Rechnungen automatisch verarbeiten. Das Ziel Unsere Lösung Ihr Nutzen

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1 Rechnungen automatisch verarbeiten Das Ziel Unsere Lösung Ihr Nutzen

2 Das Ziel. Keine manuelle Erfassung Ihrer Kreditorenrechnungen Abbildung Ihrer Rechnungsprüfung Langfristige Archivierung mit Schutz vor Verlust und Manipulation (Revisionssicherheit) Integration in Ihre ERP-Anwendung Unsere Lösung. Ihr Nutzen. Elektronische Erfassung und Verwaltung von Kreditorenrechnungen massgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse: Import: Scanning und Datenimport Datenextraktion: Datenkontrolle und Zuweisung Workflow: Elektronische Verteilung und Zuweisung der Rechnungen Archiv: Revisionssichere Ablage Automatisierte Geschäftsprozesse Höhere Transparenz, Sicherheit und Kontrolle Verbesserte Reaktions- und Auskunftsfähigkeit Zeitoptimierung, Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung Optimale Skontonutzung dank Überwachung der Bearbeitungsfristen Webbasierte Lösung ohne Installationsbedarf Verbesserte Liquiditätsplanung Mehr freie Personalressourcen

3 Import Scanning und Datenimport Beim Import der Kreditorenrechnungen werden sowohl Dokumente in Papierform wie in verschiedenen elektronischen Formaten unterstützt. Das Einscannen aller Rechnungen in Papierform erfolgt in einem einzigen Arbeitsschritt über einen Scanarbeitsplatz. Import Datenextraktion Workflow Archiv Papier s Papier- und E-Fax E-Rechnungen

4 Datenextraktion Datenkontrolle und Zuweisung smartfix analysiert das Dokument ohne vorgängige Formulardefinition (Freeform) und versucht, den darin enthaltenen Text in verwertbare Daten umzuwandeln. Dabei kommen verschiedene Verfahren zum Einsatz: Top-Down-Suche: Vergleich der Dokumentdaten mit Daten aus Ihrem ERP-System (z.b. Empfänger, Kreditoren) Selbstlernmechanismen (z.b. bei Rechnungsdatum, Rechnungsnummer pro Kreditor) Erkennen von mathematischen Zusammenhängen (z.b. Netto- Betrag + MwSt-Betrag = Bruttobetrag) Anschliessend stellt smartfix die extrahierten Daten dem Workflow zur Verfügung. Import Datenextraktion Workflow Archiv Automatische Dokumentenanalyse Zuordnung der Geschäftsprozesse

5 Workflow Digitaler Arbeitsablauf FIVE Webflow ist eine von uns entwickelte, webbasierte Workflow- Anwendung, die Ihren Kreditorenprozess abbildet. Der Webflow leitet die Rechnungen gemäss Ihren Vorgaben in korrekter Reihenfolge (z.b. kontrollieren, kontieren, visieren, Schlusskontrolle) an die zuständigen Stellen im Unternehmen weiter. Eine von Ihnen frei wählbare Anzahl Benutzer greift über einen gängigen Browser auf die Anwendung zu und löst so komfortabel die jeweiligen Aufgaben. Die Archivierung der Rechnungen erfolgt automatisch, zusätzlich dazu archiviert der Webflow auch ein Dokument mit allen Workflow-Informationen. Zudem ermöglicht FIVE Webflow einen direkten Zugriff auf das Archiv. Import Datenextraktion Workflow Archiv Weiterleitung der eingescannten Rechnungen Weiterbearbeitung

6 Archiv Revisionssichere Ablage Kendox InfoShare ist ein System zur revisionssicheren Dokumentablage. Diese ist zentral angelegt, so dass Sie rasch auf die gewünschten Dokumente/Rechnungen zugreifen können. Wir bieten direkte Schnittstellen zu einer Vielzahl von ERP-Lösungen an. So können Sie die archivierten Dokumente komfortabel direkt aus Ihrer FIBU-Lösung anzeigen. Selbstverständlich ist es möglich, auch aus anderen Unternehmensbereichen Dokumente zu archivieren und so die Lösung firmenweit zu nutzen. Import Datenextraktion Workflow Archiv Dokumentenmanagement Revisionssichere Archivierung

7 Ihre Vorteile. Effizienzsteigerung Elektronische Verwaltung sämtlicher Rechnungen Kontrolle der gesamten Prozesse, Prüfung auf Doppelerfassung Reduktion der Fehlerquote, Qualitätsverbesserung Verbesserte Liquiditätsplanung Erhöhte Transparenz Zeit- und Ablaufoptimierung Verringerung der Durchlaufzeiten um bis zu 60% Reduktion des Aufwandes für manuelle Erfassung, Ablage und Suche von Rechnungen Erhöhte Reaktions- und Auskunftsfähigkeit Zuweisung von Stellvertretungen bei Abwesenheiten Kosteneinsparungen Überwachung der Bearbeitungsfristen (optimale Skontonutzung) Erhöhte Sicherheit Sicherheit vor Verlust und Zerstörung durch revisionssichere, elektronische Archivierung von Belegen Grosse Flexibilität Die offene Schnittstelle erlaubt die Anbindung sowohl des gesamten Pakets wie auch einzelner Module an Ihre bestehenden Lösungen

8 Kontakt. Beat Flückiger Dr. phil. nat., DMS-Projektleiter FIVE Informatik AG Solothurnstr. 28 CH-3322 Schönbühl Tel Fax

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