VERSION BENUTZERHANDBUCH FÜR WINDOWS 16-BIT

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1 VERSION BENUTZERHANDBUCH FÜR WINDOWS 16-BIT TM

2 Gewährleitungauchluß Novell, Inc. übernimmt keine Gewährleitung oder Haftung in bezug auf den Inhalt und die Verwendung diee Handbuch und chließt jede audrückliche oder tillchweigende Gewährleitung bezüglich der Marktgängigkeit owie der Eignung für einen betimmten Zweck au. Darüber hinau behält ich Novell, Inc. da Recht vor, diee Handbuch ohne vorherige Ankündigung zu überarbeiten und inhaltliche Änderungen vorzunehmen, ohne daß für Novell die Verpflichtung entteht, die betreffenden Benutzer oder Unternehmen über die vorgenommenen Änderungen zu informieren. Novell, Inc. übernimmt ferner keine Gewährleitung oder Haftung in bezug auf die Novell-Software und chließt jede audrückliche oder tillchweigende Gewährleitung bezüglich der Marktgängigkeit owie der Eignung für einen betimmten Zweck au. Darüber hinau behält ich Novell, Inc. da Recht vor, die Novell-Software volltändig oder auch teilweie ohne vorherige Ankündigung zu überarbeiten und inhaltliche Änderungen vorzunehmen, ohne daß für Novell die Verpflichtung entteht, die betreffenden Benutzer oder Unternehmen über die vorgenommenen Änderungen zu informieren. Novell und GroupWie ind eingetragene Marken von Novell, Inc. in den USA und anderen Ländern. C3P0, Client 32, Envoy und GroupWie 5 ind Marken von Novell, Inc. WordPerfect und WordPerfect Office ind eingetragene Marken von Corel Corporation in den USA und anderen Ländern. QuickMenu it eine Marke von Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner it eine eingetragene Marke von Franklin Quet Co. Word Pro it eine Marke von Lotu Development Corporation. Window it eine eingetragene Marke von Microoft Corporation. Excel und Window 95 ind Marken von Microoft Corporation. Xerox it eine eingetragene Marke von Xerox Corporation. Verion Novell, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt in den USA Kein Teil diee Handbuch darf ohne vorherige chriftliche Genehmigung de Heraugeber nachgedruckt, vervielfältigt, auf elektronichen Speichermedien verarbeitet, verbreitet oder in eine andere Sprache überetzt werden. Novell, Inc N. Technology Way Orem, Utah U.S.A. Inhalt

3 m^"d F 4^a F a p za F "*Fa Fm Willkommen bei GroupWie... 2 Zu dieem Handbuch... 4 GroupWie einrichten... 4 Hilfe abrufen... 6 Ablage... 9 Ablehnen Adreßbuch Akzeptieren Alarmignal einrichten Anlagen Antwort Archivieren Audio Augangbox Beenden Datum eintellen Datumautomatik Datumdifferenz Delegieren Drucken Druckvorgaben Eingangbox Fenter aublenden Filter Freie Terminzeiten GroupWie View Deigner Gruppe Hauptfenter Hilfe Info Job Kalender Kalender drucken Kennzeichnung: Erledigt Kennzeichnung: Privat Kurzlite Laden Layout öffnen Layout peichern Layout wecheln Leen Inhalt

4 Löchen Mail Makro Menü "Fenter" Menü aublenden Neu enden Neuanzeige Notify Notiz OLE Ordner Papierkorb Perönliche Adreen QuickFinder Rechtchreibprüfung Regeln Reourcen Route-Nachricht weiterleiten Schrift Senden Sendeoptionen Speichern Standardeintellungen Standardeintellungen für Mail/telefoniche Nachricht Standardeintellungen: Berechtigung für Benachrichtigung Standardeintellungen: Datum-/Uhrzeitformat Standardeintellungen: Freie Terminzeiten Standardeintellungen: Job Standardeintellungen: Löchoptionen Standardeintellungen: Notiz Standardeintellungen: Ordnerlite Standardeintellungen: Organiation Standardeintellungen: Paßwort Standardeintellungen: Pfad zu den Dateien Standardeintellungen: Spezielle Sendeoptionen Standardeintellungen: Standardlayout Standardeintellungen: Termin Standardeintellungen: Terminzeitoptionen Standardeintellungen: Zuordnungen Suchen Sytemfarben Tatenleite Telefoniche Nachricht Termin Theauru Vertretung Vorchau Inhalt

5 Weiterleiten Zu Datum Zugrifflite Zum heutigen Datum Zwichenablage a p za F Fhp F "*Fa Fm m=f GroupWie Remote GroupWie Remote-Diketten Erte Schritte: Checklite Anforderungen für GroupWie Remote So funktioniert GroupWie Remote Verbindung zum GroupWie-Mater-Sytem hertellen Einrichtungdatenblatt GroupWie Remote intallieren GroupWie Remote einrichten Modemverbindung ertellen Netzwerkverbindung (Direktverbindung) ertellen TCP/IP-Verbindungen ertellen Verbindungen teten Informationen abrufen (Herunterladen) Nachrichten enden (Heraufladen) Remote-Standardeintellungen ändern Zeitzonen fetlegen oder ändern Index T Inhalt

6 F 4^a F Inhalt

7 - addcphhfm *Fa p za F GroupWie it ein umfangreiche Bürokommunikationprogramm, mit deen Hilfe Sie Mitteilungen an andere GroupWie-Benutzer enden bzw. von dieen empfangen können. Da Programm verfügt außerdem über zahlreiche Funktionen zur Planung und Überwachung von Gechäftterminen (auch für andere Benutzer) owie privaten Terminen. " " z OFm F In der Eingangbox und Augangbox werden die empfangenen bzw. geendeten Nachrichten angezeigt. Nach dem Starten von GroupWie wird da Hauptfenter angezeigt. In dieem Hauptfenter können Sie weitere Fenter öffnen, um eingegangene und geendete Nachrichten anzuzeigen oder um Kalenderlayout für die Verwaltung de Terminkalender owie Layout zum Senden von Mail, Terminen, Job, Notizen und telefonichen Nachrichten zu öffnen. Im Papierkorb können Sie Nachrichten einehen, die Sie bereit gelöcht haben. Mit "Kalender" öffnen Sie die Kalenderlayout. Die Pop-up-Liten der verchiedenen Nachrichtenkategorien tellen für jede Nachrichtenkategorie eine Reihe von Layout zur Verfügung. In der Ablage können Sie Makro, Layout oder Anwendungen ablegen, um racher darauf zugreifen zu können. Mit dieen Symbolchaltflächen können Sie Nachrichtenlayout für Mail, Termine, Job, Notizen oder telefoniche Nachrichten öffnen. p za F_" p Bei einem Layout handelt e ich um ein Fenter, in dem ein Kalender angezeigt oder eine Nachricht geöffnet oder ertellt wird. In GroupWie werden drei verchiedene Arten von Layout unterchieden. In den Kalenderlayout erhalten Sie einen Überblick über Ihre Termine oder Job, die bi zu einem betimmten Datum erledigt werden müen. E werden owohl die Termine, die Sie erhalten haben, al auch die Termine, die Sie geendet haben, aufgeführt. Die Nachrichten werden in den Kalenderlayout getrennt nach Nachrichtenkategorien (Termine, Job oder Notizen) angezeigt. Willkommen bei GroupWie

