Elektronische Archivierung mit DocuWare und DocuMatic Archiv

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1 Elektronische Archivierung mit DocuWare und DocuMatic Archiv Zeit gewinnen & Transparenz schaffen Elektronische Archivierung Lösungsinfo

2 Elektronische Archivierung Lösungsinfo Erfassen & archivieren schneller wiederfinden Elektronische Archivierung mit DocuWare und DocuMatic Archiv Schnellen Zugriff auf wichtige Informationen als Vorteil im Wettbewerb nutzen dies ermöglicht ein modernes Dokumenten-Management-System. Die Ausgangsbasis hierfür ist elektronische Archivierung mithilfe der Software DocuWare, welche durch den Einsatz von Modulen und AddOns von Steigauf zu der universellen Softwarelösung DocuMatic Archiv ergänzt werden kann. Die grundlegenden Funktionen und Nutzen von DocuWare und DocuMatic Archiv: Dokumente erfassen und strukturiert archivieren gesuchte Inhalte schnell finden Workflows (Arbeitsabläufe) optimieren Zugriff und Aufbewahrungszeit steuern Digitalisierung von Dokumenten Briefe, Belege, Notizen und sonstige Papier-Unterlagen werden über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Während des Scannens können Inhalte sofort automatisch übernommen werden, entweder durch Texterkennung (OCR) oder das Lesen von Barcodes. Anschließend werden diese Dokumente im System sortiert und in Archiven abgelegt, wobei ihnen gleichzeitig über eine Eingabemaske passende Suchbegriffe und Schlagworte zugeordnet werden. Automatisierung großer Dokumentenmengen Bei gleichartigen Dokumenten wie, z.b. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden außerdem in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen. Inhalte aus s sicher ablegen Aufgrund ihrer Inhalte müssen Geschäfts- s oft ebenfalls archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic kann dies entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der s können diese automatisch indexiert werden. Informationen einfach und bequem wiederfinden Durch die Nutzung der Suchmaske können Sie das Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen, z.b. einem Erstellungsdatum, durchsuchen. Mithilfe automatischer Vorschläge kann eine beliebig sortierbare Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller archivierten Informationen durchforscht werden. Hierbei wird das passende Dokument im Viewer (Anzeigeprogramm) geöffnet und die relevante Textstelle farblich hervorgehoben. Zusätzlich dazu ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich. Maximale Transparenz im Workflow Dokumente werden in vielen Fällen von mehreren Abteilungen innerhalb eines Unternehmens geprüft oder bearbeitet durch das Management-System können Sie dies beispielsweise mithilfe eines entsprechenden digitalen Genehmigungs-/Ablehnungs-Stempelaufdrucks oder durch Aufgabenlisten organisieren. Auch Home-Offices oder extern arbeitende Anwender können in den Workflow integriert und durch die automatische Versendung von s über dessen aktuellen Status benachrichtig werden.

3 Elektronische Archivierung Lösungsinfo Die Effizienz steigern mit sinnvollen Erweiterungen zu DocuWare Consulting für optimale Erweiterungen Jedes Unternehmen ist einzigartig und deshalb sind ihre Anforderungen an das Dokumenten-Management-System sehr spezifisch. Unsere Spezialisten wählen für Sie Software-Zusammenstellungen aus, die praxiserprobt und genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, denn für ein effizientes Dokumenten-Management sind neben der Software und fundierten Sachkenntnissen auch die passenden Schnittstellen ausschlaggebend. DocuMatic Archiv als Pool an Erweiterungen Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen von DocuMatic Archiv machen den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Effiziente Zusatzmodule von DocuWare (1): Intelligent Indexing Connect to Mail Connect to Outlook Connect to SAP Connect to SharePoint Connect to Ricoh, Toshiba, Sharp, Xerox, OKI, Kyocera or HP DocuWare Autoindex DocuWare Barcode & Forms DocuWare Import DocuWare Mobile DocuWare Smart Connect DocuWare Task Manager DocuWare Workflow-Manager Zusatz- Module (1) zusätzliche Module von DocuWare DocuWare als Basis- Software DocuMatic AddOns von Steigauf (2): Connect2Axapta: Verbindungen von DocuWare zu Microsoft Dynamics AX (Axapta) Connect2NAV: Verknüpfungen von DocuWare zu der Software Microsoft Dynamics NAV (Navision) Connect2Steps Business Solution: ERP-Software Steps Business Solution in Verbindung mit DocuWare Connect2FibuNet: Vollständige Integration in FibuNet (auch für WebIC)

