STEUERINFORMATIONEN. SteuernTransparent. Die elektronische Rechnung

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1 STEUERINFORMATIONEN SteuernTransparent Die elektronische Rechnung

2 Die elektronische Rechnung Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Die elektronische Rechnung Der elektronische Datenaustausch (EDI) Qualifizierte elektronische Signatur Allgemeines Ablauf der elektronischen Rechnungserstellung mit qualifizierter Signatur Überblick über den Ablauf der elektronischen Rechnungserstellung Praxisfälle Einsatz elektronischer Rechnungen Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen Internationale Verwendung der elektronischen Rechnungen Fazit Weiterführende Literatur...10

3 2 1. Einleitung 1. Einleitung Durch die Verbreitung der Internet-Nutzung hat sich das Wirtschaftsleben in den letzten Jahren erheblich verändert. Unternehmen bieten sich und den Endverbrauchern via Internet gegenseitig Waren und Dienstleistungen an. Bestell- sowie Abrechnungsscheine werden per versendet. Aber auch Privatkonsumenten nutzen zunehmend die Vorteile des Internets und bummeln anstatt durch überfüllte Kaufhäuser durch die Web-Sites der Anbieter und bestellen per Mouse-Click die gewünschten Güter. Seit ist die elektronische Rechnung der Rechnung in Papierform gleichgestellt und genügt den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts, soweit neben einer elektronischen Signatur die allgemeinen Voraussetzungen an eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Für Unternehmer bedeutet dies, dass sie die Wahl haben, ihre Leistungen - unerheblich, ob sie über das Internet oder auf herkömmlichem Weg erbracht werden - entweder per elektronischer Rechnung oder per Rechnung in Papierform abzurechnen. Dabei bedeutet die Erstellung elektronischer Rechnungen für Unternehmer häufig erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile. Zum wurde die EU-Richtlinie zur Harmonisierung der Rechnungsstellung in deutsches Recht umgesetzt. Dies betrifft einerseits neue Pflichtangaben auf Rechnungen, wie z. B. die Steuer- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, andererseits auch feste Regeln für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen. Bei den Anforderungen an die Übertragung ist der deutsche Gesetzgeber über die Anforderungen der EU-Richtlinie hinausgegangen. Präzisierungen finden sich im BMF-Schreiben vom bzw. in Abschnitt 184a UStR. Der folgende Beitrag soll in Ergänzung zu dem SteuernTransparent Beitrag Vorsteuerabzug in Gefahr! Die neuen Anforderungen an die Rechnung vom (unter die Grundzüge und Neuerungen für die elektronische Rechnung im Umsatzsteuerrecht aufzeigen. 2. Die elektronische Rechnung Mit Zustimmung des Empfängers können Unternehmer Rechnungen - anstatt auf Papier - auf elektronischem Weg als sog. elektronische Rechnung übermitteln ( 14 Abs. 1 UStG). Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form; sie kann z.b. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden (siehe dazu 3.). 2 Grundsätzlich muss auch die elektronische Rechnung alle Pflichtangaben einer gewöhnlichen Rechnung in Papierform enthalten 3. Darüber hinaus muss bei einer elektronischen Rechnung gemäß 14 Abs. 3 UStG jedoch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet sein durch: - elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde. - eine qualifizierte elektronische Signatur ( 2 Nr. 3 SigG) oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz ( 2 Nr. 15 SigG) BMF-Schreiben vom , IV B 7 S /04, UStB 2004, S. 78. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 9 f. Gemäß 14 Abs. 4 UStG sind bei der Rechnungserstellung umfangreiche Pflichtangaben zu beachten, z.b. fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts. Siehe dazu ausführlich den SteuernTransparent-Beitrag zum Thema Vorsteuerabzug in Gefahr! Die neuen Anforderungen an die Rechnung vom

