E-Rechnung und E-Archivierung: Fakten aus der Unternehmenspraxis

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1 E-Rechnung und E-Archivierung: Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz ebusiness-lotse Ostbayern / ibi research an der Universität Regensburg / 28. April 2015 IHK Bayreuth Geschäftsprozessoptimierung am Beispiel elektronische Rechnung

2 ibi research an der Universität Regensburg Gründungsjahr 1993 ibi research forscht zu Fragestellungen rund um das Thema Finanzdienstleistungen in der Informationsgesellschaft (angewandte Forschung) Brücke zwischen Universität Regensburg ( An-Institut ) und Praxis: Beteiligung an der universitären Lehre (Vorlesungen, Bachelor- und Masterarbeiten, ) ibi-partnernetzwerk (über 40 Banken und Technologiedienstleister) Herausgeber des jährlichen ibi Website Rating (www.ibi.de/iwr) Konsortialführer E-Commerce-Leitfaden (www.ecommerce-leitfaden.de) 2009: Träger des E-Commerce-Kompetenzzentrums Ostbayern als Teil der Förderinitiative Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (www.ec-net.de): Begleitvorhaben Elektronische Rechnungsabwicklung Seit Oktober 2012: Träger des ebusiness-lotsen Ostbayern als Teil der Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen

3 Bundesweites ekompetenz-netzwerk für Unternehmen 38 Informationsbüros für Unternehmen im Rahmen der Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen im Rahmen des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) Ziele: Aufbau eines Netzwerks zur aktiven Unterstützung von Unternehmen im Umfeld der IuK-Technologie Neutrale Informationen und Unterstützung Hilfestellung beim Einstieg in das E-Business Schwerpunkte des ebusiness-lotsen Ostbayern: (E-)Commerce, E-Finance, E-Rechnung, E-Payment, Zahlungsverkehr, SEPA Internet: /

4 Jedes Unternehmen muss sich über den Umgang mit elektronischen Rechnungen Gedanken machen Bitte bewerten Sie diese Aussage: In fünf Jahren werden elektronische Rechnungen mehr als die Hälfte unseres ein- und ausgehenden Rechnungsvolumens ausmachen. 43% 30% 15% 4% 9% Stimme voll zu Stimme teilweise zu Bin indifferent Lehne teilweise ab Lehne voll ab n = 199 (alle Unternehmen) 4

5 Änderungen des Umsatzsteuergesetzes in Bezug auf E-Rechnung sind den meisten Unternehmen bekannt Im Jahr 2011 hat sich die rechtliche Situation zur elektronischen Rechnung verändert. Haben Sie diese Veränderung wahrgenommen? Nein, ich habe davon nichts mitbekommen 21% Ja, ich habe die Veränderung wahrgenommen 79% n = 316 (alle Unternehmen) 5

6 Der Wegfall der Signaturpflicht hat vieles einfacher gemacht Bitte bewerten Sie diese Aussage: Der Wegfall der Signaturpflicht hat den Versand elektronischer Rechnungen vereinfacht. 66% 23% 7% Stimme voll zu Stimme teilweise zu Bin indifferent Lehne teilweise ab Lehne voll ab n = 199 (alle Unternehmen) 6

7 Was müssen Unternehmen bei elektronischen Rechnungen beachten? Gemäß 14 Umsatzsteuergesetz: Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers, auch konkludent möglich Alle Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln, wenn sie gewährleisten: Echtheit der Herkunft (Authentizität) Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) Pflichtangaben für menschliches Auge lesbar (Lesbarkeit) Quelle: istock Photo: dem10 Keine Vorgabe technischer Verfahren: (wie bisher) qualifizierte elektronische Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) möglich, aber nicht Pflicht (neu) innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und der zugrundeliegenden Leistung schaffen (seit 2. Juli 2012 existiert hierzu auch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums) Keine Vorgabe eines Formats 7