8 - Mit den Gruppenlayout können Mail-Mitteilungen, Termine, Notizen, Job oder telefoniche Nachrichten an einen oder mehrere Benutzer geendet werden. Sie können alo beipielweie Termine für verchiedene Benutzer planen und die erforderlichen Reourcen in die Planung einbeziehen. Perönliche Layout werden eingeetzt, um perönliche Termine, Notizen oder Job in den Kalender einzutragen. Sie können ich dadurch z. B. eine eigene Joblite ertellen. Mit Hilfe de Programm GroupWie View Deigner haben Sie außerdem die Möglichkeit, eigene Layout zu ertellen. Beipielweie können Kalenderlayout ertellt werden, die nur die von Ihnen am häufigten verwendeten Funktionen (Terminlite, Eingangbox, Augangbox etc.) enthalten oder aber auch perönliche Layout und Gruppenlayout mit Firmenlogo, Grafiken, Filmen, Schaltflächen, Pop-up-Menü, Kontrollkätchen und einem individuell getalteten Mitteilungfeld. "m="=d" p m= *Fm «F=FOamaF F " p Zum Lieferumfang von GroupWie gehören eine Reihe von Standardlayout. Diee werden bei der Intallation von GroupWie in einem Netzwerkverzeichni abgelegt und in den Pop-up-Liten aller Benutzer angezeigt. Benutzerdefinierte Layout werden in den Pop-up-Liten unterhalb einer Trennlinie aufgeführt. amv"mv _ m= V"mV *p In der Eingangbox werden die empfangenen und in der Augangbox die geendeten Nachrichten aufgelitet. Sie können jede in den Boxen aufgeführte Nachricht öffnen und einehen. Nicht mehr aktuelle Nachrichten können Sie au der Eingangbox löchen. In der Augangbox können Sie außerdem bereit geendete Nachrichten zurückziehen oder den Statu einer Nachricht (geöffnet, akzeptiert, abgelehnt, gelöcht etc.) überprüfen. F "dfm=f Mit den Kalenderlayout kann der Terminplan verwaltet werden. Sie können ich für jede beliebige Datum Ihre Termine, Job und Notizen anzeigen laen und aufgrund de Eintragformat fettellen, welche dieer Einträge Sie bereit akzeptiert bzw. noch nicht akzeptiert haben. Autehende Nachrichten können Sie öffnen und leen. Sie können die Nachricht akzeptieren oder ablehnen. Wenn Sie die Nachricht ablehnen, wird ie au Ihrem Kalender in den Papierkorb verchoben. Willkommen bei GroupWie

9 ! =af Fh "m=* 4^ Diee Handbuch erläutert die einzelnen Funktionen von GroupWie. Alle GroupWie-Funktionen werden in alphabeticher Reihenfolge aufgeführt, o daß jede Funktion rach aufgefunden werden kann. pm Fm apmfm h*pdf In den GroupWie-Layout und -Dialogfeldern werden manchmal Symbole angezeigt, die keine Bezeichnung haben. Wird in den Arbeitchritten in dieem Handbuch auf diee Symbole Bezug genommen, o gechieht die durch Abbildung de entprechenden Symbol. Beipiel: Wählen Sie da Vertretungymbol, und heben Sie dann den Namen de Benutzer hervor, deen Vertretung Sie übernehmen möchten. F ="VF Fdd F F Fett formatierte Wörter in Arbeitchritten oder Erläuterungen tehen für Dialogfelder oder Optionen, die Sie wählen oder markieren ollen. Beipiel: Wählen Sie im Menü Datei die Option Standardeintellungen. p za F Fama4^ Fm Dieer Abchnitt enthält Informationen, die benötigt werden, um mit GroupWie zu arbeiten. Fh"mOp=F mvfm O =Fm am=p _dafm Die folgende Tabelle enthält die empfohlenen Anforderungen zum Auführen von GroupWie unter Window 3.1. Hardware/Software Prozeor Window-Verion Arbeitpeicher Speicherplatz Anforderungen 80486/25 oder höher 3.1 oder höher 8MB Worktation 2MB; Volle Intallation 20MB T Zu dieem Handbuch

10 - " F z_pv"hh " O ^Fm Bevor Sie mit GroupWie arbeiten können, müen Sie da GroupWie-Setup- Programm auführen. Erkundigen Sie ich beim Sytemverwalter, in welchem Verzeichni da Setup-Programm abgelegt it. Der Pfad könnte z. B. lauten: N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. Wählen Sie im Programm-Manager oder im Datei-Manager im Menü Datei die Option Auführen, und geben Sie den Pfad zur Datei SETUP.EXE ein. WICHTIG: Um icherzutellen, daß alle Verzeichnie und Dateien ordnunggemäß intalliert werden, ollte die Intallation auchließlich mit dem GroupWie-Setup-Programm durchgeführt werden. Wählen Sie die Sprachverion au, und wählen Sie danach OK. Wählen Sie eine Intallationart au. T Q Wenn Sie die Option "Individuell" wählen, können Sie die zu intallierenden Dateien und ihre Ablageorte elbt auwählen. Nach erfolgter Intallation werden Sie aufgefordert, die Programmgruppe auzuwählen, in der die GroupWie-Programmymbole angezeigt werden ollen. Im Textfeld "Programmgruppe" wird GroupWie bereit al Programmgruppe angegeben. Wenn die GroupWie-Programmymbole in einer anderen Gruppe angezeigt werden ollen, muß der neue Gruppenname eingegeben werden. Wählen Sie OK. Wählen Sie Ja, wenn Sie die README-Dateien leen möchten. Setzen Sie dann mit Schließen den Vorgang fort. p za F O am=p " O ^Fm GroupWie tarten: Doppelklicken Sie auf da GroupWie-Symbol. GroupWie einrichten Q

11 - adof "* OFm Wenn Probleme beim Arbeiten mit GroupWie auftreten, gibt e folgende Möglichkeiten, auf die Sie zurückgreifen können: mdamf_adof Mit der Online-Hilfe it ein ofortiger Zugriff auf Informationen möglich, ohne im Handbuch nachchlagen zu müen. Die Hilfefunktion kann bei der Arbeit mit GroupWie jederzeit aufgerufen werden. Im folgenden werden einige Funktionen der Online-Hilfe bechrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Hilfe. Jede Dialogfeld enthält die Schaltfläche "Hilfe", mit der Informationen zu dem jeweiligen Dialogfeld aufgerufen werden können. Im Dialogfeld "Suchen" der Online-Hilfe können Sie anhand eine Stichwort die dazu vorhandenen Hilfethemen uchen. Wählen Sie im Menü Hilfe die Option Hilfe uchen zu. Die Option "Verfahren" litet Hilfethemen zu häufig durchgeführten Aufgaben auf. Wählen Sie Hilfe, und wählen Sie dann Verfahren. Die Funktion "Trainer" führt Sie chrittweie durch einige typiche Aufgaben. Wählen Sie Hilfe, und wählen Sie dann Trainer.!Fa 4^aO ppd pd apm Wählen Sie "Baic", wenn Sie ich über die Grundfunktionen von GroupWie informieren möchten. Wählen Sie "Notify Me", wenn Sie beim Ercheinen neuer Beiträge benachrichtigt werden möchten. "Cool Solution" it eine Online-Web-Zeitchrift mit umfangreichen Informationen zu GroupWie. Diee Zeitchrift enthält hilfreiche Tip und tet aktuelle Funktionbechreibungen mit allen wichtigen Detail zur Verwendung von GroupWie. Außerdem finden Sie hier zuätzliche Reourcen, wie z. B. abrufbare Kurzanleitungen und Demo-Programme, für einen leichten Eintieg. Im folgenden wird ein Beipiel angezeigt. ppd pd apm OOmFm Geben Sie in Ihrem Web-Brower die Adree ein. Wählen Sie "The Vault", wenn Sie frühere Augaben de Magazin leen möchten. Wählen Sie "Talk to U", wenn Sie ich zu GroupWie äußern möchten. Hilfe abrufen

