"Handwerk lädt ein..."

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1 "Handwerk lädt ein..." E-Rechnung und E-Bilanz Schluss mit dem lästigen Papierkram? Handwerkskammer Reutlingen Referent Steuerberater und vereidigter Buchprüfer Heinz Raschdorf, Steuerberaterkammer Stuttgart

2 erechnungen elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen Status nach Steuervereinfachungsgesetz 2011

3 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher?

4 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch)

5 3. Grundbegriffe der Rechnung Welche Rechnungsangaben sind Pflicht? 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers 4. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 5. eine einmalig vom Unternehmer vergebene Rechnungsnummer 6. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen: Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. 8. nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts 9. der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen 10. der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen 11. Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen 12. Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach 14b Abs. 1 S. 5 UStG erfolgen: Die Rechnung ist 2 Jahre lang aufzubewahren Anforderungen an die Rechnungsschreibung 5

6 3. Grundbegriffe der Rechnung zusätzliche Angaben in Sonderfällen 13. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmer und des Leistungsempfängers in Fällen des 14a Abs. 1 (sonstige Leistung), Abs. 3 (innergemeinschaftliche Lieferung) und Abs. 7 UStG (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) 14. Hinweis auf Steuerbefreiung mit Bezeichnung des Grundes in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, Krankentransport 15. Angabe der Merkmale in 1b Abs. 2 und 3 UStG bei innergemeinschaftlicher Lieferung neuer Fahrzeuge (motorbetriebene Fahrzeuge, Wasserfahrzeuge, Luftfahrzeuge) 16. Im Fall einer Reiseleistung ( 25 UStG) und der Differenzbesteuerung ( 25a UStG) einen Hinweis auf die Sonderregelung 17. Bei Abschlagsrechnungen muss auf der Schlussrechnung vermerkt sein, wann welcher Abschlag vereinnahmt worden ist Anforderungen an die Rechnungsschreibung 6

7 4. Vereinfachte Abrechnung Kleinbetragsrechnungen (Entgelt zzgl. Steuer 150,00 Euro) 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 3. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 4. Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen. Im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. 5. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer Summe auszuweisen Anforderungen an die Rechnungsschreibung 7

8 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel, Mai 2009

9 Elektronischer Rechnungsverkehr - Ein Trend! elektronischer Rechnungsverkehr neuer Personalausweis (npa) E-Government E-Bilanz Digitalisierung der Geschäftsprozesse

10 Der Druck steigt elektronische Rechnungen/ elektronisch signierte Dokumente Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne Telekommunikationsanbieter für Kunden und Lieferanten!

11 Verbreitung von erechnungen in Deutschland 50% 45% 40% Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) 43 % + 21 % 35% 30% 25% 20% 15% 10% 8 % 22 % aktuell häufig Beibehaltung der Papierrechnung Unsicherheit bei Umgang mit erechnungen 5% 0% Quellen: tns gallup/itella 2008; Uni Hannover, Studie erechnung

12 Verbreitung von erechnungen in Europa - Mengengerüst 28 Milliarden Rechnungen im Jahr % erechnungen 1,4 Milliarden elektronische Rechnungen pro Jahr (2009) 95 % Papierrechngungen Quelle: DB Research 08/

13 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 13

14 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro

15 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH:

16 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?

17 DATEV Bankkonto online der Prozess Unternehmen Steuerkanzlei prüft die Verknüpfung setzt Status Belegbild Notiz Kontrollstatus DATEV-Rechenzentrum Kontoauszug und Beleg werden verbunden Bank

18 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg

19 Zahlungsverkehr mit erechnung Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich. Rechnungsbetrag: 700,

20 Kassenbuch (online) Erfassung vom Belegbild (z.b. erechnung)

21 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

22 erechnung Was galt bisher? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Qualifizierte elektronische Signatur Elektronischer Datenaustausch (EDI) Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

23 Bisherige Rechtslage erechnungen (bis ) 14 Abs. 3 UStG Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden. 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 ( ), oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

