E-Procurement Masterplan für die öffentliche Verwaltung

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1 2011 E-Procurement Masterplan für die öffentliche Verwaltung Seite 0 von 85

2 Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary Einleitung Über den Masterplan Ergebnisse des E-Procurement Masterplans Vorgehensweise und Struktur des Masterplans Initiativen und Vorgaben auf europäischer Ebene Das Grünbuch zum Ausbau der E-Beschaffung in der EU Leitaktionen der DG Market und Services EU Projekt PEPPOL Definition E-Procurement - eine Begriffsbestimmung E-Procurement - die Prozesslandkarte im Überblick E-Procurement - die Prozesslandkarte im Detail Die Vor-Vertragsphase Die Nach-Vertragsphase Querschnittsapplikationen Bestandsaufnahme Eine Ist-Analyse unter den Teilnehmern Vorgehensweise Ergebnisse der Bestandsaufnahme Die Ist-Situation entlang der E-Procurement Prozesslandkarte Planung Bekanntmachung Ausschreibung Katalog Bestellung Rechnung Querschnittsapplikationen Einschätzung des E-Procurement Reifegrades Motivationsgründe und Hindernisse Nutzen von E-Procurement im Überblick Mission und Leitsätze der Arbeitsgruppe E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 1 von 85

3 8 Verbreitung von E-Procurement: Elektronische Bekanntmachung und Ausschreibung Nutzenpotentiale der Elektronischen Bekanntmachung und Ausschreibung Identifizierter Handlungsbedarf im Bereich Elektronische Bekanntmachung und Ausschreibung Anforderungen und empfohlene Umsetzungsmaßnahmen im Bereich Elektronische Bekanntmachung und Ausschreibung Überblick der empfohlenen Umsetzungsmaßnahmen Empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Priorisierte empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Verbreitung von E-Procurement: Elektronischer Katalog und Bestellung Nutzenpotential des Elektronischen Kataloges und der Elektronischen Bestellung Identifizierter Handlungsbedarf im Bereich Elektronischer Katalog und Bestellung Anforderungen und empfohlene Umsetzungsmaßnahmen im Bereich Elektronischer Katalog und Bestellung Überblick der empfohlenen Umsetzungsmaßnahmen Empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Priorisierte empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Verbreitung von E-Procurement: Elektronische Rechnung Nutzenpotentiale der Elektronischen Rechnung Identifizierter Handlungsbedarf im Bereich Elektronische Rechnung Anforderungen und empfohlene Umsetzungsmaßnahmen im Bereich Elektronische Rechnung Überblick der empfohlenen Umsetzungsmaßnahmen Empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Priorisierte empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Zusammenfassung und Ausblick Referenzen A Anhang A.1 Mitglieder der Arbeitsgruppe E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 2 von 85

4 A.2 Best Practise Beispiele A.3 Fragebogen Bestandsaufnahme E-Procurement Masterplan E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 3 von 85

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Die E-Procurement Prozesslandkarte... 7 Abbildung 2: E-Procurement Masterplan Vorgehensweise und Abgrenzung Abbildung 3: Überblick EU Projekt PEPPOL Abbildung 4: Die E-Procurement Prozesslandkarte Abbildung 5: Leitfadeninterview - Vorgehensweise Abbildung 6: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Planung Abbildung 7: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Bekanntmachung 29 Abbildung 8: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Ausschreibung Abbildung 9: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Katalog Abbildung 10: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Bestellung Abbildung 11: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Rechnung Abbildung 12: Einschätzung des E-Procurement Reifegrads der einzelnen Organisationen Abbildung 13: Motivationsgründe für den Einsatz von E-Procurement Abbildung 14: Anstoß für den Einsatz von E-Procurement Abbildung 15: Hindernisse bei der Einführung von E-Procurement Abbildung 16: Auswirkungen von E-Procurement Abbildung 17: Empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Elektronische Bekanntmachung und Ausschreibung Abbildung 18: Empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Elektronischer Katalog und Bestellung Abbildung 19: Empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Elektronische Rechnung E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 4 von 85

6 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: E-Procurement Hauptakteure auf EU-Ebene Tabelle 2: priorisierte Umsetzungsmaßnahmen elektronische Bekanntmachung und Ausschreibung Tabelle 3: priorisierte Umsetzungsmaßnahmen elektronischer Katalog und Bestellung Tabelle 4: priorisierte Umsetzungsmaßnahmen elektronische Rechnung Tabelle 5: Teilnehmer der Arbeitsgruppe E-Procurement Masterplan für die öffentliche Verwaltung Gender Disclaimer: Die in diesem Dokument gewählte männliche Form bezieht immer gleichermaßen weibliche Personen ein. Auf eine Doppelbezeichnung wurde aufgrund einfacherer Lesbarkeit verzichtet. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 5 von 85

7 1 Management Summary E-Procurement Masterplan für die öffentliche Verwaltung National wie auch international hat das Themengebiet öffentliche Beschaffung und das damit im Zusammenhang stehende E-Procurement einen hohen Stellenwert, der in den letzten Jahren noch weiter angestiegen ist. Auslöser wie auch Ergebnis sind eine Vielzahl von europäischen Projekten und Aktivitäten im Bereich E-Procurement, die sich mit den verschiedenen Fragestellungen und Aufgaben zur Modernisierung des öffentlichen Beschaffungswesens (Vergabewesens) befassen. Gemeinsame Modelle und Konzepte (Standards und Normen) sollen die Basis für nationale, konvergente, sichere und gleichzeitig wirtschaftlich tragfähige Lösungen sein. Herausforderungen von E-Procurement liegen u.a. im Mangel an Standards bei E- Procurement Prozessen, in mangelnden Möglichkeiten zur Erleichterung der gegenseitigen Anerkennung und technisch aufwändigen Anforderungen, in der Überwindung der Trägheit und Bedenken seitens der öffentlichen Auftraggeber und Lieferanten bzw. an der Bewerkstelligung eines mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten vollzogenen Übergangs zur E-Beschaffung. Erwartungen an den E-Procurement Masterplan Das Ergebnis des Masterplans umfasst eine Übersicht der Ist-Situation von E- Procurement in Österreich und ein Planungsinstrument zur Erreichung einer gemeinsamen Mission. Es zeigt das Nutzenpotential sowie den identifizierten Handlungsbedarf auf und leitet daraus Empfehlungen für Umsetzungsmaßnahmen ab. Vorgehensweise In insgesamt 5 Arbeitsgruppensitzungen unterteilt in eine Analysephase und in eine Aufbereitungsphase wurden die Inhalte des Masterplans erarbeitet. Als Ergebnis wurden empfohlene Umsetzungsmaßnahmen definiert, die in weiterer Folge von den Projektauftraggebern zu behandeln sind. Bestandsaufnahme Es wurde die Ist-Situation entlang des E- Procurement Prozesses unter den Teilnehmern der Arbeitsgruppe erhoben. Dabei stellte sich heraus, dass die Verbreitung von E-Procurement Tools bei den Befragten im Bereich der elektronischen Bekanntmachung am Weitesten fortgeschritten ist. Am seltensten wird E-Procurement bei den Befragten im Bereich der Planung und im Bereich der elektronischen Rechnung eingesetzt. Abschließend wurden die Teilnehmer der einzelnen Organisationen gebeten den E- Procurement Reifegrad in ihrer Organisation einzuschätzen (von 1: E- Procurement wurde in der Organisation noch nicht eingeführt, bis 5: die Organisation hat einen hohen E- Procurement Reifegrad). Keiner der Befragten ordnete seine Organisation in der höchsten Reifegradstufe (Stufe 5 elektronische Abwicklung des gesamten Beschaffungsprozesses) ein. 40% der Befragten ordnen ihrer Organisation Reifegrad 3 zu. Definition von E-Procurement E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 6 von 85

