Kurzanleitung über administrative und laufende Tätigkeiten im Rahmen der RKSV. QUORION-Kassen

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1 Kurzanleitung über administrative und laufende Tätigkeiten im Rahmen der RKSV (Registrier-Kassen-Sicherheits-Verordnung) QUORION-Kassen Inhalt: 1 Die MANAGER-Funktion Einschalten der MANAGER-Funktion Ausschalten der MANAGER-Funktion 2 2 Datum / Uhrzeit programmieren 3 3 Monats- / Jahresbeleg erstellen 4 4 externe Datensicherung durchführen 5 5 Wissenswerte Funktionen Auszüge mit BON-Info aus dem Elektronischen Journal Elektronisches Journal ausgeben 6 6 Belegprüfung RKSV Laden der APP auf Ihr Mobiltelefon Beleg scannen und prüfen 7 Seite 1 von 8

2 1 Die MANAGER-Funktion 1.1 Einschalten der MANAGER-Funktion Verschiedene hier erklärte Abläufe sind mit dem angemeldeten Kassenbenutzer bzw. Kassierschlüssel nicht durchführbar. Diese Funktionen sind nur für den Benutzer mit MANAGER-Rechten verfügbar. Modell QMP50 / QMP18: Wenn nicht anders an Sie kommuniziert dann drücken Sie die Taste dann die Taste MA (was soviel wie Mitarbeiter bedeutet). und Modell QMP2264: Wenn nicht anders an Sie kommuniziert dann verwenden Sie bitte den Schlüssel mit der Manager-Funktion. Wenn der Schlüssel für den täglichen Kassiervorgang auch über diese Manager-Funktion verfügt, dann brauchen Sie diesen nicht zu wechseln. 1.2 Ausschalten der MANAGER-Funktion Nach der Durchführung der gewünschten (nachstehend beschriebenen) Funktionen und dem Einschalten des normalen Registrier-Modus (--REG--) wird wieder auf den normalen Kassabediener umgeschaltet. Die Kassa befindet sich noch im MANAGER-Modus. Modell QMP50 / QMP18: Wenn nicht anders an Sie kommuniziert dann drücken Sie die Taste dann die Taste MA (was soviel wie Mitarbeiter bedeutet). und Modell QMP2264: Wenn nicht anders an Sie kommuniziert dann verwenden Sie bitte den Schlüssel für den täglichen Kassiervorgang. Seite 2 von 8

3 2 Datum / Uhrzeit programmieren Da die Quorion-Kassen nicht mit dem Internet verbunden sind, müssen die Einstellungen für Sommerund Winterzeit manuell vorgenommen werden. Einschalten der Manager-Funktion (siehe 1.1) Uhrzeit einstellen: 1) Die Kassa befindet sich in der Betriebsart (-- P -- ). Drücken der Taste bis P erscheint. 2) Geben Sie über die Nummerntasten die Zeit in Form von (HHMM) ein z.b (11:34) 3) Drücken Sie die Taste, auf der die Zusatzbezeichnung ZEIT steht. Bei den meisten Kassen handelt es sich um die Taste Sofort Storno oder Bon Storno 4) Schalten Sie wieder auf die Betriebsart ( --REG--) um. Drücken der Taste bis (-- REG --) erscheint. Datum einstellen: 1) Die Kassa befindet sich in der Betriebsart (-- P -- ) Drücken der Taste bis P erscheint. 2) Geben Sie über die Nummerntasten das Datum in Form von (TTMMJJJJ) ein z.b ( ) 3) Drücken Sie die Taste, auf der die Zusatzbezeichnung DATUM steht. Bei den meisten Kassen handelt es sich um die Taste Sofort Storno oder Nach Storno 4) Schalten Sie wieder auf die Betriebsart ( --REG--) um. Drücken der Taste bis (-- REG --) erscheint. Ausschalten der Manager-Funktion (siehe 1.2) Seite 3 von 8

4 3 Monats- / Jahresbeleg erstellen Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) erfordert die Erstellung eines Beleges mit Betrag Null (0). Durch die Erstellung dieses Nullbeleges werden die Zwischenstände des Umsatzzählers im Datenerfassungsprotokoll des Kassensystems gespeichert. Der Nullbeleg muss monatlich erstellt und ausgedruckt werden. Zusätzlich muss zum Jahresende der Jahresbeleg gedruckt werden. Dieser muss bis zum 15.2.des Folgejahres mittels der Belegprüfungs-APP des Finanzamts (für Android und IPhone erhältlich in den jeweiligen Store s) geprüft, auf Finanz-Online eingegeben und aufbewahrt werden. Erstellung von NULL-Belegen zu folgenden Anlässen: zu jedem Monatsende (Monatsbeleg) zum Ende jedes Kalenderjahres (Jahresbeleg) bei der Wiederinbetriebnahme nach einem Ausfall des Kassensystems oder der Sicherheitseinrichtung (Sammelbeleg nach Ausfall) vor einer planmäßigen Außerbetriebnahme des Kassensystems (Schlussbeleg) bei Aufforderung durch die Finanzbehörde (Prüfbeleg) Vorgehensweise: 1) Das Kassensystem befindet sich in der Betriebsart (-- REG --) 2) Geben Sie über die Nummerntasten die Zahl ein 3) Drücken Sie die Taste / Schaltfläche Der Monats-/Jahresbeleg wird mit Betrag 0 gedruckt und auf die interne SD-Karte des Kassensystems gespeichert. Seite 4 von 8

