Kopplung von Dokumenten und Geschäftsprozessen in Warenwirtschaftssystemen

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1 Kopplung von Dokumenten und Geschäftsprozessen in Warenwirtschaftssystemen Martin Böhn Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik Prof. Dr. Rainer Thome Business Application Research Center (BARC), Würzburg Hannover,

2 Agenda Kurzvorstellung Grundlagen der Anbindung von Dokumenten- Management-Systemen an ERP-Lösungen Kopplung von Dokumenten und Geschäftsprozessen Beispiele Wahl des geeigneten Systems 2

3 Business Application Research Center Untersuchung von Business-Intelligence- Software am Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome) seit 1994 Spin-Off als eigenständiges Forschungs- und Beratungsunternehmen 1999 Labor für für Produktvergleichsstudien & Präsentationen 8 Multidimensionale Datenbanken Data-Mining-Werkzeuge Web-Personalisierungslösungen Analytische CRM-Lösungen Data-Warehouse-Werkzeuge Frontends für für SAP SAP BW BW Planungswerkzeuge Konsolidierungswerkzeuge elearning-autorentools Dokumenten-Management-Systeme 3

4 Wissensakkumulation im BARC Marktbeobachtung seit 1994 Produkttests im BARC-Labor Marktwissen Produktwissen Test-Umgebung Transparenz für Softwareentscheidungen Anforderungswissen Produktwissen Implementierung Anforderungsanalysen, Interviews, Workshops Inkl. Kooperation mit unabh. Fachberatern Gutachten, Coaching, Qualitätssicherung 4

5 Business Application Research Center BARC-Leistungen Produktvergleichende Marktstudien Tagungen & Seminare Beratung zu IT-Strategie und Softwareauswahl BARC unterstützt Unternehmen bei bei strategischen IT-Entscheidungen und Produktauswahlprozessen hochgradig kompetent und vollständig neutral 5

6 Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik Lehrangebot in den Bereichen Wirtschaftsinformatik, Logistik und allgemeine Betriebswirtschaftslehre Finanzierung überwiegend durch Industrie- und Forschungsprojekte Viele Praxisprojekte Leistungserfassung und Prozessanalyse Anforderungsdefinition Softwareauswahl Systemdesign und Applikationsentwicklung Begleitung komplexer Industrieprojekte von Analyse bis Softwareauswahl bzw. Umsetzung und Einführung 6

7 Dokumenten-Management und Warenwirtschaftssysteme Grundlagen Martin Böhn Hannover,

8 Gründe für Kopplung Vielzahl an Dokumenten und s Strukturierung der Ablage Entlastung der ERP-Datenbank Gesetzliche Archivierungspflichten Verbesserung der Prozesse, durchgängige Bearbeitung 8

9 Prozessunterstützung Einlesen eingehender Dokumente in Papier- oder elektronischer Form und Zuordnung zu Geschäftsprozessen Unterschiedliche Recherchemöglichkeiten (Hierarchie, Metadaten, Inhalt) Zugriff auf die einem Geschäftsvorfall zugeordneten Dokumente im Prozess mit direkten Bearbeitungsmöglichkeiten Informationsverteilung und kooperatives Arbeiten Ablage und Archivierung ausgehender Dokumente 9

10 SAP und Dokumenten Management Quelle: Dr. D. Weiß, in Anlehnung an 10 SAP

11 Anbindung: SAP ArchiveLink Steuerung der Kommunikation zwischen ERP und DMS: Dokumentenablage Zugriffssteuerung und weitere Nutzung der SAP-eigenen Recherchefunktionen Integration externer Dokumente in SAP-eigene Geschäftsprozesse Definierte Zugriffsrechte von SAP R/3 haben weiter Gültigkeit 11