8 Zuschlag E-Procurement ist ein Teil von E-Business und umfasst die elektronische Unterstützung des gesamten Beschaffungsprozesses. Nach diesem sehr weit reichenden Verständnis kann E- Procurement sowohl strategische als auch operative Beschaffungsprozesse umfassen. Es hilft Unternehmen Waren, Dienstleistungen und Bauvorhaben zu den geringsten Gesamtkosten zu beschaffen, wobei der gesamte Einkaufsprozess von der Planung über die Beschaffung bis zur Bezahlung elektronisch unterstützt wird. E-Procurement ist die elektronische Unterstützung der Beschaffungsprozesse (Einkauf) eines Unternehmens bzw. einer Verwaltungseinheit mittels neuer Medien vor Vertrag nach Vertrag Planung Elektronische Bekanntmachung Elektronische Ausschreibung Elektronischer Katalog Elektronische Bestellung Elektronische Rechnung Querschnittsapplikationen (Elektronische Signatur, Elektronische Archivierung, Elektronischer Akt, ) Organisatorische Aspekte und Rahmenbedingungen (SLA, Faktor Mensch, Rechtssicherheit-/klarheit, ) Abbildung 1: Die E-Procurement Prozesslandkarte Mission und Leitsätze Die Ergebnisse der Analysephase führten zum Beschluss der Arbeitsgruppe die folgende Mission für den E-Procurement Masterplan für die Öffentliche Verwaltung abzuleiten: Verbreitung E-Procurement ist gelebte Praxis in der österreichischen öffentlichen Verwaltung Empfohlene Umsetzungsmaßnahmen Aus den abgeleiteten Nutzenpotentialen und den identifizierten Handlungsbedarfen wurden Empfehlungen für Umsetzungsmaßnahmen abgeleitet. Die Handlungsempfehlungen wurden in die Gruppen Wissen erhöhen, Anreize schaffen und Lösungen bereitstellen eingeteilt. Ein Überblick der ausgearbeiteten Umsetzungsmaßnahmen befindet sich in Kapitel 8 ff. dieses Dokumentes (E- Procurement Masterplan für die öffentliche Verwaltung). Entwicklungen und Vereinbarungen auf Zusammenfassung und Ausblick nationaler, internationaler und EU- Das Dokument zeigt empfohlene und Ebene werden aktiv mitgestaltet und priorisierte Umsetzungsmaßnahmen um berücksichtigt. Existierende Standards die Mission Verbreitung E-Procurement werden dabei berücksichtigt, u.a. die ist gelebte Praxis in der öffentlichen PEPPOL-Transportinfrastruktur und Verwaltung zu erreichen. Die konkrete Schnittstellen. Umsetzung einzelner Maßnahmen ist nicht E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 7 von 85

9 Gegenstand des Masterplans, geht über die Zielsetzung hinaus und hat in Folgeprojekten zu erfolgen. Es wird empfohlen, die Kooperation BLSG (Bund-Länder-Städte-Gemeinden) als institutionalisiertes Steuerungs- und Standardisierungsgremium für E- Procurement-Weiterentwicklungen in der öffentlichen Verwaltung einzusetzen. Die Kooperation soll E-Procurement als Teil des E-Government auf ihre Agenda aufnehmen und konkrete Folgeprojekte (insbesondere A-Prioritäten) auf Basis des Endberichtes definieren und deren Umsetzung monitoren. (Standardisierungs-)Projekte sind aktiv an die BLSG heranzutragen und diese soll nach Möglichkeit die Etablierung dieser Standards unterstützen. Die Kooperation BLSG hat bei den jeweiligen Umsetzungsmaßnahmen die Frage der Verbindlichkeit einzeln zu beantworten. Verbindlichkeit kann von einer reinen Selbstverpflichtung bis hin zur Schaffung rechtlicher Rahmenbedingungen reichen. Die durchgeführte Bestandsaufnahme hat eine hohe Anzahl an unterschiedlichen E- Procurement Lösungen in verschiedensten Reifegraden aufgezeigt. Hier wird einerseits empfohlen, auf Synergieeffekt, wie den gemeinsamen Erfahrungsaustausch über bereits existierende Lösungen zu achten, andererseits zukünftig Mehrfachinvestitionen durch Schaffung gemeinsamer E-Procurement-Plattformen zu vermeiden. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 8 von 85

10 2 Einleitung 2.1 Über den Masterplan National wie auch international hat das Themengebiet öffentliche Beschaffung und das damit im Zusammenhang stehende E-Procurement einen hohen Stellenwert, der in den letzten Jahren noch weiter angestiegen ist. Auslöser wie auch Ergebnis sind eine Vielzahl von europäischen Projekten und Aktivitäten im Bereich E-Procurement, die sich mit den verschiedenen Fragestellungen und Aufgaben zur Modernisierung des öffentlichen Beschaffungswesens (Vergabewesens) befassen. Zu bemerken ist der Reformwille auf europäischer Ebene, wobei die Frage nach einer nachhaltigen Umsetzung verstärkt national zu beantworten ist. Mit diversen Aktionsplänen und digitalen Agenden versucht die Europäische Kommission Initiativen zur Mobilisierung des Potentials von E-Procurement und der Förderung von koordinierten Maßnahmen bei der Einführung zu schaffen. Gemeinsame Modelle und Konzepte (Standards und Normen) sollen die Basis für nationale, konvergente, sichere und gleichzeitig wirtschaftlich tragfähige Lösungen sein. Als wesentliche Rahmenbedingung ist das EU-Recht als Grundlage für eine nationale Umsetzung zur Nutzung von E-Procurement auszugestalten. Nach Betrachtung des aktuellen Status in der EU, liegen die Herausforderungen von E-Procurement u.a. im Mangel an Standards, in fehlenden Möglichkeiten zur Erleichterung der gegenseitigen Anerkennung und technisch aufwändigen Anforderungen, in der Überwindung der Trägheit und Bedenken seitens der öffentlichen Auftraggeber und Lieferanten bzw. an der Bewerkstelligung eines mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten vollzogenen Übergangs zur E-Beschaffung. Unter diesen Aspekten wurde auf nationaler Ebene im Rahmen der vom Ministerrat beschlossenen Ergebnisse der Arbeitsgruppe zur Erarbeitung von Konsolidierungsmaßnahmen das Arbeitspaket 7 Effizienz der Verwaltung beauftragt (Ministerratsvortrag 31/22 v. 15. Sept. 2009). Eines der Teilprojekte aus diesem Arbeitspaket befasst sich mit dem gemeinsamen Einkauf der öffentlichen Verwaltung. Die BBG wurde vom BMF mit der Durchführung beauftragt. Das Projekt wurde an die Kooperation BLSG (Kooperation Bund-Länder-Städte-Gemeinden) herangetragen und als Ergebnis aus der Koop-BLSG vom 2.Juni.2010 beauftragt. Seite 9 von 85

11 Als Zielgruppe wurden Fachabteilungen des Einkaufes bei Bund, Länder und Gemeinden die mit der Abwicklung (strategisch als auch operativ) betraut sind bzw. Rechenzentren, IT-Abteilungen zur Sicherstellung der Integrität und Einhaltung von Standards & Normen angesprochen. Des Weiteren wurden die Fragestellungen zu E-Procurement für den Waren- und Dienstleistungsbereich im Laufe der Arbeitsgruppensitzungen um den Baubereich erweitert. An dieser Stelle möchten wir uns bei allen Experten der Arbeitsgruppe für ihre Teilnahme bedanken. Danke für die interessanten und konstruktiven Diskussionen im Rahmen der Arbeitsgruppensitzungen und ihre umfangreichen Beiträge zu diesem Endbericht. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 10 von 85