12 "VFm "m =af p za F_ zf Fm Fm=Fm Im Forum "Ak the Expert" können Sie Fragen zu GroupWie tellen. Wenn Sie eine GroupWie-Funktion nicht auführen können, wie z. B. Ordner freigeben, Kalender drucken etc., und keine entprechenden Informationen in der Dokumentation finden, enden Sie Ihre Fragen an die Experten. Geben Sie in Ihrem Web-Brower die Adree ein. Wählen Sie "Ak the Expert", und wählen Sie dann "Ak U". T Q Klicken Sie auf "Ak the Cool Solution Expert". Geben Sie die angeforderten Daten und die Fragen ein. Wählen Sie "Send". F p 4Fm pm ppd pd apm ^F m Fd"=Fm Auf der Seite mit den abrufbaren Daten finden Sie zahlreiche Reourcen, die Sie herunterladen und in Ihrem Unternehmen verwenden können. Hier finden Sie u. a. Demo-Programme zur Verwendung von GroupWie, Funktionbechreibungen au der Zeitchrift und eine Kurzanleitung. Geben Sie in Ihrem Web-Brower die Adree ein. Wählen Sie "Downloadable". Wählen Sie die Daten, die Sie herunterladen möchten, und befolgen Sie die Anweiungen. m F «mv = 4^ =Fm Fh F "d F Wenn Ihnen die Online-Hilfe, da vorliegende Handbuch und die Zeitchrift "Cool Solution" nicht weiterhelfen, wenden Sie ich bitte an Ihren Sytemverwalter. Wenn auch diee Peronen da Problem nicht löen können, teht Ihnen der techniche Support von Novell zur Verfügung. Hilfe abrufen

13 a p za F "*Fa Fm G Hilfe abrufen

14 - - *d"vf Mit Hilfe der Ablage können Sie einige Aufgaben in GroupWie automatiieren. E können Layout, Anwendungen, Makro und Dateien in der Ablage abgelegt werden, o daß ie bei Bedarf rach geöffnet bzw. augeführt werden können. Im Prinzip kann jede Symbol im Hauptfenter auf die Ablage gezogen werden. pm«fz F a =F *d"vf "*Fa Fm Die GroupWie-Ablage it vergleichbar mit dem Programm-Manager von Window. Sie ermöglicht den bequemen Zugriff auf häufig verwendete Anwendungen, Stapeldateien, GroupWie-Makro und Layout. Wenn Sie beipielweie wichtige Nachrichten lieber in einem Textverarbeitungprogramm al in GroupWie ertellen, können Sie die betreffende Anwendung in die Ablage legen, um jederzeit darauf zugreifen zu können. Oder wenn Sie hauptächlich nur mit zwei verchiedenen Kalenderlayout arbeiten, können Sie ie übereinander in der Ablage ablegen, und dadurch tet beide Layout gleichzeitig öffnen. " p am =F *d"vf zd"«affm Ziehen Sie da Symbol für die Eingangbox oder die Augangbox auf die Ablage, oder wählen Sie im Hauptfenter in einer der Pop-up-Liten für die Nachrichtenlayout ein Layout au, und ziehen Sie da Symbol au dem Hauptfenter in die Ablage. Schließen Sie da Layout, da damit geöffnet wurde. Wenn Sie da Symbol in die Ablage legen, nimmt e die Form eine Ablageymbol an. Durch Doppelklicken auf da Ablageymbol kann da Layout geöffnet werden. *d"vf h*pd d 4^Fm Klicken Sie mit der rechten Mautate auf da Ablageymbol, um da Kurzmenü anzuzeigen, und wählen Sie Löchen, um da Symbol au der Ablage zu entfernen. Ablage n

15 F^FF " p am Fam h*pd am =F *d"vf am FVaFFm Sie haben die Möglichkeit, zwei Layout in einem Symbol zu integrieren und o durch Doppelklicken auf da Symbol beide Layout gleichzeitig anzuzeigen. Sie können z. B. ein Symbol ertellen, mit dem owohl die Eingangbox al auch die Augangbox geöffnet wird, um o eingegangene und geendete Nachrichten anzuzeigen. Öffnen Sie zwei (oder mehr) beliebige Fenter oder Layout. Ordnen Sie die Fenter o an, wie ie beim Öffnen de Layout angezeigt werden ollen. T Verkleinern Sie die Layout auf Symbolgröße. Ziehen Sie eine der Layoutymbole in die Ablage. Q Ziehen Sie da zweite Layoutymbol auf da bereit in der Ablage befindliche Symbol. Schließen Sie die Layoutymbole auf Ihrem Dektop. Wenn Sie zum erten Mal auf da Ablageymbol doppelklicken, werden die Layout in Symbolgröße angezeigt. Doppelklicken Sie auf diee Symbol, und chließen Sie die geöffneten Layout. Wenn Sie nun auf da Ablageymbol doppelklicken, werden beide Layout geöffnet. Ablage

16 - - m Fm= mv pm =F *d"vf " " Fm E können owohl Programmdateien (mit der Erweiterung.EXE), Stapeldateien (mit der Erweiterung.BAT) al auch Makrodateien (mit der Erweiterung.WCM) in der Ablage abgelegt werden, um ie bei Bedarf rach aufrufen zu können. Öffnen Sie den Window-Datei-Manager. Ziehen Sie eine Datei, und legen Sie ie in der Ablage ab. Siehe Standardeintellungen: Zuordnungen. avfm 4^"O Fm pm h*pdfm am =F *d"vf Æm=Fm Markieren Sie da gewünchte Symbol in der Ablage, um die Symboleigenchaften zu ändern. Klicken Sie mit der rechten Mautate auf da Symbol, um da Kurzmenü zu öffnen, und wählen Sie Eigenchaften, um da Dialogfeld "Ablageymbol: Eigenchaften" zu öffnen. Nehmen Sie die gewünchten Änderungen am Ablageymbol vor, und wählen Sie danach OK, um da Dialogfeld "Ablageymbol: Eigenchaften" zu chließen und zum Hauptfenter zurückzukehren. "dfm=f "m=ff Fm «F am =af *d"vf dfvfm Wenn Sie einen anderen Benutzer vertreten und deen Terminplan verwalten müen, können Sie ein Ablageymbol ertellen, da automatich die Eingangbox oder den Kalender de Benutzer öffnet. Siehe Reourcen. Öffnen Sie ein Kalenderlayout im Hauptfenter. Klicken Sie auf da Vertretungymbol, und wählen Sie anchließend Vertretung, um da gleichnamige Dialogfeld zu öffnen. Ablage