4 2. Die elektronische Rechnung 3 Da die Gutschrift als Rechnung gilt ( 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), kann auch diese auf elektronischem Weg übermittelt werden, sofern sie alle erforderlichen Inhalte enthält. Durch die elektronische Signatur wird entsprechend sichergestellt, dass der Leistungsempfänger die Gutschrift ausgestellt hat und der Inhalt der Gutschrift unverändert dem Gutschriftsempfänger zugegangen ist. 4 Entsprechend gilt bei Abrechnung durch Gutschrift im EDI-Verfahren, dass der Leistungsempfänger zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) nach obigen Grundsätzen zu erstellen und zu übermitteln hat. Wird die Rechnung oder Gutschrift von einem Dritten erstellt, muss bei der Übermittlung der Daten an den Dritten die Echtheit und Unverfälschtheit nicht nachgewiesen werden. Erst wenn der Dritte die Rechnung an den Empfänger übermittelt, sind die Anforderungen der elektronischen Rechnung zu erfüllen Der elektronische Datenaustausch (EDI) Als elektronische Abrechnung sieht das Umsatzsteuergesetz die Übermittlung von Rechnungen im sog. EDI-Verfahren vor. EDI steht für Electronic Data Interchange und ist ein Oberbegriff für Verfahren, durch das Geschäftsdokumente im elektronischen Austausch zwischen Unternehmen übermittelt und in eine lesbare Form gebracht werden können. Der Vorsteuerabzug bei der Rechnungsübermittlung im EDI-Verfahren setzt zunächst voraus, dass eine Einigung zwischen den Geschäftsparteien auf ein bestimmtes technisches Verfahren vorliegt, mittels dessen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet wird. 6 Weitere Anforderung an die Anerkennung der Rechnungen ist, dass ergänzend eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) vorgelegt wird. Für mehrere getrennte Lieferungen/Dienstleistungen kann periodisch (z.b. Tag, Woche, Monat) eine zusammenfassende Rechnung ausgestellt werden. Diese Sammelrechnung kann entweder in Papierform oder als elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur (siehe 2.2) übermittelt werden und muss die auch sonst erforderlichen Angaben einer Rechnung (gemäß 14 Abs. 4 und 14a UStG) enthalten. Bei fehlenden Angaben ist auf ergänzende Dokumente hinzuweisen ( 31 Abs. 1 UStDV). Die zusammenfassende Rechnung muss dabei für die einzelnen Umsätze eines Übertragungszeitraumes mindestens die Entgelte in einer Summe angeben. Gleiches gilt für die darauf entfallenden Steuerbeträge. Das EDI-Verfahren eignet sich insbesondere für Prozessabläufe, in denen eine begrenzte Anzahl von Dokumentarten (z.b. ausschließlich Bestellungen und Rechnungen) in hohen Mengen regelmäßig und automatisch zwischen einander bekannten Personen bearbeitet werden, da für mehrere getrennte Leistungen periodisch eine zusammenfassende Rechnung erstellt werden kann Vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 26. Vgl. BMF-Schreiben vom , a.o.o., Rz. 27 ff. Die Vereinbarung muss der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs entsprechen, vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 20. Vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 21.

