ELEKTRONISCHE RECHNUNGSLEGUNG

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1 VERANSTALTUNG: SEPA-UMSTELLUNG - DER COUNTDOWN LÄUFT! RLB OÖ, ELEKTRONISCHE RECHNUNGSLEGUNG Mag. Markus Raml Steuerberater und Unternehmensberater Dr. Robert Herger Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Definition e-rechnung Rechnung wird übermittelt per in elektronischem Format (*.pdf, *.doc, *.rtf, *.xml, etc) als Download in einem Web-Portal zur Verfügung gestellt (zb A1/Telekom) übermittelt per Telefax 1

2 e-rechnung Motive Schritt in Richtung papierloses Büro Kostensenkung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit (Kosten für Papier, Druck, Porto, etc) Schlagwort: Verwaltungskosten sparen Schnellere Zahlung durch den Kunden (?) EU: Versand/Empfang von e-rechnungen durch Unternehmen 2

3 E-Rechnung in Österreich per 2011 Volkswirtschaftliches Potential EU-Ebene: Entlastung für Unternehmen EU-weit ihv EUR 18 Mrd (Quelle: Bericht der High Level Group der Europäischen Kommission) Österreich: WKO: rechnet mit jährlichem Nutzenpotenzial von EUR 6 9 Mrd für die e-rechnung im Vergleich zur Papierrechnung, dies noch basierend auf den relativ hinderlichen Gesetzen 2011 (Quelle: Studie Nutzenpotenziale der E- Rechnung, im Auftrag des E-Centers der WKO ( , erstellt von Bruno Koch, Billentis) BMF rechnet konservativer mit einem jährlichen Nutzenpotenzial von EUR Mio durch Gleichstellung der e-rechnung mit der Papierrechnung 3

4 e-rechnung Hindernisse / Problembereiche Akzeptanz Elektronische Dokumente sind manipulierbar Datenverlust (zb Spam-Filter) Schaffung von rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen (EU-übergreifend!!!) Rechtslage bis (UStG) e-rechnung gültig, wenn Echtheit der Herkunft gewährleistet Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet Zustimmung des Empfängers vorhanden Sicherstellung durch Fortgeschrittene (!!!) elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI) + zusammenfassendes Dokument FinanzOnline / Unternehmerserviceportal (USP) (ER>B) Telefax 4

5 Vorgaben der EU (RL 2006/112/EG idf RL 210/45/EU) Gleichstellung von Papier- und e-rechnungen durch gemeinsame Regelungen Erstmals Definition der elektronischen Rechnung Rechnung, die nach der RL erforderlichen Angaben enthält und in einem elektronischen Format ausgestellt ist (Art 217 MwSt-RL) Ausstellung e-rechnung erfordert Zustimmung des Rechnungsempfängers (Art 232 MwSt-RL) Vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sind Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit zu gewährleisten (Art 233 Abs 1 MwSt-RL) Technische Vorgaben durch die Mitgliedsstaaten nicht zulässig!!! Rechtslage ab (UStG) Voraussetzung für VSt-Abzug ist und bleibt das Vorliegen einer Rechnung isd 11 UStG (keine Änderung) Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger der e-rechnung zustimmt UND die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Jeder Unternehmer kann das geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser Voraussetzungen frei wählen!!! 5

6 Begriffsbestimmungen Zustimmung des Empfängers an keine besondere Form gebunden Ausdrücklich (zb in AGB) möglich zb Es wird vereinbart, dass die Rechnungen als -anhang im pdf-format übermittelt werden. Die Rechnungen sind nur insoweit gültig, als sie vom leistenden Unternehmer an den -account des Leistungsempfängers übermittelt werden. Konkludent reicht aus (zb Kunde zahlt und widerspricht e- Rechnung nicht) Echtheit der Herkunft Der, der als Aussteller der Rechnung aufscheint, muss auch der sein, der sie tatsächlich ausgestellt hat Begriffsbestimmungen Unversehrtheit des Inhalts Rechnungsmerkmale dürfen nicht verändert worden sein Formatänderungen (Konvertierung) zulässig, sofern sichergestellt ist, dass dadurch der Inhalt nicht verändert wird Lesbarkeit Rechnungsinhalt muss vom Menschen lesbar sein Sicherstellung, dass lesbares Format (zb Monitoranzeige) mit Original übereinstimmt 6

7 Mögliche Technologien qualifizierte elektronische Signatur isd 2 Z 3a SigG elektronischer Datenaustausch (EDI-Verfahren) Sammelrechnung auf Papier nicht zwingend erforderlich Rechnungen über USP oder PEPPOL Derzeit nur an den Bund möglich (ER>B) NEU: Jedes innerbetriebliche Steuerungsverfahren Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Ein Kontrollverfahren, das der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch einsetzt der Leistungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt Rechnungsempfänger prüft (schon im eigenen Interesse), ob Rechnung mit Bestellung übereinstimmt ob die in der Rechnung angeführte Leistung in der dargestellten Qualität und Quantität erbracht wurde die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden kann Prüfpfad muss nachvollziehbar sein und dokumentiert werden 7

8 Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Freie Wahl des Verfahrens durch den Unternehmer Soll der Größe, Tätigkeit und Art des Unternehmens angemessen sein Kein spezielles technisches Verfahren erforderlich Manueller Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Geschäftsunterlagen (zb Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Rahmenvereinbarung, Lieferschein) reicht aus Finanz darf keine bestimmte Methode vorschreiben Beispiel Prüfpfad 8

9 Archivierung e-rechnung Echtheit, Unversehrtheit des Inhaltes und Lesbarkeit müssen von Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein Bei innerbetrieblichem Steuerungsverfahren Archivierung auch auf Papier zulässig Dann KEINE Pflicht zur Aufbewahrung der e-rechnung Bei Signatur oder EDI UND kein istv Archivierung MUSS elektronisch erfolgen Elektronische Archivierung der Rechnung + Signatur + Signaturprüfprotokoll Rechtsgrundlagen / Fundstellen EU-Richtlinie 2001/115/EG EU-Richtlinie 2006/112/EG idf 2010/45/EU 11 Abs 2 UStG Verordnung vom BGBl II Nr 583/2003 idf BGBl II Nr 516/2012 Umsatzsteuerrichtlinen 2000, Rz 1564c ff 9

10 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit Sie erreichen uns unter: Raml und Partner Steuerberatung GmbH Raml und Partner Ärztesteuerberatung und Unternehmensberatung GmbH Raml und Herger Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung GmbH A 4020 Linz - Museumstraße 31a - T +43(0)732/ F +43(0)732/ Zweigstelle: A 4230 Pregarten - Tragweiner Str T/F +43(0)7236/

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