17 T Q Geben Sie die Benutzer-ID de Benutzer ein, den Sie vertreten möchten, oder wählen Sie Benutzer, um da Adreßbuch zu öffnen, und doppelklicken Sie auf die Benutzer-ID, um ie in da Textfeld "Benutzer-ID" im Dialogfeld "Vertretung" einzufügen. Wählen Sie OK. Verkleinern Sie da Vertreterlayout auf Symbolgröße. Ziehen Sie da Symbol de Vertreterlayout in die Ablage. Schließen Sie da Symbol de Vertreterlayout. Wenn Sie zum erten Mal auf da Ablageymbol doppelklicken, wird der Kalender de Benutzer in Symbolgröße angezeigt. Doppelklicken Sie auf diee Symbol, und chließen Sie da geöffnete Layout. Wenn Sie nun auf da Ablageymbol doppelklicken, wird der Kalender de Benutzer geöffnet. FOad F F "4^a4^ Fmda F zfa4^fm Doppelklicken Sie auf da Symbol für die Eingangbox oder die Augangbox. Wählen Sie im Menü Anzeigen die Option Filter, um da Dialogfeld "Filter" zu öffnen. Siehe Filter. T Q Wählen Sie die gewünchten Filteroptionen au, chließen Sie danach mit OK da Dialogfeld "Filter". Verkleinern Sie die gefilterte Eingangbox oder Augangbox auf Symbolgröße. Ziehen Sie da Symbol der Eingangbox oder der Augangbox in die Ablage. Schließen Sie da Symbol der Eingangbox oder der Augangbox. Wenn Sie zum erten Mal auf da Ablageymbol doppelklicken, wird die Eingangbox oder die Augangbox in Symbolgröße angezeigt. Doppelklicken Sie auf da Symbol, und chließen Sie die geöffnete Eingangbox oder Augangbox. Wenn Sie nun auf da Ablageymbol doppelklicken, wird die gefilterte Eingangbox oder Augangbox geöffnet. Der auf die Eingangbox oder Augangbox in Ihrer Ablage angewandte Filter wirkt ich nicht auf andere Eingang- oder Augangboxymbole au. Ablage

18 - pv"hh " _ h*pd F FddFm Sie können in der Ablage ein ogenannte Programmtart-Symbol poitionieren, da beliebig viele Layout enthält. Beim Starten von GroupWie werden alle im Programmtart-Symbol enthaltenen Layout geöffnet. Ziehen Sie die Layout, die beim Starten von GroupWie geöffnet werden ollen, auf die Ablage. Wählen Sie im Menü Datei die Option Eigenchaften, um da Dialogfeld "Neue Ablageymbol" zu öffnen. T Geben Sie "Programmtart" in da Textfeld "Titel" ein. Wählen Sie OK, um da Dialogfeld "Neue Ablageymbol" zu chließen und zum Hauptfenter zurückzukehren.! Æ «da4^f moph" apmfm af *d"vf " O " ah"dv WF F Fa Fm Um möglicht viele Symbole anzeigen zu können, können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche für Maximieren in der oberen rechten Ecke de Hauptfenter auf Maximalgröße erweitern. Nach Vergrößerung de Fenter auf Maximalgröße wird tatt der Schaltfläche für Maximieren die Schaltfläche für Wiederhertellen angezeigt. Um die urprüngliche Größe der Ablage wiederherzutellen, muß auf die Schaltfläche für Wiederhertellen geklickt werden. ÒOOmFm FamF " p "d h*pd Sie können jede Layout in Symbolgröße öffnen. Klicken Sie dazu mit der rechten Mautate auf da dazugehörige Ablageymbol, und wählen Sie im Kurzmenü die Option Eigenchaften. Wählen Sie Bearbeiten, und wählen Sie dann Al Symbol. Ablage

19 - *df^mfm Mit der Option "Ablehnen" haben Sie die Möglichkeit, dem Sender einer Terminanforderung, Job-Nachricht oder Notiz mitzuteilen, daß Sie den geplanten Termin nicht wahrnehmen bzw. den Job nicht annehmen können. Die Ablehnung kann mit einem Kommentar verehen werden. pm«fz F Diee Nachricht wurde noch nicht akzeptiert. OOFmF mop=f mvfm Mit GroupWie haben Sie die Möglichkeit, Terminanforderungen, Job oder Notizen, die Sie erhalten, zu akzeptieren oder abzulehnen. Eine Nachricht, die weder akzeptiert noch abgelehnt wird, it "offen" und wird im Kalender kuriv formatiert angezeigt und mit einem Fragezeichen verehen. Wird eine noch offene Nachricht akzeptiert, wird der entprechende Eintrag im Kalender in Normalchrift angezeigt. Wird eine offene Nachricht abgelehnt, löcht GroupWie ie au der Eingangbox und dem Kalender und legt die Nachricht im Papierkorb ab. "4^a4^ "*df^mfm Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf die Eingangbox oder auf da Kalenderymbol, und doppelklicken Sie anchließend auf die zu öffnende Nachricht. Wählen Sie Ablehnen, um da Dialogfeld "Ablehnen mit Kommentar" zu öffnen. Geben Sie den entprechenden Kommentar ein, und betätigen Sie anchließend die Eingabe mit OK. Die abgelehnte Nachricht wird gechloen, au der Eingangbox oder dem Kalender entfernt und im Papierkorb abgelegt. T Ablehnen

20 ! Æ «da4^f moph" apmfm "zafcp* m= *df^mfm Wenn eine Nachricht abgelehnt wird, wird ie von GroupWie im Papierkorb abgelegt. Fall die Nachricht zu einem päteren Zeitpunkt akzeptiert werden oll, kann ie au dem Papierkorb zurückgeholt werden. Die Nachricht muß allerding zurückgeholt werden, bevor der Papierkorb geleert wird. amf mvf OOmF F "4^a4^ "*df^mfm Wenn Sie chon vor dem Leen einer Nachricht wien, daß Sie ie ablehnen werden, können Sie die Nachricht in der Eingangbox oder im Kalender markieren und anchließend im Menü Aktionen die Option Ablehnen wählen. F FddFm: p* FamF "4^a4^ "*VFdF^m =F Mit GroupWie verfügt der Sender einer Nachricht über zwei Möglichkeiten, ich darüber zu informieren, ob eine Nachricht vom Empfänger abgelehnt wurde. Die erte Möglichkeit beteht darin, ich eine Empfangbetätigung zukommen zu laen. Wenn Sie al Sender generell benachrichtigt werden möchten, wenn ein Empfänger den in Ihrer Nachricht enthaltenen Terminvorchlag oder Job ablehnt, können Sie die in den Standardeintellungen für die jeweilige Nachrichtenkategorie fetlegen. Wenn Sie nur in Einzelfällen benachrichtigt werden möchten, können Sie die beim Senden der jeweiligen Nachricht im Dialogfeld "Sendeoptionen" angeben. Fall der Empfänger beim Ablehnen der Nachricht an Sie einen Kommentar zurückendet, wird dieer Kommentar owohl in der Empfangbetätigung al auch im Infofenter Ihrer Augangbox angezeigt. Sie können auch durch einen Blick in da Infofenter fettellen, welcher Empfänger einen Termin, einen Job oder eine Notiz akzeptiert hat. Öffnen Sie hierzu die Augangbox, und doppelklicken Sie danach auf die Nachricht, deren Statu Sie abfragen möchten. Im Informationfenter wird angegeben, ob der Empfänger den Termin, den Job oder die Notiz akzeptiert bzw. abgelehnt hat oder ob die Antwort noch auteht. Fall der Empfänger eine Antwort mit einem Kommentar verehen hat, wird dieer Text ebenfall angezeigt. Siehe Info. Ablehnen Q