5 4 2. Die elektronische Rechnung 2.2. Qualifizierte elektronische Signatur Allgemeines Das Umsatzsteuergesetz verlangt für die Übermittlung von Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur ( 2 Nr. 3 SigG) oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz ( 2 Nr. 15 SigG). 8 Eine elektronische Signatur ist vereinfacht ausgedrückt ein digitales Siegel, das bei der digitalen Übermittlung von Daten den Absender zweifelsfrei identifiziert und den Originalzustand der transportierten Daten - und damit die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten - gewährleistet. Die elektronische Signatur basiert auf einem mathematisch-kryptografischen Schlüsselpaar, bestehend aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Dieses Schlüsselpaar wird für jeden Benutzer einmalig erstellt. Diese beiden Schlüssel können einander zwar eindeutig zugeordnet, aus Sicherheitsgründen jedoch nicht voneinander abgeleitet werden. Der Rechnungsaussteller versiegelt das Dokument mit seinem privaten - geheimen - Schlüssel und der Rechnungsempfänger öffnet das Siegel mit dem korrespondierenden öffentlichen - nicht geheimen - Schlüssel; dadurch kann der Empfänger der Rechnung die Authentizität des Absenders sowie die Integrität der Daten zweifelsfrei verifizieren. Zur Erstellung der Signatur benötigt der Rechnungsaussteller einen Nachweis, dass der verwendete Schlüssel auch zum Absender der elektronisch signierten Nachricht gehört. Diesen Nachweis stellt eine vertrauenswürdige Stelle, ein Zertifizierungsdiensteanbieter 9 in Form eines qualifizierten Zertifikats aus, das zur Identifizierung des Zertifikatsinhabers dient ( 2 Nr. 7 SigG). 10 Es kann nur auf natürliche Personen - und nicht auf Unternehmen - ausgestellt werden, weil das Signaturgesetz nur natürliche Personen als Signatoren vorsieht. Es ist jedoch zulässig, eine oder mehrere natürliche Personen im Unternehmen zu bevollmächtigen, Rechnungen mittels des Zertifikats zu signieren. Darüber hinaus besteht für den Zertifikatsinhaber die Möglichkeit, bestimmte Attribute einzusetzen, beispielsweise eine Handlungsvollmacht oder eine höchstbetragsmäßige Zeichnungsberechtigung. Es ist möglich, mehrere Rechnungen an einen Rechnungsempfänger in einer Datei zusammenzufassen und diese Datei mit nur einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Empfänger zu übermitteln. Die qualifizierte elektronische Signatur und diejenige mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz unterscheiden sich technisch nicht voneinander 11 ; bei der Anbieter- Akkreditierung handelt es sich lediglich um einen Nachweis für den Benutzer, dass die Signaturverfahren von der zuständigen Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) überprüft werden. Qualifizierte Signaturen mit Anbieter-Akkreditierung bieten eine Das Signaturgesetz unterscheidet bei der elektronischen Signatur verschiedene Qualitätsstufen; im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung ist jedoch ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur relevant. Die Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) hat beispielsweise folgenden Betrieben die Genehmigung erteilt, als Zertifizierungsstelle aufzutreten: Produktzentrum TeleSec der Deutschen Telekom AG, Deutsche Post Signtrust, Deutsche Post ebusiness GmbH, Datev eg sowie zahlreichen Steuerberaterkammern. Eine Liste der bislang akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter kann unter eingesehen werden. Vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 14 ff. Im Folgenden soll nicht weiter zwischen der qualifizierten elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz unterschieden werden; im Text wird zur Vereinfachung der Begriff qualifizierte elektronische Signatur verwendet.

6 2. Die elektronische Rechnung 5 umfassend geprüfte Sicherheit; qualifizierte Signaturen ohne Anbieter-Akkreditierung bieten dagegen nur eine eingeschränkt geprüfte Sicherheit Ablauf der elektronischen Rechnungserstellung mit qualifizierter Signatur Für die Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen sind alle technischen Verfahren zulässig, die den Vorgaben des Signaturgesetzes entsprechen, z.b. Kryptobox, Smart-Card. Unabhängig von dessen technischer Ausstattung stellt sich der Ablauf der Rechnungserstellung seitens des Rechnungsausstellers vereinfacht wie folgt dar: Zunächst wird aus dem Rechnungsdokument der so genannte Hash-Wert erzeugt. 