5 4 externe Datensicherung durchführen Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) erfordert, dass die Daten des Datenerfassungsprotokolles mindestens vierteljährlich (1 x im Quartal) auf ein elektronisches externes Medium UNVERÄNDERBAR zu sichern sind. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das, den Inhalt der SD-Karte (befindet sich im Kassen-system) einmal im Quartal auf eine CD zu brennen. Da eindeutig UNVERÄNDERBAR gefordert ist, kommt nur eine CD-R + oder in Frage. In keinem Fall ein USB-Stick, externe Festplatte oder eine CD-RW. All diese Datenträger können nachträglich noch verändert werden und sind daher als Sicherungsmedium im Sinne der RKSV nicht zulässig. Als zusätzliche Variante kommt noch eine sogenannte CLOUD-Sicherung in Frage. In diesem Fall werden die Daten revisionssicher (mehrere Generationen) finanzamtsgerecht abgelegt.!! Bei Interesse - Fragen Sie bei uns nach!! Diese externe Datensicherung kann aufgrund unterschiedlicher Hardware Voraussetzungen hier nicht für jede Variante Punkt für Punkt erklärt werden. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung dieses Datenträgers benötigen sind Ihnen die Supportmitarbeiter von Demolsky pro Büro gerne dabei behilflich. Seite 5 von 8

6 5 Wissenswerte Funktionen 5.1 Auszüge mit BON-Info aus dem Elektronischen Journal Im elektronischen Journal werden alle am Kassensystem durchgeführten Aktionen protokolliert. Dazu wird eine Kopie des Bondruckes gespeichert. Das elektronische Journal wird im Textformat gespeichert. Das bedeutet, dass die Daten des elektronischen Journals im Klartext gespeichert werden. Sie können beginnend vom letzten gedruckten Bon rückwärts angezeigt und ausgedruckt werden. Eine gezielte Suche nach einer bestimmten Bon-Nummer ist nicht möglich. Über die folgenden Berichtsnummern lässt sich das elektronische Journal ausgeben: Einschalten der Manager-Funktion (siehe 1.1) Das Kassensystem befindet sich in der Betriebsart X oder Z Drücken der Taste bis (-- X --) oder (-- Z --) erscheint. 1) Ausdruck des letzten Bons Geben Sie ein und drücken dann 2) Ausdruck der letzten (n) Bons Geben Sie z.b. dann dann ein und drücken dann 5.2 Elektronisches Journal ausgeben 1) Vollständiger Druck des elektronischen Journales Geben Sie dann dann ein und drücken dann 2) Export des vollständigen elektronischen Journales auf die SD-Karte Geben Sie ein und drücken dann Auf der SD-Karte wird eine CSV-Datei mit dem kompletten Inhalt des elektronischen Journales abgelegt. Ausschalten der Manager-Funktion (siehe 1.2) Seite 6 von 8

7 6 Belegprüfung RKSV Alle im Rahmen der RKSV erstellten 0-Belege (Startbeleg, Jahresbeleg, Schlussbeleg) müssen mittels der APP BMF Belegcheck (am Mobiltelefon Smartphone) geprüft werden.!! ACHTUNG!! für die Durchführung der Belegprüfung müssen Sie die Finanz-Online Zugangsdaten bereit halten. 6.1 Laden der APP auf Ihr Mobiltelefon Laden Sie die APP aus dem Internet auf Ihr Mobiltelefon. Je nach Hersteller Ihres Telefons gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen. - Google-Handys (z.b. Samsung etc) PlayStore - Apple-Handys (iphone) APP Store Zu erkennen ist die App an einer weißen Kassa auf rotem Grund. Nach dem Download installieren Sie diese APP auf Ihrem Mobiltelefon. 6.2 Beleg scannen und prüfen Für die durchzuführende Belegprüfung benötigen Sie - Ihre Finanz-Online Zugangsdaten - die installierte APP auf Ihrem Telefon - den gedruckten Jahresbeleg mit QR-Code Gehen Sie wie folgt vor : a) Melden Sie sich bei Finanz-Online an b) Nach erfolgreicher Anmeldung wechseln Sie zu Registrierkassen Seite 7 von 8

8 c) Wechseln Sie zum Abschnitt Belegprüfung d) Wechseln Sie zum Abschnitt Neuen Code anfordern Geben Sie eine Bemerkung ein (z.b. Jahresbeleg 2017) und klicken Sie auf Code anfordern Sie erhalten nun einen Code im Format ( ) Dieser Code ist einmalig und gilt nur ein Mal (geben Sie diesen zeitnah ein) e) Scannen Sie den QR-Code des Jahresbeleges mit der APP ein(schaltfläche Code scannen ) Sie erhalten einen Rahmen mit dem Sie über dem QR-Code navigieren. Wenn der Code erkannt wurde, bekommt er an allen Ecken einen grünen Punkt. f) Die APP wechselt nun in den Eingabemodus. Geben Sie hier den unter Punkt d) angeforderten Code in den dafür vorgesehenen Kästchen ein und drücken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. g) Wenn Sie alles richtig gemacht haben bekommen Sie eine positive Rückmeldung von der Belegprüfungs-APP. Der Text variiert je nachdem ob Sie einen Startbeleg, Schlussbeleg oder einen Jahresbeleg eingescannt haben. Seite 8 von 8