21 =FW* 4^ Speichert häufig verwendete Adreen Wenn Sie die genaue ID de Empfänger nicht kennen, eine Nachricht an mehrere Empfänger enden möchten oder eine benutzerdefinierte Empfängergruppe ertellen möchten, ollte da Adreßbuch eingeetzt werden. Sie haben auch die Möglichkeit, häufig verwendete Benutzernamen und Reourcen zu Ihrem perönlichen Adreßbuch hinzuzufügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Perönliche Adreen. Da Adreßbuch enthält eine Lite der Benutzer und Benutzer-ID owie die Felder "Senden an", "Carbon Copy" und "Blindkopie". Sie können die Benutzerlite nach Vornamen, Nachnamen oder Benutzer-ID ortieren. Die Empfänger einer Nachricht wählen Sie au, indem Sie die Benutzer-ID vom Litenfeld in die entprechenden Felder ziehen. Sobald Sie die Auwahl mit OK betätigen, fügt GroupWie die Empfängernamen in die Adreßfelder de Nachrichtenlayout ein. Schaltfläche "Externe Adree" Feld "Senden an" Litenfeld Feld "Carbon Copy" Feld "Blindkopie" pm«fz F af =FWOFd=F Die Nachrichtenlayout in GroupWie enthalten die Adreßfelder "An", "CC" und "BK". Nachfolgend ind die Funktionen dieer Felder bechrieben. An enthält die Benutzer-ID der Primärempfänger. Damit eine Nachricht geendet werden kann, muß mindeten ein Name in dieem Feld eingetragen ein. Die im Feld "An" aufgeführten Benutzer erhalten die geendete Nachricht ohne Änderungen. CC enthält die Benutzer-ID der Empfänger der Carbon Copie. Empfänger von Carbon Copie ind Benutzer, denen die in der Nachricht enthaltenen Informationen von Nutzen ein können, die aber für die Auführung nicht direkt verantwortlich ind. Die im Feld "CC" enthaltenen Adreaten erhalten eine Kopie der an die Primärempfänger geendeten Mitteilung. Adreßbuch

22 BK enthält die Benutzer-ID der Empfänger der Blindkopien. Empfänger von Blindkopien erhalten eine Kopie der an die Primärempfänger geendeten Nachricht. Über da Senden einer Blindkopie ind jedoch nur der Sender und die Empfänger der Blindkopien informiert. Außerdem wird der Empfänger einer Blindkopie nicht davon unterrichtet, ob noch andere Empfänger eine Blindkopie erhalten haben. zzfm GroupWie verfügt über zwei Kategorien von Gruppen, an die Nachrichten geendet werden können: Sytemgruppen und benutzerdefinierte Gruppen. Die Sytemgruppen werden vom Sytemverwalter ertellt und können nur von dieem bearbeitet werden. Die benutzerdefinierten Gruppen werden von Ihnen elbt ertellt und können von Ihnen bearbeitet und gelöcht werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gruppe. F p 4Fm Reourcen ind Betriebmittel oder Gegentände. Der Sytemverwalter definiert die Reourcen, vergibt hierfür einen eindeutigen Namen und ordnet ie einem Benutzer zu. Dieer Benutzer gilt al Reourcenverwalter und verfügt über ämtliche Vertretungrechte der Reource. Da heißt, er erhält alle Anforderungen bezüglich der Verfügbarkeit der Reource und hat die Möglichkeit, diee Anforderungen zu akzeptieren oder abzulehnen. "4^a4^ "=F affm Wählen Sie im Hauptfenter in einer der Pop-up-Liten für die Nachrichtenlayout da entprechende Layout. Geben Sie die Benutzer-ID der Empfänger in da Textfeld "An" ein. Mehrere Namen müen jeweil durch ein Komma voneinander getrennt werden (z. B. MARTINK,SABINEM). Fahren Sie mit Schritt 7 fort, oder wenn Sie die ID der Benutzer nicht kennen, fahren Sie mit Schritt 3 fort, um da Adreßbuch zu verwenden. Wählen Sie Adree, um da Adreßbuch zu öffnen. T Geben Sie den Namen de Benutzer ein (fügen Sie dabei zwichen Vor- und Nachname ein Leerzeichen ein), oder blättern Sie mit den Bildlaufpfeilen durch die Lite, bi der Benutzer, dem Sie eine Nachricht enden möchten, angezeigt wird. Beim Ziehen de Bildlauffeld werden Buchtaben angezeigt, um Ihnen da Auffinden eine Namen in der Lite zu erleichtern. Adreßbuch

23 Q Wählen Sie die Benutzer-ID, und klicken Sie danach auf An. Wenn ein weiterer Benutzer eine Carbon Copy oder eine Blindkopie der Nachricht erhalten oll, wählen Sie die entprechende Benutzer-ID, und klicken Sie danach auf CC oder BK. Durch Doppelklicken auf den entprechenden Namen kann dieer au den Feldern "Senden an", "Carbon Copy" oder "Blindkopie" entfernt werden. Wählen Sie OK, um da Adreßbuch zu chließen und zum Nachrichtenlayout zurückzukehren. Die Benutzer-ID der augewählten Empfänger werden in den entprechenden Adreßfeldern angezeigt. Bearbeiten Sie bei Bedarf da Feld "Von", indem Sie entweder vor den Sendernamen oder dahinter Text eingeben. Wenn die Nachricht beim Empfänger eintrifft, wird Ihr Name in Klammern angezeigt. G Stellen Sie die Nachricht fertig, und wählen Sie danach Senden. p F_"4^a4^ "=F affm Wählen Sie in der Pop-up-Lite Mail enden oder Job in Auftrag geben, und wählen Sie danach da gewünchte Gruppenlayout au. Wählen Sie im Menü Senden die Option Route definieren. T Q Wählen Sie Adree, um da Adreßbuch zu öffnen. Doppelklicken Sie auf die Empfänger in der Reihenfolge, in der ie die Nachricht erhalten ollen. Wählen Sie OK, um die Namen in da Feld "Route" im Nachrichtenlayout einzutragen und da Adreßbuch zu chließen. Stellen Sie die Nachricht fertig, und wählen Sie danach Senden. G Adreßbuch

24 "4^a4^ "m FamF zzf "=F affm Wählen Sie im Hauptfenter in einer der Pop-up-Liten für die Nachrichtenlayout da entprechende Layout. Wählen Sie Adree, um da Adreßbuch zu öffnen. Wählen Sie Sytemgruppen oder Perönliche Adreen. Sytemgruppen werden vom Sytemverwalter ertellt; benutzerdefinierte Gruppen werden von Ihnen elbt ertellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gruppe. Sytemgruppen Perönliche Adreen T Doppelklicken Sie auf eine Gruppe, um ie in da Feld "Senden an" einzufügen. Q Wählen Sie OK, um da Adreßbuch zu chließen und zum Nachrichtenlayout zurückzukehren. Die augewählte Gruppe wird im Feld "An" im Nachrichtenlayout angezeigt. Stellen Sie die Nachricht fertig, und wählen Sie danach Senden. Adreßbuch n

25 - F p 4Fm zd"mfm Wählen Sie im Hauptfenter in der Pop-up-Lite Planen da Layout Termin. Wählen Sie Adree, um da Adreßbuch zu öffnen. T Wählen Sie Reourcen, um die Lite der Reourcen zu öffnen. Doppelklicken Sie auf die Reourcen, die Sie für den Termin benötigen. Q Wählen Sie OK, um da Adreßbuch zu chließen und zum Nachrichtenlayout zurückzukehren. Die augewählten Reourcen werden im Feld "An" zuammen mit den Empfängernamen angezeigt. Wenn e ich bei der augewählten Reource um einen Konferenzraum handelt und der Sytemverwalter diee Reource al "Ort" definiert hat, wird ie im Nachrichtenlayout im Feld "Ort" angezeigt.! Æ «da4^f moph" apmfm FmF =F F Klicken Sie im Adreßbuch auf diee Schaltfläche, wenn Sie über einen oder mehrere Gateway Nachrichten an Benutzer in fremden Mail-Sytemen enden möchten. Wenn Sie beipielweie eine Nachricht an einen Benutzer im Internet enden möchten, wählen Sie im Adreßbuch die Option Externe Adree, und geben Sie die Gateway-Adree de Internet-Benutzer ein. Weitere Informationen zu Pot-Office und Gateway finden Sie im Handbuch"GroupWie Gateway" mop Mit der Option "Info" können Sie ich Informationen zu einem der im Adreßbuch aufgeführten Benutzer anzeigen laen. Wenn Sie Informationen zu einem Benutzer wünchen, heben Sie den Benutzer in der Adreßbuchlite hervor, und wählen Sie dann Info, um da Dialogfeld "Info zum Benutzer" zu öffnen. Adreßbuch