4 Die Module und AddOns des DocuMatic Archivs DocuMatic AddOns (2) von Steigauf erstellte Tools für DocuWare DocuMatic Module (3) von Steigauf erstellte Module für DocuWare InnoLink Service InnoFlow InnoLink DocuMatic AddOns von Steigauf (2): InnoScan: Hocheffizientes Scannen inkl. Barcode-Erkennung InnoLink-Service AddOn IMAP/POP3: Vollauto-matische Abholung von Mails aus dem Mail-Server (Exchange, Notes, Tobit etc.) InnoLink-Service AddOn Edifact Konverter: Konvertierung von Edifact zu Inhouse-Systemen und zur Erzeugung von visualisierbaren Dokumenten InnoLink-Service AddOn PDF-Cold: Zerlegung und Konvertierung von PDF s in einzelne Dokumente und vollautomatische Lesung des Inhaltes zum Zweck der Ablage InnoLink-Service AddOn PDF/A Validator/Konverter: Validierung, z.b. von Eingangsrechnungen, sowie Konvertierung von PDF in den PDF/A Standard DocuMatic Module von Steigauf (3) InnoFlow: Flexibles Abbilden von einfachen, regelbasierenden Workflows InnoLink: Erstellung automatischer Verbindungen von DocuWare zu anderen Applikationen InnoLink Service: Auslesen, Ergänzen und Steuern von Dokumenten sowie Import & Export Elektronische Archivierung Lösungsinfo

5 Durch Rechte die Vertraulichkeit sichern Der Zugriff auf die Dokumente kann durch ein detailliertes Berechtigungskonzept für Gruppen, Rollen und Profile zuverlässig gesteuert werden. Protokollfunktionen bieten auf Wunsch jederzeit den Nachweis darüber, welcher Nutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat. Mobiler Zugriff und Synchronisierung Externe Mitarbeiter oder Niederlassungen können das Dokumenten-Archiv online nutzen. Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones möglich. Zusätzlich dazu können die Archive unterschiedlicher Standorte problemlos regelmäßig auf den gleichen Stand gebracht werden, meist durch einen nächtlichen Synchronisationslauf, der auf ihre jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt ist. Systemunabhängiges Backup Ausgewählte Dokumente oder ganze Archive können mühelos auf externe Festplatten, USB-Sticks oder CDs/ DVDs kopiert werden. Diese Inhalte sind daher systemunabhängig zugänglich und durch ein Recherche-Modul auf dem Medium leicht zu handhaben. Auf diesem Weg lassen sich Informationen an Kunden oder Partner weitergeben, die über kein Dokumenten-Management-System verfügen. Zusätzlich dazu können so die Archive für ein Daten-Backup an einen sicheren Ort ausgelagert werden. Revisionssichere Archivierung Gesetzliche und regulatorische Anforderungen, inkl. AO, GDPdU, Basel II und Sarbanes Oxley, werden erfüllt, da das System automatisch die Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumente überwacht. Elektronische Signatur und Kommentare Dokumente können mit digitalen Zusätzen, wie z.b. Unterschriften, Zeitstempeln, Kommentaren, Textmarkierungen oder handschriftlichen Notizen versehen werden. Diese Funktionen sind für jeden berechtigten Anwender nutzbar. Ansicht des Viewers: mit Suchergebnisliste (1), Miniaturvorschau (2), Werkzeugleiste (3) in der Mitte und grosser Dokumentansicht rechts (4)

6 Elektronische Archivierung Lösungsinfo Steigauf Daten Systeme GmbH führt die Kooperation von IT-Unternehmen weiter, die im Jahr 1998 von UnITeK GmbH gegründet wurde. Durch diesen Kompetenz-Verbund ist es möglich einen flächendeckenden Service für Dokumenten-Management-Systeme bereitzustellen.

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