12 2.2 Ergebnisse des E-Procurement Masterplans In mehreren Iterationen wurde zu Beginn der Arbeitsgruppensitzungen unter den Teilnehmern die Frage an die Erwartungshaltung an das Ergebnis des Masterplans und die zu berücksichtigenden Fragen zum Themengebiet E-Procurement gestellt und präzisiert. Abschließend verblieben folgende Punkte (Reihung willkürlich): Erhebung der bestehenden E-Procurement Landschaft in Österreich Gemeinsames Verständnis von E-Procurement schaffen Erstellen einer akzeptierten Prozesslandkarte E-Procurement für die österreichische öffentliche Verwaltung Ermitteln von "weißen Flecken". Wo besteht Handlungsbedarf? Priorisierung der Handlungsempfehlungen und zeitliche Planung Synergieeffekte durch Berücksichtigung existierender Lösungen Existierende Standards sollen berücksichtigt werden, u.a. die PEPPOL Transportinfrastruktur und Schnittstellen Nach Möglichkeit Etablierung von Standards (Offene Frage nach Verbindlichkeit wird ungeklärt bleiben!) Forderungen nach Anpassung von Rahmenbedingungen stellen, wo notwendig (rechtlich, organisatorisch, systemtechnisch) Definition von Mindestanforderungen (z.b. an Standards) Handlungsanleitung bzw. Richtungsweisung zum Thema E-Procurement mit Augenmerk auf die Realisierbarkeit Konzeptpapier mit Umsetzungsempfehlungen Ausarbeitung von Best-Practise-Beispielen, die Orientierungshilfe geben können Aus dem Erfahrungsaustausch in der Arbeitsgruppe lernen Schaffung und Darstellung des Mehrwerts (Nutzendarstellung) Entscheidungshilfe für Entscheidungsträger in Form eines lesbaren Dokuments Mehr elektronische Beschaffung in der Praxis abwickeln! E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 11 von 85

13 Zusammengefasst kann festgehalten werden: Das Ergebnis des Masterplans umfasst eine Übersicht zur Ist-Situation von E- Procurement in Österreich und ein Planungsinstrument zur Erreichung einer gemeinsamen Mission. Es zeigt das Nutzenpotential sowie den identifizierten Handlungsbedarf auf und leitet daraus Empfehlungen für Umsetzungsmaßnahmen ab. 2.3 Vorgehensweise und Struktur des Masterplans Dieses Kapitel beschreibt in aller Kürze die Vorgehensweise (Methodik) zur Erstellung des Masterplans und grenzt dessen Inhalte ab. Insgesamt wurden die Ergebnisse 2011 in vier Arbeitsgruppensitzungen erarbeitet. Wie die folgende Abbildung zeigt kann in eine Analyse- (erste und zweite Arbeitsgruppensitzung) und in eine Aufbereitungsphase (dritte und vierte Arbeitsgruppensitzung) unterschieden werden. Inhalte eproc Masterplan 2011 Aufbereitung Analyse AG1 e-procurement Prozess AG1 Initiantiven/Vorgaben AG1 Ist-Zustand Mission Leitbild AG3 Empfehlungen von UmsetzungsmaßnahmenAG3 Priorisierung der Empfehlungen und Vorschläge für Folgeaktionen AG4 Analyse AG2 Praxisbeispiele AG2 Nutzen AG2 Probleme/Handlungsbedarf Masterplan Endfassung AG5 Finanzierung Verbindlichkeit Selbstverpflichtung Gesetzliche Vorgaben Haftung Umsetzungsplan Umsetzung in die Praxis Einführung Information Schnittstellen Schulung Systeme Abbildung 2: E-Procurement Masterplan Vorgehensweise und Abgrenzung E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 12 von 85

14 Zielsetzung und Vorgehensweise der Analysephase Die Zielsetzung der Analysephase war es Erwartungen abzugleichen und die benötigten Daten und Informationen zu sammeln. Zu den Informationsquellen zählte die durch die Experten gemeinsam abgestimmte E-Procurement-Prozesslandkarte (siehe Kapitel 4), die relevanten Initiativen auf nationaler und internationaler Ebene (siehe Kapitel 3), die bei den Teilnehmern erhobene Ist-Situation (siehe Kapitel 5) und die dabei identifizierten (Best-)Practise-Beispiele (siehe Annex A.2), sowie die gemeinsam diskutierten Nutzenpotentiale (siehe Kapitel 0) und der identifizierte Handlungsbedarf (siehe Kapitel 8 bis 10). Zwei Arbeitsgruppensitzungen und 17 Experteninterviews wurden im Zuge der Analysephase durchgeführt. Zielsetzung und Vorgehensweise der Aufbereitungsphase Auf Basis der gesammelten Informationen wurden in der Aufbereitungsphase die Mission und Leitsätze des Masterplans definiert (siehe 7), in Expertengruppen Umsetzungsmaßnahmen empfohlen und gemeinsam priorisiert (siehe Kapitel 8 bis 10) sowie empfohlene Folgeaktivitäten diskutiert (siehe Kapitel 11). Ein zweitägiger Workshop, sowie zwei Arbeitsgruppensitzungen wurden in der Aufbereitungsphase durchgeführt. Das Ergebnis der Aufbereitungsphase ist die hier vorliegende Endfassung des E- Procurement Masterplans für die öffentliche Verwaltung. Umsetzungsphase Fragen zur Finanzierung, Verbindlichkeit und Haftung diverser Maßnahmen und deren Umsetzung waren nicht Inhalt des Masterplans und weitere Schritte sind durch die Projektauftraggeber (BLSG und BMF) zu veranlassen. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 13 von 85

15 3 Initiativen und Vorgaben auf europäischer Ebene E-Procurement steht auf der Agenda der Europäischen Kommission. Die öffentliche Verwaltung ist dabei der größte Abnehmer von Waren und Dienstleistungen in der Europäischen Union. Das öffentliche Beschaffungswesen spielt eine zentrale Rolle für die Gesamtwirtschaftsleistung der Europäischen Union. Die öffentliche Hand in Europa wendet etwa 18% des Bruttoinlandsproduktes (BIP) für Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträge auf [1]. Angesichts dieses Volumens der Beschaffungen kann das öffentliche Beschaffungswesen als wirkungsvoller Hebel für die Verwirklichung eines Binnenmarkts dienen. Die Digitale Agenda [2] für Europa (Mitteilung der Europäischen Kommission, 2010) ist eine der sieben Leitlinien der Europa 2020 Strategie und das politische Referenzdokument für den Bereich Informationsgesellschaft für die kommenden Jahre. Die Europäische Kommission zielt darauf ab, aus einem digitalen Binnenmarkt, der auf einem schnellen Internet und interoperablen Anwendungen beruht, nachhaltigen wirtschaftlichen und sozialen Nutzen zu ziehen. Der öffentliche Sektor liegt dabei bei elektronischem Datenaustausch und Interoperabilität mit seinen Lieferanten hinter anderen Branchen zurück. Dabei ist das Fehlen gemeinsamer Standards ein wesentliches Hindernis für Unternehmen bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen (insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen). EU-Initiativen spielen eine wichtige Rolle bei der Mobilisierung des Potentials von E- Procurement und der Förderung von koordinierten Maßnahmen bei der Einführung von E-Procurement. Die Ausgestaltung des EU-Rechts dient dabei als Grundlage für nationale Umsetzungen zur Nutzung von E-Procurement. Gefördert wird die Nutzung von konvergenten, sicheren und gleichzeitig wirtschaftlich tragfähigen Lösungen bzw. Best-Practices (z.b. TED) und die Positionierung von gemeinsamen Modellen und Konzepten (Standards/Normen) zur Sicherstellung von Interoperabilität. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 14 von 85

16 Bei der Schaffung von gemeinsamen Standards und Normen spielen EU-Initiativen im Rahmen von Forschungsprojekten (wie z.b. PEPPOL, E-PRIOR, STORK, SPOCS) eine wichtige Rolle. Die Haupakteure im Bereich E-Procurement auf EU-Ebene sind in Tabelle 1 dargestellt. Akteur Aktivitäten DG Information Society and Media Beteiligung an einer Reihe von E- Government Initiativen, darunter highscale E-Procurement Piloten im Rahmen des CIP-Programms (z.b. PEPPOL) Die DG Market and Services Koordinierung der Binnenmarktpolitik der EC und die Beseitigung verbleibender Handelshemmnisse, insbesondere im Bereich der Dienstleistungen und Finanzmärkte. Die DG veröffentlichte 2010 das Grünbuch zum Ausbau der E- Beschaffung in der EU Amt für Official Publications der Europäischen Gemeinschaften Zuständig für den operativen Dienst zur Veröffentlichung von Ausschreibungen im Amtsblatt der Europäischen Union (TED) und für das Informationsportal SIMAP. IDABC (Interoperable Delivery of European egovernment Services to Beschäftigt sich mit Interoperabilität und E-Government, einschließlich spezifischer public Administrations, Businesses Tätigkeiten bezüglich E-Procurement and Citizens) Programm (z.b. die eprocurement Map). Normungsgremien (CEN / ISSS, UN / Entwicklung von Standards für E- CEFACT, OASIS) Business Tabelle 1: E-Procurement Hauptakteure auf EU-Ebene E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 15 von 85