8 Verlässlicher Prüfpfad was heißt das konkret? Beispiel: 1. Posteingang mit Vermerk (Eingangsnachweis) 2. Sachliche Prüfung (Lieferschein, Menge, Qualität, Bearbeiterkürzel) 3. Rechnerische Prüfung (Abgleich Menge mit Angebot/Auftrag) 4. Formale Prüfung (Überprüfung Preis zu Angebot/Auftrag, Vollständigkeit der Rechnung) 5. Freigabe zur Zahlung 6. Zahlung Wichtig: Dokumentieren Sie Ihr übliches Vorgehen in einer Verfahrensbeschreibung! Links: 8

9 Versand Empfang Über die Hälfte versendet Rechnungen (auch) per Wie übermittelt Ihr Unternehmen derzeit Rechnungen? (Mehrfachauswahl möglich) Papierhaft 77% Per 57% Per Fax 9% Per elektronischem Datenaustausch (EDI) 9% Per Download 6% Per D oder E-Postbrief 2% Sonstiges 4% n = 319 (alle Unternehmen) 9

10 Versand Empfang Etwa jedes dritte befragte Unternehmen bevorzugt elektronische Rechnungsformate Welche Form der Übermittlung bevorzugt Ihr Unternehmen? Papierhaft 61% Per 27% Per elektronischem Datenaustausch (EDI) 3% Per D oder E-Postbrief 2% Per Download 3% Per Fax 1% Sonstiges 4% n = 203 (alle Unternehmen) 10

11 Versand Empfang Es ist eine weitere Steigerung der Anzahl versendeter E-Rechnungen zu erwarten Plant Ihr Unternehmen, zukünftig den Anteil ausgehender elektronischer Rechnungen zu verändern? 39% 35% 25% Wir planen, den Anteil Wir planen, den Anteil nicht zu innerhalb der nächsten 3 Jahre ändern zu steigern 0% Wir planen, den Anteil innerhalb der nächsten 3 Jahre zu senken Damit haben wir uns noch nicht beschäftigt n = 170 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden) 11

12 Versand Empfang Wirtschaftliche Gründe stehen bei elektronischem Rechnungsversand im Vordergrund Was waren für Ihr Unternehmen die wichtigsten Gründe, Rechnungen elektronisch zu versenden? (Mehrfachauswahl möglich) Kosteneinsparungen 61% Schnellere Bearbeitung Wunsch unserer Geschäftspartner 53% 51% Schnellere Bezahlung Durchgängig IT-gestützte Prozessabläufe 35% 38% Umweltschutz 29% Verbindliche Aufforderung unserer Geschäftspartner Fehlerreduktion 18% 18% Sonstiges 4% n = 173 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden) 12

13 Versand Empfang Mehr als ein Drittel hatte keine großen Herausforderungen beim elektronischen Rechnungsversand Was waren die größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen bei der Einführung des elektronischen Rechnungsversandes? (Mehrfachauswahl möglich) Es gab keine großen Herausforderungen 37% Identifizierung der rechtlichen Anforderungen Anpassung der Prozessabläufe 33% 31% Aufwändige technische Anpassungen Aufbau von Fachwissen 20% 23% Akzeptanzschaffung bei den Geschäftspartnern 16% Unterschiedliche Rechnungsformate der Geschäftspartner 13% Rechnungsversand ins Ausland 9% Akzeptanzschaffung innerhalb des Unternehmens Hohe Kosten bei der Einführung 6% 8% Sonstige Herausforderungen: 3% n = 159 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden) 13

14 Versand Empfang Bei den meisten Unternehmen haben sich Kosten, Bearbeitungszeiten und Prozessabläufe verbessert Wie haben sich in Ihrem Unternehmen insgesamt die folgenden Aspekte nach Einführung des elektronischen Rechnungsversandes entwickelt? Umweltverträglichkeit 32% 43% 25% Kostensituation 20% 43% 33% 4% Bearbeitungszeit 27% 37% 31% 3% Durchgängigkeit der Abläufe 25% 33% 35% 6% Kundenzufriedenheit 9% 32% 58% Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung 13% 32% 55% Fehlerquote 11% 14% 74% stark verbessert leicht verbessert unverändert leicht verschlechtert stark verschlechtert 108 n 118 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden) 14