26 c«fz affm Mit Hilfe der Option "Akzeptieren" können Sie den Sender eine Termin, einer Notiz oder eine Job darüber informieren, daß Sie verfügbar ind. Fham: p* p=f p a«"c«fz affm Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf Eingangbox oder Kalender. Doppelklicken Sie In der Nachrichtenlite bzw. in der Termin-, Job- oder Notizenlite auf eine noch nicht akzeptierte Nachricht. T Wählen Sie Akzeptieren, oder wenn Sie einen Kommentar zurückenden möchten, wählen Sie Aktionen, und wählen Sie dann Akzeptieren mit Kommentar. Geben Sie Ihre Antwort in da Textfeld "Kommentar" ein, und wählen Sie OK. Wenn die Nachricht zu einer mit der Datumautomatik ertellten Termindefinition gehört, wählen Sie Alle Nachrichten, um pauchal alle in der Definition eingechloenen Termine oder Job zu akzeptieren, oder wählen Sie Diee Nachricht, um nur den aktuellen Termin oder Job zu akzeptieren. Nachdem Sie eine Nachricht akzeptiert haben, ercheinen beim Sender im Informationfenter für die jeweilige Nachricht der Vermerk "Akzeptiert" owie jegliche Kommentare, die Sie beim Akzeptieren der Nachricht gechrieben haben. Siehe Info. In Ihrem Kalender hingegen ändert ich die Schrift, mit der die Nachricht eingetragen it, von Kurivchrift zu Normalchrift; daran können Sie jederzeit erkennen, daß Sie eine Nachricht bereit akzeptiert haben. Sobald Sie eine Nachricht akzeptieren, wird diee nicht mehr in Ihrer Eingangbox angezeigt. Siehe Filter. Akzeptieren

27 ! Æ «da4^f moph" apmfm F FddFm: p* FamF "4^a4^ "c«fz af =F Mit GroupWie verfügt der Sender einer Nachricht über zwei Möglichkeiten, ich darüber zu informieren, ob eine Nachricht vom Empfänger akzeptiert wurde. Die erte Möglichkeit beteht darin, ich eine Empfangbetätigung zukommen zu laen. Wenn Sie al Sender generell benachrichtigt werden möchten, wenn ein Empfänger den in Ihrer Nachricht enthaltenen Terminvorchlag oder Job akzeptiert, können Sie die in den Standardeintellungen für die jeweilige Nachrichtenkategorie fetlegen. Wenn Sie nur in Einzelfällen benachrichtigt werden möchten, können Sie die beim Senden der jeweiligen Nachricht im Dialogfeld "Sendeoptionen" angeben. Fall der Empfänger beim Akzeptieren der Nachricht an Sie einen Kommentar zurückendet, wird dieer Kommentar owohl in der Empfangbetätigung al auch im Informationfenter Ihrer Augangbox angezeigt. Sie können auch durch einen Blick in da Informationfenter fettellen, welcher Empfänger einen Termin, einen Job oder eine Notiz akzeptiert hat. Öffnen Sie hierzu die Augangbox, und doppelklicken Sie danach auf die Nachricht, deren Statu abgefragt werden oll. Im Informationfenter wird angegeben, ob der Empfänger den Termin, den Job oder die Notiz akzeptiert bzw. abgelehnt hat oder ob die Antwort noch auteht. Fall der Empfänger eine Antwort mit einem Kommentar verehen hat, wird dieer Text ebenfall angezeigt. Siehe Info. Akzeptieren

28 - d"h avm"d Fama4^ Fm Mit der Option "Alarm eintellen" haben Sie die Möglichkeit, ich anhand eine Alarmignal an einen antehenden Termin erinnern zu laen. Wenn Sie in den Standardeintellungen im Dialogfeld "Terminzeitoptionen" da Kontrollkätchen Alarm für akzeptierten Termin eintellen aktiviert haben, wird generell jeder Termin durch ein Alarmignal angekündigt. WICHTIG: Damit da Alarmignal augelöt werden kann, muß da Programm GroupWie Notify aktiviert ein. d"h avm"d Fama4^ Fm Durch Klicken auf die Pfeilchaltflächen neben dem Eingabefeld "Stunden vor Termin" legen Sie fet, wie viele Stunden vor dem Termin da Alarmignal ertönen oll. Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf den Kalender und anchließend auf einen Termin, der bereit akzeptiert wurde. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Alarm eintellen. Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, um die da Alarmignal vor dem Termin augelöt werden oll. T Geben Sie die Anzahl der Minuten ein, um die da Alarmignal vor dem Termin augelöt werden oll. Beipiel: Soll 10 Minuten vor dem Termin da Alarmignal augelöt werden, muß "0" Stunden, "10" Minuten eingegeben werden. Q Durch Klicken auf die Pfeilchaltflächen neben dem Eingabefeld "Minuten vor Termin" legen Sie fet, wie viele Minuten vor dem Termin da Alarmignal ertönen oll. Wählen Sie OK, um da Dialogfeld "Alarm eintellen" zu chließen und zum Termin zurückzukehren. m Fm= mv ha adof FamF d"h avm"d " Fm Sie können ein Alarmignal einrichten, mit dem zu einem betimmten Zeitpunkt eine Datei geöffnet oder ein Programm getartet wird. Beipiel: Sie können einen Termin fetlegen, an dem während Ihrer Abweenheit ein Backup von Ihren Dateien durchgeführt wird. Ihr Rechner muß hierzu allerding eingechaltet ein. Wählen Sie in der Pop-up-Lite Planen ein perönliche Terminlayout. Geben Sie die entprechenden Informationen ein, einchließlich de Datum und der Uhrzeit, zu dem bzw. zu der da Programm getartet werden oll. Siehe Termin. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Alarm eintellen, um da Dialogfeld "Alarm eintellen" zu öffnen. Alarmignal einrichten

29 T Q Geben Sie den volltändigen Pfadnamen de zu tartenden Programm in da Textfeld "Bei Alarmaulöung zu tartende Programm" ein, oder doppelklicken Sie auf da Ordnerymbol neben dem Textfeld, um da Dialogfeld "Datei wählen" zu öffnen. Wählen Sie da Programm au, da getartet werden oll, und wählen Sie anchließend OK, um da Dialogfeld "Datei wählen" zu chließen. Wählen Sie OK, um da Dialogfeld "Alarm eintellen" zu chließen, und wählen Sie danach OK, um den Termin zu planen. Wird antelle de Programmnamen ein Makroname eingegeben, können mit dieer Funktion auch Makro getartet werden. md"vfm Mit der Anlagenfunktion kann eine beliebige Datei einer Nachricht beigefügt werden. De weiteren können Mitteilungen oder OLE-Objekte in die Nachricht eingebettet bzw. mit der Nachricht verknüpft werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter OLE. pm«fz F z apmfm Eine Anlage kann angezeigt, gedruckt, geöffnet owie gepeichert bzw. bearbeitet und auch wieder au der Nachricht entfernt werden. Sie haben die Möglichkeit, einer Nachricht eine beliebige Datei (z. B. Text-, Grafik-, Programm-, Tabellenkalkulation- oder Audio-Dateien) al Anlage beizufügen. In der Eingangbox werden Nachrichten, die eine Anlage enthalten, mit einer Büroklammer neben dem Nachrichtenymbol im Nachrichtenlitenfeld gekennzeichnet. Nachrichten, denen al Anlage eine Audio-Datei beigefügt wurde, oder Nachrichten, die über GroupWie PhoneAcce geendet wurden, werden durch ein Lautprecherymbol gekennzeichnet. md"vfm ah FVdFa4^ «"=Fm Die Anlagenfunktion und die Option "Laden" erfüllen unterchiedliche Funktionen in GroupWie. Mit der Anlagenfunktion wird eine Datei einer Nachricht beigefügt, wobei die Anlage nicht im Mitteilungfeld der Nachricht angezeigt wird. In einer beigefügten Datei bleiben alle Formatierungen erhalten. Wenn die Anlage geöffnet wird, wird die Anwendung getartet, die dem Dateiformat zugeordnet it. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Standardeintellungen: Zuordnungen. Mit "Laden" wird eine Textdatei in da Mitteilungfeld einer Nachricht geladen. Diee Funktion ermöglicht Ihnen die Ertellung einer Nachricht in einem eparaten Textverarbeitungprogramm. Beim Laden der Datei können jedoch betimmte Formatierungen verlorengehen. T Anlagen

