Sie sind über diese neue Anwendung in der Lage den Prozess zur Einladung Ihrer Kunden und Geschäftspartner selbständig und bequem zu organisieren.

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2 Einleitung Das neue Kunden-Einladungsmanagement der Hamburg Messe offeriert Ihnen viele Möglichkeiten Ihre Kunden und Geschäftspartner zu aktivieren und zielgerichtet einzuladen. Sie sind über diese neue Anwendung in der Lage den Prozess zur Einladung Ihrer Kunden und Geschäftspartner selbständig und bequem zu organisieren. Auf den nachfolgenden Seiten dieses Turtorials beschreiben wir kurz die einzelnen Varianten sowie Schritte zur Umsetzung. Über den Reiter Einladungen starten Sie den Prozess. 2

3 Auswahl an Handlungsoptionen Diese Seite gibt Ihnen einen ersten Überblick zu möglichen Handlungsoptionen. Über Bestellung Einladung haben Sie die Möglichkeit sich zwischen Digital- und Print- Einladungen zu entscheiden. Dieser Weg bietet sich an, wenn Sie planen Ihre Kunden-Einladungen selber über den digitalen- ( ) oder Postweg zu versenden. Über Einladung per können Sie direkt aus der Anwendung heraus die gewünschten Empfänger festlegen, der dann eine vorbereitete mit einem direkten LINK in den Ticketshop bekommt und mit wenigen Klicks die Einladung in ein Ticket umwandeln kann! Über den Zugang Übersicht Status Einladungen behalten Sie alle wesentlichen Informationen zum Status Ihrer Einladungen im Blick. Hier können Sie die Anzahl Ihrer getätigten Einladungen einsehen sowie Listen Ihrer Bestellungen herunterladen. Zusätzlich behalten Sie hier die Übersicht, wie viele Ihrer Einladungen bereits eingelöst oder später der Messe zugetreten sind. Bitte beachten Sie, dass nur die Einladungen der Kunden berechnet werden, die auf der Messe waren. Eine Übersicht zu den Preisen erhalten Sie am Ende dieses Dokuments und im Online Service Center (OSC). 3

4 Bestellung Einladung An dieser Stelle startet der Prozess zur Bestellung von Einladungen, um diese anschließend über Ihren eigenen Versandweg an Ihre Kunden und Geschäftspartner selber zu versenden. Hierbei können Sie wählen wie Sie die Einladungen erhalten wollen Digital oder Print. DIGITAL Bitte wählen Sie den Button Digital danach die Ticketart aus Einladung(en) Tageskarte anschließend können Sie wählen zwischen personalisierter- oder Standard-Einladung. Bei der Wahl für eine digitale, personalisierte Einladung haben Sie die Möglichkeit eine Liste im XLS.Format in einer vorgegebenen Struktur hochzuladen (siehe Muster Template). Am Ende des Bestellprozesses steht dann Ihre Namensliste mit zugeordneten Codes unter Übersicht Status Einladungen zum Herunterladen für Sie bereit. Wenn Sie eine digitale Standard-Einladung vorziehen, geben Sie bitte folgend die gewünschte Anzahl in dem entsprechenden Feld ein. Die Liste mit der bestellten Anzahl an Einladungscode können Sie anschließend unter Übersicht Status Einladungen herunterladen. Bitte stellen Sie Ihren Kunden folgenden Link zur Verfügung. Über diesen direkten Zugang kann er seinen Einladungscode eingeben und das Ticket generieren. Muster zum Template mit der notwendigen Struktur der Daten. 4

5 Maske mit der Aufforderung zur Bestätigung der angeforderten digitalen Einladungen. PRINT Bitte wählen Sie den Button Print Sie können dann entscheiden zwischen Einladung(en) Tageskarte (siehe Muster Einladung Tageskarte weiter unten) oder Tageskarte mit Klappkarte. In der Klappkarte sind weiterführende, hilfreiche Information zur Internorga 2017 enthalten und sie trägt als Umschlag zur Aufwertung der Print-Einladung bei (siehe Muster Klappkarte weiter unten). Bei den weiteren Auswahlmöglichkeiten über Einladung(en) Tageskarte mit Eindruck oder Einladung(en) Tageskarte mit Klappkarte & Eindruck können Sie eine der oberen Varianten um den Eindruck Ihres Firmenlogos ergänzen. Geben Sie bitte anschließend noch die Versandadresse für die Anlieferung der Print- Einladungen ein. Für die Bestellung mit Eindruck würden wir Sie bzgl. Bereitstellung Ihres Firmenlogos noch einmal telefonisch kontaktieren (Anforderung Logo: s/w, max. 45 x 45 mm dpi Auflösung). Die bestellten Print-Einladung, werden anschließend durch unseren Druckdienstleister an die beschriebene Adresse versandt. Eine Übersicht zu den Preisen sowie Mindestbestellmengen für Print-Einladungen finden Sie am Ende dieses Dokuments und im Online Service Center (OSC). 5

6 Muster der Print-Einladung Internorga 2017 Bei Auswahl steht Ihnen die Print- Einladung zum Versand an Ihre Kunden und Geschäftspartner in dieser Form zur Verfügung. Alternativ können Sie einen Eindruck (schraffiertes Feld) Ihres Logos vorsehen. Muster der Klappkarte Internorga 2017 In eine Klappkarte können Sie die Print-Einladung(en) einlegen, um Sie gemeinsam zu versenden. Die Klappkarte beinhaltet weiterführende, hilfreiche Information zum Programm und zur Anreise für die Internorga

7 Einladung per Über diesen Weg können Sie in drei einfachen Schritten, Einladungen per direkt aus der Anwendung heraus an Ihre Kunden und Geschäftspartner mit einem vorbereiteten Einladungstext versenden. Wählen Sie zu aller erst die gewünschte Sprache Ihrer Einladung aus und danach folgend die Ticketart über. Einladung(en) Tageskarte anschließend bietet sich Ihnen die Möglichkeit die Empfänger der Einladungen zu bestimmen Hierzu laden Sie folgend die Empfängerliste im XLS.Format in einer vorgegebenen Struktur hoch (siehe Muster Beispielliste). Nachdem Sie eine Freigabe erteilt haben, erhalten Ihre Kunden eine Einladung mit Ihrem Firmennamen, Standnummer und dem Einladungscode. Unter Übersicht Status Einladungen steht Ihnen eine Übersicht anschließend zum Herunterladen zur Verfügung. An dieser Stelle auch noch einmal der Hinweis das die von Ihnen hochgeladene Adressdaten von uns nicht gespeichert werden. Muster zur Beispielliste mit der notwendigen Struktur der Daten. Achten Sie hierbei bitte auch auf die vollständige Anrede, wie sie in der erscheinen soll (Ansprache inkl. Name). 7

8 Übersicht Status Einladungen Behalten Sie Ihre Einladungen im Überblick. Hier können Sie je nach Art der Bestellung Ihre Einladungslisten bzw. Codes herunterladen. Ferner behalten Sie die Anzahl Ihrer Einladungen sowie den Status zur Einlösung und Messezutritt der Einladungen durch Ihre Kunden im Blick. Um die Anwendung zu beenden, schließen Sie das Fenster. Für weitere Informationen steht Ihnen unser Support unter der Telefonnummer: oder per zur Verfügung. 8

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