12 Anhand dieses Hash-Wertes kann die Rechnungsdatei eindeutig gekennzeichnet und erkannt werden (sozusagen ein "elektronischer Fingerabdruck" der Datei). Dieser Wert wird sodann mit dem privaten Schlüssel des Rechnungsausstellers verschlüsselt und mit dem Zertifikat des Absenders sowie dem Original-Rechnungsdokument (z.b. in Form einer Word-Datei) verbunden. Diese drei Komponenten - verschlüsselter Hash-Wert, Zertifikat und Rechnungsdokument - bilden gemeinsam das elektronisch unterschriebene Dokument. Der Rechnungsempfänger erhält auf elektronischem Weg das Rechnungsdokument, den verschlüsselten Hash-Wert und den öffentlichen Schlüssel des Absenders. Mithilfe des öffentlichen Schlüssels prüft der Rechnungsempfänger die Signatur des Absenders sowie die Integrität und Authentizität der empfangenen Rechnung. Dabei ermittelt er erneut den Hash-Wert des Original-Rechnungsdokuments und vergleicht diesen mit dem vom Rechnungsaussteller übermittelten Hash-Wert. Stimmen die beiden Werte überein, kann der Rechnungsempfänger sicher sein, dass die Signatur mit dem entsprechenden privaten Schlüssel erzeugt worden ist und die dazugehörigen Dateien bei der Übertragung nicht verändert wurden Überblick über den Ablauf der elektronischen Rechnungserstellung Rechnungsaussteller - privater Schlüssel - Rechnungsempfänger - öffentlicher Schlüssel - 3 Komponenten Ermittlung des Hash- Wertes Verschlüsselung des Hash-Wertes Verbinden des verschlüsselten Hash- Wertes mit Rechnungsdokument und Zertifikat Verschlüsselter Hash-Wert Rechnungsdokument Zertifikat Signaturprüfung und Prüfung der Integrität und Authentizität durch Abgleich der Hash-Werte 12 Im Falle der Rechnungsübermittlung per kann der Hash-Wert entweder aus der selber oder aus dem anhängenden Dokument ermittelt werden (siehe 2.2.4).

7 6 2. Die elektronische Rechnung Praxisfälle In der Praxis gibt es verschiedene Formen der elektronischen Rechnungsübermittlung. Die gängigste Form stellt die Übermittlung per dar. Daneben betrachtet die Finanzverwaltung Rechnungen, die computerbasiert per Telefax übermittelt werden, als elektronische Rechnungen. Schließlich gelten Online-Fahrausweise als elektronische Rechnungen; für diese gelten jedoch Vereinfachungsregelungen. In der Praxis ist es für die Finanzverwaltung häufig nur schwer feststellbar, ob eine Rechnung im Anschluss an die elektronische Übermittlung - per oder Telefax - ausgedruckt oder ob sie auf dem Postweg verschickt wurde und mithin auch ohne elektronische Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigt. Einen Rückschluss könnte höchstens die im Unternehmen eingesetzte EDV-Struktur geben, beispielsweise bei Nachforschungen durch einen Betriebsprüfer. a) Die elektronische Rechnungsübermittlung via kann auf zwei Arten erfolgen. Der Rechnungsinhalt kann entweder direkt in den -Text eingefügt sein oder die Rechnung kann als Dateianhang, z.b. als Worddatei, an die angehängt sein. Im zweiten Fall nimmt die lediglich eine Art Transportfunktion wahr. In beiden Fällen handelt es sich um elektronische Rechnungen, die zur Sicherung des Vorsteuerabzugs die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes - eine qualifizierte elektronische Signatur oder Übermittlung im EDI-Verfahren mit zusätzlicher Sammelrechnung - erfüllen müssen. Seitens des Rechnungsempfängers ist die elektronische Archivierung der elektronischen Rechnungen erforderlich (siehe 4.). Beispiel: Die A-GmbH lädt im Internet eine Software der B-KG herunter. Die Rechnung wird von der B-KG via übermittelt. Die A-GmbH druckt die Rechnung aus und nimmt einen Vorsteuerabzug vor. Da die Rechnung nicht mit elektronischer Signatur ausgestellt wurde, berechtigt diese elektronische Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug bei der A-GmbH. Die A-GmbH muss von der B-KG eine Rechnung mit elektronischer Signatur oder in Papierform anfordern. b) Telefax Neben Rechnungen, die per versendet werden, gelten auch Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, als elektronische Rechnungen. 13 Entscheidend ist dabei die Frage, inwieweit die Übertragung computerbasiert erfolgt. Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist nur bei einer computerbasierten Übertragung per Telefax eine qualifizierte elektronische Signatur des Dokuments erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu prüfen. Dies betrifft Fälle, in denen bei der Ü- bermittlung seitens des Rechnungsausstellers und/oder des Rechnungsempfängers ein Computer-Telefax bzw. ein Fax-Server benutzt wird. Diese Fälle stellen die Unternehmen in der Praxis vor große Schwierigkeiten, da eine technische Lösung zur Signatur von Telefaxen bisher nicht existiert. Erfolgt die Übertragung dagegen - nicht computerbasiert - von einem Standard-Telefax an ein Standard-Telefax und ist somit auf keiner Seite ein Computer-Telefax oder ein Fax-Server involviert, ist für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. 13 Vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 22 ff.