24 Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug ( alt ) ordentliche Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG) Signaturprüfung Prüfprotokoll Revisionssicheres digitales Archiv für 10 Jahre (Aufbewahrung) Rechnung Prüfprogramm Signatur (evtl. eingebettet) Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen! Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist. der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde

25 erechnung Rechtliche Rahmenbedingungen in BRD ( alt ) Versender: Zustimmung des Rechnungsempfängers für erechnung (gilt weiterhin) Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger (AGB s oder auch stillschweigende praktizierte Billigung) Versender: elektronische Signatur (QES) Empfänger: Signaturprüfung (Prüfung der Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur) Aufbewahrungspflicht 10 Jahre in GoBS-konformen, digitalen Archiv erechnung + Signatur und zusätzlich Signatur-Prüfergebnis Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug beim Finanzamt

26 Prozess: Eingang erechnung bisher (vor Erleichterung ) Rechnung wird per verschickt Anhang: ein Bild der Rechnung (z. B. PDF-Datei) eine Signatur (pkcs7-datei) 1. im Internet Signatur prüfen lassen 2. alle Dateien (inkl. Prüfprotokoll) im Archivsystem digital aufbewahren 3. für Kanzlei: Rechnung und Protokoll der Signaturprüfung bereitstellen 4. für Vorsteuerabzug: zusätzliche Zusicherung zur digitalen Archivierung

27 erechnung rechtliche Hintergründe ( alt ) Erhalt elektronischer Rechnungen vom Lieferanten Ausdrucken der elektronischen Rechnungen Weitergabe an Buchhaltung / Steuerberater zur Buchung Berechtigt/e nicht zum Vorsteuerabzug!

28 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen Gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

29 Aufbewahrungsfristen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. PDF-Datei) führt dazu, dass nicht nur die PDF-Datei archiviert werden muss, sondern auch die Thema: -Archivierung

30 Entwicklung der Informationsmenge insbesondere Volumen elektronische Dokumente Papier exponentiell steigende Informationsflut von elektronischen Dokumenten Quelle: alpin

31 Archivierung von s und rechtliche Anforderungen Auszüge und das sagt der Gesetzgeber: 147 Abs. 6 AO Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU - BMF-Schreiben vom 16. Juli IV D 2 - S /01 -) III. Archivierung digitaler Unterlagen 1. Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten ( ) Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Eine Archivierung von s mit geschäfts- und steuerlich relevantem Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht!

32 EU-Ziel ( ): Bürokratieabbau um 25 % (40 Mrd. Euro) Beratung der EU-Kommission unter anderem durch Stoiber-Gruppe : Zielstellung: Gleichstellung von Papier- und erechnung: (Einsparpotenzial 18,8 Mrd. Euro) Kostensenkung/Umweltfreundlichkeit: weniger Papier, Druck und Transport Beschleunigung von Zahlungen: direkte Verarbeitung der Rechnungsinformationen in Zahlungs- und Rechnungslegungssystemen Förderung des Binnenmarkts: Unterstützung von SEPA Wettbewerbsfähigkeit: höhere Produktivität und Verbraucherzufriedenheit Hindernisse: fehlende EU-/weltweite Standardisierung Geltung unterschiedlicher nationaler Bestimmungen Defizit an Vertrauen und Marktakzeptanz aufgrund von Sicherheits-, Authentitäts- und Integritätsrisiken

33 erechnung Auf einen Blick Dez Nov Okt Sept Aug Verabschiedung Steuervereinfachungsgesetz Jul Jun Mai Apr Mär Feb MWST-Richtlinie BMF-Schreiben Jan

34 Die Politik reagiert - Änderung der MwSt-Richtlinie Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG im Juli 2010 Elektronische Rechnungen sind gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und der elektronische Datenaustausch (EDI) werden explizit als geeignete Verfahren genannt. Kann auch durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen. - Erstmalige Nennung eines 3. Weges - Förderung des Einsatzes der erechnung durch Technologieneutralität Die Richtlinie wurde am vom Rat verabschiedet Die Richtlinie muss von Mitgliedstaaten bis ins nationale Recht umgesetzt werden bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

