Microsoft Office Outlook Die offizielle Schulungsunterlage

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1 Offizielle Schulungsunterlage Microsoft Office Outlook Die offizielle Schulungsunterlage 1. Auflage Microsoft Office Outlook Die offizielle Schulungsunterlage schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Microsoft 2005 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Microsoft Office Outlook Die offizielle Schulungsunterlage

2 Microsoft Office Specialist Lernziele Das Zertifizierungssystem Microsoft Office Specialist definiert einen Satz von Lernzielen, die sich wiederum in allgemeinere Fähigkeitsgruppen gliedern. Wenn Sie sich auf die Microsoft Office Specialist-Zertifizierungsprüfung vorbereiten wollen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die zugehörigen Lernziele erreicht haben. Lernziel Fähigkeit Seite OL03S-1 Nachrichten übermitteln OL03S-1-1 Erstellen und Beantworten von 17, 21, 23, 25, 26, Nachrichten und Sofortnachrichten OL03S-1-2 Anfügen von Dateien an Elemente 25, 27 OL03S-1-3 Erstellen und Ändern einer persönlichen Signatur für Nachrichten 35 OL03S-1-4 Ändern von Einstellungen und Übermittlungsoptionen 19, 29, 32 für -Nachrichten OL03S-1-5 Erstellen und Bearbeiten von Kontakten 69, 73, 74, 82 OL03S-1-6 Annehmen, Ablehnen und Delegieren von Aufgaben 124 OL03S-2 Planen OL03S-2-1 Erstellen und Ändern von Terminen, Besprechungen und Ereignissen 89, 98, 131 OL03S-2-2 Aktualisieren, Absagen und Beantworten von Besprechungsanfragen 136 OL03S-2-3 Anpassen von Kalendereinstellungen 95, 102, 104, 107, 109 OL03S-2-4 Erstellen, Ändern und Zuordnen von Aufgaben 117, 118, 120 OL03S-3 Organisieren OL03S-3-1 Erstellen und Ändern von Verteilerlisten 84, 86 OL03S-3-2 Verknüpfen von Kontakten mit anderen Elementen 80, 81 OL03S-3-3 Erstellen und Ändern von Notizen 139 OL03S-3-4 Organisieren von Elementen 23, 56, 64, 106, 122, 127, 141, 142 OL03S-3-5 Organisieren von Elementen mithilfe von Ordnern 61, 128 OL03S-3-6 Suchen nach Elementen 57, 59, 74, 75, 76, 108, 143 OL03S-3-7 Speichern von Elementen in unterschiedlichen Dateiformaten 67 OL03S-3-8 Zuordnen von Elementen zu Kategorien 55, 77, 79, 118, 141 OL03S-3-9 Anzeigen einer Vorschau von Elementen 32, 86, 113, 144 und Drucken von Elementen 5

3 Einleitung An immer mehr Arbeitsplätzen ist der professionelle Umgang mit Microsoft Office-Produkten ein absolutes Muss. Die vorliegende Schulungsunterlage hilft Ihnen, das Programm Outlook 2003 professionell und Gewinn bringend einzusetzen. Zielgruppe Diese Schulungsunterlage ist für Personen gedacht, die das Ziel haben, die Funktionen von Microsoft Outlook 2003 zu beherrschen. Sie ist in erster Linie als Begleitmaterial für den Unterricht in einer Schulung gedacht. Sie erfahren darin auch, welche Techniken Sie beherrschen müssen, um den Zertifizierungstest für Microsoft Outlook 2003 erfolgreich abzuschließen und so Ihre individuellen Fähigkeiten durch Ablegen der Prüfung zum Microsoft Office Specialist bestätigen zu lassen. Der Nachweis einer solchen Kompetenz ist ein entscheidendes Kriterium für verbesserte Bewerbungs- und Aufstiegschancen. Voraussetzungen Kenntnisse in Outlook 2003 werden für die Arbeit mit dieser Unterlage nicht vorausgesetzt. Um aber sinnvoll damit arbeiten zu können, sollten die für die Arbeit am Rechner notwendigen Grundkenntnisse bei Ihnen vorhanden sein: Sie sollten die Arbeit mit dem Betriebssystem Microsoft Windows XP (Home oder Professional) beherrschen. Dazu gehört, dass Ihnen Begriffe und Elemente wie Start-Menü, Arbeitsplatz, Systemsteuerung, Drag & Drop, Ordner und Dateien geläufig sind und dass Sie mit den wesentlichsten Werkzeugen zur Bedienung eines Programms -- wie Menüs, Symbolleisten und Dialogfeldern -- vertraut sind. Sie sollten ferner wissen, wie man eine Verbindung zum Internet herstellt. Grundsätzlich wird vorausgesetzt, dass Sie sich mit der Bedienung von Tastatur und Maus auskennen. Sie sollten Grunderfahrungen bei der Nutzung des Internet haben und die Bedeutung von Begriffen wie und Link kennen. Software Um die in den Lektionen dieser Schulungsunterlage angesprochenen Übungen praktisch nachvollziehen zu können, muss Microsoft Windows XP (Home oder Professional) sowie Microsoft Office Outlook oder eine Version von Microsoft Office 2003, die dieses Programm enthält -- auf Ihrem Arbeitsrechner ordnungsgemäß installiert sein. Ausgegangen wird von einer Standardeinrichtung des Programms, wie sie direkt nach einer Neuinstallation vorhanden ist. 6 Einleitung

