COI-BUSINESSFLOW SAP-INTEGRATION PRODUKT INFORMATION

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1 COI-BUSINESSFLOW SAP-INTEGRATION PRODUKT INFORMATION

2 Präambel Die COI GmbH entwickelt seit 1988 moderne, prozessorientierte Lösungen rund um die Themen Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow. Als kompetenter Partner mit umfangreicher Erfahrung in unterschiedlichsten Branchen stellt die COI das Know-how für die Anforderungen aus den Bereichen Enterprise Content Management, Business Process Management, Information Life Cycle Management und Compliance zur Verfügung. Ausgereifte Produkte und Lösungen ermöglichen einen schnellen und effizienten Einsatz zur Abdeckung der im täglichen Geschäftsumfeld anfallenden Aufgabenstellungen. Copyright: Die Weitergabe und/oder Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die COI GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. COI, COI- BusinessFlow, COI-BusinessArchive, BusinessFlow sowie das COI-Logo sind eingetragene Marken der Consulting für Office und Information Management GmbH. SAP, R/3 und mysap.com sind eingetragene Marken der SAP AG, Walldorf. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und anderen Staaten. Open Office basiert auf StarOffice. Sun, Sun Microsystems, das Sun Logo, Java, Solaris und StarOffice sind eingetragene Marken der Sun Microsystems, Inc. in den USA und anderen Staaten. Lotus und Notes sind eingetragene Marken der IBM Corporation in den USA und anderen Staaten. GroupWise ist eine eingetragene Marke der Novell, Inc. AutoCAD ist eine eingetragene Marke der Autodesk Incorporation. XML und HTML sind eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Andere Produktnamen und Logos werden nur zur Identifikation der Produkte und Hersteller verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Alle Angaben ohne Gewähr. COI GmbH SAP-Integration Seite 2 von 15

3 Inhaltsverzeichnis: 1 Produktbeschreibung Basis: ArchiveLink Schnittstelle zu COI-BusinessFlow Zertifizierung Optionales Modul: Archive Link plus Attributierung SAP-unabhängige Recherche Aktenbildung Optionales Modul: Document Finder Option: Anbindung an SAP-Funktionsbausteine Option: Unterstützung von Massen-Import und -Export Nutzen COI-BusinessFlow SAP-Integration Funktionsüberblick Systemarchitektur Systemanforderungen COI-BusinessFlow SAP R/ Szenarien: Ihr Einstieg in optimierte Prozesse Szenario: Frühes Erfassen Szenario: Spätes Erfassen mit BarCode COI-BusinessFlow als zentrales Information-Backbone Ihr Ansprechpartner COI GmbH COI GmbH SAP-Integration Seite 3 von 15

4 1 Produktbeschreibung Die Integration von COI-BusinessFlow in das SAP R/3 System geht über eine reine Archivierung von Dokumenten über die zertifizierte Standard-ArchiveLink -Schnittstelle hinaus. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der unterstützten Funktionen: Basis: ArchiveLink - Archivierung von Originalen - Archivierung von SAP-Daten: - Drucklisten bzw. Druckdaten (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine) - ADK Datenarchivierung - KPro Knowledge Provider - SAP Business Documents - DART - usw. Optionales Modul: ArchiveLink Plus - SAP-unabhängige Recherche - Übernahme der SAP-Attributierung - Automatischer Aufbau von Aktenstrukturen - Verbindung von SAP- und non-sap-daten Optionales Modul: Document Finder - Recherchemöglichkeit von non SAP-Dokumenten über das SAP-GUI. - Navigation in Archivstrukturen - Spiegelung der archivseitigen Aktenbildungsschicht (Archive Link plus) in den SAP- GUI. Option: Integration über den Aufruf von SAP-Funktionsbausteinen - Aufruf von SAP-Funktionsbausteinen aus COI-BusinessFlow heraus - Unterstützung des SAP-Workflows durch Bereitstellung extern gewonnener Informationen - Externe Dokumentation von Statusübergängen im Knowledge Provider Option: Unterstützung von Massen-Import und -Export - Nutzung der Importschnittstellen des Archivsystems - Vorverarbeitung und Aufbereitung der übergebenen Informationen/Dokumente (Attributierung mit Metadaten aus beliebigen Quellen, Konvertierung) - Nachträgliche Verknüpfung der Importdokumente mit SAP R/3 (ACI) Die Vorteile von COI-BusinessFlow werden hier besonders deutlich: Erleichterungen und Ersparnisse bei der täglichen Arbeit, in den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens und Lizenzkostenersparnis im SAP-Bereich stehen im Vordergrund. Unsere Referenzen mit unterschiedlich skalierten Systemen werden Sie von der Leistungsfähigkeit unserer Lösung zusätzlich überzeugen. COI GmbH SAP-Integration Seite 4 von 15

