifikation von im Unternehmen vorhandenem Wissen b) Beschaffung von unternehmensexternem Wissen c) inhaltliche Freigabe von neuem Wissen d) Speichern von neuem Wissen e) Einordnung des Wissens in bestehende Struktur (Klassifizierung, Beschlagwortung, Vernetzung) f) Änderungen/Erweiterungen der Struktur (z.b. Schlagwortkatalog, Verzeichnisstruktur) g) Verteilung von Wissen an Teilnehmer (z.b. Hinweis, Benachrichtigung, Zuleitung) h) Qualitätssicherung des Wissens (z.b. Aktualisierung, Einarbeitung von Anregungen) i) Veredelung bestehenden Wissens (z.b. Zusammenfassen, zielgruppenspezifische Versionen) j) Löschen des Wissens/Entfernung aus dem Onlinezugriff k) wirtschaftliche Verwertung des Wissens (z.b. Verkauf von Lizenzen, Konzepten, Systemzugang) 4

5 15. Wie hoch schätzen Sie die bisher getätigten Ausgaben für das Wissensmanagement ein? (in 1000 DM, ohne Personalkosten) weiß nicht 16. Wie finanziert sich das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen?... % aus zugeteiltem Budget... % aus interner Verrechnung/internem Verkauf von Wissensmanagement-Leistungen... % aus externem Verkauf von Wissensmanagement-Leistungen (z.b. Lizenzen, Konzepte)... % Sonstiges:... weiß nicht 17. Wie stark werden Ihrer Meinung nach Unternehmensziele durch Wissensmanagement gefördert? gar nicht gering eher gering mittel eher hoch hoch sehr hoch Unternehmenswachstum steigern... Arbeitsproduktivität erhöhen... Innovationsgeschwindigkeit erhöhen... Produktqualität steigern... Kundenzufriedenheit/Servicequalität erhöhen... Durchlaufzeiten vermindern/termintreue erhöhen... neue Geschäftsfelder/Themen erschließen... Unternehmensrisiko verringern/reaktionsmöglichkeiten verbessern... Kosten senken... Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen... Insgesamt... Sonstiges:... III. Intranet, Groupware und Wissensmanagement-Systeme Die folgenden Fragen werden verwendet, um Funktionalität, Inhalt und Komplexität der eingesetzten Intranet-, Groupware- und Wissensmanagement-Systeme zu erheben. 18. Wie viele Teilnehmer haben an ihrem Arbeitsplatz Zugang zu folgenden Systemen? Anzahl Anzahl... unternehmensintern... Groupware-Plattform(en)... unbeschränkt... Wissensmanagement-System(e)... World Wide Web beschränkt (vordefinierte Bereiche)... sonstige Internetdienste (z.b. News)... World Wide Web unbeschränkt... externe Online-Wissensquellen (z.b. Datenbanken, Wirtschaftsnachrichten) 19. Wieviele Wissensgebiete/-cluster unterscheiden Sie insgesamt und wie sind diese strukturiert? (Mehrfachnennungen möglich) Gesamtanzahl der Wissensgebiete/-cluster:... weiß nicht Wissensgebiete/-cluster sind gegliedert: hierarchisch vernetzt weiß nicht Wenn hierarchisch, Anzahl der Hierarchieebenen:... 5

6 20. Wie groß ist der Umfang des vom Wissensmanagement betreuten Wissens und wie ist die inhaltliche sowie medienspezifische Aufteilung der Wissenselemente? (Mehrfachnennungen möglich) Anzahl der Wissenselemente:... inhaltliche Aufteilung der Wissenselemente:... % unternehmensinternes Wissen Erfahrungsberichte (Lessons Learned) Best Practice Informationen über Kunden, Lieferanten unternehmenseigene Patente Verzeichnis von Interessensgruppen Produktbeschreibungen Organisations- und Prozeßbeschreibungen interne Studien, Analysen Mitarbeiterkommunikation (Unternehmenszeitung, Mitteilungen, Business TV) Verzeichnis von Mitarbeitern/Fähigkeiten (Yellow Pages)... % informelles Wissen Ideen, Vorschläge Fragen, Antworten... % unternehmensexternes Wissen Online-Zeitschriften Studien, Berichte Patente... % private Inhalte (z.b. private Homepages, Sportpartnersuche) Sonstiges:... medienspezifische Aufteilung der Wissenselemente:... % Dokumente (z.b. *.doc, *.pdf, *.htm)... % Beiträge in Diskussionsgruppen... % Multimedia (z.b. Audio, Video, Graphiken)... % Datenbankelemente... % Sonstiges:... insgesamt beanspruchter Speicherplatz für Wissenselemente (in MB): Wie viele Mitarbeiter und Gruppen nehmen insgesamt am Wissensmanagement teil? Anzahl Mitarbeiter Anzahl Gruppen... Teilnehmer insgesamt... Teams/Arbeitsgruppen... davon aktive Teilnehmer/Autoren... Interessensgruppen/Communities 22. Welche Groupware-Plattform setzen Sie ein? (Mehrfachnennungen möglich) Lotus Notes GroupWise Microsoft Exchange Intranet-Server (z.b. Netscape Suite) Sonstige: Welche der folgenden Wissensmanagement-Systeme setzen Sie ein? (Bitte ohne Testinstallationen, Mehrfachnennungen möglich) Knowledge Network (Fulcrum) InQuery (Sovereign Hill) Knowledge Net (Wincite Systems) KnowledgeX Analyst InfoMagnet (Compassware) GroupLens (Net Perceptions) KnowledgeX (IBM) Dataware II Answer Garden Knowledge Organizer (Verity) Compass Server (Netscape) Livelink (OpenText) CoMo-Kit (Uni Kaiserslautern) MindLink GrapeVine Business Knowledge Navigator (IDS Prof. Scheer) Firefly Passport (Firefly Network) Eigenentwicklungen/Sonstige:... 6