8 3. Einsatz elektronischer Rechnungen 7 Für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs wird in diesem Fall jedoch vorausgesetzt, dass sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger einen Ausdruck des Telefaxes in Papierform aufbewahrt. Ist das Fax auf Thermopapier ausgedruckt, ist eine Kopie auf normalem Papier zu erstellen und aufzubewahren. Beispiel: Die A-GmbH setzt bei der Rechnungsübermittlung einen Faxserver ein. Der Lieferant der A-GmbH, die B-KG, nutzt zur Rechnungsübermittlung ein Telefax. Die Rechnungen der B-KG werden bei der A-GmbH direkt auf den PC des jeweiligen Sachbearbeiters übertragen. Da bei der Rechnungsübermittlung keine elektronische Signatur verwendet wird, berechtigt diese elektronische Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug bei der A-GmbH. Die A-GmbH muss von der B- KG eine Rechnung in Papierform oder mit elektronischer Signatur anfordern. c) Online-Fahrausweise Schließlich handelt es sich auch bei Online-Fahrausweisen um elektronische Rechnungen. Der Vorsteuerabzug wird jedoch anerkannt, wenn der Fahrausweis online abgerufen wird und durch das Verfahren sichergestellt wird, dass eine Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt. Der Rechnungsempfänger muss zusätzlich einen Papierausdruck des Dokuments aufbewahren Einsatz elektronischer Rechnungen Ein Unternehmer, der eine Rechnung über eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erstellt, ist gemäß 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG zum Ausstellen einer Rechnung verpflichtet. 15 Der Rechnungsaussteller kann jedoch nicht ohne weiteres eine elektronische Rechnung an den Rechnungsempfänger übermitteln. Vielmehr bedarf die Übermittlung elektronischer Rechnungen der Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung bedarf zwar keiner besonderen Form. Die Zustimmung kann z.b. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erteilt werden. Auch genügt es, dass die Beteiligten die Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. 16 Grundsätzlich ist ohne Bedeutung, ob der Rechnungsempfänger die Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung überprüft. Er ist nicht etwa gesetzlich verpflichtet, diese Kriterien zu überprüfen. Wird dem Rechnungsempfänger bspw. eine Rechnung per übersendet, kann er den Text der Rechnung problemlos lesen, da dieser nicht verschlüsselt ist. Lediglich der Teil der Datei, der die elektronische Signatur (den verschlüsselten Hash-Wert) enthält, ist ihm nicht zugänglich. Er erkennt allerdings, dass der Rechnung ein verschlüsselter Teil angefügt ist. Der Rechnungsempfänger kann somit, soweit er selbst Unternehmer ist und die abgerechneten Leistungen für sein Unternehmen erbracht wurden, den in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag grundsätzlich auch ohne Prüfung der Signatur als Vorsteuer berücksichtigen Vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 25. Auch 14a UStG sieht die Pflicht zur Erstellung einer Rechnung bei besonderen Arten der Leistung vor. Vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 9 f.