35 Die Politik reagiert I - Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit einer Rechnung Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

36 Die Politik reagiert II - Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der 14 Abs. 3 lautet: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer erechnung gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

37 erechnung Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger

38 erechnung Steuervereinfachungsgesetz 2011 Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

39 erechnung BMF-Schreiben Veröffentlichung ist erfolgt: Aktuelles Nachrichten aus Steuern und Recht (Meldung vom ) Lexinform-Dokument

40 erechnung Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

41 erechnung Innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden! bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

42 erechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind! Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

43 erechnung Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Lieferschein erechnung Als Prüfpfade eignen sich u.a.: Auftragsbestätigung Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot

44 erechnung Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG Vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

45 erechnung Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z.b. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o.ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

46 erechnung Dokumentationspflicht Nicht erforderlich Aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

47 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

48 Fazit: Elektronischer Rechnungsverkehr nach Änderung UStG 14 Ausgestaltung des dritten Wegs (z.b. entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen) wurde durch das BMF klarstellend konkretisiert Notwendigkeit der Archivierung bleibt bestehen! (GoBS und GDPdU) Vorsteuerabzug ist nicht gebunden an die Anforderungen der Aufbewahrungsvorschriften Verletzung der Aufbewahrungspflichten ist Ordnungswidrigkeit ( 26a Abs.1 Nr.2 UStG) Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der Rechnungsempfänger DATEV: Archivierung, z.b. in DATEV Belegverwaltung online, ist gesetzeskonform und komfortabel qualifizierte elektronische Signatur ist für den Rechnungsempfänger (rechts-)sicher Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)?

49 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung DATEV-Lösungen für Unternehmen

50 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf - Auftragsbestätigungen - Auftragsbestätigungen Direkt aus den Daten des Angebots die Auftragsbestätigung und/oder den Lieferschein erstellen DATEV-Lösungen für Unternehmen

51 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Einfaches Weiterführen in den Folgebeleg DATEV-Lösungen für Unternehmen

52 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden IDEAL: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung DATEV-Lösungen für Unternehmen

53 Neutrales Infoportal mit vielen Studien und Praxisbeispielen E-Commerce-Kompetenzzentrum Ostbayern/ibi research an der Universität Regensburg

54 Kooperation E-Postbrief 56

55 Kooperation E-Postbrief Die Eingangsrechnung kommt per E-Postbrief beim Empfänger an 57

56 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen?

57 Die E-Bilanz sind Sie gerüstet? Auswirkungen auf die Steuerberater und deren Mandanten

58 Agenda E-Bilanz Hintergrund Taxonomie Kernstück der E-Bilanz DATEV-Prozess zur E-Bilanz (Standard-Fall) Unterstützte Anwenderszenarien Überblick: DATEV-Unterstützung zur E-Bilanz Wie geht es weiter? E-Bilanz 60

59 E-Bilanz Hintergrund

60 Neuer, elektronischer Ablauf der Bilanzübermittlung Basis: Datenstandard XBRL faktisch Pflicht ab rechtlich gültig seit elektronisch Kanzlei Finanzamt E-Bilanz 62 Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz/SteuBAG) vom Motto: Elektronik statt Papier

61 Faktische Verschiebung durch Nichtbeanstandungsregelung? : BMF-Anwendungsschreiben zu 5b EStG (Veröffentlichung der Taxonomie) wichtigste Botschaft: Nichtbeanstandung der Einreichung von Bilanz und GuV in Papierform für dies bedeutet: E-Bilanzen können erstmals für Wirtschaftsjahre übermittelt werden, die nach dem beginnen. E-Bilanzen müssen erstmals für Wirtschaftsjahre übermittelt werden, die nach dem beginnen E-Bilanz 63