30 " Fa *FaO VFm Wählen Sie im Hauptfenter in einer der Pop-up-Liten ein Nachrichtenlayout mit Anlage. Wählen Sie "Beifügen",, um da Dialogfeld "Anlagen" zu öffnen. T Q Wählen Sie "Datei beifügen", um da Dialogfeld "Datei beifügen" zu öffnen. Geben Sie den Dateinamen in da Textfeld Datei ein, oder markieren Sie die Datei im Litenfeld. Wenn der Inhalt der Datei angezeigt werden oll, markieren Sie die Datei, und wählen Sie danach Anzeigen. Mit "Anzeigen" kann eine Datei eingeehen werden, bevor ie einer Nachricht beigefügt wird. Doppelklicken Sie auf da Sytemmenüfeld, um da Anzeigefenter zu chließen und zur Nachricht zurückzukehren. Wählen Sie OK, um da Dialogfeld "Datei beifügen" zu chließen. Der Dateiname der augewählten Datei wird im Litenfeld "Anlage" angezeigt. G Wählen Sie Schließen, um da Dialogfeld "Anlagen" zu chließen und zum Nachrichtenlayout zurückzukehren. Anlagen Q

31 - - md"vf OOmFm Wenn Sie ich eine Anlage anehen möchten, ohne ie zu öffnen, leen Sie bitte Anlage einehen weiter unten. Öffnen Sie ein Layout, da eine Anlage enthält. Wählen Sie im Menü Datei die Option Anlagen. Heben Sie die Anlage hervor, und wählen Sie anchließend Öffnen. md"vf Fam F^Fm Öffnen Sie ein Layout, da eine Anlage enthält. Doppelklicken Sie auf die Anlage, um die Vorchaufunktion zu aktivieren und die Datei anzuzeigen. Weitere Informationen zur Vorchaufunktion finden Sie unter Vorchau. Wie Sie eine Anlage peichern können, erfahren Sie im Kapitel Speichern. md"vfm F^"d FmF "4^a4^ Fm = 4cFm Die Nachricht owie alle Anlagen werden im Nachrichtenlitenfeld angezeigt. Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf die Eingangbox. Doppelklicken Sie im Nachrichtenlitenfeld auf die Nachricht, die die Anlage enthält. Wählen Sie im Menü Datei die Option Drucken, um da Dialogfeld "Druck" zu öffnen. Aktivieren Sie diee Kontrollkätchen, um die Anlage in der Anwendung auzudrucken, in der ie ertellt wurde. T Markieren Sie die zu druckende Nachricht im Litenfeld "Nachrichten", und wählen Sie danach Drucken. WICHTIG: Fall da Dialogfeld Anlagenzuordnung angezeigt wird, muß in da Textfeld "Zu tartende Anwendung" der Pfad und der Programmdateiname der Anwendung eingegeben werden, mit der die Anlage gedruckt werden oll. Wählen Sie OK, wenn Sie fertig ind. Anlagen

32 -! Æ «da4^f moph" apmfm md"vf ha!af^fm_ m=_*dfvfm *FaO VFm Eine Anlage kann auch beigefügt werden, indem da Dateiymbol mit der Mau au dem Datei-Manager von Window in da Nachrichtenlayout gezogen wird. md"vf "d p F_"4^a4^ Fm=Fm Mit Hilfe der Route-Funktion kann eine Anlage der Reihe nach an mehrere Benutzer geendet werden. Die Benutzer haben die Möglichkeit, die Anlage in der entprechenden Anwendung zu öffnen, zu bearbeiten, die geänderte Verion zu peichern und ie dann durch Klicken auf "Erledigt" an den nächten Benutzer in der Zutellungreihenfolge weiterzuenden. Siehe Route. m p Mit der Option "Antwort" können Sie eine Terminanforderung, Notiz, Mail, telefoniche Nachricht oder Job-Nachricht unmittelbar beantworten. GroupWie öffnet ein neue Mail-Layout und adreiert die Antwort automatich an den Sender der urprünglichen Nachricht. Fh Fm=F "m p Fm Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf die Eingangbox oder den Kalender, und markieren Sie dann die Nachricht, auf die Sie antworten möchten. Wählen Sie im Menü Senden die Option Antwort, um da Dialogfeld "Antwort" zu öffnen. T Q Wählen Sie Antwort an Sender, um nur dem Sender zu antworten, oder wählen Sie Antwort an Alle (Sender und Empfänger), um gleichzeitig dem Sender owie allen anderen Empfängern der urprünglichen Nachricht zu antworten. Um die urprüngliche Nachricht beizufügen, aktivieren Sie da Kontrollkätchen Inkluive Mitteilung de Sender. Wählen Sie OK, geben Sie die Antwort ein, und wählen Sie danach Senden. Antwort

33 - -! Æ «da4^f moph" apmfm 4^a affm af =FWOFd=F m= =" F FOOFd= *F"*Fa Fm Sie können die Adreßfelder und da Betreffeld einer Antwort bearbeiten. Wenn z. B. nicht allen Empfängern der urprünglichen Nachricht geantwortet werden oll, können diee Benutzernamen au dem Feld "An" gelöcht werden. Die Benutzernamen können auch au dem Feld "An" augechnitten und in die Felder "CC" oder "BK" eingefügt werden. Siehe Zwichenablage. Mit Hilfe der Option "Archivieren" können Sie Nachrichten au der Mailbox in der Archivdatenbank auf einem lokalen Datenträger ablegen, um Speicherplatz auf dem Netzwerkerver zu chaffen, ohne wichtige Daten löchen zu müen. pm«fz F zfa4^fzd" «" O =Fh F «Fc F F OFaVF*Fm Um Speicherplatz auf dem Netzwerkerver freizugeben, ohne wichtige Daten löchen zu müen, können Nachrichten in einem Archivverzeichni auf der lokalen Fetplatte, einer Dikette oder in einem Netzwerkverzeichni abgelegt werden. ^ ^ F a4^f^fa Nachrichten, die beonder gechützt werden müen, ollten archiviert werden. Benutzer, die für Sie al Vertretung agieren, haben z. B. keinen Zugriff auf Nachrichten, die auf Ihrer Fetplatte archiviert ind, e ei denn, die Vertretungen benutzen Ihren Rechner. 4^a F«Fa4^ma "mdfvfm Wählen Sie im Menü Datei de Hauptfenter die Option Standardeintellungen. Wählen Sie Pfad zu den Dateien. Geben Sie den Pfad für da Verzeichni, in dem Nachrichten archiviert werden ollen, in da Textfeld "Archivverzeichni" ein, oder T wählen Sie, um da Dialogfeld "Verzeichnie" zu öffnen. Wählen Sie ein Verzeichni au, und betätigen Sie die Auwahl mit OK. Wählen Sie OK und Schließen, um zum Hauptfenter zurückzukehren. G Archivieren

