ÄNDERUNGEN NACH. Buhl Data Service GmbH Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen

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1 Buhl Data Service GmbH Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen ÄNDERUNGEN NACH UPDATE (betrifft den Lohnbereich in den Programmen: WISO Lohn & Gehalt, Lohn & Gehalt Professional, WISO Unternehmer, Unternehmer Professional/Mittelstand) Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Buhl Data Service GmbH ausdrücklich untersagt. Stand: Dez 2017

2 1. Einleitung Umsetzung Parameter-Einstellungen im Bereich der Berufsgenossenschaften Parameter-Einstellungen im Bereich der Betriebsstätten Stammdatenabrufe... 6 Stammdatenabruf Ausgang... 7 Stammdatenabruf Ausgang Storno... 7 Stammdatenabruf Eingang Lohnnachweise... 8 Parameter Betriebsstätten... 9 Lohnnachweis Storno Mitarbeiter-Abrechnungsvorgaben Wichtige Hinweise und Informationen zur Konvertierung der Daten und zu den daraus resultierenden Änderungen Konvertierung der Daten...10 Änderungen im Bereich Parameter Betriebsstätten im Überblick Überprüfung der Stammdatenabruf-Ausgänge Stammdatenabruf Allgemein gegebenenfalls zu prüfen Tipps, Tricks und allgemeine Informationen...12 Seite 2

3 1. EINLEITUNG Auf Grund der gesetzlichen Anforderung, dass u.a. Gültigkeitszeiträume für Berufsgenossenschaften im Lohnbereich Ihrer Software abgebildet werden müssen, haben wir den Aufbau, die Eingabemöglichkeiten und die Anzeige für Sie überarbeitet und optimiert. WICHTIG Eine Konvertierung der Daten nach dem Update ist zwingend erforderlich! Die Konvertierung erfolgt unter Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN EINSTELLUNGEN DB MANAGER MANDANTEN Schaltfläche: WEITERE "Konvertierung des Stammdatenabrufs". Beachten Sie dazu auch unsere Hinweise und Informationen im Kapitel "Wichtige Hinweise und Informationen zur Konvertierung der Daten". 2. UMSETZUNG Folgende Bereiche haben wir in Ihrer Software angepasst: Parameter-Einstellungen der Betriebsstätten Parameter-Einstellungen der Berufsgenossenschaft Stammdatenabrufe Lohnnachweise Mitarbeiter-Abrechnungsvorgaben Die Grundlage bildet die gesetzliche Voraussetzung, dass Gültigkeitszeiträume für die Berufsgenossenschaft im Allgemeinen, die Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft und zurückgemeldete Daten wie Gefahrtarifstellen oder Beitragsmaßstab hinterlegt werden müssen. In Verbindung mit der Gültigkeit einer Berufsgenossenschaft muss auch der dortige gültige PIN für den Stammdatenabruf mit einer Gültigkeit versehen werden können. 3. PARAMETER-EINSTELLUNGEN IM BEREICH DER BERUFSGENOSSENSCHAFTEN Die Anlage sowie die Verwaltung der Berufsgenossenschaften unter PERSONAL PARAMETER ABRECHNUNG BERUFSGENOSSENSCHAFTEN hat sich grundsätzlich nicht geändert. Seite 3

4 Berufsgenossenschaften, die ein "bis Datum" hinterlegt haben (Register: "weitere Angaben im Abschnitt "Gültigkeit der Daten), werden als inaktiv dargestellt. Diese Berufsgenossenschaften können in Folge im Bereich der Betriebsstätten nicht mehr ausgewählt werden. 4. PARAMETER-EINSTELLUNGEN IM BEREICH DER BETRIEBSSTÄTTEN In den Parametern wurden im Bereich der Betriebsstätten Erweiterungen vorgenommen. Jede unter PERSONAL PARAMETER ABRECHNUNG BETRIEBSSTÄTTEN angelegte Betriebsstätte (Hauptbetrieb, Nebenbetriebe) erhält auf dem Register: "Berufsgenossenschaften eine neue Baumstruktur. Seite 4

5 Durch die neue Baumstruktur steht im Menüband das Register "Tabellentools "Berufsgenossenschaft (Bearbeitung) zur Verfügung. Über die Schaltfläche: NEU kann eine Berufsgenossenschaft angelegt werden. Es öffnet sich ein Assistent. Sie legen zuerst den Abrechnungsbeginn der Berufsgenossenschaft fest. Im nächsten Schritt wählen Sie die Berufsgenossenschaft. Seite 5