4 Konventionen Dieser Unterlage liegen einige Konventionen zugrunde, mit denen Sie sich vor der Arbeit vertraut machen sollten. Übungen Die Anleitungen für praktische Übungen, die Sie unbedingt nachvollziehen sollen, werden in nummerierten Schritten angegeben. Sie finden in dieser Unterlage aber auch viele zusätzliche Hinweise, die nicht als Übung gekennzeichnet sind. Diese Themenbereiche können ebenfalls Inhalt des Zertifizierungstests sein. Tastatureingaben Ein Pluszeichen zwischen zwei Tasten bedeutet, dass Sie die Tasten gleichzeitig drücken müssen. Die Angabe (Strg)+(C) bedeutet beispielsweise, dass Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten müssen, während Sie die (C)-Taste drücken. Allgemeine Hinweise Text, den Sie eingeben sollen, ist fett gedruckt. Oberflächenelemente, beispielsweise die Namen von Menüs und Befehlen, sowie andere wichtige Bezeichnungen sind kursiv gedruckt. Mit diesem Symbol sind Abschnitte gekennzeichnet, in denen Lernziele der Zertifizierungsprüfung zum Microsoft Office Specialist behandelt werden. Eine Übersicht der Lernziele finden Sie auf der Seite 5. Dateien für Abschlusstest Die Fragen und Antworten für den Abschlusstest, den Sie am Ende der Schulungsunterlage finden, können Sie im Word-Format kostenlos aus dem Internet herunterladen. Nehmen Sie dazu folgende Schritte vor: 1. Starten Sie Ihren Browser und öffnen Sie die Seite 2. Tragen Sie im Eingabefeld für die ISBN-Nummer 046 ein. 3. Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Wartezeit erscheint das Suchergebnis. 4. Klicken Sie im Suchergebnis auf den angezeigten Link. 5. Klicken Sie auf den Link unter Downloads und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer. Wählen Sie dabei direkt das Verzeichnis, in dem Sie die Übungsdateien installieren möchten. 6. Schließen Sie den Browser. 7. Öffnen Sie die Datei. Bei der Datei handelt es sich um ein selbstentpackendes Archiv. Beim Entpacken wird der Ordner Abschlusstest erstellt, in dem Sie die für den Test benötigten Dateien befinden. Einleitung 7

5 Eingangstest In der Einleitung wurde bereits erwähnt, dass die Kenntnis von Microsoft Outlook 2003 keine Voraussetzung für die sinnvolle Arbeit mit dieser Schulungsunterlage ist. Sie sollten aber in der Lage sein, die folgenden Fragen zum Betriebssystem Windows XP zu beantworten: Was ist der Windows-Desktop? Wie startet man ein Anwendungsprogramm? Wie öffnet man die Systemsteuerung und wozu dient sie? Wozu dient die Taskleiste? Wie nennt man den Bereich am rechten Rand der Taskleiste und wozu dient er? In welchem Ordner werden selbst erstellte Dateien standardmäßig gespeichert und wie zeigt man den Inhalt dieses Ordners an? Was versteht man unter dem Begriff Arbeitsplatz und wie zeigt man seinen Inhalt an? Mit welcher Funktionstaste öffnet man die Hilfe zu einem Programm? Was versteht man unter Drag & Drop? Wie stellt man die Verbindung zum Internet her? Was versteht man unter einer ? Was versteht man unter einem Hyperlink? 8 Eingangstest