5 1.1 Basis: ArchiveLink Schnittstelle zu COI-BusinessFlow ArchiveLink ist die Schnittstelle zu COI-BusinessFlow wenn es darum geht, Informationen und Dokumente aus SAP revisionssicher zu archivieren. Dabei ist es unerheblich, ob es sich hier um unveränderbare Originale oder um SAP-Daten handelt. Wegen der Vielzahl von möglichen Objekten können nur Beispiele von SAP-Informationen gegeben werden: Archivierung von Originalen Archivierung von SAP-Daten: - Drucklisten bzw. Druckdaten (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine) - ADK Datenarchivierung - KPro Knowledge Provider - SAP Business Documents - DART - usw. SAP Integration Archive Link SAP GUI GUI SAP R/3 Archive Link Server Die Basis-Integration findet über die zertifizierte ArchiveLink Schnittstelle von COI-BusinessFlow statt Zertifizierung COI-BusinessFlow besitzt eine Zertifizierung mit der jeweils aktuellen ArchiveLink Schnittstelle von SAP. Detaillierte Informationen über die Zertifizierung werden in einem separaten Dokument zur Verfügung gestellt. 1.2 Optionales Modul: Archive Link plus Archive Link plus ist ein Modul, welches weitere Prozess-Optimierungen bietet. Hierdurch können archivseitig auch SAP-fremde Dokumente mit SAP-Dokumenten als Akte logisch verknüpft werden. COI GmbH SAP-Integration Seite 5 von 15

6 Die Ablage der SAP-Dokumente erfolgt im Archivsystem mit Archive Link über den Bezug der Dokumenten-ID zur SAP-ID. Um jedoch eine Recherche im Archivsystem nach den SAP- Beleginformationen zu ermöglichen, werden die SAP-Dokumente mit weiteren im SAP-System vorhandenen Informationen attributiert Attributierung In SAP werden neben einer SAP-ID noch weitere Informationen (z.b. Titel oder Bearbeiter) verwaltet. ArchiveLink Plus sorgt dafür, dass auch diese weiteren Dokumentinformationen (SAP- Metadaten) aus SAP R/3 nach COI-BusinessFlow automatisch übergeben werden. Die Vorteile: Arbeitsplätze ohne SAP-Zugriff können mit einem Client von COI-BusinessFlow nach SAP- Dokumenten recherchieren. Weiterführende Verfahren, z. B. Druckdienstleister können mit den erweiterten Informationen versorgt werden. Von der strukturierten Suche nach vorhandenen Kriterien wie Name, Datum etc. über die Angabe von Suchbegriffen bis zum Maximalkomfort der Volltextsuche werden alle Such- Variationen abgedeckt. Abdeckung rechtlicher Aspekte durch eine SAP-unabhängige Recherche SAP-unabhängige Recherche In COI-BusinessFlow werden nicht nur SAP-Dokumente abgelegt. Auch s, Rechnungen, Zeichnungen, Normentexte u. v. m. sind hinterlegt, so dass Informationen aus allen Unternehmensbereichen SAP-unabhängig (systemneutral) recherchierbar sind. SAP Integration Archive Link plus SAP GUI GUI SAP R/3 Archive Link Archive Link plus Server Eine Recherche nach SAP-Informationen ist durch Archive Link plus auch über den Client von COI-BusinessFlow möglich. COI GmbH SAP-Integration Seite 6 von 15