9 8 4. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen Nimmt der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug jedoch ohne Überprüfung der elektronischen Signatur vor und stellt sich heraus, dass die elektronische Rechnung nicht ordnungsgemäß erstellt wurde, trägt der Rechnungsempfänger das Risiko, dass die Vorsteuer nicht abgezogen werden darf. Ggf. ist dann der durchgeführte Vorsteuerabzug wieder rückgängig zu machen. 4. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen Das Umsatzsteuergesetz sieht bestimmte Aufbewahrungspflichten vor. Danach müssen Unternehmer Kopien der von ihnen ausgestellten sowie der erhaltenen Papierrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Die Rechnungen müssen dabei für den gesamten Zeitraum lesbar sein, 14b Abs. 1 UStG. Eine elektronische oder bildliche Speicherung ist bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen muss der Unternehmer darüber hinaus auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufbewahren. Dabei setzen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 17 in Anlehnung an die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestüzter Buchführungssysteme (GoBS) 18 insbesondere Folgendes voraus 19 : - Vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Rechnungen ist die qualifizierte Signatur im Blick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung zu prüfen sowie das Ergebnis zu dokumentieren. - Die Speicherung der elektronischen Rechnungen muss auf einem Datenträger erfolgen, der nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind. - Bei Umwandlung der elektronischen Rechnung in ein unternehmenseigenes Format werden beide Versionen archiviert und nach den GoBS mit demselben Index verwaltet sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet. - Der Signaturschlüssel ist aufzubewahren. - Bei Einsatz von Kryptographietechniken werden die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt. - Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung werden protokolliert. - Die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme entsprechen den Anforderungen der GoBS, insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie an die Aufbewahrung. - Das qualifizierte Zertifikat des Empfängers wird aufbewahrt. 5. Internationale Verwendung der elektronischen Rechnungen Wird für einen in Deutschland steuerbaren Umsatz eine Rechnung erstellt, ist das deutsche Umsatzsteuergesetz anzuwenden. Danach bedarf es - wie im vorliegenden Beitrag dargestellt - zur Erstellung einer elektronischen Rechnung einer qualifizierten elektronischen Signatur BMF-Schreiben vom , BStBl. I, S BMF-Schreiben vom , BStBl. I, S Vgl. BMF-Schreiben vom , a.a.o., Rz. 12 f.

10 6. Fazit 9 Ist der Umsatz jedoch im europäischen Ausland steuerbar, sind die jeweiligen nationalen Vorschriften für die Erstellung einer elektronischen Rechnung maßgeblich. Hier haben die Rechnungsrichtlinie vom , durch die die 6. EG-Richtlinie geändert wurde, und die Signaturrichtlinie vom einen entscheidenden Beitrag dazu geleistet, die umsatzsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung auf europäischer Ebene zu vereinfachen, zu modernisieren und zu harmonisieren. Art. 5 der Signaturrichtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten zur Erstellung elektronischer Signaturen, die auf qualifizierten Zertifikaten beruhen. Zugleich haben die Mitgliedstaaten für die allgemeine rechtliche Wirksamkeit und Beweiskraft der elektronischen Signaturen Gewähr zu tragen. Durch Art. 2 Nr. 2 Buchst. c der Rechnungsrichtlinie tritt die Vorgabe an die Mitgliedstaaten hinzu, elektronische Rechnungen unter folgenden Voraussetzungen zu akzeptieren: - Übermittlung der Rechnung im EDI-Verfahren; die Mitgliedstaaten können allerdings unter von ihnen festzusetzenden Bedingungen zusätzlich ein zusammenfassendes Dokument in Papierform verlangen. - Übermittlung der Rechnung mit einer fortgeschrittenen Signatur; die Mitgliedstaaten können zusätzlich verlangen, dass die fortgeschrittene Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wird. Den Mitgliedstaaten ist es versagt, darüber hinausgehende Pflichten und Formalien zu statuieren. Der deutsche Gesetzgeber hat die Vorgaben der Richtlinie umgesetzt und überschreitet mit seinen Anforderungen sogar die Mindestvoraussetzungen der Richtlinie. Die Richtlinien wurden auch in