6 Es können nur die unter PARAMETER ABRECHNUNG - BERUFSGENOSSENSCHAFTEN angelegten gültigen BGs ausgewählt werden. Eine Zusammenfassung wird angezeigt. Nach Betätigen der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN öffnet sich automatisch der Dialog zur Hinterlegung der weiteren "BG-Vorgaben". Somit ist auch die Möglichkeit gegeben, für eine Betriebsstätte (bis zu) zwei aktuell gültige Berufsgenossenschaften anzulegen. Änderungen, welche die Berufsgenossenschaft selbst betreffen, wie z.b. die Betriebsnummer der BG und die Gefahrtarifstellen werden zentral unter PARAMETER BERUFSGENOSSENSCHAFTEN verwaltet und gepflegt. Alle anderen Daten werden in der Betriebsstätte über eine BG-Vorgabe gesteuert. Die erste BG- Vorgabe in jeder Berufsgenossenschaft beginnt analog zu der Gültigkeit dieser Berufsgenossenschaft. Jede variabel zu steuernde Eingabe kann somit mit einer Gültigkeit in Form einer neuen BG-Vorgabe hinterlegt werden. Die Anlage einer weiteren BG-Vorgabe erfolgt über die Schaltfläche: Neu (kopieren). Dadurch werden die Daten der aktuellen BG-Vorgabe kopiert, so dass nur der geänderte Wert erfasst werden muss. 5. STAMMDATENABRUFE Das Versenden der Stammdatenabrufe erfolgt weiterhin über Register: "ÜBERGEBEN & AUSWERTEN" Schaltfläche: AUSWERTEN/ÜBERTRAGEN BERUFSGENOSSENSCHAFT. Die gesendeten und empfangenen Daten werden jedoch nicht nur in der Annahmestelle der DGUV festgehalten, sondern auch in den Betriebsstätten im Bereich der Berufsgenossenschaften. So ist sichergestellt, dass Sie alle Daten sowie Abrufe an einer Stelle zentral und übersichtlich einsehen können. Dazu wurden zwei neue Tabellenstrukturen geschaffen. Eine für den Ausgang des Stammdatenabrufes und eine für den Eingang. Seite 6

7 Parameter Betriebsstätten: STAMMDATENABRUF AUSGANG Die unter PERSONAL PARAMETER EINZUGSSTELLEN ANNAHMESTELLEN DGUV Register: "Stammdatenabruf im Abschnitt "Ausgang hinterlegten Dateien werden aufgeschlüsselt in Tabellenform in der neu geschaffenen Ebene "Ausgang für den Stammdatenabruf einer Berufsgenossenschaft in den Betriebsstätten hinterlegt. Es sind folgende Daten ersichtlich: Vorgangs- ID, laufende Nummer, Stornokennzeichen, Betriebsnummer Unfallversicherung, Mitgliedsnummer Unfallversicherung, Jahr, Abgabegrund und Status. Stammdatenabruf Ausgang Storno Die beim Ausgang des Stammdatenabrufes bereits vorhandene Schaltfläche: ZURÜCKSETZEN wurde umbenannt in "ERNEUT VERSENDEN. Dadurch ist eine Stornierung des bereits gesendeten Stammdatenabrufs möglich. Ein Stammdatenabruf darf nur erneut gesendet werden, wenn der zuletzt gesendete zuvor storniert wurde. Wird die Schaltfläche: "ERNEUT VERSENDEN betätigt, so erhält der bereits erzeugte und versendete Stammdatenabruf ein Stornokennzeichen. Bei der Übertragung über "Register: "ÜBERGEBEN & AUSWERTEN" Schaltfläche: AUSWERTEN/ÜBERTRAGEN BERUFSGENOSSENSCHAFT ÜBERTRAGEN" ist dann der Haken bei "Stammdatenabruf gesetzt. Der ursprüngliche Stammdatenabruf-Datensatz wird durchgestrichen und mit einem "storniert -Vermerk versehen. Der Storno-Stammdatenabruf wird als zusätzlicher Datensatz geschrieben und erhält in der Spalte Storno einen "Storno-Vermerk. Der Storno- Datensatz wird in gewohnter Art und Weise über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN "Berufsgenossenschaft übertragen (Stammdatenabruf und Lohnnachweis übertragen)" übermittelt. Soll ein erneuter Stammdatenabruf durchgeführt werden (z.b. mit korrigierter Mitgliedsnummer), erfolgt der Aufruf wieder über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN "Berufsgenossenschaft übertragen". Seite 7