15 Versand Empfang Elektronische Rechnungen werden meistens akzeptiert Auf welchen Wegen akzeptiert Ihr Unternehmen derzeit eingehende Rechnungen? (Mehrfachauswahl möglich) Papierhaft 88% Per 80% Per Download 35% Per Fax 26% Per elektronischem Datenaustausch (EDI) Per D oder E-Postbrief Sonstiges 2% 7% 10% n = 260 (alle Unternehmen) 15

16 Versand Empfang Über ein Drittel der befragten Unternehmen bevorzugt den Erhalt elektronischer Rechnungen Was ist die bevorzugte Form Ihres Unternehmens, Rechnungen zu erhalten? Papierhaft 60% Per 28% Per Download Per elektronischem Datenaustausch (EDI) Per D oder E-Postbrief Per Fax Sonstige Art der Rechnungsübermittlung: 6% 4% 2% 0% 3% n = 178 (alle Unternehmen) 16

17 Versand Empfang Wunsch der Geschäftspartner ist häufigster Grund für die Akzeptanz von E-Rechnungen Was sind für Ihr Unternehmen die wichtigsten Gründe, Rechnungen elektronisch zu akzeptieren? (Mehrfachauswahl möglich) Geschäftspraxis/Wunsch unserer Geschäftspartner 67% Schnellere Bearbeitung 53% Kosteneinsparungen 42% Gebühren für papierhafte Rechnungen Verbindliche Aufforderung unserer Geschäftspartner Durchgängig IT-gestützte Prozessabläufe Umweltschutz Nutzung von Skonti 35% 32% 32% 32% 27% Fehlerreduktion 22% Sonstiges 3% n = 190 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen akzeptieren) 17

18 Versand Empfang Rechtliche Anforderungen und interne Prozessabläufe als hauptsächliche Herausforderungen Was waren die größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen bei der Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs? (Mehrfachauswahl möglich) Es gab keine großen Herausforderungen Anpassung der Prozessabläufe Identifizierung der rechtlichen Anforderungen Aufbau von Fachwissen Unterschiedliche Rechnungsformate der Geschäftspartner Akzeptanzschaffung innerhalb des Unternehmens Aufwändige technische Anpassungen Akzeptanzschaffung bei den Geschäftspartnern Rechnungen aus dem Ausland Hohe Kosten bei der Einführung Sonstiges 3% 14% 11% 9% 9% 7% 20% 25% 36% 35% 38% n = 174 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen akzeptieren) 18

19 Versand Empfang In rund sechs von zehn Fällen bleibt die Kostensituation unverändert Wie haben sich in Ihrem Unternehmen insgesamt die folgenden Aspekte nach Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs entwickelt? Umweltverträglichkeit 18% 34% 44% 3% Durchgängigkeit der Abläufe 17% 24% 50% 8% Bearbeitungszeit 15% 33% 43% 9% Fehlerquote 8% 19% 69% 3% Zufriedenheit der Geschäftspartner 9% 19% 69% Kostensituation 6% 29% 58% 6% Nutzung von Skonti 3% 21% 75% stark verbessert leicht verbessert unverändert leicht verschlechtert stark verschlechtert 147 n 160 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen akzeptieren) 19

20 Ein Viertel der Unternehmen archiviert elektronische Rechnung nicht in digitaler Form was nötig wäre! Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen papierhaft elektronisch papierhaft elektronisch Papierhafte Archivierung/Ablage im Unternehmen Papierhafte Archivierung bei einem Dienstleister Elektronische Archivierung im Unternehmen Elektronische Archivierung bei einem Dienstleister 77,1% 54,9% 81,6% 65,5% 1,0% 2,1% 1,4% 2,6% 49,5% 69,7% 35,5% 68,0% 6,8% 8,5% 4,6% 6,7% Sonstige Archivierungsform 0,0% 2,8% 0,0% 1,0% Keine Archivierung 0,5% 0,7% 0,5% 1,5% 142 n

21 Nur vier von zehn Unternehmen haben ihr Vorgehen bei der Archivierung dokumentiert Ist in Ihrem Unternehmen die Vorgehensweise bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen dokumentiert? 39% Ja, der Prozess ist entsprechend dokumentiert 49% Nein, aber wir planen die Erstellung einer solchen Dokumentation 12% Nein, eine solche Dokumentation ist nicht vorhanden n =

