Prozessorientiertes E-Government im Kanton Aargau

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1 Prozessorientiertes E-Government im Kanton Aargau E-Gov Fokus vom Kompetenzzentrum E-Government der Berner Fachhochschule Thomas Berger, Leiter egovernment 1

2 Agenda Teil 1 - Planung und Ausbau des Webangebots der Kantonalen Verwaltung Aargau Teil 2 - Realisierung des Prozessinventars Teil 3 - Prozessorientiertes Kantonsportal Thomas Berger, Leiter egovernment 2

3 Einleitung: E-Government im Kanton Aargau in Zahlen Kanton Einwohner 26'500 KMU s (< 250 MA) 231 Gemeinden Kantonale Verwaltung 5 Departemente sowie Justizbehörde und Staatskanzlei PC-Arbeitsplätze Internet Internetseiten unter Subwebs 150 nebenamtliche Web-Editoren 1300 Dienstleistungen der Kantonalen Verwaltung im Prozessinventar, zu 1130 davon besteht aktuell ein Internetangebot Thomas Berger, Leiter egovernment 3

4 Teil 1 Planung und Ausbau des Webangebots der Kantonalen Verwaltung Aargau Thomas Berger, Leiter egovernment 4

5 Teil 1: Definition E-Government E-Government = Optimieren der Prozesse zwischen Kunden und Verwaltung (und innerhalb der Verwaltung) mittels Informations- und Kommunikationstechnologie Beispiele von Prozessen Deutsch für Fremdsprachige - Schülerinnen- und Schülerliste einreichen Druckbehälter - Standortbewilligung einholen Lehrmittelverlag - Lehrmittel kaufen Lohn - Unterschreitungen des orts- und berufsüblichen Mindestlohnes melden Lotterie - Bewilligung für die Durchführung einholen Nachtarbeit Ausnahmebewilligung beantragen Richtplan - laufende Mitwirkungs- und Vernehmlassungsverfahren Thomas Berger, Leiter egovernment 5

6 Teil 1: Planungsgrundlage Prozesse c Ausbaugrad der Dienstleistung: Information Ablauf mit Medienbruch Medienbruchfreier Prozess (Transaktion) Nachtarbeit - Geschäftsanforde- Ausnahmebewilligung Wahl der Sicherheitstechnologie: rungen bestimmen beantragen Persönlichkeitsschutz die Infrastruktur * Informationsschutz Authentifizierung Integrität Gliederung im Portal: Thematische Strukturierung nach Lebenslagen und Kundengruppen Thomas Berger, Leiter egovernment 6

7 Teil 1: Umsetzung E-Government-Strategie in die Planung Planungsdimensionen: c Ausbaugrad IKT-Unterstützung Nachtarbeit Ausnahmebewilligung Kundengruppen beantragen * Strategie: Unternehmen wickeln alle Transaktion administrativen Prozesse mit der Verwaltung elektronisch ab Privatpersonen können die Kommunikation wichtigen Geschäfte mit der Verwaltung elektronisch abwickeln ÎPlanungsraster sichert Strategiekonformität IKT-Unterstützung zunehmend Information G2B G2C G2G Thomas Berger, Leiter egovernment 7

8 Teil 1: Prioritäten und Ausbauziele der Dienstleistungen Welche Priorität? Welcher Ausbaugrad? Häufigkeit Datenerfassung Anzahl Transaktionen pro Jahr d.h. Einsatz von Web-Formularen oder Relevanz XML/PDF-Formularen Wichtigkeit aus Kundensicht (Steuern, Datenübermittlung Handelsregister, Aufenthalts-, Arbeitsund Arbeitszeitbewilligung, Betreibung Authentifizierungs- und Machbarkeit aufgrund notwendiger und Konkurs, pers. Ausweise, Sicherheitstechnologien Fahrzeughaltung, Sozialleistungen) Datenübernahme Verbreitung Wirtschaftlichkeit der Realisierung einer Vom Prozess betroffene Kundengruppen Schnittstelle in eine Fachapplikation ÎPriorität ÎAusbauziele Îbenötigte Services Thomas Berger, Leiter egovernment 8