12 Anbindung: Kpro, SAP Document Finder Knowledge Provider (Kpro) - SAP R/3 Komponente zur Verwaltung von Objekten mit dokumentähnlichem Charakter - Modellierung von Dokumenten anhand von Content-Modellen - Erweiterter Funktionsumfang: Versionierung, Variantenbildung, Content-Modell-abhängige Indizierung SAP Document Finder - Recherche von Dokumenten aus SAP heraus unabhängig davon, wo Suchmerkmale verwaltet werden - Anzeige dynamisch erzeugter Attributlisten - Volltextrecherche möglich 12

13 Microsoft Business Solutions Navision und Dokumenten Management Verarbeitung und Ablage Massendaten (COLD, bspw. Druckerströme) Revisionssichere Ablage der erzeugten Dokumente Einlesen und Digitalisierung von Geschäftsschriftverkehr (Umwandlung in Navision Dokumente) Digitale Weiterleitung Anzeige der Dokumente aus Navision heraus 13

14 Dokumenten-Management und Warenwirtschaftssysteme Beispiele Martin Böhn Hannover,

15 Beispiel:Hyperwave: Navigator for SAP Quelle: Hyperwave 15

16 Beispiel:windream: Repository Quelle: windream 16

17 Beispiel:windream: Kopplung Quelle: windream 17

18 Beispiel Ceyoniq: Integration/Suche Quelle: Ceyoniq 18

19 Beispiel Ceyoniq: Externe Recherche Quelle: Ceyoniq 19

20 Zwischenfazit: Möglichkeiten der Geschäftsprozessintegration Einlesen eingehender Dokumente (bspw. Digitalisierung Papierrechnungen) und Archivierung ausgehender Dokumente (bspw. Lieferscheine) Verschlagwortung Dokumente mit ERP-Metadaten Recherche und Anzeige der ERP-Inhalte im DMS oder Anzeige von Dokumenten zu einem Vorgang im ERP-System Öffnen und Bearbeiten von ERP aus, inklusive Verschlagwortung Anstoßen von Workflows (in und außerhalb ERP) 20

21 Wahl des Systems Welches System ist das passende für die unternehmensindividuellen Anforderungen und Gegebenheiten? Eine Entscheidung von enormer Tragweite! 21

22 BARC-Studien Marktüberblick, Einführung und Grundlagen Softwareauswahlverfahren angemessener Kriterienkatalog Allgemeine Herstellereigenschaften Allgemeine Produkteigenschaften Architekturbezogene Merkmale Funktionale Merkmale Bewertung der Systeme auf Basis von Testinstallationen 22

23 Verwendungszwecke von Studien Entscheidung Realisierung Feedback eher zu spät Prototyping Detail-Evaluierung Eingrenzung auf 2-4 Produkte Funktionale & technische Bewertung Vorauswahl Gewichtung der Anforderungen Fachliche und technische Anforderungsanalyse Projektplanung Beschleunigung & Fachwissen Zieldefinition Einarbeitung in Thematik, Vorgehen SW-Auswahl, Kriterienkatalog 23

24 Fachliche Anforderungsanalyse Welche Funktionen sind notwendig, welche gewünscht? Welcher Personenkreis wird unterstützt? Welche fachlichen Restriktionen müssen berücksichtigt werden? => Vollständige Prozessanalyse als Basis einer erfolgreichen Fachkonzeption => Integration der Mitarbeiter (Motivation) Die fachlichen Anforderungen orientieren sich an den zu unterstützenden Prozessen und Arbeitsweisen. 24

25 Technische Anforderungsanalyse Plattformen und Betriebssysteme, Datenbanktechnologie, Notwendige und erreichbare Performance, Datenschutz, Datensicherheit, Entwicklungswerkzeuge/Anpassungsfähigkeit, Anforderungen an Clients (Web/Desktop) Integrationsfähigkeit in IT-Landschaft in IT-Landschaft 25

26 Anforderungsanalyse Gewichtung der Anforderungen Definition eines Kriterienkatalogs Allgemeine Anforderungen Technische Anforderungen Fachliche Anforderungen Hilfsmittel dazu... 26