17 Zusammenfassend kann der aktuelle Status von E-Procurement auf europäischer Ebene wie folgt wiedergeben werden: E-Procurement ist in der Praxis möglich Erfolge von Plattformen belegen die wirtschaftliche Tragfähigkeit Die Nutzung ist weiterhin gering Es existieren wenige Gemeinsamkeiten: In den Mitgliedsstaaten existieren isolierte Einzellösungen, bestehende Geschäftsprozesse, Dokumentenstandards und -formate sowie Kommunikationsmedien sind nicht hinreichend genormt. Im Folgenden werden die wichtigsten und aktuellsten Initiativen auf EU Ebene vorgestellt. Einen guten Überblick bietet auch die The eprocurement Map [14]. 3.1 Das Grünbuch zum Ausbau der E-Beschaffung in der EU Das Grünbuch (Ende 2010) [3] soll der erste Schritt in Richtung einer koordinierten, ambitionierten und umfassenden Überarbeitung des bestehenden EU- Rechtsrahmens für das öffentliche Beschaffungswesen mit Vorschlägen zur Reform des einschlägigen EU-Rechts für die Vor-Vertragsphase darstellen. Die Kommission hat eine Reihe von Fragen im Zusammenhang mit ihrer Evaluierung des Standes der E-Beschaffung in Europa und ihren Vorschlägen für Möglichkeiten zur Überwindung zentraler Probleme, die die Verbreitung und Nutzung der E-Beschaffung im Binnenmarkt behindern, dargelegt. Insgesamt gingen 77 Stellungnahmen ein - darunter auch die Stellungnahmen der Teilnehmer der Arbeitsgruppe E-Procurement Masterplan, die Mitte 2011 in Form einer Zusammenfassung [4] veröffentlicht wurden. Diese Stellungnahmen kamen aus 21 Mitgliedsstaaten, 12 europäischen Organisationen, 3 internationalen Organisationen und einem EFTA Staat (Norwegen). 80% der der Antworten kamen von den zwei Hauptakteuren im E-Procurement: Von öffentlichen Auftraggebern (48%) und aus der Wirtschaft (32%). Die Zusammenfassung der Stellungnahmen ist die Basis für spätere Empfehlungen der Kommission an das Europäische Parlament und den Europäischen Rat. Auf E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 16 von 85

18 Basis der Rückmeldungen entwickelt die Europäische Kommission Abänderungsvorschläge für Richtlinien. Diese werden dem Europäischen Rat/Parlament zum Beschluss vorgelegt. Die neue Richtlinie wird daher frühestens Ende 2012 erlassen. In der Zusammenfassung der Stellungnahmen zum Grünbuch finden sich auch die empfohlenen Umsetzungsmaßnahmen der Arbeitsgruppe wieder (siehe Kapitel 8ff), wie die Schaffung von Anreizen auf EU-Rechtsebene durch die Reduktion von Fristen oder vereinfachten Prozeduren, wenn E-Procurement benutzt wird. Zusätzlich wird nach Sanktionen bei nicht Nutzung von E-Procurement verlangt. Es wird angeregt Bewusstsein für E-Procurement schaffen und Schulungen anzubieten. Die Mehrheit der Befragten spricht sich für eine Verpflichtung von E-Procurement auf EU- Ebene aus. Ein wesentlicher Punkt ist dabei die Standardisierung: z.b. bei elektronischen Signaturen, E-Procurement-Plattformen, die Empfehlung zur Verwendung von PEPPOL-Standards und Klassifikationsstandards (über CPV hinausgehend). 3.2 Leitaktionen der DG Market und Services Die DG Market and Services definiert E-Procurement als einen der 12 Hebel für den Binnenmarkt [15]. Im Zuge der Leitaktion im Bereich Öffentliches Auftragswesen wird der rechtliche Rahmen überarbeitet und modernisiert um einfachere, flexiblere Verfahren zu ermöglichen und den Zugang für Unternehmen zu erleichtern. Dazu werden die folgenden Maßnahmen durchgeführt: Erlass von Rechtsvorschriften zur EU-weiten gegenseitigen Anerkennung der elektronischen Identifizierung und Authentifizierung und Überarbeitung der Richtlinie über die elektronische Signatur, 1. Quartal 2012 Vereinfachung der Rechnungslegungsrichtlinien [16], 2. Quartal 2011 (bereits durchgeführt, Umsetzung der Mitgliedsstaaten bis Ende 2012): Die EU-Richtlinie 45/2010 ist bis Ende 2012 umzusetzen und sieht die Gleichstellung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung vor. Neben der bisherigen technischen Methode, die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung mit fortgeschrittenen Signaturen zu gewährleisten, sind bald auch interbetriebliche Steuerungsverfahren (Business Controls) für den E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 17 von 85

19 Vorsteuerabzug geeignet. Diese neue und für den Anwender leichter umzusetzende Rechtslage bedarf breiter Kommunikationsmaßnahmen. Überarbeitung und Modernisierung des rechtlichen Rahmens [5] für das öffentliche Auftragswesen, 4. Quartal 2011 (Beschluss auf EU-Ebene bis Ende 2012): u.a. versucht die neue Richtlinie Verbindlichkeit zur E-Beschaffung zu schaffen, vor allem für zentrale Beschaffungsstellen. Auch neue Verfahren - u.a. die Möglichkeit Angebote als elektronische Kataloge zu verlangen - werden in dem Richtlinienentwurf vorgeschlagen. 3.3 EU Projekt PEPPOL Das EU-Projekt PEPPOL [6] hat zum Ziel, die elektronische Kommunikation zwischen Lieferanten und den öffentlichen Auftraggebern voranzutreiben und europaweit zu vereinheitlichen. Jedes Unternehmen in Europa soll mit jedem öffentlichen Auftraggeber in jedem EU-Land auf der Basis standardisierter Verfahren elektronisch kommunizieren können. Bestehende Lösungen werden dabei nicht ersetzt, sondern durch eine gemeinsame Infrastruktur miteinander verbunden und durch Bausteine mit gemeinsamen europäischen Standards kompatibel gemacht. Das Projekt beschäftigt sich mit Themen aus der Vor- und Nach-Vertragsphase des Beschaffungsprozesses mit dem Ziel, Lösungen für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zwischen den Akteuren bereit zu stellen (siehe Abbildung 3): Elektronische Signatur (E-Signature): Sicherstellung der Datenintegrität durch Unterstützung verschiedener Signaturformate und deren Validierung Elektronische Nachweise (Virtual Company Dossier - VCD): Ein VCD (Virtual Company Dossier) ist die Summe der Nachweise, die ein Bewerber im Zuge eines Vergabeverfahrens zum Beweis seiner Eignung und Qualifikation erbringen muss. Auf Basis des international abgestimmten VCD-Regelwerks und der konkreten Bieter-/Bewerber-Struktur, erstellt das VCD dem Bieter/Bewerber eine Einzelfallbezogene Liste zu erfüllender Kriterien und davon abgeleitet notwendiger Eignungsnachweise und schlägt dazu passende elektronische Services vor, die die Beschaffung der Nachweise ermöglichen. Ergebnis ist ein einheitliches, international abgestimmtes Informationspaket, das alle notwendigen Nachweise enthält. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 18 von 85