62 Gesetzliche Grundlagen zur E-Bilanz Wann wird es verpflichtend? Aber daran denken: E-Bilanz für 2013 in 2014 übermitteln, heißt: Ab E-Bilanz-konform buchen! Jahresabschluss 2012* Jahresabschluss 2013* Jahresabschluss 2015* Eigentlich E-Bilanz-Pflicht, aber: Jahresabschluss kann wie bisher in Papierform beim Finanzamt eingereicht werden. E-Bilanz grundsätzlich verpflichtend für alle (das heißt elektronische Übermittlung in 2014) E-Bilanz erstmals verpflichtend bei E-Bilanz 64 Unternehmen mit ausländischen Betriebsstätten (Befreiung bis 2015 für die ausländischen Betriebsstätten) inländischen Betriebsstätten ausländischer Unternehmen teilweise steuerbefreiten Körperschaften juristischen Personen des öffentlichen Rechts mit Betrieben gewerblicher Art

63 Überblick E-Bilanz Was? Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz Wie? elektronisch auf Basis von XBRL analog EHUG Wer? alle bilanzierenden Unternehmen ohne Größenklassenunterschiede 1,35 Mio. Unternehmen Wann? analog der Fristen für die Steuererklärung; erstmals verpflichtend für 2012 (Nichtbeanstandungsregelung für 2012) Status? Taxonomie verabschiedet; endgültige Festlegungen mit BMF-Schreiben vom E-Bilanz 65

64 XBRL Was ist das? XBRL = EXtensible Business Reporting Language XBRL ist eine Technologie zum elektronischen Austausch und zum Web-Reporting von Finanzinformationen. Bilanz- und GuV-Daten von Abschlüssen/Zwischenabschlüssen weitere Abschlussdaten und Elemente von Geschäftsberichten (Anhang, Lagebericht, Testat etc.) XBRL definiert einen offenen Standard und ist kein Produkt. XBRL stellt die Mittel bereit, um Struktur und inhaltliche Bedeutung in unstrukturierte Dokumente einzufügen. PDF-, Word-, HTML-Dokumente etc. sind zwar optisch ansprechend, aber dumm, weil aus ihnen die Zahlen und ihre Bedeutung nicht automatisch extrahiert werden können E-Bilanz 66

65 Taxonomie Kernstück der E-Bilanz

66 Was ist eine Taxonomie? Taxonomie komplette Abbildung aller Informationselemente für einen ereporting-standard ( Meta-Postenplan, bspw. für HGB oder IFRS) gegliedertes Datenschema ähnlich einem Kontenrahmen E-Bilanz-Taxonomie Gliederung mit markierten Pflichtfeldern des nach 5b EStG amtlich vorgeschriebenen Datensatzes ( E-Bilanz ) E-Bilanz 68

67 Taxonomie-Arten und Branchentaxonomien Haupt-Taxonomie Spezial-Taxonomien Ersetzen: Haupt-Taxonomie Anwendung: Banken (RechKredV), Versicherungen (RechVersV), Pensionsfonds (RechPensV) Ergänzungs-Taxonomien Ergänzen: Haupt-Taxonomie Anwendung: Krankenhäuser (KHBV), Pflegeeinrichtungen (PBV), Land- und Forstwirtschaft (BMELV-Musterabschluss), Verkehrsunternehmen (JAbschlVUV), kommunale Eigenbetriebe (EBV o. ä.) E-Bilanz 69

68 BMF-Schreiben vom 5. Juni 2012 Verfahrensgrundsätze zur Aktualisierung der Taxonomien Taxonomie wird regelmäßig auf notwendige Änderungen überprüft. Nach Veröffentlichung einer Taxonomie (BMF-Schreiben) ist diese zu verwenden. Mit jeder Version einer Taxonomie bleibt sichergestellt, dass eine Übermittlung auch für frühere Wirtschaftsjahre möglich ist. Eine Taxonomie ist grundsätzlich nur für ein Wirtschaftsjahr anzuwenden. Es wird nicht beanstandet, wenn eine Taxonomie auch für das Vorjahr verwendet wird E-Bilanz Quelle: Bundesministerium der Finanzen 70