9 Teil 2 Realisierung des Prozessinventars Thomas Berger, Leiter egovernment 9

10 Teil 2: Realisierung des Prozessinventars Lösung: Applikation im Intranet (php, MySQL) Zweck: Verwaltung von Prozessen zu Planungszwecken im E-Government Publikation der Prozesse im Portal Vorgehen: Zuordnen der Prozesse des Inventars von ech zu den Produktgruppen gemäss wirkungsorientierter Verwaltungsführung. Ergänzung des Prozessinventars ech (Kantonsprozesse) durch Ermitteln der Dienstleistungen je Produktgruppe. Vorgaben für eine kundenorientierte Prozessbezeichnung aufgrund von Usability-Tests. Thomas Berger, Leiter egovernment 10

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15 Teil 3 Prozessorientiertes Kantonsportal Thomas Berger, Leiter egovernment 15

16 Teil 3: Zielsetzung und Lösungsfindung für das Portal Zielsetzung Das Portal bietet einen einheitlichen, einfachen und barrierefreien Informationszugang nach Lebenslagen, Themen und Zielgruppen sowie traditionell nach Aufbauorganisation. Lösungsfindung Identifikation einer best practice für ein Verwaltungsportal durch Analyse und Usability-Tests von bestehenden Verwaltungsseiten: Zielgruppenorientierte Gliederung (Aufteilung in Business Services und Citizen Services) Thematische Strukturierung (Lebenslagennavigation) Thomas Berger, Leiter egovernment 16

17 Teil 3: Lösungskonzept des Portals Angebote für Unternehmen, Privatpersonen und Behörden Als Hauptnavigation führt eine thematische Struktur zu den Prozessen (Lebenslagennavigation Weitere Suchmöglichkeiten werden angeboten: Stichwortliste, freie Suche, Staatskalender Optimierung von Struktur und Design während dem Projekt mit Usability-Tests Kundengerechte, verständliche Sprache Keine redaktionellen Texte im Portal, dafür aussagekräftige Prozessbezeichnungen Thomas Berger, Leiter egovernment 17

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21 Teil 3: Kenndaten des Portals Nutzung Besuche (Visits) pro Tag Projektumfang Erneuerung Portal 400 Arbeitstage, 138 kfr, 9 Monate Laufzeit Ergebnis Das Portal erschliesst 1130 Dienstleistungen des Kantons mit einer einheitlichen Navigation Die Wege zum Ziel sind sehr direkt (zwei bis drei Klicks) Gute Ergebnisse in Usability- und Accessibility-Tests Der Aufwand für die Nachführung und Pflege des Portals ist minimal (standardisierter Publikationsprozess, keine redaktionellen Texte) Thomas Berger, Leiter egovernment 21

22 Teil 3: Projektpartner Erneuerung Portal Projektleitung: Leiter E-Government Technische Realisierung: Kantonale Abteilung Informatik Projektcontrolling: APP Unternehmensberatung AG, Bern Lebenslagenstruktur: Becker Kommunikation, Lenzburg Usability: ergonomie & technologie GmbH, Zürich Accessibility-Test: Stiftung Zugang für alle Web-Design: Unic Internet Solutions, Zürich Thomas Berger, Leiter egovernment 22

23 Schlussfolgerungen und Ausblick Das Einbinden des Prozessinventars in den Publikationsprozess sichert die laufende Aktualisierung. Die Transparenz der Planung schafft Akzeptanz für das Vorgehen und verhindert Doppelspurigkeiten. Das Prozessinventar ist eine solide Basis für den Weiterausbau: Die Kundenorientierung wird gefördert (Prozessdefinition Kunde - Verwaltung). Die Gewährleistung der Informationssicherheit benötigt diese Datengrundlage. Das Inventar ist Basis für die Führbarkeit von E-Government. Die Prozessdaten wurden für die Ergänzung des Prozessinventars von ech zur Verfügung gestellt. Thomas Berger, Leiter egovernment 23