Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren

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1 Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren Rechnungswesen erechnung, Archivierung, Buchführung Online Veranstalter: Ort und Datum: Referent: ebusiness-lotse Mecklenburg-Vorpommern & IHK zu Rostock 18. März 2014 in Rostock André Hübel (DATEV eg, Niederlassung Berlin)

2 Wer ist die DATEV? DATEV ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten mit über 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und RZ-Dienstleistungen. DATEV ist einer der führenden Anbieter von PCund Online-Anwendungen und Services für Rechnungswesen, ERP, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie IT-Dienstleistungen und IT-Security. Die Finanzbuchführung von rund 2,5 Millionen Unternehmen in Deutschland wird mit DATEV-Software erstellt Jeden Monat werden über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV-Software erstellt Mehr als Unternehmen nutzen DATEV- Anwendungen in Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater im eigenen Betrieb 2

3 Datability Datendrehscheibe DATEV Rechenzentrum Finanzämter Herstellerreporting Digitale Belege Geschäftspartner Vollmachtsdatenbank, vorausgefüllte Steuererklärung Umsatzsteuer- Voranmeldung Bescheidabgleich Steuerkonto ebilanz Authentifizierung Banken Überweisungen Lastschriften Kontoauszüge Zusammenfassende Meldung, EHUG Behörden Sozialversicherungsträger Meldungen Digitale Belege Archivierung Unternehmen Sepa/Zahlungs- verkehr Sepa/Zahlungsverkehr Kanzlei Digitale Belege Archivierung Auswertungen 3

4 Zielstellung des Vortrags Grenzen des Vortrags Was möchte und kann der Vortrag leisten? Sensibilisierung zum Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse Aufzeigen von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Prozessoptimierungen Vermittlung der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen (v. a. Archivierung) Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (z.b. Belegaustausch) Lösungsszenarien für den Umgang mit erechnungen per Was möchte und kann der Vortrag nicht leisten? individuelle Rechtsberatung (Ansprechpartner ist Rechtsanwalt und Steuerberater) branchenspezifische Besonderheiten (berufsrechtliche Besonderheiten) werden ausgeblendet Aufzeigen von firmengrößenspezifischen Lösungsszenarien (große Unterschiede) Details zum Umgang mit Strukturdaten (EDI/XML) betrifft im Moment wenige Firmen 4

5 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 7

7 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Übermittlungswege Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. per (Bilddatei, Textdatei) D , E-POSTBRIEF Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) erechnung 9

8 Formelle Prüfung nach nach (4) (4) UStG: UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers Online-Anwendungen 10

10 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % 12 Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel

11 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! Elektronischer Rechnungsverkehr SEPA GDPdU ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz 14

12 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 15

13 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro 16

14 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP 17 Quelle: Esker GmbH:

15 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,70 * Einsparung pro Rechnung 6,40 = 57 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister erechnung

16 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,70 * Einsparung pro Rechnung 10,90 = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktions- Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in kosten für E-Invoicing Dienstleister einem veränderlichen Marktumfeld 19

17 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder? 20

18 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg 22

19 Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online) 25

20 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 27

22 erechnung was galt bisher? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch qualifizierte elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI) elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung erechnung 29

24 Herausforderung Elektronische Archivierung Die Speicherung gewaltigen Datenmengen in Form einer elektronischen Archivierung wird eine der zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen. erechnung 33

25 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU 34

26 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung 35

27 Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprüfung) Worum geht es? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Seit dem ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch für vorangegangene Wirtschaftsjahre! Die Daten [ ] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten bzw. in geeigneter Weise vorzuhalten. Das heißt: jederzeit digital verfügbar unverzüglich lesbar maschinell auswertbar 36

28 Physikalische Objekte und digitale Medien Physikalische Objekte versus digitale Daten Während altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft dies auf neue Speichermedien nicht zu Auch Filme, Fotos und Magnetbänder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit Noch kürzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten und gebrannte CDs/DVDs Datenträger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflüsse (zum Beispiel durch Magnetfelder in der Nähe von Disketten oder Magnetbändern) oder sie werden durch chemische oder physikalische Einwirkungen so stark verändert, dass sie keine Informationen mehr speichern können oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs) Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem späteren Zeitpunkt die passenden Geräte und Programme nicht mehr vorhanden sind Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zusätzliche Problematik, dass Daten nicht mehr zugänglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist 37

29 Definition Datensicherung Was heißt Datensicherung konkret? Die Datensicherung schützt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch versehentliches Löschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts können Sie Ihre Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen. Neben den Daten aus den Anwendungen enthält die Datensicherung auch die Konfigurationsdaten, wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker. Als Alternative zu herkömmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbänder oder Wechselplatten) kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit können Sie komplette Datenbestände in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern. Eine Datensicherung über einen längeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll. 38