20 Elektronischer Katalog (E-Catalogue): Zugang zu standardisierten digitalen Produktinformationen basierend auf Standardklassifikationssystemen (z.b. und dem Common Procurement Vocabulary (CPV) in der Vor- und Nach- Vertragsphase Elektronische Bestellung (E-Ordering) und elektronische Rechnung (E-Invoicing): Standardisierte Erstellung elektronischer Bestellungen und Rechnungen und deren Übermittlung zwischen Lieferanten und der öffentlichen Verwaltung über eine gemeinsame Transportinfrastruktur. Transportinfrastruktur: Sicherer und verlässlicher Transport der Geschäftsdokumente über eine technische IT-Infrastruktur. Abbildung 3: Überblick EU Projekt PEPPOL Derzeit zeigt eine wachsende Zahl von Implementierungen die Verwendbarkeit und Nachhaltigkeit der Ergebnisse auch nach Projektende (30. April 2012). E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 19 von 85

21 Zuschlag 4 Definition E-Procurement - eine Begriffsbestimmung 4.1 E-Procurement - die Prozesslandkarte im Überblick E-Procurement ist ein Teil von E-Business und umfasst die elektronische Unterstützung des gesamten Beschaffungsprozesses. Nach diesem sehr weit reichenden Verständnis kann E-Procurement sowohl strategische als auch operative Beschaffungsprozesse umfassen. Es hilft Unternehmen Waren, Dienstleistungen und Bauvorhaben zu den geringsten Gesamtkosten zu beschaffen, wobei der gesamte Einkaufsprozess von der Planung über die Beschaffung bis zur Bezahlung elektronisch unterstützt wird. E-Procurement ist somit die elektronische Unterstützung der Beschaffungsprozesse (Einkauf) eines Unternehmens bzw. einer Verwaltungseinheit mittels neuer Medien. Abbildung 4 zeigt die in der Arbeitsgruppe abgestimmte Prozesslandkarte im Überblick. vor Vertrag nach Vertrag Planung Elektronische Bekanntmachung Elektronische Ausschreibung Elektronischer Katalog Elektronische Bestellung Elektronische Rechnung Querschnittsapplikationen (Elektronische Signatur, Elektronische Archivierung, Elektronischer Akt, ) Organisatorische Aspekte und Rahmenbedingungen (SLA, Faktor Mensch, Rechtssicherheit-/klarheit, ) Abbildung 4: Die E-Procurement Prozesslandkarte Wie die Abbildung zeigt besteht der E-Procurement-Prozess aus der Vor-Vertrags- und Nachvertrags-Phase. Den Übergang bildet dabei der Zuschlag. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 20 von 85

22 Die Vor-Vertragsphase besteht aus den folgenden Prozessschritten: o Planung o Elektronische Bekanntmachung o Elektronische Ausschreibung o Elektronischer Katalog Die Nach-Vertragsphase besteht aus den folgenden Prozessschritten: o Elektronischer Katalog o Elektronische Bestellung o Elektronische Rechnung Querschnittsapplikationen, wie die elektronische Signatur, werden in verschiedenen Prozessschritten benötigt. Organisatorische Aspekte und Rahmenbedingungen sind bei der Einführung und Verwendung von e-procurement zu berücksichtigen. Im Folgenden wird auf die einzelnen Phasen im Detail eingegangen. 4.2 E-Procurement - die Prozesslandkarte im Detail Die Vor-Vertragsphase Die Planungs-Phase ist den weiteren Prozessschritten vorgelagert und umfasst u.a. die Aktivitäten Bedarfsidentifikation, Bedarfsmeldung, Budgetkontrolle/Genehmigung, Bedarfsfreigabe und Markterkundung: Die Bedarfsidentifikation und -erhebung umfasst alle Schritte um den internen Bedarf bzw. den Bedarf der Kunden zu erheben. Die anschließende Bedarfsmeldung umfasst Rückmeldungen aus der Bedarfserhebung. Im nächsten Schritt kommt es zur Bedarfsfreigabe durch den Vorgesetzten und zur Budgetkontrolle und Genehmigung durch die Finanzbuchhaltung/Controlling. Die Markterkundung dient dazu, Bedarfe besser zu spezifizieren, standardisieren und bündeln zu können und die Ausschreibung einem möglichst großen Wettbewerb zu unterziehen. Sie ist die Basis für die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, im Zuge dessen der Leistungsgegenstand (Leistungsverzeichnisse) und die vertraglichen Bedingungen spezifiziert werden. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 21 von 85

23 Die Bekanntmachung hat jene Angaben zu enthalten, die den Interessenten eine Beurteilung ermöglichen, ob die Beteiligung am Vergabeverfahren für sie von Interesse ist. Durch die Elektronische Bekanntmachung (E-Noticing) werden die folgenden Schritte elektronisch unterstützt: Die Verfahrensverwaltung bietet eine Übersicht aller Verfahren, sowie die Möglichkeit diese zu bearbeiten. Eine Übersicht aller Ausschreibungsunterlagen, sowie die Möglichkeit zur Ergänzung von Unterlagen bietet die Ausschreibungsverwaltung. Die Interessentenliste zeigt den ausschreibenden Stellen jene Unternehmen an, die sich die Ausschreibungsunterlagen zu einem Verfahren heruntergeladen haben. Die Bieterliste hilft bei offenen Verfahren die Bieter zu verwalten. Die Interessenteneinladung bietet ein Mittel zur Einladung potentieller Bieter zur Angebotslegung. Bei Ausschreibungen im Unterschwellenbereich ist die nationale Publikation in den entsprechenden Publikationsmedien der Abschluss der Bekanntmachungsphase. Im Gegensatz dazu muss bei Überschreitung einer bestimmten Wertgrenze (Oberschwellenbereich) der Auftrag auch europaweit publiziert werden. Nach der elektronischen Bekanntmachung startet die Phase der Elektronischen Ausschreibung (E-Tendering). Die elektronische Ausschreibung standardisiert, unterstützt und vereinfacht während eines Vergabeverfahrens die Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und den Bietern durch die Verwendung von elektronischen Diensten und Medien unter Einhaltung rechtlicher und technischer Normen. Der Prozess endet mit rechtsgültigem Zuschlag oder Aufhebung des Vergabeverfahrens. Im Folgenden werden die Schritte definiert, die dabei elektronisch unterstützt werden können. Bei Änderungen an dem laufenden Verfahren bzw. beim Hinzufügen von Informationen können die entsprechenden Berichtigungen elektronisch bekannt gemacht werden. Die Eignungsprüfung erfolgt an Hand von Eignungskriterien. Diese sind die vom Auftraggeber festgelegten, nicht diskriminierenden, auf den Leistungsinhalt abgestimmten Mindestanforderungen an den Bewerber oder Bieter. Zur Bestätigung der Eignung sind von den Bietern die geforderten Eignungsnachweise zu erbringen. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 22 von 85

24 Auch bei der Angebotserstellung und Abgabe kann der Bieter elektronisch unterstützt werden. Die Angebotsabgabe wird Auftragsgeberseite in einem elektronischen Eingangsverzeichnis protokolliert. Nach elektronischer Abgabe müssen die verschlüsselten Angebote bis zum Erreichen des Schlusstermins elektronisch verwahrt werden. Bei der Angebotsöffnung ist jedes Angebot auf die Rechtzeitigkeit des Einlangens, auf Unversehrtheit und Vollständigkeit zu überprüfen. Nach der Öffnung ist die Angebotsprüfung durchzuführen. Sie ist notwendig um sicherzustellen, ob der Bieter die Zuverlässigkeit, Befugnis und Leistungsfähigkeit hat, um den Auftrag auszuführen. Des Weiteren werden auch die Richtigkeit (Vollständigkeit, Rechenrichtigkeit) des Angebotes überprüft und die Angebote bewertet. Das Verfahren wird durch den Zuschlag an den Bieter beendet, der den Auftrag technisch und wirtschaftlich am Günstigsten ausführen kann. Während eines Verfahrens kommt es zur Kommunikation zwischen der ausschreibenden Stelle und den Bietern, z.b. bei der Aufforderung zur Klärung von Mängeln oder bei der Zuschlagserteilung. Ein Elektronischer Katalog (E-Catalogue) ist eine Sammlung von Informationen, die Produkte und Dienstleistungen beschreiben. Obwohl elektronische Kataloge meist erst nach Zuschlag als Basis für ein Bestellsystem verwendet werden, geben sie einen strukturierten Überblick über das Angebot und können deshalb auch im Vor- Vertrag als elektronisches Leistungsverzeichnis bzw. Angebot verwendet werden. Zielführend ist es hierbei auf standardisierte Produktinformationen (elektronischer Produktmerkmalsserver) zurückzugreifen, die bereits von einigen Klassifikationsstandards unterstützt werden. Dieser Ansatz ist neu und bereits auf der Agenda der Europäischen Kommission Die Nach-Vertragsphase Nach der Zuschlagserteilung bildet der Elektronische Katalog (E-Catalogue) die Basis für die Nach-Vertragsphase. Ein elektronisches katalogbasiertes Bestellsystem erlaubt dem Kunden die direkte Auswahl der Produkte/Dienstleistungen aus dem Katalog. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 23 von 85