69 mögliche Berichtsbestandteile Aufbau Pilot-Taxonomie Grundstruktur eines E-Bilanz-Datensatzes/SteuBAG-Taxonomie GCD-Modul Stammdaten-Modul GAAP-Modul Jahresabschluss-Modul Erstellungsdatum Art des Berichts Berichtsbestandteile Bilanzart Bilanzierungsstandard GuV-Format Angaben zur Berichtsperiode Name des Unternehmens Rechtsform Unternehmenskenn-Nummern Gesellschafter E-Bilanz 71 Bilanz Haftungsverhältnisse GuV (GKV/UKV) Ergebnisverwendungsrechnung KKE steuerliche Gewinnermittlung (für EU/PersGes) Eigenkapital-Spiegel Kapitalflussrechnung Anhang Anlagespiegel diverse Felder zur Aufnahme von Informationen steuerliche Modifikationen (Umgliederungsr.) Lagebericht Bericht Aufsichtsrat, Beschlüsse, verpflichtende Berichtsbestandteile

70 Anforderungen Pilot-Taxonomie E-Bilanz Die Finanzverwaltung definiert in der E-Bilanz-Taxonomie Pflichtfelder, die für jeden Jahresabschluss übertragen werden müssen: Mussfelder Mussfelder, Kontennachweis erwünscht Summenmussfelder rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Sofern die Konten der Buchführung (noch) nicht die Differenzierung der geforderten Mindestpositionen hergeben, kann an zahlreichen Stellen eine Überleitung auf sogenannte Auffangpositionen erfolgen. Es entsteht erstmals ein größenklassenunabhängiges Normschema für eine Steuerbilanz, das deutlich detaillierter ist, als z. B. die HGB-Gliederung für große Kapitelgesellschaften E-Bilanz 72

71 Anforderungen Pilot-Taxonomie E-Bilanz Die Finanzverwaltung definiert in der E-Bilanz-Taxonomie Pflichtfelder, die für jeden Jahresabschluss übertragen werden müssen: Mussfelder Mussfelder, Kontennachweis erwünscht Summenmussfelder rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Die Qualität der E-Bilanz liegt in der FIBU. Sofern die Konten der Buchführung (noch) nicht die Differenzierung der geforderten Mindestpositionen hergeben, kann an zahlreichen Stellen eine Überleitung auf sogenannte Auffangpositionen erfolgen. Es entsteht erstmals ein größenklassenunabhängiges Normschema für eine Steuerbilanz, das deutlich detaillierter ist, als z. B. die HGB-Gliederung für große Kapitelgesellschaften E-Bilanz 73

72 Anforderungen Pilot-Taxonomie E-Bilanz Die Finanzverwaltung definiert in der E-Bilanz-Taxonomie Pflichtfelder, die für jeden Jahresabschluss übertragen werden müssen: Mussfelder Mussfelder, Kontennachweis erwünscht Summenmussfelder rechnerisch notwendig, soweit vorhanden neue Konten im SKR 2012 Sofern die Konten der Buchführung (noch) nicht die Differenzierung der geforderten Mindestpositionen hergeben, kann an zahlreichen Stellen eine Überleitung auf sogenannte Auffangpositionen erfolgen. Es entsteht erstmals ein größenklassenunabhängiges Normschema für eine Steuerbilanz, das deutlich detaillierter ist, als z. B. die HGB-Gliederung für große Kapitelgesellschaften E-Bilanz 74

73 Auffangpositionen der E-Bilanz-Taxonomie Durch die dauerhafte Nutzung der Auffangpositionen kann bei der E-Bilanz die nahezu identische Gliederung der Handelsbilanz erreicht werden. Zu bedenken hierbei ist: Auffangpositionen bleiben dauerhaft bestehen, aber unterliegen wie alle anderen Taxonomiepositionen der jährlichen Überprüfung durch die Finanzverwaltung die Nutzung von Auffangpositionen in erweitertem Umfang kann das Nachfragerisiko seitens der Finanzverwaltung erhöhen Gemäß Pressemitteilung BMF Mai 2012 und FAQ-Papier Finanzverwaltung Juni E-Bilanz 75