7 1.2.3 Aktenbildung Weiterhin kann COI-BusinessFlow mit Hilfe der oben erwähnten SAP-Metadaten automatisch Ordner- bzw. Aktenstrukturen erzeugen und die dazugehörigen Dokumente in die richtigen Akte ablegen. Dieser Automatismus gibt einen entscheidenden Mehrwert, denn neben der Archivierung ist die Bildung von Akten ein zentraler Vorgang im Geschäftsprozess, bei dem die wiederkehrende Frage lautet: Was gehört logisch zusammen? Die mit dem Vertragsentwurf oder dem Schaltplan oder beides? Mit COI-BusinessFlow ist das problemlos realisierbar. Während bei einer herkömmlichen Aktenverwaltung mit Papier häufig Kopien angefertigt werden, wird in COI-BusinessFlow jedes Dokument nur einmal abgelegt. Dieses kann aber beliebig oft in Akten verwendet werden, denn in jeder elektronischen Akte bekommt der Anwender einen Link auf das entsprechende Dokument. Außerdem sind von jeder Akte bzw. jedem Ordner oder Dokument so genannte Querverweise möglich. Das ist genau dann sinnvoll, wenn Dokumente zwar logisch zur Akte gehören, aber aus Gründen der Übersicht dem Anwender ein Hinweis auf weitere Dokumente (z. B. AGB, zurzeit gültige Normen) gegeben wird. So bleiben die wichtigen und häufig gebrauchten Dokumente im Vordergrund und schnell zugreifbar. Die folgende Grafik gibt einen Überblick wie vernetzte Akten in COI-BusinessFlow gebildet werden können: Dokumenten-Klassen kaufmännisch technisch Bestellung Rechnung Lieferschein... Zeichnung Plan Stückliste... Akte 1 Querverweis Akte B Querverweis Akte A Akte 3 Akte 2 ABGs Gesetze Verträge... Normen Richtlinien Patente... Akte 1 Akte A Verwendungsnachweis Dokument wird nur 1x gespeichert! Projektakte Kundenakte Lieferantenakte Konstruktionsakte usw. COI GmbH SAP-Integration Seite 7 von 15

8 1.3 Optionales Modul: Document Finder 1 Der Document Finder ermöglicht es Ihnen, mit kompletten Akten und Aktenstrukturen zu arbeiten und dabei nicht nur eine Bedienoberfläche von COI-BusinessFlow, sondern auch die gewohnte von SAP zu benutzen. Über den Document Finder können auch SAP-fremde Dokumente gefunden und aufgerufen werden. SAP Integration Document Finder SAP GUI GUI Document Finder SAP R/3 Archive Link Archive Link plus Server Nutzen des Document Finders: Recherchemöglichkeit von non SAP-Dokumenten im SAP-GUI Spiegelung der archivseitigen Aktenbildungsschicht (Archive Link plus) in den SAP-GUI 1 Zur Zeit nur für die Produktlinie Xtrend verfügbar COI GmbH SAP-Integration Seite 8 von 15

9 1.4 Option: Anbindung an SAP-Funktionsbausteine Grundsätzlich besteht die Möglichkeit des Aufrufs von SAP-Funktionbausteinen aus dem COI- BusinessFlow-System heraus. Damit sind beispielsweise folgende Lösungen realisierbar: Unterstützung des SAP-Workflows durch Bereitstellung extern gewonnener Informationen Externe Dokumentation von Statusübergängen im Knowledge Provider u. v. m. SAP Integration Anbindung an SAP-Funktionsbausteine SAP R/3 Archive Link Archive Link plus Server Funktionsbausteine Die Integration in SAP wird durch die Anbindung von COI-BusinessFlow an die Funktionsbausteine komplettiert. 1.5 Option: Unterstützung von Massen-Import und -Export Häufig besteht die Anforderung, im Umfeld von SAP Massendaten aufzunehmen und zu verarbeiten. COI-BusinessFlow kann große Mengen an Daten von Drittanbietern durch einen zentralen Import aufnehmen, verarbeiten und SAP zur Verfügung stellen. In COI-BusinessFlow findet eine Vorverarbeitung und/oder Aufbereitung der übergebenen Informationen und Dokumente statt. Dabei ist sowohl eine Attributierung mit Metadaten aus beliebigen Quellen als auch eine Konvertierung der Dokumentformate (z. B. von TIF nach PDF/A) über optionale Zusatzmodule möglich. Nachträglich werden die importierten Dokumente mit SAP R/3 über SAP-Funktionsbausteine (z. B. ACI) verknüpft. Damit sind alle Informationen sowohl in COI-BusinessFlow als auch in SAP verfügbar und können über ArchiveLink oder mit ArchiveLink plus genutzt werden. Gleichzeitig werden die Verarbeitungsprozesse im Unternehmen optimiert und Verarbeitungszeiten reduziert. COI GmbH SAP-Integration Seite 9 von 15

