Das verarbeiten von Rohdaten von großen GDV-Dateien kann mehrere Stunden dauern. In dieser Zeit können Sie trotzdem mit FINASS weiter arbeiten.

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1 EINLEITUNG VERSION Der GDV (Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft) ist ein Zusammenschluss der meisten Versicherer, die Standards und Hilfen entwickeln. Da die Gesellschaften mit dem Versicherungsmaklern Daten austauschen wollen, wurde ein genormtes Format entwickelt. Allerdings ist diese Norm teilweise leider auslegbar, sodass die Dateien der verschiedenen Gesellschaften nicht gleichmäßig sind und somit oft je Gesellschaft individuelle Anpassungen notwendig werden. Viele Pools liefern inzwischen auch GDV-Daten. Diese Lieferungen sind leider sehr unzuverlässig und verursachen häufig Probleme. Bitte fragen sie uns welche wir inzwischen erfolgreich getestet haben PRINZIP DER VERARBEITUNG IN FINASS Die GDV-Daten werden in drei Schritten verarbeitet. a) Die von den Gesellschaften erhaltenen GDV-Dateien kopieren Sie in einen Unterordner GDV des FINASS-Installationsverzeichnisses (Standartpfad C:\Finass), auf dem PC wo Sie die GDV-Daten einlesen wollen. b) Die Rohdaten werden im ersten Schritt eingelesen und in ein Format übertragen das FINASS verarbeiten kann. Dieser Schritt muss von ihnen manuell angestoßen werden. c) Die vorbereiteten Daten werden dann ihren Verträgen zugeordnet. Dies müssen sie zusätzlich manuell. d) Nach der Verarbeitung sollten sie die Ergebnisse in einer Excel Liste überprüfen. Das verarbeiten von Rohdaten von großen GDV-Dateien kann mehrere Stunden dauern. In dieser Zeit können Sie trotzdem mit FINASS weiter arbeiten. WAS WIRD VERARBEITET Bestandsdaten Wir lesen nicht alle Daten aller Risiken ein. Zb keine Detaildaten von Leben, Kranken, Unfall, Rechtsschutz (wird aber teilweise noch nachgearbeitet). Detaildaten werden zz nur für KFZ geliefert. Alle anderen Sparten liefern nur Vertragsdaten wie Vertragsnummern, Status, Laufzeiten, Gesamtbeiträge Brutto und Netto, WAS WIRD NICHT VERARBEITET Geschäftsvorfalldaten (Antrag Kfz, Unfall und Leben sowie die elektronische Versicherungsbestätigung) Abrechnungsdaten (Provision, Beitrag, Entschädigung und Kosten) Schadeninformationen. Provisionsdaten verarbeitet FINASS natürlich nach wie vor, allerdings in den bisherigen Formaten Excel und CSV, nicht in GDV-Norm.

2 WELCHES FORMAT MUSS DIE DATEI HABEN DAMIT FINASS DIESE ERKENNT? Die Dateiendungen können ganz unterschiedlich sein wie z.b. (*.txt, *.dat, *.gdv) und einige Gesellschaften liefern GDV-Dateien sogar ganz ohne Dateiendung. Bitte unterscheiden Sie immer GDV-Dateien von anderen Formaten, da Gesellschaften teilweise Daten auch in CSV oder Excel-Dateien liefern. Diese können teilweise zwar auch von FINASS verarbeitet werden, aber eben nicht von der GDV-Schnittstell. Wenn sie von ihrer Gesellschaft eine verpackte GDV-Datei erhalten (z.b. *.zip oder *.rar oder *.gz), dann versucht Finass diese für sie zu entpacken. Scheitert die Automatik zb wenn es einen Passwortschutz gibt, müssen sie den Inhalt selbst entpacken. Als Ziel für die entpackte/n Datei/en wählen Sie dann den Ordner GDV im FINASS- Frontendverzeichnis, wie oben beschrieben. Die Zip-Datei selbst sollte nicht in diesem Ordner liegen.

3 DIE VERARBEITUNG DER GDV DATEIEN IST IN MEHRERE SCHRITTE EINGETEILT. Die von ihnen selbst definierten Gesellschaften, müssen die jeweils von der Bafin zugeordnete GDV-Nummer zugewiesen werden. Daran kann Finass dann die in der GDV-Datei enthaltenen Verträge erkennen. Beachten sie bitte dass sie möglicherweise weniger Gesellschaften angelegt haben wie es zu einer Gesellschaft GDV-Nummern gibt. Die Bafin hat zb für jede eigenständige Gesellschaft in einem Konzern eine GDV Nummer. In diesem Fall müssten sie zusätzliche Gesellschaften anlegen. Im folgenden Beispiel zur DBV müssten sie drei Gesellschaften anlegen: DBV Sach DBV Leben DBV Kranken Vorbereitung: Diesen Vorgang müssen sie nur einmalig je Gesellschaft durchführen. Bitte starten Sie ihre Produktgeber. Die Bearbeitung dieses Bereiches muß vom Hauptlizenznehmer freigegeben werden unter Programm > Einstellungen > Rechtevergabe

4 Vorbereitung Zuordnung der GDV Nummer je Gesellschaft Öffnen sie nun alle Gesellschaften die im Feld Auswahl enthalten sind und schauen bei der jeweiligen Gesellschaft nach, ob im Feld Zuordnung zur Datenimport-Schnittstelle die Verknüpfung zur GDV-Nr besteht. Dies ist die GDV Nummer Achten sie darauf, dass für jede Gesellschaft eine GDV-Nr vergeben ist. Wir schalten nur die Gesellschaften frei, die wir getestet haben. Es kann daher sein, dass Sie manche GDV-Dateien von Gesellschaften noch nicht einlesen können. Ist eine Gdv-Gesellschaft von uns noch nicht Freigeschaltet, wird die GDV-Datei während der Verarbeitung in den Unterordner..\FINASS\GDV\ NichtFreigegebeneGesellschaften \ verschoben. Schicken sie uns diese Dateien per an Support@FINASS.net. Wir können diese auch testen und beim nächsten Patch freigeben können.