74 Exkurs: Auswirkungen auf die DATEV-Kontenrahmen SKR 03/SKR 04 SKR 03 SKR 04 neue Konten angepasste Konten neue Konten angepasste Konten Kontenrahmenänderungen 170 Kontenrahmenänderungen Es sind hierbei sowohl neu einzuführende, als auch schon bestehende Konten berücksichtigt, deren Beschriftung der Taxonomie entsprechend angepasst wird E-Bilanz 79

75 DATEV-Prozess zur E-Bilanz

76 Zukünftiger Prozess mit DATEV-Software Standard-Fall Finanzbuchführung/Jahresabschluss (organisatorische) Vorbereitung und Berücksichtigung der E-Bilanz-Pflichtfelder (inkl. der neuen Konten) bzgl. des unterjährigen Buchungsverhaltens (Kontierungsrichtlinien, Vorsysteme,...) 1. relevant zum bzw besonders wichtig für selbstbuchende Mandanten Vorsysteme: Warenwirtschaft/ Kostenrechnung usw E-Bilanz 81

77 Buchungsverhalten Auszug aus dem angepassten Kontenrahmen Kontenwerte werden in der DATEV-E-Bilanz zugeordnet. Steuerschlüssel stellen korrekte UStVA sicher, nicht aber die E-Bilanz. Vorsicht bei Sammelkonten, individuellen Konten bzw. Kontenbereichen E-Bilanz 82

78 Auswirkungen auf Kontenrahmen und Buchungsverhalten Beispiel Personalaufwand differenziert nach Löhne für Minijobs Mussfelder und neue Konten im Bereich Personalaufwand SKR 04 SKR 03 Kontenbezeichnung E-Bilanz-Taxonomie Position Löhne für Minijobs Löhne für Minijobs neu neu Aufwendungen für Altersversorgung für Gesellschafter-Geschäftsführer Aufwendungen für Altersversorgung, davon für Gesellschafter- Geschäftsführer Geschäftsführergehälter der GmbH- Gesellschafter Vergütungen an Gesellschafter- Geschäftsführer Mussfelder E-Bilanz 83

79 Auswirkungen auf Kontenrahmen und Buchungsverhalten Beispiel Personalaufwand differenziert nach Löhne für Minijobs Lohn Buchungsbeleg anpassen? Lohn Buchungsbeleg anpassen? Separater Ausweis für alle sichtbar im Unternehmen gewünscht? E-Bilanz 84

80 Auswirkungen auf Kontenrahmen und Buchungsverhalten Beispiel Personalaufwand differenziert nach Löhne für Minijobs Beispiel Löhne für Minijobs werden auf Löhne also ein anderes Konto gebucht und somit auf ein anderes Mussfeld zugeordnet. Taxonomieposition Pflichtfeldstatus Auswirkung auf Buchungsverhalten Löhne für Minijobs Mussfeld E-Bilanz 85 nein Wurden Löhne an Minijobber aufgewendet? ja automatischer Eintrag von NIL (Not In List) differenziert auf: ja Konto 6035 SKR 04 bzw SKR 03 Löhne Minijobs gebucht? nein Posten wird mit Wert gefüllt nein Auffangposition genutzt? gebucht auf (z. B.) Konto 6010 SKR04 Konto 4110 SKR03 (Löhne) Wert landet in Löhne, Position Minijobber mit NIL

81 Zukünftiger Prozess mit DATEV-Software Standard-Fall Finanzbuchführung/Jahresabschluss 1. (organisatorische) Vorbereitung und Berücksichtigung der E-Bilanz-Pflichtfelder (inkl. der neuen Konten) bzgl. des unterjährigen Buchungsverhaltens (Kontierungsrichtlinien, Vorsysteme,...) Einrichten eines Zwei-Kreis-Systems schon unterjährig zum oder ; bei Ein-Kreis-System : eine Differenzierung der Pflichtfelder inkl. Dokumentation erst in der Überleitungsrechnung ist zwar möglich, aber eher problematisch 2. BilMoG? latente Steuern? E-Bilanz 88