anderen Ländern der Europäischen Gemeinschaft weitgehend umgesetzt. Da jedoch den Mitgliedstaaten Wahlrechte hinsichtlich der Anforderungen an elektronische Rechnungen eingeräumt werden, können sich landesspezifische Besonderheiten ergeben. Eine weitreichende Harmonisierung innerhalb der EU besteht nur hinsichtlich der grundsätzlichen Anerkennung der zwei Arten elektronischer Rechnungen. Den Mitgliedstaaten bleibt es unbenommen, spezifische Anforderungen an Rechnungen für in ihrem Hoheitsgebiet bewirkten Leistungen zu stellen, die in einem Land außerhalb der europäischen Gemeinschaft erstellt werden; dies gilt auch dann, wenn die Rechnungen für in einem Mitgliedstaat bewirkte Umsätze erstellt werden. 6. Fazit Die Einführung der elektronischen Rechnung stellte für viele Unternehmer eine große Erleichterung im Betriebsablauf dar. Denkt man z.b. an Zulieferbetriebe, die nach dem Just-in- Time-Prinzip täglich Güter an ihre Abnehmer liefern und laufend Abrechnungsdaten an den Abnehmer per versenden, stellt die Möglichkeit der elektronischen Abrechnung eine deutliche Vereinfachung dar. Beispielsweise erübrigt sich das Versenden mehrseitiger Rechnungen am Monatsende. Auch seitens des Rechnungsempfängers resultieren Verwaltungsvereinfachungen, wenn etwa die bereits elektronisch vorliegenden Daten unmittelbar in die weiteren Betriebsabläufe weitergereicht werden können und somit eine erneute Dateneingabe vermieden werden kann. Zu beachten ist hier jedoch die Pflicht zur elektronischen Archivierung der Rechnungen sowie der Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten Rechnungsrichtlinie vom , 2001 /115/EG, ABl EG 2002 Nr. L 15, S /93/EG, ABl EG 2000 Nr. L 13, S. 12.

11 10 7. Weiterführende Literatur Auf Ebene der Europäischen Gemeinschaft ist die Harmonisierung in den letzten Jahren stark vorangeschritten. Die Übermittlung elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen verschiedener Mitgliedstaaten ist grundsätzlich möglich. Schwierigkeiten bereit jedoch auch heute noch überwiegend die technische Seite der Abwicklung. So wurden zwar sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene enorme Bemühungen unternommen, um die Interoperabilität möglichst vieler Softwareanwendungen zu schaffen. Ein reibungsloser technischer Ablauf ist jedoch auch heute häufig noch nicht gewährleistet. Jedenfalls sollten Unternehmer, die aus Kostengründen die elektronische Rechnungsabwicklung einführen wollen oder sich auf den Zugang elektronischer Rechnungen einstellen wollen, ihre EDV den technischen Anforderungen anpassen, um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten. Insbesondere betrifft dies die Kommunikationssoftware sowie die Erlangung und Implementierung der erforderlichen Signaturschlüssel und Zertifikate. Sofern die Abrechnung im EDI Verfahren gewollt ist, muss unbedingt das Erfordernis der zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) beachtet werden. Daneben sind auch die aufgezeigten Archivierungserfordernisse und Datenzugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung zu beachten. 7. Weiterführende Literatur BMF-Schreiben vom , IV B 7 S /04, Umsatzsteuerberater 2004, S. 78. Groß und Georgius, Welche umsatzsteuerlichen Anforderungen gelten für elektronische Abrechnungen?, Bilanzbuchhalter und Controller 2005, S Impressum Copyright: Ernst & Young AG / Deutschland - Alle Rechte vorbehalten. Die Wiedergabe, Vervielfältigung, Verbreitung und/oder Bearbeitung sämtlicher Inhalte und Darstellungen des Beitrages sowie jegliche sonstige Nutzung ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Ernst & Young AG gestattet. Es wird - auch seitens der jeweiligen Autoren - keine Gewähr und somit auch keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Inhalte und Darstellungen übernommen. Stand der Ausführungen: 22. Juni 2006 Autoren Christa Breucha, Partner Service Line Indirect Tax, Steuerberater Dr. Matthias Hiller, Manager Service Line Indirect Tax, Steuerberater Dr. Ulrike Höreth, Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht Nina Maier, Dipl.-Volkswirtin, Steuerberaterin Ernst & Young AG National Office Tax / Publications Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dr. Ulrike Höreth Mittlerer Pfad 15 Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht Stuttgart Telefon +49 (711) Fax +49 (711) steuern-transparent@de.ey.com