30 Datenarchivierung Was heißt Datenarchivierung konkret? Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie gewährleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und 147 AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Inhalte sind unverändert (originär) und fälschungssicher zu speichern Inhalte sind durch eine Suche auffindbar Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar Inhalte müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukünftigen EDV- Systemen lesbar sein 39

31 Begriffsdefinition Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten. Revisionssichere elektronische Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung 146, 147, 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt. erechnung 41

32 Für wen ist ein revisionssicheres Archiv interessant? Unternehmen, die elektronische Rechnungen erhalten oder erstellen. den Platzbedarf für die Aufbewahrung von Unterlagen reduzieren wollen. ihre Prozesse vereinfachen und somit die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen wollen (z.b. weil sie einen dezentralen Rechnungseingang haben). ihre Prozesse absichern wollen. ein Interesse an vollständig digitalen Prozessen haben. erechnung 42

33 Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung? Kann ich dann auch meine Belege wegwerfen? erechnung 43

34 Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht 147 AO: Abs. 2: Wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden, können die Papieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet werden. Abs. 6: Originär digital erstellte Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden. Dazu gehören: Geschäftliche s Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.b. EDI-Nachrichten, elektronische Rechnungen und Lieferscheine) Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatisierten Datenverarbeitungsvorgängen, die Buchungen auslösen Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nur mit einem revisionssicheren Archiv möglich! erechnung 44

35 Aufbau eines revisionssicheren Archivs für mein Unternehmen? Ein revisionssicheres Archiv ermöglicht es dem Anwender elektronische Belege (z.b. erechnungen) rechtskonform zu speichern. und nach Anerkennung des Archivs durch die Finanzverwaltung auf die physische Aufbewahrung von Belegen zu verzichten. Rechtliche Grundlage sind u.a. die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Ein revisionssicheres Archiv beinhaltet eine zertifizierte Software, eine Beschreibung der Prozesse, Arbeitsanweisungen und Kontrollen (Verfahrensdokumentation) und stellt eine unveränderbare Speicherung sicher. Ein revisionssicheres Archiv ist zum Beispiel eine Erweiterung der elektronischen Archivierung in DATEV DMS pro und DATEV Unternehmen online. erechnung 45

36 Wie sehen Beispielprozesse aus einer Verfahrensdokumentation aus? Prozess Dokumentenauswahl Eingangsrechnungen K1 K2 Tätigkeit Personen Ressourcen Eingangsstempel setzen sachliche Prüfung (Unterschrift) Ergänzung von Kontierungsdaten (Kontierungsstempel) rechnerische Prüfung (Unterschrift) Weiterleitung zum Scannen Ausgangsrechnungen Stempel Kontierungsstempel Tätigkeit Personen Ressourcen Kontrollen und Kontrollziele Kontrolle Beschreibung Aufzeichnungen Kontrollziel P6.1-K1- sachliche Prüfung P6.1-K2- rechnerische Prüfung P6.1-K3- Freigabe von Rechnungen Rechnungen werden auf sachliche Richtigkeit geprüft. Rechnungen werden auf inhaltliche, rechnerische Korrektheit geprüft. Rechnungen müssen vor dem Verschicken von einer hierfür autorisierten Person freigegeben werden. Unterschrift auf der Rechnung Unterschrift auf der Rechnung Freigabekennzeichen im ERP-System KZL02 KZL02 KZL02 Schreiben der Rechnung ERP-System K3 Freigabe der Rechnung ERP-System Drucken und Verschicken der Rechnung Drucker Weiterleitung zum Scannen 46

37 Wie sehen Beispielprozesse aus einer Verfahrensdokumentation aus? Prozess Scannen Eingangsrechnungen K1 o o Tätigkeit Personen Ressourcen Überprüfung der Eigenschaften des Dokuments Anpassen der Scaneinstellungen Einscannen Zusammenheften mehrseitiger Belege über die Standard-Scaneinstellungen als M-TIF EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner K2 Sichtkontrolle des Bilds EDV-Arbeitsplatz K3 Ablage der TIF-Datei im Ordner EDV-Arbeitsplatz, Netzlaufwerk Kontrollen und Kontrollziele Kontrolle Beschreibung Aufzeichnungen P6.2-K1 Überprüfung des Dokuments P6.2-K2 Sichtkontrolle des Bilds P6.2-K3 Zugriff auf den Ordner Nur freigegebene bzw. geprüfte Dokumente dürfen gescannt werden. Durch diese Kontrolle soll sichergestellt werden, dass Dokumente vollständig gescannt werden und bildlich mit den Originalen übereinstimmen. Durch definierte Zugriffsregelungen im Ordner wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf gescannte Dokumente haben. Damit soll eine nachträgliche Manipulation nach dem Scannen verhindert werden. Dokument mit Unterschriften Rechteänderungs- Protokoll Kontrollziel Kennzeichnen des Papierbelegs als erledigt und Ablage in der Handakte 47 KZL01 KZL02 KZL01 KZL02 KZL03

