Vortrag vom 14. November 2014 Referentin: Carola Schauer, Stadtarchiv Dresden
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- Damian Rosenberg
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1 Aufbereitung für die Nutzung Archivfachliche Anforderungen an Digitalisierungsprojekte durch Ancestry 23. Fortbildungsseminar der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag, Potsdam November 2014 Vortrag vom 14. November 2014 Referentin: Carola Schauer, Stadtarchiv Dresden
2 Standort der Personenstandsunterlagen im Stadtarchiv Dresden Stadtarchiv Dresden 2014
3 Lagerung der Personenstandsregister und Sammelakten nach fortlaufender Archivsignatur Stadtarchiv Dresden 2014
4 Bestandsumfang der Dresdner Standesämter Zeitlicher Umfang lfm Personenstandsbücher 7925 Bände 50 lfm Sammelakten Umfang Bestand Standesamt/ Urkundenstelle Stadtarchiv Dresden 2014
5 Bestandsumfang der Kirchlichen Wochenzettel Zeitlicher Umfang lfm 162 Bände Umfang Kirchliche Wochenzettel Stadtarchiv Dresden 2014
6 Digitalisierungsstrategie und Speicherbeda rf (Umfang, Kosten) Kompatibilität, Konvertierung Projektplanung Prüfung der IT-spezifischen Voraussetzungen und Bedingungen Prüfung der Modalitäten zur zukünftigen Einbindung der Digitalisate in die Archivmanagementsoftware Sicherung (Zugriffskontrolle, Mehrfachsicherung) Zugriff, Sicherung Integration, Verzeichnung Benutzerfreun d-lichkeit Prüfung der IT-spezifischen Voraussetzungen und Bedingungen Stadtarchiv Dresden 2014
7 Janus-Projekt zwischen Ancestry und dem Stadtarchiv Dresden Umfang Erschließungsgr ad Prüfung des betreffenden Archivgutes Schutzwürdig e Belange Erhaltungszustand Ordnungssystematik Besondere Strukturmerkmale, welche für die Digitalisierung von Relevanz sind Vertragsverhandlungen, -prüfung und -abschluss Projektplanung - Prüfung des Archivgutes Stadtarchiv Dresden 2014
8 Janus-Projekt zwischen Ancestry und dem Stadtarchiv Dresden Vertragsverhandlungen und -gestaltung: Berücksichtigung der Empfehlungen der BKK Eckpunkte für Verträge über die Digitalisierung durch Dritte von 2008 Prüfung der Schutzfristen und Festlegung des Projektumfanges Regelung der beiderseitigen Nutzungsrechte Vereinbarung der Vertragslaufzeit und des Projektzeitraums Bereitstellung der Originale und der Digitalisate (Datenträger, Dateiformate, Auflösung, Indices) Archivspezifische Anpassung des Mustervertrages von Ancestry Verwaltungsinterne Prüfung (Rechtsamt, Datenschutzbeauftragter) Vertragsgestaltung Stadtarchiv Dresden 2014
9 Janus-Projekt zwischen Ancestry und dem Stadtarchiv Dresden Konvertierung und Veröffentlichung von Archivgut des Stadtarchivs Dresden Eheaufgebote/Eheregister Sterberegister/Sterbefallanzeigen Geburtenregister/Geburtenanzeigen Kirchliche Wochenzettel Gesamtumfang ca. 123 lfm Archivgut mit ca Seiten ca. 40TB auf 60 Festplatten Projektumfang Stadtarchiv Dresden 2014
10 Anteil des Digitalisierungsprojektes mit Ancestry am Bestand " Urkundenstelle / Standesamt" 45,15 30% 1. Digitalisiertes Archivgut (in lfm) 103,35 70% 2. (Noch) nicht digitalisiertes Archivgut (in lfm) Diagramm: Projektumfang Stadtarchiv Dresden 2014
11 Janus-Projekt zwischen Ancestry und dem Stadtarchiv Dresden Leistungen von Ancestry: Digitalisierung und Bereitstellung von Kopien der Digitalisate auf externen Festplatten Transporte zwischen Archiv und Digitalisierungspartner Indexierung und Bereitstellung von Indexkopien Qualitätskontrolle Interner Zugang zu den Datenbanken von Ancestry ( für die Benutzung im Lesesaal und die Anfragenbearbeitung Die Rechte des Archivs am Original bleiben unberührt. Ancestry gewährleistet den Quellennachweis auf ihrer Webpräsenz. Ancestry gewährt Nutzungsrechte für Digitalisate. Leistungsspektrum von Ancestry Stadtarchiv Dresden 2014