5 Verarbeitung der GDV-Dateien Schritt 1: GDV-Dateien bereit legen Legen Sie bitte alle GDV-Daten in den Ordner GDV im FINASS-Installationsverzeichnis (i.d.r. C:\finass\) also in C:\finass\GDV\. Verarbeitung der GDV-Dateien Schritt 2: Rohdaten-Import starten Um GDV-Daten einlesen zu können gehen Sie bitte auf ImportExport > Import Bestandskunden. Der Rohdatenimport dient dazu die kryptischen Werte der GDV, in Finass verwertbare Daten umzuwandeln. Die Daten stehen nach Abschluss noch nicht in Finass zu ihrer Verfügung

6 Verarbeitung der GDV-Dateien Schritt 3: der Einlesevorgang Für diesen Vorgang wird ein Detail Fenster geöffnet, worin der Fortschritt je Gesellschaft je GDV- Datei angezeigt wird. FINASS Gesamtinfo zum GDV Import Hier wird Ihnen gezeigt wie viele Daten-Dateien verarbeitet werden bzw. wurden und oder fehlgeschlagen sind. Hier noch einmal die Info, dass wir nur Bestandsdaten einlesen. Alle anderen Gdv-Datensätze werden gezählt unter andere Datensätze, aber nicht verarbeitet. Der einlese Vorgang kann bei großen Dateien mehrere Stunden dauern. Solang dieser Vorgang anhält können Sie mit FINASS weiterarbeiten. Sollte der Vorgang von ihnen abgebrochen werden, wird beim nächsten Import-Start, nicht an der letzten Stelle weiter gearbeitet, sondern die zuletzt verarbeitet Datei neu eingelesen.

7 Verarbeitung der GDV-Dateien Schritt 4: Import der Rohdaten nach Finass Öffnen sie erneut die Sonderfunktion Import/Export > Import Bestandskunden. Jetzt werden die Bestandsdaten aus dem Rohdatenimport überprüft und verarbeitet. Finass prüft zunächst a)die Personen über den Namen und das Geburtsdatum, mit eventueller Neuanlage. b) den Vertrag über die Vertragsnummer. Wurde die VertragsNr gefunden wird geprüft ob die GDV Daten neuer sind als ihre letzte Aktualisierung. Sind die GDV-Daten neuer werden ihre Daten überschreiben. Ist kein Vertrag in Finass mit dieser VertragsNr angelegt, ist aber ein Antrag ohne VertragsNr notiert wird dieser aktualisiert. Ist kein Vertrag oder Antrag in Finass hinterlegt, wird ein neuer angelegt.

8 Wenn neue Verträge angelegt werden sollen, kann es sein, dass Sie ein passendes Produkt der aktuellen Gesellschaft auswählen müssen. Dazu wird eine Liste aller bisher eingetragenen Produkte dieser Gesellschaft angezeigt. Wählen sie nun jeweils das passende aus. FINASS speichert das ausgewählte Produkt für die Zukunft, geben sie daher bitte nicht irgendeins ein. Falls Sie kein passendes Produkt finden können ist oben rechts (gelbe Markierung) ein Button womit Sie direkt in die Produktmaske gelangen, um ein neues Produkt anlegen zu können, sofern Sie die Rechte dafür haben. Haben Sie keine Rechte ein neues Produkt anzulegen und finden auch kein passendes Produkt, wählen sie bitte nichts aus, damit beim nächsten Import dieser Datensatz erneut aufgerufen wird.

9 Schritt 5: Nachbearbeitung Wir empfehlen Ihnen dringend den Import anhand der Protokolldatei zu überprüfen. Diese können Sie am Ende des Importvorgans anzeigen lassen. Sie finden diese im FINASS-Unterordner \Finass\DatenImportBestand, wo Sie beginnend mit Einlesedatum und zeit zu finden sind. Eine am um 11 Uhr erstellte Protokolldatei beginnt dann also mit _1100_Importprotokoll_ gefolgt vom Namen des Abrechnungspartners. Beachten sie zunächst die erste Spalte BearbeitungsStatus Auszug aus der Protokolldatei der letzten Spalte Insbesondere wenn Datensätze durch den GDV-Import neu angelegt wurden (siehe Bsp. oben), ist es notwendig, diese Datensätze nachträglich in FINASS aufzurufen und zu überarbeiten. im Stammdatensatz sind Felder wie zuständiger Mitarbeiter, zugriffsberechtigter Kundenbetreuer oder Briefanrede nachzutragen, da solche Infos ja in den GDV-Daten nicht enthalten sind. Auch bei den Vertragsdaten muss z.b. der provisionsberechtigte Mitarbeiter und das Datum eingereicht am nachgetragen werden.