27 Ergebnis: Kriterienkatalog Allgemeine Herstellerinformationen Allgemeine Produkteigenschaften Architekturbezogene Merkmale Funktionale Merkmale 27

28 Ergebnisdarstellung... in Form von Kiviatgraphen Architektur Systemverwaltung Speicherkonzept Desktop-Client Kriterium 3 Web-Client Kriterium 4 Kriterium 6 Kriterium 5 => Übersichtlichkeit und Profile sind erkennbar 28

29 DMS-Studie 2005 Anpassung Fragenkatalog an steigende Produktleistungsfähigkeit Überprüfung von Forschungsergebnissen hinsichtlich praktischer Relevanz oder Entwicklungsmöglichkeit Prüfung des Produktportfolios neue Teilnehmer: COI, Open Text, Optimal Systems 29

30 Teilnehmer 30

31 Allgemeine Kriterien Anbieterinformationen Markteintritt, Vertretungen, Mitarbeiter, Umsatz, Rating Produktinformationen -Produktname/Version - Produktpositionierung - Installationen - Neukunden in Sprachvarianten Firmenprofil Preise Supportleistungen Referenzen - Plattformen / Betriebssysteme (Server, Client, Datenbank) - Empfohlene Systemanforderungen (Server, Client) 31

32 Architekturbezogene Kriterien Kriterien zu technischen Aspekten wie Systemarchitektur, Sicherheit, Systemverwaltung, Entwicklungswerkzeuge, Internetfähigkeit und Kompatibilität zu anderen Systemen Schwerpunkte: Browserunabhängigkeit möglichst NativeBrowser als Standard Integration zu Dritt-Anwendungen (bspw. Einbindung in ERP-Systeme, Datenübernahme, Workflows) Entwicklungs- und Integrationswerkzeuge Dokumentation der Programmier-Interfaces Ziel: Urteil darüber, ob die Lösung aus technischer Sicht für die vorhandene oder angestrebte IT-Infrastruktur in Frage kommt. 32

33 Funktionale Kriterien Kriterien zum Funktionsumfang Erfassung, Indizierung, Speicherung, Recherche und Bearbeitung, Text Mining, Groupware und Workflow-Funktionen und Web Content Management (WCM) Schwerpunkte: identische Funktionen Desktop & Browser Recherche über Metainformationen, Hierarchie und Inhalte Aktendarstellung umfassende Dokumentenbearbeitungs- Funktionen auch in Verbindung mit bestehenden Anwendungen Ziel: Urteil darüber, ob das System die Anforderungen der Anwender abgedeckt sowie geforderte Geschäftsprozesse unterstützt. 33

34 Dokumenten-Management und Warenwirtschaftssysteme Fazit Martin Böhn Hannover,

35 Fazit: DMS und ERP Produktreife ist nach Funktionalitäten ausgesprochen gut Hohe Investitionen in Architektur definitiv schlechte Produkte gibt es nicht Elektronische Signatur fester Bestandteil vieler Produkte Nachweisbarkeit zunehmend im Fokus 35

36 Fazit: DMS und ERP Dokumentenorientierter Workflow wird weiter verstärkt => verstärkte Prozessorientierung, teilweise Prozessteuerung Archivierungssysteme um Dokumenten- Management- und Groupware-Funktionalitäten erweitert => Produktvervollständigung hinsichtlich Document Related Technology und Enterprise Content Management Leistungsfähige Zusatz-Komponenten (z. T. Testgegenstand) vervollständigen Portfolio 36

37 Informationen zur Studie: 37

38 Weitere Informationen unter Dipl.-Kfm. Martin Böhn Josef-Stangl-Platz 2, Würzburg Tel.: 0931 / BARC GmbH Wiesenweg 31, Würzburg Dipl.-Kfm. Carsten Bange Tel.:

39 Fragen/Gespräch Martin Böhn 39

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