82 ESt-/KSt- Deklaration Steuerbilanzgewinn E-Bilanz Empfehlung: Zwei-Bereich-Bilanzierung Idealszenario: Übermittlung Steuerbilanz HGB-ZOT E-Bilanz-ZOT Kreis 1 HaBil Kreis 2 SteuBil Inhalt SteuBil XBRL- Datei amtlich vorgeschriebener Datensatz per DFÜ Jahresabschluss Handelsbilanz Finanzamt GuV Analyse Überleitungsrechnung HaBil SteuBil per DFÜ E-Bilanz 89 Ermittlung latente Steuern

83 Exkurs: Jahresabschluss-Auswertung auf Basis E-Bilanz-Zuordnungstabelle (ZOT) HGB-ZOT S50 E-Bilanz-ZOT Jahresabschluss-Auswertung HGB-ZOT vs. E-Bilanz-ZOT E-Bilanz 90

84 ESt-/KSt- Deklaration Überleitungsrechnung E-Bilanz Ein-Bereich-Bilanzierung Praxisszenario: Übermittlung Handelsbilanz, GuV und Überleitungsrechnung Kreis 1 HaBil Inhalt HaBil und GuV XBRL- Datei amtlich vorgeschriebener Datensatz per DFÜ Jahresabschluss Handelsbilanz Finanzamt GuV Analyse Überleitungsrechnung 60 II S. 1 EStDV neue Anforderungen an ÜLR E-Bilanz per DFÜ E-Bilanz 91 Ermittlung latente Steuern Überleitungsrechnung

85 Zukünftiger Prozess mit DATEV-Software Standard-Fall Finanzbuchführung/Jahresabschluss (organisatorische) Vorbereitung und Berücksichtigung der E-Bilanz-Pflichtfelder (inkl. der neuen Konten) bzgl. des unterjährigen Buchungsverhaltens (Kontierungsrichtlinien, Vorsysteme,...); relevant zum Einrichtung eines Zwei-Kreis-Systems (IFRS: gegebenenfalls drei) schon unterjährig zum oder ; eine Differenzierung der Pflichtfelder inkl. Dokumentation erst in der Überleitungsrechnung ist zwar möglich, aber eher problematisch E-Bilanz-Assistent Erstellung der E-Bilanz auf Basis der Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder der Steuerbilanz (neue E-Bilanz-ZOT ) in DATEV Plausibilitätsprüfungen in DATEV Vorschau der E-Bilanz über eine eigene Auswertung in DATEV Übertragung des Datensatzes über das DATEV-Rechenzentrum an die Finanzverwaltung 7. Statusmeldung der Finanzverwaltung (Eingangsbestätigung, ) E-Bilanz 92

86 Stammdaten eingeben E-Bilanz 93

87 Zuordnungen zur XBRL-Position E-Bilanz 94

88 Vorschau E-Bilanz 95

89 Datenübermittlung Finanzamt E-Bilanz 96

90 DATEV-Erkenntnisse aus der Pilotphase der Finanzverwaltung im ersten Halbjahr 2011 DATEV hat sich an der Pilotphase des BMF beteiligt Zeitraum: Februar 2011 bis Juni 2011 fachliche Basis für die Pilotierung: Kerntaxonomie (Pilottaxonomie) Stand Dezember 2010 Anzahl der insgesamt übermittelten Datensätze an das BMF: 68 Anzahl der über DATEV übermittelten Datensätze: 38 alle Übermittlungen über DATEV waren erfolgreich in allen Fällen Transfer-Ticket erhalten positives Feedback zum DATEV-Workflow bei der Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz Datensätze via E-Bilanz-Assistent E-Bilanz 97