8 Bitte beachten Sie: Der Stammdatenabruf darf nur dann storniert werden, wenn noch kein Lohnnachweis für das jeweilige Jahr erfolgt ist. Daher prüft das Programm beim Stornieren des Stammdatenabrufes, ob bereits ein Lohnnachweis übertragen wurde. Falls dies der Fall ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung: Sie wollen einen Stammdatenabruf für einen Zeitraum, für den Sie bereits einen Lohnnachweis übermittelt haben, stornieren. Dies ist nicht zulässig. Bitte stornieren Sie zuerst den Lohnnachweis. Wenn noch kein Lohnnachweis übermittelt wurde, erhalten Sie den Hinweis, dass eine Stornierung nur dann zu erfolgen hat, wenn Sie von der Einzugsstelle aufgefordert wurden bzw. wenn gesetzliche Tatbestände vorliegen. STAMMDATENABRUF EINGANG Analog zum Ausgang des Stammdatenabrufs wurde auch für den Eingang eine neue Tabelle angelegt. Es werden die Daten aus dem Bereich "PERSONAL PARAMETER EINZUGSSTELLEN ANNAHMESTELLEN DGUV Register: "Stammdatenabruf - Abschnitt "Eingang zugrunde gelegt. Folgende Daten sind im Eingang ersichtlich: Vorgangs-ID, laufende Nummer, Betriebsnummer Unfallversicherung, Mitgliedsnummer Unfallversicherung mit Gültigkeit, Jahr, Beitragsmaßstab, Anzahl der zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen und Status. Die zurückgemeldeten Daten (Gefahrtarifstelle, Mitgliedsnummer, Beitragsmaßstab) werden in die BG-Vorgabe mit der entsprechenden Gültigkeit übernommen, so dass immer die aktuell zurückgemeldeten Daten in der aktuell gültigen BG-Vorgabe hinterlegt sind. Weichen zurückgemeldete Daten von den hinterlegten ab, so wird automatisch eine neue BG-Vorgabe mit der zurückgemeldeten Gültigkeit erstellt. In diesem Zusammenhang wird die "alte" BG-Vorgabe beendet. Das automatisch eingetragene Enddatum entspricht dem Gültigkeitsbeginn der neuen BG-Vorgabe. 6. LOHNNACHWEISE Das bisher existierende Register: Lohnnachweis in der Betriebsstätte wird nicht mehr benötigt. Die Daten zum Lohnnachweis, also die Inhalte dieses Registers, befinden sich auf dem Register: "Berufsgenossenschaft und dort unter der jeweiligen Berufsgenossenschaft im Ordner "Zu meldende Daten. Seite 8

9 PARAMETER BETRIEBSSTÄTTEN Lohnnachweis Storno Analog zum Stammdatenabruf Ausgang kann auch der Lohnnachweis storniert werden. Das Vorgehen erfolgt analog zu der unter "Stammdatenabruf Ausgang Storno" beschriebenen Vorgehensweise. Ein Storno eines Lohnnachweises erfolgt automatisch, wenn Korrekturabrechnungen für Zeiträume durchgeführt werden, die bereits versendet wurden. Ausgelöst wird dieses Storno beim Monatsabschluss. 7. MITARBEITER-ABRECHNUNGSVORGABEN In den jeweiligen Abrechnungsvorgaben auf Mitarbeiterebene muss die Gefahrtarifstelle, der der Mitarbeiter zugeordnet ist, ausgewählt werden. Bisher war die in der Betriebsstätte hinterlegte Berufsgenossenschaft maßgeblich. Da es nun möglich ist, in einer Betriebsstätte mehr als eine Berufsgenossenschaft zu hinterlegen, ist die Betriebsstätte kein eindeutiges Zuordnungsmerkmal mehr. Daher wurde ein weiteres Zuordnungsmerkmal ergänzt. Auf dem Register: "BGS / Fibu in der Abrechnungsvorgabe des Mitarbeiters (PERSONAL STAMMDATEN MITARBEITER Lohn-Abrechnungsdaten Abrechnungsvorgabe Register "BGS / FiBu ) steht im Abschnitt "Berufsgenossenschaft die Zeile "Veranlagte BG zur Verfügung. Seite 9

