erechnung Uwe K. Franz aus steuerlicher und rechtlicher Sicht Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Cornea Franz Rechtsanwälte

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1 erechnung aus steuerlicher und rechtlicher Sicht Uwe K. Franz Rechtsanwalt Fachanwalt für Steuerrecht Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Cornea Franz Rechtsanwälte 1

2 Bedeutung der Rechnung (1) 14 Abs. 1 UStG: Legaldefinition Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. 14 Abs. 1 S. 8 UStG: erechnung Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. (technologieneutral) 2

3 Bedeutung der Rechnung (2) à Wichtigste: 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 UStG Vorsteuerabzug (Original muss vorhanden gewesen sein! Feststellungslast bei Stpfl.) àpflichten zur Ausstellung gem. 14 Abs. 2 UStG àzivilrechtlicher Anspruch des Leistungsempfängers auf Erteilung! àinhaltliche Voraussetzungen, 14 Abs. 4 UStG 3

4 Entwicklung Rechnungsstellung in kleinen und mittleren Unternehmen*: 2006 ca. 8 % 2010/11 ca. 43 % àzuwachs: ca. 35 % - Tendenz steigend! * Quellen: tns gallup/itella 2008; Uni Hannover, Studie erechnung

5 Vorteile - Geschäftsprozesse beschleunigen durch Digitalisierung - Kostenersparnis (Papier, Druck, Porto, etc.) - Keine Transportwege - Internationalisierung 5

6 Frühere Rechtslage 14 Abs. 3 UStG a. F. Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 ( ), oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI*) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. à EU-Mitgliedsstaaten konnten andere Übermittlungen vorsehen BRD bis dahin nicht in Anspruch genommen * = electronic data interchange 6

7 Rechnungsstellung bisher Papier Aussteller Empfänger Elektronische Signatur erechnung EDI 7

8 Bisher gültige Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen gewährleistet durch (1) Qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung) (2) Elektronischer Datenaustausch (EDI) 8

9 Kritik - zu hohe technische Anforderungen für erechnung - Ausdruck der erechnung berechtigt/e nicht zum Vorsteuerabzug - International unterschiedliche Standards trotz Harmonisierung - Unsicherheiten im Rechtsverkehr 9

10 Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG in Vorgabe: spätestens zum Papier und erechnung gleich zu behandeln - Elektronische Rechnungen sind gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. - Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und der elektronische Datenaustausch (EDI) werden explizit als geeignete Verfahren genannt (Fiktion der Einhaltung!) - Kann auch durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erfolgen (d. h. jeder Steuerpflichtige legt dies fest) 10

11 Steuervereinfachungsgesetz 2011 Umsetzung der EU-Richtlinie auf nationaler Ebene in 14 UStG (Bürokratieabbau) Für die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke sind folgende vier Kriterien einzuhalten: à Echtheit der Herkunft (Authentizität) à Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) à Lesbarkeit der Rechnung à Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten, 14 Abs. 4 UStG Jeder Unternehmer legt selbst fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Möglich durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können, 14 Abs. 1 Satz 6 UStG 11

12 d. h. àabstrakte Voraussetzungen bleiben àkeine erhöhten Anforderungen an Papierrechnung àkeine technischen Voraussetzungen mehr vorgegeben (technologieneutrale Regelung), damit Übermittlung durch schlichte ausreichend àbeachte aber auch andere Gesetze: z. B. BDSG 12

13 Ablauf der Rechnungsstellung Rechnung Aussteller Empfänger Papier? Digital? nunmehr egal! 13

14 Ausgangsnorm: 14 UStG Rechnung (Papier oder Digital - gleichgestellt, 14 Abs. 1 UStG) setzt voraus Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI Papier aufzubewahren EDV 14

15 Gesetzliche Anforderungen gem. 14 Abs. 1 UStG Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein ( 14 Abs. 4 UStG) Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten ( 14 Abs. 1 UStG) Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein (durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können; 14 Abs. 1 UStG) à Unbeschadet zulässigen Verfahren kann dies mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen ( 14 Abs. 3 UStG) Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre ( 14b UStG) 15

16 Was ist das Innerbetriebliche Kontrollverfahren i. S. d. 14 Abs. 1 UStG? Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt Es müssen keine neuen Verfahrensweisen geschaffen werden Bereits entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann geeignetes Kontrollverfahren sein, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht à einfachste Form z. B. manueller Abgleich der Rechnung, mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein 16

17 Was ist ein verlässlicher Prüfpfad im Sinne des 14 Abs. 1 UStG? Ein verlässlicher Prüfpfad stellt einen Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrundeliegenden Leistung her Durch Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und gegebenenfalls dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden 17

18 Authentizität und Integrität durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt Hauptproblem: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Stimmen also Leistung (Art und Menge), Leistender, Entgelt, Kontoverbindung, Zahlungsempfänger? Besteht ein Zahlungsanspruch? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst! Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen 18

19 Finanzverwaltung / BMF Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Kein zusätzliches Verfahren erforderlich 19

20 Was bedeutet Lesbarkeit? à Menschliche, nicht maschinelle Lesbarkeit! für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich Papier Elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) Elektronisch, strukturierte Daten 20

21 Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten? Grundsätzlich: keine gegeben! (vgl. Gesetzesbegründung und Stellungnahme BMF; Bürokratieabbau ) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung (vgl. auch 147 AO) Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast 21

22 Papierrechnung Elektronische Rechnung Aufbewahrung: Grundsatz Original Papieraufbewahrung Originäres Format Kann digitalisiert werden GoBS Optional, wenn digitalisiert Elektronische Aufbewahrung evtl. Konvertierung Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG) Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein durch Organisation, Kontrollen, Hardware, Software Stichwort: Compliance Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig 22

23 Aufbewahrung: Sonderfall Übermittlung der Rechnung per Gilt für eine , mit der eine Rechnung transportiert wurde, die Aufbewahrungspflicht? Wohl entscheidend, ob der Dateianhang alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält 23

24 Signaturprüfung notwendig? Prüfung unverändert trotz innerbetrieblichem Kontrollverfahren? Änderung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zum à Aufhebung Abschnitt II. Nr. 1 24

25 Was ist zu erwarten? à Außenprüfungen, 193 ff. AO 147 Abs. 6 AO à Umsatzsteuersonderprüfung à Umsatzsteuernachschau, 27b UStG à Steuerstrafverfahren 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Cornea Franz Rechtsanwälte 26

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