34 - - "4^a4^ "4^a affm Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf da Symbol für die Eingangbox, die Augangbox oder den Kalender, und markieren Sie anchließend eine Nachricht. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Archivieren. Die Nachricht wird au der Eingangbox, der Augangbox oder dem Kalender entfernt und in der Archivdatenbank abgelegt. 4^a af F "4^a4^ df Fm Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf da Symbol für die Eingangbox, die Augangbox oder den Kalender. Wählen Sie im Menü Datei die Option Archiv öffnen. WICHTIG: Solange die Archiv-Mailbox geöffnet it, können keine Nachrichten geendet oder Regeln definiert werden. Der Inhalt der Archivdatenbank wird im Nachrichtenlitenfeld, in der Terminlite, in der Joblite oder in der Notizenlite angezeigt. T Q Markieren Sie die archivierte Nachricht, und wählen Sie danach im Menü Aktionen die Option Leen, um die Nachricht einzuehen. Wählen Sie Schließen, wenn Sie die Nachricht geleen haben. Wählen Sie im Menü Datei die Option Archiv öffnen, um da Archiv zu chließen und wieder zur Mailbox zurückzukehren. "4^a4^ " =Fh 4^a «4c^pdFm Doppelklicken Sie im Hauptfenter auf da Symbol für die Eingangbox, die Augangbox oder den Kalender. Wählen Sie im Menü Datei die Option Archiv öffnen. Die archivierten Nachrichten werden im Nachrichtenlitenfeld, in der Terminlite, in der Joblite oder in der Notizenlite angezeigt. Markieren oder öffnen Sie die Nachrichten, die zurückgeholt werden ollen. T Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Archivieren. WICHTIG: Die Nachricht it nicht mehr archiviert. GroupWie verchiebt die Nachricht au dem Archivordner wieder in denelben Ordner, in dem ie urprünglich abgelegt war. Q Wählen Sie im Menü Datei die Option Archiv öffnen, um da Archiv zu chließen und wieder zur Mailbox zurückzukehren. Archivieren n

35 ! Æ «da4^f moph" apmfm F F mvfm m= 4^a af mv F4^ F In der Regel werden Sie einer Vertretung nicht da Recht einräumen, Nachrichten au der Eingangbox oder Augangbox zu archivieren, da andernfall die Vertretung Nachrichten au der Mailbox auf ihrer Fetplatte peichern kann und Sie keinen Zugriff mehr auf diee Nachrichten haben. Wenn Sie den Vertretungen Zugriff auf Ihre Archivdatenbank gewähren möchten, ollten Sie da Archivverzeichni auf einem gemeinam genutzten Netzlaufwerk anlegen. Weitere Informationen zur Auwahl de Pfad zur Archivdatenbank finden Sie unter Standardeintellungen: Pfad zu den Dateien. zfa4^fm ah FVdFa4^ «4^a affm Mit der Option "Archivieren" können Sie Nachrichten im GroupWie-Format auf der Fetplatte de Rechner oder in einem perönlichen Netzwerkverzeichni peichern. Die Nachricht wird dabei au der Mailbox entfernt und in der angegebenen Archivdatenbank abgelegt. Mit "Speichern" werden Nachrichten al Textdateien in einem Verzeichni auf der lokalen Fetplatte oder im Netzwerk abgelegt, wobei die Nachricht jedoch in der Mailbox erhalten bleibt und lediglich eine zuätzliche Kopie al Textdatei in dem angegebenen Verzeichni gepeichert wird. Archivierte Nachrichten haben da GroupWie-Format und können nur mit GroupWie geleen werden. Nicht gechützte Textdateien können jedoch auch von nicht autoriierten Benutzern mit Hilfe eine Textverarbeitungprogramm geleen werden. amf "4^a af F "4^a4^ d 4^Fm Wenn eine archivierte Nachricht gelöcht wird, wird ie im Papierkorb de Archiv abgelegt, der manuell geleert werden muß. Archivieren

36 =ap Mit der Audio-Funktion können Sie Sprach- oder digitale Audio-Dateien in eine Nachricht einbinden. Die Funktion kann auch eingeetzt werden, um Audio- Clip abzupielen, die empfangenen Nachrichten beigefügt ind. Um die Audio-Funktion optimal nutzen zu können, muß die entprechende Hard-und Software intalliert ein. Sollen Dateien mit elbt geprochenen Mitteilungen ertellt werden, wird darüber hinau ein Mikrofon oder ein ähnliche Aufnahmegerät benötigt. F zp4^fmf a Fad mv Fm=Fm Wählen Sie ein Gruppenlayout in einer Nachrichten-Pop-up-Lite im Hauptfenter. Ziehen Sie da Audio-Symbol au der Statuzeile auf einen grauen Bereich im Nachrichtenlayout. Sobald da Audio-Symbol abgelegt wird, wird da Aufzeichnungfenter geöffnet. HINWEIS: Fall da Audio-Symbol nicht an eine freie Poition außerhalb der Textfelder im Nachrichtenlayout gezogen wird, ändert ich die Form de Zeiger, um anzuzeigen, daß da Audio-Symbol an dieer Stelle nicht poitioniert werden kann. Wählen Sie die Schaltfläche Aufzeichnen, und prechen Sie anchließend in da Mikrofon. Audio

37 - T Doppelklicken Sie nach Abchluß der Aufzeichnung auf da Sytemmenüfeld, um da Aufzeichnungfenter zu chließen und zum Nachrichtenlayout zurückzukehren. Sie werden gefragt, ob Sie die Datei peichern möchten. Q Wählen Sie Ja, und wählen Sie danach Senden. Wenn der Empfänger die Nachricht öffnet, kann er durch Doppelklicken auf da Audio-Symbol die geprochene Mitteilung anhören.! Æ «da4^f moph" apmfm V"mV *p amf =ap_mhfc mv ha FamFh "hfm F F^Fm Wenn Sie eine eingebettete Audio-Mitteilung nicht mit einem Namen verehen, werden die Standardnamen Clip 1, Clip 2, etc. vergeben. In der Augangbox können Nachrichten, die an andere Benutzer geendet wurden, angezeigt, geleen oder zurückgezogen und Informationen zu dieen Nachrichten angezeigt werden. pm«fz F af p za F_"ad*p Alle eingehenden und augehenden Nachrichten werden im Netzwerk in Ihrer GroupWi box gepeichert. Wie die Ablagekörbe auf dem Schreibtich kann die GroupWi box in drei Bereiche eingeteilt werden: ein Korb für augehende Nachrichten, einer für eingehende Nachrichten und einer für perönliche Nachrichten. In der Augangbox werden die augehenden Nachrichten angezeigt. af a FmOFd=F =F V"mV *p Die Augangbox enthält zwei Litenfelder: da Nachrichten- und da Ordnerlitenfeld. Im Nachrichtenlitenfeld werden die augehenden Nachrichten angezeigt. Da Ordnerlitenfeld enthält alle Ihre Ordner. Damit die Korrepondenz verwaltet werden kann, können Nachrichten in den Ordnern abgelegt werden. Siehe Ordner. Ordnerlitenfeld Nachrichtenlitenfeld Augangbox