22 Zusammenfassung Versand von elektronischen Rechnungen Empfang von elektronischen Rechnungen Gründe Kosteneinsparungen Schnellere Bearbeitung Wunsch der Geschäftspartner Wunsch der Geschäftspartner Schnellere Bearbeitung Kosteneinsparungen Herausforderungen Überwiegend keine großen Herausforderungen wenn, dann: Identifizierung von rechtlichen Anforderungen Anpassung der Prozessabläufe Überwiegend keine großen Herausforderungen wenn, dann: Anpassung der Prozessabläufe Identifizierung von rechtlichen Anforderungen Folgen Verbesserung der Umweltverträglichkeit Kostensituation Bearbeitungszeit Durchgängigkeit der Abläufe Verbesserung der Umweltverträglichkeit Durchgängigkeit der Abläufe Bearbeitungszeit Fehlerquote 22

23 Interessiert an mehr Informationen zur E-Rechnung? Kostenfreie Veranstaltungsreihe: Annaberg: : Grundlagenseminar : Vertiefungsseminar Aue: : Vertiefungsseminar Augsburg: : Grundlagenseminar : Vertiefungsseminar Berlin: : Grundlagenseminar : Vertiefungsseminar Chemnitz: : Vertiefungsseminar Mannheim: : Grundlagenseminar : Vertiefungsseminar Stuttgart: : Grundlagenseminar : Vertiefungsseminar Würzburg: : Grundlagenseminar : Vertiefungsseminar Kostenfreie Infomaterialien: Marktüberblick Fallbeispiele Studie Leitfaden zur Einführung 23

24 Kontakt ebusiness-lotse Ostbayern c/o ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstr Regensburg Tel.: Fax: Internet: ibi research 2015, Fotos: istockphoto.com, Fotolia.com, ibi research und weitere (vgl. Quellenangabe auf den Folien). Bitte beachten Sie auch die Quellenangaben auf den einzelnen Seiten selbst. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt und Eigentum der ibi research an der Universität Regensburg (im Folgenden: ibi research). Das gilt insbesondere auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Eine kommerzielle oder sonstige gewerbliche Nutzung des Werkes oder von Teilen daraus ist nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung zulässig. Haftungserklärung: Das Werk mit seinen Inhalten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und gibt den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann für seine Vollständigkeit und Richtigkeit keine Haftung übernommen werden. Durch die Rundung einiger Umfragewerte kommt es vereinzelt zu von 100 % abweichenden Gesamtsummen. Interviews und Kommentare Dritter spiegeln deren Meinung wider und entsprechen nicht zwingend der Meinung von ibi research. Fehlerfreiheit, Genauigkeit, Aktualität, Richtigkeit, Wahrheitsgehalt und Vollständigkeit der Ansichten Dritter können seitens ibi research nicht zugesichert werden. Die Informationen Dritter, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Werk enthaltenen Internet-Links und sonstigen Quellenangaben zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von ibi research. ibi research unterstützt nicht die Nutzung von Internet-Seiten Dritter und Quellen Dritter und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internet-Seiten Dritter oder Quellen Dritter ab. Die Angaben zu den in diesem Werk genannten Anbietern und deren Lösungen beruhen auf Informationen aus öffentlichen Quellen oder von den Anbietern selbst. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Warenbezeichnungen, Handelsnamen und dergleichen in diesem Werk enthaltenen Namen berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen und Marken im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann genutzt werden dürften. Vielmehr handelt es sich häufig um gesetzlich geschützte, eingetragene Warenzeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Bei der Schreibweise hat sich ibi research bemüht, sich nach den Schreibweisen der Hersteller zu richten. Trotz der Vielzahl an Informationen sowie aufgrund einer dem ständigen Wandel unterzogenen Sach- und Rechtslage kann das Werk jedoch keine auf den konkreten Einzelfall bezogene Beratung durch jeweilige fachlich qualifizierte Stellen ersetzen. Unsere Partner stehen Ihnen gerne als erste Anlaufstelle zur Verfügung. Bei Anregungen, Kritik oder Wünschen zu diesem Werk würden wir uns sehr über Ihre Rückmeldung freuen. Schreiben Sie uns an eine .

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