10 In diesem Drop-Down Feld stehen alle Berufsgenossenschaften zur Verfügung, die jener Betriebsstätte zugeordnet sind, die für diesen Mitarbeiter hinterlegt wurde. Die Hinterlegung der Betriebsstätte für einen Mitarbeiter erfolgt unter "Lohn-Abrechnungsdaten Abrechnungsvorgabe Register: "Allgemein Abschnitt: Betriebsstätte". Anhand der Auswahl der Berufsgenossenschaft können anschließend alle dieser Berufsgenossenschaft zugeordneten Gefahrtarifstellen ausgewählt werden. Eine Auswahl von Gefahrtarifstelle bevor eine Berufsgenossenschaft gewählt wurde, ist nicht möglich. 8. WICHTIGE HINWEISE UND INFORMATIONEN ZUR KONVERTIERUNG DER DATEN UND ZU DEN DARAUS RESULTIERENDEN ÄNDERUNGEN KONVERTIERUNG DER DATEN Nach dem Update ist eine Konvertierung der Daten zwingend erforderlich, da dadurch die im Programm bereits hinterlegten Daten in die neue Struktur der Betriebsstätten übernommen werden. Die Konvertierung kann wie o.a. über Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN EINSTELLUNGEN DB MANAGER MANDANTEN Schaltfläche: WEITERE "Konvertierung des Stammdatenabrufs" aufgerufen werden. ÄNDERUNGEN IM BEREICH PARAMETER BETRIEBSSTÄTTEN IM ÜBERBLICK Das Register: "Lohnnachweis" ist nicht mehr vorhanden. Diese Daten befinden sich auf dem neuen Register: "Berufsgenossenschaften". Stammdatenabrufe, Rückmeldungen und Lohnnachweise Seite 10

11 o Diese Daten und Informationen sind kompakt und übersichtlich an einer Stelle (in der Betriebsstätte) einsehbar. o Die Daten bleiben zusätzlich weiterhin in der Annahmestelle der DGUV gespeichert. o Bei mehreren Mandanten entfällt die zeitaufwendige Suche in der Annahmestelle. Es kann gezielt im betroffenen Mandanten nachgesehen werden. o Stammdatenabrufe sowie Lohnnachweise können storniert werden. o Stornieren eines bereits gesendeten Stammdatenabrufs: Ursprungs- Stammdatenabruf selektieren und auf "Erneut versenden klicken. Das Programm prüft, ob bereits ein Lohnnachweis erstellt wurde. Ein Storno ist nur zulässig, wenn sich Daten (Mitgliedsnummer, Betriebsnummer lohnverantwortlicher Betrieb oder Unfallversicherung, PIN) rückwirkend geändert haben bzw. falsch eingegeben wurden. Der erneute Abruf wird erst nach Versenden in die Betriebsstätte geschrieben die Stornierung direkt. WICHTIGE INFORMATIONEN FÜR DIE ÜBERPRÜFUNG BEVOR DER LOHNNACHWEIS 2017 VERSENDET WERDEN KANN 1. Überprüfung der Stammdatenabruf-Ausgänge Es darf nur ein Ausgang mit laufender Nummer 000 enthalten sein. Dieser hat einen Stammdatenabruf-Eingang mit laufender Nummer 001 erzeugt. In diesem Fall sind in diesem Bereich keine weiteren Schritte erforderlich. Laufende Nummer des Stammdatenabruf-Eingangs größer 001: Dies ist korrekt und zulässig, wenn die Lohn-/Gehaltsabrechnungen von mehreren Stellen durchgeführt werden. Laufende Nummer des Stammdatenabruf-Eingangs größer 001 und nur eine abrechnende Stelle: In diesem Falle ist es erforderlich, dass Sie sich mit dem "Self-Service Portal der DGUV" in Verbindung setzen, um den Sachverhalt zu klären. (Hintergrund: Wurden mehrere Abrufe gestartet, wurden dadurch mehrere Rückmeldungen erstellt. Die BG erwartet daher für jede Rückmeldung einen Lohnnachweis. Wird dieser nicht übermittelt, erfolgt eine Schätzung.) WICHTIG Überprüfen Sie die laufende Nummer des Lohnnachweises bevor er übertragen wird. 2. Stammdatenabruf 2018 Der Abruf erfolgt unverändert: Stammdatenabruf versenden, Rückmeldung abholen und verarbeiten. o Neue Gefahrtarifstellen (GTS) ab werden in die neuen "BG-Vorgaben" übertragen. 3. Allgemein Für die manuelle Meldung wird das offizielle Layout der DGUV angeboten. Somit werden Abweichungen zwischen dem manuellen Lohnnachweis und dem digitalen Lohnnachweis Seite 11

