Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit durch ein ganzheitliches Wissens- und Risikomanagement im Projektportfolio

Transkript

1 GPM Forum 2014 Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit durch ein ganzheitliches Wissens- und Risikomanagement im Projektportfolio Thomas Röllecke / Lothar Becker

2 Wir möchten Ihre Synapsen zum Schwingen bringen

3 Wissensmanagement im Unternehmen sichert die Existenz Ihres Unternehmens nachhaltig macht Erfolge innerhalb kurzer Zeit greifbar steigert die Produktivität um 5% bis über 25% macht das Unternehmen attraktiv für Mitarbeiter macht das Unternehmen reaktionsschneller bindet Kunden und Stakeholder effizient ein schafft und sichert einen nachhaltigen Wettbewerbsvorsprung reduziert Risiken amortisiert sich nach kurzer Zeit

4 Wissensmanagement im Unternehmen muss Mensch und Technik gut verbinden der Mensch muss im Mittelpunkt stehen die heutige Technik kann wertvolle Unterstützung geben die Einbindung der Mitarbeiter und die Verknüpfung von Informationen schaffen einen Wettbewerbsvorsprung je früher es implementiert wird, desto schwerer wird es für Wettbewerber, diesen Wissensvorsprung einzuholen

5 durch Nutzung einer Plattform für Wissensmanagement in Projekten macht Projektmanagement & Projektkommunikation effizienter bessere und schnellere interne Kommunikation Risiko- & Chancen-Management Bewahrung und Nutzung von Lessons Learned die mögliche Einrichtung eines Frühwarnsystems Projektcontrolling Vertragsmanagement Änderungsmanagement Claim Management Die Kommunikation mit Stakeholdern schnelle Suchen

6 Wissensmanagement im Projektgeschäft Übergreifende Suche Projekt- abwicklungs- System(e) Doku-Mgmt. System Sharepoint mit Checklisten Wissenserfassung ausscheidender Mitarbeiter Akquisitions Projekt 28 Projektstart Projekt 17 Kunde, Partner, Stakeholder Moderatorin Wissensmaklerin Wissensmanager Collaboration Platform Standard- Tags Intranet E-Learning Do s & Dont s Mitarbeiter Moderator Wissensmakler Lessons Learned Projekt 1 Projektleiter Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Projekte xyz Interim Projekt 9 Projektleiterin Lessons Learned

7 Übergreifende Suche Funktionen Projekt- abwicklungs- System(e) Doku-Mgmt. System Sharepoint andere vorhandene Systeme Collaboration Platform Intranet E-Learning Experten Funktionen Kommunikation (statt ), Erfahrungsaustausch, Dokumentenverwaltung, Videos, Fotos Einsatzfälle Arbeitsgruppen, Projekte, Training, Webinare, Urgent Requests, FAQ s, Lessons Learned, Gebrauchsanleitungen, Verträge, Richtlinien, Firmen-Wiki, Statistiken, Verbesserungsvorschläge, Fachwörterbücher, Kapazitätsplanung,

8 Frühwarnsystem Checklisten Projekt- abwicklungs- System(e) Doku-Mgmt. System Sharepoint Frühwarnsystem Frühwarnliste Akquisitions Projekt 21 Wissenserfassung ausscheidender Mitarbeiter Wissensmanager Projektstart Projekt 17 Projektstart Projekt 18 Moderatorin Collaboration Platform Standard- Tags Do s & Dont s Mitarbeiter Moderator Lessons Learned Projekt 14 Projektleiter Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Projekte xyz Interim Projekt 9 Projektleiterin Lessons Learned

9 Kurzbeschreibung Das Frühwarnsystem für Projekte FWSP ist ein System, mit dem frühzeitig Warnzeichen erkannt werden können, die auf einen problematischen Projektverlauf hindeuten können. Dies zu einem Zeitpunkt, an dem die Beteiligten sich dessen selbst eventuell noch gar nicht bewusst sind. Das FWSP greift auf Daten zurück, die in vorhandenen Projektunterlagen, Projektberichten, Erfahrungen und anderen Quellen elektronisch vorliegen. Dort werden systematisch bestimmte Informationen abgefragt, die sich erfahrungsgemäß in Projekten generell als risikorelevant herausgestellt haben. Bestimmte Kumulierungen verschiedener Risikofaktoren können dazu führen, dass potenziell besonders kritische Situationen frühzeitig erfasst werden. Diese mathematische Einschätzung basiert auf Algorithmen, die die verschiedenen Risikofaktoren in verschiedener Gewichtung miteinander verknüpfen und so zu einer mathematischen Einschätzung kommen. Liegen keine oder nicht ausreichende Daten für solche Beurteilungen vor, sind zusätzliche Instrumente zu schaffen, die entsprechende Informationen über kritische Situationen liefern. Dies können z.b. Checklisten sein, die zu den Meilensteinen auszufüllen sind und elektronisch gespeichert werden. Die Beurteilung der Projektrisiken erfolgt nach verschiedenen Kategorien wie z.b. Kunde, Vertrag, Technik, Ressourcen, Lieferanten, Stakeholder und finanziellen Gegebenheiten. Für jede dieser Kategorien werden 2-10 verschiedene Abfragen gemacht und durch Algorithmen zu einer Gesamtkennzahl kumuliert. In Summe ergibt sich so eine Gesamtübersicht, die Risikofaktoren aufzeigt und darstellt, warum und an welchen Stellen ein Projekt durch potentielle Risiken gefährdet ist. Eine solche Auswertung sollte regelmäßig in einem Review Board besprochen werden, um eine Auswahl der Projekte zu treffen, die man sich dann rollierend näher anschaut. Die Erfolgsquote der Frühwarnungen kann bis zu 70% - 90% betragen. Sollte eine Frühwarnung unberechtigt sein: Umso besser!