91 Unterstützte Anwenderszenarien

92 Unterschiedliche Anwenderszenarien DATEV wird für unterschiedliche Szenarien Unterstützung bieten: Szenarien FIBU = Finanzbuchführung HaBil = Handelsbilanz StBil = Steuerbilanz FIBU Abschluss Handelsbilanz Steuerbilanz E-Bilanz Steuern Szenario A FIBU, Jahresabschluss und E-Bilanz mit DATEV DATEV DATEV DATEV DATEV Szenario B Szenario C FIBU im Fremdsystem; HaBil und E-Bilanz mit DATEV HaBil im Fremdsystem; StBil und E-Bilanz mit DATEV DATEV DATEV DATEV DATEV DATEV DATEV Szenario D HaBil im Fremdsystem; Überleitungsrechnung und E-Bilanz mit DATEV DATEV DATEV Szenario E StBil im Fremdsystem; E-Bilanz mit DATEV DATEV DATEV E-Bilanz 99

93 E-Bilanz- Assistent DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro Anwenderszenario Import Fremd-FIBU Mandant erstellt seine Finanzbuchführung mit Nicht-DATEV-Software Auftrag an Steuerberater: Aufstellen HGB-Jahresabschluss Steuerberater importiert die Summen- und Saldenliste des Mandanten nach DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Steuerberater erstellt Abschlussbuchungen für den HGB-Jahresabschluss Auftrag an Steuerberater: Erstellen und Einreichen der E-Bilanz (hier: Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung) Steuerberater erstellt die Überleitungsrechnung gemäß E-Bilanz-Taxonomie E-Bilanz 100 Steuerberater vervollständigt E-Bilanz-Datensatz (Bilanz und GuV aus DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro; steuerliche Gewinnermittlung per Schnittstelle Steuern etc.) Steuerberater versendet die E-Bilanz über das DATEV-Rechenzentrum

94 Überblick: DATEV-Unterstützung zur E-Bilanz

95 E-Bilanz 102

96 DATEV-Info wegen Auswirkungen auf SKR 03/04 Inhalt Änderungen in den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, die zum Jahreswechsel 2011/2012 im Zusammenhang mit der E-Bilanz- Taxonomie für 2012 vorgesehen sind Übersicht beinhaltet neu einzuführende Konten und bestehende Konten, deren Beschriftung der Taxonomie entsprechend angepasst wird Zielgruppe Berater/Mandanten, die die gesetzlichen Vorgaben zur E-Bilanz bereits im Jahr 2012 umsetzen wollen Berater/Mandanten, die zumindest die Differenzierung der Konten auf die kommenden Anforderungen anpassen wollen E-Bilanz 103 Informationsdatenbank, Dok.-Nr bzw.

97 Vom DATEV-Konto zur E-Bilanz-Taxonomie Darstellung anhand der Schnellberechnung Arbeitshilfe Kontenzuweisung SKR 03/04 auf E-Bilanz-Taxonomie kostenlos als Download bzw E-Bilanz 104

98 Neue SKR-Darstellung mit Taxonomie-Positionen (PDF) Informationsdatenbank, Dok.-Nr bzw E-Bilanz 105

99 E-Bilanz wichtige Meilensteine Jahreswechsel 2011/2012 Auslieferung DATEV-SKR mit E-Bilanz-Konten Anpassung FIBU an E-Bilanz zum (bei frühzeitiger Anwendung/Vorbereitung) in 2012 DATEV stellt eine Programmlösung zur Aufbereitung und Übermittlung zur Verfügung (Zuordnungstabellen seit März 2012, E-Bilanz-Assistent ab Oktober 2012) Jahreswechsel 2012/2013 Anpassung FIBU an E-Bilanz zum (verpflichtende Anwendung) ab Frühjahr 2013 Übermittlung von E-Bilanzen für 2012 (bei frühzeitiger Anwendung) ab Frühjahr 2014 Übermittlung von E-Bilanzen für 2013 (verpflichtende Anwendung) E-Bilanz 106

100 Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? E-Bilanz 107

101 E-Bilanz 108