38 Wovon hängt der Aufwand zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ab? Umfang der beteiligten Prozesse Komplexität der beteiligten Prozesse Anzahl der beteiligten Personen Komplexität der Infrastruktur Vorhandensein von Dokumentation erechnung

39 Simulationsstudie "Ersetzendes Scannen - Die Papierablage ist ein Auslaufmodell Bürokratieabbau per simuliertem Gerichtsverfahren Universität Kassel und DATEV möchten das Ersetzende Scannen voranbringen Pressemitteilung vom 3. März 2014: Saubere Scanprozesse machen Papier überflüssig 49

40 Dokumenten-Management-System: Folgen der steigenden Informationsmengen 80 % der Geschäftsdokumente liegen in unstrukturierter Papierform vor! Ein Dokument wird durchschnittlich fünfmal kopiert! (Quelle: Gartner Group) % der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung wird mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht!? 25 % aller Informationen in Unternehmen gehen verloren!

41 Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprüfungsprozess: Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang scannen Verantwortlicher indexieren Prüfung und Freigabe geprüft Workflow- Unterstützung durch Weiterleitungsfunktion zur Kenntnisnahme zur Erledigung Genehmigungsprozesse Finanzbuchführung Beleg digital buchen Original an das Archiv Beleg-Anzeige und Verlinkung mit Buchungssatz geprüft gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit Kanzlei exportiert 51

42 Archivierung von s und rechtliche Anforderungen: Auszüge und das sagt der Gesetzgeber: 147 Abs. 6 AO Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 IV D 2 S /01) III. Archivierung digitaler Unterlagen 1. Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten ( ) Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Eine Archivierung von s mit geschäfts- und steuerlich-relevantem Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht. 52

43 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 5. Steuervereinfachungsgesetz: (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 53

44 Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit einer Rechnung Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Bundestag und Bundesrat haben am dem Steuervereinfachungsgesetz zugestimmt Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 55

45 Die Politik reagiert II Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der 14 Abs. 3 lautet: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer erechnung gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 56

46 erechnung Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger Papier? Digital? Egal! 59

47 erechnung BMF-Schreiben BMF-Schreiben Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 Veröffentlichung ist im Juli 2012 erfolgt: 11 Seiten (lesenswert) 60

48 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung erechnung 61

49 erechnung Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Als Prüfpfade eignen sich u. a.: Auftragsbestätigung Lieferschein erechnung Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot 62

50 erechnung Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) ergänzend: rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 63

51 erechnung Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z. B. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o. ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 64

52 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 65

53 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach $ 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 66

54 erechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind. Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 67

55 erechnung Dokumentationspflicht nicht erforderlich aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 68

56 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 69

57 Problemstellungen offene Fragen Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der Rechnungsempfänger) werden Rationalisierungsmöglichkeiten hinreichend gewahrt? Exkurs: digitales Belegwesen Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)? wurden die der Umsatzsteuer-Nachschau betreffenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren ( 27b Abs.2 Satz 2 UStG). Soweit erforderlich, ist der Amtsträger befugt, das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers zu nutzen ( 27b Abs.2 Satz 3 UStG). 70

58 Wie wird bei elektronischen Rechnungen verfahren? Eingangsbearbeitung inhaltliche Prüfung formelle Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Was und warum Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung begründet. Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und rechnerisch richtig ist. Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und mindestens 10 Jahre lesbar sein. Durch die Zahlung wird abschließend dokumentiert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat. Tipps & Tricks Richten Sie eine spezielle -Adresse für den Rechnungsempfang ein. Schauen sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Kennzeichnen Sie die Rechnung als eingegangen, z. B. in dem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben. Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein. Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z. B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen. Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden. Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in Ihrem Unternehmen verfahren werden soll. Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schon mal geschickt wurde (doppelte Rechnung). Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (siehe andere Seite). Prüfen Sie dabei insbesondere, dass die Bezeichnung Ihres Unternehmens korrekt ist ein Liefer- oder Leistungsdatum angegeben wurde. Prüfen Sie, ob der Rechnungsgesamtbetrag richtig berechnet wurde. Kennzeichnen Sie die Rechnung als geprüft, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an Ihre Steuerkanzlei oder Buchführung. Bringen Sie die Kontierung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann. Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige Systematik, z. B. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert). Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in 10 Jahren noch lesbar sind. Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto. Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden. Vermeiden Sie Barzahlungen oder fordern Sie eine Quittung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können. Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z. B. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben. Kennzeichnen Sie die Rechnung als bezahlt, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Dokumentieren Sie die für Ihr Unternehmen festgelegte Verfahrensweise und stellen Sie sicher, dass diese auch eingehalten wird.