10 SAP Integration Massen-Import und -Export SAP R/3 Archive Link Archive Link plus Server Funktionsbausteine Export Import 3rd Party Massen- Daten Mit der Unterstützung von Massen-Import und Export erhalten Sie die höchste Stufe der Prozessoptimierung mit einer im Wettbwerb nahezu einzigartigen SAP-Integration von COI-BusinessFlow. 2 Nutzen 2.1 COI-BusinessFlow Die Softwarelösung: Dokumente prozessoptimiert verwalten Eine typische Situation: Ihr Wirtschaftsprüfer bittet um das -Angebot an Kunde Meier vom des letzten Jahres. Wie lange braucht Ihr Unternehmen bis das gewünschte Dokument gefunden ist? COI-BusinessFlow löst dies nur mit einem Knopfdruck! Ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens sind das Know-how der Mitarbeiter und die flexible Anpassung der Organisationsstruktur an ein sich änderndes Umfeld. Oft wird das vorhandene Firmenwissen nicht effektiv genug genutzt und stellt daher ein Optimierungspotential dar. Dokumenten- und Workflowmanagementsysteme steuern den internen und externen Informationsfluss, stellen effiziente Prozesse sicher und der Wettbewerbs- und Erfolgsfaktor Unternehmenswissen wird dabei effizient eingesetzt. Zudem unterstützt ein solches System die vom Gesetzgeber geforderte langfristige Sicherstellung von Informationen. DMS-Systeme dienen der Verwaltung ursprünglich papiergebundener Prozesse, z. B. durch Archivierung, Optimierung von Arbeitsabläufen, Standardisierung und eine einheitliche Informationsbasis. Diese komplexen, systemübergreifenden Anforderungen decken die COI-Basis-Technologien Capture (Erfassen von Papier-Dokumenten und Wandlung in elektronische Dokumente), DMS (Weiterleiten und Verwalten lebender Dokumente ), Archiv (Langzeitspeicherung) und Workflow (Automatisierte und regelbasierte Prozessabbildung) perfekt ab. Ihre Vorteile auf einen Blick: Revisionssicherheit durch elektronische Archivierung von Dokumenten nach gesetzlichen Vorgaben Reduzierte Zugriffszeiten auf Dokumente bzw. Akten Schnelle Amortisation durch effektives Kosten-Leistungsverhältnis Prozesstransparenz durch lückenlose Nachvollziehbarkeit COI GmbH SAP-Integration Seite 10 von 15

11 Optimierte Informationsverfügbarkeit durch generelle Ortsunabhängigkeit Erhöhte Sicherheit vor Informationsverlust durch stetige Prozessüberwachung Umfassende Auskunftsfähigkeit durch übersichtliches, elektronisches Ablagesystem 2.2 SAP-Integration COI-BusinessFlow bietet eine hohe Integration in SAP und ermöglicht durch den modularen Aufbau der Softwarelösung die für jede Kundenanforderung passende Konfiguration. Dadurch können Sie kontinuierlich Modul für Modul das System kosteneffizient erweitern jeden Arbeitsplatz individuell mit den jeweils notwendigen COI-Modulen ausstatten die Vorteile von COI-BusinessFlow im vollen Umfang nutzen Durch den Einsatz der einzelnen Module erhalten Sie folgende Vorteile: Archive Link: Archive Link plus: Document Finder: Anbindung an SAP-Funktionsbausteine: Massen-Import und Export: Vorteile von COI-BusinessFlow, wie oben ausführlich beschrieben. Unterstützung der SAP-unabhängigen Recherche. Nutzung der gewohnten Bedienoberfläche (SAP- GUI) auch für non SAP-Dokumente. Spiegelung der archivseitigen Aktenbildungsschicht (Archive Link plus) in den SAP-GUI. Abbildung einer Vielzahl von Prozessen mit dem SAP-R/3-System und COI-BusinessFlow, z. B. Initiierung eines SAP-Workflows oder Dokumentation von SAP-Statusübergängen. Zusatzfunktion zur automatisierten Aufnahme von Massendaten. 3 Funktionsüberblick Archive Link: - Revisionssichere Archivierung von SAP-Dokumenten (Originale) - Revisionssichere Archivierung von SAP-Daten Archive Link plus: - Automatisches Attributieren von SAP-Dokumenten für die Ablage in COI- BusinessFlow - Automatisches Erzeugen von Aktenstrukturen - Automatische Ablage von SAP-Dokumenten in Akten COI GmbH SAP-Integration Seite 11 von 15