12 Archivfachliche Anforderungen für die Projektrealisierung Reinigung, Entsäuerung, ggf. Bestrahlung, Regulierung von Verklebungen und Schadstellen ggf. Anpassun g der Ordnungs - und Verzeichnungssystemati k Erfassung und Übermittlung struktureller Metadaten, Screenshots Konservatorische Maßnahmen und weitere Vorarbeiten Erschließung und Verzeichnung Foliierung Erneuerung von Einbänden und Bindungen, Seitenglättungen, Nachheftunge n Kenntlichmachun g spezifischer Strukturmerkmal e (z.b. mehrere Registerarten und Jahrgänge in einem Band) Archivfachliche Anforderungen für die Projektrealisierung Stadtarchiv Dresden 2014
13 Klassifikation der Dresdner Standesämter ( ) Beispiel: Standesamt I (Dresden- Altstadt) 6. Stadtverwaltung ab Ämter Standesamt/Urkundenstelle Standesamt I Namensverzeichnisse Geburten Eheschließungen Sterbefälle Erschließung und Anpassung der Klassifikation Stadtarchiv Dresden 2014
14 Klassifikation der Dresdner Standesämter ( ) Namensverzeichnisse Geburten Geburtenanzeigen (Kriegsverlust) Geburtenbücher (Zweitbücher) Geburtenregister Nr Erschließung und Anpassung der Klassifikation Stadtarchiv Dresden 2014
15 Klassifikation der Dresdner Standesämter ( ) Eheschließungen Eheaufgebote Eheaufgebote Nr Ehebücher Eheregister Nr Erschließung und Anpassung der Klassifikation Stadtarchiv Dresden 2014
16 Klassifikation der Dresdner Standesämter ( ) Sterbefälle Sterbefallanzeigen Sterbefallanzeigen des Statistischen Landesamtes Familienname A Sterbebücher (Zweitbücher) Sterberegister Nr Erschließung und Anpassung der Klassifikation Stadtarchiv Dresden 2014
17 Verzeichnung der Personenstandsunterlagen Verzeichnungsangaben Beispiel: erstes Geburtenregister des Standesamtes I Signatur: Diese Signatur war notwendig, um die Verzeichnung bis zum Einzelbuch durchgängig realisieren zu können. Titel: Standesamt I Personenstandsbuch-Geburtenregister Nr Name des Standesamtes, Registerart, Registernummern Entstehungszeitraum: Zeitlicher Umfang des Geburtenregisters (Jahr, Monat, Tag) Erschließung und Anpassung der Klassifikation Stadtarchiv Dresden 2014
18 Beispiel: Signaturvergabe für Bände mit mehreren Jahrgängen und Registerarten Stadtarchiv
19 Lieferschein für den Aktentransport Stadtarchiv Dresden 2014
20 Handlungserfordernisse für den Transport und die Rücknahme des Ermittlung von Paketgrößen Verpackung und Beschriftun g Vollständigkei t Aktualisierung der Verfügbarkeit für die Archivbenutzung Archivgutes Transportvorbereitung Prüfung bei Rücknahme des Archivgutes Archivgut reponieren Nutzung der Digitalisate und Indices Erstellung von Transportliste n (Archivgut zeitweise nicht verfügbar) Erhaltungszustand Erstellung von Prüfprotokollen Transportvorbereitung und Rücknahme des Archivgutes Stadtarchiv Dresden 2014
21 Archivfachliche Anforderungen (Übersicht) Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie und Projektplanung Prüfung der IT-spezifischen Voraussetzungen und Bedingungen (u.a. Speicherung und Sicherung, Konvertierung, Verzeichnungssystematik) Prüfung des betreffenden Archivguts (u.a. Umfang, Erschließungsgrad, Klassifikation, Erhaltungszustand, schutzwürdige Belange) Vertragsverhandlungen, -prüfung und abschluss (u.a. Nutzungsrechte, Bereitstellung der Daten) Technische und konservatorische Bearbeitung sowie weitere Vorarbeiten für die Digitalisierung (u.a. Reinigung, Schadensregulierung, Erschließung, Verzeichnung, Kennzeichnung spezifischer Strukturmerkmale, Foliierung, Erfassung und Übermittlung struktureller Metadaten, Anpassung der Klassifikation) Transportvorbereitung (u.a. Ermittlung von Paketgrößen, Verpackung, Beschriftung) Prüfung des Archivgutes bei Rücknahme (u.a. Vollständigkeit, Erhaltungszustand, Prüfprotokolle) Übersicht Archivfachliche Anforderungen Stadtarchiv Dresden 2014
22 Nutzung der Digitalisate und Indices nach Abschluss des Projektes Nutzung der Digitalisate und Indices Zugang für ArchivbenutzerInnen im Lesesaal Datenbanke n Ancestry Zugang für ArchivmitarbeiterInnen (Anfragenbearbeitun g, Reproduktionen) Einbindung in eigene Archivmanagemen t-software/ Webseite (zeitverzögert) Nutzung der Digitalisate Stadtarchiv Dresden 2014
23 Computerarbeitsplätze für die Nutzung der Digitalisate im Lesesaal des Stadtarchivs Dresden Stadtarchiv
24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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