60 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung erechnung 75

61 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung

62 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden ideal: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung

63 Rechnung: statt ausdrucken direkt per versenden

65 Was fällt Ihnen zum Begriff Buchführung ein? erledige ich nebenbei habe eigentlich weder Zeit, noch das erforderliche Wissen wenn ich einen Beleg brauche, ist er ausgerechnet dann beim Steuerberater wenn der Steuerberater die FiBu erledigt, muss ich die Belege für ihn anders sortieren, als ich sie im Unternehmen habe bedeutet für mich nur Aufwand oder lästige Pflicht ich verstehe nur Bahnhof Zahlenwerk ohne großen Nutzen Zahlen der Vergangenheit für die Unternehmensführung nicht brauchbar Rechnungswesen

66 Was würden Sie sich bei der Finanzbuchführung wünschen? mein Aufwand mit der Finanzbuchführung bleibt gering ich kann mich auf mein Geschäft konzentrieren Tagaktueller Überblick, welche Rechnungen offen sind aktuelle Daten zur Unternehmenssteuerung verständliche Auswertungen Auswertungen mit denen ich bei der Bank punkten kann Rechnungswesen

67 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen Rechnungswesen

68 Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert Rechnungswesen Ablage im Unternehmen

69 Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unternehmen Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge Rechnungswesen

70 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung Rechnungswesen

71 Fazit Der mögliche Nutzen für das Unternehmen: Lösung für kompletten kaufmännischen Prozess übersichtliche Belegverwaltung Originalbelege bleiben im Unternehmen Belege revisionssicher archiviert einfacher Zahlungsverkehr Forderungen im Blick Verbindlichkeiten im Überblick beste Zusammenarbeit mit Ihrem steuerlichen Berater aktuelle Auswertungen Rechnungswesen

72 Personalwirtschaft heutige Realität des Datenaustausches Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen für die Personalwirtschaft heute Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon an die Kanzlei übermittelt. Unternehmen Kanzlei Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden mittels Post oder dem Unternehmen zur Verfügung gestellt Rechnungswesen

73 Wie kann der Datenaustausch organisiert werden? Unternehmen Steuerberater ausgewählte Lohndaten eingeben Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen Rechnungswesen

74 Vorerfassungsmöglichkeiten für Unternehmen Unternehmen ausgewählte Lohndaten eingeben Erfassung der veränderlichen Lohndaten (Stunden, Tage etc.) Information an die Kanzlei am Ende der Erfassung (per , Telefon, zu einem festen Termin) Daten liegen Ihrem Steuerberater rechtzeitig und einlesbar vor Versand von Erfassungsblättern entfällt Auswertungen ansehen, z. B. Brutto/Netto-Abrechnungen zeit- und ortsunabhängiges Einsehen der personalwirtschaftlichen Auswertungen Rechnungswesen

76 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % reine Strukturdaten EDI, XML elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld 94

77 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen ZUGFeRD die entkoppelte, bildhafte Lösung die Lösung, die beides verbindet die aufeinander abgestimmten IT-Systeme Papier Bild-Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Verarbeitungstiefe allgemeine Verarbeitbarkeit erechnung

78 Die Revolution im Rechnungswesen 96

79 Was spricht für den kommenden FeRD-Standard? Kombination von Belegbild und digitalen Nutzdaten (PDF als visueller Beleg mit eingebundenen Rechnungsdaten) Prozessoptimierung durch automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten, somit auch für kleine und mittlere Unternehmen sowie deren Steuerberater einfach umsetzbar für Lösungsanbieter, da geringstmöglicher Mindestfeldumfang (Erweiterungen als Kann-Felder möglich), mindestens die relevanten Felder für die Prüfung der steuerlichen Korrektheit ( 14 UStG) Automatisierung des Zahlungsvorgangs 97 Automatisierung des Buchungsvorgangs Standardisierung unter Einbezug aller Wirtschaftsbereiche (auch Banken, öffentliche Hand als Besteller/Rechnungsempfänger etc.), Ziel: Standard als DIN-Norm etablieren

80 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU) 99

81 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! André Hübel DATEV eg Niederlassung Berlin Katharina-Heinroth-Ufer Berlin Telefon: Internet: andre.huebel@datev.de erechnung 100