12 vermieden, wenn die Auswertung "Beitragsabrechnung-UV" die Quelle für den manuellen Lohnnachweis ist. Die Fehlerquelle, dass nicht mehr aktuelle Berufsgenossenschaften ausgewählt werden, wurde behoben, da nur noch gültige Berufsgenossenschaften auswählbar sind. 4. gegebenenfalls zu prüfen Wenn alte Betriebsstätten vorhanden sind (aufgrund alter BG), so ist zu überprüfen, ob noch Mitarbeiter mit dieser Betriebsstätte abgerechnet werden. Ist dies nicht der Fall, sollte das Kennzeichen: "Einstellung der Betriebsstätte" aktiviert und das "End-Datum" eingegeben werden. Sofern bereits ein Stammdatenabruf 2017 erfolgte, ist dieser zu stornieren. Werden Mitarbeiter wieder eingestellt, ist darauf zu achten, dass in der neuen Abrechnungsvorgabe die aktuelle Betriebsstätte und v.a. die aktuellen Gefahrtarifstelle (GTS) hinterlegt sind. Ist die Anlage einer BG/GTS beim Mitarbeiter nicht möglich, muss überprüft werden, ob die korrekte Betriebsstätte hinterlegt ist. Wurde in der Vergangenheit aufgrund BG- Wechsel eine zweite Betriebsstätte angelegt, so sind in dieser keine BG-Vorgaben für Somit ist dies auf Mitarbeiterebene nicht auswählbar. Falls nachträglich (nur bis max [Rückrechnung von 4 Jahren für SV]) SV-Meldungen korrigiert werden, muss in die nicht mehr gültige BG in der Betriebsstätte gegangen werden und dort in der BG-Vorgabe die Mitgliedsnummer von damals hinterlegt werden. (Am besten, bevor Meldungen gesendet wurden) 5. Tipps, Tricks und allgemeine Informationen Neu angelegte BG wieder löschen: Zuerst die BG-Vorgabe löschen, speichern, dann die Betriebsstätte erneut öffnen. Jetzt kann die BG wieder gelöscht werden. Voraussetzung dafür ist, dass noch kein Datenversand erfolgt ist. Das Feld Identifikationskennzeichen wurde wieder als PIN bezeichnet, so wie es auf dem Schreiben der BG ausgewiesen wird. Falls einzelne Abfragen neutral gestellt werden müssen (bspw., weil nicht mehr stornierbar, mehrfach gesendet), dann muss der jeweilige UV-Träger eingreifen (nicht die DGUV und auch nicht die Software). Wenden Sie sich in diesem Fall an den zuständigen UV-Träger. Wurden der digitale und der manuelle Lohnnachweis nicht bis spätestens des Folgejahres abgegeben, werden von den UV-Trägern Schätzbescheide versendet. Dies ist ein normaler Verwaltungsakt, der außerhalb der Software stattfindet. Wenn der digitale Lohnnachweis geändert wurde (nur möglich, wenn sich Beitragsgrundlage geändert hat), dann ist auch der manuelle Lohnnachweis abzuändern und erneut abzugeben. Wenn bei ein und derselben Berufsgenossenschaft unterjährig die gültige GTS endet und durch eine neue ersetzt wird (Rückmeldung und Verarbeitung über EXTERNE MELDUNGEN VERARBEITEN), so wird diese neue GTS automatisch in der Erfassung berücksichtigt. Wir empfehlen aber bei den Mitarbeitern eine neue Abrechnungsvorgabe mit dem Gültigkeitsbeginn anzulegen. Seite 12

13 Das "Self-Service Portal der DGUV ist zuständig zum Schließen von Lücken in den Datei- Nummern ( Wenn ein Stammdatenabruf bereits gesendet und positiv verarbeitet wurde, so ist zwar das Übertragen eines weiteren Stammdatenabrufs optisch möglich, jedoch findet die Software keine Daten zur Übertragung und es wird nichts an die DGUV gesendet. Dies ist in der Zusammenfassung im Rahmen des Assistenten ersichtlich und wird im Protokoll vermerkt. GESETZLICHE GRUNDLAGEN Die nachfolgend genannten gesetzlichen Anforderungen bilden die Grundlage für die Anpassungen / Ergänzungen im Programm Gemeinsame Grundsätze zur Datenübermittlung an die Unfallversicherung nach 103 SGB IV 165 SGB VII 99 SGB IV 136 (3) SGB VII 101 (4) SGB IV Die o.a. Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollten bei Bedarf mit einem Steuerberater oder der Finanzbehörde besprochen und geklärt werden. Seite 13