10 Frühwarnsystem Beispiele für Indikatoren Kunde Vertrag Technik Ressourcen Lieferanten Stakeholder Finanzen bekannt/neu Pönalen bekannt/neu Konstruktion Auswahl Anzahl Cashflow Verhalten Vertragssprache einfach/komplex Fertigung Zuverlässigkeit Widerstände Zahlungssicherheiten Standort Dokumentation F&E-Anteil Montage/IBS Erfahrung Betreuung Profit * * Beispiele für Quellen: Projektabwicklungssysteme Projektfortschrittsberichte Checklisten EDM-Systeme Vertragsanalysen.

11 Beispiel für einen Risikowert (Dokumentation) Die Indikatoren werden aus verschiedenen Einzelpositionen kombiniert und gewichtet. Wert 1: prozentuale Steigerung der eingehenden Dokumente gegenüber Vormonat Wert 2: Kennzahl für Personalausstattung aus aktuellem Monats-Projektbericht gegenüber Vormonat Faktor aus 1 und 2 = Indikator für eventuell zu erwartende Probleme bei der Dokumentenbearbeitung Wert 3: Vertragsregelung, dass Kunden-Dokumentation in Chinesisch zu liefern ist Faktor aus 1, 2 und 3 = Indikator für wahrscheinlich zu erwartende Probleme Wert 4: Info aus Vertrag, dass technische Zeichnungen vor Produktion durch Kunden zu genehmigen sind Faktor aus 1, 2, 3 und 4 = Indikator für mit Sicherheit zu erwartende Probleme

12 Beispiel für einen Risikowert (Profit) Die Indikatoren werden aus verschiedenen Einzelpositionen kombiniert und gewichtet. Wert 1: kalkulierter Profit in % im Angebot relativ niedrig Wert 2: Profit bei Auftragseingangskalkukation noch darunter Faktor aus 1 und 2 = Indikator für eventuell zu erwartende Probleme bei der Profit-Entwicklung Wert 3: Profit in aktuellem Monatsbericht niedriger als im Vormonat Faktor aus 1, 2 und 3 = Indikator für wahrscheinlich zu erwartende Probleme Wert 4: Profit sinkt 3 Monate in Folge Faktor aus 1, 2, 3 und 4 = Indikator für mit Sicherheit zu erwartende Probleme oder z.b. Wert 5: kalkulierter Profit seit Monaten gleich = werden die Mitkalkulationen aktuell gehalten?

13 Frühwarnliste Projekte Projekt Gesamt Kunde Vertrag Technik Ressourcen Lieferanten Stakeholder Finanzen Nürnberg New York Shanghai Riyadh Delhi * *

14 Dies ist nicht Big Data, sondern Big Wisdom

15 Ein Frühwarnsystem im Projektgeschäft kann die Projektrisiken deutlich reduzieren wird individuell auf das Unternehmen angepasst wird auf verschiedene Projektkategorien zugeschnitten ermittelt Risikokennzahlen für die Entscheidungsebene wird über die Zeit weiter optimiert eignet sich insbesondere für größere Projektportfolios betrachtet potentielle Risiken in neutraler Form gibt Hinweise auf die Gründe für Projektrisiken verhindert das Schönreden der Projektsituation zeigt drohende Risiken mit Vorlauf von 3-9 Monaten ermöglicht frühere und kostengünstigere Maßnahmen trägt zur Transparenz im Unternehmen bei

16 Ein Frühwarnsystem im Projektgeschäft unterstützt bei der korrekten Umsetzung der Bilanzierungsregelungen zur Risikodarstellung und Risikovorsorge

17 Thomas Röllecke Project Consulting Lothar Becker WM Training, Consulting, Coaching +49 (172) (163)