25 Damit die Suche in einem elektronischen Katalog erfolgreich wird, müssen die Produkte sinnvoll gegliedert sein. Dabei unterstützt ein Klassifikationsstandard wie z.b. der eine standardisierte Struktur vorgibt. Die Elektronische Bestellung (E-Ordering) basiert auf dem elektronischen Katalog und bezeichnet den Prozess der Erstellung, des Versands, Empfangs und der Bearbeitung von Bestelldaten auf elektronischem Wege. Im Folgenden werden die Schritte erläutert, die dabei durch E-Procurement unterstützt werden können. Bei der Durchführung eines workflow-basierten Genehmigungsprozesses wird erst nach Freigabe die Bestellung angelegt (Integration mit dem Materialwirtschaftssystem) und dem Lieferanten übermittelt. Der Austausch von bestellrelevanten Daten zwischen Kunde und Lieferant kann u.a. die folgenden Dokumente enthalten Bestellung, Auftragsbestätigung, Gegenangebot, Bestelländerungen, Lieferavis, Lieferschein. Die Stornoabwicklung beschäftigt sich mit der Auflösung eines Auftrags und der Rückgängigmachung bereits vorgenommener Buchungen. Das Reklamations- und Retourenmanagement beschäftigt sich mit Rücklieferungen an den Lieferanten oder der Beseitigung eines Fehlers (Rückgabe, Umtausch, Reparatur, etc.) durch den Lieferanten. Die Elektronische Rechnung (E-Invoicing) bezeichnet den Prozess der Erstellung, des Versands, Empfangs und der Bearbeitung von Rechnungsdaten auf elektronischem Wege. Das Rechnungsverfahren regelt den Austausch von rechnungs-relevanten Daten zwischen Lieferanten und Kunden (u.a. die folgenden Dokumente elektronischsignierte Rechnungen, Teilrechnungen, Zahlungserinnerungen). Gegensätzlich zur Rechnungslegung durch den Lieferanten wird beim Gutschriftsverfahren nach erfolgter Eingangsbuchung einer Warenlieferung eine Gutschrift für die gelieferte Ware vom Kunden an den Lieferanten gesendet. Eingehende Rechnungen werden Bestellungen zugeordnet, mit dem Wareneingang abgeglichen und auf Abweichungen überprüft. Anschließend kommt es zu einer Rechnungs-Freigabe bzw. einem Einspruch. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 24 von 85

26 Das Claim Management (Nachforderungsmanagement) dient der Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen Querschnittsapplikationen Die zuvor vorgestellten Phasen können durch den Einsatz von E-Procurement Services effizienter gestaltet werden. Zusätzlich können Querschnittsapplikationen wie die elektronische Signatur, die elektronische Archivierungen, der elektronische Akt bzw. das Unternehmensserviceportal (USP) in einer oder mehrerer dieser Phasen unterstützend eingesetzt werden: Elektronische Signatur: Eine Signatur (Unterschrift) dient dazu, ein Dokument dem Signator (Unterzeichner) zuzuordnen. Bei einer elektronischen Signatur werden zu diesem Zweck dem elektronischen Dokument elektronische Daten beigefügt, die die Identität des Signators und die Integrität des signierten Dokuments feststellen. Es muss zwischen einer fortgeschrittenen und einer qualifizierten Signatur unterschieden werden. Im E-Procurement ist die elektronische Signatur vor allem bei der Angebotsabgabe (qualifiziert) bzw. bei der Rechnungslegung (fortgeschritten) relevant. Elektronische Archivierung: Als elektronische Archivierung wird generell die Erfassung, Ablage, Verwaltung und Bereitstellung von Informationen in einem Archivsystem bezeichnet. Hinsichtlich der öffentlichen Verwaltung bedeutet elektronische Archivierung die zeitlich unbegrenzte, elektronische Aufbewahrung und Bereitstellung behördlicher Unterlagen. Für elektronische Rechnungen z.b. beträgt die Aufbewahrungspflicht wie für Belege sieben Jahre und im Falle einer Betriebsprüfung müssen die elektronischen Rechnungen dem Prüfer in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Elektronischer Akt: Der Elektronische Akt beschäftigt sich mit der Ablöse der traditionellen papierorientierten Aktenverarbeitung durch automatisierte Geschäftsprozesse. USP: Das USP soll, als zentrale Single-Sign-On Lösung, Unternehmen Zugriff auf für sie relevante E-Procurement Services (u.a. die Rechnungseinlieferung) bieten. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 25 von 85

27 5 Bestandsaufnahme Eine Ist-Analyse unter den Teilnehmern Dieses Kapitel gibt einen Überblick über die Ist-Situation der elektronischen Beschaffung in der österreichischen öffentlichen Verwaltung. Das folgende Kapitel beschreibt kurz die Vorgehensweise, bevor die nachfolgenden Kapitel auf die Ergebnisse der Bestandsaufnahme eingehen. 5.1 Vorgehensweise Die Bestandsaufnahme wurde mittels Leitfadeninterview durchgeführt. Das Leitfadeninterview (auch Leitfadengesteuertes Interview) ist eine Methode bei der zwar vorher festgelegte Fragen gestellt werden, die meisten davon können jedoch sehr offen beantwortet werden. Abbildung 5 zeigt einen Überblick über die Vorgehensweise. Abbildung 5: Leitfadeninterview - Vorgehensweise Als Input zur Problemanalyse diente die zuvor in der Arbeitsgruppe ausgearbeitete Prozesslandkarte (siehe Kapitel 4). Auf Basis der Prozesslandkarte wurde das Leitfadeninterview bestehend aus allgemeinen Fragen, Fragen zur Systemlandschaft in den E-Procurement Prozessphasen und Fragen zu Motivationsgründen und Hindernissen konstruiert. In der nachfolgenden Pilotphase wurde das Leitfadeninterview mit ausgewählten Teilnehmern erprobt, verbessert und fertiggestellt. In der Durchführungsphase wurden persönliche bzw. telefonische Interviews mit allen Teilnehmern der Arbeitsgruppe durchgeführt. Anhang A.3 beinhaltet den erstellten Fragebogen. Die Ergebnisse der Auswertung werden im folgenden Kapitel vorgestellt. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 26 von 85

28 5.2 Ergebnisse der Bestandsaufnahme Dieses Kapitel stellt die Ergebnisse der Bestandsaufnahme vor. Befragt wurden die 17 Teilnehmer der Arbeitsgruppe (Anzahl der Befragten N=17) Die Ist-Situation entlang der E-Procurement Prozesslandkarte In den folgenden Kapiteln wird die Ist-Situation entlang des E-Procurement- Prozesses unter den Teilnehmern der Arbeitsgruppe beschrieben. Die Verbreitung von E-Procurement-Tools bei den Befragten ist im Bereich der elektronischen Bekanntmachung am Weitesten fortgeschritten. Am seltensten wird E-Procurement bei den Befragten im Bereich der Planung und im Bereich der elektronischen Rechnung eingesetzt. Beginnend mit der Planungsphase, fassen die folgenden Kapitel die Ergebnisse zusammen Planung Bei den Befragten werden Aktivitäten im Bereich der Planung durch E-Procurement- Tools kaum unterstützt. Wie Abbildung 6 zeigt wird elektronische Unterstützung wird vor allem im Bereich der Budgetkontrolle/Genehmigung in Anspruch genommen. Hier verwenden acht der Befragten elektronische Unterstützung, meist durch Drittsoftware. Andere Bereiche (Bedarfsidentifikation, -meldung, -freigabe, Markterkundung) werden hingegen seltener unterstützt, vor allem bei der Markterkundung wird kaum Unterstützung in Anspruch genommen. Als Informationsquelle bei der Bedarfsplanung wird ERP Software (z.b. SAP) eingesetzt. Meist wird durch die Befragten Drittsoftware verwendet, Services von Anwendungsdienstleistern (Application Service Provider ASP) werden im Bereich der Planung dagegen nur selten verwendet. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 27 von 85

29 Bedarfsidentifikation 6 1 Bedarfsmeldung 5 1 Budgetkontrolle/Genehmigung 7 1 Bedarfsfreigabe 3 1 Markterkundung 1 1 Drittsoftware ASP Eigenentwicklung N=17 Abbildung 6: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Planung Obwohl zurzeit kaum elektronische Unterstützung in diesem Bereich verwendet wird, wird der Handlungsbedarf bei den Befragten nicht als sehr ausgeprägt gesehen, lediglich die Verknüpfung mit dem elektronischen Katalog und darauf basierende Auswertungen Bekanntmachung Die Verwendung von Services ist im Bereich der elektronischen Bekanntmachung am Weitesten verbreitet und wird von den Nutzern durchwegs positiv bewertet. Als positive Auswirkungen wurden vor allem die Prozess-Standardisierung und Optimierung, die Transparenz der Abläufe, Verkürzung der Durchlaufzeit, die Reduktion von Formalfehlern sowie die dadurch erhöhte Verfahrenssicherheit genannt. Wie Abbildung 7 zeigt, nutzt der Großteil der Befragten elektronische Services von Anwendungsdienstleistern (Application Service Provider ASP), da bei Eigenentwicklungen Gesetzesanpassungen mit großem Aufwand verbunden sind. Die meisten nutzen Services bei der nationalen und internationalen Veröffentlichung der Ausschreibungen, allerdings wird eine ganzheitliche Unterstützung der E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 28 von 85

30 Bekanntmachungsphase (von der Verfahrensverwaltung, Erstellung und Verwaltung der Ausschreibungsunterlagen bis hin zur Veröffentlichung) ohne Medienbrüche als Handlungsbedarf gesehen. Verfahrensverwaltung 4 4 Ausschreibungsunterlagen Verwaltung Interessenten-/Bieterlisten 5 2 Interessenteneinladung 6 2 Publikation national Publikation EU-weit Drittsoftware ASP Eigenentwicklung N=17 Abbildung 7: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Bekanntmachung Ausschreibung Die Phase der elektronischen Ausschreibung (auch E-Tendering) wird meistens noch nicht vollständig elektronisch abgewickelt. Wie Abbildung 8 zeigt, wird auch in dieser Phase auf Services von Anwendungsdienstleistern (Ausschreibungsplattformen) zurückgriffen. Am Häufigsten werden elektronische Services dabei bei der Einholung von elektronischen Eignungsnachweisen und bei der Publikation von Berichtigungen verwendet. Weitere elektronische Services (von der Angebotsabgabe bis hin zur elektronischen Verfahrensbeendigung) werden bereits von Anwendungsdienstleistern angeboten, jedoch von den Befragten selten genutzt. Wie auch bei der elektronischen Bekanntmachung konnten Nutzer von Services im Bereich der elektronischen Ausschreibung durchwegs positive Auswirkungen durch den Einsatz beobachten. Im Baubereich ist die Verbreitung der elektronischen Ausschreibung wesentlich fortgeschrittener als im Liefer- und Dienstleistungsbereich. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 29 von 85

31 Berichtigung 7 2 Eignungsnachweise 8 1 Angebotsabgabe Verwahrung von Angeboten Angebotsöffnung Verhandlung/ Bewertung von Angeboten Verfahrensbeendigung Kommunikation mit den Bietern Drittsoftware ASP Eigenentwicklung N=17 Abbildung 8: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Ausschreibung Auch bei den Teilnehmern, die heute noch keine E-Procurement-Lösungen nutzen, ist E-Tendering ein Thema, allerdings werden vor allem Bedenken bezüglich der Rechtssicherheit geäußert Katalog In dieser Phase muss zwischen der Nutzung des elektronischen Katalogs im Vor- Vertrag (Leitungsverzeichnis) und Nach-Vertrag (Bestellsystem) unterschieden werden. Abbildung 9 zeigt die Verwendung von Services in diesem Bereich. Bei der Nutzung des elektronischen Katalogs als Leistungsverzeichnis im Vor- Vertrag ist der Baubereich weit fortgeschrittener als der Liefer- und Dienstleistungsbereich, wo er bisher kaum Verwendung findet. Dort verwendet man für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen spezielle Software, die sogenannten AVA-Systeme. Dabei steht AVA als Akronym für die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Die ÖNORM A 2063 [7] (zuvor B 2063) regelt den Austausch von Leistungsbeschreibungs-, Ausschreibungs-, Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsdaten in elektronischer Form. Auch die automatische elektronische Bewertung von Angeboten wird von der eingesetzten Software unterstützt. Das Katalogmanagement in der Nach-Vertragsphase beschäftigt sich mit der Verwaltung von elektronischen Katalogen und den zugehörigen Katalogdaten. Die E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 30 von 85

32 elektronischen Kataloge bilden die Basis für die Geschäftstransaktionen in der Nach- Vertragsphase (z.b. Bestellung, Lieferschein, Rechnung, etc.). Bei der Mehrzahl der Befragten werden die Daten verschiedener Warengruppen in unterschiedlichen Systemen gepflegt, eine konsolidierte und gesicherte Datenbasis mit zentralem Zugriff auf alle Produktinformationen ist bei den Befragten jedoch nicht vorhanden. Auch Klassifikationsstandards wie z.b. werden nur selten oder nur auf einige Warengruppen beschränkt genutzt. ekatalog als Leistungsverzeichnis ekatalog im Bestellsystem 1 6 Klassifikationssysteme 1 7 Drittsoftware ASP Eigenentwicklung N=17 Abbildung 9: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Katalog Durch die Einführung des elektronischen Katalogs als Basis für die darauffolgenden Prozessphasen (Bestellung, Rechnung) werden Prozesskostenersparnisse erwartet Bestellung In dieser Phase unterscheidet sich der Baubereich vom Liefer- und Dienstleistungsbereich. Bei Bauausschreibungen wird mit dem Zuschlag die Bestellung erteilt. Im Liefer- und Dienstleistungsbereich begegnet man einer ähnlichen Situation wie im Katalogmanagement. Es kommt zu Medienbrüchen, da die Bestellungen aus unterschiedlichen Systemen, in verschiedenen Formaten und auf unterschiedlichen Wegen getätigt werden (telefonisch, auf dem Postweg, elektronisch). Wie schon im vorherigen Kapitel erwähnt, wird der elektronische Katalog als Basis für die darauffolgenden Geschäftstransaktionen gesehen. Wie Abbildung 10 zeigt, sind bei den Befragten vor allem Freigabeprozesse und Bestellungen elektronisch umgesetzt. Meist werden dabei die Services (ASP) E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 31 von 85

33 genutzt, wie der BBG e-shop. Andere Geschäftsdokumente wie elektronische Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine als Basis für die Buchung eines Wareneinganges sind nicht verbreitet. Die Potentiale für Verkürzungen der Durchlaufzeiten und Prozesskosteneinsparungen werden ähnlich der E-Rechnung eingestuft. Freigabeprozesse Bestellung 2 8 Auftragsbestätigung 1 2 Gegenangebot Bestelländerungen 1 Lieferavis 1 Lieferschein 2 Stornoabwicklung 1 Reklamations- und Retourenmanagement Drittsoftware ASP Eigenentwicklung N=17 Abbildung 10: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Bestellung Rechnung Der österreichische Standard für strukturierte elektronische Rechnungen ist ebinterface [8]. Die Wirtschaftskammer bietet Lieferanten div. elektronische Services an, die sie bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen in diesem Format unterstützen. Wie Abbildung 11 zeigt, ist die elektronische Rechnung bei den meisten Befragten jedoch nicht im Einsatz. Eingehende Papier-Rechnungen werden derzeit eingescannt und archiviert. Die Rechnungsprüfung erfolgt meist im eigenen ERP-System, in welchem die Daten manuell eingetragen werden. Durch eine Automatisierung in E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 32 von 85

34 diesem Bereich können Prozesskosteneinsparungen realisiert werden, vor allem durch die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen und darauf basierenden automatisierten Rechnungsprüfungen. Pdf Rechnung Signierte Pdf Rechnung XML Rechnung + qual. Sign EDI Teilrechnung 1 Zahlungserinnerung Gutschriftsverfahren Rechnungsprüfung und ggf. Einspruch Claim Management 1 Drittsoftware ASP Eigenentwicklung N=17 Abbildung 11: Bestandsaufnahme - Ergebnisse Systemlandschaft Rechnung Die elektronische Signatur wird als Herausforderung im Bereich der elektronischen Rechnung genannt. Allerdings sieht die neue Rechtslage - neben der bisherigen technischen Methode, die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung mit fortgeschrittenen Signaturen zu gewährleisten - bald auch interbetriebliche Steuerungsverfahren vor. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 33 von 85

35 Querschnittsapplikationen Querschnittsapplikation können in einer oder mehrerer der zuvor vorgestellten Phasen unterstützend eingesetzt werden. Die Befragten nannten vorwiegend die folgenden Applikationen: Elektronische Signatur: Auf Behördenseite findet die Amtssignatur häufig Verwendung. In der Regel ist diese heute nicht als qualifizierte Signatur ausgestaltet, da bisweilen aufgrund des Vergaberechts keine qualifizierte Signatur gefordert ist. Diese kann jedoch gemäß 19 E-GovG auch auf Basis eines qualifizierten Zertifikats erstellt werden. Dadurch wäre von Behörden die Amtssignatur auch nach Zuschlag für die Vertragsunterzeichnung einsetzbar. Die qualifizierte Signatur wird vom Vergaberecht derzeit nur bei Angeboten (Bieterseite) vorgeschrieben. Elektronische Archivierung: Vor allem im Bereich der elektronischen Ausschreibung und der elektronischen Rechnung. In diesem Zusammenhang wird auch auf die digitale Landzeitarchivierung im österreichischen Staatsarchiv hingewiesen [10]. Elektronischer Akt: Der Elektronische Akt (ELAK) [11] ist bei vielen der Befragten im Einsatz bzw. kurz vor der Einführung und steuert den Genehmigungsworkflow Einschätzung des E-Procurement Reifegrades Abschließend wurden die Teilnehmer der einzelnen Organisationen gebeten, den E- Procurement Reifegrad in ihrer Organisation einzuschätzen (von 1: E-Procurement wurde in der Organisation noch nicht eingeführt, bis 5: die Organisation hat einen hohen E-Procurement Reifegrad). Wie Abbildung 12 zeigt, ordnete keiner der Befragten seine Organisation in der höchsten Reifegradstufe ein (Stufe 5 elektronische Abwicklung des gesamten Beschaffungsprozesses) ein. 40% der Befragten ordnen ihrer Organisation Reifegrad 3 zu. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 34 von 85

36 Abbildung 12: Einschätzung des E-Procurement Reifegrads der einzelnen Organisationen Motivationsgründe und Hindernisse Abbildung 13 zeigt die Motivationsgründe für E-Procurement. Am Häufigsten wurden dabei die Prozessoptimierung und -standardisierung, die Erhöhung der Prozessstabilität bzw. das Vermeiden von Fehlern und die Erhöhung der Prozesstransparenz genannt. Am seltensten wird der Einsatz von E-Procurement Tools durch andere Unternehmensbereiche motiviert, die bereits erfolgreich solche System nutzen. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 35 von 85

37 Abbildung 13: Motivationsgründe für den Einsatz von E-Procurement Wie Abbildung 14 zeigt, wird der Einsatz von E-Procurement überwiegend von den Einkaufsabteilungen der jeweiligen Organisationen motiviert. In den wenigsten Fällen kommt es zu einem externen Anstoß durch eine Forderung der jeweiligen Kunden, einem erfolgreichen Einsatz bei der Konkurrenz bzw. durch einen erfolgreichen Einsatz bei den Lieferanten. Abbildung 14: Anstoß für den Einsatz von E-Procurement E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 36 von 85

38 Abschließend wurden die Teilnehmer nach den Hindernissen bei der Einführung von E-Procurement befragt (siehe Abbildung 15). Am häufigsten wurden die zu hohen Kosten für die Anschaffung, den Betrieb und die Nutzung der Systeme genannt. Des Weiteren wurden rechtliche Bedenken und fehlendes Beschaffungsvolumen und potential als Hindernisse aufgezeigt. Zusätzlich treffen die Teilnehmer auf Widerstand bei den Entscheidungsträgern oder auf Innerbetriebliche Widerstände. Bedenken bezüglich des Datenmissbrauchs in den Systemen wurden von den Teilnehmern kaum geäußert. Abbildung 15: Hindernisse bei der Einführung von E-Procurement E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 37 von 85

39 6 Nutzen von E-Procurement im Überblick Die Europäische Kommission sieht in einer breiteren Nutzung von E-Procurement zahlreiche Vorteile, die u.a. im Grünbuch [12] der EU erwähnt sind Verbesserung der Zugänglichkeit und der Transparenz: E-Beschaffung kann durch die Automatisierung und Zentralisierung des Informationsflusses zu einzelnen Ausschreibungen den Zugang von Unternehmen zu öffentlichen Aufträgen verbessern. Vorteile auf Ebene einzelner Verfahren: Die Vergabe öffentlicher Aufträge auf elektronischem Wege kann im Vergleich zu papiergestützten Systemen die Verwaltungskosten für die öffentlichen Auftraggeber und die Wirtschaftsakteure senken und einzelne Beschaffungsverfahren beschleunigen. Vorteile in Form einer effizienteren Verwaltung der Beschaffung: Wenn zentrale Beschaffungsstellen bestehen, kann die Nutzung elektronischer Verfahren dazu beitragen, kostenintensive Verwaltungsfunktionen bei der Beschaffung zu zentralisieren und so Skaleneinsparungen bei der Verwaltung der Beschaffung zu erzielen. Potential zur Integration der EU-Beschaffungsmärkte: Im Gegensatz zu papiergestützten Verfahren kann die elektronische Beschaffung die als Hindernisse wirkenden Entfernungen verkürzen und Informationslücken schließen, so zu größerer Beteiligung ermutigen und damit den Kreis der möglichen Anbieter sowie die Märkte erweitern. Neben dem Grünbuch, das sich vorwiegend auf die Vor-Vertragsphase bezieht, werden immense Einsparungspotentiale durch die Abwicklung von elektronischen Rechnungen und Bestellungen erwartet. So spricht z.b. die Studie Nutzenpotentiale der e-rechnung [13] der WKO von einer Kostensenkung in der Größenordnung von 1-2% des Umsatzes, wenn papiergebundene Verfahren durch elektronische und automatisierte Prozesse ersetzt werden. Auch die Teilnehmer der Arbeitsgruppe wurden nach dem generellen Nutzen durch den Einsatz von E-Procurement-Tools befragt. Die Mehrheit konnte eine Erhöhung der Prozesstransparenz, Reduktion der (Wieder-)Beschaffungszeit, Reduktion der administrativen Tätigkeiten und Reduktion der Prozess/Transaktionskosten (siehe Abbildung 16) beobachten. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 38 von 85

40 Abbildung 16: Auswirkungen von E-Procurement Auf die Nutzenpotentiale in den einzelnen Prozessphasen wird in den folgenden Kapiteln im Detail eingegangen. E-Procurement Masterplan 2011 Endbericht Seite 39 von 85