12 Document Finder 2 : - Recherchemöglichkeit von non-sap-dokumenten im SAP-GUI. - Anzeige von archivseitigen Aktenstrukturen im SAP-GUI Anbindung an SAP-Funktionsbausteine: - Grundsätzliche Möglichkeit des Aufrufs von SAP-Funktionbausteinen aus dem COI- BusinessFlow-System heraus, zur Abbildung einer Vielzahl von Prozessen mit SAP. Massen-Import und Export: - Aufnahme von Massendaten inkl. Indizierung über ein Importverfahren bzw. Verbindung zu einem Drittanbieter und danach Weiterleitung zu den SAP- Funktionsbausteinen 4 Systemarchitektur SAP Integration Systemarchitektur SAP GUI GUI Document Finder SAP R/3 Archive Link Archive Link plus Server Funktionsbausteine Export Import Wie in dem Kapitel Produktbeschreibung ausführlich beschrieben, gibt es mehrere Integrationen bzw. Anbindungen von COI-BusinessFlow und dem SAP R/3-System. Die Grafik gibt einen vollständigen Überblick. 5 Systemanforderungen 5.1 COI-BusinessFlow Die Anforderungen von COI-BusinessFlow sind in den aktuellen Release-Informationen des DMS- Basis-Produktes vermerkt. 2 Zur Zeit nur für die Produktlinie Xtrend verfügbar COI GmbH SAP-Integration Seite 12 von 15

13 Firma xyz zz Meierstr Hint ertupf Firma xyz zz Meierstr Hint ertupf Ihre Bestellnummer: Unsere Auftragsnr.: Rechnung Ihr e Bestell numme r: Unsere Auftragsnr.: Firma xyz zz Meierstr Hint ertupf Firma xyz zz Meierstr Hint ertupf Ihre Bestellnummer: Unsere Auftragsnr.: Rechnung Ihr e Bestell numme r: Unsere Auf tragsnr.: Rechnung Rechnung 5.2 SAP R/3 Für die Anbindung von COI-BusinessFlow an SAP R/3 sind die Produktinformationen der jeweiligen Zertifizierung anzusetzen. Detaillierte Informationen über die Zertifizierung werden in einem separaten Dokument zur Verfügung gestellt. 6 Szenarien: Ihr Einstieg in optimierte Prozesse Mit den beiden folgenden Szenarien werden typische Einstiegsmöglichkeiten gezeigt, das SAP R/3-System mit COI-BusinessFlow zu nutzen. 6.1 Szenario: Frühes Erfassen 1. Das Dokument wird im Post-Eingang gescannt, revisionssicher in COI-BusinessFlow archiviert und danach elektronisch im Unternehmen verteilt. 2. Initiierung und Integration in den SAP-Workflow. 6.2 Szenario: Spätes Erfassen mit BarCode Das Dokument wird in Papierform im Unternehmen genutzt. 2. Bei Erzeugung des SAP-Belegs wird dieser und das Papierdokument mit einer Barcodeinformation versehen. 3. Nach Beendigung des Papier-Workflows wird das Dokument gescannt, revisionssicher in COI- BusinessFlow archiviert und gemäß Barcodeinformation mit dem SAP-Beleg verknüpft. COI GmbH SAP-Integration Seite 13 von 15

14 7 COI-BusinessFlow als zentrales Information-Backbone COI-BusinessFlow ist eine offene und universell einsetzbare Plattform zur Aufnahme und Verwaltung digitaler Informationen. Ändern sich betriebliche oder gesetzliche Anforderungen, kann dies in COI-BusinessFlow flexibel umgesetzt werden. COI-BusinessFlow dient hier als zentraler Information-Backbone, um und verschiedene Objekte unterschiedlicher Herkunft miteinander zu verknüpfen die Komplexität der IT-Landschaft zu reduzieren. COI GmbH SAP-Integration Seite 14 von 15

15 8 Ihr Ansprechpartner COI GmbH COI-BusinessFlow : Kosteneffizienz Prozessoptimierung Compliance Mit den Produkten der COI werden moderne Architektur, einzigartige Integrationsfähigkeit, umfassende Prozessoptimierung, intelligente Algorithmen, Stabilität, Sicherheit und zukunftsweisende Technologie zu Ihrem Vorteil vereint! Die Stärken: Verwaltung unbegrenzt großer Benutzer- und Dokumentenanzahl bei gleichzeitiger Stabilität und Performance Hohe Flexibilität bei kundenspezifischen Anforderungen Durchgängige Prozessunterstützung ohne Technologiebrüche Plattformunabhängiges System Einheitliche Datenbasis bei verteilten Standorten/Systemen Optimale Skalierbarkeit (bei Erweiterungen des Systems) Integrierte Statusverwaltung Logische Verknüpfung von Dokumenten untereinander Verwendungsnachweis: Übersicht der redundanzfreien Ablage von Dokumenten in verschiedenen Ordnern/Akten Automatische Suche und Anzeige von Dokumenten mit bestimmten Kriterien (Dynamische Ordner/Akten) COI - Consulting für Office und Information Management GmbH Erlanger Straße 62 D Herzogenaurach Tel.: +49 (0) / Fax: +49 (0) / info@coi.de Internet: COI GmbH SAP-Integration Seite 15 von 15