7 24. Welche der folgenden Funktionen werden von Ihren Wissensmanagement-Systemen insgesamt unterstützt und wie häufig werden diese Ihrer Meinung nach verwendet? (Mehrfachnennungen möglich) N=Funktion nicht vorhanden, 1=nie, 2=selten, 3=manchmal, 4=oft, 5=ständig a) Funktionsbereich: Wissenssuche Schlagwortsuche Navigation intelligente Suchagenten Thesaurus/Synonyme Anzeige neuer/ungelesener Dokumente Benutzerprofile Suchunterstützung/Suchassistent Meta-Suchsystem für gleichzeitige Suche in: internen Wissensquellen gleichen Formats internen Wissensquellen verschiedenen Formats internen und externen Wissensquellen (WWW, Online-Datenbanken) Informationsabonnements für interessierte Teilnehmer teilnehmergesetzte Filter (z.b. Einschränkung von Wissensquellen, Themen) b) Funktionsbereich: Wissenspräsentation dreidimensionale Visualisierung (z.b. hyperbolischer Browser) integrierte Darstellung der Wissenselemente in Wissenslandkarten/Knowledge Maps Darstellung der semantischen Nähe zwischen Wissenselementen (semantisches Netz) Darstellung von Zugriffshäufigkeiten auf Wissenselemente/-cluster Darstellung von Zugriffspfaden auf Wissenselemente/-cluster Ranking von gefundenen Wissenselementen Volltextdarstellung der Wissenselemente Präsentation nicht gesuchter Wissenselemente/Suchbegriffe ( Wer X sucht, sucht auch Y ) direkte Navigation von Wissenselement zu z.b. Autor/Experte/Interessensgruppe c) Funktionsbereich: Wissenspublikation, -strukturierung und -vernetzung Publikation von vorstrukturierten Inhalten durch Teilnehmer Publikation von nicht vorstrukturierten Inhalten durch Teilnehmer (formatfrei) Indizierung/Einordnung der publizierten Inhalte automatische Benachrichtigung potentieller Interessenten Hyperlinks/Vernetzung der publizierten Inhalte (in den Dokumenten) automatische Volltextindizierung automatische Einordnung/Vernetzung der publizierten Inhalte semantische Analyse von Wissenselementen (z.b. Sprachanalyse) Feedback-Funktion von Teilnehmern an Autoren von Wissenselementen Anmerkungen zu Wissenselementen ( Post-it -Funktion) d) Funktionsbereich: Wissenseinbringung Einbringung von Wissenselementen aus externen Wissensquellen automatische Übernahme von Wissenselementen aus externen Wissensquellen automatische Generierung von Wissenselementen aus unternehmensinternen Datenquellen (z.b. Erstellung von Reports aus Produktionsdatenbanken) statistische Datenauswertung (z.b. Data Mining, Decision Support System) und Simulation 7

8 N=Funktion nicht vorhanden, 1=nie, 2=selten, 3=manchmal, 4=oft, 5=ständig e) Funktionsbereich: Wissenskommunikation und -kooperation Liste aktueller Online- Teilnehmer -Rundschreiben/ -Verteiler Instant Messaging Listserver Chat Point-to-Point Videokonferenz Diskussionsgruppen Multi-Point-Videokonferenz elektronisches Whiteboard vernetzte Gruppen-Videokonferenzzimmer Application Sharing Audiokonferenz Co-Authoring-Funktionen Ad-hoc Workflowmanagement-System elektronisches Brainstorming Gruppenkonferenz-Management (Moderation, Wahlabstimmung) f) Funktionsbereich: computerbasiertes Lehren und Lernen Lernprogramme (Computer Based Training) Videoserver Live-Videobroadcast (z.b. Teleteaching, Business TV) g) Funktionsbereich: Administration der Wissensmanagement-Systeme Definition von Teilnehmerrollen rollenspezifische Konfiguration (z.b. Einsteigerpaket, Expertenmodus) Vergabe von Gruppenrechten/Gruppenprofilen freie Gestaltung der Benutzerschnittstelle Entwicklung und Verwaltung von Wissenslandkarten/Knowledge Maps Strukturierung und Verwaltung von Wissensgebieten/-clustern Knowledge Repository Reports zu Wissenselementen (z.b. Anzahl Suchanfragen) Reports zu Teilnehmern und Gruppen (z.b. Anzahl Wissensbeiträge) 25. Inwieweit sind die Funktionen Ihrer Wissensmanagement-Systeme integriert? alle Funktionen in einem System integriert mehrere Systeme unter einer Benutzerschnittstelle integriert (z.b. Browser) ein Hauptsystem, Aufruf anderer Systeme möglich (z.b. einseitiger Programmaufruf) mehrere Systeme, Datenaustausch möglich (z.b. Drag&Drop, Copy&Paste, Dateiexport/-import) mehrere Systeme, kein Datenaustausch möglich 26. Wie intensiv werden Ihre Wissensmanagement-Systeme Ihrer Einschätzung nach genutzt? Anzahl... Suchanfragen an Wissensmanagement-Systeme pro Monat... Anfragen an Experten/Themenverantwortliche/Autoren pro Monat... neue Dokumentenbeiträge/neue Wissenselemente pro Monat... Diskussionsbeiträge pro Monat... Anzahl über Listserver verteilte s pro Monat... Videokonferenzen pro Monat Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung!